Attributname Beschreibung. Name des Lernobjekts. Rolle des Einkäufers. FH Vorarlberg: Erne/Gasser

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1 Attributname Beschreibung Name des Lernobjekts Autor/en Zielgruppe Vorwissen Lernziel Beschreibung Dauer der Bearbeitung Keywords Rolle des Einkäufers FH Vorarlberg: Erne/Gasser Wirtschaftsinformatik Beginner Nach dem Studium dieses Lernobjekts sind Sie in der Lage, Vorgehensweisen sowie Funktionen und Aufgaben des Einkäufers darzustellen. Sie wissen welche Rolle ein Einkäufer in einem Unternehmen spielt und können dessen Verantwortlichkeitsbereiche beschreiben und auch den Beschaffungszyklus erläutern. Das Lernobjekt beschreibt die Rolle des Einkäufers mit dessen Verantwortlichkeitsbereichen, Aufgaben und Funktionen. Zudem wird der Beschaffungszyklus erläutert. ca. 10 min Einkauf, Funktionen, Aufgaben, integriertes Einkaufssystem Erstellungsdatum Februar 2004 Benötigte Plugins SAP Tutor Player Natascha Gasser M6_LO012 Rolle des Einkäufers Seite 1

2 1 Einführung Kleinere Stückzahlen durch die zunehmende Vielfalt an Produkten und stärkere kundenspezifische Modifizierung sind Auswirkungen einer Marktveränderung. Gleichzeitig nimmt der Konkurrenzdruck durch hohe standardisierte, in großen Mengen gefertigte Produkte aus Ländern mit niedrigem Kostenniveau stark zu. Der Wettbewerb ist härter geworden, da zum Teil auch Überkapazitäten bestehen. Das alles drückt auf die Preise sowie auf die Lieferzeiten und erzwingt indirekt eine Verkürzung der Innovationszyklen.er Kürzere Innovationszyklen können aber ohne finanzielle Nachteile nur durch die Verringerung der Zeitspanne zwischen Entwicklungsbeginn und Liefereinsatz beherrscht werden. Nur derjenige Industriebetrieb wird erfolgreich bestehen können, dem es gelingt, sich durch schnelle innerbetriebliche Abläufe den Marktveränderungen und Kundenwünschen anzupassen und mit seinen Kosten den Marktpreisen zu folgen. [1] Dabei spielt der Einkauf eine sehr bedeutende Rolle. Durch kostengünstige Warenbeschaffung, schnelle und möglichst kurzfristige Einkaufsabwicklungsprozesse zur Verminderung des Lagerbestandes und somit zur Senkung des gebundenen Kapitals, trägt der Einkäufer zum Unternehmenserfolg bei. [1] Vgl. Gasser, Evolution des Einkaufs Natascha Gasser M6_LO012 Rolle des Einkäufers Seite 2

3 2 Verantwortlichkeitsbereich des Einkäufers Der Verantwortlichkeitsbereich des Einkäufers umfasst die folgenden Aspekte: [2] Sicherung der Versorgung, damit es nicht zu Engpässen kommt Anlieferung und Bereitstellung von Waren sowie die stetige Überprüfung der Dienstleistungen Verlässlichkeit in der Beschaffung und Sicherstellung der Zulieferung Preise aushandeln und weitere notwendige Verhandlungen führen Bereitstellung der Ware und Dienstleistung zum Zeitpunkt des Bedarfes Know-How von technologischem und technischem Reifegrad von Produkten und Leistungen besitzen Stabilität und Bonität von Lieferanten kontrollieren Leistungsfähigkeit von Lieferanten überprüfen Die wichtigste Unterstützung des Einkäufers stellt dabei ein integriertes Einkaufssystem dar. Mit Hilfe von ERP-Systemen werden die Angebotseinholung und Lieferantenauswahl vereinfacht, die Routinetätigkeiten bei der Anfrage- und Bestellschreibung verringert und material- sowie lieferantenbezogene Entscheidungsinformationen gewährleistet. [3] Aufgrund dieser hohen Bedeutung von ERP-Systemen in Bezug auf die Rolle des Einkäufers wird auf den folgenden Seiten die Unterstützung, die dieses System bietet, sowie die Funktionen des Einkaufes und die Tätigkeiten genauer erläutert. [2] Vgl. Pechek, E-Procurement [3] Vgl. Laroque/Philippi 2001, S. 124 Natascha Gasser M6_LO012 Rolle des Einkäufers Seite 3

4 3 Funktionen des Einkaufs Die Gewährleistung eines reibungslosen Einkaufs setzt eine zeitgerechte Meldung des Bedarfs an Materialien aller Unternehmensbereiche bzw. Abteilungen voraus. Erfolgt eine Einkaufsentscheidung, sind alle Stellen zu informieren. Um diesen umfassenden Informationsfluss zu sichern wird der Einkauf in das gesamte System integriert. [4] In detaillierter Form beschrieben, reichen die Funktionen des Einkaufs vom Erzeugen einer Bestellanforderung (Banf) über das Bearbeiten von Anfragen, Angeboten und Bestellungen bis hin zum Ausdruck der Bestellungen und Rahmenverträgen. Bestellanforderungen werden in Bestellungen oder Rahmenverträge umgesetzt. In der folgenden Grafik ist ein Ausschnitt dieses Bearbeitungsprozesses dargestellt: Bestell anford Bezugsquelle bestimmen Kontrakt Bestellanforderung umsetzen Anfrage Bestellung 7. April Infosatz % Konditionen Abb. 1: Teilprozess der Tätigkeiten eines Einkäufers [5] Aufgrund möglicher vorhandener vertraglicher Vereinbarungen (Angebote, Rahmenverträge) wird dann entschieden, ob die Bestellung sofort erfolgt oder ob zunächst Anfragen erforderlich sind. Die Bestellungen werden durch die vorhandenen Daten weitgehend maschinell hinzugefügt. Unterstützt wird der Einkaufsprozess durch Informationen aus der Lieferantenbeurteilung bzw. der Lieferantenbewertung. [6] [4] Vgl. Hansen/Neumann 2001, S. 533 [5] Vgl. FH Zweibrücken, Bestellanforderungen, Folie 7 [6] Vgl. Laroque/Philippi 2001, S. 127 Natascha Gasser M6_LO012 Rolle des Einkäufers Seite 4

5 4 Beschaffungszyklus Wenn die Waren im Lager oder die, die direkt in den Verbrauch eingehen, knapp werden, ist der Einkauf dafür zuständig weitere Waren zu beschaffen. Diese Tätigkeit folgt einem geregelten Ablauf, dem Beschaffungszyklus, der mehrere Teilprozesse aufweist. Die folgende Grafik stellt diesen Zyklus dar: Abb. 2: Beschaffungszyklus [7] Durch Klicken auf die jeweiligen Schritte des Beschaffungszyklus erscheint eine detailliertere Angabe dazu. [8] Bedarfsermittlung: In den Fachabteilungen oder der Disposition wird der Bedarf an Materialien festgestellt. Ist dieses Material bereits im Materialstamm angelegt, so erfolgt eine Kontrolle des Meldebestandes durch das System. Auf diesem Wege wird die Menge der Nachbestellung festgestellt. Nachfolgend ist es den Einkäufern bzw. Disponenten überlassen, ob sie die Bestellanforderung manuell oder durch das System erzeugen. Ermittlung der Bezugsquelle: Durch die Informationen aus bereits getätigten Bestellungen oder Kontrakten werden mögliche Bezugsquellen ermittelt. Dadurch können briefliche oder elektronische Anfrage für die möglichen Lieferanten schneller erstellt werden. Lieferantenauswahl: Die Angebote der Lieferanten werden vom System automatisch verglichen. Absageschreiben werden ebenfalls automatisch erzeugt. Bestellabwicklung: Die Informationen aus der Bestellanforderung und dem Angebot Natascha Gasser M6_LO012 Rolle des Einkäufers Seite 5

6 werden vom Einkaufssystem direkt übernommen. Der Einkäufer kann Bestellungen selbst erstellen oder vom System erzeugen lassen. Eine weitere Unterstützung durch das System ist die automatische Erzeugung von Lieferplänen und Verträgen. Bestellüberwachung: In festgelegten Zeitabstände erzeugt das System Mahnschreiben wenn notwendig. Zudem kann der Status von Angeboten, Bestellungen und Bestellanforderungen eingesehen werden. Wareneingang: Hierzu gehört auch die Bestandsführung. Durch die Eingabe der Bestellnummer kann der Versand und Wareneingang die empfangene Ware bestätigen. Hier können durch Angabe von Schwellenwerten Unter- und Überlieferungen festgestellt und begrenzt werden. Rechnungsprüfung: Hier bietet das System erneut Unterstützung. Mit Hilfe von Informationen aus Bestellvorgängen und Wareneingängen erhält der Rechnungsprüfer Hinweise auf Mengen- und Preisabweichungen. Zahlungsabwicklung: Hierfür werden Informationen des Lieferantenstammsatzes benötigt, die auch für die Rechnungserfassung wichtig sind. [9] [7] Vgl. WINFOR, Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Operations Research 2001/2002, Folie 4 [8] Vgl. Hansen, Neumann 2001, S. 532 f [9] Vgl. Laroque/Philippi 2001, S. 183 Natascha Gasser M6_LO012 Rolle des Einkäufers Seite 6

7 5 Aufgaben des Einkäufers Nachstehend werden die Tätigkeiten eines Einkäufers genauer dargestellt. Auch die verschiedenen Vorgangsmöglichkeiten werden beschrieben. Die Aufgaben des Einkäufers sind folgende: [10] Externe Beschaffung von Materialien sowie Dienstleistungen Ermittlung möglicher Bezugsquellen Einflussnahme auf die Preisgestaltung Reaktion auf Änderungswünsche zu Bestellanforderungen Auslösung von Bestellungen, Überwachung der Warenlieferungen Einflussnahme auf die Qualität des zu beschaffenden Materials Mit einer Bestellanforderung für die zu bestellenden Materialien inkl. vorgegebener Menge und vorgegebenem Termin, beginnt der Aufgabenbereich des Einkäufers. Diese Bestellanforderung erfasst der Einkäufer entweder manuell oder sie werden im Rahmen der Bedarfsermittlung generiert. Anschließend hat der Einkäufer die Möglichkeit eine gewünschte Bezugsquelle der Bestellanforderung zuzuordnen oder er kann sie zur Auftragsbearbeitung vormerken. Falls er sich für eine Auftragsbearbeitung entscheidet und somit keine vertraglichen Vereinbarungen (Rahmenverträge, Angebote) vorliegen, erfolgt eine Anfrage. Diese kann entweder manuell oder mit Bezug auf eine Bestellanforderung angelegt werden. Im Zusammenhang mit der Anfrage wird ein Lieferant zur Abgabe eines Angebots mit Preis, Liefertermin und Zahlungsbedingungen aufgefordert. Eingehende Angebote werden im Anschluss im ERP-System in den Anfragen erfasst, wodurch es möglich wird Angebote bezüglich Preise, Lieferzeit usw. einzuholen. Um das beste Angebot zu ermitteln, kann ein Angebotsvergleich mit Hilfe eines Preisspiegels durchgeführt werden. Zusätzliche Informationen können durch einen Lieferantenvergleich abgerufen werden. Im Falle einer vorausgegangenen vertraglichen Vereinbarung mit einem ausgewählten Lieferanten werden die Daten aus vorangegangenen Bestellanforderungen, Anfragen, Angeboten oder aus anderen Bestellungen entnommen. Nützliche Links: Natascha Gasser M6_LO012 Rolle des Einkäufers Seite 7

8 [10] Vgl. Laroque/Philippi 2001, S. 257 f Die nachfolgenden Ausführungen zu den Aufgaben des Einkäufers beziehen sich ebenfalls auf Laroque/Philippi 2001, S. 257 f. Natascha Gasser M6_LO012 Rolle des Einkäufers Seite 8

9 6 SAP Tutor Beispiele Damit Sie einen Einblick in das SAP-System und somit in die Aufgaben eines Einkäufers erhalten, sind nachfolgend drei Videos zum Thema Anfrage, Angebot und Bestellung anlegen aufgelistet. Während den Videos werden Sie von der nebenstehenden Figur begleitet, die die einzelnen Schritte erklärt. Diese Figur referiert über das jeweilige Thema während mitverfolgt werden kann welche Schritte durch Klicken mit der Maus getätigt werden müssen, um z.b. eine Bestellung anzulegen. Die Erläuterungen sind zusätzlich als Text in Sprechblasen abgebildet. Die Anfrage Hier erfahren Sie, wie mittels Anfragen Angebote von Lieferanten eingeholt werden können. Die Anfrage SAP Tutor Das Angebot Hier erfahren Sie, wie Angebote zu den getätigten Anfragen gepflegt werden können. Das Angebot SAP-Tutor Bestellung anlegen Hier erfahren Sie, wie eine Bestellung mit Bezug zu einem Vorlagebeleg anlegen werden kann. Bestellung anlegen SAP Tutor Natascha Gasser M6_LO012 Rolle des Einkäufers Seite 9

10 7 Glossar Bestandsführung Teil der Logistik, der sich mit folgenden Aufgaben befasst: mengen- und wertmäßige Führung der Materialbestände Planung, Erfassung und Nachweis aller Lagerbewegungen (Wareneingänge, Warenausgänge, Umlagerungen, Umbuchungen) Durchführung der Inventur [11] Bonität Bonität ist ein Synonym für Kreditwürdigkeit. Bonität ist als Eigenschaft einer natürlichen oder juristischen Person Basis für die Entscheidung Dritter, dieser Person Kredit einzuräumen. Je besser die Bonität von Dritten beurteilt wird, umso einfacher ist für Person, sich Kredit zu verschaffen. [12] Innovationszyklus Der Innovationszyklus ist die zyklische Entwicklung einer Volkswirtschaft aufgrund des zeitlichen Prozesses der Verbreitung von Innovationen. [13] Kontrakt Rahmenvertrag, von dem Materialien oder Dienstleistungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums bei Bedarf abgerufen werden. [14] Meldebestand Schwellenwert für den verfügbaren Bestand, bei dessen Unterschreitung Beschaffungsvorschläge erzeugt werden sollen. [15] Preisspiegel Gegenüberstellung von Bieterpreisen zu allen ausgeschriebenen Positionen in Matrixform. Der Preisspiegel kann erstellt werden für Angebotsleistungsverzeichnisse und Angebote zu Anfragen. [16] Rahmenvertrag Längerfristige Vereinbarung zwischen einer Einkaufsorganisation und einem Lieferanten über die Lieferung von Materialien oder die Erbringung von Dienstleistungen zu festgelegten Konditionen in einem bestimmten Zeitraum. Es gibt folgende Rahmenverträge: Kontrakte Lieferpläne [17] [11] SAP Help Portal 2004 [12] Wikipedia 2004 [13] Dichtl/Issing 1994, S. 995 [14] SAP Help Portal 2004 [15] SAP Help Portal 2004 [16] SAP Help Portal 2004 [17] SAP Help Portal 2004 Natascha Gasser M6_LO012 Rolle des Einkäufers Seite 10

11 8 Literaturverzeichnis Dichtl, Erwin (Hrsg.); Issing, Ottmar (Hrsg.) (1994): Vahlens Großes Wirtschaftslexikon in vier Bänden. 2. überarbeitete und erweiterte Aufl. München: Beck/dtv. Gasser, Albert J.: Evolution des Einkaufs. Die management-orientierte Entwicklung des Funktionsbereiches. Online im Internet: URL: (Download: ) Hansen, Hans R.; Neumann, Gustav (2001): Wirtschaftsinformatik. 8. Aufl. Stuttgart: Lucius & Lucius. Laroque, Stefan/Philippi, Jens (2001): SAP R/3 Materialwirtschaft. 1. Aufl. München: Addison-Wesley Verlag. o.a.: Bestellanforderungen. FH Zweibrücken. (PowerPoint Präsentation) o.a.: WINFOR. Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und Operations Research: Einführung in die Arbeit mit SAP R/3 (PowerPoint Präsentation). 2001/2002. Pechek, Heinz: E-Procurement. Online im Internet: URl: (Download: ) SAP Help Portal (2004): SAP Help Portal. Online im Internet: URL: (Download: ) Wikipedia (2004): Wikipedia. Die freie Enzyklopädie. Online im Internet: URL: (Download: ) Natascha Gasser M6_LO012 Rolle des Einkäufers Seite 11

12 9 Selbstkontrolle Aufgabe 1: Kurzantwort Beantworten Sie die zwei folgenden Fragen mit einem Wort! Womit können die einzelnen Schritte, für die ein Einkäufer zuständig ist, dargestellt werden? Antwort: Beschaffungszyklus Was dient zur wesentlichen Unterstützung des Einkäufers? Antwort: ERP-System Lückentext Aufgabe 2: ERP-System und Funktionsbereich Vervollständigen Sie die nachfolgenden Texte zum ERP-System und zum Funktionsbereich des Einkäufers! ERP-Systeme dienen nicht nur zur schnelleren und einfacheren Abwicklung von Bestellprozessen, sondern auch zur Bewertung von Antwort: Lieferanten. Zum Funktionsbereich des Einkäufers gehört das Erzeugen einer - Antwort: Bestellanforderung, sowie das Bearbeiten von - Antwort: Anfragen, - Antwort: Angeboten und - Antwort: Bestellungen. - Antwort: Bestellanforderungen werden in Bestellungen oder Rahmenverträge umgesetzt. Multiple-Choice Aufgaben 3: Aufgaben des Einkäufers Welche der untenstehenden Möglichkeiten gehören zu den Aufgaben eines Einkäufers? Markieren Sie diese! Antwortmöglichkeiten: Externe Beschaffung (richtig) Ermittlung der Beschaffungsmenge (falsch) Einflussnahme auf die Qualität des zu beschaffenden Materials (richtig) Reaktion auf Änderungswünsche bezüglich Bestellanforderungen (richtig) Einflussnahme auf die Preisgestaltung (richtig) Ermittlung von Beschaffungsterminen (falsch) Produktionsplanung (falsch) Auslösung von Bestellungen, Überwachung der Warenlieferung (richtig) Einlagerung von Waren (falsch) Ermittlung von Bezugsquellen (richtig) Natascha Gasser M6_LO012 Rolle des Einkäufers Seite 12

13 Aufgabe 4: Beschaffungsprozess Welche der nachfolgend genannten Teilprozesse gehören zum Beschaffungszyklus? Antwortmöglichkeiten: Bedarfsermittlung (richtig) Ermittlung der Bezugsquelle (richtig) Ermittlung des Verbrauchs (falsch) Lieferantenauswahl (richtig) Konsumentenauswahl (falsch) Bestellabwicklung (richtig) Buchhaltung (falsch) Bestellüberwachung (richtig) Wareneingang (richtig) Warenausgang (falsch) Rechnungsprüfung (richtig) Zahlungseingang (falsch) Zahlungsabwicklung (richtig) Natascha Gasser M6_LO012 Rolle des Einkäufers Seite 13