Business-Intelligence at work eine pragmatische Anwendersicht the smart way to cross the joins die gezeichnete Sache

Transkript

1 Effektive Geschäftssteuerung für Unternehmen und Effizienz in der Informationsversorgung Dieses Skript skizziert in Prosa eine beispielhafte Business-Intelligence-Lösung als umfassendes, skalierbares und wachstumsfähiges Applikationspaket für die zielorientierte Führung sowie das systemische Controlling. Die Unterstützung des Controlling-Prozesses basiert in diesem Anwendungsfall auf einer standardisierten, einheitlichen und performanten Datenbasis sowie benutzerfreundlichen, funktionalen und intuitiven Bedienoberflächen für Anwender. Hierbei sind die Aspekte der Informationsversorgung für die Entscheidungsunterstützung: > Gewinnung von wirklich wichtigen oder dringenden Informationen > Wissensaufbau Schritt für Schritt > Erhöhung der Wissenskompetenz von Entscheidern > Übergang zu detaillierten Untersuchungen. In diesem Sinne beginnt der Informationskreislauf mit Fragestellungen zum Geschäft und geht mit Lerneffekten in eine neue Runde. Initiale Fragen führen zu weiteren Fragen, so dass Analyseketten entstehen. Die Umsetzung der Controlling-Anwendung wurde von der Firma Bissantz&Company realisiert. Das Plus an Best Practices Der ausgereifte und praxisgerechte Lösungsansatz für BI-basierte Controlling-Anwendungen ist eine nach Best Practice kombinierte, strukturierte und vorkonfigurierte Applikation in Form eines zusammengestellten und nachhaltigen Templates; einmal eingerichtet, erfolgen die Datenaufbereitungsprozesse völlig stabil, transparent, automatisch und einwandfrei. Das reibungslose Zusammenspiel der aufeinander abgestimmten Komponenten stellt einen entscheidenden Mehrwert für die wirksame Geschäftssteuerung dar. Systemisches Controlling muss dazu befähigen, das jeweilige große Ganze das Gesamtbild zu verstehen. 1. Vorwort 2. Operative Systeme 3. Konsolidierungen 4. Planungen 5. Referenz-Modell 6. Data-Warehouse 7. Data-Marts 8. Berichtswesen 9. Analysen 10. Prototyping 11. Fazit Wilfried Schneider, Stand Dez.2010 > wiki Seite 1 von 14

2 1. Vorwort: Business-Intelligence- und Controlling-Verständnis Mit dem Begriff Business-Intelligence (BI) bezeichnen wir eine Softwaresystem-Architektur, mit deren Hilfe Unternehmen mehr Transparenz in ihren Geschäftsdaten erlangen. Denn aus der jeweils richtigen Perspektive betrachtet, wird vieles leichter begreifbar und besser handhabbar. BI-Werkzeuge haben ihre eigene Genauigkeit des Blicks. Wir sehen Dinge, die wir sonst übersehen würden. Und immer komplexer werdende Bedingungen können mit größerer Sorgfalt betrachtet werden. Hierbei steht die vorausschauende Betrachtung neben der rückwärtigen. Um die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens nicht nur zu halten, sondern zu stärken, ist es erforderlich, unternehmensinterne und externe Veränderungen bzw. Störungen frühzeitig zu erkennen und ihnen gezielt und strukturiert zu begegnen. Es geht zum Beispiel um > die Beherrschung von komplexen Zusammenhängen > die Synchronisierung der Sichten auf den Markt. > die reale Tragweite von Leistungen, Ergebnissen und Erkenntnissen. > das erfolgskritische Wissen über Status und Potenziale > die bewusste Beschäftigung mit der Zukunft des Unternehmens > die Sicherstellung der Lebensfähigkeit von Organisationen > die dauerhafte Steigerung des Unternehmenswertes im Kontext aller Stakeholder, etc. Durch die zunehmend vernetzte Ökonomie nehmen die Anforderungen an die Unternehmensführung sowie den Controller-Service stark zu. Leiten Führungskräfte das Unternehmen, so sorgt der Controller als Partner des Managements für die betriebswirtschaftliche Transparenz und Rationalität im Führungsprozess. Für den Controller erfordert die steigende Komplexität sowie Dynamik der Märkte eine Professionalisierung der Entscheidungsunterstützung: methoden-, instrumenten- und informationsbezogene Unterstützungen müssen sich stetig weiterentwickeln und sich den Erfordernissen anpassen. Denn nur das richtige Zusammenspiel von Anforderungen, Verhalten und Methoden führt zum Erfolg. Business-Intelligence-Tooling befähigt zu innovativem Controlling. Und innovatives Controlling heißt, Managementprozesse zu moderieren und zu gestalten. Es geht darum, dass Manager die richtigen Fragen stellen. Eine gute Manager-Controller-Beziehung ist der Hebel für die Nutzungsintensität von Controller-Leistungen und somit für den Controlling-Erfolg. Der Controlling-Fokus muss sich auf das konkrete Handeln richten und offen für Neues sein. Entscheidend ist, was möglich ist und funktioniert. Zudem müssen auch die Menschen und Prozesse hinter den Zahlen gesehen werden. Es kommt darauf an, was in, mit und unter den Worten mitschwingt. Wilfried Schneider, Stand Dez.2010 > wiki Seite 2 von 14

3 Ziele des Skripts Dieses Skript bietet einen Überblick über die technische Architektur eines BI-Softwaresystems und beschreibt vor allen Dingen die grundlegenden Aspekte und generellen Prinzipien von BI-basierten Controlling-Anwendungen/Lösungen. Es erhebt nicht den Anspruch, alle Fachgebiete vollständig zu beschreiben. Wilfried Schneider, Stand Dez.2010 > wiki Seite 3 von 14

4 2. Operative Systeme Umfassende operative Systeme helfen, angemessen auf Marktanforderungen zu reagieren. Mit ERP-Lösungen werden die Unternehmensprozesse besser aufeinander abgestimmt. Diese Lösungen ermöglichen die Optimierung und Automatisierung von Prozessen und erleichtern die tägliche Arbeit. Die operativen Systeme sind in der Regel für die Abwicklung der Geschäftsprozesse optimiert. Hier findet die Online-Bearbeitung der Transaktionen und der einzelnen Buchungsschritte statt. Die originäre Speicherung der Daten erfolgt gemäß der prozessspezifischen Strukturen. Diese operativen Spezifikatoren/Merkmale erlauben aber nicht immer einen übergreifenden Blick auf das Unternehmen. Im Rahmen der Abwicklung der Geschäftsprozesse steht immer der einzelne Beleg im Zentrum der Datenverarbeitung. Und für die Verbuchung der Belege sind in den meisten Fällen nur geringe Datenmengen im direkten Zugriff. In diesem Zusammenhang basieren die modularen Bestandteile eines operativen Systems auf relationalen Datenbanken. Durch die relationale Struktur der Daten sind Berichte, die einen anderen Fokus als den Beleg haben, sehr häufig nicht besonders performant. Vor allem sind die operativen Systeme aber recht starr in Bezug auf ein flexibles und analytisches Berichtswesen. Für das Berichtswesen und die Analysen sind OLAP-Systeme (On-line Analytical Processing) optimiert. Hier werden die verarbeiteten Daten restrukturiert und im Zentrum der Betrachtung steht nicht mehr der einzelne Beleg, sondern die aufbereiteten Informationen und deren Kontext, wie die definierten Kennzahlen zustande gekommen sind. Für Konsolidierungs- und Planungsanwendungen gibt es spezielle Software. Wilfried Schneider, Stand Dez.2010 > wiki Seite 4 von 14

5 3. Konsolidierungen Der unternehmerische Erfolg hängt auch von einer guten Konsolidierungsanwendung ab. > Zeitnahe Berichterstattung > nachvollziehbare Abschlüsse und > parallele Abschluss-Szenarien sind unter anderem die Herausforderungen, denen sich Konzerne heute gegenübersehen. Das Thema Konsolidierung von legalen Abschlüssen als auch von schnellen Managementkonsolidierungen hat an Bedeutung gewonnen. Ohne softwaretechnische Unterstützung erfordert Konsolidierung viel Zeit. Zeit, die Zahlen und Prozesse abzustimmen. Zeit, um den aktuellen Status zu erfragen. Und Zeit, die einzelnen Teile in einen Gesamtabschluss zu bringen. Mit einer Konsolidierungssoftware steht eine optimale Antwort auf diese vielschichtige Anforderung zur Verfügung. Wilfried Schneider, Stand Dez.2010 > wiki Seite 5 von 14

6 4. Planungen Der unternehmerische Erfolg hängt auch von guten Planungsanwendungen ab. Die Gestaltung der Unternehmensentwicklung braucht Freiraum für flexible, veränderbare und dynamische Planungsprozesse. Planungsanwendungen machen die Wirkungen von unternehmerischen Entscheidungen transparent und unterstützen durch betriebswirtschaftliche Modelle. Das Motto der Planungen lautet agieren statt reagieren. Eine Zerlegung der Unternehmensplanung in einzelne Teilpläne ist unausweichlich. Im Zuge sukzessiver Planung werden die Teilpläne nacheinander erstellt. In der Praxis ist die Zusammenführung der individuell adaptierbaren Teilpläne zu einer stimmigen und geschlossenen Unternehmensplanung ein schwieriger Punkt im Planungsprozess, da es sich bei den Teilplänen um iterative Prozesse handelt. Folgende Closed-Loops müssen zuwege gebracht werden: Closed-Loop 1 (operative Verbindungen) > Setzung von Prioritäten > Erstellung und Abstimmung der einzelnen operativen Teilpläne > Abbildung der Wechselwirkungen von Erfolgs-, Finanz- und Bilanzplanung > Zusammenführung der Unternehmensplanung > Koordination der jeweiligen Fachbereichsmaßnahmen > etc. Closed-Loop 2 (Verbindung der operativen und strategischen Aspekte) > Vermittlung von Strategien und Zielen > Verknüpfung der einzelnen Bausteine der Planung > Verzahnung mit geeigneten Geschäftsprozessen > etc. Ohne softwaretechnische Unterstützung erfordert Planung viel Zeit. Zeit, die Zahlen und Prozesse abzustimmen. Zeit, um den aktuellen Status zu erfragen. Und Zeit, die einzelnen Teile in eine Gesamtplanung zu bringen. Mit einer Planungssoftware steht eine optimale Antwort für diese Herausforderungen zur Verfügung. Wilfried Schneider, Stand Dez.2010 > wiki Seite 6 von 14

7 5. Referenz-Modell: Standards und technische Architektur Das standardisierte Referenz-Modell bezeichnet ein modernes Konzept zur Definition von relevanten Geschäftsbegriffen und Generierung von entsprechenden Datenmodellen für anspruchsvolle Anforderungen sowie selbstverständliche Aufgabenstellungen. Vorrangiges Ziel ist die vereinfachte und beschleunigte Einführung einer BI-Softwaresystem-Architektur, die einen sehr flexiblen und schnellen Datenzugriff ermöglicht. Im Fokus steht die konsequente Standardisierung der Daten vor der zwingenden Vereinheitlichung der IT-Systeme. Hierzu sind geeignete Technologien, Tools und Content als Stabilisatoren für die ERP-Systeme gefragt. Die technische Basis des standardisierten Referenz-Modells ist eine ansehnliche Sammlung von SQL-Tabellen und Skripten für die optimale Organisation und zentrale Verwaltung von integrierten Datenmodellen. Der Content des standardisierten Referenz-Modells bildet die komplette Datenstrecke > von der Quelle im ERP-System sowie in Konsolidierungs- und Planungsanwendungen > über relationale Datenbanken und mehrdimensionalen Datenmodellen ab. Dieser Lösungsansatz besteht aus aufeinander abgestimmten Komponenten für betriebliche Funktionsbereiche und ist zugleich eine ausbaufähige Systemplattform. Diese Verfahrensweise ist systemübergreifend verallgemeinert und unterscheidet sich in der Methodik, wie Daten behandelt, veredelt und betrachtet werden. Der große Vorteil besteht darin, dass die ERP-Schnittstellen und die weitergehenden ETL-Prozesse als eingerichtete Datenhaltung bereits zur Verfügung stehen und Entlastungen in Bezug auf die Datenaufbereitung sowie das Berichts- und Analysewesen bringen. Eine Einbindung in das Rechte- und Änderungsmanagement der ERP-Systeme ist selbstverständlich. Wilfried Schneider, Stand Dez.2010 > wiki Seite 7 von 14

8 Die folgende Abbildung gibt einen Überblick über die technische Architektur des BI-Softwaresystems: Wilfried Schneider, Stand Dez.2010 > wiki Seite 8 von 14

9 6. Data-Warehouse Das Data-Warehouse basiert auf Datenbanken im MS SQL-Server (ab Version 2005) und ist die umfassende Grundlage für ganzheitliche und detaillierte Auswertungen. Im Rahmen des Data Warehouses werden alle unternehmensrelevanten Daten inhaltlich strukturiert und umfassend vereinheitlicht. Dass hierbei Daten durchaus mehrfach gespeichert werden, ist gewollt und dient der Effizienz. Die einheitliche Struktur der unternehmensrelevanten Daten wird durch folgende SQL-Datenbanken schrittweise herbeigeführt: > ERP_DataStaging (Datenbereitstellung der erforderlichen ERP-Tabellen/Views) > ERP_DataStore (Transformation und Fortschreibung der bereitgestellten Daten) Datenbereitstellung der erforderlichen ERP-Tabellen/Views Die SQL-DB ERP_DataStaging fungiert als Datenbereitstellungskomponente. (Selektion, Extraktion und Import) Mittels SSIS-Paketen werden die Tabellen/Views aus dem ERP-System extrahiert und zeitgesteuert in die DataStaging-DB 1:1 importiert. Für diese Staging-Area gibt es funktionsfähige Schnittstellen für verschiedenste ERP-Systeme als Templates. Diese Templates sind eine Starthilfe für die Implementierung dieser SQL-Datenbank und dienen der weitergehenden Beschreibung der importierten ERP-Tabellen/Views. Hierdurch ist die technische Anbindung der SQL-Tabellen zu den jeweils eingesetzten ERP- Systemen in einfachster Weise vollständig dokumentiert. Zusammenführung, Aufbereitung und Speicherung der bereitgestellten Daten Die SQL-DB ERP_DataStore dient der Zusammenführung, Aufbereitung und Speicherung der bereitgestellten Daten. Die erforderlichen Transfer- und Fortschreibungsregeln werden an dieser Stelle durchgeführt. Die relevanten Bewegungsdaten sind als Fakten-Tabellen im Zugriff und die dazugehörigen Stammdaten sind als strukturierte Dimensions-Tabellen definiert. Mit dem formulierten DataStaging- und DataStore-Ansatz wird sichergestellt, dass ein Datenspeicher auf einer fachlich korrekten und technisch einwandfreien Datenbasis mit einheitlicher Semantik und hoher Performance steht. Der vorhandene konsistente Datenspeicher (DataStore) minimiert die Reibungsverluste durch Kontrolle, Korrektur und Aufbereitung drastisch und ist die Qualitätsziffer für BI-Projekte. Wilfried Schneider, Stand Dez.2010 > wiki Seite 9 von 14

10 7. Data-Marts: Gestaltung der Datenmodelle An dieser Stelle geht es um die zweckmäßige Umsetzung der Datenlogistik und die Überwindung von etwaigen Insellösungen. Die richtige Darlegung von strukturierten Inhalten ist für wichtige Geschäftsvorgänge sehr entscheidend. Sind Daten/Fakten nicht zugänglich, unvollständig oder schlecht strukturiert, kommen keine vernünftigen Abläufe zustande. In diesem Fall werden die Data-Marts als integraler Bestandteil (Meta-Daten-Schicht, relationales Schema, OLAP-Datenmodell) mit dem Werkzeug DeltaMaster-Modeler von Bissantz erstellt und verwaltet, welche als solide und transparente Datenbanken im MS SQL/OLAP-Server verfügbar sind. Das gesamte OLAP-Datenmodell basiert auf einem relationalen Basismodell von DeltaMaster- Modeler und kann anschließend optimiert und mit Datenzugriffsrechten ergänzt werden. Hierdurch wird die Einbindung in bestehende IT-System-Landschaften gemeinhin gewährleistet. Die jeweils formulierten MS-SQL/OLAP-Datenmodelle sind einsatzbereite standardisierte Referenz-Modelle, welche flexibel und leicht erweiterbar sind. Die Quell-Tabellen der in den MS-SQL/OLAP-Datenmodellen verwendeten Dimensionen und Fakten werden in der SQL-DB ERP_DataStore zentral vorgehalten. On-Line Analytical Processing (OLAP-Technologie); die Art der Datenhaltung wird für Analysen optimiert, d.h. die Sicht des Datenempfängers treibt die Datenhaltung. Dies geschieht durch die Datenhaltung in Würfel-Logik: > Tabellenspalten werden zu Dimensionen > die Ausprägungen in den Spalten werden zu Elementen der Dimensionen > die Zahlen wandern aus Datensatzspalten in Würfelzellen > Daten werden aggregiert, etc. Wilfried Schneider, Stand Dez.2010 > wiki Seite 10 von 14

11 8. Berichtswesen Für die Endanwender ist vor allem von Bedeutung, wie sie ihre Zahlen abrufen, visualisieren, analysieren, vergleichen und berichten können. Es geht um benutzerfreundliche Bedienoberflächen für Endanwender, die eine vielfältige und intuitiv verständliche Funktionalität bereit stellen. In diesem Fall wird das Werkzeug DeltaMaster von Bissantz als flexible und skalierbare BI-Front-end-Technologie für das Berichtswesen und die dazugehörigen Analysen genutzt. DeltaMaster wird eingesetzt für das Standard-, Ad-hoc- und Bedarfsberichtswesen mit tiefer gehenden Analysen. Monats-Reporting als Beispiel Es geht um die Konzentration auf das Wesentliche. Es geht auch um verbindliche Regeln für die erfolgreiche Geschäftskommunikation >... Eine gute Anwendung ist, wenn sie der Praxis nützt. Und ein gutes Berichtswesen vereint need to have und nice to have. Weitere Beispiele >... Informieren wird als das Bereitstellen eines Informationsangebots verstanden, das den Empfänger interessiert, von ihm verstanden wird und so zu seinem Wissenszuwachs beiträgt. Dabei geht es nicht nur um Fakten, sondern um Zusammenhänge. Information muss befähigen, das jeweilige Ganze zu verstehen. Information muss die Ziele und die Zusammenhänge vermitteln und die Mitarbeiter zur Selbststeuerung befähigen. Managementberichte und Präsentationen sind neben persönlichen Gesprächen ein wichtiges Medium. Wilfried Schneider, Stand Dez.2010 > wiki Seite 11 von 14

12 9. Analysen: Vergleiche und Abweichungsanalysen Analysieren heißt vergleichen: Im Kern handelt es sich bei jeder Analyse um einen Vergleich, denn erst die Einordnung in einen Kontext lässt brauchbare Aussagen zu: Daten ohne Vergleichsmaßstab sind wertlos. Es geht um das frühzeitige Erkennen von entscheidungsrelevanten Sachverhalten und deren Veränderungen/Entwicklungen in einem ständig komplexer werdenden Umfeld. Die durchgängige Softwaresuite DeltaMaster übernimmt Routineaufgaben, zeigt automatisch Auffälligkeiten und empfiehlt entsprechende Analyseschritte. Mit dieser Lösung werden komplexe Geschäftsstrukturen methodengestützt durchleuchtet. Die methodengestützte analytische Navigation als Zusatz zur generellen Informationsversorgung: > Rangfolgenvergleiche mit Ranking und PowerSearch > Strukturvergleiche mit der Kreuztabellenanalyse > Konzentrationsvergleiche mit ABC- und Bewegungsanalysen > Zeitreihenvergleiche mit der Zeitreihenanalyse > Plan/Soll-Ist-Vergleiche mit der Trompetenkurve > Positionsvergleiche mit der Portfolioanalyse > Örtliche Vergleiche mit der Geo-Analyse > Abweichungsvergleiche mit der Navigation und Treppenanalyse > Kennzahlenvergleiche mit dem Comparator > Multiple Vergleiche mit Small Multiples > Selektion der Belegdaten mit dem SQL-Durchgriff > etc. Die Unterstützung des Controllings durch diese analytische Intelligenz und die zugrunde liegende Standardisierung schafft die notwendigen Freiräume, sich auf die Interpretation bedeutsamer Sachverhalte und Entwicklungen zu konzentrieren und entsprechende Maßnahmen in Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen abzuleiten. Analytisches Reporting macht Hintergründe, Zusammenhänge und Abhängigkeiten sichtbar und erleichtert so die Entscheidungsfindung. Wilfried Schneider, Stand Dez.2010 > wiki Seite 12 von 14

13 10. Prototyping Die Entwicklung eines Prototypen zur Reife benötigt eine flexible Standardsoftware, denn skalierbare Anwendungssuiten bilden den Ausgangspunkt für vielgestaltige und maßgeschneiderte Applikationen. Die Prototypen sind vorgedachte bzw. vorgefertigte Lösungen zum Lernen. Im Rahmen eines fixierten Dienstleistungsangebots sollte Schritt für Schritt vorgegangen werden: > Präsentationen > Initialisierungs-Gespräch > Gesamtkonzept mit Eckpunkten > Installationen > Einrichtung der Datenhaltung > Referenz-Modell als Vorschlag > 1. Prototyp mit Konzeptkorrektur > 2. Prototyp mit Konzeptkorrektur > Training > Realisierung der Konzeption mit Produktivsetzung > Dokumentationen > Nachbetreuung So lässt sich gewährleisten, dass die Unternehmenspraxis BI-basierte Controlling-Anwendungen als Weg erkennt, Unternehmensentscheidungen bestmöglich zu unterstützen. Wilfried Schneider, Stand Dez.2010 > wiki Seite 13 von 14

14 11. Darauf kommt es an ein persönliches Fazit > Als Grundlage für die Unternehmenssteuerung lassen sich Daten aus unterschiedlichen Quellen in einem zentralen Data Warehouse zusammenführen. Das allein genügt aber nicht: Wichtig ist, was man damit anstellt. > Software steuert keine Unternehmen. Das tun Menschen an unterschiedlichsten Stellen im Unternehmen. BI-Systeme helfen dabei. > Gutes BI ist ernsthaft, sachlich und bescheiden. > Analysieren heißt Vergleichen. Was wir vergleichen wollen, müssen wir innerhalb der Augenspanne sehen. Dafür brauchen wir eine hohe Informationsdichte. Kennzahlen müssen in einem Kontext stehen. > Es gibt nicht nur bessere und schlechtere Datenvisualisierung, sondern richtige und falsche. > Für ein Standard-Berichtswesen kann man viel von der industriellen Fertigung lernen: hohe Automation, Wirtschaftlichkeit, frei von Nacharbeit, planbare Durchlaufzeiten, konstante Qualität. > Mit einem guten BI-Werkzeug kann der Fachanwender selbst umgehen, ohne dass er Datenbankspezialisten oder Programmierer benötigt. > Reporting, Analyse, Planung und Konsolidierung müssen Hand in Hand gehen. Wilfried Schneider, Stand Dez.2010 > wiki Seite 14 von 14