Flexera Software App Portal

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1 DATENBLATT Flexera Software App Portal Mit App Portal können Unternehmen die Zufriedenheit ihrer Kunden und Mitarbeiter erhöhen und die Serviceeffizienz verbessern. Grundlage dafür ist ein Enterprise App Store mit Self- Service zur schnelleren Auslieferung von Software für Fachanwender und zur Senkung der Bereitstellungskosten bei kontinuierlicher Compliance. Die Vorteile auf einen Blick: Fachanwender können über eine zentrale Stelle jederzeit und überall auf Anwendungen zugreifen und diese herunterladen ganz gleich, ob vor Ort, in der Cloud oder virtualisiert. Die Reaktionsschnelligkeit der IT wird erhöht, indem die Auslieferung der Software automatisch erfolgt auch in komplexen Unternehmensumgebungen und unter Abstimmung der Servicelevel mit den maßgeblichen Kriterien für die Zufriedenheit der Anwender. Der Administrationsaufwand und die Zahl der Service-Desk- Anfragen sinken, was die Supportkosten reduziert und die Zufriedenheit auf beiden Seiten des IT- Service-Desks erhöht. Die Kontrolle über die Anwendungsnutzung verbessert sich dank eines zentralen Repository aus abgestimmten Anwendungen und Services, die über rollenbasierte Verteilungsmechanismen ausgeliefert werden. Das Software Asset Management wird verbessert, da klar ersichtlich ist, welche Softwarelizenzen verwendet werden. Dadurch lassen sich überflüssige Lizenzen und Compliance-Probleme vermeiden. Lizenzen können zudem automatisch zurückgeholt und erneut vergeben werden. Mit einem Enterprise App Store geht die IT bei der Auslieferung von Software an Fachanwender völlig neue Wege. Fachanwender können damit erstmals benötigte Anwendungen selbst herunterladen. Hierzu werden die gewünschten Anwendungen einfach in einen Warenkorb gelegt. Nach dem Auschecken wird die Software innerhalb weniger Minuten automatisch auf den jeweiligen Geräten bereitgestellt. Tagelange Wartezeiten bis zur Installation der benötigten Software gehören der Vergangenheit an und außerdem brauchen die IT-Mitarbeiter nicht mehr Tausende von Einzelanfragen manuell abzuarbeiten. Das steigert die Produktivität der Benutzer und senkt gleichzeitig die IT-Kosten. Der Enterprise App Store ist zudem der ideale Ort, an dem die IT eine enge Verbindung zum Business mit dem Ziel herstellen kann, die geschäftlichen Risiken und den finanziellen Aufwand zu minimieren. Der App Store ermutigt Benutzer dazu, für die Verwaltung der verwendeten Software selbst Verantwortung zu übernehmen. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass jede Anwendung richtig zugewiesen und ordnungsgemäß lizenziert ist. Durch Einbindung der Benutzer kann die IT die Anwendungsnutzung besser kontrollieren, die Einhaltung der Softwarelizenzbestimmungen sicherstellen und gleichzeitig unnötige Softwareausgaben vermeiden. App Portal Mit App Portal von Flexera Software wird der Enterprise App Store Wirklichkeit. Dank dieser Lösung können Fachanwender die benötigte Software selbst auswählen, während gleichzeitig die Kontrolle der IT über Anforderung, Genehmigung und Auslieferung gewährleistet bleibt. Die Mitarbeiter fordern die benötigte Software aus einem komfortablen webbasierten Katalog ganz einfach selbst an. Der gesamte Auslieferungsprozess erfolgt automatisch. Hierzu zählen die Einholung der ggf. notwendigen Genehmigungen, die ordnungsgemäße Lizenzierung, die Auslieferung der Software an das Benutzergerät, die Prüfung der Installation, die Dokumentation anhand eines detaillierten Audit-Trails und die Benachrichtigung des Benutzers über den Stand seiner Anfrage. App Portal ist eng mit Microsoft System Center Configuration Manager und Altiris Client Management Suite integriert. Die Deployment- Funktionen dieser Lösungen werden dazu genutzt, jede Anwendung schnell, zuverlässig und komfortabel auszuliefern. Eine einzige Instanz von App Portal unterstützt Microsoft System Center Configuration Manager 2007 und 2012 sowie die Altiris Client Management Suite 7.1, sodass auch heterogene Umgebungen möglich sind. Über die Feedback-Funktionen von App Portal kann die IT gezielte Rückmeldungen der Benutzer erhalten. Die Antworten auf die gestellten Fragen können obligatorisch oder optional sein. Die IT verfügt damit über ein Mittel um entsprechende Informationen einzuholen, wie etwa die Begründung für eine spezielle Software-Anforderung. Die Antworten auf diese Fragen können mit Anhängen versehen sein, beispielsweise einem Kaufnachweis. Inhalt und Abfolge der Fragen sind dynamisch. Die Steuerung erfolgt über den jeweiligen Prozess und anhand der zuvor gegebenen Antworten. User Self Service Konsumentenorientiertes Einkaufserlebnis Die Benutzer blättern in einem Katalog aller verfügbaren Anwendungen und bestellen die gewünschte Anwendung einfach über die Warenkorbfunktion. Im Katalog sind Kosten, Lieferzeit und ggf. notwendige Genehmigungen aufgeführt. Zudem sind alle Anwendungen markiert, die derzeit auf dem Gerät des Benutzers installiert sind. Der Katalog ist vielseitig nutzbar: von Fachanwendern, um Anwendungen für den eigenen Gebrauch anzufordern, von Managern, um Anwendungen für

2 das eigene Team anzufordern und von Helpdesk-Technikern, um Anwendungen für Mitarbeiter anzufordern. Der Status der Anfragen ist jederzeit einsehbar. Automatische Genehmigung und Ausführung Sobald der Warenkorb ausgecheckt ist, läuft der weitere Prozess automatisch ab und die Anforderung wird an die vom Administrator benannten Genehmigungsberechtigten weitergeleitet. Sobald alle Genehmigungen vorliegen, übergibt App Portal den Auftrag an Microsoft System Center Configuration Manager oder an Altiris Client Management Suite, damit die Anwendung installiert und der Installationsprozess überprüft wird. Abb. 1: Flexera Software App Portal präsentiert sich mit einer vertrauten Browseroberfläche, über die Desktop-Anwendungen in wenigen Minuten bestellt und bereitgestellt werden können. Software-Leasing Eine Anwendung kann für eine bestimmte Zeitdauer entliehen werden. Nach Ablauf der Frist wird die Anwendung automatisch wieder eingezogen. Diese Form der Ausleihe trägt dazu bei, die Lizenzkosten in projektbasierten Umgebungen unter Kontrolle zu halten also überall dort, wo sich der Bedarf ändert, wenn Mitarbeiter zwischen verschiedenen Projekten wechseln. Darüber hinaus wird das Lizenzmanagement in Umgebungen erleichtert, in denen Mitarbeiter befristet eingestellt oder beauftragt werden. My Apps App Portal ist mit einem innovativen und einzigartigen Feature ausgestattet: My Apps. My Apps arbeitet in Kombination mit der FlexNet Manager Platform, um Fachanwendern die Informationen und Tools an die Hand zu geben, die sie zur Verwaltung ihrer Geschäftsanwendungen benötigen. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass die Benutzer die Lizenzbestimmungen einhalten und dass die durch ungenutzte Software entstehenden Kosten gesenkt werden. My Apps verfügt hierzu über drei wichtige Funktionsbereiche: Konsolidierte Benutzeransicht Benutzer erhalten eine einzige und umfassende Darstellung aller auf ihrem Gerät installierten Anwendungen also auch der Anwendungen, die nicht über den App Store beschafft wurden. So ist auf einen Blick ersichtlich, welche Anwendungen installiert sind zusammen mit Informationen über Kosten, Nutzung und Compliance jeder Anwendung. Warn- und Antwortmechanismus Die IT kann My Apps zur Interaktion mit den Benutzern verwenden, um beispielsweise die Einhaltung von Lizenzbestimmungen und Richtlinien zu unterstützen und unnötige Softwareausgaben zu vermeiden. Benachrichtigungen werden in der Benutzeransicht von My Apps zusammen mit den installierten Anwendungen angezeigt. Die Fachanwender reagieren darauf, indem sie auf die gewünschte Antwort klicken oder die Frage individuell beantworten. Wenn eine Anwendung beispielsweise für eine bestimmte Zeit nicht benutzt worden ist, kann App Portal einen entsprechenden Hinweis ausgeben und den Benutzer fragen, ob er die Anwendung behalten oder deinstallieren möchte. Die weiteren Aktionen beispielsweise die Deinstallation der Anwendung werden abhängig von der Antwort des Benutzers automatisch durchgeführt. Diese geschlossene Kommunikation aus Hinweisen und Antworten ist wesentlich effektiver als die herkömmlichen offenen -Benachrichtigungen. Software Policy Score Hierbei handelt es sich um ein Kreisdiagramm, das in My Apps angezeigt wird und das verdeutlicht, wie weit die auf dem Gerät des Benutzers installierten Anwendungen mit den vom Administrator definierten Richtlinien übereinstimmen. Benutzer können hohe Bewertungszahlen erzielen, indem sie konsequent auf die erhaltenen Richtlinienhinweise reagieren. Mit diesem einzigartigen Feedback-Mechanismus werden die Benutzer dazu angehalten, die geltenden Richtlinien einzuhalten und als Teil der Lösung mitzuwirken.

3 Verwaltung der Anfragen (Request Management) Vereinfachte Verwaltung des Anwendungskatalogs Ein Assistent vereinfacht die Veröffentlichung von Katalogartikeln. Administratoren können diesen Assistenten nutzen, um Software, Hardware und Sicherheitsgruppen im Katalog bereitzustellen. Hierzu können für jede Anwendung Attribute festgelegt werden, beispielsweise ob Genehmigungen notwendig sind und ob die Bereitstellung sofort oder nach Terminabsprache erfolgen soll. Zur Vereinfachung des Softwarebestellvorgangs können Artikel, die oft zusammen bestellt werden, unter einem einzigen Katalogeintrag zusammengefasst werden. Integration mit Microsoft System Center Configuration Manager und Altiris Client Management Suite App Portal nutzt die Deployment-Funktionen dieser Lösungen dazu, die Software schnell, zuverlässig und komfortabel auszuliefern. Darüber hinaus kann App Portal Daten über Benutzer, Computer und über die Beziehung zwischen Benutzer und Computer automatisch abfragen, die diese Deployment- Technologien bereitstellen, und mit der eigenen Datenbank synchronisieren. Die Genauigkeit und Aktualität der Datenbank ist somit stets sichergestellt. Integration mit Active Directory Die Integration mit Active Directory stellt zusätzliche Informationen über Benutzer zur Verfügung, beispielsweise die Zugehörigkeit zu Gruppen und Organisationseinheiten. Anhand dieser Informationen wird festgestellt, welche Rolle eine Person im Unternehmen wahrnimmt und welche Zugriffsrechte damit verbunden sind. Auf diese Weise können Administratoren den Online-Katalog von App Portal automatisch auf jeden Benutzer abstimmen lassen, sodass nur die Anwendungen angezeigt werden, für die ein Benutzer Zugriffsrechte besitzt. Intelligente, benutzerzentrierte Softwareverteilung Die benutzerzentrierte Softwareverteilung reduziert den IT- Administrationsaufwand, da Anwendungen nach Typ und Konfiguration automatisch auf dem richtigen Gerät bereitgestellt werden können. Ohne diese Funktionalität müssten Administratoren jedem Gerät explizit den richtigen Bereitstellungsmodus zuweisen, was umständlich und fehlerträchtig wäre. Für den Fall, dass ein neues Image für einen Benutzer angelegt wird oder ein Benutzer auf ein neues Endgerät umgestellt wird, veranlasst App Portal, dass Microsoft System Center Configuration Manager oder Altiris Client Management Suite die aktuelle Version jeder Anwendung erneut installiert, die zuvor über App Portal bereitgestellt worden ist. Die Installation der Anwendung muss also nicht noch einmal vom Benutzer oder Service-Desk-Mitarbeiter angefordert werden. Rollenbasierte Verteilung der Anwendungen App Portal unterstützt eine rollenbasierte Verteilung, sodass Benutzer nur auf die Anwendungen Zugriff haben, die sie für ihre Tätigkeit tatsächlich benötigen. Die Schichten für Datenzugriff und 3 Requests App from App Store 1 Import app into packaging solution 2a Create app listing in app store App Store 4 Check for license availability Reserve license App Packaging 5 Routed for Approval Approval Granted End User 2b Push app to deployment system Deployment System 6 App is deployed to user device Abb. 2: My Apps in App Portal von Flexera Software

4 Anwendungsverteilung können sich je nach Rolle, Abteilung, Einheit oder Standort unterscheiden. Für den Schutz der Unternehmensdaten ist die Rechtebeschränkung ein wichtiges Instrument. Die rollenbasierte Verteilung trägt dazu bei, in Branchen, in denen hohe Auflagen für Datenspeicherung und Datenzugriff gelten, die Konformität sicherzustellen. Unterstützung mehrerer Sprachen und Währungen App Portal unterstützt standardmäßig sieben Sprachen und kann problemlos um zusätzliche Sprachen erweitert werden. Anhand des Benutzerstandorts wählt der Administrator die Sprache aus, die von der Anwendung sowie in der Kommunikation mit jedem Benutzer verwendet wird. Die Währungsunterstützung kann auf dem Wechselkurs oder auf statischen Werten basieren. Die Kosten werden in dem für die Endbenutzer vertrauten Format angezeigt. Fragebogenvorlagen Anhand von Fragebogenvorlagen können Administratoren Informationen von den Benutzern einholen. Die Vorlagen stehen in zehn verschiedenen Formaten zur Verfügung: Von reinen Texteingaben bis hin zu dynamisch erstellten und bedingten Fragen, die von den bisherigen Eingaben und vom jeweiligen Kontext abgeleitet werden. Automatischer Genehmigungszyklus Administratoren können anhand verschiedener Faktoren festlegen, welche Art von Genehmigung für die jeweilige Anwendung erforderlich ist. Dies können z. B. die Anwendungskosten und die Benutzerrolle sein, wie in der Gruppe oder in der Organisationseinheit aus dem Active Directory festgelegt. Beispielsweise kann festgelegt werden, wer eine Genehmgiung erteilen darf: jede in der Liste aufgeführte Person, eine bestimmte Person aus der Liste oder eine Person auf jeder Ebene der Liste. Darüber hinaus lässt sich festlegen, wer ggf. stellvertretend tätig werden darf. Die Zuständigkeiten können an regionale, lokale oder abteilungsbezogene Administratoren delegiert werden, damit die Betreffenden die gewünschten Anwendungen im Namen ihrer Benutzer bestellen können. -Kommunikation Mehr als Vorlagen stehen den Administratoren für verschiedene Kommunikationsaufgaben zur Verfügung. Die Vorlagen lassen sich an die geltenden Kommunikationsstandards der Organisation anpassen. Sie können zudem in die jeweiligen Landessprachen übersetzt werden. Die gewünschten Datenelemente sind als Variablenfelder hinterlegt. Integration mit IT-Service-Management- und Workflow- Systemen Die Integration mit ITSM-Systemen wie BMC Remedy, ServiceNow und Microsoft Service Manager ermöglichen die Einbindung von App Stores in die Service-Managementprozesse. Die Integration mit Workflow- Lösungen wie Flexera Software Workflow Manager und Microsoft System Center 2012 Orchestrator ermöglicht die Erstellung automatisierter Prozesse, die sich über mehrere Systeme erstrecken können. Dank dieser Integration kann der Support zusätzlich zur reinen Anwendung auch auf Anfragen nach Serviceleistungen oder anderen Dingen ausgeweitet werden. Dies kann beispielsweise eine neue Dateifreigabe, das Zurücksetzen des Kennworts oder die Anforderung von Artikeln aus einem Beschaffungssystem sein. Lizenzrückholung App Portal nutzt die Daten über Installation und Softwarenutzung, um Anwendungen zu erkennen, die auf einem Computer installiert sind, aber nicht genutzt werden. In einem solchen Fall wird der Benutzer automatisch benachrichtigt und um Auskunft gebeten. Der Benutzer hat dann die Wahl, die Anwendung zu behalten oder zurückzugeben. Falls er die Anwendung behalten möchte, kann im nächsten Schritt eine geschäftliche Begründung erbeten werden. Entscheidet sich der Benutzer dazu, die Anwendung zurückzugeben, wird diese automatisch deinstalliert und wieder an den Lizenzpool zurückgegeben. Erweitertes Software Asset Management Die Integration von App Portal mit der FlexNet Manager Platform von Flexera Software erweitert das Software Asset Management um drei wichtige Funktionen: Software-Asset-Daten Administratoren können detaillierte Asset-Daten für jede Anwendung aus der FlexNet Manager Platform beziehen. Dies umfasst die Anzahl der erworbenen Lizenzen, die Anzahl der installierten und/oder in Gebrauch befindlichen Kopien und die Anzahl der noch verfügbaren Lizenzen. Während des Genehmigungsprozesses werden Anfragen automatisch anhand dieser Daten weitergeleitet. Detaillierte Angaben zur installierten Software liefert zudem die Application Recognition Library (ARL) von FlexNet Manager. Die ARL umfasst mehr als kommerzielle Anwendungen von mehr als Softwareherstellern für eine Vielzahl von Plattformen, beispielsweise Microsoft Windows, Linux, UNIX (mit mehr als IBM-Titeln) und MAC OS. Asset-Daten nach Unternehmensgruppen gefiltert Software- Asset-Daten aus der FlexNet Manager Platform lassen sich nach Unternehmensgruppen filtern und dann weiter nach Lizenzen aufteilen, die bestimmten Kostenstellen, Geschäftseinheiten oder Standorten zugewiesen sind. Diese Informationen können u. a. Folgendes umfassen: die Anzahl der Lizenzen der Unternehmensgruppe, die Anzahl der verwendeten Lizenzen und die Anzahl der aktuell verfügbaren Lizenzen.

5 Verfügbarkeitsprüfung und Reservierung von Lizenzen Wenn ein Benutzer eine Anwendung anfordert, wird von App Portal geprüft, ob Lizenzen für diese Anwendung verfügbar sind. Hierzu wird die FlexNet Manager Platform abgefragt. Der Administrator kann angeben, wie FlexNet Manager Platform die Lizenzen zuordnen soll, also global (unternehmensweit) oder nach Unternehmensgruppe. Reporting Integrierte und individuelle Berichte App Portal unterstützt Berichte, die mit Microsoft SQL Reporting Services erstellt wurden. App Portal wird bereits mit mehr als 40 integrierten Berichten ausgeliefert. Administratoren können vorhandene Berichte einsehen, Berichtkategorien erstellen und bearbeiten sowie individuelle Berichte anlegen. Audit Trails App Portal unterhält eine vollständige Historie der Softwareanforderungen, Genehmigungen, Installationen und Beschaffungen. Damit steht ein Audit-Trail für Softwarelizenzen und für aufsichtsrechtliche Zwecke zur Verfügung. Mehr Flexibilität für Benutzer und IT Flexera Software App Portal stellt Fachanwendern eine vertraute und aus dem Consumer-Anwendungen bekannte Umgebung für den Zugriff auf IT-Services am Arbeitsplatz zur Verfügung. Gleichzeitig motiviert die Lösung dazu, aktiv an der Verwaltung der Geschäftsanwendungen mitzuwirken. App Portal gibt der IT zudem die Mittel an die Hand, die Konformität mit Lizenzbestimmungen, Unternehmensrichtlinien und aufsichtsrechtlichen Vorgaben sicherzustellen. Darüber hinaus können Hunderte von Arbeitsstunden eingespart werden, die die IT-Mitarbeiter bislang darauf verwendet haben, die Anfragen nach IT-Services abzuarbeiten. Über Flexera Software Flexera Software unterstützt Softwarehersteller und Anwenderunternehmen dabei, die Nutzung von Software zu steigern und Mehrwerte daraus zu generieren. Die innovativen Lösungen für Softwarelizenzierung, Compliance und Installation ermöglichen kontinuierliche Lizenz-Compliance und optimierte Softwareinvestitionen. Sie wappnen Geschäftsmodelle gegen die Risiken und Kosten einer sich ständig ändernden Technologie und machen Unternehmen zukunftsfähig. In mehr als 20 Jahren Marktführerschaft hat sich Flexera Software den Ruf einer bewährten und neutralen Quelle für Wissen und Expertise erarbeitet. Über Kunden vertrauen auf das Automatisierungspotenzial und die Intelligenz der Produkte von Flexera Software. Weitere Informationen finden Sie unter Nächste Schritte: Weitere Informationen erhalten Sie unter oder wenden Sie sich an die Spezialisten von Flexera Software. Der Nutzen liegt auf der Hand: höhere Produktivität und Zufriedenheit der Benutzer sowie reduzierte IT-Kosten. Mit App Portal kann die IT zudem engeren Kontakt zu Fachanwendern halten und somit die IT besser an den geschäftlichen Notwendigkeiten ausrichten. Flexera Software LLC (Globale Firmenzentrale): Großbritannien (Firmenzentrale Europa, Naher Osten): Australia (Firmenzentrale Asien, Pazifik): Beijing, China: Weitere Adressen unter: Copyright 2014 Flexera Software LLC. Alle sonstigen Marken- und Produktbezeichnungen sind ggf. die Marken oder die eingetragenen Marken der jeweiligen Rechteinhaber. AP14_DSGR_Jul14

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