Laden Sie auch Ihre Nachbarn ein oder sagen Sie Ihnen Bescheid, dass es etwas lauter werden könnte. Das erspart Unannehmlichkeiten.

Transkript

1 Weihnachtsfeier 1. Die Einladung Wer wird eingeladen? Erstellen Sie eine Gästeliste mit korrekten und vollständigen Adressdaten inkl. Titel nach dem folgenden Schema: Firma, Institution (entfällt bei Privathaushalten) Titel Anrede Name Straße Postleitzahl, Ort Das sollte Ihre postalische Einladung beinhalten: Absender mit Firmenlogo Art der Veranstaltung / Thema / Anlass Datum, Beginn und Ende Ablauf / Programm Ort (mit genauer Anschrift und Telefonnummer) Anfahrtsbeschreibung Hinweis auf Parkmöglichkeiten Anmeldefrist (14 Tage vor Veranstaltung), Abkürzung: u.a.w.g. (um Anmeldung wird gebeten) Feedback-Formular, z.b. Postkarte oder Faxformular Begleitpersonen möglich / erwünscht? Ggf. Hotel / Übernachtungsmöglichkeiten Zusatz-Tipps: Statt einer postalischen Einladung können Sie auch eine Einladung per verschicken. Z.B. mit einer PDF-Datei. Die Inhalte bleiben gleich. Laden Sie auch Ihre Nachbarn ein oder sagen Sie Ihnen Bescheid, dass es etwas lauter werden könnte. Das erspart Unannehmlichkeiten. Organisieren Sie einen Shuttle-Service, damit Ihre Gäste unbeschwert etwas trinken können. 1

2 2. Der Termin Wann soll die Veranstaltung stattfinden? Das sollten Sie bei der Festlegung des Termins beachten: Ferientermine Feiertage und Brückentage Große Sportereignisse (WM, Olympia, etc.) Parallelveranstaltungen Interne Termine (Jahresabschluss, etc.) Messetermine Ausreichende Vorbereitungszeit Tipp: Eine Weihnachtsfeier wird traditionell in der Adventszeit ausgerichtet. Der Termin sollte am besten schon 3-4 Monate vorher stehen. 3. Der Veranstaltungsort Auf dem eigenen Gelände Das sollten Sie bei einer Veranstaltung auf dem eigenen Gelände berücksichtigen: Platzbedarf (Rechnen Sie bei einer normalen Bestuhlung sowie ausreichend Platz für eine Tanzfläche ca. 2 qm pro Gast) Parkplatz-Situation Toiletten Kühl- und Lagermöglichkeiten für Lebensmittel Infrastruktur: Strom-, Wasserversorgung Personalbedarf In einer externen Location Wenn die Veranstaltung außer Haus stattfindet, sollten Sie folgendes bedenken: Kosten Raummiete und Nebenkosten (Strom, Heizung, Zwischen- und Endreinigung, Müllentsorgung) Platzbedarf (die meisten Locations haben dazu Ihre Auflagen) Parkplatz-Situation Verkehrsanbindung Ausstattung (sind Möbel, Technik, etc. vorhanden) Toiletten Kühl- und Lagermöglichkeiten für Lebensmittel Infrastruktur: Strom-, Wasserversorgung Ist die Location an einen festen Cateringpartner gebunden? 2

3 4. Die Ausstattung Eine Checkliste für die Grundausstattung Ihrer Veranstaltung: Beschilderung (z.b.: Toiletten, Garderobe, Notausgänge, Feuerlöscher, Parkplätze, Eingänge) Tische und Stühle Festzelt-Garnituren Stehtische Tischwäsche / Hussen Buffetflächen Gläser, Geschirr, Besteck Servietten Theken / Getränkeausgabe Kühlschränke, Kühlwagen Dekoration Bühne Licht-, Sound und Videotechnik Feuerlöscher Give-aways & Informationsbroschüren Zusatz-Tipp: Eine einfache Weihnachts-Dekoration lässt sich schnell und kostengünstig selber machen. Füllen Sie ein einfache Glasgefäße mit unterschiedlich großen Christabaumkugeln in verschiedenen Farben oder mit Kiefernzweigen. Stellen Sie in ähnliche Gefäße, farblich abgestimmte Stumpenkerzen mit Deko-Sand ein. Kerzen in Ihrer Unternehmensfarbe sollten die Dekoration bestimmen. 5. Bewirtung und Programm Catering Bei der Zusammenstellung von Speisen und Getränken sollten Sie folgende Besonderheiten einplanen: Vorweihnachtliche Stimmung mit Aromen von Zimt, Kardamom, etc. Traditionelle Gerichte Kleine Überraschungen Zielgruppen Durchschnittsalter Anteil Frauen und Männer Motto der Veranstaltung Vegetarier Religiöse und kulturelle Besonderheiten Teilnahme von Kindern 3

4 Zusatz-Tipp: Eiswürfel rechtzeitig vorbereiten! Veranstaltungsprogramm Diese Überlegungen sollten Sie in Ihre Programmplanung einbeziehen: Zeitplanung Programmheft oder -flyer Moderation DJ oder Band Sonstige Künstler Auftritt eines Nikolaus oder Christkinds Wichtelspiele Andere Mitmach-Aktionen und -Spiele Kinder-Animation Tipp: Vergessen Sie bei der Gestaltung des Unterhaltungsprogramms die Kinder nicht. Insbesondere für kleine Kinder, die noch an den Weihnachtsmann glauben, ist der Auftritt eines Nikolaus ein besonderes Ereignis. 6. Kostenplanung So kommen Sie zu einem Überblick über die Kosten Ihrer Veranstaltung: Einladungskosten (Gestaltung, Druck, Porto) Location (Mietkosten, Nebenkosten) Möblierung & Equipment (Möbel, Catering-Equipment, Teppich, etc.) Dekoration (Tischdekoration, Blumen, Pflanzen, Tischdecken, etc.) Veranstaltungstechnik (Lichttechnik, Beschallungstechnik, Videotechnik, Bühne, Personal) Catering (Speisen & Getränke, Personal, Geschirr, Besteck, Equipment) Unterhaltungsprogramm (DJ, Band, Moderation, sonstige Künstler, Aktionsgeräte) Externes Personal (Hostessen, Security, Fotograf, WC-Kraft, Garderoben-Kraft, Reinigungs-Personal, Helfer) Logistik Reisespesen für Künstler und externes Personal Versicherungen (Veranstalterhaftpflicht) Gebühren & Beiträge (Genehmigungen) 4

5 7. Was muss erledigt werden? Wer erledigt was? Ablaufplanung Aufgabe Wann? Wer? Gästeliste schreiben Genehmigungen klären Externe Gewerke bestätigen Versicherung klären Künstler bestätigen Einladungen erstellen + versenden Rückmeldungen checken, Anzahl Gäste festlegen Hardware kaufen Getränke & Lebensmittel kaufen Beschilderung anbringen Bühne und Technik aufbauen Möblierung aufbauen Getränke kühlen Speisen vorbereiten Dekoration Tische eindecken Speisen fertigstellen Künstler einweisen Personal einweisen (Hostessen, Service-Personal, etc.) ca. 2 Wochen vorher ca. 1 Wochen vorher ca. 3 Tage vorher 2 Tage vorher Tipps vom Profi! Die 5 LIVE GmbH ist eine bundesweit tätige Eventagentur mit Niederlassungen in Frankfurt, Düsseldorf, München, Berlin, Kassel und Ehringshausen. Gerne sind Ihnen die Eventprofis auch bei der Planung Ihrer Veranstaltung behilflich 5