HANDBUCH KFM-SAMMELANORDNUNGEN STAND: NOVEMBER 2015

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1 HANDBUCH KFM-SAMMELANORDNUNGEN STAND: NOVEMBER 2015

2 Stand: November 2015

3 Inhalt Begriffsbestimmung...4 "Sammelanordnungen erfassen "...5 "Sammelanordnung bearbeiten "...9 "Sammelanordnung Auskunft "...11 "Sammelanordnung kopieren "...13 Abbildungsverzeichnis...16 KIGST GmbH 2015 Seite 3 von 16 Stand: November 2015

4 Begriffsbestimmung Die Sammelanordnungen werden auch Sammler genannt. Sammelanordnungen sind eine Art Hilfsbeleg, die zur Erfassung von Buchungen und Zahlungen Verwendung finden können. Bei der Erfassung von Buchungen und Zahlungen kann aus den für das Haushaltsjahr hinterlegten Sammelanordnungen gesucht werden. Wird eine Sammelanordnung verwendet, haben die in der Sammelanordnung hinterlegten Felder Vorrang. Je mehr Felder in der Sammelanordnung hinterlegt wurden, umso weniger Daten müssen bei der Erfassung von Buchungen und Zahlungen manuell gefüllt werden. Sammelanordnungen können für eine Vielzahl von Belegen verwendet werden. Es ist z. B. möglich, für die Abbuchungen der Telekom, Energieversorgern, Spendeneingänge usw. Sammelanordnungen anzulegen. In der Regel werden Sammelanordnungen verwendet, wenn der Betrag nicht fest ist und/oder der Einzahler/Empfänger nicht identisch ist. Sammelanordnungen können im Vorfeld als Allgemeine Anordnung erstellt und zur Unterschrift vorgelegt werden. Nach dem Jahresabschluss ist es möglich, die Sammelanordnungen mit allen darauf erfassten Belegen als Details zu drucken. KIGST GmbH 2015 Seite 4 von 16 Stand: November 2015

5 "Sammelanordnungen erfassen " Handbuch Um neue Sammelanordnungen anzulegen, muss über Daten Stammdaten Sammelanordnungen der Menüpunkt Erfassen aufgerufen werden. Es wird die in Abbildung 1 dargestellte Maske angezeigt: Abbildung 1: Stammdatenmaske Sammelanordnungen Hier haben Sie die Möglichkeit, alle notwendigen Angaben zur Sammelanordnung zu erfassen. Folgende Felder sind Pflichtfelder: Haushaltsjahr Sammelanordnung Rechtsträger Gliederung Objekt Gruppierung (je nach Sachbuchteil) Bis auf das Feld Sammelanordnung können die restlichen Pflichtfelder solange geändert werden, bis die Sammelanordnung erstmalig verwendet wurde. Alle weiteren Felder der Sammelanordnung sind optional und können jederzeit geändert werden. Hinweis: Das Feld Sammelanordnung hat eine Feldlänge von 20 Stellen. Das Feld Bezeichnung hat eine Feldlänge von 50 Stellen. KIGST GmbH 2015 Seite 5 von 16 Stand: November 2015

6 In den Feldern Verwendungszweck 1, Verwendungszweck 2, SEPA-Verwendungszweck 1, SEPA- Verwendungszweck 2, Buchungstext 1 und Buchungstext 2 können folgende Variablen eingetragen werden: Bezugsdatum: Das Bezugsdatum entspricht dem Erfassungsdatum in KFM. Platzhalter Bedeutung Ergebnis!MMJJ Monat.Jahr 11.15!MMJJJJ Monat.Jahr ( 4stellig ) !MM.JJ Monat.Jahr 11.15!MM.JJJJ Monat.Jahr ( 4stellig ) !TTMMJJ Tag.Monat.Jahr !TTMMJJJJ Tag.Monat.Jahr ( 4stellig ) !TT.MM.JJ Tag.Monat.Jahr !TT.MM.JJJJ Tag.Monat.Jahr (4stellig ) !JJMM Jahr.Monat 15.11!JJJJMM Jahr ( 4stellig ).Monat !JJMMTT Jahr.Monat.Tag !JJJJMMTT Jahr ( 4stellig ).Monat.Tag !JJ.MM Jahr.Monat 15.11!JJJJ.MM Jahr ( 4stellig ).Monat !JJ.MM.TT Jahr.Monat.Tag !JJJJ.MM.TT Jahr ( 4stellig ).Monat.Tag !VMJJ Vormonat.Jahr 10.15!VM.JJ Vormonat.Jahr 10.15!2M.JJ Vorvormonat.Jahr 09.15!VMJJJJ Vormonat.Jahr ( 4stellig ) !VM.JJJJ Vormonat.Jahr ( 4stellig ) !FMJJ Folgemonat.Jahr 12.15!FM.JJ Folgemonat.Jahr 12.15!FMJJJJ Folgemonat.Jahr ( 4stellig ) !FM.JJJJ Folgemonat.Jahr ( 4stellig ) !QQQJJ Quartal/Jahr IV/15!QQQJJJJ Quartal/Jahr ( 4stellig ) IV/2015!VQQJJ Vorquartal/Jahr III/15!VQQJJJJ Vorquarta/Jahr ( 4stellig ) III/2015!FQQJJ Folgequartal/Jahr I/16!FQQJJJJ Folgequartal/Jahr ( 4stellig ) I/2016!HHHHJJ Halbjahr/Jahr 2.HJ/15!HHHHJJJJ Halbjahr/Jahr ( 4stellig ) 2.HJ/2015!VHHHJJ Vorhalbjahr/Jahr 1.HJ/15!VHHHJJJJ Vorhalbjahr/Jahr ( 4stellig ) 1.HJ/2015!FHHHJJ Folgehalbjahr/Jahr 1.HJ/16!FHHHJJJJ Folgehalbjahr/Jahr ( 4stellig ) 1.HJ/2016!JJ Jahr 15!JJJJ Jahr ( 4stellig ) 2015 KIGST GmbH 2015 Seite 6 von 16 Stand: November 2015

7 Hinweis: Handbuch Beachten Sie bitte, dass in den Feldern folgenden Feldern jeweils maximal 27 Stellen zur Verfügung stehen: Verwendungszweck 1 Verwendungszweck 2 Buchungstext 1 Buchungstext 2 In den folgenden Feldern stehen jeweils maximal 70 Stellen zur Verfügung: SEPA-Verwendungszweck 1 SEPA-Verwendungszweck 2 Durch die Ersetzung der Variablen werden ggf. zusätzliche Stellen notwendig. Bitte beachten Sie diese zusätzlichen Stellen bei der Ausfüllung der Felder in der Sammelanordnung. KIGST GmbH 2015 Seite 7 von 16 Stand: November 2015

8 Die Checkbox Buchung gesperrt kann sowohl bei bebuchten als auch bei nicht bebuchten Sammelanordnungen gesetzt werden. Sammelanordnungen mit diesem Kennzeichen können nicht bebucht werden. Das Kennzeichen kann jedoch im Bedarfsfalle wieder entfernt werden. In Abbildung 2 wird eine komplett erfasste Sammelanordnung dargestellt. Abbildung 2: Beispiel einer erfassten Sammelanordnung. KIGST GmbH 2015 Seite 8 von 16 Stand: November 2015

9 "Sammelanordnung bearbeiten " Handbuch Falls der KFM-Nutzer durch die Administration des KFM-Systems das Recht zugewiesen bekommen hat, ist im Menü "Sammelanordnungen" der Unterpunkt "Bearbeiten" verfügbar (siehe Abbildung 3). Abbildung 3: Aufruf Sammelanordnungen bearbeiten Nach dem Aufruf erscheint die in Abbildung 4 dargestellte Anzeige. Abbildung 4: Anzeige Sammelanordnungen Durch klicken mit der rechten Maustaste auf den Datensatzzeiger wird das in Abbildung 5 gezeigte Kontextmenü aufgerufen. Es besteht die Möglichkeit, eine Sammelanordnung zum Bearbeiten aufzurufen, einen Druck der Sammelanordnung zu erstellen, eine Sammelanordnung zu löschen oder alle angezeigten Sammelanordnungen zu markieren. Abbildung 5: Kontextmenü Sammelanordnungen - bearbeiten... Hinweis: Die Mehrfachmarkierung durch klicken auf den Datensatzanzeiger unter Verwendung der STRG-Taste ist möglich. In der Anzeige der Sammelanordnungen werden gesperrte Sammelanordnungen grau hinterlegt dargestellt. KIGST GmbH 2015 Seite 9 von 16 Stand: November 2015

10 Bei der Auswahl Drucken wird das in Abbildung 6 gezeigte Druckauswahlmenü aufgerufen. Abbildung 6: Druckauswahlmenü Folgende Listen stehen zur Auswahl: Details = Im Ausdruck erscheinen Stammdaten der Sammelanordnung und alle zur Sammelanordnung erfassten Belege. Zusätzlich werden Felder zum Anordnen der Sammelanordnung ausgegeben. Stammdaten = Im Ausdruck erscheinen ausschließlich Stammdaten der Sammelanordnung. Allgemeinde Anordnung = Im Ausdruck erscheinen Stammdaten der Sammelanordnung. Zusätzlich werden Felder zum Anordnen der Sammelanordnung ausgegeben. Kurzliste = Im Ausdruck erscheint die Sammelanordnung, die Bezeichnung und die Summe Ist/Soll der erfassten Belege. Darüber hinaus können Sie folgende Optionen setzten: gesperrte ausblenden = Die gesperrten Sammelanordnungen werden beim Ausdruck unterdrückt. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Sammelanordnungen verwendet wurden oder nicht. Empfohlener Ausdruck im Laufe des Haushaltsjahres. nur bebuchte Sammler = Es werden alle Sammelanordnungen ausgegeben, die im Laufe des Haushaltsjahres verwendet wurden. Empfohlener Ausdruck zum Jahresabschluss. alle auswählen = Es werden alle zur Verfügung stehenden Listen aktiviert und beim Druck ausgegeben. KIGST GmbH 2015 Seite 10 von 16 Stand: November 2015

11 "Sammelanordnung Auskunft " Handbuch Falls der KFM-Nutzer durch die Administration des KFM-Systems das Recht zugewiesen bekommen hat, ist im Menü "Sammelanordnungen" der Unterpunkt "Auskunft" verfügbar (siehe Abbildung 7). Abbildung 7: Aufruf Sammelanordnungen - Auskunft Nach dem Aufruf erscheint die in Abbildung 8 dargestellte Anzeige. Abbildung 8: Anzeige Sammelanordnungen Durch klicken mit der rechten Maustaste auf den Datensatzzeiger wird das in Abbildung 9 gezeigte Kontextmenü aufgerufen. Es besteht die Möglichkeit, einen Druck der Sammelanordnung zu erstellen, eine Sammelanordnung zu löschen oder alle angezeigten Sammelanordnungen zu markieren. Nach der Markierung kann das Kontextmenü erneut aufgerufen werden. Abbildung 9: Kontextmenü Sammelanordnungen - Auskunft Hinweis: Die Mehrfachmarkierung durch klicken auf den Datensatzanzeiger unter Verwendung der STRG-Taste ist möglich. In der Anzeige der Sammelanordnungen werden gesperrte Sammelanordnungen grau hinterlegt dargestellt. KIGST GmbH 2015 Seite 11 von 16 Stand: November 2015

12 Bei der Auswahl Drucken wird das in Abbildung 10 gezeigte Druckauswahlmenü aufgerufen. Abbildung 10: Druckauswahlmenü Folgende Listen stehen zur Auswahl: Details = Im Ausdruck erscheinen Stammdaten der Sammelanordnung und alle zur Sammelanordnung erfassten Belege. Zusätzlich werden Felder zum Anordnen der Sammelanordnung ausgegeben. Stammdaten = Im Ausdruck erscheinen ausschließlich Stammdaten der Sammelanordnung. Allgemeinde Anordnung = Im Ausdruck erscheinen Stammdaten der Sammelanordnung. Zusätzlich werden Felder zum Anordnen der Sammelanordnung ausgegeben. Kurzliste = Im Ausdruck erscheint die Sammelanordnung, die Bezeichnung und die Summe Ist/Soll der erfassten Belege. KIGST GmbH 2015 Seite 12 von 16 Stand: November 2015

13 "Sammelanordnung kopieren " Handbuch Falls dem KFM-Nutzer das Recht zugewiesen wurde, ist im Untermenü "Sammelanordnungen" die Funktionalität "kopieren" verfügbar. Beim anklicken dieses Menüpunktes wird das in Abbildung 11 dargestellte Fenster angezeigt. Abbildung 11: Sammelanordnungen kopieren Folgende Funktionen (siehe Abbildung 11) stehen Ihnen hier zur Verfügung: Wahl des Quellhaushaltsjahres von Haushaltsjahr Wahl des Zielhaushaltsjahres in Haushaltsjahr Filtern nach der Sammelanordnung Sammelanordnung Filtern nach der Sachbuchhierarchie RT, SB, GL, OJ, GP, UK, DV Filtern nach gesperrten und nicht gesperrten Sammelanordnungen Abbildung 12: Auswahl Sammelanordnungen kopieren Wird in den Feldern Sammelanordnung und Sachbuchhierarchie ein Eintrag vorgenommen, so gelten diese als Anzeigefilter und der <Kopieren>-Button wechselt zu <Anzeigen>. Erst nachdem dieser Filter angewendet wurde, ist wieder ein Kopiervorgang möglich. Die Einträge der Felder von Haushaltsjahr und in Haushaltsjahr sind die beiden offenen Haushaltsjahre. Wenn Sie mit der rechten Maustaste im Spaltenkopf kopieren klicken, haben Sie die Möglichkeit, die komplette Auswahl zu aktivieren/deaktivieren (siehe Abbildung 13). Abbildung 13: Markierung Sammelanordnungen kopieren Über die Checkboxen in der Spalte kopieren können Sie einzelne Sammelanordnungen aktivieren/deaktivieren. KIGST GmbH 2015 Seite 13 von 16 Stand: November 2015

14 Zur Durchführung des Kopiervorgangs wird eine Bestätigung angefordert (siehe Abbildung 14). Abbildung 14: Bestätigung des Kopierens Wenn Sie diese Anforderung mit <Ja> bestätigen, werden alle Sammelanordnungen in das gewählte Haushaltsjahr kopiert. Sammelanordnungen, die im gewählten Haushaltsjahr schon existieren, werden nicht kopiert. Wenn Sie diese Anforderung mit <Nein> bestätigen, wird keine Aktion durchgeführt. KIGST GmbH 2015 Seite 14 von 16 Stand: November 2015

15 Nach Beendigung des Kopiervorgangs wird eine Erfolgsmeldung (siehe Abbildung 15) und ein entsprechendes PDF-Dokument als Verarbeitungsprotokoll (siehe Abbildung 16) ausgegeben. Abbildung 15: Meldung des Kopierens Abbildung 16: Musterprotokoll des Kopierens KIGST GmbH 2015 Seite 15 von 16 Stand: November 2015

16 Abbildungsverzeichnis Handbuch Abbildung 1: Stammdatenmaske Sammelanordnungen...5 Abbildung 2: Beispiel einer erfassten Sammelanordnung....8 Abbildung 3: Aufruf Sammelanordnungen bearbeiten...9 Abbildung 4: Anzeige Sammelanordnungen...9 Abbildung 5: Kontextmenü Sammelanordnungen - bearbeiten...9 Abbildung 6: Druckauswahlmenü...10 Abbildung 7: Aufruf Sammelanordnungen - Auskunft...11 Abbildung 8: Anzeige Sammelanordnungen...11 Abbildung 9: Kontextmenü Sammelanordnungen - Auskunft...11 Abbildung 10: Druckauswahlmenü...12 Abbildung 11: Sammelanordnungen kopieren...13 Abbildung 12: Auswahl Sammelanordnungen kopieren...13 Abbildung 13: Markierung Sammelanordnungen kopieren...13 Abbildung 14: Bestätigung des Kopierens...14 Abbildung 15: Meldung des Kopierens...15 Abbildung 16: Musterprotokoll des Kopierens...15 KIGST GmbH 2015 Seite 16 von 16 Stand: November 2015