Projekte verwalten Projekte bieten in Synago eine Möglichkeit, Freizeiten Einladungsaktionen oder Rundbriefe zu organisieren. So funktioniert es

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1 Projekte verwalten Projekte bieten in Synago eine Möglichkeit, Freizeiten Einladungsaktionen oder Rundbriefe zu organisieren. Die Projektverwaltung besteht aus 4 Bausteinen: 1) Projekte Hier legen Sie Projekte an und bearbeiten Sie. Ein Projekt kann zum Beispiel eine Freizeit oder eine besondere Werbeaktion mit mehreren Schritten sein. 3) Personen 2) Aktionen Ein Projekt kann aus vielen Aktionen bestehen. Zu einer Freizeit gehört z.b. eine Einladung, ein erster Rundbrief, eine Aufforderung zum Überweisen der Anzahlung, der eigentlichen Anzahlung (Überweisung) und so weiter. All das sind einzelne Aktionen. Hier werden die Personen eines Projekts eingetragen. Sie können alle Personen der normalen Personenverwaltung von Synago einem Projekt zuordnen oder auch schnell und einfach eine neue Person anlegen. 4) Projektkasse Mit der Projektkasse können Sie alle Zahlungen für eine Aktion buchen. Dabei gibt es sogar eine Synchronisation mit der eigentlichen Finanzbuchhaltung. Wenn Zahlungen auf Bankkonten eingegangen sind und anschließend in der Fibu gebucht wurden, erscheinen diese anschließend auch in der Projektkasse. So funktioniert es Legen Sie zunächst ein neues Projekt an, z.b. eine Sommerfreizeit. Klicken Sie dazu auf den Button: Neues Projekt. Geben Sie dem Projekt einen griffigen Namen und klicken Sie auf > Projekt erstellen Alle Projekte werden nach Jahren sortiert. Wollen Sie ein Projekt für das kommende Jahr anlegen, ändern Sie die Jahreszahl. Jetzt können Sie bereits die gewünschten Personen in ihr Projekt eintragen. Wechseln Sie dazu auf die Seite > Personen im Projekt. Oben bei den Personen sehen sie das aktuelle Projekt in diesem Falle: Sommerfreizeit. Doppelklicken Sie auf eine Person in der linken Liste, um sie in das Projekt aufzunehmen. In der Spalte links (hier nicht zu sehen) finden sie alle bereits vorhandenen Personen. Zuvor klicken Sie aber auf einen der (hier grauen) Button, z.b. auf > Leitung. Dieser Button wird dann grün. Wenn Sie nun eine Person in der Liste links anklicken, wird diese der Gruppe Leitung zugeordnet. Klicken Sie anschließend z.b. auf > Teilnehmer > dieser Button wird jetzt grün > und wählen Sie alle Teilnehmer per Doppelklick aus. Die Anzahl der Personen in der jeweiligen Grupp steht in Klammern > im obigen Beispiel gibt es 10 Teilnehmer. Synago Hilfe Stand: Seite 1

2 Besondere Gruppen erstellen Vielleicht gibt es Vegetarier auf der Freizeit? Dann sollten Sie alle Vegetarier entsprechend kennzeichnen. Klicken sie dazu auf eine der noch unbenutzten Gruppen > doppelt. Ein Menü öffnet sich > tragen Sie hier > Vegetarier > ein > OK. Jetzt heißt die erste Gruppe: Vegetarier. Jetzt können Sie jede Person, egal ob Teilnehmer, Mitarbeiter oder Leitung in diese neue Gruppe Vegetarier einordnen. So können sie später eine Liste der Vegetarier erstellen. Sie können insgesamt 15 solcher Gruppen führen, jede Person kann mehreren Gruppen gehören. Personen In der Gesamtliste am linken Rand sehen sie alle Personen aus Synago - in der Tabelle des Projekts alle Personen, die sie dem Projekt zugeordnet haben. Die grauen und grünen Buttons: Alle, Leitung Mitarbeiter dienen auch als Filter für die Personen im Projekt: Klicken Sie auf einen der Button, z.b. Vegetarier (siehe Beispiel oben) > wird dieser Button grün und es erscheinen nur Personen dieser Gruppe. Hinter dem Namen der Gruppe Vegetarier steht in Klammern die Anzahl der Personen: Vegetarier (1). Klicken Sie auf > Alle > damit alle Personen im Projekt angezeigt werden. Wenn Sie auf eine Person im Projekt klicken, erscheinen die Daten dieser Person in dem Panel: Personen-Info. Da jede Person zu mehreren Gruppen gehören kann, leuchten hier alle Button grün, wenn diese Person zu der jeweiligen Gruppe gehört. Klicken Sie auf einen > grünen Button > um eine Person wieder aus dieser Gruppe zu entfernen. Klicken Sie auf einen > grauen Button, um die Person in diese Gruppe einzuordnen. Mit diesem Fenster können Sie auch die Adresse einer Person bearbeiten oder auf eine > Neue Person > anlegen (Klicken Sie dann auf den Button > Speichern). Über den Button > Aus Projekt entfernen > wird die Person aus dem Projekt entfernt - nicht aber die Adresse gelöscht. Klicken Sie auf > Filter: Peter Mustermann > um nur diese Person angezeigt zu bekommen ( Alle löst den Filter wieder auf). Wichtig ist hier das Datum: DabeiAb, dass automatisch gesetzt wird, sobald sie eine Person dem Projekt zuordnen. Dieses Datum brauchen Sie, wenn sie z.b. einen Rundbrief verschickt haben und sich Personen später anmelden. Dann können Sie bei den > Aktionen > bequem einen Nachversand nur für später angemeldete Personen auslösen! Synago Hilfe Stand: Seite 2

3 Personen: Druck / Export / Auswertung Über den Button > Druck / Export / Auswertung > können Sie sich schnell eine Übersicht über dieses Projekt verschaffen. Die eigentlichen Ausdrucke und Auswertungen laufen über die > Aktionen. Klicken Sie auf > Aktionen um eine neue Aktion zu erstellen. Über den Button > Filtern > können sie gezielt Personen filtern. Über > Gruppen LEEREN > können Sie alle Personen aus einer Gruppen entfernen. Aktionen Zu Projekten gehören Aktionen. Ein Rundbrief ist eine solche Aktion, ebenso der Druck von Etiketten, ein Serienbrief (mit Word), eine Teilnehmerliste oder die Anzahlung zu einer Freizeit. All das sind Aktionen. Klicken Sie auf > Neue Aktion > um eine solche zu erstellen. Geben sie der neuen Aktion einen griffigen Namen. Dann legen Sie die > Art der Aktion > an: , Post, Serienbrief, Export, Betrag, Liste. Vermerken Sie hier auch noch einen > Hinweis, wo z.b. das verwendete Mail oder die Druckvorlange zu finden ist, welche Etiketten verwendet wurden. Da nicht jede Aktion für alle Personen-Gruppen in einem Projekt relevant ist, können Sie festlegen, welche Gruppen von einer Aktion betroffen sind. So gibt es vielleicht einen Rundbrief nur für Mitarbeiter? Klicken Sie dann für diese Aktion an > Mitarbeiter > und der Rundbrief wird nur an diese Personen versandt. Klicken Sie auf > Aktion jetzt ausführen. Alle Personen die JETZT zum Projekt gehören und in der Gruppe: Mitarbeiter werden jetzt kontaktiert (hier: 2 Personen). Einen Nachversand organisieren Sollten Sie die Aktion schon einmal ausgeführt haben, z.b. den Rundbrief bereits verschickt haben und haben sie jetzt weitere Personen angelegt, wollen sie diesen Rundbrief nur an neue Personen in dieser Gruppe senden. Klicken sie auf > Erst dabei ab > und geben Sie das Datum an, wann die Personen in das Projekt aufgenommen wurden dann werden nur die neuen Personen angeschrieben. Synago Hilfe Stand: Seite 3

4 Aktion Beitrag Eine besondere > Aktion > ist die Art: Beitrag. Legen Sie eine > Neue Aktion > mit der Bezeichnung: Anmeldebeitrag Kind an. Die > Art > ist jetzt > Beitrag > daneben tragen sie die Höhe des Anmeldebeitrags für Kinder ein: 50. Legen Sie auf der Seite > Personen im Projekt > eine neue Gruppe an: Kind bis 12. Tipp: Ein Kind bis 12 ist natürlich auch Teilnehmer die Gruppe: Kind bis 12 ist also eine zusätzliche Gruppe. Die Aktion: Anmeldebeitrag Kind sollte sich jetzt nur an die Gruppe: Kind bis 12 wenden (nicht an alle Teilnehmer). Daher klicken Sie bei den Personengruppen jetzt auch nur > Kind bis 12 an. Wenn Sie jetzt auf > Aktion jetzt ausführen klicken, öffnet sich die Seite > Projektkasse > hier können Sie den Beitrag jetzt bequem buchen weiteres bei der > Projektkasse. Immer wenn als > Art > Beitrag angegeben wird, deutet das auf eine Buchung in der Projektkasse hin. Die Projektkasse In der Projektkasse können Sie in alle Einnahmen und Ausgaben eines Projektes festhalten. Eine große Hilfe ist, wenn Sie zuvor eine > Aktion > mit der > Art > Beitrag definiert haben. Dann landen Sie mit dem Button > Aktion jetzt ausführen in dieser Ansicht. Oben sehen sie das Projekt: Sommerfreizeit daneben die Aktion: Anmeldebeitrag Kind. Links in der Liste stehen alle Personen, die zu dieser Aktion gehören in diesem Falle alle Kinder bis 12. Auch der Buchungstext ist bereits ausgefüllt, der Betrag hinterlegt. Sie müssen nur noch prüfen, ob das Buchungsdatum stimmt. Sie können jetzt einfach in der linken Liste auf den Namen > Doppelklicken. Doppelklicken Sie auf Peter Mustermann und der Buchungssatz wird wie folgt gebucht: Buchungen bearbeiten / löschen / alle Buchungen löschen Sie können das > Belegdatum > oder den > Text auch nachträglich in der Liste ändern. Ist eine Buchung nicht korrekt, klicken Sie auf den Button > Buchung Löschen. Ebenso können Sie auch ALLE Buchungen für dieses Projekt löschen > Kasse leeren. Synago Hilfe Stand: Seite 4

5 Projektkasse drucken Über > Drucken > können Sie die Projektkasse drucken oder nach Excel exportieren. Wählen Sie Alle Aktionen um alle Buchungen zu drucken oder erstellen Sie einen Ausdruck / Export nur einer Aktion. Projekte in der Finanzbuchhaltung von Synago buchen In der Regel erhalten Sie Überweisungen für eine Sommerfreizeit über ihre normalen Bankkonten. Daher liegt es nahe, diese auch in der Fibu von Synago zu buchen. Für die Projektkasse ist es egal, ob sie eine Buchung in der Fibu gebucht haben oder direkt in der Projektkasse > die Projektkasse kann Buchungen aus der Fibu importieren. Das ist vor allem interessant, wenn die Fibu auf einem anderen PC läuft als die Projekt-Verwaltung: Dann können Sie die Buchungen für ihr Projekt über den Synago-Internet-Server synchronisieren lassen! Projekt-Konto anlegen Gehen Sie in der > Fibu > auf > Konten. Legen Sie hier ein > Neues Konto > an. Als Eigenschaften des Kontos klicken Sie an: Person = JA, Projekt-Aktion = JA, Spendenbescheinigung = KEINE (Beiträge sind keine Spenden). Ab jetzt können Sie dieses Konto für Beiträge für ihr Projekte verwenden. Projekte und Aktionen laden Wenn die Projektverwaltung und die Fibu auf demselben PC laufen, brauchen Sie nichts zu unternehmen. Wenn Fibu und Projektverwaltung auf getrennten PCs laufen, dann machen Sie folgendes: Klicken Sie auf > Einstellungen > dann auf > Personen Update. Hier können Sie einen Zeitraum einstellen, wie oft die Personendaten und damit auch alle Daten zu den Projekten bei Ihnen aktualisiert werden. Verwenden Sie den Button: Personendaten jetzt aktualisieren, um die neusten Daten jetzt zu holen. Damit erhalten sie auch alle neuen Projekte und Aktionen. Buchen Wenn sie jetzt beim Buchen ein zuvor mit der Eigenschaft: Projekt-Aktion = JA versehenes Konto aufrufen, sehen Sie bei Verwendung dieses Kontos unten die neue Option > Projekt-Aktion. Klicken Sie auf das Lupensymbol daneben Es öffnet sich die Ansicht ihrer Projekte und Aktionen. Synago Hilfe Stand: Seite 5

6 Wählen Sie hier das gewünschte Projekt die Sommerfreizeit und dann den Anmeldebeitrag Kind. Klicken Sie auf den klicken Anmeldebeitrag Kind doppelt, um ihn in ihre Buchungen zu übernehmen. Projektbuchungen auf Server speichern (in der Fibu) Sobald Sie für ein Projekt gebucht haben (für ein Konto gebucht haben, dass als Eigenschaft hat: Projekt = JA) erscheint links der neue Button: Projektbuchungen weitergeben. Klicken Sie auf diesen Button, um alle Buchungen für Projekte auf dem Synago-Server zu. Das ist schon alles: Wer für Ihren Mandanten ihre Projekte verwaltet, kann jetzt diese Buchung in die zugehörige Projektkasse einlesen lassen. Grundlagen 1) Natürlich stehen die Projektbuchungen nur innerhalb ihres Mandanten zur Verfügung. 2) Buchungen der Fibu werden nur dem einen Projekt zugeordnet. 3) Sie können beliebig oft diesen Button verwenden. 4) Da jede Fibu-Buchung eindeutig ist, kann auch mehrfach in der Projektverwaltung importiert werden ihre Buchungen erscheinen nie doppelt in der Projektkasse. Projektbuchungen in die Projektkasse laden (in der Projektverwaltung) Zum Import von Buchungen für Projekte aus der Fibu in ihre Projektkasse klicken Sie > in der Projektverwaltung > Projektkasse > auf den Button: Aus der Fibu importieren. Da alle Fibu-Buchungen eindeutig sind, werden Fibu- Buchungen nie doppelt geladen und immer nur Buchungen für genau dieses Projekt importiert. Sie können also diesen Button also auch mehrfach verwenden um nach neuen Buchungen auf dem Server zu suchen. Ihr Synago-Support-Team Im März 2017 Synago Hilfe Stand: Seite 6