Sage HR Travel Rechnen Sie Ihre Reisekosten mühelos ab. Gesetzlich aktuell, papierlos, entspannt.

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1 Sage HR Travel Rechnen Sie Ihre Reisekosten mühelos ab. Gesetzlich aktuell, papierlos, entspannt.

2 Sage HR Travel - Reisekostenabrechnung Sie möchten den Aufwand für die Erfassung Ihrer Reisekosten minimieren? Und sich zu 100% auf die richtige Berechnung verlassen? Wenn in einem Unternehmen Vertrieb, Kundenservice und Dienstleistung mit einem hohen Anteil an Dienstreisetätigkeit verbunden sind, geht der monatlichen Lohnabrechnung meist eine mit enormer Administration verbundene Reisekostenabrechnung voraus. Doch statt sich durch ein hohes Papieraufkommen von Reiseanträgen, Belegen und Reisedaten zu arbeiten, in denen häufig auch wichtige Angaben fehlen, kann die Abrechnung von Dienstreisen softwareseitig wesentlich vereinfacht werden. Routine automatisiert, Abrechnung kontrolliert Sage HR Travel gewährleistet Ihnen einen reibungslosen Ablauf auf Basis aktueller gesetzlicher Anforderungen z.b. mit Berücksichtigung von Tätigkeitsstätten bei Leiharbeitnehmern und grenzüberschreitenden Arbeitsverhältnissen. Ob Pauschalenberechnung über Zeiteingabe, Verpflegungspauschalen, Frühstücksabzüge, Sachbezüge und aktuelle Kilometergeld-Werte: Sage unterstützt Sie bei Ihrer Reisekostenabrechnung optimal. Mehr Verantwortung für Ihre Mitarbeiter Ihre Mitarbeiter können ihre Dienstreisen selbst über ein Reisekostenportal einfach, übersichtlich und taggenau erfassen mit allen relevanten Details, wie z.b. Belegen und erhaltenen Mahlzeiten. Über einen integrierten Antrags- und Genehmigungsprozess werden Freigaben zeitsparend gesteuert. Auto, Flugzeug oder Bahn parken, essen oder tanken: zahlreiche Belegarten sind bereits standardmäßig hinterlegt und individuell anpassbar. So geht die Erfassung schnell und mühelos. Alle Reisedaten werden auf Plausibilität überprüft und anschließend an die Finanzbuchhaltung oder die Personalabrechnung weitergeleitet. Die integrierten Auswertungsfunktionen sorgen für Ihre Kostentransparenz. So fügt sich das Thema Travel in Ihre Unternehmensstrategie ein: Unternehmensstrategie püntkliche und korrektte Zahlung von Löhnen/Gehältern Personalmanagement Personalabrechnung Reisekostenabrechnung Zeitwirtschaft & Personaleinsatzplanung Personalkostenplanung Controlling Sie wollen wachsen oder neue Märkte erschließen? Sie planen Innovationen in Ihren Produkten? Oder die Übernahme eines Wettbewerbers? Exakte und pünktliche Abrechnungen, ordnungsgemäße Meldungen sowie relevante Personaldaten im Überblick sind dabei grundlegend für eine funktionierende Organisation und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. Mit Ihrer Sage HR Suite XL meistern Sie diese Aufgaben zuverlässig und fehlerfrei.

3 Sage HR Travel - Reisekostenabrechnung 1. Planung und Beantragung einer Dienstreise 1.1 Erstellung Reiseantrag 1.2 Prüfung und Genehmigung der Anträge 1.3 Durchführung der Dienstreise Sie wählen aus verschiedenen Reisewegen und frei wählbaren Reisezielen aus, erfassen Reisegrund und Reisezeitraum sowie Abfahrts- und Rückkehrort. Im Detail können Sie aus den enthaltenen Verkehrsmitteln auswählen, mit welchen Sie unterwegs sein werden. Das zu erwartende Reisebudget kann ebenso erfasst werden wie Kostenstellen und -träger. Anschließend durchläuft der Reiseantrag Ihren festgelegten Genehmigungsprozess. Ihre Führungskräfte sehen im Webportal unter Genehmigungen die zur Entscheidung ausstehenden Reiseanträge. Das System informiert Sie automatisch via über ausstehende Genehmigungen. Auf Basis Ihrer Reisekostenrichtlinien können Anträgen genehmigt oder abgeleht werden. Während der Dienstreise können Ihre Mitarbeiter bereits von unterwegs Belege und andere Details zur Reise erfassen. Sie können ganz einfach Reiseänderungen vornehmen und die Endabrechnungen online erledigen. Ihre Vorteile Ihre Reisestammdaten liegen in der zentralen Datenbank Ihres Sage HR Systems und sind damit für alle Anwendungen automatisch aktuell verfügbar. Vereinfachen und beschleunigen Sie Ihre Entscheidungsprozesse. Behalten Sie bereits bei der Erstellung einen Überblick über alle Kosten. Profitieren Sie von der Webapplikation und erfassen Sie Belege schon während der Reise. Einfaches Antrags- und Genehmigungsverfahren von Dienstreisen via Sage HR Portal.

4 2. Aufbereitung und Erfassung der Dienstreisedaten 2.1 Erfassung der Reisedaten mit Belegen 2.2 Automatische Plausibilitätsprüfung 2.3 Prüfung, Genehmigung, Ablehnung Zum bestehenden Reiseantrag oder bei einer Reiseerfassung ohne vorherige Genehmigung können Belegarten ausgewählt und Belege hinzugefügt werden. Abrechnungspauschalen wie z.b. bei Verpflegungsmehraufwendungen sind hinterlegt. Reisedaten wie Beginn, Ende und Zwischenstopps werden geprüft. Auf Basis Ihrer Reisekostenrichtlinien erfolgt die schlussendliche Freigabe und Übergabe an die Finanz- oder Lohnbuchhaltung. Profitieren Sie von der integrierten Datenbank, die alle gängigen Belegarten enthält. Verlassen Sie sich auf unsere jederzeit aktuelle Abrechnung, in der Gesetzesänderungen automatisch berücksichtigt werden. Vereinfachen Sie Ihre Lohn- und Gehaltszahlungen dank automatischer Übernahme. Behalten Sie jederzeit den Überblick über sämtliche Dienstreisen in Ihrem Unternehmen.

5 3. Reisekostenabrechnung und Auswertungen 3.1 Abrechnung und Auszahlung 3.2 Controlling und Auswertungen Reisekosten und Pauschalen wie Verpflegungsmehraufwendungen werden mit der Lohnabrechnung z. B. in Sage Lohn XL oder auch separat beglichen. Im Reiseportal haben Sie jederzeit Überblick über Ihre Reiseanträge, abgerechneten Reisen und die entsprechend verbrauchten Budgets. Ein Sammeldruck erleichtert Ihren Arbeitsprozess und entlastet Sie so zusätzlich von administrativen Tätigkeiten. Auswertungen zu Kostenstellen und Kostenträgern sowie zu individuellen Bedürfnissen erfolgen per Knopfdruck. Übersichtliche Darstellung der Abrechnungsergebnisse und vielfältige Auswertungsmöglichkeiten.

6 Ihre Vorteile Minimieren Sie Ihren Abrechnungsstress mit zertifizierter webbasierter Software für Ihre Reisekostenabrechnung: Vorteile für Sie: Reduzieren Sie den Aufwand für Ihre Reisekostenabrechnung Hohes Papieraufkommen für Reiseanträge, Belege, Reisedaten oder Nachfragen wegen fehlender wichtiger Angaben gehören damit der Vergangenheit an. Reisekostenabrechnung online auch von unterwegs Ihre Reisenden können die Eingabe ihrer Reisekosten inkl. aller Belege online selbständig durchführen zu jeder Zeit an jedem Ort. Nach Prüfung durch den Vorgesetzten brauchen Sie die Reisekostenabrechnung nur noch auszulösen und in die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu übergeben. Halten Sie stets das aktuelle Reisekostenrecht sowie Ihre eigenen Richtlinien ein Sie können auf hinterlegte Pauschalen ebenso zurückgreifen wie eigene Werte definieren, z.b. für Verpflegung oder Kilometer-Geld. Zahlreiche Belegarten sind standardmäßig hinterlegt oder individuell anpassbar. Behalten Sie den Überblick Nutzen Sie bewährte Standardreports und Auswertungen für ein aussagekräftiges Controlling in all Ihren Dienstreiseaktivitäten und Abrechnungsdaten. Rechnen Sie Reisekosten Ihrer Mitarbeiter. Gesetzeskonform, einfach, fehlerfrei. Sie möchten: den Erfassungsaufwand für die Reisekostenbearbeitung minimieren? Reisekostencontrolling auf Knopfdruck und jederzeit Transparenz über den Bearbeitungsstatus der Reisekosten? stets alle gesetzlichen Vorschriften und internen Richtlinien einhalten? Gern helfen wir Ihnen hinsichtlich Ihrer individuellen Anforderungen, Unternehmensvorgaben und Prozesse. Kommen Sie auf uns zu und vereinbaren Sie einen Termin zur persönlichen Beratung: Tel

7 Anwender Sage HR Lösungen Westfälischer Anzeiger/ Münchner Merkur (Ippen Verlagsgruppe) Mitarbeiter Deutsche Oper am Rhein Öffentliche Verwaltung Mitarbeiter Reichhart Logistik Gruppe 750 Mitarbeiter Goldsteig Käsereien GmbH Industrie/ Produktion Mitarbeiter Leipziger Messe GmbH Mitarbeiter Fitness First Germany GmbH Mitarbeiter Rolex Deutschland GmbH Industrie/ Produktion 200 Mitarbeiter Wisag Service Holding Mitarbeiter Dettmer Reederei GmbH & Co.KG Mitarbeiter Studentenwerk Braunschweig Sozialwesen 750 Mitarbeiter Mitteldeutsche Airport Holding Mitarbeiter Raiffeisen Centralheide 225 Mitarbeiter Spindler GmbH & Co.KG 400 Mitarbeiter Brezelbäckerei Ditsch GmbH 500 Mitarbeiter Filmakademie Baden-Württemberg Industrie/ Produktion 500 Mitarbeiter Bayerisches Rotes Kreuz K.d.ö.R. Gesundheitswesen Mitarbeiter Pin Mail AG Mitarbeiter KONEN Bekleidungshaus KG Mitarbeiter Insel Sylt Tourismus-Service GmbH Öffentliche Verwaltung 500 Mitarbeiter SNOW DOME GmbH 500 Mitarbeiter

8 Die Sage Group Sage Personalsoftware und Service GmbH ist ein Unternehmen der Sage Group, die mit über 6 Millionen Kunden und rund Mitarbeitern zu den Weltmarktführern im Bereich Business Management Software und Services zählt. In Deutschland vertrauen über Kunden auf die HR-Lösungen von Sage. Eine moderne Softwarelandschaft, zukunftsgemäße Webtechnologien und -services sowie erstklassige Support- und Weiterbildungsangebote überzeugen jeden Tag aufs Neue. Mit Sage wählen Sie einen starken Partner für Ihre Personalarbeit. Investitionssicherheit, moderne Lösungen dank internationalem Wissenstransfer und eine individuelle Betreuung durch direkte Ansprechpartner in Ihrer Nähe zeichnen Sage aus. Sage Personalsoftware und Service GmbH Karl-Hammerschmidt-Straße München Telefon: Fax: Internet: Technische, formale und druckgrafische Änderungen vorbehalten. Stand: Oktober 2014

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