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Nele Berger
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1 13/01/ R E I S E - U N D A U F E N T - H A L T S K O S T E N Die Erstattung beruflicher Reisekosten der Arbeitnehmer erfolgt in Luxemburg entweder auf der Grundlage der tatsächlichen Kosten oder auf pauschaler Basis. Die Verordnung vom 10. Januar legt die Pauschalbeträge für Reise- und Aufenthaltskosten fest, die steuer- und sozialabgabenfrei ab 2014 gezahlt werden dürfen. I. Allgemeine Prinzipien Die Erstattung durch den Arbeitgeber der von dem Arbeitnehmer verauslagten beruflichen Reisekosten (Reise- und Aufenthaltskosten genannt) kann auf zwei Arten erfolgen: Entweder erstattet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die tatsächlichen Kosten auf der Grundlage von Belegen Oder der Arbeitgeber zahlt eine pauschale Entschädigung. Übersteigt diese nicht die von den geltenden Bestimmungen festgesetzten Grenzen, ist diese steuer- und sozialabgabenfrei. Der diese Grenzen übersteigende Betrag ist steuer- und sozialabgabenpflichtig. Die Erstattung der tatsächlichen Kosten nach Vorlage der Belege erfordert keinen Kommentar. Das System der Pauschalentschädigung ist unter den Punkte II bis VI näher erläutert. II. Pauschale Erstattung der Reisekosten bei Dienstreisen Dies betrifft die Transportkosten sowie die anderen damit zusammenhängenden Kosten. Dabei ist danach zu unterscheiden, ob der Arbeitnehmer seine Dienstreisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder mit seinem Privatwagen unternommen hat. A. Dienstreisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln Für Dienstreisen mit öffentlichen Verkehrsmitteln gibt es keine Tabelle für die pauschale Erstattung. Die Erstattung durch den Arbeitgeber erfolgt auf der Grundlage der von dem Arbeitnehmer nachgewiesenen Kosten. B. Dienstreisen mit dem Privatwagen Unternimmt der Arbeitnehmer seine Dienstreise mit seinem Privatwagen, kann der Arbeitgeber ihm eine Kilometerpauschale von 0, gewähren. Es handelt sich dabei um einen Fixbetrag, unabhängig von der Anzahl der im Jahr zurückgelegten Kilometer und dem Hubraum des genutzten Wagens. 1 Mémorial A Nr. 8, 22. Januar

auf pauschaler Basis. Die Verordnung vom 10. Januar 2014 1 legt die Pauschalbeträge für Reise- und Aufenthaltskosten fest, die steuer- und sozialabgabenfrei ab 2014 gezahlt werden dürfen. I.

2 III. Prinzip der Erstattung der beruflichen Aufenthaltskosten Die pauschale Erstattung der beruflichen Aufenthaltskosten beinhaltet eine Tages- und eine Nachtentschädigung, deren Höhe von dem Land abhängen, in das die Reise erfolgt. A. Tagesentschädigung Die Tagesentschädigung umfasst pauschal alle Ausgaben des sich auf einer Dienstreise befindenden Arbeitnehmers mit Ausnahme der Unterkunft. Dabei handelt es sich hauptsächlich um die Verpflegungskosten, aber auch z. B. um Telefonkosten, Internetverbindungen usw. Für die Gewährung der Tagesentschädigung brauchen keine Belege vorlegt zu werden. Diese wird hälftig für jede der beiden Hauptmahlzeiten gewährt. Folglich kann die Tagesentschädigung in voller Höhe gewährt werden, wenn der Arbeitnehmer während des gesamten zwischen 12 und 14 Uhr für das Mittagessen und zwischen 18 und 20 für das Abendessen liegenden Zeitraums auf Dienstreise war. Erfasst die Dienstreise nur einen dieser Zeiträume, darf die Hälfte der Tagesentschädigung gewährt werden. B. Nachtentschädigung Die Nachtentschädigung beinhaltet Hotelübernachtung, Frühstück, Bedienung und diesbezügliche Steuern. Obwohl es sich um eine pauschale Entschädigung handelt, kann die volle Nachtentschädigung nur auf Nachweis der ausgelegten Kosten gewährt werden. Wird kein Beleg vorgelegt, darf lediglich eine Teilentschädigung in Höhe von 20% der Gesamtentschädigung steuer- und sozialabgabenfrei gewährt werden. IV. Entschädigung für Dienstreisen nach Luxemburg Die Tages- und Nachtentschädigung für Dienstreisen innerhalb des Landes betragen: Tagesentschädigung ( ) Nachtentschädigung ( ) Erfolgt die Dienstreise in einem Radius von 3 km vom Arbeitsort, gelten diese Pauschalen nicht. V. Entschädigungen bei Dienstreisen ins Ausland Die Tages- und Nachtentschädigung bei Dienstreisen ins Ausland hängen von dem Land ab, in das die Reise erfolgt. Die anwendbaren Beträge sind in der nachfolgenden Tabelle aufgeführt. Auslandsreisen, die in einem Radius von nicht mehr als 25 von den luxemburgischen Grenzen erfolgen, werden Dienstreisen innerhalb Luxemburgs gleichgestellt. 2

Dabei handelt es sich hauptsächlich um die Verpflegungskosten, aber auch z. B. um Telefonkosten, Internetverbindungen usw.

3 Land / Stadt Tagesentschädigung ( ) Nachtentschädigung ( ) Albanien Tirana Belgien Brüssel Bosnien-Herzegowina Sarajevo Bulgarien China Hong Kong Kanton Peking Shanghai Dänemark Kopenhagen Deutschland Estland Tallin Finnland Frankreich Paris, Straßburg Griechenland Athen, Thessaloniki Indien Irland Dublin Italien Rom/Venedig/Mailand Japan Tokio Kanada Kasachstan Astana Kroatien Zagreb, Split Lettland Riga Litauen Vilnius Monaco Niederlande Den Haag Norwegen Österreich Polen Warschau Portugal Lissabon Rumänien Bukarest /1* 1/1* /** * Betrag anwendbar bis zum. Juni 2014 ** Betrag anwendbar vom 1. Juli 2014 bis zum 31. Dezember

Kasachstan Astana Kroatien Zagreb, Split Lettland Riga Litauen Vilnius Monaco Niederlande Den Haag Norwegen Österreich Polen Warschau Portugal Lissabon Rumänien Bukarest 33 65

4 Land / Stadt Tagesentschädigung ( ) Nachtentschädigung ( ) Russland Moskau/Tambow St. Petersburg Sotchi Schweden Schweiz Singapur Slowakei Bratislava Slowenien Ljubljana Spanien Madrid Thailand Bangkok Tschechische Republik Prag Türkei Ankara/Izmir Istanbul Ukraine Kiew Ungarn Budapest Vereinigte Arabische Emirate Vereinigte Staaten von Amerika New York San Francisco Washington Vereinigtes Königreich London Zypern Andere Länder VI. Entschädigungen für Dienstreisen aus dem Ausland nach Luxemburg Diese Entschädigungen betreffen Arbeitnehmer, die üblicherweise im Ausland arbeiten und eine Dienstreise nach Luxemburg unternehmen, und belaufen sich auf: Tagesentschädigung ( ) Nachtentschädigung ( ) 1 4

Ungarn Budapest Vereinigte Arabische Emirate Vereinigte Staaten von Amerika New York San Francisco Washington Vereinigtes Königreich London Zypern Andere Länder 75 125 2 2 2 2 1 1 1 1 1

5 CONTACTS Angela GEBERT Director Joëlle LYAUDET Partner joelle.lyaudet@bdo.lu This publication has been carefully prepared, but it has been written in general terms and should be seen as broad guidance only. The publication cannot be relied upon to cover specific situations and you should not act, or refrain from acting, upon the information contained herein without obtaining specific professional advice. Please contact the appropriate BDO Member Firm to discuss these matters in the context of your particular circumstances. Neither the BDO network, nor the BDO Member Firms or their partners, employees or agents accept or assume any liability or duty of care for any loss arising from any action taken or not taken by anyone in reliance on the information in this publication or for any decision based on it. BDO is an international network of public accounting firms, the BDO Member Firms, which perform professional services under the name of BDO. Each BDO Member Firm is a member of BDO International Limited, a UK company limited by guarantee that is the governing entity of the international BDO network. Service provision within the BDO network is coordinated by Brussels Worldwide Services BVBA, a limited liability company incorporated in Belgium with its statutory seat in Brussels. Each of BDO International Limited, Brussels Worldwide Services BVBA and the member firms of the BDO network is a separate legal entity and has no liability for another such entity s acts or omissions. Nothing in the arrangements or rules of the BDO network shall constitute or imply an agency relationship or a partnership between BDO International Limited, Brussels Worldwide Services BVBA and/or the member firms of the BDO network. BDO is the brand name for the BDO network and for each of the BDO Member Firms BDO Tax and Accounting 5

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