Strategische Sollwerte und Indikatoren für das Personalmanagement Personalstrategie Bundesverwaltung

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1 Strategische Sollwerte und Indikatoren für das Personalmanagement Personalstrategie Bundesverwaltung Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Eidgenössisches Personalamt EPA

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung 5 Ausgestaltung der Sollwerte und Indikatoren 7 Personalmarketing und Bindungsmassnahmen ausbauen 11 Modernes Arbeitsumfeld schaffen 15 Führung des Personals als Basis für hohe Leistungsfähigkeit und Arbeitszufriedenheit 17 Mitarbeitende auf künftige Herausforderungen vorbereiten 19 Potenzial der Vielfalt nutzen 21 3

3 Einleitung Personalpolitik hat viele Facetten. Führungskräfte und Personalfachleute sind täglich mit neuen Fragen konfrontiert. Soll die Nachfolge der Ressortleiterin extern oder intern besetzt werden? Welche Teamzusammensetzung ist die richtige? Soll ich den Hochschulpraktikanten fest anstellen? Je mehr Fragen der Alltag aufwirft, umso mehr Orientierung ist nötig. Denn ohne Orientierung verfehlen die besten Absichten ihre Wirkung. Was dabei geschehen kann, beschrieb Mark Twain ( ) so: «Kaum verloren wir das Ziel aus den Augen, verdoppelten wir unsere Anstrengungen.» In der Bundesverwaltung sollen die Anstrengungen nicht ins Leere stossen. Die personalpolitischen Ziele sind in Art. 4 Bundespersonalgesetz (BPG) 1 aufgeführt. Mit der Personalstrategie Bundesverwaltung und deren sieben Stossrichtungen sorgt der Bundesrat dafür, dass diesen Zielen nachgelebt wird. Als strategische Messgrössen zu diesen Stossrichtungen hat er zudem Sollwerte und Indikatoren festgelegt, die die Umsetzung der Ziele von Art. 4 BPG konkretisieren. Kreisgrafik Die sieben farbigen Elemente der Kreisgrafik symbolisieren die sieben Stossrichtungen der Personalstrategie Bundesverwaltung Personalmarketing und Bindungsmassnahmen ausbauen Personalbedarfs- und Personalkostenplanung stärken* Modernes Arbeitsumfeld schaffen Konkurrenzfähige Anstellungsbedingungen bieten* Führung des Personals als Basis für hohe Leistungsfähigkeit und Arbeitszufriedenheit Mitarbeitende auf künftige Herausforderungen vorbereiten Potenzial der Vielfalt nutzen * Bei diesen Stossrichtungen gibt es keine Sollwerte und Indikatoren 1 SR Bundeshaus 5

4 Ausgestaltung der Sollwerte und Indikatoren Die Sollwerte und Indikatoren gelten für die Bundesverwaltung als Ganzes. Aufgrund unterschiedlicher Voraussetzungen ist damit zu rechnen, dass manche Organisationseinheiten nicht alle Sollwerte und Indikatoren erreichen können. Überdurchschnittliche Werte in einigen Departementen gleichen aber unterdurchschnittliche in anderen Departementen aus. Das Wichtigste in Kürze Sollwerte sind Ziele, die sich auf harte, quantitative Kennzahlen, insbesondere aus dem elektronischen Personalinformationssystem (BV PLUS), stützen. Indikatoren bewegen sich auf einer 100er Skala und beziehen sich auf weiche, qualitative Daten, namentlich auf die Ergebnisse der Personalbefragungen. Der Bundesrat hat die Sollwerte und Indikatoren für die Legislaturperiode in Kraft gesetzt. Er informiert die parlamentarischen Aufsichtskommissionen im jährlichen Reporting Personalmanagement über die Umsetzung der Personalstrategie Bundesverwaltung Die Sollwerte und Indikatoren bezeichnen den Ende 2015 gewünschten Zustand. Der Bundesrat hat Sollwerte und Indikatoren gewählt, die aufgrund verschiedener Erfahrungszahlen realistisch sind. Um der Komplexität der Bundesverwaltung gerecht zu werden, hat er sie als Zielbänder ausgestaltet. Damit berücksichtigt er, dass Ausseneinflüsse vorübergehend zu Abweichungen vom Langfristziel führen können. Zielbänder fangen diese Schwankungen auf. Bundeshaus 7

5 3,0 % 2,5 % 2,0 % Sollwert X 2,0 % 3,0 % 1,5 % 1,0 % 0,5 % 0,0 % ,0 % 1,9 % 2,5 % 2,7 % Der Bereich zwischen der Unter- und Obergrenze gilt als «grün» im Sinne eines Ampelsystems. In vielen Fällen, beispielsweise bei den Indikatoren zu den Werten aus der Personalbefragung, ist es unbedenklich oder sogar willkommen, dass das Ergebnis über das Zielband hinausschiesst. Im Folgenden sind die Sollwerte und Indikatoren unter den strategischen Stossrichtungen der Personalstrategie Bundesverwaltung aufgeführt. 8

6 Personalmarketing und Bindungsmassnahmen ausbauen Verbleibquote Lernende: 30,0 % 40,0 % Verbleibquote Hochschulpraktikantinnen und -praktikanten: 30,0 % 40,0 % Sollwerte zu Art. 4 Abs. 2 Bst. a BPG Datenquelle: Personalinformatiossystem BV PLUS Die Verbleibquote weist aus, wie viele der Lernenden und Hochschulpraktikantinnen und -praktikanten innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss der Ausbildung eine Stelle in der Bundesverwaltung erhalten haben. Das in der Bundesverwaltung erworbene Wissen und Können der Lernenden und Hochschulpraktikantinnen und -praktikanten soll, wenn möglich, auch nach Abschluss ihrer Ausbildung genutzt werden. Die Verbleibquote hängt neben dem Willen des Arbeitgebers jedoch auch von der individuellen Planung ab. Manche Lernende zum Beispiel wollen statt eine Stelle anzutreten eine weiterführende Schule besuchen. Kontinuierliches Commitment (Bindung): Punkte Indikator zu Art. 4 Abs. 2 Bst. j BPG Datenquelle: Personalbefragung Der Grad des kontinuierlichen Commitments sagt aus, wie stark die Bindung der Mitarbeitenden an die Organisation und ihr Wunsch ist, weiterhin dazu zu gehören. Das kontinuierliche Commitment gilt als wichtiger Gradmesser für die Leistungsfähigkeit der Organisation. Lernendenanteil: 4,0 % 5,0 % Anteil Hochschulpraktikantinnen und -praktikanten: 1,2 % 1,8 % Sollwerte zu Art. 4 Abs. 2 Bst. j BPG Datenquelle: Personalinformationssystem BV PLUS Mit diesem Sollwert will der Bundesrat einen hohen Lernendenanteil beibehalten. Dabei soll die hohe Qualität der Betreuung gesichert bleiben. Der Bundesrat hat bei diesem Sollwert auch berücksichtigt, dass die Anzahl von Schulabgängerinnen und -abgängern in den nächsten Jahren abnehmen und auf den Stand von 2006 zurückfallen wird. 2 UVEK, Bundesamt für Energie, Ittigen 2 Für das Jahr 2015 werden Eintritte in die Berufsbildung erwartet, im Jahre 2006 waren es (BFS, Berufsbildungsindikatoren Sekundarstufe II, Entwicklung und Prognosen, Szenario neutral). 11

7 Ein angemessener Anteil an Hochschulpraktikantinnen und -praktikanten ist wichtig, um den Nachwuchs an besonders gut qualifiziertem Personal sicherzustellen. Als Berechnungsgrundlage von 100 Prozent dient der Stellenbestand ohne die Verwaltungsbereiche mit Monopolcharakter, die fachspezifische Berufsausbildungen anbieten. 3 Personalinformation: Punkte Indikator zu Art. 4 Abs. 2 bst. k BPG Datenquelle: Personalbefragung Die Antworten zur Personalinformation sagen aus, ob sich die Mitarbeitenden rechtzeitig und verständlich über aktuelle, die ganze Bundesverwaltung betreffende Personalthemen informiert fühlen. 3 Zoll und Grenzwache, Militär, diplomatischer und konsularischer Dienst 12

8 Modernes Arbeitsumfeld schaffen Vereinbarkeit Arbeit und Privatleben: Punkte Indikator zu Art. 4 Abs. 2 Bst. i BPG Datenquelle: Personalbefragung Der Wert zeigt an, wie die Mitarbeitenden die Möglichkeiten einschätzen, Arbeit und Privatleben miteinander in Einklang zu bringen. Die Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben stärkt die Bindung zum Arbeitgeber und dient auf dem Arbeitsmarkt als wichtiges Argument. Arbeitszufriedenheit: Punkte Indikator zu Art. 4 Abs. 2 Bst. a BPG Datenquelle: Personalbefragung Die Arbeitszufriedenheit misst die subjektive Wahrnehmung der Arbeitssituation. Eine hohe Arbeitszufriedenheit erhöht die Identifikation, das Engagement und die Bindung der Mitarbeitenden gegenüber der Organisation. EDI, Bundesamt für Statistik, Neuenburg 15

9 Führung des Personals als Basis für hohe Leistungsfähigkeit und Arbeitszufriedenheit Gesundheit: Punkte Indikator zu Art. 4 Abs. 2 Bst. g BPG Datenquelle: Personalbefragung Bei der Personalbefragung wird nach der physischen und der psychischen Gesundheit gefragt. Der Indikator «Gesundheit» bezieht sich auf den Durchschnitt der beiden Werte. Die Gesundheit ist ein wichtiger Bezugspunkt der Personalpolitik. Nach Einführung der standardisierten Zeitwirtschaft wird in einigen Jahren die Festlegung eines Sollwerts für krankheits- und unfallbedingte Abwesenheiten geprüft. Führung: Punkte Indikator zu Art. 4 Abs. 2 Bst. g BPG Datenquelle: Personalbefragung Die Führungskräfte schaffen die Voraussetzungen, dass ihre Mitarbeitenden hohe Leistungen erbringen können. Der Führungswert misst, wie die Mitarbeitenden ihre direkten Vorgesetzten und das oberste Leitungsgremium ihrer Verwaltungseinheit einschätzen. Dabei beurteilen sie, wie gut die Führung informiert, Rückmeldung gibt sowie Ziele setzen kann, und wie sehr sie der Führung generell vertrauen. EVD, Staatssekretariat für Wirtschaft, Bern 17

10 Mitarbeitende auf künftige Herausforderungen vorbereiten Ausbildungsausgaben in Prozent der Personalausgaben: 0,8 % 1,2 % Sollwert zu Art. 4 Abs. 2 Bst. b BPG Datenquelle: Staatsrechnung Aus- und Weiterbildung ist einer der wichtigsten personalpolitischen Beiträge an den Erfolg einer Organisation. Die Entwicklung der Ausbildungsausgaben ist ein Gradmesser für die Nutzung des Aus- und Weiterbildungsangebots. Nach Einführung der standardisierten Zeitwirtschaft in der Bundesverwaltung wird in einigen Jahren aufgrund der ersten Erfahrungen ein Sollwert für die Anzahl Ausbildungstage je Mitarbeiterin und Mitarbeiter geprüft werden. In diesen Zahlen nicht enthalten sind die Eigenleistungen der Departemente, deren Mitarbeitende selber Kurse durchführen oder die aufwändige Ausbildungen aus anderen Krediten finanzieren (Militärpilotinnen und -piloten, Zollschule Liestal usw.). Eigenrekrutierung Kader: 60,0 % 80,0 % Sollwert zu Art. 4 Abs. 2 Bst. c BPG Datenquelle: Personalinformationssystem BV PLUS Die Eigenrekrutierungsquote Kader zeigt auf, wie viele Personen, die im Bereich der Lohnklassen angestellt werden, bei ihrer Anstellung bereits in der Bundesverwaltung arbeiten (100 % = interne und externe Rekrutierungen). Zur Eigenrekrutierungsquote zählen auch Anstellungen von einer tieferen Kaderklasse in eine höhere Kaderklasse. Bevorzugt der Arbeitgeber für Anstellungen in höheren Lohnklassen eher Bundesangestellte, so löst er direkt oder indirekt einen externen Ersatz in tieferen Lohnklassen aus. Damit schafft er Aufstiegsmöglichkeiten und nutzt die bundesspezifischen Kenntnisse und die Erfahrung seiner Mitarbeitenden. Der Sollwert ist eine wirksame Massnahme, um die beruflichen Perspektiven der Mitarbeitenden zu verbessern. Weil die Eigenrekrutierung von verschiedenen Einflüssen abhängt, ist das Zielniveau zum Auffangen von Schwankungen mit einer grosszügigen Bandbreite versehen. EFD, Eidgenössische Zollverwaltung, Chiasso 19

11 Potenzial der Vielfalt nutzen Geschlechterverteilung Frauen: 44,0 % 48,0% Männer: 52,0 % 56,0 % Sollwerte zu Art. 4 Abs. 2 Bst. d BPG Datenquelle: Personalinformationssystem BV PLUS Diese Sollwerte leiten sich von der Verteilung der Geschlechter in der erwerbstätigen Bevölkerung in der Schweiz ab. Der Frauenanteil liegt zwischen 45,5 und 46,0 Prozent, der Männeranteil zwischen 54,0 und 54,5 Prozent. Wegen der Wehrpflicht und des bewaffneten Dienstes werden die Berufe in der Verteidigung und in der Grenzwache vorwiegend von Männern ausgeübt. Weil beide Aufgabenbereiche beim Bund zentralisiert sind, kann die Bundesverwaltung der Geschlechterverteilung in der Schweizer Bevölkerung nur mit Einschränkungen entsprechen. Die Verteidigung 4 und das uniformierte Grenzwachtkorps werden deshalb beim Sollwert «Geschlechterverteilung» nicht mitgerechnet. Für die Teilbereiche Verteidigung und Grenzwache gelten eigene Sollwerte: Verteidigung Grenzwache Frauen: 11,0 % 12,0 % Frauen: 8,5 % 10,5 % Männer: 88,0 % 89,0 % Männer: 89,5 % 91,5 % Geschlechterverteilung in den Kaderklassen: Frauenanteile nach Lohnklassengruppen (Kl.) Kl = 29,0 % 34,0 % Kl = 16,0 % 20,0 % Sollwerte zu Art. 4 Abs. 2 Bst. d BPG Diese Sollwerte konkretisieren die in der Personalstrategie Bundesverwaltung erwähnte Geschlechterverteilung für den Kaderbereich. Die Bereiche Verteidigung und Grenzwache sind auch hier nicht mitgerechnet. 4 Staatsaufgabe «Verteidigung» nach Klassifikation COFOG der UNO EJPD, Bundesamt für Migration, Wabern 21

12 Sprachenanteile Deutsch: 68,5 70,5 % Französisch: 21,5 23,5 % Italienisch: 6,5 8,5 % Rätoromanisch: 0,5 1,0 % Sollwerte nach Art. 4 Abs. 2 Bst. e BPG Datenquelle: Personalinformationssystem BV PLUS Diese Sollwerte orientieren sich an der Strukturerhebung der eidgenössischen Volkszählung Anteil beschäftigter Menschen mit Behinderungen 1,0 % 2,0 % Sollwert zu Art. 4 Abs. 2 Bst. f BPG Datenquelle: Anonymisierte Statistik der Personal- und Sozialberatung der Bundesverwaltung (PSB) Der Sollwert bezieht sich auf den Anteil von Menschen mit Behinderungen, für deren berufliche Integration die Personal- und Sozialberatung der Bundesverwaltung auf Antrag der Verwaltungseinheiten Mittel aus dem Kredit für besondere Personalkategorien abtritt. Eine Erhöhung des Anteils von Menschen mit Behinderungen ist nur über die Reintegration von erkrankten und verunfallten Mitarbeitenden, die Anstellung und die Ausbildung von Menschen mit Behinderungen sowie die Durchführung von Arbeitsversuchen oder Praktika zu erreichen. Für die Anstellungen muss vor allem die Fluktuation genutzt werden. Wie bei der Geschlechterverteilung rechtfertigt es sich auch hier, die Verteidigung und das Grenzwachtkorps auszunehmen. Beide Bereiche beschäftigen zwar Menschen mit Behinderungen und müssen anstreben, deren Anzahl in den nächsten Jahren zu erhöhen. Bei ihnen sind die Einsatzmöglichkeiten jedoch beschränkt, so dass der Sollwert ohne deren Ausschluss verzerrt würde. Nicht mitgerechnet wird ferner das Lokal- und Residenzpersonal des EDA im Ausland. Herausgeber Eidgenössisches Personalamt EPA Eigerstrasse 71 CH-3003 Bern intranet.infopers.admin.ch info@epa.admin.ch Konzept und Layout Push n Pull Deutschweiz, Bern Fotografie Marco Zanoni, Bern Druck und Vertrieb Bundesamt für Bauten und Logistik BBL Artikelnummer d Zweite, überarbeitete Auflage 600 d / 200 f / 150 i Cette publication existe également en français. La presente pubblicazione e disponibile anche in lingua italiana. 2013, Eidgenössisches Personalamt EPA 22

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