AbaBau im Grossunternehmen "transparent, einfach und effizient"

Transkript

1 Programme, Produkte, Technologien 1 AbaBau im Grossunternehmen "transparent, einfach und effizient" Mit der ABACUS Gesamtlösung hat der Baukonzern KIBAG die meisten seiner Wertschöpfungsprozesse in einem einzigen Mandanten abgebildet. Dafür wurden 70 Prozesse der Ingenieur sabteilungen, der Tiefbaufirmen, der technischen Dienste im Werkhof und der Werkstatt erfasst. Nach fünf Jahren intensiver Konzeption, Entwick lung und Einführung ist das optimierte Standardsystem heute als das derzeit grösste ABACUS Projekt in der Schweiz seit 1. Januar 2014 in Betrieb. Wer mit dem Zürichsee vertraut ist, kennt die gemächlich dahintuckernden, mit Kies beladenen "Ledischiffe" der Firma KIBAG. Sie gehören zum Land schaftsbild wie das Grossmünster zu Zürich. Die KIBAG ist 1926 aus dem Zusammen schluss von zwei Kies- und Bagger-Unternehmen entstanden. Inzwischen zählt die Zürcher KIBAG Gruppe zu den führenden Unternehmen im Baustoff- und Bau bereich der Schweiz. Ein über Zukäufe erfolgtes Wachstum und die vermehrte überregionale Zusammenarbeit der Geschäftseinheiten haben die Ablösung einer heterogenen Software-Landschaft durch ein vollständig integriertes ERP-System notwendig gemacht. Initialzündung dafür war der Wunsch der Baufachleute nach einem einheitlichen Kalkulationsmodell. Seit AbaBau im Einsatz steht, ist bei der KIBAG ein strukturierter Prozess von der Offerte bis zum Bauauftrag implementiert. Damit der Umstieg organisatorisch und mengenmässig rasch zu bewältigen war, hat sich die Firmenleitung 2009 für eine Standard lösung entschieden. Gleichzeitig verlangte sie damit auch die Durchlaufzeiten der Offerten massiv zu reduzieren. Dieses Argument ist in der Baubranche elementar, denn wer hier "mehr offeriert, fakturiert auch mehr". Der Entschluss zum Wechsel war sehr weitreichend. Er zog ein Change-Management nach sich, das Prozesse und die Firmenkultur betraf. Denn man wollte nicht nur die Durch laufzeiten von der Offerte zur Abrechnung als Wettbewerbs faktor verkürzen, sondern auch die Dokumentation und Ablage vereinheitlichen und die manuellen Massenarbeiten ersetzen, um mehr Zeit den Kunden zu widmen. Dazu wurden vier verschiedene Baulösungen evaluiert. AbaBau mach te das Rennen entschied die Geschäftsleitung, anstelle der Divisionalisierung ein einziges ERP- System für sämtliche Bereiche einzuführen. Matchent scheidend für

2 2 Programme, Produkte, Technologien die Wahl von ABACUS war laut KIBAG-Projektleiter Roland Muff nicht nur die hohe Qualität der integrierten Software AbaBau. Ebenso wichtig war die geografische und mentalitätsmässige Nähe der Entwickler. Dazu kamen die positiven Rückmeldungen der neu gekauften Firmen, bei denen als erstes die ABACUS Software implementiert wurde, Lösungen bei ABACUS Referenzkunden und der regelmässige Informationsaustausch mit der Baufirma Walo, ihrerseits eine grosse ABACUS Anwenderin. Ambitionierte Vorgaben 2011 wurden das Umsetzungskonzept in Angriff genommen und die drei bereits existierenden Vorprojekte zu einem einzi- Heute werden über 25'000 Projekte in AbaProject geführt und es sind über 150 ipad mit dem Tagesrapport im Einsatz. gen grossen Projekt namens Phoenix zusammengeführt. Parallel mit dem Gesamtprojekt wurden diverse Installationen, sogenannte "Best Effort Lösungen" mit AbaBau, der Fibu- und der Lohnsoftware sowie dem Servicemanagement bei verschiedenen KIBAG-Betrieben vorgenommen, um so mit der ABACUS Software Erfahrungen zu sammeln. Allen Beteiligten war klar, dass diese Insellösungen dann durch das integrierte Gesamt konzept abgelöst würden. Die Firmenlosung "transparent, einfach, effizient" galt auch für Phoenix: Damit es effizient realisiert werden konnte, sollten die abgebildeten Prozesse klar und verständlich sein. Die Umsetzung musste standardisiert sein, um Selbstverwirkli chungs aktionen Einzelner zu unterbinden. Um die Zahlentransparenz zu erhöhen, soll te sich die Konzerngruppe mit 17 Bau- und Recyclingbetrieben sowie 13 Kies- und 22 Betonwerke und die nachgelagerten Finanz- und Lohn abteilungen als Geschäfts bereiche innerhalb eines einzigen Mandanten abbilden lassen. Damit sollte die KIBAG in der Lage sein, den Austausch an Maschinen, Material und Mitarbei tenden innerhalb der Firmengruppe automatisch und geschäftsübergreifend zu buchen und neu dazu kommende

3 Programme, Produkte, Technologien 3 Ge schäftsbereiche ohne Hilfe von Beratern einzubinden kam ABACUS Partnerin Axept an Bord. Mit Thomas Melliger und Noël Lanker von Axept sowie Roland Muff und Christian Schollenberger von KIBAG standen dem Projekt Personen vor, die es straff führten. Trotzdem vergassen sie nicht, auch viele KIBAG Mit arbeitende an Bord zu nehmen und ihnen ausreichende Möglich keiten zu bieten, sich mit ihren Grund erfahrungen der ABACUS im Aufbau der Softwarelösung einzubringen. Arbeitsgruppe als Projektkatalysator Die Konzeption erfolgte im 2012 und die Implementierung begann im Frühling Um die Umsetzung und Einführung der Software zu fördern und vorhandenes Know-how zu nutzen, wurden im Konzern Personen rekrutiert, die in ihren Gebieten Fach spe zialisten sind resp. bereits Erfah rung im Die Durchlaufzeiten sämtli cher Prozesse sind kürzer geworden, Doppelund Mehrfach erfas sungen sind weggefallen. Umgang mit ABACUS hatten. Sie sollten zusammen mit den 20 Teilprojektleitern von KIBAG und Axept als Pilotanwender an der Entwicklung von Phoenix mitwirken und in einer zweiten als Vorreiter ihr Wissen als Ausbildner an die Kol le gen weitergeben. Das Team bestand aus 40 Leuten in unterschiedlichsten Stellungen vom Prokuristen bis zur Buch hal terin aus den Technischen Werk stätten, der Marina, der Bau kal ku lation sowie der Lohn- und Finanz ab teilung. Alle haben neben ihrer normalen Tätigkeit auf freiwilliger Basis mitgearbeitet und viel Energie ins Projekt investiert. Der Projektleitung ist es geglückt, in nert Kürze das notwendige Know-how über die Software, via Key-User in der gesamten Gruppe zu verbreiten. Der Produktivitätsstart erfolgte wie geplant termin- und budgetgerecht am 1. Januar Offerten sind das A und O der Baubranche "Schnell schaufeln können alle", sagt Projektleiter Muff und

4 Programme, Produkte, Technologien 4 Roland Muff, Projektleiter zu den Vorteilen der ABACUS Software bei KIBAG "Alle Daten werden nur noch einmal erfasst und stehen fast überall zur Verfügung. Ihre Rückverfolgbarkeit ist heute ebenfalls gegeben und auch die Auswirkungen von Mutationen werden transparent. Innerhalb der Software-Lösung gibt es keine Schnittstellen, nur solche nach aussen zu Drittsystemen. Wir haben nun eine homogene Sys temlandschaft, die es erlaubt über den ganzen Betrieb einheitlich zu arbeiten und zu kalkulieren." Thomas Melliger, Projektleiter Axept "Wird ein neues Unternehmen in die KIBAG-Gruppe integriert, lässt es sich im Handumdrehen in die ABACUS System landschaft der KIBAG aufnehmen. Es braucht lediglich ein zusätzlicher Geschäftsbereich eröffnet zu werden und schon können in wenigen Arbeitstagen sämtliche Prozesse fürs Rapportieren oder Offerieren unterstützt werden." Martin Kühn, CFO KIBAG "Mit der ABACUS Software haben wir eine breite Angebotspalette an Modulen zur Verfügung, mit denen ein grosses Spektrum an Geschäftsprozessen unterstützen werden kann und uns ein gutes Gefühl gibt für den weiteren Ausbau der Lösung in der Zukunft." verweist darauf, dass in der Baubranche die Offerten matchentscheidend seien. Nur wenn diese korrekt gerechnet und bei der Erstellung alle Aspekte berücksichtigt sind, ergeben sich keine Nachfol geprobleme bei den abschliessenden Bauabrechnungen. Seit AbaBau im Einsatz steht, ist bei der KIBAG ein strukturierter Prozess von der Offerte bis zum Bauauftrag implementiert. Dank gesteigerter Effi zi enz, so Muff, könne nun das Offe ring von derzeit 30'000 Bau stellenofferten pro Jahr gut bewä ltigt werden. Dazu tragen auch Funk tio nen für den Offert vergleich, ARGE-Abrechnungen, der Tages rapport oder eine detaillierte Nach kal ku lation verbunden mit einer lau fen den Kostenkontrolle der Baupro jekte bei. Diese und alle anderen Ver bes- Facts and Figures: Datenmengen per Ende 2014 Geschäftsbereiche im zentralen Mandant 30 Eröffnete Projekte 26'132 Projektbuchungen 4 Mio Leistungsarten für Rapportierungen 545 Lohnabrechnungen 19'800 PDF in elektronischen HR-Dossiers 21'450 ipads für Tagesrapporterfassung 156 Inventarstammdaten/Maschinen 3'696 Anlagenstammdaten 5'370 Kreditorenbelege 91'050 Serviceobjekte 13'167 Serviceaufträge 10'810 Artikel 24'670

5 5 Programme, Produkte, Technologien serungsvorschläge resultieren aus der engen Zusammenarbeit mit den ABACUS Entwicklern, die diese in die jüngste Release-Version von AbaBau integriert haben. Um sie so schnell als möglich zu verwenden, hat die Projektleitung entschieden, bereits nach zehn Mo na ten auf die neueste Version 2014 umzusteigen. Die Datenhaltung erfolgt zentral, so dass Informationen des kaufmännischen und technischen Bereichs jederzeit für Soll-Ist-Vergleiche zur Verfügung stehen. Dafür gibt es rund 250 verschiedene Auswertungen. Daten zu Mitar beiter- und Maschinens tun den sowie Material und Fremd leistungen sämtlicher Rap porte können nach der Erfassung in die Baustellen aus wertungen miteinbezogen werden. Mit der neuen Software AbaBau wurden im ersten Jahr bereits rund vier Mil li onen Buchun gen durchgeführt. Mussten Bauführer, Poliere und Baggerführer früher ihre Rapporte auf Papier vornehmen, gibt es jetzt dafür Tablet-Rechner. Das hat das Sammeln von Daten beschleunigt und deren Verarbeitung vereinfacht wie etwa ihre Weitergabe via Aba- Bau an die Lohnbuchhaltung oder für die Leistungserfassung zum Fakturieren. Heute werden über 25'000 Projekte in AbaProject geführt und es sind über 150 ipad mit dem Tagesrapport im Einsatz. KIBAG Gruppe Der Baukonzern mit Sitz in Zürich umfasst 13 Kies- und 22 Betonwerke, 17 Baubetriebe und Recycling- sowie Entsorgungsunternehmen. Insge samt beschäftigt die Gruppe rund 1600 Mit arbeitende. Das Unternehmen ist vor allem in den drei Geschäftsbereichen Baustoffe, Bauleistungen sowie Umwelt und Entsorgung tätig. Die einzelnen Regionen des Geschäftsbereichs Bau stoffe, Kies und Beton sowie die einzelnen Baubetriebe des Geschäfts bereichs Bauleistungen werden als eigenständige Profitcenter geführt. Damit zählt das Unternehmen zu den grössten Firmen der helvetischen Bauzunft. Wichtige Baustellen sind derzeit der Seeuferweg in Zürich bei Wollishofen, der Autobahnanschlusskreisel Chur Süd, die Betonarbeiten an den Pisten des Flughafen Zürichs und bei der SBB die Durchmesserlinie Zürich. ABACUS Software bei KIBAG Dienstleistungen AG AbaBau Technische Bausoftware 372 Benutzer Werkhof 60 Benutzer ipad App Tagesrapport für mobile Datenerfassung 156 Benutzer Leistungs-/Projektabrechnung 168 Benutzer Service-/Vertragsmanagement 114 Benutzer Auftragsbearbeitung, Lagerbewirtschaftung 104 Benutzer E-Business AbaShop 18 Benutzer CRM/Adressmanagement 300 Benutzer Finanzbuchhaltung 42 Benutzer Debitorenbuchhaltung 38 Benutzer Kreditorenbuchhaltung 88 Benutzer AbaScan 150 Benutzer Archivierung 80 Benutzer Visumsverantwortliche 270 Benutzer Anlagenbuchhaltung 62 Benutzer Lohnbuchhaltung für 2000 abrechenbare Mitarbeitende 130 Benutzer Electronic Banking 32 Benutzer Infomanagement 450 Benutzer AbaReport 500 Benutzer AbaNotify 1 Benutzer AbaMonitor 1 Benutzer

6 Programme, Produkte, Technologien 6 Fazit Die Durchlaufzeiten sämtlicher Prozesse sind kürzer geworden, Doppel- und Mehrfach erfas sungen sind weggefallen. Obwohl sich der Mitarbeiterbestand in sieben Jahren mehr als verdoppelt hat, ist der administrative Bereich nur um zehn Prozent gewachsen. Die Admi nistra tion bei der KIBAG-Gruppe ist, wie geplant, effizienter und kostengünstiger geworden. Mit der neuen Software AbaBau wurden im ersten Jahr bereits rund vier Mil lionen Buchun gen durchgeführt. Auch die drei schon durchgeführten Zwischen abschlüsse in der ABACUS Software lassen Roland Muff optimistisch auf den bevorstehenden Jahres ab schluss blicken. Für Auskünfte zum beschriebenen Projekt wenden Sie sich an: Thomas Melliger, Mitglied der Geschäftsleitung / Partner, thomas.melliger@axept.ch Noël Lanker, Mitglied der Geschäftsleitung / Partner, noel.lanker@axept.ch Axept Business Software AG Rorschacher Strasse 294, CH-9016 St. Gallen, Telefon Grubenstrasse 109, CH-3322 Schönbühl, Telefon Hohenrainstrasse 10, CH-4133 Pratteln, Telefon Spinnereiweg 6, CH-8307 Effretikon, Telefon kontakt@axept.ch E+S ASW.P1/ de.Schoop