SelectLine Lohn. Version Ausführliche Beschreibung. der Änderungen und Neuerungen

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1 SelectLine Lohn Version 11.5 Ausführliche Beschreibung der Änderungen und Neuerungen Copyright 2013 by SelectLine Software AG, CH-9016 St. Gallen Kein Teil dieses Dokumentes darf ohne ausdrückliche Genehmigung in irgendeiner Form ganz oder in Auszügen reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wir behalten uns vor, ohne besondere Ankündigung, Änderungen am Dokument und am Programm vorzunehmen. Die im Dokument verwendete Soft- und Hardware-Bezeichnungen sind überwiegend eingetragene Warenbezeichnungen und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsschutzes /rc/bl/1.7 Seite 1 von 50

2 Inhalt 1 Einleitung swissdec Wer und was ist swissdec? Allgemeine Informationen swissdec- und frühere Suva-Zertifizierung und Status Anforderungen und Empfehlungen swissdec Keine Funktionserweiterungen Versicherungskompatibilität/Versicherungsprofil Vorgehensweise beim Update/Neustart Version Wichtige Information zum Zeitpunkt des Updates Version Neuer Mandant Ordnerstruktur swissdec-ordner Historie-Ordner Neue Einstellungsmöglichkeiten des Mandanten Generelle Information zum Format Strasse/Nummer Generelle Information zu Versicherungsnummer und -codes Adresse Neue Felder Nicht mehr benötigte Felder Optionen Neue Felder Bereich swissdec Neue Felder Bereich Suva/UVG Neue Felder Bereich Lohnstrukturerhebung Sonstige Anpassungen AHV/ALV Bereich AHV Bereich ALV/ALV Zusatz FAK SUVA und UVG UVGZ KTG BVG Standards Standardabzüge Lohnausweis Validierungen im Mandant Personengruppe und Kategorie in UVGZ und KTG Personengruppe Kategorie Nicht versichert = X0 (Personengruppe X und Kategorie 0) Datensicherung grösser durch Historie-Files Neuerungen in allgemeinen Stammdaten Menüpunkt Mitarbeiter in Stammdaten Personengruppen Pensionskassen Bankbezüge Neuerungen in den Mitarbeiter-Stammdaten Neu unter Stammdaten Seite 2 von 50

3 7.2 Seite Adresse Neue Felder Wiedereintrittsmöglichkeit Checkbox AHV-Nr. und Soz.Vers.Nr. nicht bekannt Checkbox Abrechnung überspringen Seite Allgemein Seite Versicherung Seite Neuer Lohnausweis Neue Felder Vorgaben aus Mandant überschreiben Neue Seite Statistik Validierungen im Mitarbeiter Wichtige Information betr. Extrafelder und Maskeneditor Neuerungen in Zulagen/Abzüge Neu unter Stammdaten Neues 4-stelliges Nummernsystem swissdec-zulagen- und Abzugstamm in bestehendem Mandanten Gesperrte Zulagen/Abzüge nach erstmaliger Verwendung Prozent von Basis bei Sozialversicherungs-Abzügen entfernt Ziffern 7_1 und 7_2 durch 7 ersetzt Lohnstrukturerhebung Statistik Betrag und Statistik Menge, Abrechnungsassistent Neuerungen in Arbeitgeber-Abzugsgruppen Neu unter Stammdaten Nachzahlungen erfassen Allgemeine Informationen Berechnungsinformationen Systematik Ablauf Nachzahlung Start Abrechnungsassistent Auswahl ausgetretene Mitarbeiter Mutation der Zulagen/Abzüge Fertigstellung Nachzahlung Bereinigung Mitarbeiterstamm/Mitarbeiter löschen Historie bisheriger Abrechnungsläufe Historie starten Anzeige Historie Modus Statuszeile Bildschirmhinweis Historie beenden Elektronisches Lohnmeldeverfahren (ELM) und XML Support ELM und ViewGen durch swissdec Kurzablauf Elektronische Lohnmeldung (Transmitter) Zertifikate installieren Mitarbeiter Ersatzmeldung Versicherer Steuer und Statistik Option Details Ping Seite 3 von 50

4 Interoperabilität Historie Lohnmeldungen Komplettierung durchführen Elektronischer Lohnausweis per ViewGen Auswertungen Neue Auswertungen BVG und bestehende Auswertungen im ViewGen, Scheine Lohnjournal Stammdaten Firmen/Mandant Kinderzulagen Neue Sortiermöglichkeit System Druckvorlagen (!LISTE ) generell gesperrt Kein Excel-Export möglich Keine Anpassung Ribbon-Bar möglich/menü zurücksetzen Checkliste Vor dem Update Nach dem Update Bundesamt für Statistik FAQ häufig gestellte Fragen Anmerkung: Hinweise zu programmübergreifenden Funktionen finden Sie im Dokument Update Programmübergreifendes Version Beachten Sie, dass diese Dokumente sich immer noch in Überarbeitung befinden und Änderungen jederzeit vorbehalten bleiben! Seite 4 von 50

5 1 Einleitung Mit der Version 11.5 werden Microsoft Windows Server 2003, 2008 und 2008 R2 sowie die Microsoft- Betriebssysteme Windows 7 (Versionen Professional und Ultimate), Vista (Versionen Business und Ultimate) und Windows XP Professional unterstützt. Beachten Sie, dass vor allem für den Betrieb im Zusammenhang von PC Kasse mit Touchscreen-Layout keine Windows-Embedded-Betriebssysteme getestet und frei-gegeben worden sind! Als Datenbanken können die BDE (nur Lohn) und die Microsoft SQL-Server 2005, 2008 und 2008 R2 verwendet werden. Der SQL Server 2000 wird nicht mehr unterstützt. Beachten Sie, dass SQL-Sever 2005 noch angeboten, der Support seitens Microsoft aber seit April 2011 eingestellt wurde und nur noch über die Service-Packs angeboten wird. Spätestens mit der Version 12 kann SelectLine nicht mehr mit dem SQL-Server 2005 betrieben werden. Hinweis: Microsoft beendet(e) die Unterstützung für die Betriebssysteme Windows XP mit SP2 sowie Windows Vista ohne Servicepack (SP). Sie sollten bei Nutzung dieser Betriebssysteme die letzten Servicepacks (Vista mit SP2 und Windows XP mit SP3) installieren. In der Version 11.5 wurden neben Einzelfunktionalitäten für folgende zusammenhängende Themengebiete Neuerungen und Veränderungen implementiert: Felder für Angaben der Versicherer in den Mandanten Einstellungen Nutzung unterschiedlicher Berechnungs-/Versicherungscodes Möglichkeit zum Wiedereintritt/-austritt Historie Elektronisches Lohnmeldeverfahren für Bundesamt für Statistik und Neue Auswertungen Ebenfalls in dieser Dokumentation enthalten: Checkliste für das Update Die Reihenfolge der weiteren, nachfolgenden Einzelfunktionen ergab sich aus thematischen Bereichen und stellt keine Wertigkeit der Funktionalitäten dar. Jeder Anwender hat für sich sicherlich eine andere Prioritätenliste. Seite 5 von 50

6 2 swissdec 2.1 Wer und was ist swissdec? Allgemeine Informationen swissdec ist ein nicht gewinnorientiertes Gemeinschaftsprojekt mehrerer unabhängiger Partner und das Qualitätslabel für Lohnbuchhaltungssysteme. Als zentrale Informationsplattform zur Standardisierung des elektronischen Datenaustausches via Lohnbuchhaltungssystemen stellt swissdec Know-how bereit, dient dem Informationsaustausch zwischen allen Interessierten wie Software-Anwendern, Software- Herstellern, Unternehmen, Verbänden, Ämtern und Organisationen, garantiert und überwacht die gesetzlich konforme Datenübertragung und zertifiziert die erfolgreich geprüften Lohnprogramme. Verantwortlich für den Inhalt und den Betrieb von swissdec ist im Auftrag der Stakeholder die Suva, die über 30 Jahre Erfahrung in der Beratung und Zertifizierung von Lohnbuchhaltungen verfügt. Die Entwicklung des XML-Standards ist die konsequente technologische Weiterentwicklung der in der Vergangenheit geleisteten Arbeiten. Weitere Informationen zu swissdec finden Sie unter: swissdec- und frühere Suva-Zertifizierung und Status Der ursprüngliche Lohn von SelectLine wurde seinerzeit mit dem Zertifikat Suva geprüft ausgezeichnet. Im Jahr 2006 fand die im Kapitel 2.1 beschriebene Reorganisation zur Dachorganisation swissdec statt, bei der aufgrund der langjährigen Lohnsoftware-Beratungstätigkeit aber nach wie vor, hauptsächlich die Suva im Hintergrund steht. Da zu jenem Zeitpunkt noch keine swissdec-zertifizierung erfolgte und das Siegel Suva geprüft nicht mehr zeitgemäss war, wurde neu das Zertifikat nach Suva empfohlenen Richtlinien programmiert zugesprochen, das bis und mit Version seine Gültigkeit hat. Nach der Anmeldung zur swissdec-zertifizierung erhielt die Version 11.0 den Status Zertifikat geplant und nach erfolgreichem Abschluss erhält die Version 11.5 nun den Status swissdec certified. 2.3 Anforderungen und Empfehlungen swissdec Viele neue Felder und Funktionen wurden aufgrund von Anforderungen und Empfehlungen seitens swissdec integriert und umgesetzt. Einige davon waren relativ statisch, bei anderen wurde uns ein gewisser Spielraum über die Komplexität der Umsetzung gelassen. Besonders wichtige Anpassungen wurden mit dem swissdec Logo hervorgehoben und zusätzlich kommentiert. 2.4 Keine Funktionserweiterungen Beachten Sie unbedingt, dass im swissdec-lohn keine neuen Funktionen implementiert wurden, sondern der bestehende SelectLine Lohn soweit erweitert wurde, um die Anforderungen abzudecken. Möglicherweise wurde dadurch aber doch automatisch die eine oder andere Anforderung erfüllt, die nun durch swissdec-vorgaben umgesetzt wurde. 2.5 Versicherungskompatibilität/Versicherungsprofil Prüfen Sie im Falle einer ELM-Anwendung, ob Ihre Versicherungen ebenfalls an diesem System teilnehmen. Allenfalls bringt dies durch die später geschilderte Logik der Codes eine Anpassung des Profils mit sich. Wir raten daher zu einer frühzeitigen Prüfung der bestehenden Verträge und Policen mit den Versicherungsinstitutionen. Beachten Sie zudem allfällige Wartezeiten bei diesen Anträgen und schriftlichen Rückbestätigungen. Hinweis Eine vollständige Übersicht aller Lohndatenempfänger können Sie der Webseite von swissdec entnehmen. Seite 6 von 50

7 3 Vorgehensweise beim Update/Neustart 3.1 Version Wir setzen voraus, vor einem Update auf die Version 11.5 den letzten Servicepack-Stand der Version 10.1 einzuspielen, zu reorganisieren und eine Mandanten- sowie Programmdatensicherung zu erstellen. Prüfen Sie die Sicherungen auf Wiederherstellbarkeit. Wird eine Netzwerkinstallation (Serverinstallation) aktualisiert, so erkennen die Arbeitsplatz-Installationen auch weiterhin die höhere Version auf dem Server und führen auf Nachfrage das Arbeitsplatz-Update aus. Beachten Sie hierbei, wie bisher auch, die lokalen Rechte des Windows-Nutzers. Beim Update auf die Version 11.5 laufen für einige Tabellen umfangreichere Prozesse ab, die etwas Zeit in Anspruch nehmen können. Beachten Sie unbedingt, dass der neue SelectLine Lohn unter anderem auch gewisse Änderungen an den Druckvorlagen mit sich bringt. Bevor Sie Ihre bestehende Lohn-Installation updaten, empfiehlt es sich, die Druckvorlagen (im Systemordner) ebenfalls zu sichern. Weiter werden an dieser Stelle auch die notwendigen Komponenten für Viewgen und Transmitter mitinstalliert. SelectLine prüft auch, ob die.net-komponenten von Microsoft vorhanden sind. Sollte dies nicht der Fall sein, wird Microsoft.Net 2.5 SP1 automatisch installiert. Dies ist für das elektronische Lohnmeldeverfahren erforderlich. Zudem wird Microsoft Visual J# für den ViewGen benötigt und muss, sofern nicht bereits vorhanden, installiert werden. Da umfangreiche Prozesse ablaufen, ist genügend Arbeits- und Festplattenspeicher bereitzustellen. Befindet sich der Lohn im Netzwerk auf einem Server, muss bis auf weiteres zusätzlich auf ein lokales Laufwerk installiert werden, damit die ViewGen-Komponenten ordnungsgemäss eingerichtet werden. Die lokale Installation muss NICHT gestartet und konfiguriert werden. Dieser Schritt ist auch wichtig NACH einem Update, wenn dieser eine aktualisierte ViewGen-Version beinhaltet. Seite 7 von 50

8 3.2 Wichtige Information zum Zeitpunkt des Updates Ein Update auf swissdec darf erst und nur dann durchgeführt werden, nachdem ALLE Läufe in ALLEN Vorjahren und auch der letzte Lauf im Dezember des letzten aktiven Jahres bereits abgeschlossen und das neue Jahr eröffnet wurde! Dann kann das nächste Jahr nach den swissdec-richtlinien begonnen werden. Gründe dafür sind u. a.: Umstellungen in den Berechnungsformeln der Basen Neue Logiken der Pro-Rata-Berechnungen der Abzüge Andere Logik der Rundungen Versicherungscodes werden neu in den Abrechnungstabellen pro Lauf und Monat mitgeführt Deshalb kann keine Umstellung während eines laufenden Jahres erfolgen! Das Programm selbst liesse rein aus dem technischen Aspekt heraus gesehen eine Datenübernahme zu - es entsteht dadurch aber ein Mischverhältnis aus nicht-swissdec-konformen - und swissdec-zertifizierten -Datenbeständen. Aus obenerwähnten Gründen sind dadurch die Lohnabrechnungsdaten inkonsistent und können auch nicht mehr korrekt ausgewertet werden. Beachten Sie zusätzlich die im Kapitel 13 ersichtliche Checkliste, die Ihnen die Update-Arbeiten erleichtern soll. Zusätzlich müssen aufgrund zusätzlicher Felder diverse Stammdaten geprüft, überarbeitet und ergänzt werden. Berücksichtigen Sie ebenfalls diesen zeitlichen Mehraufwand vor der nächsten Lohnabrechnung. 3.3 Version Sollten Sie bereits die Möglichkeit genutzt haben, eine Version zu Testzwecken im Parallelbetrieb zu führen, können Sie die Version darüber installieren und ebenfalls die notwendigen Reorganisationen durchführen. Sie können nun die elektronischen Lohnmeldungen erstellen, allenfalls mit Ausnahme des Bundesamtes für Statistik, falls Sie Mengen aus Zulagen deklarieren müssen. Wurden Zulagen mit der Abrechnungsart Menge * Ansatz oder Menge * Ansatz * Faktor verwendet, mit denen z. B. Stundenlohn oder Lektionen abgerechnet wurden, so muss die Anzahl geleisteter Stunden nebst dem eigentlichen Bruttolohn deklariert werden. Dies ist im Kapitel genauer erläutert. Da dieses zusätzliche Feld erst zu einem späteren Zeitpunkt implementiert wurde, würde die BfS-Statistik ohne diesen Wert erstellt werden. Eröffnen und verwenden Sie ab jetzt daher neue Zulagen. Beachten Sie dennoch die nachfolgend beschriebenen Änderungen, um die Einstellungen im Mandanten und die übrigen Stammdaten auf den aktuellsten und für die verschiedenen Auswertungen notwendigen Stand zu bringen. 3.4 Neuer Mandant Es besteht durchaus die Möglichkeit bzw. ist ein Ansatz, zum Zeitpunkt der Umstellung gleich mit einem leeren neuen Mandanten zu beginnen. Dies einerseits im Hinblick zur Bereinigung der bestehenden Stammdaten und andererseits diese auf den von swissdec empfohlenen Lohnartenstamm anzupassen. Seite 8 von 50

9 4 Ordnerstruktur Die bestehende Ordnerstruktur wurde um drei Verzeichnisse erweitert: Lohn\Swissdec (Zertifikate und XML-Files für ELM) Lohn\Daten\Mandant\Historie (Sicherungsdateien für Historiemodus) Lohn\Swissdec (PDF-Dokumente für Viewgen-Auswertung) unter Win7 in ProgrammData 4.1 swissdec-ordner Direkt im Roots-Verzeichnis des Lohns wurde ein Verzeichnis swissdec erzeugt, das notwendige Angaben über die ganzen Meldeverfahren beinhaltet (siehe Kapitel 10 und 11). 4.2 Historie-Ordner Im Verzeichnis Mandant existiert ein Historie-Ordner, in dem jeder Lohnlauf zu Reproduktionszwecken als Datensicherung im LZX-Format abgelegt wird. Dazu mehr in den Kapiteln 5.16 und 9. Seite 9 von 50

10 5 Neue Einstellungsmöglichkeiten des Mandanten Sie werden einige Neuerungen in den Mandanten-Einstellungen vorfinden. Markant dürfte sein, dass es für jede Sozialversicherungsart eine separate Seite mit allen nötigen Angaben für den Versicherungsnehmer gibt. Nachfolgend ein detaillierter Beschrieb der neuen und bestehenden Felder, die Sie in Hinsicht auf korrekte Firmendaten beachten sollten. 5.1 Generelle Information zum Format Strasse/Nummer stellt die Anforderung, dass im Hinblick auf das Elektronische Lohnmeldeverfahren (ELM) das bisherige Feld Strasse neu in zwei Felder zu Strasse und Nummer aufgeteilt wird. Daher ist es nach einem Update wichtig, den Nummernwert aus dem Feld Strasse in Nummer zu übertragen. Massgeblich davon betroffen sind folgende Adressdaten im Mandanten: Mandant FAK SUVA UVG UVGZ KTG BVG 5.2 Generelle Information zu Versicherungsnummer und -codes Bei den später erläuterten Versicherungsnummern muss jeweils ein Eintrag aus einer von uns vorgegebenen Tabelle eine entsprechende Versicherung mit ausgewählt und zugeordnet werden. Diese Werte sind fix vorgegeben und können nicht mutiert, neu erfasst oder gelöscht werden und werden durch uns gepflegt und bei Updates bei Bedarf erneuert. Sollte dennoch der Fall eintreten, dass eine Nummer verwendet werden muss, die zu jenem Zeitpunkt noch nicht im System vorhanden ist, kann dies mittels manueller Eingabe in jenem Feld erfolgen, wobei keine dazugehörige Bezeichnung ersichtlich ist. Für eine allfällige Erstellung des XMLs ist die Nummer ausreichend. Massgeblich davon betroffen sind folgende Versicherungsdaten im Mandanten: Ausgleichskasse FAK UVG UVGZ KTG BVG Falls Sie nicht über eine dieser Versicherungslösungen verfügen, so ist einfach ein Code mit % ohne entsprechenden Abzug zu erfassen und zu verwenden. Seite 10 von 50

11 5.3 Adresse Neue Felder Nummer Postfach BUR-Nummer Unternehmens ID Nicht mehr benötigte Felder vorher in Arbeitgeber-Nr. Bis dato war im Bereich Angaben zum Arbeitgeber die sogenannte Arbeitgeber-Nr. vorhanden, die eigentlich die Vertrags-/Mitglied-Nummer bei der Unfallversicherung darstellte aber auch anderweitig verwendet werden konnte. Aus diesem Grund kann dieses Feld bei einem Update nicht übernommen und der Inhalt bei den entsprechend anderen Versicherungsinstitutionen in den Feldern Mitgliedsnummer, Kundennummer oder Vertragsnummer erfasst werden. AHV-Abrechn.-Nr. Diese Mitgliedsnummer bei der AHV befindet sich neu auf der Seite AHV/ALV im Feld Mitglied-Nr. Unternehmens ID: Vorerst muss in dieses Feld noch die alte UID sprich Handelsregisternummer eintragen werden (Format CH-xxx.x.xxx.xxx.x). Diese wird für das ELM noch in dieser Form benötigt. Mit der nächsten swissdec-version wird auch ein Feld für das neue, vom BfS vergebene Format (CHE-xxx.xxx.xxx), zur Verfügung gestellt und unterstützt. Seite 11 von 50

12 5.4 Optionen Neue Felder Bereich swissdec Startdatum (nicht editierbar) Dieses Datum gibt Auskunft darüber, wann der Mandant auf swissdec aktualisiert wurde oder im Falle einer Neuinstallation wann der Mandant zum ersten Mal gestartet wurde oder auf wann der Abrechnungsbeginn erfolgte. Der Wert richtet sich nach dem Datum des Mandanten und nicht nach dem effektiven Datum gemäss Systemuhr. Zudem passt sich die Ribbon-Bar kleiner dem Startdatum an die bisherigen Funktionen und Darstellung der 10er-Versionen an Neue Felder Bereich Suva/UVG Unfall-Versicherungstyp neu unterteilt nach Suva UVG als Vorgabewert für neue Mitarbeiter Neue Felder Bereich Lohnstrukturerhebung Checkbox ELM für BFS-Statistik verwenden ob überhaupt mit dem SelectLine Lohn die BFS-Statistik erstellt werden soll Einstellungen der Lohnstrukturerhebung einerseits als Vorgabewert für neue Mitarbeiter und andererseits als generelle Statistik-Angabe für Firma Wöchentliche Arbeitszeit Wöchentliche Lektionen Lohnvereinbarung Sonstige Anpassungen Die Pro-Rata-Berechnungs-Funktion 30 Tage/Monat wurde aktualisiert. Ein Austritt am 28. Februar wird als 30 Tage gewertet (vollständiger Monat). Aufgrund dieser Umstellung und weiterer Berechnungsmechanismen im Bereich der Abzüge und Kumulations-Basen ist vorerst nur die 30 Tage/Monat -Berechnung möglich! Dadurch ist die Funktionalität der Arbeitstage bis auf weiteres nur noch zur Berechnung der IST-Arbeitszeit möglich. Seite 12 von 50

13 5.5 AHV/ALV Neu hinzugefügt und entsprechend strukturiert wurde die Seite AHV/ALV Bereich AHV Mitglied-Nr. Ist die Mitglied-Nummer des Mandanten bei der Ausgleichskasse. Dieser Wert war in der Version im Feld AHV-Abrechn.-Nr. auf der Seite Adresse gespeichert Nr. der Ausgleichskasse Mit dem Schalter lässt sich auf die gespeicherte Auswahlliste sämtlicher Ausgleichskassen zugreifen, die beim ELM teilnehmen. Beginn Beitragspflicht Hier ist der Wert des Beginns der Beitragspflicht (18) einzutragen, der dann auch aufgrund des Geburtsdatums beim Mitarbeiter die Gültigkeit/Notwendigkeit der entsprechenden Abzüge prüft Rentenalter männl./rentenalter weibl. Hier ist der Wert des Beginns des Rentenalters für Männer (65) und Frauen (64) einzutragen, der auch aufgrund des Geburtsdatums und Geschlechtes beim Mitarbeiter die Gültigkeit/Notwendigkeit der entsprechenden Abzüge prüft AN Beitrag Neu wird hier, statt wie bisher unter den Abzügen, global und allgemein gültig der Arbeitnehmer- Anteil des AHV-Beitrages (5.15 % ab 2011) eingetragen. AG Beitrag Sollte mit den Arbeitgeber-Beiträgen operiert werden, so kann hier der dafür gültige Prozentsatz des AHV-Beitrages (5.15 % ab 2011) eingetragen werden, wobei dieser nur informativen Charakter hat Freigrenze (pro Monat) Neu wird ebenfalls hier, statt wie bisher unter den Abzügen, global und allgemein gültig die Freigrenze (CHF ) für den AHV-Abzug für Rentner erfasst Bereich ALV/ALV Zusatz AN Beitrag ALV, AN Beitrag ALVZ Neu werden hier, statt wie bisher unter den Abzügen, global und allgemein gültig der Arbeitnehmer- Anteil des ALV- (1.10 % ab 2011) und ALVZ-Beitrages (0.50 % ab 2011) eingetragen AG Beitrag ALV, AG Beitrag ALVZ Sollte mit den Arbeitgeber-Beiträgen operiert werden, so kann hier der dafür gültige Prozentsatz des ALV- (1.10 % ab 2011) und ALVZ-Beitrages (0.50 % ab 2011) eingetragen werden, wobei dieser nur informativen Charakter hat Wichtige Information Beachten Sie, dass die Höchstbeträge/Freigrenzen der ALV bzw. ALVZ weiterhin in den jeweils verwendeten Abzügen definiert werden müssen. Die in den Mandanten-Einstellungen hinterlegten Sätze übersteuern ab jetzt jene Sätze, die bisher in den jeweiligen Abzügen hinterlegt wurden. Seite 13 von 50

14 5.6 FAK Unter Mandant/Einstellungen auf der Seite FAK bietet sich die Möglichkeit, mit eine bis mehrere Versicherungslösungen von Familienausgleichskassen-Zugehörigkeiten pro jeweilige Kantone wie folgt zu erfassen: FAK-Mitgliednummer Ist die Mitglied-Nummer des Mandanten bei der FAK Subnummer Ist eine allfällige Subnummer des Mandanten bei der FAK FAK-Nummer Mit dem Schalter lässt sich auf die gespeicherte Auswahlliste sämtlicher Familienausgleichskassen zugreifen, die beim ELM teilnehmen. Kanton Hier wird der Kanton der FAK zugewiesen. Adressfelder für die Adresse zu informativen Zwecken bzw. der Vollständigkeit halber. Mit kann eine Versicherungslösung wieder bearbeitet oder mit entfernt werden. Die Mitgliedsnummer können in der Kinderzulagen-Auswertung mittels entsprechendem Verweis ausgegeben werden. Es muss im Minimum eine Familienausgleichskasse erfasst werden! Seite 14 von 50

15 5.7 SUVA und UVG Unter Mandant/Optionen wird global entschieden, ob die Unfallversicherung Privat (UVG) oder der Suva (Suva) unterliegt bzw. dies als Vorgabe für den Mitarbeiter dient, wenn die Unfallversicherung über beide Institutionen abgeschlossen wurde. Bei Bedarf kann der Mitarbeiter natürlich auch nachträglich umgestellt werden. Die Daten der SUVA bzw. des UVG Versicherers können nun unter Mandant /SUVA bzw. Mandant/UVG eingegeben und in den Auswertungen mittels Verweisen ausgegeben werden. SUVA und UVG haben zwei getrennte Seiten, wodurch beide Versicherer angegeben und verwendet werden können. Unter Versicherungslösungen werden mit sämtliche Sätze wie folgt erfasst: Bezeichnung Code (meist durch den Unfallversicherer vorgegeben) NBUV-Ansatz (durch den Unfallversicherer vorgegeben) Diese stehen dann unter Versicherung in den Mitarbeiterstammdaten zur Verfügung. Aus den unter Stammdaten/Mitarbeiter/Versicherung gesetzten Codes und den in den Mandanten-Einstellungen definierten Sätzen und Abzuge entsteht dann der UVG-Abzug des Lohnlaufes. Mit kann eine Versicherungslösung wieder bearbeitet oder mit entfernt werden. Seite 15 von 50

16 5.8 UVGZ Neu ist es möglich, Daten für eine sogenannte Unfallzusatzversicherung (UVGZ) zu erfassen. Diese Daten des UVGZ-Versicherers (Adresse, Vertrag und Codes) können unter Mandant/Einstellungen auf der Seite UVGZ eingegeben und in den Auswertungen mittels Verweise ausgegeben werden. Die Daten des UVG und UVGZ Versicherers können voneinander abweichen! Unter Versicherungslösungen werden mit sämtliche Sätze erfasst. Dabei gilt es zu beachten, dass in den UVGZ-Versicherungscodes zwischen den Geschlechtern unterschieden wird. Es ist somit möglich, unterschiedliche Sätze, je nach Geschlecht, innerhalb des gleichen Versicherungscodes zu erfassen. Zusätzlich kann gleich der zu verwendete UVGZ-Abzug des entsprechenden Codes hinterlegt werden. Die Höchst- sowie Freigrenze ist im verwendeten Abzug zu hinterlegen. Bezeichnung Personengruppe (wird durch den Versicherer bekannt gegeben) und im Menüpunkt Stammdaten/Konstanten/ Personengruppen erfasst und verwaltet Kategorie (wird durch den Versicherer bekannt gegeben) Beitrag männl. Beitrag weibl. UVGZ-Abzug (muss hier vom Abzugsstamm zugewiesen werden) Möchten Sie den gleichen Satz mit unterschiedlichen Höchst- oder Mindestlöhne erfassen, so sind zwei Versicherungscodes zu erstellen. In solchen Fällen empfiehlt sich eine Angabe zum Unterschied der vermeintlich gleichen Sätze im Feld Bezeichnung zu machen, um bei der Auswahl des Codes (Mitarbeiterstammdaten) die Übersicht zu behalten. Der eigentliche Versicherungscode setzt sich aus der Kategorie und der Personengruppe zusammen, die im Kapitel 5.15 ausführlicher erläutert werden. Mit kann eine Versicherungslösung wieder bearbeitet oder mit entfernt werden. Seite 16 von 50

17 5.9 KTG Neu ist es auch möglich die Daten des Krankentaggeld-Versicherers (KTG) mit Adresse, Vertrag und Codes unter Mandant/Einstellungen auf der Seite KTG einzugeben und in den Auswertungen mittels Verweise auszugeben. Unter Versicherungslösungen werden mit sämtliche Sätze erfasst. Dabei gilt es zu beachten, dass in den KTG-Versicherungscodes zwischen den Geschlechtern unterschieden wird. Es ist somit möglich, unterschiedliche Sätze je nach Geschlecht innerhalb des gleichen Versicherungscodes zu erfassen. Frauen unterliegen tendenziell höheren Sätzen. Zusätzlich kann gleich der zu verwendende KTG-Abzug des entsprechenden Codes hinterlegt werden. Die Höchst- sowie Freigrenze ist im verwendeten Abzug zu hinterlegen. Bezeichnung Personengruppe (wird durch den Versicherer bekannt gegeben) und im Menüpunkt Stammdaten/Konstanten/ Personengruppen erfasst und verwaltet Kategorie (wird durch den Versicherer bekannt gegeben) Beitrag männl. Beitrag weibl. KTG-Abzug (muss hier vom Abzugsstamm zugewiesen werden) Möchten Sie den gleichen Satz mit unterschiedlichen Höchst- oder Mindestlöhne erfassen, so sind zwei Versicherungscodes zu erstellen. Die Höchst- sowie Freigrenze ist im verwendeten Abzug zu hinterlegen. In solchen Fällen empfiehlt sich eine Angabe zum Unterschied der vermeintlich gleichen Sätze im Feld Bezeichnung zu machen, um bei der Auswahl des Codes (Mitarbeiterstammdaten) die Übersicht zu behalten. Der eigentliche Versicherungscode setzt sich aus der Kategorie und Personengruppe zusammen, welche im Kapitel 5.15 ausführlicher erläutert werden. Mit kann eine Versicherungslösung wieder bearbeitet oder mit entfernt werden. Seite 17 von 50

18 5.10 BVG Neu ist es nun auch möglich, die Daten des Pensionskassen-Versicherers (BVG) mit Adresse, Vertrag und Codes unter Mandant/Einstellungen auf der Seite BVG einzugeben und in den Auswertungen mittels Verweisen auszugeben. Dies ersetzt zudem den bisherigen Menüpunkt Stammdaten/Pensionskassen. Unter Versicherungslösungen werden mit sämtliche Codes wie folgt erfasst: Bezeichnung Code (wird vom Versicherer bekannt gegeben) BVG-Abzug (muss hier vom Abzugsstamm zugewiesen werden) Diese stehen dann unter Versicherung in den Mitarbeiterstammdaten zur Verfügung. Aus den unter Mitarbeiter gesetzten Codes und den in den Mandanten-Einstellungen definierten Sätzen und Abzügen entsteht der BVG-Abzug des Lohnlaufes. Wichtiger Hinweis: Das BVG ist die einzige Versicherung, die noch nicht der swissdec-zertifizierung unterliegt. Aus diesem Grund erfolgt die Auswertung über die herkömmliche Druckauswertung und basiert auf den AHV- Löhnen. Seite 18 von 50

19 5.11 Standards Die Standards wurden um die Basen: UVG UVGZ KTG erweitert. Wichtig ist hier, dass für die Unfallversicherung nur noch eine Basis (3) benötigt und verwendet wird. Somit kann hier für SUVA oder UVG dieselbe Basis benutzt bzw. bei einem der Felder leer gelassen werden können. Seite 19 von 50

20 5.12 Standardabzüge Denken Sie daran, nach dem Update die neuen Standardabzüge zu definieren. Da UVG-Abzug BVG-Abzug in den vorangehenden Versionen nicht enthalten waren, konnten die Felder nicht übernommen werden. Wir weisen Sie darauf hin, dass bei SUVA und UVG im Gegensatz zu der Basis, zwei unterschiedliche Abzüge verwendet werden müssen sofern die Firma beiden Institutionen unterstehen würde. Wir empfehlen: 5035 für SUVA 5040 für UVG Sofern Sie den neuen Kontenstamm gemäss swissdec übernommen haben, sollten alle benötigten Abzüge im Stamm leicht auffindbar sein. Beachten Sie, dass KTG-Abzug UVGZ-Abzug von den Codes abhängig ist, werden diese direkt von den entsprechenden Versicherungslösungen verwendet. Sollten Sie mit dem Arbeitgeber-Anteil arbeiten, so müssen folgende weitere Abzüge hier hinterlegt werden: UVG UVGZ KTG BVG Beachten Sie, dass diese Abzüge rein informativen Charakter besitzen. Seite 20 von 50

21 5.13 Lohnausweis Die neue Vorgabeseite für den Lohnausweis weist die häufigsten Zusatzinformationen bereits auf. Es ist aber weiterhin möglich, zusätzliche Vorgaben für die Gehaltsnebenleistungen zu erfassen Validierungen im Mandant Neu werden beim Speichern des Mandanten folgende Felder auf Inhalt und/oder Format geprüft: AHV-Mitgliednummer Nummer AHV-Ausgleichskasse Kundennummer Suva Subnummer Suva Unternehmens ID (Bekanntgabe im ersten Halbjahr 2011) ELM Hierbei handelt es sich lediglich um einen Hinweis und die Bearbeitung des Mandanten kann auch ohne diese Felder beendet werden. Wir empfehlen allerdings, so viele Daten wie möglich am Anfang zu hinterlegen, damit eine gewisse Vollständigkeit und Übersichtlichkeit in Bezug auf Versicherungsangaben gewährleistet ist. Sie können auch zu jeder Zeit den Button anwählen, um die Konsistenz der Mandanten-Daten zu prüfen. Seite 21 von 50

22 5.15 Personengruppe und Kategorie in UVGZ und KTG In den Kapiteln 5.7 und 5.8 wurde bereits auf die Zusammensetzung des Versicherungscodes hingewiesen. Aufgrund dieser Anforderung wurden im swissdec-lohn folgende neue Felder implementiert: Personengruppe Kategorie Diese Unterteilungen sind vor allem in Bezug auf Auswertungen und Lohnmeldungen erforderlich. Die Personengruppen sowie die Kategorien unterscheiden sich je nach Versicherer und werden von diesem entsprechend bekanntgegeben Personengruppe Bei der Personengruppe handelt es sich um eine Unterteilung der Versicherung in verschiedene Funktionsstufen. Ein Beispiel aus der Praxis könnte wie folgt aussehen: Personengruppe 1: übrige Angestellte Personengruppe 2: Geschäftsleitung Die Personengruppen können unter Stammdaten/Personengruppen erfasst und verwaltet werden Kategorie Bei der Kategorie handelt es sich um die Unterteilung der Versicherung in verschiedene Lohnstufen. Ein Beispiel aus der Praxis könnte wie folgt aussehen: Kategorie 1: UVG-Lohn Kategorie 2: Überschusslohn Nicht versichert = X0 (Personengruppe X und Kategorie 0) Wenn ein Unternehmen nicht UVGZ und/oder KTG versichert ist, benötigt es trotzdem einen Versicherungscode. Dieser muss wie folgt erfasst und im Mandanten in den Versicherungslösungen zugeordnet werden: Personengruppe: X Kategorie: Datensicherung grösser durch Historie-Files Durch den im Kapitel 9 im Detail beschriebenen Historie-Modus vergrössert sich die Datensicherung des Mandanten, da diese Historie-LZX-Files ebenfalls mit gesichert werden. Bedenken und beachten Sie dies unbedingt und prüfen Sie den dafür vorgesehenen Ort der Speicherung auf genügend freien Platz. Die neue Grösse der Datensicherung kann von Anwender zu Anwender je nach Anzahl Stammdaten und Läufen pro Monat varieren und wir empfehlen dies zu beachten und regelmässig zu prüfen. Seite 22 von 50

23 6 Neuerungen in allgemeinen Stammdaten Mit der Version 11.5 wurden einige Menüpunkte, die nachfolgend beschrieben werden, umplatziert, umbenannt oder entfernt. In Abrechnungsjahren vor dem swissdec-startdatum befinden sich diese im ursprünglichen Zustand und können angewendet werden. 6.1 Menüpunkt Mitarbeiter in Stammdaten vorher in : neu in : Da es sich bei Daten wie Mitarbeiter, Zulagen, Abzüge und AG-Abzugsgruppen um Stammdaten im herkömmlichen Sinne handelt, wurde entschieden, diese Punkte entsprechend in Stammdaten zu verschieben. Beachten Sie, dass diese Aufteilung unabhängig des swissdec-startdatums ist. 6.2 Personengruppen Wie bereits im Kapitel 5.14 erwähnt, ist es möglich, unter Stammdaten/ Personengruppen die verschiedenen Personengruppen für die UVGZ- und KTG-Codes zu erfassen und zu verwalten. 6.3 Pensionskassen Da die Pensionskassen neu im Mandanten via BVG und beim Mitarbeiter mittels Code abgehandelt werden, wurde der entsprechende Menüpunkt dafür entfernt. 6.4 Bankbezüge Der ursprüngliche bekannte Begriff Interne Banken wurde im Hinblick auf die Programme Auftrag und Rechnungswesen ebenfalls auf Bankbezüge angepasst. Seite 23 von 50

24 7 Neuerungen in den Mitarbeiter-Stammdaten 7.1 Neu unter Stammdaten Wie bereits im Punkt 6.1 erwähnt, wurden die Mitarbeiter in den Menüpunkt Stammdaten verlegt. Dies steht in keinem Zusammenhang mit dem swissdec-startdatum. 7.2 Seite Adresse Neue Felder Postfach Staatsangehörigkeit Alleinerziehend Anmerkung: Im Gegensatz zu den Daten des Mandanten und der Versicherungen wird hier von swissdec keine Aufteilung zwischen Strasse und Nummer verlangt. Im Label Wiedereintrittsmöglichkeit ist der Vorname ersichtlich. Im Sinne der Benutzerfreundlichkeit und der Empfehlung von swissdec, Wiedereintritte über dieselbe Personalnummer abzuhandeln, wurde diese Möglichkeit eingebaut. Falls ein Mitarbeiter austritt und später neu von der Firma angestellt wird, kann der Wiedereintritt innerhalb derselben Mitarbeiternummer festgehalten werden. Es gibt keine fixe Anzahl von Wiedereintritten und -austritten und diese werden zum jetzigen Zeitpunkt auch nicht mit einer Zeitachse geführt. Seite 24 von 50

25 7.2.3 Checkbox AHV-Nr. und Soz.Vers.Nr. nicht bekannt Durch das aktivieren dieser Checkbox wird der Inhalt der AHV-Nr./Soz.-Vers.-Nr. gelöscht und die automatische Plausibilitätsprüfung der AHV-Nr./Soz.-Vers.-Nr. deaktiviert. Nur so ist es möglich, Mitarbeiter ohne Angabe einer AHV- oder Sozial-Versicherungs-Nummer abzurechnen. Diese Checkbox ersetzt die ehemaligen einzelnen prüfen -Funktionen. vorher in : neu in : Eine Validierung auf die Gültigkeit der Nummer erfolgt weiterhin im Hintergrund. Anmerkung: Obwohl neu eigentlich die Sozial-Versicherungsnummer verwendet wird oder werden sollte, bleibt die konventionelle AHV-Nummer nach wie vor im Programm enthalten Checkbox Abrechnung überspringen Von früheren Versionen ist für Fälle von Sperrungen bis Eintritt und ab Austritt die Abrechnungssperre bekannt. Diese Funktion wurde allerdings oft auch fälschlicherweise dazu verwendet, einen temporären Austritt z. B. bei einem unbezahlten Urlaub zu verwenden, was dann zu falschen Berechnungen der Höchst- und Freigrenzen geführt hat. Korrekt hätte der Mitarbeiter während dieser Zeit mit dem Betrag 0 abgerechnet oder bei Unsicherheit über einen möglichen Wiedereintritt gar ausgetreten lassen und im Falle des Wiedereintrittes mit einer neuen Mitarbeiternummer erfasst werden sollen. Dieser Fall wird nun mit dieser neuen Checkbox Abrechnung überspringen umgangen und somit die korrekte Berechnung von Höchst- und Freigrenzen gewährleistet. Der Mitarbeiter erscheint während dieser Zeit nicht im Abrechnungslauf. 7.3 Seite Allgemein Da die Konstante Pensionskassen entfernt und durch die Mandanten-Einstellung bzw. Codes ersetzt wurde, entfällt auch beim Mitarbeiter die bis dato vorhandene Möglichkeit, Pensionskassen zuzuweisen. vorher in Seite 25 von 50

26 7.4 Seite Versicherung Neu sind die Versicherungscodes nicht mehr unter Mitarbeiter/Allgemein, sondern unter einer neuen, extra dafür errichteten Seite Versicherung zu finden. Ein Ändern der Versicherungscodes löst eine Prüfroutine der Abzüge aus. Wird beispielsweise der AHV-Code geändert, wird man gefragt, ob der alte Abzug gelöscht und mit demjenigen des neuen Codes ersetzt werden soll. Die entsprechenden Versicherungscodes finden Sie unter Mandant/Einstellungen und in der jeweiligen Seite. AHV- und ALV-Codes Diese Codes unterliegen einer Plausibilitätsprüfung im Zusammenhang mit dem Alter des Mitarbeiters. Sollte ein Mitarbeiter aufgrund einer Ausnahmeregelung nicht AHV-pflichtig sein, kann die Überprüfung mittels Checkbox Sonderfall AHV/ALV deaktiviert werden. FAK Diese dient der späteren Ausgabe in Belegen (Auswertungen/Kinderzulagen). SUVA/UVG Hier wird die Einstellung des Mandanten vorgeschlagen und könnte bei Bedarf geändert werden. SUVA/UVG Codes Wählen Sie hier den entsprechenden Versicherungscode aus. UVGZ Code 1 und 2 Ob der Code unter 1 oder 2 ausgewählt wird, ist dabei irrelevant. Beide werden gleichermassen berücksichtigt. Es können maximal zwei verschiedene UVGZ-Codes gewählt werden. KTG Code 1 und 2 Ob der Code unter 1 oder 2 ausgewählt wird, ist dabei irrelevant. Beide werden gleichermassen berücksichtigt. Es können maximal zwei verschiedene KTG-Codes gewählt werden. BVG-Code Der BVG-Abzug ist aufgrund der immensen Anzahl verschiedener BVG-Lösungen standardmässig auf Fixbetrag gesetzt. Der korrekte Code ist aber weiterhin auch für Fixbetrag-Abzüge zu erfassen. Er kann in Auswertungen benutzt werden. Wichtig: Im Gegensatz zu den früheren Lohnversionen ist es neu möglich, Versicherungscodes während des Jahres umzustellen. Dadurch erscheint der Mitarbeiter auf der entsprechenden Abrechnung PRO weiterer Codeumstellung ein weiteres Mal mit der jeweiligen Periode. Es ist daher nicht mehr nötig, bei einer Code-Änderung den Mitarbeiter per Datum austreten zu lassen und mit den entsprechenden Codes neu zu erfassen. Seite 26 von 50

27 7.5 Seite Neuer Lohnausweis Neue Felder Neu wurde der neue Lohnausweis hinzugefügt. Bis anhin konnten die zusätzlich zum alten Lohnausweis benötigten Felder ( Reise, Verpflegung und Bemerkungen Zeile 15) für den neuen Lohnausweis hinterlegt werden. Unter Neuer Lohnausweis wurden diverse Standard-Fälle vordefiniert. Wenn auf geklickt wird, ändert sich die Ansicht auf und es besteht die Möglichkeit, weitere Angaben wie die Gehaltsnebenleistungen und Bemerkungen zu erfassen: Diese werden im jährlichen Lohnausweis der entsprechenden Mitarbeiter auf den Zeilen 14 und/oder 15 ausgegeben Vorgaben aus Mandant überschreiben Das Aktivieren dieser Checkbox öffnet folgende Felder, die individuell für diesen Mitarbeiter angepasst werden können. Ansonsten bleiben diese ausgegraut und werden aus Mandant/ Einstellungen/Lohnausweis übernommen. Seite 27 von 50

28 7.6 Neue Seite Statistik Ebenfalls neu implementiert wurde die Seite Statistik, die aufgrund der Mandanten-Einstellungen von der Seite Optionen folgende Werte übernimmt: Checkbox Mitarbeiter relevant für BFS Statistik aktiv, wenn in Mandant aktiv Anzahl Lektionen oder Stunden der wöchentlichen Arbeitszeit Folgende vorgegebenen Statistik-Werte gilt es abzufüllen: Zuteilung (Lehrling oder Praktikant oder <kein>) Aufenthaltsart Ausbildung Anforderungsniveau Stellung im Beruf effektive Tätigkeit wöchentliche Arbeitszeit (Art Lektionen oder Stunden ) Lohnform Diese Daten werden zu rein statistischen Zwecken vom Bundesamt für Statistik (BFS) zur Lohnstrukturerhebung benötigt. Lediglich im Zahlenfeld wöchentl. Arbeitszeit kann ein dynamischer Wert erfasst werden. Die anderen Felder sind mittels vorgegebener Werte aus dem entsprechenden Drop-Down-Menü auszuwählen. Seite 28 von 50

29 7.7 Validierungen im Mitarbeiter Durch die zusätzlichen swissdec-vorgaben werden, wie im Mandanten, beim Speicher- und Prüfvorgang des Mitarbeiters diverse Felder auf deren Inhalt und/oder Format geprüft. Hierbei handelt es sich lediglich um einen Hinweis. Die Bearbeitung des Mitarbeiters kann auch ohne Vollständigkeit oder Richtigkeit dieser Felder beendet werden. Wir empfehlen allerdings, so viele Daten wie möglich am Anfang zu hinterlegen, damit eine gewisse Vollständigkeit und Übersichtlichkeit in Bezug auf Versicherungsangaben gewährleistet ist. 7.8 Wichtige Information betr. Extrafelder und Maskeneditor Beachten Sie, dass sich durch die erwähnten neuen Felder von swissdec, die Standard-Maskenansicht angepasst hat. Falls Sie eigene Felder (Extrafelder) verwendet haben sowie mit dem Maskeneditor bestehende Felder anders dargestellt und angeordnet haben, bringt dies ggf. erneute Anpassungen mit sich. Prüfen Sie daher nach einem Update unbedingt die korrekte Ansicht der Masken. Seite 29 von 50

30 7.9 Neuerungen in Zulagen/Abzüge Neu unter Stammdaten Wie bereits im Punkt 6.1 erwähnt, wurden die Zulagen und Abzüge in den Menüpunkt Stammdaten verlegt. Dies steht in keinem Zusammenhang zum swissdec-startdatum Neues 4-stelliges Nummernsystem Die im VKMU mitgelieferten Zulagen und Abzüge wurden mit dem Zulagenstamm aus swissdec aktualisiert. Dabei handelt es sich auf Empfehlung hin neu um eine 4-stellige Nummerierung. Sie können aber weiterhin mit Ihren bisherigen 3-stelligen Nummern operieren. Bei der Eröffnung eines neuen Mandanten haben Sie diese vorkonfigurierten Zulagen direkt zur Verfügung. Sollte es sich nicht um einen neuen Mandanten handeln, werden die bisherigen Zulagen übernommen. Dies gilt auch für die individuell angepassten Zulagen einzelner Mitarbeiter. Obwohl swissdec einen einheitlichen Lohnstamm bestehend aus Zulagen UND Abzügen vorsieht und empfiehlt, entschieden wir uns schon aus Rücksicht auf die langjährigen Anwender und Anwenderinnen das bestehende getrennte System beizubehalten swissdec-zulagen- und Abzugstamm in bestehendem Mandanten Falls Sie in Ihren aktuellen Mandanten ebenfalls den 4-stelligen, von swissdec vorgegebenen Zulagenund Abzugsstamm oder Teile davon integrieren möchten, können Sie wie folgt vorgehen: Nachfolgend erwähnte Dateien aus VKMU (Vorlagemandant) exportieren und in aktuellen Mandanten importierten, was die bestehenden Zulagen, Abzüge und Basen ergänzt! Nachfolgend erwähnte Dateien im Explorer vom VKMU in bestehenden Mandant kopieren, was die bestehenden Zulagen, Abzüge und Basen ersetzt! Folgende Dateien sind zu kopieren bzw. exportieren/importieren: ZULAGEN.DB ABZUEGE.DB BASEN.DB ZULBASEN.DB In diesem Fall müssen natürlich bei den Mitarbeitern diese neuen Zulagen und Abzüge ebenfalls neu erfasst werden! Seite 30 von 50

31 7.9.4 Gesperrte Zulagen/Abzüge nach erstmaliger Verwendung Sobald Zulagen und Abzüge in einem Abrechnungslauf eingesetzt wurden, werden diese im Stamm gesperrt und sind dadurch unveränderbar! Wünschen Sie eine Anpassung bereits verwendeter (und somit gesperrter) Zulagen bzw. Abzüge, sind diese als neu zu erfassen. Einzig die folgenden Felder für die Lohnausweisziffer und den Fibuexport können nachträglich mutiert werden: Bruttolohnbestandteil Feld Neuer Lohnausweis auf Feld Soll, Haben Steuer Fibuexport deaktivieren Prozent von Basis bei Sozialversicherungs-Abzügen entfernt Des Weiteren wurde bei den Sozialversicherungs-Abzügen, bei denen die Prozentwerte im Mandanten definiert werden, diese Eingabemöglichkeit entfernt. Bei prozentualen Abzügen, die nicht in den Mandanten-Einstellungen geregelt werden, ist diese Eingabe nach wie vor möglich Ziffern 7_1 und 7_2 durch 7 ersetzt Die ganz zu Beginn der Einführung des neuen Lohnausweises benötigten Ziffern 7_1 und 7_2 wurden durch 7 ersetzt und werden auch bei einem Update entsprechend angepasst. Seite 31 von 50

32 7.9.7 Lohnstrukturerhebung Statistik Betrag und Statistik Menge, Abrechnungsassistent Zulagen: Abzüge: Nebst dem Mandanten und den Mitarbeitern müssen auch in den jeweiligen Zulagen und Abzügen Zuweisungen für das Bundesamt für Statistik (BFS) vorgenommen werden. Dafür wurde in beiden Dialogen ein neuer Bereich Lohnstrukturerhebung eingebaut, bei denen mit dem Schalter auf ein Drop-Down-Menü mit vorgegebenen Lohnarten-Definitionen zugegriffen werden kann. Hierbei ist bei allen Zulagen mit dem Typ Fixbetrag Prozent von Fixbetrag eine Zuweisung für den Statistik-Betrag möglich. Bei Zulagen vom Typ Menge * Ansatz Menge * Ansatz * Faktor steht zusätzlich das Feld Statistik Menge zur Verfügung. Dieses überträgt das Total der Mengen von allen Zulagen mit einem Wert im Feld Statistik Menge pro Abrechnungslauf in das XML, um die total geleisteten Mengen (z. B. Stunden) zusätzlich zum Bruttolohn pro Mitarbeiter zu deklarieren. Angewendet wird dies z. B. bei Mitarbeitern im Stundenlohn, da einerseits der Bruttolohn als solches und andererseits auch die total geleisteten Stunden pro Jahr gemeldet werden müssen. Beispiel: Mitarbeiter X arbeitet im Monat Januar 100 Stunden zum Ansatz von CHF Ins XML würden nun als Statistik-Betrag CHF und als Statistik-Menge 100 übertragen werden. Dies wird auf das ganze Jahr aufsummiert. Die Einstellung des Statistik-Betrages steht Ihnen auch in den Abzügen zur Verfügung. Soll eine Zulage oder ein Abzug nicht in die Statistik übernommen werden, kann dies mit dem Wert bewerkstelligt werden. Wichtige Information: Auch diese Werte können nach erstmaliger Verwendung NICHT mehr geändert werden, da bereits Einträge ins XML erfolgten. Seite 32 von 50

33 7.10 Neuerungen in Arbeitgeber-Abzugsgruppen Neu unter Stammdaten Wie bereits im Punkt 6.1 erwähnt, wurden die AG- Abzugsgruppen in den Menüpunkt Stammdaten verlegt. Seite 33 von 50

34 8 Nachzahlungen erfassen 8.1 Allgemeine Informationen Hier handelt es sich um ein neues Feature der swissdec-version. Die Nachzahlung ermöglicht es, eine Zahlung für einen Mitarbeiter auszuführen, der gemäss den Stammdaten bereits ausgetreten ist. Nachzahlungen können zu einem beliebigen Zeitpunkt (Abrechnungsmonat) erstellt werden, erfordern aber einen eigenen Lohnlauf pro Nachzahlung eines Mitarbeiters. Es ist nicht möglich, einen Mitarbeiter mit einer Nachzahlung einfach in einen konventionellen Lohnlauf zu integrieren, auch für einen einzigen Mitarbeiter bedarf es eines separaten Lohnlaufs. In der Skalierung Standard kann pro Monat pro Mitarbeiter eine Nachzahlung erfasst und abgerechnet werden (Ausnahme: Dezember mit drei Läufen). Ab der Skalierung Gold können pro Monat mehrere Nachzahlungen pro Mitarbeiter erfasst und abgerechnet werden. In der Nachzahlung sind selbstverständlich auch die entsprechenden Höchst- und Freigrenzen berücksichtigt. 8.2 Berechnungsinformationen Die Nachzahlung erfolgt mit den zuletzt verwendeten Basen des Mitarbeiters (vor seinem Austritt). Ist der Mitarbeiter im Vorjahr ausgetreten, verhält sich die Basenkumulierung gleich, wie wenn der Mitarbeiter in einem neuen Lauf des Vorjahres abgerechnet wird. Die Basen werden in einem solchen Fall mit denen des Vorjahres kumuliert. 8.3 Systematik Von der Systematik her unterscheidet sich grundsätzlich die Nachzahlung nicht von den konventionellen Lohnzahlungen, nur die Selektion für die Mitarbeiterauswahl wird eingeschränkt. Siehe Kapitel 7.4. Seite 34 von 50

35 8.4 Ablauf Nachzahlung Start Abrechnungsassistent Um eine Nachzahlung zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor: Checkbox Nachzahlungen verarbeiten aktivieren (1.) Die Beschreibung ändert nun von 1. Lohnabrechnung zu Korrekturabrechnung und kann bei Bedarf noch individuell geändert werden (2.) Schalter betätigen Beachten Sie, dass der gesamte Bereich Welche Mitarbeiter sollen abgerechnet werden ausgegraut wird und automatisch der Radiobutton der Option Mitarbeiter wählen gesetzt wird. Seite 35 von 50

36 8.4.2 Auswahl ausgetretene Mitarbeiter Aufgrund der vorgegebenen Funktion Mitarbeiter wählen öffnet sich das herkömmliche Auswahlfenster, in dem aber nur Mitarbeiter erscheinen, bei denen ein Austrittsdatum hinterlegt ist. Mit den Pfeilsymbolen können einzelne Mitarbeiter hinzugefügt oder wieder entfernt werden. Danach den Schalter betätigen. Seite 36 von 50

37 8.4.3 Mutation der Zulagen/Abzüge Wie im Printscreen ersichtlich, wird nun für die Abrechnung ein weiterer bzw. nächster unbenutzter Abrechnungsmonat des letzten Abrechnungsjahres verwendet. Sollten die Lohndaten soweit stimmen, kann mit dem Schalter die Nachzahlungsprozedur abgeschlossen werden. In der Praxis werden allerdings oft spezielle oder abweichende Zulagen und allenfalls auch Abzüge verwendet und können so mit in den bereits bekannten Bearbeitungsmodus gewechselt werden Nachdem die Lohndaten mutiert wurden kann auch hier betätigt werden. Seite 37 von 50

38 8.4.4 Fertigstellung Nachzahlung Nun kann mit dem Schalter Bereinigung Mitarbeiterstamm/Mitarbeiter löschen die Nachzahlung abgeschlossen und der Assistent beendet werden. Oft werden und wurden per Anfang Jahr Mitarbeiter, die in der Zwischenzeit ausgetreten sind, aus dem Mitarbeiterstamm gelöscht, da sie jetzt keine Bewegungen mehr aufweisen. Bedenken Sie, dass diese für Nachzahlungen auch nicht mehr zur Verfügung stehen würden. Seite 38 von 50

39 9 Historie bisheriger Abrechnungsläufe Für die swissdec-zertifizierung ist es notwendig, dass sämtliche Mutationen (auch bei Stammdaten) nachvollzogen werden können. Wir entschieden uns deshalb, für einen sogenannten Historie-Modus, der in Form von Datensicherungen abgebildet wird. D.h. jeder abgeschlossene Lauf wird als separate Datensicherung gespeichert und kann mit Historie starten in den Lese-Modus zurückgeladen wird. Die Historie wird Mandanten-abhängig gespeichert und mitgesichert. Die Historie dient auch dazu, Auswertungen per gewünschten Monat/Lauf erstellen zu lassen. Vor allem die Auswertungen, die aus ViewGen erzeugt werden, beinhalten immer sämtliche abgerechneten Monate und Läufe. Beachten Sie, dass sich durch die Historie die Datensicherung entsprechend vergrössert! 9.1 Historie starten In der swissdec-version wird nach jedem Lohnlauf eine automatische Datensicherung durchgeführt, die dazu dient, eine Historie sämtlicher Läufe aufzubauen. Auf die Historie kann man wie folgt zugreifen: Abrechnen/Historie/Historie starten Die Historie bietet folgende drei Auswahlmöglichkeiten: Jahr Monat Abrechnungslauf. Während man sich in einem Lauf der Historie befindet, werden sämtliche Funktionen des Lohnes blockiert, bis man den Lauf verlässt. Es ist nicht möglich, einen Lohnlauf in der Historie zu verändern. 9.2 Anzeige Historie Modus Zwei Merkmale identifizieren die aktive Historie Statuszeile In der Statuszeile unten rechts ist dies einerseits in roter Farbe und andererseits in der Mandantenbezeichnung ersichtlich Bildschirmhinweis Zusätzlich steht während dieser Zeit auf der Grundmaske von SelectLine der Zusatz Historie aktiviert!. 9.3 Historie beenden Um die Historie zu verlassen, benutzen Sie den nun aktiven Schalter Historie beenden. Nun befinden Sie sich im Standardmodus. Seite 39 von 50

40 10 Elektronisches Lohnmeldeverfahren (ELM) und XML Das Elektronische Lohnmeldeverfahren ist unter Abrechnen zu finden. Es bietet die Möglichkeit, die üblichen jährlichen Daten (wie beispielsweise die AHV-Auswertung) bequem per Upload-Funktion auszuführen, die dann durch den Distributor den entsprechenden Versicherer oder die Institutionen (Lohndatenempfänger) zustellt werden. Wichtig zu wissen ist, dass die zu übermittelnden Lohndaten beim Distributor selbst nirgendwo gespeichert werden. Um die Funktionen des elektronischen Lohnmeldeverfahrens nutzen zu können, müssen die.net- Komponenten von Microsoft auf dem Rechner installiert sein. Diese können kostenlos von der Microsoft Homepage heruntergeladen werden. Windows 7 hat bereits das.net Framework 3.5 SP1 vorinstalliert. Beachten Sie, dass bei gewissen Versicherungen die jährlichen Abrechnungen und Nachweise nach wie vor auf dem konventionellen Papierweg eingereicht werden müssen. Eine aktuelle Liste der Lohndatenempfänger ist jeweils ersichtlich unter: Wichtige Information zur Logik ELM, XML und ViewGen Durch swissdec werden neu sämtliche für das ELM und die Jahresendverarbeitung notwendigen Daten in ein XML gespeichert. Dieses bildet die Basis für Jahresauswertungen per ViewGen Elektronische Lohnausweise Elektronisches Lohnmeldeverfahren Somit werden die später erläuterten Auswertungen wie AHV, UVG etc. ebenfalls auf Basis dieses XML mittels des Tools Viewgen erstellt. Somit ist ELM nicht zwingend mit ViewGen gleichzusetzen. ViewGen-Meldung Interface nicht unterstützt Eine solche Meldung kann beim ELM wie den Auswertungen über ViewGen im Netzbetrieb auftreten. Hierbei fehlt entweder eine lokale ViewGen-Installation oder diese ist veraltet. Abhilfe schafft einfach eine erneute lokale Installation die aber wie in 3.1 erwähnt nicht gestartet und konfiguriert werden muss Support ELM und ViewGen durch swissdec Für Fragen zu technischen Auskünften und Fehlermeldungen beim ELM, ViewGen und ELM-History wenden Sie sich direkt an die swissdec Kurzablauf Ein Ablauf des ELM sieht in Kürze wie folgt aus: 1. elektronische Lohnmeldung per PPV oder EIV 2. im Falle von PPV Historie Lohnmeldung öffnen 3. Komplettierung durchführen Ein Beispiel einer solchen Lohndatenübermittlung (Showcase) befindet sich auf der Webseite der swissdec: Seite 40 von 50

41 10.3 Elektronische Lohnmeldung (Transmitter) Die Maske, die sich hier für die elektronische Lohnmeldung öffnet, nennt sich auch Transmitter. Darin können auf der Seite Optionen folgende Daten nach Wunsch ausgewählt und übermittelt werden: Mitarbeiter in einer festgelegten Sortierung Versicherer Kantonale Steuerverwaltung Bundesamt für Statistik Familienausgleichskassen Die Seite Details beinhaltet diverse Einstellungen über die Signatur und Verbindung sowie dazugehörige Testmöglichkeiten. Auf den nachfolgenden Seiten, wird Ihnen die Anwendung im Detail erklärt. Seite 41 von 50

42 Zertifikate installieren Bevor die elektronische Lohnmeldung erfolgen kann, muss mittels des Schalters das Zertifikat installiert werden Mitarbeiter zuerst Standardmässig werden sämtliche Mitarbeiter markiert und nach Mitarbeiternummer sortiert. Danach können folgende Auswahlen und Sortierungen getroffen werden: Sortierung mit Mausklick auf Tabellentitel nach Mitarbeiter Name, Vorname, Mitarbeitergruppen. Bei aufsteigender Sortierung wird der entsprechende Tabellentitel vorgängig mit einem < gekennzeichnet und bei absteigender Sortierung mit einem > Mehrfachauswahl mit [Ctrl] Bereichsauswahl mit [Shift] Ersatzmeldung Sollte nach einer bereits erfolgten Meldung ein Fehler festgestellt worden und somit eine Korrektur nötig sein, kann diese über die sogenannte Ersatzmeldung erfolgen. Mit dem Schalter kann auf die komplette Historie der Meldungen zugegriffen, die entsprechende ausgewählt mit dem Schalter erneut gesendet werden Versicherer Hier können die gewünschten Versicherer angewählt werden, an die die elektronische Lohnmeldung erfolgen soll. Beachten Sie wie im Kapitel 2.5 erwähnt, dass mit Ihren Versicherungen vorgängig die Teilnahme am ELM geklärt sein muss und ggf. Vertragsänderungen/-anpassungen nötig sind Steuer und Statistik Sollte die Steuerverwaltung Ihres Kantons ebenfalls am ELM teilnehmen, kann dies ebenfalls für die Übermittlung berücksichtigt werden. Für das Bundesamt für Statistik können die statistischen Daten elektronisch anstelle des bisherigen Formulars übermittelt werden. Seite 42 von 50

43 Option Bevor die Daten nun definitiv übermittelt werden können, muss Klarheit über das Verfahren bestehen. Für die Übermittlung stehen zwei Verfahren zur Auswahl: PIV (Prozessintegriertes Verfahren) EIV (Export-/Import-Verfahren) Beim PIV sendet SelectLine-Lohn die Daten auf direktem Weg online zum Lohndatenempfänger. Wenn der entsprechende Lohndatenempfänger nicht über diese Technologie verfügt, so kann mittels EIV offline eine Datei erstellt und danach über den vereinbarten Kommunikationsweg übermittelt werden. Durch Aktivierung der Checkbox Testfall können die Daten zuerst als Test gesandt werden. Mit dem Schalter Details kann nun die elektronische Lohnmeldung gestartet werden. Auf der Seite Details steht im Bereich Details die Funktion der Sicherheitsstufe und der Adresse des Endpunktes (itserve) zur Verfügung, die von uns vorgegeben wird aber auch selbst angepasst werden kann. Folgende drei Sicherheitsstufen sind möglich: keine signiert signiert und verschlüsselt Mit dem Schalter Ping kann der Standard wieder hergestellt werden. Mit der Funktion Ping kann auf herkömmliche Art und Weise die Verbindung zum Endpunkt getestet werden Interoperabilität Der Interoperabilitätstest dient dazu, die zu übermittelnden Daten auf die Richtigkeit von verwendeten Sonderzeichen zu prüfen. Der Test kann mit dem Schalter gestartet werden. Seite 43 von 50

44 10.4 Historie Lohnmeldungen Diese Historie ist nicht mit dem Historie-Modus aus Kapitel 8 zu verwechseln sondern erfüllt fünf Zwecke: Informative Auflistung der getätigten elektronischen Lohnmeldungen Komplettierungsinformation Statusinformation Verarbeitungsdetails Plausibilitäts-Status Komplettierung durchführen Nachdem eine elektronische Lohnmeldung durchgeführt wurde, erfolgt vom Lohndatenempfänger ein Rückbestätigungs-Prozess. Dabei wird eine Rückmeldung mittels zugestellten Zugangsdaten per verlangt, die aus dieser Maske ausgeführt werden muss. Dazu sind folgende Daten notwendig, die automatisch dem Internet-Browser übergeben werden: Url Schlüssel Passwort Gültigkeit Mit dem Schalter muss der Prozess der ELM abgeschlossen werden. Seite 44 von 50

45 11 Elektronischer Lohnausweis per ViewGen Der Lohnausweis per ViewGen basiert auf einer von swissdec konzeptionierten Technologie, die es mittels eines Generators zulässt, den Lohnausweis auf elektronischem Weg an die Steuerbehörden zu übermitteln. Voraussetzung ist natürlich, dass die Steuerbehörde diesen entgegennehmen und verarbeiten kann. Auch die Steuerbehörden gelten als Lohndatenempfänger und sind auf der obenerwähnten swissdec- Seite ersichtlich. Standardmässig werden sämtliche Mitarbeiter markiert und nach Mitarbeiternummer sortiert. Danach können folgende Auswahlen und Sortierungen getroffen werden: Sortierung mit Mausklick auf Tabellentitel nach Mitarbeiter Name, Vorname, Mitarbeitergruppen. Bei aufsteigender Sortierung wird der entsprechende Tabellentitel vorgängig mit einem < gekennzeichnet und bei absteigender Sortierung mit einem > Mehrfachauswahl mit [Ctrl] Bereichsauswahl mit [Shift] Seite 45 von 50

46 12 Auswertungen Die gesamten Auswertungen wurden ebenfalls überarbeitet und neu angeordnet. In den Jahren kleiner swissdec-startdatum sind die früheren Auswertungen verfüg- und nutzbar Neue Auswertungen Folgende neue Auswertungen wurden im ViewGen implementiert KTG BVG UVGZ FAK Jahresauswertung pro Kanton In den bestehenden Auswertungen wurden ebenfalls geringfügige sowie zeitgemässe Anpassungen vorgenommen, wie z. B. die Änderung von zwei- auf vierstellige Jahreszahlen BVG und bestehende Auswertungen im ViewGen, Scheine Da einzig für BVG im aktuellen Zertifizierungsverfahren noch keine swissdec-richtlinien bestehen, wurde der Menüpunkt Auswertungen/Scheine darauf reduziert bzw. für die BVG-Jahresabrechnung gänzlich eine neue Auswertung erstellt, die sich optisch an den Vorgaben der anderen orientiert. Die bis dato aus diesem Menüpunkt aufrufbaren Auswertungen SUVA-Jahresabrechnung (neu UVG Jahresauswertung per ViewGen) AHV-Lohnbescheinigung (neu AHV Jahresauswertung per ViewGen) wurden in den ViewGen implementiert und sind entsprechend dort aufrufbar. Wichtige Information betr. Logik ViewGen und Style Sheets Wichtig zu wissen ist, dass diese Auswertungen weder überarbeitet noch geändert werden können. Sollte das ELM nicht zur Anwendung gelangen, müssen die Jahresauswertungen in dieser Form wie vorgegeben erstellt und eingereicht werden. Die Basis dazu bildet ebenfalls das besagte XML, ein vorgegebenes Style Sheet erstellt die Auswertungen in Papierform. Seite 46 von 50

47 12.3 Lohnjournal Eine markante Änderung gab es bei der Anordnung der diversen Lohnjournale und deren Bezeichnungen. Die bisherigen Nummerierungen (6.1, 6.2, 6.3) waren für die damalige SUVA-Zertifizierung massgebend. Neu werden diese nicht mehr benötigt und sämtliche Journale finden sich im Bereich Lohnjournal Stammdaten Firmen/Mandant Neu wurde die bisherige Auswertung Firmenblatt zu Stammdaten Firma/Mandant umbenannt und gibt per Knopfdruck sämtliche Einstellungen des Mandanten (Firmenstamm) aus Kinderzulagen Die Auswertungen für die Kinderzulagen unter Auswertungen/Sonstige wurde entfernt und durch die FAK-Abrechnungen im ViewGen ersetzt Neue Sortiermöglichkeit Für gewisse Auswertungen besteht eine neue Sortierung gemäss swissdec-vorgaben. Es wird zuerst alles ohne AHV-Nummer/Soz.-Vers.-Nummer alphabetisch aufgelistet und danach alle mit AHV- /Soz.-Vers.-Nummer in alphabetischer Reihenfolge. Dies wurde integriert, da die Sortierung in gewissen Auswertungen fix von uns nach Mitarbeiter-Nummern programmiert wurde. Neu wurden diverse weitere Auswertungen über Mitarbeiternummer, Name und Vorname erweitert. Seite 47 von 50

48 12.7 System Druckvorlagen (!LISTE ) generell gesperrt Obwohl wir stets empfehlen, System- Druckvorlagen NIE zu bearbeiten, da diese nach einem Update wieder überschrieben werden, wurde dies in der Praxis oft angewendet. Mit dem swissdec-lohn wurde dies auf eine weitere Anforderung hin sogar gänzlich unterbunden. Es ist nun nicht mehr möglich, System- Druckvorlagen zu bearbeiten. Zu erkennen sind diese Vorlagen an der Bezeichnung (System swissdec) Weiterhin möglich ist die bis dato von uns empfohlene Methode, diese Vorlagen zu kopieren und die Kopien zu bearbeiten. Wird dennoch irgendwo im Formular ein Doppelklick oder das Formulareditorsymbol betätigt, erscheint nachfolgende Fehlermeldung: 12.8 Kein Excel-Export möglich Vermutlich haben Sie bereits festgestellt, dass in der Bildschirm-Ansicht in der Symbolleiste das zum SelectLine-Standard gehörende Icon, das die entsprechende Auswertung komfortabel für das Excel aufbereitet, fehlt. Da swissdec keine Layout-Anpassungsmöglichkeit zulässt, musste auch der Excel-Export unterbunden werden Keine Anpassung Ribbon-Bar möglich/menü zurücksetzen Damit swissdec selber auch Support über SelectLine Lohn leisten kann, muss gewährleistet werden, dass die Menüstruktur einheitlich bleibt und nicht verändert werden darf. Dadurch wurde die zum SelectLine-Standard gehörende Funktion Anpassen entfernt und es ist nur noch möglich, die Schnellzugriffsfunktionen oder Verkleinerung des Menüs zu nutzen. Deshalb wurde nach dem Update ebenfalls die Ribbon-Bar zurückgestellt und zeigt sich auch für jeden Benutzer einheitlich gleich. Die Sperrung von Menüpunkten in der Passwortverwaltung bleibt aber nach wie vor gewährleistet. Bereits mehrfach erwähnt wurde zudem, dass sich die Ribbon-Bar in Abrechnungsjahren, die kleiner als das swissdec-startdatum sind, der Version 10.1 anpasst. Seite 48 von 50