SelectLine Lohn. Version Ausführliche Beschreibung. der Änderungen und Neuerungen

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1 SelectLine Lohn Version Ausführliche Beschreibung der Änderungen und Neuerungen Copyright by SelectLine Software AG, CH-9016 St. Gallen Kein Teil dieses Dokumentes darf ohne ausdrückliche Genehmigung in irgendeiner Form ganz oder in Auszügen reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wir behalten uns vor, ohne besondere Ankündigung, Änderungen am Dokument und am Programm vorzunehmen. Die im Dokument verwendete Soft- und Hardware-Bezeichnungen sind überwiegend eingetragene Warenbezeichnungen und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsschutzes. Version 1.0/rc/bl 2012 Seite 1 von 51

2 Inhalt 1 Einleitung swissdec Wer und was ist swissdec und allgemeine Informationen swissdec- und frühere Suva-Zertifizierung und Stati Anforderungen und Empfehlungen swissdec Wer und was ist itserve AG Keine Funktionserweiterungen Versicherungskompatibilität/Policen-Erneuerung Vorgehensweise beim Update/Neustart Version Version Ordnerstruktur swissdec-ordner Historie-Ordner Neue Einstellungsmöglichkeiten des Mandanten Generelle Information zum Format Strasse/Nummer Adresse Neue Felder Nicht mehr benötigte Felder Optionen Neue Felder Bereich swissdec Neue Felder Bereich Suva/UVG Neue Felder Bereich Lohnstrukturerhebung Sonstige Anpassungen AHV/ALV Bereich AHV Bereich ALV/ALV Zusatz FAK SUVA und UVG UVGZ KTG BVG Standards Standardabzüge Lohnausweis Validierungen im Mandant Personengruppe und Kategorie in UVGZ und KTG Personengruppe Kategorie Neuerungen in allgemeinen Stammdaten Menüpunkt Mitarbeiter in Stammdaten Personengruppen Pensionskassen Interne Banken Neuerungen in den Mitarbeiter-Stammdaten Neu unter Stammdaten Seite Adresse Seite 2 von 51

3 7.2.1 Neue Felder Wiedereintrittsmöglichkeit Checkbox AHV-Nr. und Soz.Vers.Nr. nicht bekannt Checkbox Abrechnung überspringen Seite Allgemein Seite Versicherung Seite Neuer Lohnausweis Neue Felder Vorgaben aus Mandant überschreiben Neue Seite Statistik Validierungen im Mitarbeiter Neuerungen in Zulagen/Abzüge Neu unter Stammdaten Neues 4-stelliges Nummernsystem swissdec-zulagen- und Abzugstamm in bestehendem Mandanten Gesperrte Zulagen/Abzüge nach erstmaliger Verwendung Prozent von Basis bei Sozialversicherungs-Abzügen entfernt Lohnstrukturerhebung Statistik Betrag und Statistik Menge, Abrechnungsassistent Neuerungen in Arbeitgeber-Abzugsgruppen Neu unter Stammdaten Nachzahlungen erfassen (ab Skalierung Gold) Allgemeine Informationen Berechnungsinformationen Systematik Ablauf Nachzahlung Start Abrechnungsassistent Auswahl ausgetretene MitarbeiterInnen Mutation der Zulagen / Abzüge Fertigstellung Nachzahlung Historie bisheriger Abrechnungsläufe Historie starten Anzeige Historie Modus Statuszeile Bildschirmhinweis Historie beenden Elektronisches Lohnmeldeverfahren (ELM) und XML Kurzablauf Elektronische Lohnmeldung (Transmitter) Zertifikate installieren Mitarbeiter Ersatzmeldung Versicherer Steuer und Statistik Option Details Ping Interoperabilität Historie Lohnmeldungen Komplettierung durchführen Elektronischer Lohnausweis per ViewGen Auswertungen Seite 3 von 51

4 12.1 Neue Auswertungen BVG und bestehende Auswertungen im ViewGen, Scheine Lohnjournal Stammdaten Firmen/Mandant Kinderzulagen Neue Sortiermöglichkeit System Druckvorlagen (!LISTE ) generell gesperrt Kein Excel-Export möglich Checkliste Vor dem Update Nach dem Update Bundesamt für Statistik FAQ häufig gestellte Fragen Anmerkung: Hinweise zu programmübergreifenden Funktionen finden Sie im Dokument Update Programmübergreifendes Version Beachten Sie, dass diese Dokumente sich immer noch in Überarbeitung befinden und Änderungen jederzeit vorbehalten bleiben! Seite 4 von 51

5 1 Einleitung Mit der Version 11.5 werden Microsoft Windows Server 2003, 2008 und 2008 R2 sowie die Microsoft- Betriebssysteme Windows 7 (Versionen Professional und Ultimate), Vista (Versionen Business und Ultimate) und Windows XP Professional unterstützt. Beachten Sie, dass vor allem für den Betrieb im Zusammenhang von PC Kasse mit Touchscreen-Layout keine Windows-Embedded-Betriebssysteme getestet und frei-gegeben worden sind! Als Datenbanken können die BDE (nur Lohn) und die Microsoft SQL-Server 2005, 2008 und 2008 R2 verwendet werden. Der SQL Server 2000 wird nicht mehr unterstützt. Beachten Sie, dass SQL-Sever 2005 noch angeboten aber der Support seitens Microsoft seit April 2011 eingestellt und nur noch über die Service-Packs angeboten wird. Spätestens mit der Version 12 kann SelectLine nicht mehr mit dem SQL-Server 2005 betrieben werden. Hinweis: Microsoft beendet(e) die Unterstützung für die Betriebssysteme Windows XP mit SP2 sowie Windows Vista ohne Servicepack (SP). Sie sollten bei Nutzung dieser Betriebssysteme die letzten Servicepacks (Vista mit SP2 und Windows XP mit SP3) installieren. In der Version 11.5 wurden neben Einzelfunktionalitäten für folgende zusammenhängende Themengebiete Neuerungen und Veränderungen implementiert: Felder für Angaben der Versicherer in den Mandanten Einstellungen Nutzung unterschiedlicher Berechnung- / Versicherungscodes Möglichkeit zum Wiedereintritt/-austritt Historie Elektronisches Lohnmeldeverfahren für Bundesamt für Statistik und Neue Auswertungen Ebenfalls in dieser Dokumentation enthalten: Checkliste für das Update Die Reihenfolge der weiteren, nachfolgenden Einzelfunktionen ergab sich aus thematischen Bereichen und stellt keine Wertigkeit der Funktionalitäten dar. Jeder Anwender hat für sich sicherlich eine andere Prioritätenliste. Seite 5 von 51

6 2 swissdec 2.1 Wer und was ist swissdec und allgemeine Informationen swissdec ist ein nicht gewinnorientiertes Gemeinschaftsprojekt mehrerer unabhängiger Partner und das Qualitätslabel für Lohnbuchhaltungssysteme. Als zentrale Informationsplattform zur Standardisierung des elektronischen Datenaustausches via Lohnbuchhaltungssystemen stellt swissdec Knowhow bereit, dient dem Informationsaustausch zwischen allen Interessierten wie Software-Anwendern, Software- Herstellern, Unternehmen, Verbänden, Ämtern und Organisationen, garantiert und überwacht die gesetzlich konforme Datenübertragung und zertifiziert die erfolgreich geprüften Lohnprogramme. Verantwortlich für den Inhalt und den Betrieb von swissdec ist im Auftrag der Stakeholder die Suva, welche über eine 30-jährige Erfahrung in der Beratung und Zertifizierung von Lohnbuchhaltungen verfügt. Die Entwicklung des XML-Standards ist die konsequente und technologische Weiterentwicklung der in der Vergangenheit geleisteten Arbeiten. Weitere Informationen über und zu swissdec finden Sie unter: swissdec- und frühere Suva-Zertifizierung und Stati Der ursprüngliche Lohn von SelectLine wurde seinerzeit mit dem Zertifikat Suva geprüft ausgezeichnet. Im Jahre 2006 fand die im Kapitel 2.1 beschriebene Reorganisation zur Dachorganisation swissdec statt, bei der aber nach wie vor, auf Grund der langjährigen Lohnsoftware- Beratungstätigkeit, hauptsächlich die Suva im Hintergrund steht. Da zu jenem Zeitpunkt noch keine swissdec-zertifizierung erfolgte und das Siegel Suva geprüft nicht mehr zeitgemäss war, wurde neu folgendes Zertifikat nach Suva empfohlenen Richtlinien programmiert zugesprochen, welches bis und mit Version seine Gültigkeit hat. Nach der Anmeldung zur swissdec-zertifizierung erhielt die Version 11.0 den Status Zertifikat geplant und nach erfolgreichem Abschluss die Version 11.5 nun den Status swissdec certified 2.3 Anforderungen und Empfehlungen swissdec Viele neue Felder und Funktionen wurden auf Grund von Anforderungen und Empfehlungen seitens swissdec integriert und umgesetzt. Einige davon waren relativ statisch und bei anderen wurde uns ein gewisser Spielraum über die Komplexität der Umsetzung überlassen. Besonders wichtige Anpassungen wurden mit dem swissdec Logo hervorgehoben und zusätzlich kommentiert. 2.4 Wer und was ist itserve AG Die Firma itserve AG in Bern nimmt die Lohndaten elektronisch entgegen, verarbeitet und leitet diese an die entsprechenden Lohndatenempfänger wie Versicherungen, Ausgleichskassen, Bundesamt für Statistik etc. weiter. Das elektronische Lohnmeldeverfahren (ELM) wird dem zu Folge nur an die itserve gesandt und diese ist für die Weiterverarbeitung zuständig. Damit dieses ELM durchgeführt werden kann, ist eine swissdec-zertifizierung notwendig. Des weiteren möchten wir an dieser Stelle erwähnen, dass itserve lediglich für die Weiterleitung der Daten zuständig ist und diese nicht speichert! Weitere Informationen über und zu itserve AG finden Sie unter: Seite 6 von 51

7 2.5 Keine Funktionserweiterungen Beachten Sie unbedingt, dass im swissdec-lohn keine neuen Funktionen implementiert wurden, sondern der bestehende SelectLine Lohn soweit erweitert wurde um die Anforderungen abzudecken. Möglicherweise wurde dadurch aber doch automatisch die eine oder andere Anforderung erfüllt, die nun durch swissdec-vorgaben umgesetzt wurde. 2.6 Versicherungskompatibilität/Policen-Erneuerung Prüfen Sie im Falle einer ELM-Anwendung, ob Ihre Versicherungen ebenfalls an diesem System teilnehmen. Allenfalls bringt dies durch die spätere geschilderte Logik der Codes eine Anpassung oder gar Erneuerung der Police mit sich. Wir raten daher zu einer früh- und rechtzeitigen Prüfung der bestehenden Verträge und Policen mit den Versicherungsinstitutionen. Seite 7 von 51

8 3 Vorgehensweise beim Update/Neustart 3.1 Version Wir empfehlen, vor einem Update auf die Version 11.5 den letzten Servicepack-Stand der Version einzuspielen, zu reorganisieren und eine Mandanten- sowie Programmdatensicherung zu erstellen. Prüfen Sie die Sicherungen auf Wiederherstellbarkeit. Wird eine Netzwerkinstallation (Serverinstallation) aktualisiert, so erkennen die Arbeitsplatz-Installationen auch weiterhin die höhere Version auf dem Server und führen auf Nachfrage das Arbeitsplatz-Update aus. Beachten Sie hierbei, wie bisher auch, die lokalen Rechte des Windows-Nutzers. Beim Update auf die Version 11.5 laufen für einige Tabellen umfangreichere Prozesse ab, die etwas Zeit in Anspruch nehmen können. Beachten Sie unbedingt, dass der neue SelectLine Lohn unter anderem auch gewisse Änderungen an den Druckvorlagen mit sich bringt. Bevor Sie Ihre bestehende Lohn-Installation updaten, empfiehlt es sich die Druckvorlagen (im Systemordner) ebenfalls zu sichern. SelectLine prüft auch, ob die.net-komponenten von Microsoft vorhanden sind. Sollte dies nicht der Fall sein, wird Microsoft.Net 2.5 SP1 automatisch installiert. Dies ist für das elektronische Lohnmeldeverfahren erforderlich. Zudem wird Microsoft Visual J# für den ViewGen benötigt und muss, sofern nicht bereits vorhanden, installiert werden. Da wie erwähnt umfangreiche Prozesse ablaufen ist genügend Arbeits- und Festplattenspeicher zu berücksichtigen. Befindet sich der Lohn im Netzwerk auf einem Server, muss bis auf weiteres zusätzlich auf ein lokales Laufwerk installiert damit die ViewGen-Komponenten ordnungsgemäss eingerichtet werden. Die lokale Installation muss NICHT gestartet und konfiguriert werden. Seite 8 von 51

9 Wichtig: Ein Update auf swissdec darf erst durchgeführt werden, nachdem der letzte Lauf im Dezember bereits abgeschlossen wurde. Dadurch kann das nächste Jahr nach den swissdec-richtlinien begonnen werden. Grund sind Umstellungen in den Berechnungsformeln der Basen. Beachten Sie zusätzlich die im Kapitel 13 ersichtliche Checkliste, welche Ihnen die Update-Arbeiten erleichtern soll. Zusätzlich müssen auf Grund von zusätzlichen Feldern diverse Stammdaten geprüft, überarbeitet und ergänzt werden. Berücksichtigen Sie ebenfalls diesen zeitlichen Mehraufwand vor der nächsten Lohnabrechnung. 3.2 Version Sollten Sie bereits die Möglichkeit, eine Version zu Testzwecken im Parallelbetrieb zu führen, genutzt haben, so können Sie die Version darüber installieren und ebenfalls die notwendigen Reorganisationen durchführen. Sie können nun die elektronischen Lohnmeldungen erstellen, mit allfälliger Ausnahme des Bundesamt für Statistik, falls Sie Mengen aus Zulagen deklarieren müssen. D. h. wurden Zulagen mit der Abrechnungsart Menge * Ansatz oder Menge * Ansatz * Faktor verwendet, mit denen z. B. Stundenlohn oder Lektionen abgerechnet wurden, so müssen die Anzahl geleisteten Stunden nebst dem eigentlichen Bruttolohn deklariert werden. Dies ist im Kapitel genauer erläutert. Da dieses zusätzliche Feld erst zu einem späteren Zeitpunkt implementiert wurde, würde die BfS-Statistik ohne diesen Wert erstellt werden. Eröffnen und verwenden Sie ab jetzt daher neue Zulagen. Konsultieren Sie dennoch die nachfolgend beschriebenen Änderungen, um einerseits die Einstellungen im Mandanten und die übrigen Stammdaten auf den aktuellsten und anderseits für die verschiedenen Auswertung notwendigen Stand, vorzunehmen. Seite 9 von 51

10 4 Ordnerstruktur Die bestehende Ordnerstruktur wurde um drei massgebliche Verzeichnisse erweitert: Lohn\Swissdec (Zertifikate und XML-Files für ELM) Lohn\Daten\Mandant\Historie (Sicherungsdateien für Historiemodus) Lohn\Swissdec (PDF-Dokumente für Viewgen-Auswertung) unter Win7 in ProgrammData 4.1 swissdec-ordner Direkt im Roots-Verzeichnis des Lohns wurde ein Verzeichnis swissdec erzeugt, welches notwendige Angaben über die ganzen Meldeverfahren beinhalten (siehe Kapitel 10 und 11) 4.2 Historie-Ordner Im Verzeichnis Mandant existiert ein Historie-Ordner in welchem die entsprechenden monatlichen Sicherungen zu Reproduktionszwecken abgelegt werden. Hierzu mehr in Kapitel 9. Seite 10 von 51

11 5 Neue Einstellungsmöglichkeiten des Mandanten Im neuen SelectLine Lohn werden sie einige Neuerungen in den Mandanten- Einstellungen wiederfinden. Markant dürfte die Änderung sein, dass es für jede Sozialversicherungsart eine separate Seite mit allen nötigen Angaben für den Versicherungsnehmer gibt. Nachfolgend ein detaillierter Beschrieb der neuen und bestehenden Felder, die Sie in Hinsicht auf korrekte Firmendaten beachten sollten. 5.1 Generelle Information zum Format Strasse/Nummer stellt die Anforderung, dass im Hinblick auf das Elektronische Lohnmeldeverfahren (ELM) neu das bisherige Feld Strasse neu in zwei Felder zu Strasse und Nummer aufgeteilt wird. Daher ist es nach einem Update wichtig den Nummernwert aus dem Feld Strasse in Nummer zu übertragen. Massgeblich davon betroffen sind folgende Adressdaten im Mandanten: Mandant FAK SUVA UVG UVGZ KTG BVG Seite 11 von 51

12 5.2 Adresse Neue Felder Nummer Postfach BUR-Nummer Unternehmens ID Nicht mehr benötigte Felder vorher in Arbeitgeber-Nr. Bis dato war im Bereich Angaben zum Arbeitgeber die sogenannte Arbeitgeber-Nr. vorhanden, die eigentlich die Vertrags-/Mitglied-Nummer bei der Unfallversicherung darstellte aber auch anderweitig verwendet werden konnte. Aus diesem Grund kann dieses Feld bei einem Update nicht übernommen und der Inhalt oder im Falle einer sonstigen Anwendung bei den entsprechend anderen Versicherungsinstitutionen in den Feldern Mitgliedsnummer, Kundennummer oder Vertragsnummer erfasst werden. AHV-Abrechn.-Nr. Diese Mitgliedsnummer bei der AHV befindet sich neu auf der Seite AHV/ALV im Feld Mitglied-Nr. Seite 12 von 51

13 5.3 Optionen Neue Felder Bereich swissdec Startdatum (nicht editierbar) Dieses Datum gibt Auskunft darüber, wann der Mandant auf swissdec aktualisiert wurde oder (im Falle einer Neuinstallation) der Mandant zum ersten Mal gestartet wurde oder auf wann der Abrechnungsbeginn erfolgte. Der Wert richtet sich nach dem Datum des Mandanten und nicht nach dem effektiven Datum gemäss Systemuhr Neue Felder Bereich Suva/UVG Unfall-Versicherungstyp neu unterteilt nach Suva UVG als Vorgabewert für neue Mitarbeiter Neue Felder Bereich Lohnstrukturerhebung Checkbox ELM für BFS-Statistik verwenden ob überhaupt mit dem SelectLine Lohn die BFS-Statistik erstellt werden soll Einstellungen der Lohnstrukturerhebung einerseits als Vorgabewert für neue Mitarbeiter und andererseits als generelle Statistik-Angabe für Firma Wöchentliche Arbeitszeit Wöchentliche Lektionen Lohnvereinbarung Sonstige Anpassungen Die Pro-Rata-Berechnungs-Funktion 30 Tage/Monat wurde aktualisiert. Ein Austritt am 28. Februar wird als 30 Tage gewertet (vollständiger Monat). Aufgrund dieser Umstellung und weiteren Berechnungsmechanismen im Bereich der Abzüge und Kumulations-Basen, ist vorerst nur die 30 Tage/Monat -Berechnung möglich! Seite 13 von 51

14 5.4 AHV/ALV Neu hinzugefügt und entsprechend strukturiert wurde die Seite AHV/ALV Bereich AHV Mitglied-Nr. Ist die Mitglied-Nummer des Mandanten bei der Ausgleichskasse. Dieser Wert war in der Version im Feld AHV-Abrechn.-Nr. auf der Seite Adresse gespeichert Nr. der Ausgleichskasse Mit dem Schalter lässt sich auf die gespeicherte Auswahlliste sämtlicher Ausgleichskassen die beim ELM teilnehmen, zugreifen Beginn Beitragspflicht Hier ist der Wert des Beginnes der Beitragspflicht (18) einzutragen, der dann auch aufgrund des Geburtsdatums beim Mitarbeiter die Gültigkeit/Notwendigkeit der entsprechenden Abzüge prüft Rentenalter männl./rentenalter weibl. Hier ist der Wert des Beginnes des Rentenalters für Männer (65) und Frauen (64) einzutragen, der dann auch aufgrund des Geburtsdatums und Geschlechtes beim Mitarbeiter die Gültigkeit/Notwendigkeit der entsprechenden Abzüge prüft AN Beitrag Neu wird hier, anstelle wie bisher unter den Abzügen, global und allgemein gültig der Arbeitnehmer- Anteil des AHV-Beitrages (5.15 % ab 2011) eingetragen. AG Beitrag Sollte mit den Arbeitgeber-Beiträgen operiert werden, so kann hier der dafür gültige Prozentsatz des AHV-Beitrages (5.15 % ab 2011) eingetragen werden, wobei dieser nur informativen Charakter hat Freigrenze (pro Monat) Neu wird ebenfalls hier, anstelle wie bisher unter den Abzügen, global und allgemein gültig die Freigrenze (CHF ) für den AHV-Abzug für Rentner erfasst Bereich ALV/ALV Zusatz AN Beitrag ALV, AN Beitrag ALVZ Neu werden hier, anstelle wie bisher unter den Abzügen, global und allgemein gültig der Arbeitnehmer-Anteil des ALV- (1.10 % ab 2011) und ALVZ-Beitrages (1.00 % ab 2011) eingetragen AG Beitrag ALV, AG Beitrag ALVZ Sollte mit den Arbeitgeber-Beiträgen operiert werden, so kann hier der dafür gültige Prozentsatz des ALV- (1.10 % ab 2011) und ALVZ-Beitrages (1.00 % ab 2011) eingetragen werden, wobei dieser nur informativen Charakter hat Wichtige Information Beachten Sie, dass die Höchstbeträge/Freigrenzen der ALV bzw. ALVZ weiterhin in den jeweils verwendeten Abzügen definiert werden müssen. Die in den Mandanten-Einstellungen hinterlegten Sätze übersteuern ab jetzt jene Sätze, die bisher in den jeweiligen Abzügen hinterlegt wurden. Seite 14 von 51

15 5.5 FAK Unter Mandant/Einstellungen auf der Seite FAK bietet sich die Möglichkeit, mit eine bis mehrere Versicherungslösungen von Familienausgleichskassen-Zugehörigkeiten pro jeweilige Kantone wie folgt zu erfassen: FAK-Mitgliednummer Ist die Mitglied-Nummer des Mandanten bei der FAK Subnummer Ist eine allfällige Subnummer des Mandanten bei der FAK FAK-Nummer Mit dem Schalter lässt sich auf die gespeicherte Auswahlliste sämtlicher Familienausgleichskassen die beim ELM teilnehmen, zugreifen Kanton Hier wird der Kanton der FAK zugewiesen Adressfelder für die Adresse zu informativen Zwecken bzw. der Vollständigkeit halber Mit kann eine Versicherungslösung wieder bearbeitet oder mit entfernt werden. Die Mitgliedsnummer können in der Kinderzulagen-Auswertung, mittels entsprechenden Verweises, ausgegeben werden. Seite 15 von 51

16 5.6 SUVA und UVG Unter Mandant/Optionen wird global entschieden, ob die Unfallversicherung Privat (UVG) oder der Suva (Suva) unterliegt bzw. dies als Vorgabe für den Mitarbeiter dient, wenn die Unfallversicherung über beide Institutionen abgeschlossen wurde.. Bei Bedarf kann der Mitarbeiter natürlich auch nachträglich umgestellt werden. Die Daten der SUVA, bzw. des UVG Versicherers können nun unter Mandant /SUVA bzw. Mandant/UVG eingegeben und in den Auswertungen mittels Verweise später ausgegeben werden. SUVA und UVG haben zwei getrennte Seiten, wodurch beide Versicherer angegeben und verwendet werden können. Unter Versicherungslösungen werden mit sämtliche Sätze wie folgt erfasst: Bezeichnung Code (meist durch den Unfallversicherer vorgegeben) NBUV-Ansatz (durch den Unfallversicherer vorgegeben) Diese stehen dann unter Versicherung in den Mitarbeiterstammdaten zur Verfügung. Aus den unter Stammdaten/Mitarbeiter/Versicherung gesetzten Codes und den in den Mandanten-Einstellungen definierten Sätzen und Abzuge entsteht dann der UVG-Abzug des Lohnlaufes. Mit kann eine Versicherungslösung wieder bearbeitet oder mit entfernt werden. Seite 16 von 51

17 5.7 UVGZ Neu ist es möglich Daten für eine sogenannte Unfallzusatzversicherung (UVGZ) zu erfassen. Diese Daten des UVGZ-Versicherers (Adresse, Vertrag und Codes) können unter Mandant/Einstellungen auf der Seite UVGZ eingegeben und in den Auswertungen mittels Verweise später ausgegeben werden. Die Daten des UVG und UVGZ Versicherers können voneinander abweichen! Unter Versicherungslösungen werden mit sämtliche Sätze erfasst, wobei es zu beachten gilt, dass in den UVGZ-Versicherungscodes zwischen den Geschlechtern unterschieden wird. Es ist somit möglich, unterschiedliche Sätze, je nach Geschlecht, innerhalb des gleichen Versicherungscodes zu erfassen. Zusätzlich kann gleich der zu verwendete UVGZ-Abzug des entsprechenden Codes hinterlegt werden. Die Höchst- sowie Freigrenze ist im verwendeten Abzug zu hinterlegen. Bezeichnung Personengruppe (wird durch den Versicherer bekannt gegeben) Kategorie (wird durch den Versicherer bekannt gegeben) Beitrag männl. Beitrag weibl. UVGZ-Abzug (muss hier vom Abzugsstamm zugewiesen werden) Wünschen Sie den gleichen Satz mit unterschiedlichen Höchst- oder Mindestlöhne zu erfassen, so sind zwei Versicherungscodes zu erstellen. In solchen Fällen empfiehlt sich eine Angabe zum Unterschied der vermeintlich gleichen Sätze im Feld Bezeichnung zu machen, um bei der Auswahl des Codes (Mitarbeiterstammdaten) die Übersicht zu wahren. Der eigentliche Versicherungscode setzt sich aus der Kategorie und Personengruppe zusammen, der im Kapitel 5.14 ausführlicher erläutert werden. Mit kann eine Versicherungslösung wieder bearbeitet oder mit entfernt werden. Seite 17 von 51

18 5.8 KTG Neu ist es auch möglich die Daten des Krankentaggeld-Versicherers (KTG) mit Adresse, Vertrag und Codes unter Mandant / Einstellungen auf der Seite KTG einzugeben, und in den Auswertungen mittels Verweise später auszugeben. Unter Versicherungslösungen werden mit sämtliche Sätze erfasst, wobei es zu beachten gilt, dass in den KTG-Versicherungscodes zwischen den Geschlechtern unterschieden wird. Es ist somit möglich, unterschiedliche Sätze, je nach Geschlecht, innerhalb des gleichen Versicherungscodes zu erfassen. Frauen unterliegen tendenziell höheren Sätzen. Zusätzlich kann gleich der zu verwendete KTG-Abzug des entsprechenden Codes hinterlegt werden. Die Höchst- sowie Freigrenze ist im verwendeten Abzug zu hinterlegen. Bezeichnung Personengruppe (wird durch den Versicherer bekannt gegeben) Kategorie (wird durch den Versicherer bekannt gegeben) Beitrag männl. Beitrag weibl. KTG-Abzug (muss hier vom Abzugsstamm zugewiesen werden) Wünschen Sie den gleichen Satz mit unterschiedlichen Höchst- oder Mindestlöhne zu erfassen, so sind zwei Versicherungscodes zu erstellen. Die Höchst- sowie Freigrenze ist im verwendeten Abzug zu hinterlegen. In solchen Fällen empfiehlt sich eine Angabe zum Unterschied der vermeintlich gleichen Sätze im Feld Bezeichnung zu machen, um bei der Auswahl des Codes (Mitarbeiterstammdaten) die Übersicht zu wahren. Der eigentliche Versicherungscode setzt sich aus der Kategorie und Personengruppe zusammen, welche im Kapitel 5.14 ausführlicher erläutert werden. Mit kann eine Versicherungslösung wieder bearbeitet oder mit entfernt werden. Seite 18 von 51

19 5.9 BVG Neu ist es nun auch möglich die Daten des Pensionskassen-Versicherers (BVG) mit Adresse, Vertrag und Codes unter Mandant/Einstellungen auf der Seite BVG einzugeben, und in den Auswertungen mittels Verweise später auszugeben. Dies ersetzt zudem den bisherigen Menüpunkt Stammdaten/Pensionskassen Unter Versicherungslösungen werden mit sämtliche Codes wie folgt erfasst: Bezeichnung Code (wird vom Versicherer bekannt gegeben) BVG-Abzug (muss hier vom Abzugsstamm zugewiesen werden) Diese stehen dann unter Versicherung in den Mitarbeiterstammdaten zur Verfügung. Aus den unter Mitarbeiter gesetzten Codes und den in den Mandanten-Einstellungen definierten Sätzen und Abzügen entsteht dann der BVG-Abzug des Lohnlaufes. Wichtiger Hinweis: Das BVG ist noch die einzige Versicherung, die noch nicht der swissdec-zertifizierung unterliegt. Aus diesem Grund erfolgt die Auswertung über die herkömmliche Druckauswertung und basiert auf den AHV- Löhnen. Seite 19 von 51

20 5.10 Standards Die Standards wurden um die Basen: UVG UVGZ KTG erweitert. Wichtig hierbei zu erwähnen ist, dass für die Unfallversicherung lediglich noch eine Basis (3) benötigt und verwendet wird. Somit kann hier für SUVA oder UVG, dieselbe Basis benutzt werden bzw. bei einem dieser Felder leer gelassen werden. Seite 20 von 51

21 5.11 Standardabzüge Beachten Sie nach dem Update die neuen Standardabzüge zu definieren. Da UVG-Abzug BVG-Abzug in den vorangehenden Versionen nicht enthalten waren, konnten die Felder nicht übernommen werden. Sofern Sie den neuen Kontenstamm gemäss swissdec übernommen haben, sollten alle benötigten Abzüge im Stamm leicht auffindbar sein. Beachten Sie, dass KTG-Abzug UVGZ-Abzug von den Codes abhängig ist, werden diese direkt von den entsprechenden Versicherungslösungen verwendet. Sollten Sie mit dem Arbeitgeber-Anteil arbeiten, so müssen folgende weitere Abzüge hier hinterlegt werden: UVG UVGZ KTG BVG Beachten Sie, dass diese Abzüge reinen informativen Charakter besitzen. Seite 21 von 51

22 5.12 Lohnausweis Die neue Vorgabeseite für den Lohnausweis weist die häufigsten Zusatzinformationen bereits auf. Es ist aber weiterhin möglich zusätzliche Vorgaben für die Gehaltsnebenleistungen zu erfassen Validierungen im Mandant Neu werden beim Speichern des Mandanten folgende Felder auf deren Inhalt und / oder Format geprüft: AHV-Mitgliednummer Nummer AHV-Ausgleichskasse Kundennummer Suva Subnummer Suva Unternehmens ID (Bekanntgabe im ersten Halbjahr 2011) ELM Hierbei handelt es sich lediglich um einen Hinweis und die Bearbeitung des Mandanten kann auch ohne diese Felder beendet werden. Wir empfehlen allerdings so viele Daten wie möglich am Anfang zu hinterlegen, damit eine gewisse Vollständigkeit und Übersichtlichkeit im Bezug auf Versicherungsangaben gewährleistet ist. Seite 22 von 51

23 5.14 Personengruppe und Kategorie in UVGZ und KTG In den Kapiteln 5.7 und 5.8 wurde bereits auf die Zusammensetzung des Versicherungscodes hingewiesen. Auf Grund dieser Anforderung wurden im swissdec-lohn nun folgende neue Felder implementiert: Personengruppe Kategorie Diese Unterteilungen sind vor allem im Bezug auf Auswertungen und Lohnmeldungen erforderlich. Die Personengruppen wie auch Kategorien unterscheiden sich je nach Versicherer und werden von diesen entsprechend bekanntgegeben Personengruppe Bei der Personengruppe handelt es sich um eine Unterteilung der Versicherung in verschiedene Funktionsstufen. Ein Beispiel aus der Praxis könnte wie folgt aussehen: Personengruppe A: übrige Angestellte Personengruppe B: Geschäftsleitung Die Personengruppen können unter Stammdaten / Personengruppen erfasst und verwaltet werden Kategorie Bei der Kategorie handelt es sich um die Unterteilung der Versicherung in verschiedene Lohnstufen. Ein Beispiel aus der Praxis könnte wie folgt aussehen: Kategorie 1: UVG-Lohn Kategorie 2: Überschusslohn Seite 23 von 51

24 6 Neuerungen in allgemeinen Stammdaten 6.1 Menüpunkt Mitarbeiter in Stammdaten Vorher in : neu in : Da es sich bei Daten wie Mitarbeiter, Zulagen, Abzüge und AG-Abzugsgruppen um Stammdaten im herkömmlichen Sinne handelt, wurde entschieden, diese Punkte entsprechend in Stammdaten zu verschieben. 6.2 Personengruppen Wie bereits im Kapitel 5.14 hingewiesen ist es möglich, unter Stammdaten / Personengruppen hier nun die verschiedenen Personengruppen für die UVGZ- und KTG- Codes zu erfassen und zu verwalten. 6.3 Pensionskassen vorher in : Da die Pensionskassen neu im Mandanten via BVG und beim Mitarbeiter mittels eines Codes abgehandelt werden, wurde der entsprechende Menüpunkt hierfür entfernt. 6.4 Interne Banken Der ursprünglich bekannte Begriff Bankbezug wurde im Hinblick auf die Programme Auftrag und Rechnungswesen ebenfalls auf Interne Banken angepasst. Seite 24 von 51

25 7 Neuerungen in den Mitarbeiter-Stammdaten 7.1 Neu unter Stammdaten Wie bereits im Punkt 6.1 erwähnt, wurden die Mitarbeiter in den Menüpunkt Stammdaten verlegt. 7.2 Seite Adresse Neue Felder Postfach Staatsangehörigkeit Alleinerziehend Anmerkung: Im Gegensatz zu den Daten des Mandanten und Versicherungen wird hier von swissdec keine Aufteilung zwischen Strasse und Nummer verlangt Wiedereintrittsmöglichkeit Im Sinne der Benutzerfreundlichkeit und der Empfehlung von swissdec, Wiedereintritte über ein- und dieselbe Personalnummer abzuhandeln, wurde diese Möglichkeit eingebaut. Falls ein Mitarbeiter austritt und später neu von der Firma angestellt wird, kann der Wiedereintritt innerhalb derselben Mitarbeiternummer festgehalten werden. Es gibt keine fixe Anzahl von Wiedereintritten und -austritten und diese werden zum jetzigen Zeitpunkt auch nicht mit einer Zeitachse geführt. Seite 25 von 51

26 7.2.3 Checkbox AHV-Nr. und Soz.Vers.Nr. nicht bekannt Durch das aktivieren dieser Checkbox wird der Inhalt der AHV-Nr. / Soz.-Vers.-Nr. gelöscht und die automatische Plausibilitätsprüfung der AHV-Nr. / Soz.-Vers.-Nr. deaktiviert. Nur so ist es möglich, Mitarbeiter ohne Angabe einer AHV- oder Sozial-Versicherungs-Nummer abzurechnen. Diese Checkbox ersetzt die ehemaligen, einzelnen prüfen -Funktionen. vorher in : neu in : D.h. eine Validierung auf die Gültigkeit der Nummer erfolgt weiterhin im Hintergrund. Anmerkung: Obwohl neu eigentlich die Sozial-Versicherungsnummer verwendet wird oder werden sollte, bleibt die konventionelle AHV-Nummer nach wie vor im Programm enthalten Checkbox Abrechnung überspringen Von früheren Versionen dürfte für Fälle von Sperrung bis Eintritt und ab Austritt die Abrechnungssperre bekannt sein. Diese Funktion wurde allerdings oft auch fälschlicherweise dazu verwendet, einen temporären Austritt z.b. bei einem unbezahlten Urlaub zu verwenden, was dann zu falschen Berechnungen der Höchst- und Freigrenzen geführt hat. Korrekt hätte der Mitarbeiter während dieser Zeit mit dem Betrag 0 abgerechnet oder bei Unsicherheit über einen möglichen Wiedereintritt gar ausgetreten lassen und im Falle des Wiedereintrittes mit einer neuen Mitarbeiternummer erfasst werden sollen. Dieser Fall wird nun mit dieser neuen Checkbox Abrechnung überspringen umgangen und somit korrekte Berechnung von Höchst- und Freigrenzen gewährleistet und der Mitarbeiter erscheint während dieser Zeit nicht im Abrechnungslauf. 7.3 Seite Allgemein Da die Konstanten Pensionskassen entfernt und durch die Mandanten-Einstellung bzw. Codes ersetzt wurde, entfällt auch beim Mitarbeiter die bis dato vorhandene Möglichkeit, Pensionskassen zuzuweisen. vorher in Seite 26 von 51

27 7.4 Seite Versicherung Neu sind die Versicherungscodes nicht mehr unter Mitarbeiter/Allgemein, sondern unter einer neuen extra dafür errichteten Seite Versicherung wiederzufinden. Ein Ändern der Versicherungscodes löst eine Prüfroutine der Abzüge aus. Wird beispielsweise der AHV Code geändert, wird man gefragt ob gleich der alte Abzug gelöscht, und mit denjenigen des neuen Codes ersetzt werden soll. Die entsprechenden Versicherungscodes finden Sie unter Mandant/Einstellungen und der jeweiligen Seite. AHV und ALV Codes Diese Codes unterliegen einer Plausibilitätsprüfung im Zusammenhang mit dem eingestellten Alter des Mitarbeiters. Sollte ein Mitarbeiter aufgrund einer Ausnahmeregelung nicht AHV-pflichtig sein, kann die Überprüfung mittels Checkbox Sonderfall AHV/ALV deaktiviert werden. FAK Diese dient der späteren Ausgabe in Belegen (Auswertungen / Kinderzulagen). SUVA/UVG Wählen Sie ob den entsprechenden Unfallversicherer. SUVA/UVG Codes Wählen Sie hier den entsprechenden Versicherungscodes aus. UVGZ Code 1 und 2 Ob der Code unter 1 oder 2 ausgewählt wird, ist dabei irrelevant. Beide werden gleichermassen berücksichtigt. Es können maximal zwei verschiedene UVGZ-Codes gewählt werden. KTG Code 1 und 2 Ob der Code unter 1 oder 2 ausgewählt wird, ist dabei irrelevant. Beide werden gleichermassen berücksichtigt. Es können maximal zwei verschiedene KTG-Codes gewählt werden. BVG-Code Der BVG-Abzug ist standardmässig auf Fixbetrag gesetzt, aufgrund der immensen Anzahl verschiedener BVG-Lösungen. Der korrekte Code ist aber weiterhin auch für Fixbetrag-Abzüge zu erfassen. Er kann in Auswertungen benutzt werden. Seite 27 von 51

28 7.5 Seite Neuer Lohnausweis Neue Felder Generell neu wurde der neue Lohnausweis hinzugefügt. Bis anhin konnten die zusätzlich zum alten Lohnausweis benötigten Felder ( Reise, Verpflegung und Bemerkungen Zeile 15) für den neuen Lohnausweis hinterlegt werden. Unter Neuer Lohnausweis wurden diverse Standard-Fälle vordefiniert. Wenn auf geklickt wird, ändert sich die Ansicht auf und es besteht die Möglichkeit weitere Angaben wie die Gehaltsnebenleistungen und Bemerkungen zu erfassen: Diese werden im jährlichen Lohnausweis der entsprechenden Mitarbeiter auf den Zeilen 14 und/oder 15 ausgegeben Vorgaben aus Mandant überschreiben Das aktivieren dieser Checkbox öffnet folgende Felder, welche dann individuell für diesen Mitarbeiter angepasst werden können. Ansonsten bleiben diese ausgegraut und werden aus Mandant/ Einstellungen/Lohnausweis übernommen. Seite 28 von 51

29 7.6 Neue Seite Statistik Ebenfalls neu implementiert wurde die Seite Statistik, die aufgrund der Mandanten-Einstellungen von der Seite Optionen folgende Werte übernimmt: Checkbox Mitarbeiter relevant für BFS Statistik aktiv, wenn in Mandant aktiv Anzahl Lektionen oder Stunden der wöchentlichen Arbeitszeit Folgende vorgegebenen Statistik-Werte gilt es abzufüllen Zuteilung (Lehrling oder Praktikant oder <kein>) Aufenthaltsart Ausbildung Anforderungsniveau Stellung im Beruf effektive Tätigkeit wöchentliche Arbeitszeit (Art Lektionen oder Stunden ) Lohnform Diese Daten werden rein zu statistischen Zwecken vom Bundesamt für Statistik (BFS) zur Lohnstrukturerhebung benötigt. Lediglich im Zahlenfeld wöchentl. Arbeitszeit kann ein dynamischer Wert erfasst werden. Die anderen Felder sind mittels der vorgegebenen Werte aus dem entsprechenden Drop-Down-Menü auszuwählen. Seite 29 von 51

30 7.7 Validierungen im Mitarbeiter Durch die zusätzlichen swissdec-vorgaben wurden auch wie im Mandanten beim Speicher- und Prüfvorgang des Mitarbeiters diverse Felder auf deren Inhalt und/oder Format geprüft. Hierbei handelt es sich lediglich um einen Hinweis und die Bearbeitung des Mitarbeiters kann auch ohne Vollständigkeit oder Richtigkeit dieser Felder beendet werden. Wir empfehlen allerdings so viele Daten wie möglich am Anfang zu hinterlegen, damit eine gewisse Vollständigkeit und Übersichtlichkeit im Bezug auf Versicherungsangaben gewährleistet ist. Seite 30 von 51

31 7.8 Neuerungen in Zulagen/Abzüge Neu unter Stammdaten Wie bereits im Punkt 6.1 erwähnt, wurden die Zulagen und Abzüge in den Menüpunkt Stammdaten verlegt Neues 4-stelliges Nummernsystem Die im VKMU mitgelieferten Zulagen und Abzüge wurden mit dem Zulagenstamm aus swissdec aktualisiert. Dabei handelt es sich auf die Empfehlung hin neu um eine 4-stellige Nummerierung. Sie können aber nach wie vor mit ihren bisherigen 3-stelligen Nummern operieren. Bei der Eröffnung eines neuen Mandanten haben Sie diese vorkonfigurierten Zulagen direkt zur Verfügung. Sollte es sich um keinen neuen Mandanten handeln, werden die bisherigen Zulagen übernommen. Dies gilt auch für die individuell angepassten Zulagen einzelner Mitarbeiter. Obwohl swissdec einen einheitlichen Lohnstamm bestehend aus Zulagen UND Abzügen vorsieht und empfiehlt, entschieden wir uns schon aus Rücksicht auf die langjährigen AnwenderInnen das bestehende getrennte System beizubehalten swissdec-zulagen- und Abzugstamm in bestehendem Mandanten Falls Sie in Ihren aktuellen Mandanten ebenfalls den 4-stelligen, von swissdec vorgegebenen Zulagenund Abzugsstamm oder Teile davon, integrieren möchten, können Sie wie folgt vorgehen: Nachfolgend erwähnte Dateien aus VKMU (Vorlagemandant) exportieren und in aktuellen Mandanten importierten, was die bestehenden Zulagen, Abzüge und Basen ergänzt! Nachfolgend erwähnte Dateien im Explorer vom VKMU in bestehenden Mandant kopieren, was die bestehenden Zulagen, Abzüge und Basen ersetzt! Folgende Dateien sind zu kopieren bzw. exportieren/importieren: ZULAGEN.DB ABZUEGE.DB BASEN.DB ZULBASEN.DB Seite 31 von 51

32 7.8.4 Gesperrte Zulagen/Abzüge nach erstmaliger Verwendung Sobald Zulagen und Abzüge in einem Abrechnungslauf eingesetzt wurden, werden diese im Stamm gesperrt und sind dadurch unveränderbar! Wünschen Sie eine Anpassung bereits verwendeten (und somit gesperrten) Zulagen bzw. Abzüge sind diese als neu zu erfassen. Einzig die folgenden Felder für die Lohnausweisziffer und Fibuexport dürfen und können nachträglich mutiert werden: Bruttolohnbestandteil Feld Neuer Lohnausweis auf Feld Soll, Haben Steuer Fibuexport deaktivieren Prozent von Basis bei Sozialversicherungs-Abzügen entfernt Des Weiteren wurde bei den Sozialversicherungs-Abzügen, bei denen im Mandanten die Prozentwerte definiert werden, diese Eingabemöglichkeit entfernt. D. h. bei prozentualen Abzügen, die nicht den Mandanten-Einstellungen geregelt werden, ist diese Eingabe nach wie vor möglich. Seite 32 von 51

33 7.8.6 Lohnstrukturerhebung Statistik Betrag und Statistik Menge, Abrechnungsassistent Zulagen: Abzüge: Nebst dem Mandanten und den Mitarbeitern, müssen auch in den jeweiligen Zulagen und Abzügen Zuweisungen für das Bundesamt für Statistik (BFS) vorgenommen werden. Dafür wurden in beiden Dialogen ein neuer Bereich Lohnstrukturerhebung eingebaut, bei denen mit dem Schalter auf ein Drop-Down-Menü, bestehend aus vorgegebenen Lohnarten-Definitionen, zugegriffen und zugeordnet werden können. Hierbei ist bei allen Zulagen mit dem Typ Fixbetrag Prozent von Fixbetrag eine Zuweisung für den Statistik Betrag möglich. Bei Zulagen vom Typ Menge * Ansatz Menge * Ansatz * Faktor steht zusätzlich das Feld Statistik Menge zur Verfügung. Dies überträgt das Total der Mengen von allen Zulagen mit einem Wert im Feld Statistik Menge pro Abrechnungslauf in das XML, um die total geleisteten Mengen (z. B. Stunden) zusätzlich zum Bruttolohn pro Mitarbeiter zu deklarieren! Angewendet wird dies z. B. bei Mitarbeitern im Stundenlohn, da einerseits der Bruttolohn als solches und andererseits auch die total geleisteten Stunden pro Jahr gemeldet werden müssen. Beispiel: Mitarbeiter XY arbeitet im Monat Januar 100 Stunden zum Ansatz von CHF Ins XML würde nun als Statistik Betrag CHF und als Statistik Menge 100 übertragen werden. Dies wird natürlich auf das ganze Jahr aufsummiert. Die Einstellung des Statistik Betrages steht Ihnen auch in den Abzügen zur Verfügung. Soll eine Zulage oder Abzug nicht in die Statistik übernommen werden, so kann dies mit dem Wert bewerkstelligt werden. Wichtige Information: Auch diese Werte können nach erstmaliger Verwendung NICHT mehr geändert werden, da bereits Einträge ins XML erfolgten! Seite 33 von 51

34 7.9 Neuerungen in Arbeitgeber-Abzugsgruppen Neu unter Stammdaten Wie bereits im Punkt 6.1 erwähnt, wurden die AG- Abzugsgruppen in den Menüpunkt Stammdaten verlegt. Seite 34 von 51

35 8 Nachzahlungen erfassen (ab Skalierung Gold) 8.1 Allgemeine Informationen Hierbei handelt es sich um ein neues Feature der swissdec Version. Die Nachzahlung ermöglicht eine Zahlung für einen Mitarbeiter auszuführen, welcher gemäss den Stammdaten aber bereits ausgetreten ist. Nachzahlungen können beliebig oft und zu einem beliebigen Zeitpunkt (Abrechnungsmonat) erstellt werden, erfordern aber einen eigenen Lohnlauf pro Nachzahlung eines Mitarbeiters. D.h. es ist nicht möglich nur EIN Mitarbeiter mit einer Nachzahlung in einen konventionellen Lohnlauf zu integrieren, sondern bereits für EINEN Mitarbeiter bedarf es einem separaten Lohnlauf. Dadurch kann die Nachzahlungsfunktion erst ab der Skalierung Gold eingesetzt werden, da mit einer Standard Lizenz nur ein Lauf pro Monat erfasst werden kann (Ausnahme: Dezember mit drei Läufen). 8.2 Berechnungsinformationen Die Nachzahlung erfolgt mit den zuletzt verwendeten Basen des Mitarbeiters (vor seinen Austritt). Ist der Mitarbeiter im Vorjahr ausgetreten, verhält sich die Basenkumulierung gleich, wie wenn der Mitarbeiter in einem neuen Lauf des Vorjahres abgerechnet wird. Die Basen werden in so einen Fall mit denen des Vorjahres kumuliert. 8.3 Systematik Von der Systematik her unterscheidet sich grundsätzlich die Nachzahlung nicht von den konventionellen Lohnzahlungen ausser das die Selektion für die Mitarbeiterauswahl eingeschränkt wird. Entsprechend wird die ganze Prozedur im Kapitel 7.4 geschildert. Seite 35 von 51

36 8.4 Ablauf Nachzahlung Start Abrechnungsassistent Um eine Nachzahlung zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor: Checkbox Nachzahlungen verarbeiten aktivieren (1.) die Beschreibung ändert nun von 1. Lohnabrechnung zu Korrekturabrechnung und kann bei Bedarf noch individuell geändert werden (2.) danach Schalter betätigen Beachten Sie, dass der gesamte Bereich Welche Mitarbeiter sollen abgerechnet werden ausgegraut wird und automatisch der Radiobutton der Option Mitarbeiter wählen gesetzt wird. Seite 36 von 51

37 8.4.2 Auswahl ausgetretene MitarbeiterInnen Auf Grund der vorgegebenen Funktion Mitarbeiter wählen öffnet sich das herkömmliche Auswahlfenster in welchem aber nur Mitarbeiter erscheinen, welche mit einem Austrittsdatum versehen sind. Mit den Pfeilsymbolen einzelne Mitarbeiter hinzugefügt oder wieder entfernt werden können. Danach den Schalter betätigen. Seite 37 von 51

38 8.4.3 Mutation der Zulagen / Abzüge Wie im Printscreen ersichtlich, wird nun für die Abrechnung ein weiterer bzw. nächster unbenutzter Abrechnungsmonat des letzten Abrechnungsjahres verwendet. Sollten die Lohndaten soweit stimmen, könnte mit dem Schalter die Nachzahlungsprozedur abgeschlossen werden. In der Praxis werden allerdings meist oft spezielle oder abweichende Zulagen und allenfalls auch Abzüge verwendet und können so mit in den bereits bekannten Bearbeitungsmodus gewechselt werden Nachdem die Lohndaten mutiert wurden kann auch hier betätigt werden. Seite 38 von 51

39 8.4.4 Fertigstellung Nachzahlung Nun kann wie ursprünglich mit dem Schalter beendet werden. die Nachzahlung abgeschlossen und der Assistent Seite 39 von 51

40 9 Historie bisheriger Abrechnungsläufe Für die swissdec-zertifizierung ist es notwendig, dass sämtliche Mutationen (auch bei Stammdaten) nachvollzogen werden können. Wir entschieden uns hierfür, für einen sogenannten Historie-Modus, welcher in Form von Datensicherungen abgebildet wird. D.h. jeder abgeschlossene Lauf, wird als separate Datensicherung gespeichert und kann mit Historie starten in den Lese-Modus zurückgeladen wird. Die Historie wird Mandanten-abhängig gespeichert und mitgesichert. 9.1 Historie starten In der swissdec Version wird nach jedem Lohnlauf eine automatische Datensicherung durchgeführt, welche dazu dient eine Historie sämtlicher Läufe aufzubauen. Auf die Historie kann man wie folgt zugreifen: Abrechnen/Historie/Historie starten Die Historie bietet folgende drei Auswahlmöglichkeiten: Jahr Monat Abrechnungslauf. Während man sich in einen Lauf der Historie befindet, werden sämtliche Funktionen des Lohnes blockiert bis man den Lauf verlässt. Es ist nicht möglich einen Lohnlauf in der Historie zu verändern. 9.2 Anzeige Historie Modus Zwei Merkmale identifizieren die aktive Historie Statuszeile In der Statuszeile unten rechts ist einerseits in roter Farbe und andererseits die Mandantenbezeichnung Historie ersichtlich Bildschirmhinweis Zusätzlich steht während dieser Zeit auf der Grundmaske von SelectLine der Zusatz Historie aktiviert!. 9.3 Historie beenden Um die Historie zu verlassen, benutzen Sie den nun aktiven Schalter Historie beenden und befinden sich nun im herkömmlichen Modus. Seite 40 von 51

41 10 Elektronisches Lohnmeldeverfahren (ELM) und XML Das Elektronische Lohnmeldeverfahren ist unter Abrechnen zu finden. Es bietet die Möglichkeit, die üblichen jährlichen Daten (wie beispielsweise die AHV-Auswertung) bequem per Upload-Funktion der Firma itserve AG auszuführen, die dies dann den entsprechenden Versicherer oder Institutionen (Lohndatenempfänger) zustellt. Um die Funktionen des elektronischen Lohnmeldeverfahrens nutzen zu können, müssen die.net- Komponenten von Microsoft auf den Rechner installiert sein. Diese können kostenlos von der Microsoft Homepage heruntergeladen werden. Windows 7 hat bereits das.net Framework 3.5 SP1 vorinstalliert. Beachten Sie, dass u.u. bei gewissen Versicherungen die jährlichen Abrechnungen und Nachweise nach wie vor auf dem konventionellen Papierweg eingereicht werden müssen. Eine aktuelle Liste der Lohndatenempfänger ist jeweils ersichtlich unter: Wichtige Information zur Logik ELM, XML und ViewGen Durch swissdec werden neu sämtliche für das ELM und die Jahresendverarbeitung notwendigen Daten in ein XML gespeichert. Dieses bildet die Basis für Jahresauswertungen per ViewGen elektronische Lohnausweise Elektronisches Lohnmeldeverfahren Somit werden die später erläuterten Auswertungen wie AHV, UVG etc. ebenfalls auf Basis dieses XML mittels des Tools Viewgen erstellt. Somit ist ELM nicht zwingend mit ViewGen gleichzusetzen! 10.1 Kurzablauf Ein Ablauf des ELM sieht in Kürze wie folgt aus: 1. elektronische Lohnmeldung per PPV oder EIV 2. im Falle von PPV Historie Lohnmeldung öffnen 3. Komplettierung durchführen Seite 41 von 51

42 10.2 Elektronische Lohnmeldung (Transmitter) Die Maske die sich hierbei für die elektronische Lohnmeldung öffnet nennt sich auch Transmitter. Darin können auf der Seite Optionen folgende Daten nach Wunsch ausgewählt und übermittelt werden: Mitarbeiter in einer festgelegten Sortierung Versicherer kantonale Steuerverwaltung Bundesamt für Statistik Familienausgleichskassen Die Seite Details beinhaltet diverse Einstellungen über die Signatur und Verbindung sowie dazugehörige Testmöglichkeiten. Auf den nachfolgenden Seiten, wird Ihnen die Anwendung im Detail erklärt. Seite 42 von 51

43 Zertifikate installieren Bevor die elektronische Lohnmeldung erfolgen kann, muss mittels des Schalters Zertifikat installiert werden Mitarbeiter das Standardmässig werden sämtliche Mitarbeiter markiert und nach Mitarbeiternummer sortiert. Danach können folgende Auswahlen und Sortierungen getroffen werden: Sortierung mit Mausklick auf Tabellentitel nach Mitarbeiter Name, Vorname, Mitarbeitergruppen. Bei aufsteigender Sortierung wird der entsprechende Tabellentitel vorgängig mit einem < gekennzeichnet und bei absteigender Sortierung mit einem > Mehrfachauswahl mit [Ctrl] Bereichsauswahl mit [Shift] Ersatzmeldung Sollte nach einer bereits erfolgten Meldung ein Fehler festgestellt worden sein und somit eine Korrektur mit sich bringt, so kann dies über die sogenannte Ersatzmeldung erfolgen. Mit dem Schalter kann auf die komplette Historie der Meldungen zugegriffen und die entsprechende ausgewählt mit dem Schalter erneut gesendet werden Versicherer Hier können die gewünschten Versicherer angewählt werden, an die die elektronische Lohnmeldung erfolgen soll. Beachten Sie wie im Kapitel 2.5 erwähnt, dass mit Ihren Versicherungen vorgängig die Teilnahme am ELM geklärt sein muss und ggf. Vertragsänderungen/-Anpassungen mit sich bringt Steuer und Statistik Sollte die Steuerverwaltung Ihres Kantons ebenfalls am ELM teilnehmen, so kann dies ebenfalls für die Übermittlung berücksichtigt werden. Für das Bundesamt für Statistik können die statistischen Daten elektronisch anstelle des bisherigen Formulars übermittelt werden. Seite 43 von 51

44 Option Bevor die Daten nun definitiv übermittelt werden können, muss Klarheit über das Verfahren bestehen. Für die Übermittlung stehen zwei Verfahren zur Auswahl: PIV (Prozessintegriertes Verfahren) EIV (Export- / Import-Verfahren) Beim PIV sendet SelectLine-Lohn die Daten auf direktem Weg online zum Lohndatenempfänger. Wenn der entsprechende Lohndatenempfänger nicht über diese Technologie verfügt, so kann mittels EIV offline eine Datei erstellt und danach über den vereinbarten Kommunikationsweg übermittelt werden. Durch Aktivierung der Checkbox Testfall können die Daten zuerst als Test gesandt werden. Mit dem Schalter Details kann nun die elektronische Lohnmeldung gestartet werden. Auf der Seite Details steht im Bereich Details die Funktion der Sicherheitsstufe und der Adresse des Endpunktes (itserve) zur Verfügung, die von uns vorgegeben wird aber im Bedarfsfalle auch selbst angepasst werden könnte. Folgende drei Sicherheitsstufen sind möglich: keine signiert signiert und verschlüsselt Mit dem Schalter Ping kann der Standard wieder hergestellt werden. Mit der Funktion Ping kann auf herkömmliche Art und Weise die Verbindung zum Endpunkt getestet werden Interoperabilität Der Interoperabilitätstest dient dazu, die zu übermittelnden Daten auf die Richtigkeit von verwendeten Sonderzeichen zu prüfen. Der Test kann mit dem Schalter gestartet werden. Seite 44 von 51

45 10.3 Historie Lohnmeldungen Diese Historie ist nicht mit dem Historie-Modus aus Kapitel 8 zu verwechseln sondern erfüllt fünf Zwecke: Informative Auflistung der getätigten elektronischen Lohnmeldungen Komplettierungsinformation Statusinformation Verarbeitungsdetails Plausibilitäts-Status Komplettierung durchführen Nachdem eine elektronische Lohnmeldung durchgeführt wurde, erfolgt vom Lohndatenempfänger ein Rückbestätigungs-Prozess. Hierbei wird von diesem eine Rückmeldung mittels zugestellten Zugangsdaten per Mail verlangt, welche aus dieser Maske ausgeführt werden muss. Dazu sind folgende Daten notwendig: Url Schlüssel Passwort Gültigkeit Mit dem Schalter muss der Prozess der ELM abgeschlossen werden. Seite 45 von 51

46 11 Elektronischer Lohnausweis per ViewGen Der Lohnausweis per ViewGen basiert auf einer von swissdec konzeptionierten Technologie welche mittels eines Generators zulässt, den Lohnausweis auf elektronischem Weg an die Steuerbehörden zu übermitteln. Voraussetzung ist natürlich, dass die Steuerbehörde dies entgegennehmen und verarbeiten kann. Auch diese Steuerbehörden gelten als Lohndatenempfänger und sind auf der obenerwähnten swissdec- Seite ersichtlich. Standardmässig werden sämtliche Mitarbeiter markiert und nach Mitarbeiternummer sortiert. Danach können folgende Auswahlen und Sortierungen getroffen werden: Sortierung mit Mausklick auf Tabellentitel nach Mitarbeiter Name, Vorname, Mitarbeitergruppen. Bei aufsteigender Sortierung wird der entsprechende Tabellentitel vorgängig mit einem < gekennzeichnet und bei absteigender Sortierung mit einem > Mehrfachauswahl mit [Ctrl] Bereichsauswahl mit [Shift] Seite 46 von 51

47 12 Auswertungen Die gesamten Auswertungen wurden ebenfalls überarbeitet und auch neu angeordnet Neue Auswertungen Folgende neue Auswertungen wurden im ViewGen implementiert KTG BVG UVGZ FAK Jahresauswertung pro Kanton In den bestehenden Auswertungen wurden ebenfalls geringfügige sowie zeitgemässe Anpassungen vorgenommen wie z.b. die Änderung von zwei- auf vierstellige Jahreszahlen BVG und bestehende Auswertungen im ViewGen, Scheine Da einzig über BVG im aktuellen Zertifizierungsverfahren noch keine swissdec-richtlinien herrschen, wurde der Menüpunkt Auswertungen/Scheine darauf reduziert bzw. für die BVG-Jahresabrechnung gänzlich eine neue Auswertung erstellt, die sich optisch an die Vorgaben der anderen richtet. Die bis dato aus diesem Menüpunkt aufrufbaren Auswertungen: SUVA-Jahresabrechnung (neu UVG Jahresauswertung per ViewGen) AHV-Lohnbescheinigung (neu AHV Jahresauswertung per ViewGen) wurden in den ViewGen implementiert und sind entsprechend von dort aufrufbar. Wichtige Information betr. Logik ViewGen und Style Sheets Wichtig zu wissen ist, dass diese Auswertungen weder überarbeitet noch geändert werden können. D. h. sollte das ELM nicht zur Anwendung gelangen, müssen die Jahresauswertungen in dieser Form wie vorgegeben erstellt und eingereicht werden. Die Basis bildet dazu ebenfalls das besagte XML und ein vorgegebenes Style Sheet erstellt die Auswertungen in Papierform. Seite 47 von 51

48 12.3 Lohnjournal Eine markante Änderung gab es einerseits bei der Anordnung der diversen Lohnjournale und dessen Bezeichnungen. Die bisherigen Nummerierungen (6.1, 6.2, 6.3) waren für die damalige SUVA- Zertifizierung massgebend. Neu werden diese nicht mehr benötigt und sämtliche Journale finden sich im Bereich Lohnjournal Stammdaten Firmen/Mandant Neu wurde die bisherige Auswertung Firmenblatt zu Stammdaten Firma/Mandant umbenannt und gibt per Knopfdruck sämtliche Einstellungen des Mandanten (Firmenstamm) aus Kinderzulagen Die Auswertungen für die Kinderzulagen unter Auswertungen/Sonstige wurde entfernt und durch die FAK-Abrechnungen im ViewGen ersetzt Neue Sortiermöglichkeit Für gewisse Auswertungen besteht eine neue Sortierung gemäss swissdec-vorgaben. Es wird zuerst alles ohne AHV-Nummer / Soz.-Vers.-Nummer alphabetisch aufgelistet, und erst dann alle mit AHV-/Soz.-Vers.-Nummer in alphabetischer Reihenfolge. Dies wurde integriert, da die Sortierung in gewissen Auswertungen fix von uns nach Mitarbeiter-Nummern programmiert wurde. Neu wurden diverse weitere Auswertungen über Mitarbeiternummer, Name und Vorname erweitert. Seite 48 von 51

49 12.7 System Druckvorlagen (!LISTE ) generell gesperrt Obwohl wir stets empfehlen, NIE System Druckvorlagen zu bearbeiten, da diese nach einem Update wieder überschrieben werden, wurde dies in der Praxis oft angewandt. Mit dem swissdec-lohn wurde auf eine weitere Anforderung hin, dies sogar gänzlich unterbunden. D.h. es ist nun nicht mehr möglich, sämtliche System Druckvorlagen zu bearbeiten. Zu erkennen sind diese an der Bezeichnung (System swissdec) Hingegen weiterhin möglich ist die, bis dato von uns empfohlene, Methode diese zu kopieren und jene zu bearbeiten. Wird dennoch irgendwo im Formular ein Doppelklick oder das Formulareditorsymbol betätigt, erscheint nachfolgende Fehlermeldung: 12.8 Kein Excel-Export möglich Vermutlich wurde von Ihnen bereits festgestellt, dass in der Bildschirm-Ansicht in der Symbolleiste das zum SelectLine-Standard gehörende Icon, welches die entsprechende Auswertung komfortabel für das Excel aufbereitet, fehlt. Dadurch das swissdec keine Layout-Anpassungsmöglichkeit vorschreibt, musste auch der Excel-Export unterbunden werden. Seite 49 von 51