MERKBLATT NEUE ANFORDERUNGEN AN IHRE BARGELDKASSE (KASSENSYSTEM) 2017

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1 MERKBLATT NEUE ANFORDERUNGEN AN IHRE BARGELDKASSE (KASSENSYSTEM) 2017 Wer ist betroffen? Wer nach den handelsrechtlichen Vorschriften buchführungspflichtig ist, muss auch seine Bargeschäfte aufzeichnen. Es besteht also eine Pflicht zur Kassenführung. Bei Einnahmen- Überschuss-Rechnern ( 4 Abs. 3 EStG) besteht nach 22 UStG eine umsatzsteuerrechtliche Pflicht zur Aufzeichnung. Betroffen von den neuen Anforderungen sind somit quasi alle Gewerbetreibenden und Selbständigen mit Bar-Geschäftsvorfällen. Dabei müssen die Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein. Die Eintragungen oder Aufzeichnungen müssen bei einer Korrektur immer nachvollziehbar sein und der ursprüngliche Eintrag muss weiterhin feststellbar bleiben. Die Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen täglich aufgezeichnet werden. Es ist nicht ordnungsgemäß, wenn eine nachträgliche Erfassung für einen längeren Zeitraum (z.b. eine Woche oder einen Monat) erfolgt. Für jeden Eintrag im Kassenbuch ist ein Beleg erforderlich. Die Einzelaufzeichnungspflicht ist nunmehr gesetzlich vorgeschrieben. Worauf muss beim manuellen Kassenbuch neuerdings besonders geachtet werden? Die Belege sind zu nummerieren und diese Nummer muss beim Eintrag im Kassenbuch enthalten sein. Laufende Nummerierung der Geschäftsvorfälle und Belegnummerierung sind also zu unterscheiden. Der Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuerbetrag muss gesondert ausgewiesen werden und der Umsatzsteuerprozentsatz muss vermerkt werden. Auch Privateinlagen und entnahmen sowie Aus- und Einzahlungen von betrieblichen Bankkonten (sog. Geldtransit) sind täglich aufzuzeichnen. Gleiches gilt für EC-Zahlungen. Grundsätzlich sind alle Bareinnahmen einzeln aufzuzeichnen. Für die Ordnungsmäßigkeit reicht es jedoch aus, wenn die Summe der Tageseinnahmen aufgezeichnet wird. Diese muss allerdings durch Quittungen, Rechnungen, Registrierkassenstreifen, Tagesendsummenbon oder Kassenzettel nachgewiesen werden. Alle Aufzeichnungen haben centgenau zu erfolgen. Eine Rundung ist unzulässig (siehe Beispiel Max Mustermann - Kassenbericht Anlage 1). Der im Kassenbuch ausgewiesene Sollbestand muss mit dem Istbestand in der Kasse übereinstimmen (sog. Kassensturzfähigkeit). Die Kassensturzfähigkeit muss fortlaufend gewährleistet sein. Dazu ist es sehr empfehlenswert, dass der Kassenbestand täglich gezählt und aufgezeichnet wird (Zählprotokoll Beispiel Anlage 2). Sollten dabei Kassendifferenzen festgestellt werden, müssen diese gesondert ausgewiesen und verbucht werden. 1

2 Im Kassenbuch dürfen auf keinen Fall Überschreibungen, Radierungen, Zwischenräume oder nachträgliche Änderungen vorkommen. Diese führen regelmäßig zur Verwerfung der Kassenführung. Nachstehend eine Aufzählung der Anforderungen bei jedem Vorgang eines Kassenbuchs: Einnahme oder Ausgabe Datum und fortlaufende Nummer (Belegnummer) Buchungstext zur erklärenden Bezeichnung Betrag und Währung in Euro Angewandter Steuersatz in Prozent Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuerbetrag Kassenbestand Aktueller Sollkassenbestand Welche Kassensysteme sind ab 2017 zu empfehlen? Die offene Ladenkasse und die mechanische Registrierkasse sind nur in Ausnahmefällen ratsam. Empfehlenswert sind elektronische Registrier- oder PC-Kassensysteme. Eine elektronische Registrier- oder PC-Kasse ist nur dann ordnungsgemäß, wenn das System alle einzelnen Geschäftsvorfälle, einschließlich evtl. vorgenommener Stornierungen, dokumentiert (FG Niedersachsen, V 52/04). Die Registrierkasse und die dazugehörigen Auswertungen sind Teil der Buchhaltungsunterlagen. Die Unternehmer haben sicherzustellen, dass der Außenprüfer im Rahmen seiner Prüfungstätigkeit darauf zurückgreifen kann. Der Kassenspeicher wird mit dem Ausdruck des Tagesendsummenbons (sog. Z-Bon) auf 0 zurückgesetzt. Es ist zum Nachweis der Vollständigkeit sicherzustellen, dass alle Z-Bon-Ausdrucke lückenlos für alle Geschäftstage archiviert werden. Bei Belegen oder Ausdruck auf Thermopapier, müssen Kopien auf Normalpapier angefertigt werden. Ab dem gelten bei der Kassenführung verschärfte Regeln für alle Registrier- und PC-Kassen, da die Übergangsfrist aus dem Jahr 2010 zur Nachrüstung von elektronischen Kassen zum Jahresende 2016 ausgelaufen ist. Alle elektronischen Registrierkassen müssen dann über eine entsprechende Speicherfunktion verfügen. Die Daten aus der Kasse müssen dem Betriebsprüfer innerhalb des Aufbewahrungszeitraums (in der Regel zehn Jahre) jederzeit lesbar und maschinell auswertbar zur Verfügung gestellt werden können. 2

3 Was könnte das Finanzamt tun? Bei Nichtbeachtung kann die Finanzverwaltung im schlimmsten Fall die gesamte Buchführung des Steuerpflichtigen verwerfen und Hinzuschätzungen bei den Einnahmen vornehmen. Weiterhin kann die Festsetzung von Bußgeldern von bis zu EUR ,00 erfolgen, wenn das elektronische Aufzeichnungssystem nicht richtig verwendet wird oder das System nicht richtig geschützt wird, z.b. durch den Einsatz entsprechender Sicherheitseinrichtungen. Das Finanzamt hat nun die Möglichkeit, während der üblichen Geschäftszeiten eine sogenannte Kassennachschau durchzuführen. Diese erfolgt ohne vorherige Ankündigung, anders als bei einer Betriebsprüfung. Die Kassennachschau dient zur zeitnahen Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen. Sie ist auch bei einer offenen Ladenkasse zulässig. Die Möglichkeit der Kassennachschau gilt ab dem Der Unternehmer hat besondere Auskunfts- und Vorlagepflichten bei der Kassennachschau zu erfüllen. Dem Prüfer ist Einsicht in die Kassenaufzeichnungen und Bücher sowie in die für die Kassenführung notwendigen Organisationsunterlagen (u.a. Bedienungs- und Programmieranleitung der Kasse, Protokolle über Einsatzzeitraum und ort der Kasse) zu gewähren. Weiterhin ist es notwendig, dass die elektronische Registrier- oder PC-Kasse über eine elektronische Schnittstelle zum Datenexport verfügt. Diese muss die technischen Voraussetzungen nach 146a AO zur Standardisierung des Datenaustauschs erfüllen. Der Gesetzgeber hat eine gesetzliche Ausnahmeregelung vorgesehen, und zwar für die Unternehmen, die ihre Umsätze mit einer veralteten elektronischen Registrierkasse aufzeichnen und der Unternehmer seinen Betrieb im Jahr 2017 altersbedingt schließen wird. Um diese Ausnahmeregelung in Anspruch zu nehmen, sollte ein Antrag beim Finanzamt gestellt werden, um auf die Aufrüstungspflicht zu verzichten. Die Meldepflichten für Registrierkassen gegenüber dem Finanzamt gelten ab Darf die offene Ladenkasse noch verwendet werden? Unternehmer die bislang ihre Bargeschäfte im Rahmen einer offenen Ladenkasse aufgezeichnet haben, dürfen dies auch nach dem noch tun. Hierbei sind die Kassenberichte und/oder das Kassenbuch, sowie Quittungen und Belege zusammen aufzubewahren. Es besteht keine Verpflichtung, auf eine elektronische Registrierkasse umzusteigen (siehe Anlage 2 Merkblatt zur offenen Ladenkasse mit Beispiel Kassenbericht). Abweichungen von der Einzelaufzeichnungspflicht ergeben sich bei Führung einer offenen Ladenkasse nur für einen bestimmten Kreis von Berechtigten, wenn eine Menge von Waren 3

4 mit geringerem Wert an eine Vielzahl nicht bekannter und feststellbarer Personen verkauft wird. Dies geht auf ein BFH-Urteil vom zurück. Folgende Unternehmen des Einzelhandels zählen zum Kreis der Berechtigten: Lebensmittel-Einzelhandel, Metzgereien, Bäckereien, Marktstände, gewerbliche Trödelmarkthändler, Floristikbetriebe, Gaststätten, Restaurants, Cafés, Bistros, Imbissbuden (feste Ladenlokale und Verkaufswagen), Tabakwarenläden, Kioske/Trinkhallen, Ein-Euro-Läden und sonstige Einzelhandels- Betriebe. Wichtig bleiben das tägliche Zählprotokoll mit zugehörigem Kassenbericht. Ab dem Jahr 2020 sollen weitere Verschärfungen in Bezug auf Manipulationen am Kassensystem folgen. Die einzelnen Neuregelungen treten schrittweise in Kraft. Unser Rat zum KASSENSYSTEM: Wir raten Ihnen zu einer elektronischen Registrierkasse oder einem PC-gestützten Kassensystem mit gültigem GDPdU-Zertifikat/ GoBD-Zertifikat des Herstellers. Neben der höheren Sicherheit bei der Betriebsprüfung sparen Sie sich das lästige Führen des Kassenberichts. Es sollte im Einzelfall geprüft werden, welche Angaben auf dem Tagesendsummenbon bzw. Z-Bon technisch ausgewiesen werden. Wir verfügen über Checklisten zum Einsatz dieser Kassensysteme. Sprechen Sie uns dazu bitte an. Bitte klären Sie ggf. direkt mit dem Hersteller oder Kassenaufsteller, inwieweit ihr System den Anforderungen genügt. Internet-Tipp: (Verband der Kassenaufsteller). Momentan ist die geplante, zertifizierte Sicherheiteinrichtung vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) noch nicht fertig entwickelt. Es gibt also zum jetzigen Zeitpunkt noch keine endgültige technische Anforderung an die Sicherheit, Protokollierung, Speicherung und den Export der Daten. Die zugehörige Rechtsverordnung vom Bundesfinanzministerium soll in 2017 kommen. Die Datev arbeitet zudem an einem Angebot, dass im April 2017 freigeschaltet werden soll. Das Angebot heißt Datev Kassenarchiv online (Einzelheiten dazu siehe Anlage 3). Dieses Angebot könnte künftig die Schnittstelle zwischen Kassensystem und Kassenbuch bzw. -bericht schließen. Folgende Angaben muss ein Tagesendsummen- bzw. Z-Bon enthalten: Name des Unternehmens Uhrzeit des Abrufs Tagesdatum Kundenanzahl Auflistung der Stornierungen und Retouren Zahlungsweg (Bar, Scheck, Kreditkarte) 4

5 Fortlaufende Nummer des Z-Zählers Tagessumme Bedienungsanleitungen, Handbücher und Wartungsprotokolle für die Registrierkasse sollten ebenfalls aufbewahrt werden. Unser Rat zum KASSENBUCH: Erlaubt ist weiterhin das Papier-Kassenbuch (Beispiel siehe Anlage 1). Empfehlenswert ist das Datev-Kassenbuch online. Dies ist Bestandteil der Datev-Plattform Unternehmen-Online. Hierzu gibt es die Möglichkeit alle Belege zu scannen und die Bereitstellung für das Datev-Rechenzentrum. Das Datev-Kassenbuch online ist nicht zu verwechseln mit der Datev-Excelkasse. Die Datev-Excelkasse ist nicht mehr revisionssicher, da jederzeit änderbar. Dies ist ein Quasi-Verbot, weil eine Anwendung nur noch unter sehr strikten Auflagen, wie z.b. einem täglichem Datenexport und Festschreibung der Daten von der Finanzverwaltung (ab Version 3.0) anerkannt wird. In der praktischen Anwendung stellt diese Kasse für uns dadurch nur noch eine Erfassungshilfe dar. Wir halten die Anwendung für reine Kosten-Kassen für vertretbar, wenn z.b. monatlich lediglich diverse kleinere Kostenbelege gesammelt werden. Andere Softwareanbieter von Kassenbüchern müssen inhaltlich die gleichen, höheren Anforderungen erfüllen. Achten Sie bitte auf die Angaben der Software-Hersteller zur aktuellen Version und gleichen Sie mit den Inhalten unseres Muster- Kassenbuchs (Anlage 1) ab, ob mindestens die relevanten Spalten ausgewiesen werden. FAZIT Es kommen ab 2017 einige Veränderungen auf Sie zu und schrittweise weitere Verschärfungen bis Die Anforderungen an die Aufzeichnungspflichten sind deutlich erhöht. Wahrscheinlich benötigen Sie mehr Zeit für die Umsetzung aller Maßnahmen. Dies betrifft den vertieften Umgang mit der elektronischen Registrierkasse, PC-Kassensystem und insbesondere auch die Führung eines handschriftlichen Kassenbuchs. Eine Pflicht zur Registrierkasse gibt es weiterhin nicht. Praktisch ist sie jedoch vielfach unerläßlich. Sprechen Sie uns bitte an, wenn wir für Sie eine individuelle Lösung finden sollen. 5