Online-Personenprüfung und Risikomanagment

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1 INNOVATIONSPREIS-IT INTERNET SERVICE Online-Personenprüfung und Risikomanagment Schutz Ihres Unternehmens vor geschäftsschädigenden Kontakten

2 Personenprüfung Bewerber-Screening Bevor sie sensible Posten innerhalb Ihres Unternehmens besetzen, sollten Arbeitgeber prüfen, ob der Bewerber oder Zeitarbeitnehmer Kontakte zu kriminellen Vereinigungen pflegt oder selbst einen kriminellen Hintergrund hat. Personalabteilung Schutz Ihres Unternehmens vor geschäftsschädigenden Kontakten Siron KYC Vertrieb & Verkauf Prüfpflichten bei Kunden Prüfen Sie Ihre Kundenstammdaten gegen die aktuellen Sanktionslisten, um Geschäfte mit Personen und Organisationen mit kriminellem oder terroristischem Hintergrund zu vermeiden. Hiermit erfüllen Sie die aktuellen gesetzlichen Anforderungen der EU und schützen Ihr Unternehmen vor möglichen Reputationsschäden. Schutz vor Reputationsverlust Investoren-/ Investitionsüberwachung Es besteht ein legitimes Bedürfnis nach maßvollen Kontrollmöglichkeiten bei beispielsweise ausländischen Direktinvestitionen in Ihr Unternehmen. Darüber hinaus lassen sich eigene Investitionen gegen Sanktionslisten und Datenbanken mit kriminellen Personen und Organisationen abgleichen, um rechtswidrige Geschäftsbeziehungen zu vermeiden. Erfüllung regulativer Anforderungen Sanktionsprüfung für Rechtssicherheit im Export Risikobewertung bei neuen Geschäftskontakten Lieferantenprüfung Unterbinden Sie unerwünschte Geschäftsbeziehungen im Vorfeld. Prüfen Sie, ob Zulieferer auf Sanktions- oder Embargolisten aufgeführt werden und erfüllen Sie somit die gesetzlich geforderte Prüfpflicht. Sorgen Sie darüber hinaus dafür, dass bereits gesperrte Lieferanten auch weiterhin keinen Zugang zu Ihrer Organisation erhalten. Management Einkauf Leistungsumfang von Siron KYC auf einen Blick Der gute Ruf eines Unternehmens entscheidet nicht selten über wirtschaftlichen Erfolg oder Misserfolg. Daher ist die Pflege der eigenen Reputation und deren Schutz ein vorrangiges Ziel für Gewerbetreibende. Ein Aspekt dieses Reputationsschutzes ist die Einrichtung eines effizienten Risikomanagements zur Verhinderung von Geschäftsbeziehungen zu kriminellen sowie terroristischen Personen und Organisationen: Eine Verpflichtung, welche sich auch in der Gesetzgebung widerspiegelt. Die Einbindung einer Personenprüfung auf Geldwäsche-, Terrorismus-, Betrugs- und Korruptionsverdacht in das Risikomanagement eines Unternehmens bietet in diesem Zusammenhang effektive Mechanismen, um eine geschäftliche Beziehung zu Kriminellen zu verhindern. Mit der Online-Lösung COMPaaS können Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Investoren,...) mit umfassenden Datenbanken und Sanktionslisten (World-Check, Blacklists/unternehmensinterne Sperrlisten,...) verglichen werden. Alle auffälligen Geschäftsbeziehungen werden von der Lösung automatisch herausgefiltert und können vom Prüfer in der Fallbearbeitung analysiert werden. Alle Systemprüfungen, Arbeitsschritte und Entscheidungen werden protokolliert. Bei Abschluss der Bearbeitung eines Falles wird das Ergebnis zusätzlich in Form eines PDF-Reports abgelegt. Somit lässt sich jederzeit nachvollziehen, auf welchem Weg und mit welcher Begründung die Entscheidung für die Behandlung eines Falles zustande gekommen ist. So können sowohl einzelne Geschäftskontakte als auch die gesamten Stammdaten standortunabhängig über die Software as a Service Lösung COMPaaS auf geschäftsschädigende Kontakte überprüft werden. Integrierte Personenprüfung mit Siron KYC: Mehrwert für Ihr Unternehmen Neben dem Reputationsschutz erfüllen Gewerbetreibende durch die Integration der Personenprüfung in Ihre Unternehmensprozesse die gesetzlichen Anforderungen des Geldwäschegesetzes (GwG). Das Gesetz verpflichtet auch Unternehmen jeglicher Größe aus dem Nichtfinanzbereich zur Sorgfalt im Umgang mit ihren Geschäftspartnern. Das Geldwäschegesetz sieht begleitend zur Prüfung von Geschäftskontakten eine Aufzeichnungspflicht sowie deren Aufbewahrung vor. Auf Verlangen der Aufsichtsbehörden (z.b. Regierungspräsidien) muss ein Nachweis über die Prüfung erfolgen. Siron KYC bildet den von der Gesetzgebung vorgegebenen Prozess von der Personenprüfung über die Fallbearbeitung von auffälligen Geschäftskontakten bis zur Dokumentation der Vorfälle ab. Überprüfung aller Kunden-, Lieferanten- und Personaldaten gegen Sanktionslisten und Datenbanken SSL-Verschlüsselter Datentransfer Online-Dialog zur Prüfung einzelner Geschäftskontakte Automatische Aktualisierung der Sanktionslisten 2x täglich EU Listen Integration US Listen (OFAC) Integration Integration Ihrer unternehmensinternen Blacklists Nachvollziehbare Protokollierung aller Personenprüfungen Umfassende Suchmechanismen (Exakte Suche, Unscharfe Suche) Getrennte Umgebungen für jeden Mandant Ausführliche Prüfprotokolle der Prüfergebnisse

3 Risikomanagement Unternehmen, Organisation 1. Alle Risiken des Unternehmens werden erfasst und kontinuierlich fortgeschrieben. Über einen hinterlegten Workflow können alle identifizierten Risiken kategorisiert, bewertet und mit Maßnahmen hinterlegt werden. Die Realisierung der Maßnahmen kann über die Lösung überwacht werden. 1. Risk Assessment Prüfung von Geschäftskontakten: Einzelprüfung, Batchprüfung und Kundenannahme Stammdaten (Kunden-, Lieferanten- und Personaldaten) werden über einen verschlüsselten Datentransfer an COMPaaS übertragen. Siron RAS COMPaaS Siron KYC 3. Als Basis zur Personenprüfung wird die Liste von World-Check, einem global agierenden Anbieter für Sanktions- und Watchlisten verwendet: Risikoidentifikation Risikokategorisierung Personenprüfung und Risikoprüfung 3. World-Check Watch- und Sanktionsliste Black- und Sperrlisten World-Check umfasst 300 Sanktions- und Watchlisten Terroristen, Kriminelle, Betrüger und Personen unter Korruptionsverdacht aus 240 Länder 350 Analysten in 11 Forschungszentren weltweit sorgen für eine kontinuierliche Anreicherung und Pflege der Listen Whitelist Risikobewertung Definition von Maßnahmen Fallbearbeitung & Verdachtsmeldung Dokumentation der Personenprüfung Wenn der Verdacht besteht, dass der Geschäftskontakt einen kriminellen oder terroristischen Hintergrund hat, dann dürfen weiterführende Geschäftsbeziehungen nicht abgewickelt werden. gegebenenfalls muss eine Verdachtsmeldung erfolgen. unternehmensspezifische Gefährdungsanalyse Reports & Statistiken 5. Gegenüber den Aufsichtsbehörden muss jederzeit nachgewiesen werden können, dass die Prüf- und Sorgfaltspflichten erfüllt wurden. Anhand der Dokumentation des Systems werden alle Prüfungen, Fallbearbeitungsschritte und Entscheidungen nachvollziehbar abgelegt. Leistungsumfang von Siron RAS auf einen Blick Grundlage für den Aufbau und die Ausrichtung der Prüfstrategie im Unternehmen ist der risikobasierte Ansatz und der damit verbundene Risikomanagementprozess. Das Kernelement für die Etablierung eines Risikomanagements bildet die fundierte Betrachtung der individuellen Risikosituation. Neben gesetzlichen Impulsen, sind es vor allem wirtschaftliche Gründe, die ein Risikomanagement immer wichtiger machen. Die Nutzung der Chancen am Markt und die Bewältigung der damit einhergehenden Risiken bestimmen maßgeblich den unternehmerischen Erfolg. Sich frühzeitig und nachhaltig mit Risiken auseinanderzusetzen schützt und steigert somit Unternehmenswerte. Bei der Identifikation von Risiken für die Gefährdungsanalyse kommen sämtliche Prozesse und Produkte eines Unternehmens sowie dessen Kunden- und Vertriebsstruktur auf den Prüfstand. Ziel der Risikoidentifikation ist die strukturierte Erfassung und Beschreibung aller kunden-, produkt-, länderspezifischen Risiken und Risikokombinationen. Zur Abschätzung des Gefährdungspotentials sind interne Informationen aus den Fachabteilungen und Niederlassungen des Unternehmens wie auch externe Informationen mit einzubeziehen. Zunächst werden alle Risiken gewichtet und einer Risikoklasse (z.b. niedrig, mittel, hoch) zugeordnet. Spezifische Risiken, die nicht das Unternehmen als Ganzes betreffen, werden den jeweiligen Geschäftsbereichen zugeordnet. Auf diese Weise kann neben der vollständigen Gefährdungssituation des Unternehmens auch die der einzelnen Geschäftsbereiche abgebildet werden. Auf Basis des ermittelten Risikopotentials des Unternehmens sind sodann die erforderlichen Präventions- und Bekämpfungsmaßnahmen festzulegen. Welche Maßnahmen im Einzelnen sinnvoll und notwendig sind, ist hinsichtlich Art und Umfang abhängig von der unternehmensspezifischen Gefährdungslage. Eine Gefährdungsanalyse kann immer nur eine Momentaufnahme der aktuellen Gefährdungssituation sein. Mit der ständigen Veränderung und Weiterentwicklung der in der Umwelt gegebenen Bedingungen ändert sich auch die Gefährdungslage eines Unternehmens. Deshalb müssen die Gefährdungsanalyse und die daraus resultierenden Maßnahmen permanent überdacht und neu definiert werden. Im Idealfall entsteht ein Kreislauf, in dem die Risiken, deren Bewertung und die Ergebnisse aus den Maßnahmen sich gegenseitig beeinflussen und verbessern. Zusammenspiel von Gefährdungsanalyse und Personenprüfung Risikomanagement beginnt im Front Office, wie beispielsweise bei der Einstellung von Personen oder der Annahme neuer Kunden und Lieferanten. Hierfür bietet die Gefährdungsanalyse für jeden Mittarbeiter des Unternehmens eine Entscheidungsgrundlage. Gelebte Risikokultur muss durch IT-Systeme unterstützt werden. Diese Systeme müssen dem Mitarbeiter Steuerungsimpulse geben, wie sie beispielsweise sachgerecht mit einem Geschäftskontakt verfahren, welcher vom System als Hochrisiko-Kontakt gekennzeichnet wurde. Das Zusammenspiel zwischen Siron RAS und Siron KYC ermöglicht es Unternehmen, gemäß ihrer Gefährdungsanalyse, Geschäftskontakte über einen Workflow schnell, integriert und sicher zu prüfen und über den weiteren Umgang mit ihnen zu entscheiden. Dabei sorgt die Integration für eine automatisierte Risikoklassifikation und stellt konkrete Handlungsanweisungen zur Verfügung. Workflow zur Risikofrüherkennung und Risikoinventur Identifikation, Kategorisierung und Gewichtung von unternehmensspezifischen Risiken Definition von Maßnahmen zur Risikoprävention und -minimierung inklusive Funktionen zum Zeit- und Aufgabenmangement Erstellung individueller Gefährdungsanalysen je Abteilung, Produkt, Vertriebskanal oder Standort Permanente Protokollierung aller Eintragungen und Änderungen im System zur Abbildung der Historie der Gefährdungsanalyse Überwachung der Deadlines für die Umsetzung der Maßnahmen durch Integriertes Risikocontrolling

4 Software as a Service GETAF COMPaaS Modelle Die Herausforderung, alle gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, bedeutet einen kontinuierlich hohen Aufwand an finanziellen und personellen Investitionen. Besonders im Umfeld von kleinen und mittleren Unternehmen gilt es eine kostengünstige Lösung anzubieten, welche die Complianceanforderungen schnell und ressourcensparend umsetzt. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen stehen vor dem Problem, die gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich des Geldwäschegesetzes erfüllen zu müssen, ohne durch hohe Investitionen in Compliance-Software Ihre Geschäftsgrundlage zu gefährden. Mit COMPaaS bietet die GETAF besonders diesen Unternehmen eine kostengünstige Alternative zum traditionellen Lizenzkauf. verschlüsselte Datenübertragung (HTTPS, SFTP oder optional VPN) Basis Verschlüsselte Datenübertragung (HTTPS und SFTP) optional Anbindung über VPN Support-Hotline Softwareupdates und Wartung Separate Mandantenumgebungen sorgen für Datensicherheit COMPaaS Basic COMPaaS Advanced COMPaaS stellt eine umfassende Compliance-Lösung aus dem Bankenumfeld als Software as a Service zu attraktiven Monatspauschalen zur Verfügung. Anschaffungs- und Betriebskosten sowie zusätzliche Ressourcenbindung entfallen. Updates und Wartung werden zentral von der GETAF durchgeführt. Hohe Qualitätsstandards in Sachen Datensicherheit Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten setzt die GETAF auf hohe Qualitätsstandards hinsichtlich Datenschutz und Datensicherheit. Das bestätigte auch das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht im Januar Des Weiteren belegen regelmäßige Revisionen, auch von Mandanten, dass Infrastruktur und das Rechenzentrum im eigenen Haus für den Umgang mit sensiblen Daten ausgestattet sind. COMPaaS setzt bei der Datenübertragung auf eine SSL- Verschlüsselung mit bis zu 256 Bit. Dies entspricht dem aktuell höchsten Standard in der Verschlüsselung von vertraulichen Daten im Internet. Die COMPaaS Standardverbindungen per HTTPS oder SFTP können bei Bedarf zusätzlich über ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) abgesichert werden. Über diesen Tunnel läuft die Datenübertragung als eine von außen abgeschirmte Punkt-zu-Punkt-Übertragung zwischen Client und Server ab. GETAF COMPaaS Server VeriSign Secure Site Pro EV SSL Zertifikat bis zu 256-Bit- Verschlüsselung tägliche Untersuchung auf Schadprogramme Personenprüfung (Siron KYC) Online-Überprüfung aller Geschäftskontakte gegen Sanktionslisten und Watchlisten (World-Check) Prüfung kompletter Stammdatensätze (Kunden, Lieferanten, Investoren,...) Anbindung von COMPaaS an bestehenden Systemen über Webservices (CRM, HR) Integration individueller Blacklists oder Whitelists Umfassende Suchmechanismen (Exakte Suche / Unscharfe Suche) Online-Zugriff auf die Sanktionslisten-/Watchlist-Datenbank für die Detailprüfung der Geschäftskontakte Übersichtliche Fallbearbeitung Protokollierung aller Personenprüfungen sowie Archivierung der Ergebnisse entsprechend der regulatorischen Aufbewahrungspflicht Automatisierte Reports und Statistiken Mit VeriSign Secured bieten wir unseren Kunden eine sichere und bequeme Möglickeit, über das Internet Daten an uns bereitzustellen. VeriSign Secured ist das vertrauenswürdigste Sicherheitssiegel im Internet: es steht für Vertrauen und Sicherheit bei der Durchführung von Transaktionen auf unserer Webseite. Vorteile einer SaaS-Lösung gegenüber Client-Server Systemen Flexibles, bedarfsorientiertes Abrechnungsmodell und gut kalkulierbare laufende Kosten Keine Investitionen in Hard- und Software Automatisierte Updates und Upgrades Ressourcensparend, da Hardware- und IT-Adminstration entfallen Schnelle Projekterfolge, Produktivität und Umsetzung der rechtlichen Sorgfaltspflicht Zertifizierte Infrastruktur ( VeriSign Secure Site Pro EV SSL Zertifikat) Alle Serverstandorte in Deutschland Risikomanagement (Siron RAS) Workflow zur Erfassung, Kategorisierung und Bewertung der unternehmensspezifischen Risiken Definition von Maßnahmen zur Risikominimierung und Risikoprävention Erstellung individueller Gefährdungsanalyse (je Abteilung, Produkt, Vertriebskanal,...) Automatische Historisierung der Gefährdungsanalyse Überwachung aller Deadlines für die Umsetzung der Präventionsmaßnahmen

5 Die GETAF mbh ist ein strategischer Dienstleistungspartner mit maßgeschneiderten und individuellen Services im B2B-Bereich. Als starker Partner mit Sitz in Nürnberg bieten wir unseren Kunden seit über 10 Jahren professionelle Lösungen in den Bereichen Application-, Businessund Document-Services. Diese Bereiche beinhalten die Strukturierung und Anpassung von IT-Infrastrukturen, die Auftragsprozess- bzw. Backoffice-Verarbeitung und die Analyse und Optimierung aller geschäftsrelevanten Prozesse. Im Bereich Document-Services unterstützen wir unsere Kunden dabei, ihre Dokumente sicher und effizient zu handhaben. Als Application Service Provider (ASP) namhafter Softwareanbieter stellt die GETAF mbh u.a. Banking- und Depot-Systeme, Dokumentenmanagement- und ECM-Lösungen sowie Applikationen zur Geldwäscheprävention, Kundenprüfung und Risikomanagement als Software as a Service (SaaS) zur Verfügung. Diese Leistungen basieren auf hoher Fachkompetenz, Zielorientierung sowie Fairness. Die GETAF mbh ermöglicht Ihren Kunden die Konzentration auf deren Kerngeschäft und kümmert sich professionell um die damit verbundenen Prozesse. Aktuell beschäftigt die GETAF mbh knapp 100 Mitarbeiter. Weitere Informationen unter TONBELLER ist ein international tätiges Software- und Beratungsunternehmen und bietet mit den Geschäftsbereichen Compliance Solutions und Management Intelligence ein umfassendes Leistungsportfolio aus IT-Lösungen, Beratung und Services. Der Geschäftsbereich Compliance Solutions ist fokussiert auf Lösungen zur Bekämpfung von Wirtschafts- und Finanzkriminalität, die Business Unit Management Intelligence entwickelt und implementiert Lösungen zur erfolgreichen Steuerung von Geschäften in komplexen und dynamischen Märkten. TONBELLERs Lösungen helfen so Chancen zu nutzen, Risiken zu minimieren und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Mit innovativer Technologie und Beratung gewährleisten über 100 hochqualifizierte und spezialisierte Mitarbeiter den produktiven Einsatz und Betrieb der Lösungen. Nachhaltigkeit in der Unternehmensführung und bei der Softwareentwicklung bestimmt die Unternehmenskultur und bildet die Basis für langfristige Kundenbeziehungen sowie Schutz bereits getätigter Investitionen. Mehr als 1000 Kunden in über 50 Ländern sind Zeugnis der nationalen und internationalen Reputation. In enger Zusammenarbeit mit dem globalen TONBELLER-Partnernetzwerk wird allen regionalen Anforderungen an Know-How und Kundennähe Rechnung getragen. Der Firmensitz von TONBELLER befindet sich in Bensheim, Deutschland. Weitere Informationen finden Sie unter Interessiert? Kontaktieren Sie mich! Ich beantworte gern Ihre Fragen. Ihr Ansprechpartner: Jürgen Schmalzl Fon: + 49 (0) 911 / Fax: + 49 (0) 911 / Weitere Informationen im Internet: Website: XING: GETAF mbh Frankenstraße 150b D Nürnberg Fon: + 49 (0) 911 / Fax: + 49 (0) 911 / TONBELLER AG Werner-von-Siemens-Straße 2 D Bensheim Fon: + 49 (0) / Fax: + 49 (0) /

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