INTERVIEW. Wissensmanagement bei SMA Solar Technology. Ein erfolgreiches Praxisbeispiel

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1 INTERVIEW Wissensmanagement bei SMA Solar Technology Ein erfolgreiches Praxisbeispiel

2 SMA Solar Technology AG Unter Wissensmanagement versteht man das Erzeugen, Speichern, Verteilen und Anwenden von Wissen. Die Aufgabe von Wissensmanagement in Unternehmen ist, relevantes externes und internes Wissen systematisch zu erfassen und zu dokumentieren. Es unterstützt die Erreichung der Unternehmensziele und bezieht den einzelnen Mitarbeiter als Träger des organisationalen Wissens mit ein. Dadurch kann die Wertschöpfung erhöht und die Transparenz innerhalb des Unternehmens verbessert werden. Wissensmanagement sollte immer anwendungsorientiert und auf die bestehenden Prozesse ausgerichtet sein. Logo des Unternehmens Der ebusiness-lotsendarmstadt-dieburg hat mit Julia Endt, Mitarbeiterin der SMA Solar Technology AG in der Abteilung Knowledge Management über die eingesetzten Wissensmanagement-Methoden gesprochen. Im Anschluss an eine Beschreibung der SMA Solar Technology AG gibt Frau Endt wichtige Tipps für kleine und mittlere Unternehmen im Hinblick auf ein erfolgreiches Wissensmanagement. Die SMA Gruppe ist mit einem Umsatz von über 930 Mio. Euro im Jahr 2013 Weltmarktführer bei Photovoltaik- Wechselrichtern, einer zentralen Komponente jeder Solarstromanlage, und bietet innovative Schlüsseltechnologien für künftige Energieversorgungsstrukturen an. Sie hat ihren Hauptsitz in Niestetal bei Kassel und ist in 21 Ländern vertreten. Die Unternehmensgruppe beschäftigt weltweit mehr als Mitarbeiter. SMA produziert ein breites Spektrum von Wechselrichter-Typen, das geeignete Wechselrichter für jeden eingesetzten Photovoltaik-Modultyp und alle Leistungsgrößen von Photovoltaikanlagen bietet. Das Produktspektrum beinhaltet sowohl Systemtechnik für netzgekoppelte Photovoltaikanlagen als auch für Inselund Hybridsysteme. Das Leistungsspektrum wird durch umfangreiche Serviceleistungen und die operative Betriebsführung von solaren Großkraftwerken abgerundet. Seit 2008 ist die Muttergesellschaft SMA Solar Technology AG im Prime Standard der Frankfurter Wertpapierbörse (S92) notiert und im TecDAX gelistet. Das Unternehmen setzt auf vielfältige Wissensmanagementaktivitäten, um das Wissen im Unternehmen aufzubauen, es zu verteilen und zu sichern. Dabei ist das Wissensmanagement bei SMA dezentral aufgestellt, d.h. es wird mit vielen verschiedenen sogenannten lokalen Wissensmanagern zusammen gearbeitet, die im Unternehmen bestimmte Aufgaben übernehmen. 2

3 Es ist sinnvoll, Wissensmanagement vor Ort von Mitarbeitern für Mitarbeiter zu betreiben. Das zentrale Wissensmanagementabteilung unterstützt die lokalen Wissensmanager und die Mitarbeiter mit einer Vielzahl von Instrumenten und mit Vernetzungsveranstaltungen, damit sie sich über ihre Aufgaben und Best Practices austauschen können. Bei jedem neuen Wissensmanagementinstrument wird geprüft, ob der konkrete Nutzen für die Mitarbeiter gegeben ist, ob das Instrument zu SMA passt, ob es pragmatisch und einfach ist. Dasselbe gilt für bestehende Instrumente anhand von Mitarbeitergesprächen. So gewährleistet das Wissensmanagement Team, das die Instrumente angenommen und genutzt werden. Ein Beispiel ist die SMA University. Sie ist das interne Weiterbildungsangebot für Ingenieure und Produktmanager, das zu 90% mit internen Referenten abgedeckt wird und seit 2005 etabliert ist. Bei der Themenplanung werden Trends berücksichtigt und es wird zunächst geschaut, welche Themen die Mitarbeiter abdecken können. Zusätzlich gibt es vor jedem Schulungsdurchlauf eine Themenabfragen mit den Vorgesetzten. Die Mitarbeiter des Wissensmanagement Teams unterstützen bei der konzeptionellen, didaktischen Schulungsvorbereitung, -durchführung und -nachbereitung. Die Schulungsunterlagen werden elektronisch und zentral zugänglich für die Schulungsteilnehmer abgelegt. Zur Zusammenarbeit mit den internen Referenten dient ein SharePoint TeamRoom, in dem alle Präsentationen, Wissentransferchecks (die Transfersicherung nach jeder Schulung) sowie die Auswertungen der Feedbackbögen zentral für die internen Referenten abgelegt sind. Mit der SMA University wird die Expertise im Unternehmen weitergegeben und der Referent steht auch nach der Schulung im Gegensatz zu extern eingekauften Referenten für Fragen zur Verfügung. Team Knowledge Management Schulungen in der SMA University 3

4 SMA Solar Technology AG Ein großes Portfolio an Wissensmanagementmaßnahmen hat SMA auch im Bereich Vernetzung, denn in einem Großunternehmen ist es enorm wichtig, die richtigen Ansprechpartner zu finden und bei Fragen schnell auf gute Kontakte zurückzugreifen. Dazu dienen beispielsweise die Wissensnetzwerke und Arbeitskreise bei SMA. Der Unterschied zwischen Arbeitskreisen und Wissensnetzwerken besteht in der Form der Zusammenarbeit: während Wissensnetzwerke informelle Netzwerke sind, die Informationen und Erfahrungen zu einem bestimmten Fachgebiet austauschen, so wird in Arbeitskreisen an konkreten Arbeitsaufträgen gearbeitet. Insgesamt sind rund 40 Wissensnetzwerke bei SMA vorhanden, davon befinden sich 35 im Technologiebereich. Der Vorteil dieser Organisationsform liegt im informellen Lernen und im Austausch von Best-Practice Beispielen. Zur Sicherung des Wissens ausscheidender Mitarbeiter existiert bei der SMA ein eigener Prozess. Mit Hilfe von Jobmaps werden die Aufgaben, vergangene, laufende und zukünftige Projekte, Termine und persönliche Kontakte des Mitarbeiters dokumentiert. Danach erfolgen strukturierte Übergabegespräche, die mit Hilfe von Checklisten, Audio und Screencasting unterstützt werden. Die Maßnahme bringt vielfältige Vorteile mit: Zeiteinsparung durch Verkürzung der Einarbeitungszeit für den neuen Mitarbeiter, durch strukturierte, erprobte Übergabe, höhere Qualität durch Leitfragen, Checklisten und moderne Methoden. Die Vorteile für den wechselnden/ausscheidenden Mitarbeiter liegen darin, dass er seine aktuelle Tätigkeit zu einem positiven Abschluss bringen kann und über die Wissenstransfergespräche hinaus, vollständig auf seine täglichen Aufgaben und Projekte konzentrieren kann. Schulungsgebäude SMA University Arbeit im Entwicklerteam Bei allen Instrumenten hat SMA immer den Netzwerkgedanken im Kopf, denn miteinander zu sprechen, ist die beste Wissensmanagementmethode. Fertigung der Solar-Wechselrichter 4

5 Tipps für KMU Kleine und mittlere Unternehmen haben den großen Vorteil, dass sich die Mitarbeiter persönlich kennen. Mit einfachen Maßnahmen können KMU viel dazu beitragen, ihr Wissen besser zu sichern, zu verwalten und zu nutzen. Dies fördert wiederum die Wettbewerbs- und Innovationsfähigkeit von Unternehmen. Die Wissensmanagement-Maßnahmen gliedern sich in: Wissensaufbau Wissensvernetzung Wissenssicherung Zunächst ist es gut, wenn Unternehmen schauen, welches Wissen intern vorhanden ist, d.h. welche Kompetenzen, Interessen, Aufgaben und Leidenschaften haben die Mitarbeiter. Als nächsten Schritt ist es wichtig, Rahmenbedingungen zu schaffen, damit sich Mitarbeiter miteinander vernetzen und ihr Wissen weitergeben können. Beispielsweise eignen sich interne Vorträge, informelles Leren oder die Vorstellung einer Themenplattform. Dabei ist nicht wichtig, welches Tool dafür ausgewählt wird, sondern vielmehr, dass es zum Unternehmen und zu den Mitarbeitern passt. Bei der Wissensvernetzung geht es um die Frage, wie es einem Unternehmen gelingt, dass sich Mitarbeiter untereinander austauschen. Beispiele sind informelle Treffen, der Aufbau von Wissensnetzwerken im Unternehmen und die Kooperation mit anderen Interessierten zu bestimmten Themen. Eine Vernetzung der Mitarbeiter untereinander ist zudem wichtig. Anhand des Beispiels der SMA Solar Technology wird deutlich, dass kurze monatliche Treffen dazu beitragen können, einen Wissensaustausch zu einem bestimmten Thema zu sichern. Hinter dem Begriff Wissenssicherung verbirgt sich die Frage, wie es ein Unternehmen schaffen kann, dass Wissen im Unternehmen bleibt, auch wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Dies betrifft nicht nur ältere, sondern alle Mitarbeiter. Eine strukturierte Wissensübergabe, ein Lerntandem oder eine Weitergabe von Erfahrungswissen durch narrative Methoden sind bestehende Möglichkeiten. In kleinen und mittelständischen Unternehmen wird dies oft zu spät angegangen und ist unstrukturiert. Wie das Beispiel bei der MFG Innovationsagentur zeigt, können kurze Screencasts bzw. Videos eine einfache geeignete Lösung für eine strukturierte Übergabe an den Nachfolger sein. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen haben den großen Vorteil, dass viele Mitarbeiter sich untereinander kennen, das ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Wissensaustausch. Daher kann Wissensmanagement in einem Unternehmen immer die Rahmenbedingungen schaffen, dass Wissen weitergegeben oder gesichert wird. Dabei sollte mit einfachen, pragmatischen Lösungen begonnen und geschaut werden, wie die Mitarbeiter es annehmen. Besonders sinnvoll ist die frühe Einbindung der Mitarbeiter, damit die Maßnahmen zu ihnen passen und nicht künstlich erzeugt werden. Julia Endt: Besonders wichtig ist darauf zu achten, dass die ausgewählten Methoden zum Unternehmen und den Mitarbeitern passen. 5

6 Impressum Herausgeber ebusiness Lotse Darmstadt-Dieburg Hochschule Darmstadt Institut für Kommunikation & Medien Max-Planck-Straße Dieburg Interviewpartner Julia Endt (SMA Solar Technology AG) Lena Després (ebusiness Lotse) Bildnachweis SMA Solar Technology AG Kontakt ebusiness Lotse Darmstadt-Dieburg Hochschule Darmstadt Institut für Kommunikation & Medien Max-Planck-Straße Dieburg 6

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