Browserbasiertes, intuitives und intelligentes Scannen und Erfassen in verteilten Umgebungen

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1 Browserbasiertes, intuitives intelligentes Scannen Erfassen in verteilten Umgebungen Die neue Erfassungssoftware Info Activate von Kodak Alaris Ein Blick auf den ECM Markt, bezogen auf die Bereiche Scannen Erfassen, zeigt gleich mehrere Trends: zum einen ein starkes Wachstum bei dezentralen, verteilten Erfassungsszenarien mit den Themen intelligentes, browserorientiertes Scannen Erfassen, Mobilität Multikanalfähigkeit; zum anderen einen enormen Kosten- Effizienzdruck bei der Optimierung von zentralen Posteingangslösungen. Kodak Alaris bietet für beide Anforderungen moderne, aufeinander abgestimmte Lösungskomponenten an, die Ken helfen, firmeneinheitliche Standards zu setzen diese vollständig in ihre bestehenden Geschäftsprozesse zu integrieren. Bild: Info Activate als Bestandteil des Kodak Software Produkt Portfolios Die Kodak Info Activate Solution ist ein neu entwickeltes Scan- Erfassungssystem für verteilte dezentrale Unternehmensstandorte bietet eine äußerst einfache Benutzeroberfläche, mit der Wissensarbeiter mit einem einzigen Mausklick gleichzeitig Papierdokumente digitalisieren in einen Geschäftsprozess überführen können. Mit der neuen Lösung haben Unternehmen die Möglichkeit, Papierdokumente genauso schnell effektiv wie ihre digitalen Inhalte zu verwalten. Dies trägt zur Verbesserung der Effizienz von Arbeitsabläufen, der Vereinfachung der Eingabe von Metadaten der Senkung von Verarbeitungskosten bei. Bild: Die Anforderungen an verteiltes Scannen Erfassen Enorme Zeitverschwendung: Dokumente suchen verwalten Laut einer Gartner Studie verschwenden Mitarbeiter von Unternehmen pro Woche im Durchschnitt ca. 17 Sten mit der Suche nach Dokumenten. Dabei sind 80% der zu erfassenden Daten unstrukturiert. Weitere 35% ihrer Arbeitszeit verbringen Sie mit der Verwaltung von Dokumenten. Das ist nicht nur sehr ineffizient, kostet sehr viel Zeit damit Geld, sondern bindet vor allem auch wichtige Mitarbeiter- Ressourcen, die sinnvoller eingesetzt werden könnten. Darüber hinaus sagen diese Zahlen einiges über die mangelnde Service- Kommunikation -Schnelligkeit gegenüber Ken aus. Info Activate sorgt dafür, dass vor allem sogenannte Knowledge Worker ( Wissensmitarbeiter ) diesen Aufwand erheblich reduzieren sich auf die eigentlichen Geschäftsvorfälle konzentrieren können. Bild: Enorme Zeitverschwendung Dokumente suchen verwalten

2 Unterschiedliche Standorte, viele Bediener, verschiedene Geschäftsprozesse, Mobilität Flexibilität Typischerweise haben innerhalb einer Firma die Fachbereiche ganz verschiedene Geschäftsvorfälle zu bearbeiten, mit unterschiedlichen Dokumenten Metadaten (Such- oder Indexier-Kriterien). Diese müssen dann in die vorgesehenen Prozesse überführt eingeben werden. Für IT Abteilungen stellen die Vielzahl der (wechselnden) Knowledge Worker an völlig verschiedenen Orten (unternehmensweit, weltweit) eine enorme Herausforderung dar. Hinzu kommt noch, dass das Thema Mobilität Flexibilität die Firmen stark durchdringt. Da mit Info Activate alle Prozesse zentral aufgesetzt werden können, spielt die Anzahl Verteilung der eigentlichen Arbeitsstationen keine Rolle mehr. Die Mitarbeiter bekommen genau die Geschäftsvorfälle zugewiesen, für die sie zuständig sind. Da es sich hierbei häufig um das Erfassen von kleinen Belegmengen handelt (im Gegensatz zum zentralen Scannen größerer Mengen), sich diese Vorgänge aber über den Tag verteilt wiederholen, spricht man auch vom sogenannten ad hoc Erfassen (gelegentliches Erfassen). Bild: Knowledge Worker, IT Administratoren, Entscheider Integration unterschiedlicher Anforderungen Intuitive, intelligente, kinderleichte Bedienung. Browserorientierte Benutzeroberfläche. Über seinen Browser bekommt der Mitarbeiter nur die Geschäftsvorfälle zugewiesen, die für ihn notwendig sind. Das Kachelsystem (ähnlich Windows 8) sorgt dafür, dass die Bedienung sehr einfach intuitiv ist. Fehler werden damit nahezu ausgeschlossen, der Anwender muss sich nicht an eine neue, proprietäre Bedienoberfläche gewöhnen. Mit Aktivierung der Kachel wird der Scan- Erfassungsvorgang automatisch ausgelöst. Umfangreiche Trainings oder Einweisungen vor Ort entfallen komplett, Anwender können innerhalb weniger Minuten mit der Erfassung beginnen. Der Support- Serviceaufwand ist also minimal. Bild: Verteiltes unternehmensweites Erfassen mit Info Activate Zentrale Verwaltung. einfachste Installation Administration Rollout solcher Szenarien sind bisher sehr aufwändig, weil sie erhebliche ITRessourcen binden. Info Activate bietet hier eine komplette Vereinfachung, da die Administration zentral geschieht, d.h. es muss keine Software mehr an den dezentralen Arbeitsstationen installiert werden. Zum Betrieb ist lediglich ein handelsüblicher Browser mit einem Scanner notwendig. Bild: Geschäftsvorfälle werden im Windows 8 Look als Kacheln (Profile) abgelegt sorgen für eine intuitive kinderleichte Bedienung

3 Metadaten Erfassung + Indexierung, BarcodeLesung, Lasso OCR, Volltext PDF/A bereits integriert Bild: Der Scan- Indexier- Client von Info Activate (Bedieneroberfläche) Komplette Integration in Geschäftsprozesse, Workflows direkt integrieren Bild: Smart, Intelligent, Einfach. Die Möglichkeiten im Überblick. Die Erfassung Übernahme der Metadaten erfolgt mit dem integrierten Indexier-Client direkt beim Scannen oder später an einem nachgelagerten Indexier-Arbeitsplatz. Auch das geschieht sehr intuitiv, indem die vorgefertigten Masken vom Mitarbeiter befüllt werden. Die Eingabe kann manuell per Hand, halbautomatisch per Drag n Drop OCR oder vollautomatisch per integrierter Barcode-Lesung erfolgen. Mit der Barcode-Lesung können kenrelevante Informationen on-the-fly direkt übernommen Dokumente per Barcode getrennt werden. Es werden die üblichen 1D oder 2D Barcodes unterstützt. Eine Datenbankanbindung ist selbstverständlich möglich. Wenn das System direkt nach SharePoint exportiert, werden die Metadaten mit den Content Types von SharePoint verknüpft direkt in SharePoint übertragen. Wird in DMS Systeme oder andere Repositories oder DMS/ECM Systeme übergeben, werden die Metadaten per XML übertragen. Info Activate verfügt bereits über eine komplette OCR Volltexterkennung (Nuance Omnipage), damit ist die Erzeugung von durchsuchbaren PDF oder PDF/A Files bereits im Standard enthalten. Selbstverständlich sind auch andere Formate wie z.b. TIFF möglich. Damit wird die spätere Recherche in den Folgesystemen (z.b. in SharePoint) deutlich erleichtert relevante Informationen können sehr schnell präzise auch in großen unstrukturierten Datenmengen wiedergefen werden. Die Geschäftsprozesse in größeren Firmen werden sehr schnell komplex, vielschichtig sind miteinander verknüpft. Genehmigungsverfahren Sonderfälle müssen berücksichtigt werden. Info Activate sorgt dafür, dass die erfassten Daten direkt in die richtigen Geschäftsvorfälle gelangen. Innerhalb von SharePoint z.b. kann die Erfassung leicht mit entsprechenden Workflows verknüpft werden, grsätzlich kann jedes handelsübliche Workflowmodul inklusive der SharePoint eigenen Verfahren genutzt werden, Info Activate bietet Ninetex (optional) an. Bild: Vielfalt von Geschäftsvorfällen in einem typischen Großunternehmen Ein Standard: Personal-, Verwaltungs-, Krankenakten, kaufmännische logistische Belege andere Papiervorlagen scannen erfassen Die Anforderungen an das verteilte Erfassen in Unternehmen können sehr unterschiedlich sein. Jede Firma oder Abteilung hat andere Dokumentenarten Metadaten. In Personalabteilungen müssen personalrelevante Daten

4 (Einstellungsmanagement, On/Off Boarding etc.), in kaufmännischen Abteilungen eher Rechnungen, Lieferscheine, Logistikbelege, in Entwicklungsabteilungen entsprechende Entwicklungsunterlagen, in Behörden eher Verwaltungsunterlagen erfasst werden. Diese Liste ließe sich beliebig erweitern. Für jeden Geschäftsvorfall gibt es eine entsprechende Kachel, wie z.b. die Kachel Rechnungen oder Personalunterlagen. Eine Kachel mit dem entsprechenden Profil ist für den Administrator in wenigen Minuten erstellt. Mit Info Activate können alle Anforderungen innerhalb eines einzigen Systems erfüllt werden. Das bietet einen hohen Grad an durchgehender Standardisierung, Vereinfachung Transparenz. Info Activate läuft auf einem SharePoint Server (mdst. Foation) 2010 oder 2013 (oder einer Farm) mit sehr hoher Sicherheit Stabilität als Sandbox Solution kann direkt in Sharepoint oder alternativ in beliebige Repositories exportieren. Deshalb kann Info Activate in Szenarien mit oder ohne SharePoint eingesetzt werden. Wenn Info Activate im klassischen DMS/ECM Umfeld eingesetzt wird, kann SharePoint 2010/13 sozusagen lediglich als Betriebssystem für Info Activate genutzt werden, dessen Administration Benutzerverwaltung stellt die nötigen Ressourcen Dienste zur Verfügung. Abteilungen, Niederlassungen, Außenstellen, Außendienstmitarbeiter, Makler, Kanzleien, Steuerbüros, Kliniken, Behörden, Mittelstand, Anbindung Drittfirmen Ken u.v.a.m. Es lassen sich nahezu unbegrenzte Szenarien mit Info Activate umsetzen. Allen ist gemeinsam, dass das Erfassen eher verteilt, also dezentral geschieht. Dokumente Vorlagen müssen von extern in ein zentrales System überführt mit den zugehörigen Geschäftsvorfällen verknüpft werden. Ob das innerhalb einer Firma in verschiedenen Abteilungen oder über die Niederlassungen oder gar weltweit geschieht spielt keine Rolle. Das Verfahren ist immer identisch. Info Activate ist übergreifend sowohl in kleineren Firmen bis hin zu weltweit operierenden Konzernen einsetzbar. Klare, strukturierte Architektur, mit oder ohne SharePoint 2010/13 Bild: Fünf Gründe für Info Activate im Umfeld von SharePoint 2010/2013 Revisionssichere Archive mit SharePoint 2010/2013 Mit SharePoint 2013 werden neben den bereits etablierten Themen wie Collaboration Intra/Extranet zunehmend auch Themen aus dem Bereich Dokumentenmanagement abgebildet. Info Activate bildet mit dem Scannen Erfassen eine wesentliche Komponente eines klassischen DMS/ECM Systems ab. SharePoint 2010/13 lässt sich leicht zu einem vollständigen revisionssicheren Archiv aufbauen. Dazu werden entsprechende Softwaremodule Komponenten von Drittfirmen integriert. Kodak arbeitet hier sehr eng mit seinem Partner Tecmasters aus Bielefeld zusammen, der entsprechende Verfahren Kompetenzen zur Verfügung stellt. Viewer: sehr schnelle Anzeige, Formate, Annotationen, Bemerkungen Bild: Die Architektur von Info Activate. Die Basis bildet SharePoint 2010/2013 Der optionale Viewer stellt eine hervorragende Ergänzung im SharePoint Umfeld dar. Mit dem Viewer lassen sich über 300 verschiedene

5 Formate sehr schnell übersichtlich darstellen. Zusätzlich können mit der professional Version dem erfassten Beleg Anmerkungen Annotationen sowie weitere Informationen mitgegeben werden. Bild: Der Viewer kann über verschiedene Dateiformate darstellen Jedes TWAIN fähige Gerät einsetzbar. Zum Erfassen mit Info Activate ist lediglich ein beliebiger TWAIN fähiger Scanner erforderlich, dessen Treiber auf dem Erfassungsclient installiert wird. Einfaches, kostengünstiges Lizensierungsmodell. Das Lizensierungsmodell ist denkbar einfach kostengünstig dabei Volumen- transaktionsfrei, d.h. es kann ohne Begrenzungen erfasst werden. Das Modell orientiert sich vielmehr an der Anzahl der Nutzer ( Named Model ), es können Lizenzen für 20, 50, 100, 200 bis hin zu einer unlimitierten Version zum Einsatz kommen. Wollen mehr Nutzer mit dem System arbeiten, wird lediglich das Lizensierungs-File geändert. Das geschieht sehr einfach in wenigen Minuten. Zentrales dezentrales Erfassen miteinander verbinden In vielen Fällen wollen Ken eine zentrale mit einer verteilten Erfassung kombinieren. Versicherungen etwa haben häufig einen zentralen Posteingang ( Mailroom ), in dem die zentrale Eingangspost erfasst werden muss, gleichzeitig eine Vielzahl von Außenstellen, AD Mitarbeitern, Niederlassungen oder Agenturen. Info Activate kann die zentrale Erfassung in hervorragender Weise durch eine dezentrale Erfassung ergänzen. Wenn für die zentrale Erfassung die Kodak Capture Pro Software eingesetzt wird, ergibt sich eine perfekte Kombination, da beide Systeme mit ihren Schnittstellen Komponenten sehr gut aufeinander abgestimmt sind. Info Activate in der Dienstleistung Auch bei Dienstleistern oder BPO`s kann Info Activate hervorragend eingesetzt werden zentrale Erfassungsverfahren ergänzen immer dann, wenn Ken aus verteilten Umgebungen ihre Belege selbst erfassen, aber dem Dienstleister direkt zeitnah zur Weiterverarbeitung zur Verfügung stellen wollen. Info Activate kombiniert eine sofortige Verfügbarkeit mit einer enormen Flexibilität. Mandanten Anwender müssen nur zentral freigeschaltet werden, Profile Anwendungen sind in wenigen Minuten erstellt. Info Activate passt perfekt in das indirekte Kodak Vertriebsmodell Partnerkonzept Integrationspartner Softwarehäuser benötigen eine Standardkomponente mit vorkonfigurierten Schnittstellen, mit der sie ihre individuellen Lösungen Dienstleistungen bei ihren Ken auf einfachste Weise umsetzen können sich dabei auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Info Activate passt perfekt in dieses Modell. Axel Schlender, Business Development Manager Software bei Kodak Alaris Document Imaging, sagt: Ken IT- Verantwortliche wollen standardisierte, unternehmensweite Erfassungskomponenten, die zentral verwaltet, ausgerollt serviciert werden vom Abteilungsumfeld bis hin zu vernetzten unternehmensweiten Anforderungen jedes Szenario perfekt abbilden können. Ken wollen weg von unflexiblen, kostenintensiven starren Konzepten. Anwender fordern einfachste intuitive Bedienung, Entscheider wollen klare kalkulierbare Lizenzmodelle, ausbaufähige strategische Plattformen. Genau diese dezentralen Erfassungskomponenten stellen wir unseren Ken mit Info Activate zur Verfügung.