Aufgaben und Herausforderungen

Transkript

1 Globalisierung im Travel Management Aufgaben und Herausforderungen Kerstin Klee, Webasto SE Matthias Müller, MTU Friedrichshafen GmbH Andrea Zimmermann, btm4u

2 Unsere Zielsetzung für heute Klärung folgender Fragen: Welche Informationen und Daten benötige ich für die Globalisierung des Travel Management? Welche Themen passen in ein globales Travel Management? Was muss ich für eine erfolgreiche Umsetzung beachten? Hinweis in eigener Sache: Die Inhalte beruhen auf eigenen Erfahrungenwerte und Meinungen. Sie sollen Anregungen schaffen und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Seite 2

3 Umweltanalyse (1): In welcher Situation befinde ich mich im Unternehmen? In welcher Branche bin ich tätig und welche Entwicklung ist dort zu erwarten? Unternehmensstrategie Ziele/Programme Welche Unternehmensphilosophie/kultur finde ich vor? Welche Organisationsstruktur gibt es im Unternehmen (lokal, überregional, global)? Zentral/Dezentral Reaktionspflicht der Standorte Wo ist Travel Management organisatorisch angeordnet? Auswirkung auf die strategischen Ansätze für eine Globalisierung des Travel Managements.

4 Einordnung des Travel Managements in die Organisation.

5 Mögliche Ziele und Gründe für einen globalen Travel Management Ansatz Kostentranzparenz und/oder optimierung Hohe Fokussierung auf Kostenreduzierung Buy once Synergien durch Lieferantenbündelung Transparentes MIS Reporting Prozess- und Richtlinientransparenz und/oder - optimierung Bedarf nach Transparenz im Hinblick auf Corporate Governance Wachsender Wunsch nach Nachhaltigkeit (Corporate Social Responsibility) und Sicherheit (Reisesicherheit) Reise- und Servicequalität; Effizienz

6 Mögliche Themen für eine globale Abfrage bzw. einen globalen Ansatz im Travel Management. Travel Policy Verträge mit Leistungsträgern Reisebüro Kreditkartenanbieter Mietwagen Hotels (Bahn) Airlines Outsourcingpartner (z.b. Reisekostenabrechnung) Sicherheit und Versicherungen Arbeitsabläufe/Prozesse Bestell-/Buchungswege Workflows/Genehmigungsprozesse Bezahlwege/Reisekostenabrechnung Softwareeinsatz OBE Workflowsystem ERP (z.b. SAP, Oracle) Reisekostensoftware (Veranstaltungen) (Fuhrpark)

7 Bestandsaufnahme: Analyse der Ausgangssituation- Zahlen, Daten und Fakten im Unternehmen. Wer hat Daten? Qualität? Plausibilität? Welche Datenquellen? Zugriffsmöglichkeit und Frequenz? Welche Daten? Aktualität? Achtung: Datenschutz einbinden nicht vergessen, falls personenbezogene Daten betroffen sind.

8 Konsolidierung der Daten Controlling - Gesamtreisekosten - Reisekosten nach Kostenarten - Reisekosten nach Standort Headquarter Standort B Standort A Accounting Purchasing HR Supplier - Kreditorenumsätze - Reisekosten nach Kostenarten - Reisekostenabrechnungen - Einzelbelege - Lieferantenumsätze - Marktanteile - ggf. Lieferantenkonditionen - Umsatzreports von Lieferanten einfordern - Reisekosten - ggf. Lieferantenkonditionen - Umsatzreports von Lieferanten

9 Beispiel Auswertungsergebnis (fiktiv) + Interpretation.

10 Ermittlung von Einflussfaktoren/Stakeholdern, potentiellen Konfliktfeldern und Unterstützern. Welche Anspruchsgruppen (Stakeholder) gibt es? Welche Interessen verfolgen die Bereiche/Personen? Welche Beziehungen herrschen untereinander und in welcher Ausprägung? Welche Priorität bekommt das Thema? Mandat?

11 Welche Priorität hat das Thema? Kann, darf oder soll ich global steuern? Wie setze ich meine Strategie am Besten um? Formel: Grad der Autorisierung (Mandat) + Reaktionspflicht der Beteiligten (Standorte) = = Wahl des Weges der Strategieumsetzung Kommuniziertes Mandat geheimes Mandat kein Mandat Strategieumsetzung Top- Down problemlos möglich OPTIMUM z.b. Einführung Kreditkartenprogramm weltweit Strategieumsetzung Top- Down/Bottom-up möglich bei ausreichender Kommunikation und wenn Unterstützer vorhanden. z.b. Einführung Security Manager Strategieumsetzung Zufall /Bottom-up wenn ausreichend Bedarf vorhanden. z.b. Überarbeitung der Travel Policy bei Unklarheit einzelner Passagen

12 Beispiel internationale Stakeholder: Wo ist das gallische Dorf? "Wir befinden uns im Jahre 2012 n. Chr. Der ganz(e) Globus soll vom Travel Management besetzt werden... Der ganz Globus? Nein! Ein von unbeugsamen Galliern bevölkertes Dorf hört nicht auf, dem Eindringling Widerstand zu leisten"

13 Praxistipp Zusammenhänge visualisieren

14 Visualisierung Widerstände und Verbündete am Beispiel globale Implementierung eines Reisebüros (Standort: xxx). Hoch Eigeninteresse der Stakeholder Niedrig CFO Standort Lokaler Einkauf IT Reisende EHS Mgmt HR Konzernsicherheit Versicherungsmgmt Globaler Einkauf Controlling CEO/CFO Niedrig Unterstützungseffekt Strategieumsetzung Hoch

15 Zahlen, Daten und Fakten Minimalanforderung für effektives Lieferantenmanagement. Reisekosten je Standort (nach Reiseart) Anzahl der Reisenden je Standort Umsatz und Anzahl Transaktionen nach Lieferant Marktanteil nach Lieferant Zieldestination bzw. City-Pair und Anzahl Kosten-bzw. (Durchschnitts-)Rate nach Destination Reason Codes

16 Überlegungen und Recherche - Reisebüro Länderabdeckung Marktstellung Genutzte GDS Systeme/OBE s Organisation/Account Management Reporting und MIS Konsolidierungsmöglichkeiten Datensicherheit Unterstützung zum Thema Reisesicherheit Akzeptanz von Kreditkartenprovidern/programmen Wettbewerbsfähigkeit: Preis- und Kosten/Service und Qualität Tarif-Kreativität Vertragskonstrukte Implementierungssupport kritische Volumina

17 Aspekte für einen globalen Ansatz in der Travel Policy Nutzung Preferred Suppliers Business Class/Economy Class Akzeptierte Umsteigezeiten/Gesamtreisezeiten etc. Hotelklasse ggf. Referenzraten Mietwagenklasse Kreditkartenprogram Genehmigungsworkflow Reisesicherheit, Notfallprozess, Versicherungen Regelung zum Freigabeprozess/Buchung außerhalb der Richtlinie

18 Überlegungen und Recherche - Hotel Verhandlung mit Ketten Verhandlung mit einzelnen Hotels Zentraler Buchungsweg oder Direktbuchung Zentraler RFP Prozess

19 Projektmanagement über Distanz Was ist anders als in Projektteams zu Hause? verschiedene Standorte Zeitzonen Kommunikation Kultur Sprache Seite 19

20 Einfluss der Kultur auf den Kommunikationsstil. Cultural Landscape von Richard D. Lewis

21 Einfluss der Kultur auf den Kommunikationsstil. Cultural Types von Richard D. Lewis

22 Ein multikulturelles Team in einer Telefonkonferenz Vietnam Brasilien Andersartigkeit ruhig mal ansprechen Deutschland

23 Aufbau einer geeigneten Kommunikationsplattform und virtueller Nähe. Regelmäßig kommunizieren Sich selbst transparent darstellen Wir-Gefühl schaffen+einbindung Informationszugriff erleichtern holen statt zumüllen (z.b. Intranet, Shared Laufwerk) Geeigneter Medieneinsatz

24 Projektmanagement über Distanz Geeigneter Medieneinsatz: F2F Telefon Telefonkonf. Videokonf. Chat Forum Sich kennenlernen/konflikte lösen/verhandeln/informationenaustauschen/entscheidungen treffen Informieren/Fragen stellen/kontakt halten Fragen stellen/in Kontakt bleiben/schnell informationen verteilen/vertrauliche Informationen geben Kennenlernen/Verhandeln/Entscheidungen treffen/schnell Informationen verteilen Im Kontakt bleiben/sich kennenlernen/fragen stellen Fragen stellen/sich kennen lernen/brainstorming

25 Erfolgreich umsetzen. Nur soviel Bündelung/Standardisierung/Freiheit, wie die Unternehmensorganisation/Kultur verträgt und die Märkte es erlauben. Zuverlässige, transparente Dienstleister sind wichtig sie sitzen mit dem Travel Manager in einem Boot. mandatsangepaßte Strategieumsetzung Selbst- und Fremdwahrnehmung, sowie Zielgruppenorientierung in der Kommunikation mit anderen Standorten und Kulturen. Virtuelle Nähe im Umsetzungsteam schaffen; Feedback (Kritik) suchen Schwächen beseitigen

26 Literatur- und Quellenhinweise Allgemeiner Leitfaden Globales Travel Management (Mittelstand), VDR e.v., One sinze fits all? Consolidating your travel program, White Paper, BCD Travel, Modernes Geschäftsreise-Management 2011, Mittelstand goes global, Michael Marx, Alabasta Vertrag Internationaler Roll-out, Der AirPlus Werkzeugkasten, AirPlus 2011 Führen auf Distanz, Marcus Hildebrandt, Intercultures 2012 Lewis Richard D.: Cross Cultural Communication A Visual Approach, 1999

27 Fragen? Anregungen? Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne auch am Info Point noch zur Verfügung. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

28 Platzierung beim Management: Vorstellung der Idee des Programs, Ziele und Aktionsplan/Roadmap. Vorstellung des Programs und Ziele Aktionsplan Integriertes CTM -Erste Analyseergebnisse -Chancen und Risiken