Leitfaden für die Erstellung von einer unternehmensweiten Dokumentenablage mit ACT!

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1 Leitfaden für die Erstellung von einer unternehmensweiten Dokumentenablage mit ACT!

2 WAS IST UNTERNEHMENSWEITE DOKUMENTENABLAGE? 3 1. ANFORDERUNGEN FÜR DIE UNTERNEHMENSWEITE DOKUMENTENABLAGE ANALYSE DER ANFORDERUNG IM UMFELD VON ACT!: 4 3. ANALYSE DER AUFGABEN UND DATEN: 5 4. LÖSUNGSANSATZ FÜR EINE UNTERNEHMENSWEITE DOKUMENTENABLAGE: 7 5. DARSTELLUNG DER DOKUMENTENABLAGE: 8 6. VORAUSSETZUNG FÜR EINE UNTERNEHMENSWEITE DOKUMENTENABLAGE MIT ACT! REFERENZKUNDEN SCHLUSSWORT 12 UST-ID-NR DE Seite: 2 von 12

3 Was ist unternehmensweite Dokumentenablage? Der Wert eines Dokuments ist bestimmt durch die mit seiner Erzeugung, Verarbeitung und Veröffentlichung verbundenen Geschäftsprozesse. Die Dokumente sollten daher den Mitarbeitern aus allen Abteilungen aufgabenbezogen und bedarfsgerecht aus den verschiedenen Quellen präsentiert werden. Ein Dokumentensystem sollte den gesamten Lebenszyklus des Dokuments unterstützen, von der Erfassung (Erzeugung oder Import) bis zur Ablage sowie der Weiterleitung zur Veröffentlichung unterstützen. 1. Anforderungen für die unternehmensweite Dokumentenablage. Dokumentenablage sollte strukturiert nach der Zugehörigkeit zu Firma (Account) zu Projekt (Gruppe) zu Personen herbeigeführt werden. Ein Aufbau der Kundenhistorie mit dem Zusammenhang der Dokumente, Ereignis- und dem Tätigkeitsmanagement ist wichtig. Es sollte eine lückenlose Darstellung der Dokumente zu einer Firma, Projekt oder Person erfolgen. Hierzu sollte die Integration von allen Abteilungen und IT-Systemen als Zielsetzung angedacht werden. Wichtiges Kriterium sollte die Bedienbarkeit und die Logik der Ablage von Dokumenten sein. Dadurch wird eine hohe Anwenderakzeptanz bewirkt. UST-ID-NR DE Seite: 3 von 12

4 2. Analyse der Anforderung im Umfeld von ACT!: Grundlage von ACT: Ab der ACT Version 7 legt die Software jedes Dokument, welches an einem Protokoll oder Tätigkeit angehangen wird, als Original in den Ordner \\ datenbankname -datebase-files\attachments\ ab. Der Zugriff auf die abgelegten Dokumente sollte und kann nur über die Software ACT! erfolgen. Die Dokumente liegen in dem Ordner unstrukturiert und teilweise ohne eindeutige Bezeichnung. Der Ordner kann sehr schnell zu der kritischen Größe von mehr als 4 GB und mehren Dateien heranwachsen. Dokumente im Attachments Ordner. Ab der ACT! Version 10 ist es möglich, Dateien mit der Datenbank zu verknüpfen. Diese Funktion ist sehr hilfreich und kann die Größe des Attachments Ordner reduzieren. Die Frage nach der Dokumentenablage ist dadurch aber noch nicht geklärt. Beim Anhängen von Dokumenten bei ACT! wird das Dokument zu einer Person oder Gruppe abgelegt. Das Finden und Öffnen erfolgt in Verbindung mit ACT! UST-ID-NR DE Seite: 4 von 12

5 3. Analyse der Aufgaben und Daten: Welche Daten gehören zur Dokumentenablage? gesendet und empfangen Geschäftsbriefe Zeichnungen Verträge Auftragsdokumente (Angebote, Auftrag, Rechnung) Besuchsberichte Protokolle aller Art usw Welche Systeme erzeugen Dokumente? ERP, WaWi Systeme CRM, Kontaktmanagement, Office, CAD, CAM, Video, Media Daten UST-ID-NR DE Seite: 5 von 12

6 Welche Mitarbeiter bzw Abteilungen erzeugen Dokumente? Vertrieb, Marketing, Service Konstruktion, Entwicklung Innendienst, Telefonzentrale Finanzabteilung, Buchhaltung Wo sollten die Dokumente ablegt werden? Zum Firmendatensatz Zum Ansprechpartner Beim Projekt Zu Tätigkeit, Ereignis Bitte vervollständigen Sie diese Angaben für Ihr Unternehmen. Mit diesen Angaben kann dann das Lösungskonzept für Ihr Unternehmen erarbeitet werden. UST-ID-NR DE Seite: 6 von 12

7 4. Lösungsansatz für eine unternehmensweite Dokumentenablage: ACT! wird in vielen Unternehmen als Vertriebslösung eingesetzt. Weiter gibt es viele Systeme in Ihrem Unternehmen, die Dokumente zu einem Account oder Vorgängen erzeugen und ablegen sollten. Die ACT-Datenbank mit Ihren spezifischen und zentralen Informationen zu Firmen, Kontakten und Projekten (Gruppen) ist ein idealer Informationsgeber für den Aufbau einer unternehmensweiten Ablagestruktur. Deswegen haben wir den Explorer für ACT entwickelt. Aufgaben des Explorer für ACT! Aufbau einer Ablagestruktur für das Team bzw. der Firma Einheitliche Ordnerstruktur für jeden Kunden, Interessenten, Projekt erzeugen Zugang von allen Mitarbeitern über das Netzwerk gewährleisten. Berechtigung der Zugriffe auf die Ordner durch WIN-Rechte UST-ID-NR DE Seite: 7 von 12

8 Funktionen des Explorer für ACT! Darstellung der Dokumentenablage zu Firmen, Kontakten oder Projekte in ACT. Erzeugen der vordefinierten einheitlichen Dokumentenablage-Struktur für jede Firma, Projekt Verknüpfung des Ablagepfads mit den ACT Firmen-, Kontakt- und Gruppendatensätzen Drag and Drop Verwaltung von Dokumenten. Optional: Anbindung an Client und Serienbrieffunktionen 5. Darstellung der Dokumentenablage: Ein Beispiel: Die deutsche Firma Autohaus Müller aus München mit der PLZ Ablage auf dem Netzwerk UST-ID-NR DE Seite: 8 von 12

9 Darstellung in ACT! (hier Taxi Hase) Erklärung vom Aufbau der Ablagestruktur Auf dem Netzwerklaufwerk (K:) ist für den Kunden eine vordefinierte einheitliche Ablagestruktur erzeugt und diese mit dem Firmendatensatz von ACT verbunden worden. Der Explorer für ACT! zeigt nur die zu dem Firmendatensatz zugewiesene Dokumentenablage mit seinen Unterordnern im Reiter an. Dadurch kann eine zielgenaue Anzeige der Firmendokumente bzw. Projektdokumente angezeigt werden. Das Suchen nach Dokumenten kann so mit vereinfacht werden. K:\Kundenordner\Deutschland\Autohaus Mül89777München\01-Angebote 02-Aufträge 03-Rechnung 04-Mahnungen Dokumente UST-ID-NR DE Seite: 9 von 12

10 Erzeugung des unternehmensweiten Dokumentenablagepfades. Der Dokumentenablagepfad besteht aus drei Teilbereichen. Netzwerkpfad (vordefiniert) K:\Kundenordner\ Kudenspezifischer Pfad (dynamisch) \Deutschland\Autohaus Mü89777München\ Einheitliche Unterordner (vordefiniert) 01-Angebot 02-Aufträge Das Erzeugen des Firmen-Dokumentenpfad wird in der Firmendetailansicht von ACT erzeugt. Hierzu wird in dem Reiter vom Explorer für ACT! der Stern-Button betätigt. Danach werden die Feldinhalte des Firmendatensatzes angezeigt und können nun editiert werden. Durch die Konfiguration des Explorer für ACT! können die kundenspezfischen Kundenpfadinformationen aus dem Firmendatensatz gelesen werden. In der Konfiguration wird der Netzwerkpfad sowie die einheitliche Unterordnerstruktur vordefiniert. Durch den Button Start wird der komplette Pfad erzeugt, auf dem Netzwerklaufwerk angelegt und in ein vordefiniertes ACT! Firmenfeld abgelegt. UST-ID-NR DE Seite: 10 von 12

11 Wird eine neue Firma angelegt, sollte auch eine Ablagestruktur für die Firma angelegt werden. Optional sollten s aus dem Mailsystem und Worddokumente die aus einer ACT-Vorlage erzeugt wurden, direkt in die Ordnerstruktur abgelegt werden. Diese Optionen sind mit den ACT-Addons ACT Connector Pro (für Outlook oder Exchange) David conncetor (für Tobit David Mailsystem) WordConnect SE Integriert und können durch die Konfiguration der Tools aktiviert werden. Weitere Information unter: 6. Voraussetzung für eine unternehmensweite Dokumentenablage mit ACT!. ACT! ab der Version 7.0 aufwärts Explorer für ACT! Netzlaufwerk Optional: ACT Connect Pro (für Outlook oder Exchange) David connector (für Tobit David Mailsystem) WordConector SE UST-ID-NR DE Seite: 11 von 12

12 7. Referenzkunden Kracht GmbH in Werdohl 30 User Outlook als dezentrale Einheit Terminalserver mit Citrix veröffentliche Application. adevents AG Regensburg 25 User Outlook als dezentrale Einheit, Client Server Installation. IT Agentur in Sundern 10 User Tobit DAVID als zentral Mailserver Transfluid Maschinenbau GmbH ACYSE GmbH ENSECO GmbH IFC AG Markenwerft Werbeagentur GmbH MBP Schweiß- & Automationsierungs GmbH RaumConcept pro2 GmbH und viele mehr. 8. Schlusswort Dieser Leitfaden soll Ihnen eine Hilfestellung geben, wie Sie den Explorer für ACT mit den weiteren Optionen in Ihrem Unternehmen nutzen und implementieren können. Die aufgeführten Fragen und Analysen sind nicht vollständig und dienen dafür, das Sie Ihre Planung der unternehmensweite Dokumentenablage durchführen können. Wir, die IT Vertriebs & Consulting Agentur GmbH, bieten regelmäßig Workshops für die Implementierung von CRM-Lösungen an. Sprechen Sie uns an, wir können Ihnen gerne eine individuelle Unterstützung für Ihre Planung anbieten. UST-ID-NR DE Seite: 12 von 12

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