Mitteilung zur Kenntnisnahme

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1 17. Wahlperiode Drucksache 17/ Mitteilung zur Kenntnisnahme Leitprojekte und die aus Kapitel kofinanzierten Projekte Drucksache 17/0400, Auflage II.B.29.b Schlussbericht

2 Abgeordnetenhaus von Berlin 17. Wahlperiode Seite 2 Drucksache 17/0933

3 Senatsverwaltung für Inneres und Sport ZS C 1 9(0) An das Abgeordnetenhaus von Berlin über Senatskanzlei - G Sen - Mitteilung - zur Kenntnisnahme - über Leitprojekte und die aus Kapitel kofinanzierten Projekte - Drucksache Nr. 17/0400, Auflage II.B.29.b - Schlussbericht Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport legt nachstehende Mitteilung dem Abgeordnetenhaus zur Besprechung vor: Das Abgeordnetenhaus hat in seiner Sitzung am 14. Juni 2012 Folgendes beschlossen: Der Senat berichtet dem Abgeordnetenhaus unter Wahrung der bisherigen Berichtssystematik jeweils zum 30. Juni über den Fortschritt der Umsetzung des Programms Service Stadt Berlin sowie über die Leitprojekte und die aus Kapitel kofinanzierten Projekte halbjährlich zum 30. Juni und zum 31. Dezember. Der Hauptausschuss hat in seiner Sitzung am 16. Januar 2013 den dazu vorgelegten Bericht Nr zur Kenntnis genommen und damit den angepassten Berichtsterminen zugestimmt: jährlich mit Stichtag (Istzahlen) bis zum des lfd. Jahres und mit Stichtag (Istzahlen) bis zum des Folgejahres. SenInnSport wurde zudem zum Bericht Nr gebeten, dem Hauptausschuss betr. Projekte der ServiceStadt Berlin zu berichten, ob die Rücklage im Jahr 2012 aufgelöst worden ist.

4 Hierzu wird berichtet: Zum Stand der vom Auflagenbeschluss betroffenen Projekte mit Stichtag 31. Dezember 2012 wird auf den beigefügten Bericht verwiesen. Der nächste Bericht erfolgt mit Stichtag 30. Juni zum 30. September Die Rücklage wurde in 2012 nicht aufgelöst. Sie steht in 2013 zur Finanzierung der Projekte der Verwaltungsmodernisierung zur Verfügung. Die Rücklage wird benötigt, da der angemeldete Bedarf für die Projekte des Modernisierungsprogramms die zur Verfügung stehenden Mittel (ohne Rücklage) überschreitet. Ich bitte, den Beschluss damit als erledigt anzusehen. Berlin, den 13. März 2013 Frank Henkel Senator für Inneres und Sport

5 Senatsverwaltung für Inneres und Sport Modernisierungsprogramm Statusbericht an das Abgeordnetenhaus von Berlin gem. Auflage Auflagen 29 a) und b) zum Haushalt 2012/2013 zum 31. März 2013

6 Übersicht: ZUSAMMENFASSUNG 4 DER REGIERENDE BÜRGERMEISTER VON BERLIN SENATSKANZLEI 7 Funktionale Weiterentwicklung des Onlineportals 7 SENATSVERWALTUNG FÜR INNERES UND SPORT 11 Pilotierung von Bürgerzentren 11 Umsetzungskonzept für die landesweite Einführung von elektronischen Akten 15 Bürgerterminals 18 Erarbeitung eines Umsetzungsvorschlages zur Einführung von D in der Berliner Verwaltung 22 Landesweites elektronisches Bewerbungs- und Einstellungsmanagement (E- Recruiting) 26 Evaluierung und Ausbau IT-gestützter mobiler Dienste in der Berliner Verwaltung 30 Projekt Landeseinheitliche, optimierte Geschäftsprozesse 34 LANDESAMT FÜR BÜRGER- UND ORDNUNGSANGELEGENHEITEN 38 IT-gestütztes Antrags- und Beschwerdemanagementsystem für die Berliner Ordnungsämter 38 Onlinebürgerdienst Bewohnerparkausweis 42 Online-Bürgerdienste im Kfz-Wesen (eid-funktion und Koppelung von Umschreibung und Terminvereinbarung ) 45 Online Antragsverfahren in Verbindung mit der elektronischen Fahrerlaubnisakte 48 SENATSVERWALTUNG FÜR ARBEIT, INTEGRATION UND FRAUEN 53 Erfassung/ Dokumentation des Migrationshintergrunds unter Beschäftigten in den Berliner Verwaltungen 53 Seite 2 von 109

7 Optimierung der Verfolgung und Ahndung von Schwarzarbeit im Land Berlin 60 SENATSVERWALTUNG FÜR BILDUNG, JUGEND UND WISSENSCHAFT 64 Standardisiertes Fachcontrolling HzE WIMES-Projekt 64 SENATSVERWALTUNG FÜR GESUNDHEIT UND SOZIALES 68 Verknüpfung des Gesundheits- und Sozialinformationssystem (GSI) mit dem Open Data Portal 68 SENATSVERWALTUNG FÜR WIRTSCHAFT, TECHNOLOGIE UND FORSCHUNG 71 Umsetzung der Open Data - Initiative 71 Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie bis 12/ SENATSVERWALTUNG FÜR STADTENTWICKLUNG UND UMWELTSCHUTZ 80 Elektronische Unterstützung berlin-einheitlicher Verfahren zur Planung, Vergabe und Durchführung öffentlicher Baumaßnahmen elektronische Anweisung Bau (eabau) 80 Bebauungspläne online 84 Anbindung des Formularmanagementsystems an das Elektronische Bau- und Genehmigungsverfahren (ebg) 88 Denkmalschutzrechtliche Genehmigungen Online 92 elektronisches Genehmigungsverfahren zur Sondernutzung von Straßenland 97 Planungsraumbezogenes Informationssystem für Monitoring und Analyse (PRISMA) 102 BEZIRKSAMT TEMPELHOF-SCHÖNEBERG VON BERLIN 105 Berlin Stadt der Vielfalt: Interkulturelle Öffnung der Bezirksverwaltungen 105 Seite 3 von 109

8 Zusammenfassung Projekte der Verwaltungsmodernisierung Die nachfolgenden Statusblätter geben Auskunft über den Stand der Umsetzung der Projekte der ServiceStadt Berlin 2016 sowie der fortgeführten Alt-Projekte der vorherigen Legislaturperiode zum Stichtag 31. Dezember Grundlage für den Bericht ist die im Rahmen des Haushaltsgesetzes 2012/2013 (Drs. 17/0400) beschlossene und vom Hauptausschuss am 16. Januar 2013 angepasste Auflage II.B.29, der gemäß dem Abgeordnetenhaus jeweils zum 31. März eines Jahres zur Umsetzung des Programms Service Stadt Berlin mit Stand 31. Dezember des Vorjahres zu berichten ist. Die Berichtsblätter sind von den verantwortlichen Senats- und Bezirksverwaltungen erstellt worden. Der Staatssekretärsausschuss zur Verwaltungsmodernisierung hat am 18. Juni 2012 und der Senat am 31. Juli 2012 das Modernisierungsprogramm ServiceStadt Berlin 2016 verabschiedet und die ersten 17 Projekte aufgenommen. Am 29. Oktober 2012 wurde ein weiteres Projekt in das Portfolio aufgenommen. Laut Beschluss des Staatssekretärsausschuss werden zudem die Projekte der ServiceStadt Berlin , die in 2011 nicht abgeschlossen werden konnten wurden, in 2012 ausfinanziert. Übersicht über den Sachstand der Projekte der Verwaltungsmodernisierung Nr. von Projekte SSB Phase Status 1. Skzl / SenInnSport Funktionale Weiterentwicklung des Onlineportals Gepl. Ende 2016 Läuft Gelb III / SenInnSport Pilotierung von Bürgerzentren 2016 Läuft Grün I / SenInnSport Umsetzungskonzept für die landesweite Einführung von elektronischen Akten 2016 Abgeschlo ssen Grün IV / SenInnSport Bürgerterminals 2016 Läuft Grün III / SenInnSport Erarbeitung eines Umsetzungsvorschlages zur Einführung von D in der Berliner Verwaltung 6. SenInnSport Landesweites elektronisches Bewerberbungs- und Einstellungsmanagement (E- Recruiting) 2016 Läuft Grün II / Läuft Grün IV / 2016 Seite 4 von 109

9 Übersicht über den Sachstand der Projekte der Verwaltungsmodernisierung Nr. von Projekte SSB Phase Status 7. SenInnSport Evaluierung/Ausbau mobiler Dienste 2011 Abgeschlo ssen Grün Gepl. Ende IV/ SenInnSport Einheitliche Ämterstruktur der Bezirke unterstützen (ProLoG) 2016 Läuft Grün IV / LABO IT-gestützes Anliegen - und Beschwerdemanagementsystem für die Berliner Ordnungsämter 10. LABO Onlinebürgerdienst Bewohnerparkausweis 2016 Läuft Grün IV / Läuft Grün IV / LABO Online-Bürgerdienste Kfz-Wesen 2011 Läuft Grün IV / LABO Online Antragsverfahren in Verbindung mit elektronischer Fahrerlaubnisakte (Pro OnEFA) 13. SenArbIntFrau Erfassung/Dokumentation Migrationshintergrund 14. SenArbIntFrau Optimierung der Verfolgung und Ahndung von Schwarzarbeit 15. SenBildJugWiss Standardisiertes Fachcontrolling Hilfen zur Erziehung (WIMES) 16. SenGesSoz Verknüpfung GDI mit dem Open Data Portal 2016 Läuft Gelb IV / Läuft Gelb IV / Läuft Gelb IV / Läuft Grün IV / Läuft Grün IV / SenWiTechForsch Umsetzung der Open Data Initiative 2016 Läuft Grün IV / SenWiTechForsch Umsetzung der EU- Dienstleistungsrichtlinie 2011 Läuft Grün IV / SenStadtUm Elektronische Unterstützung 2011 Läuft Grün III / 2013 berlineinheitlicher Verfahren zur Planung, Vergabe und Durchführung öffentlicher Baumaßnahmen elektronische Anweisung Bau (eabau) 20. SenStadtUm Bebauungspläne online 2016 Läuft Grün IV / 2013 Seite 5 von 109

10 Übersicht über den Sachstand der Projekte der Verwaltungsmodernisierung Nr. von Projekte SSB Phase Status 21. SenStadtUm Anbindung des Formularmanagementsystems an das Elektronische Bau- und Genehmigungsverfahren (ebg) 22. SenStadtUm Denkmalschutzrechtliche Genehmigungen online Gepl. Ende 2016 Läuft Grün I / Läuft Grün IV / SenStadtUm Elektronisches 2016 Läuft Grün III / 2015 Genehmigungsverfahren zur Sondernutzung Straßenland egestr 24. SenStadtUm Planungsraumbezogenes Informationssystem für Monitoring und Analyse (PRISMA) 25. BA Tempelhof- Schöneberg Interkulturelle Öffnung der Bezirke 2011 Abgeschlo ssen 2011 läuft Grün II / 2013 Grün IV / 2012 Spalte SSB : 2011 = Projekte der ServiceStadt Berlin (16. Legislaturperiode) 2016 = Projekte der ServiceStadt Berlin 2016 (17. Legislaturperiode) Seite 6 von 109

11 Der Regierende Bürgermeister von Berlin Senatskanzlei Grunddaten Berichtsblatt zuletzt geändert von: Franke (bitte Namen eintragen) Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. am: (bitte Datum eintragen) Projektname Kurzbezeichnung Projekt-Nr. Funktionale Weiterentwicklung des Onlineportals ProOnline Portal II 13 Behörde (kurz) 2. Projektleiter Telefon Skzl/SenInnSport N. N. 3. Projektbeginn Projektende (geplant) 4. Projektkostenträger 10/2012 III / Projektzielsetzung (beabsichtigte fachliche Wirkung) / kurze Projektbeschreibung Angestrebtes Ziel und erreichter Stand zum Derzeit sind die meisten Verwaltungsleistungen nicht medienbruchfrei gestaltet. Für den Ausbau medienbruchfreier Leistungen bedarf es künftig eines personalisierten Zugangs auf Mithilfe der Identitätsfunktionen des neuen Personalausweises soll dem Kunden ermöglicht werden, seine persönlichen Anliegen medienbruchfrei online abzuwickeln und bspw. mittels eines Bürgerkonto zu verwalten. Ebenso sollen Bürgerinnen und Bürger die Möglichkeit haben, sich online im Sinne einer transparenten und kundenfreundlichen Verwaltung nach dem Verfahrensstand zu erkundigen (track&trace). Durch die Weiterentwicklung des Portals erhalten Bürgerinnen und Bürger also die Möglichkeit eines personalisierten Onlinezugangs, über den Sie mittels der Funktionalitäten des npas Verwaltungsleistungen in Anspruch nehmen können. 6. Zielerreichungs- und Wirkungsanalyse jeweils, sofern zutreffend: angestrebtes Ziel und erreichter Stand zum Strategische Ziele der ServiceStadt Berlin Seite 7 von 109

12 Bürger-/Wirtschaftsnähe: Die Navigation der Verwaltungsangebote fußt auf einer in Sinnzusammenhänge aufgeteilten Navigation für Kundinnen und Kunden. Entsprechend ihres Anliegens finden Bürgerinnen und Bürger auf ein umfassendes Informations- und Leistungsspektrum der Berliner Verwaltung vor. Ein vergleichbarer Service soll für die Wirtschaft bereitgestellt werden. Dieser Arbeitsschritt bedarf einer engen Abstimmung mit der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung. Ein Kanalwechsel ist ausgehend vom Online Portal möglich. Zum einen besteht zu jeder Dienstleistung die Möglichkeit einen Termin in einer Anlaufstelle zu vereinbaren und persönlich zu erscheinen, zum anderen wird an diversen Stellen im Portal für das Bürgertelefon 115 geworben, was einen Informationsfluss auch telefonisch ermöglicht, sowohl für Bürgerinnen und Bürger als auch für Unternehmen. Transparenz: Der personalisierte Zugang ermöglicht es dem Kunden, den Stand seines persönlichen Vorganges einzusehen. Partizipation: Effizienz: Durch die Erarbeitung medienbruchfreier online Leistungen ist eine Effizienzsteigerung zu erwarten. IT-/E-Government-Projekte Elektronische Verfahrensabwicklung Für den weiteren Ausbau medienbruchfreier Leistungen bedarf es künftig eines personalisierten Zugangs auf Mithilfe der Identitätsfunktionen des neuen Personalausweises soll dem Kunden ermöglicht werden, seine persönlichen Anliegen medienbruchfrei online abzuwickeln und bspw. mittels eines Bürgersafes zu verwalten. Ebenso sollen Bürgerinnen und Bürger die Möglichkeit haben, sich online nach dem Verfahrensstand zu erkundigen. Dies kann über eine Prozessleiste dargestellt werden. Hierzu bedarf es entsprechender Strukturen in den Ämtern vor Ort und einer Benennung von auszuführenden Arbeitsschritten einer DL. Sobald Arbeitsschritte für eine DL abgeschlossen sind, wird dies durch ein Ticketing-System aufgenommen und für die Bürgerinnen und Bürger als Information bereitgestellt. Das Ticketing findet auf Basis des Kundenfallmanagements statt. In einem technischen Konzept ist zu klären, inwiefern das Kundenfallmanagement, das im Rahmen eines gesonderten Projektes erarbeitet wird, im Onlineportal integriert werden kann. Ziel des Konzeptes ist es, rechtliche Rahmenbedingungen zu klären, sowie pilothaft DL aufzuzeigen und deren Bearbeitung in den Ämtern so zu gestalten, dass die Funktionalitäten des npa sinnvoll genutzt werden können. Bündelung und Vereinheitlichung des elektronischen Zugangswegs Die Navigation erfolgt nach Themenbereichen. Die jeweils relevanten Transaktionen, Dienstleistungen, Rechtsgrundlagen, Veröffentlichungen und weitere Informationen werden zentral gebündelt und das Portal fungiert als zentraler Zugangsweg zur Berliner Verwaltung. Unterstützung der konventionellen Zugangswege Im Onlineportal besteht die Möglichkeit eines Kanalwechsels. So wird beispielsweise auf das Bürgertelefon 115 als konventioneller Zugang verwiesen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, online einen Termin zu buchen, um persönliche eine Anlaufstelle aufzusuchen. Digitalisierung der Verwaltungsprozesse Der wesentliche Beitrag des Projekts zur Digitalisierung der internen Verwaltungsprozesse besteht darin, dass ein weiterentwickeltes Onlineportal die Plattform für weitere medienbruchfreie Verwaltungsleistungen bietet. Mit der Integration der npa Funktionen werden Verwaltungsprozesse digital pilotiert, mit dem Bestreben, langfristig eine Vielzahl von Verwaltungsprozessen digital anbieten zu können. Unterstützung des Konzepts Open Government bietet Open Government eine Plattform und wirbt für das Konzept. Seite 8 von 109

13 Ist das Projekt in der IT-BePla erfasst? Wird zum Zeitpunkt der Verfügbarkeit der neuen Version der IT-Be-Pla im System erfasst. Liegt Geschäfts- und Finanzierungsmodell zur Übernahme in die Linienverantwortung vor? Falls nicht: bis wann soll das Modell entwickelt werden? Es ist erst das Konzept zu erarbeiten und eine pilothafte Umsetzung geplant. Balanced Scorecard und ressortübergreifender Ansatz Mitarbeiterorientierung: Eine Informationsbereitstellung und -strukturierung durch die Dienstleistungsdatenbank, bietet den Verwaltungsbeschäftigten im Back-End sowie bei jedem Zugangskanal eine sinnvolle Unterstützung in der täglichen Arbeit. Prozessorientierung: Für die Integration der npa Funktionen ist die Betrachtung von Prozessen von zentraler Bedeutung. Das Konzept mit Umsetzungsempfehlung zur Integration der npa Funktionen wird auf die zu pilotierenden Prozesse eingehen. Wirtschaftlichkeit: Ressortübergreifender Ansatz: Wie auch im ersten Schritt zur Weiterentwicklung des Verwaltungsführers, wird auch hier eine enge ressortübergreifende Zusammenarbeit zwischen der SenInnSport und der Senatskanzlei stattfinden. Nutzen/Wirkungen: Finanzen/Wirtschaftlichkeit 7. Mittelaufwendungen für das Projekt in Zugewiesen Ist per Nicht verbraucht Vom StS-Ausschuss am zugestimmtem Bedarf Sachmittel aus Ressort Mittel der ServiceStadt Berlin SUMME 8. Erläuterungen zum bisherigen Verlauf des Projektes (erreichte Projektmeilensteine) und geplanter weiterer Projektverlauf, insbes. Meilensteine oder Veränderungen (alle Angaben mit Terminen!) lfd. Nr. SOLL fertig bis IST (Sachstand) 1 Konzept zum Einsatz der 10/2013 In Vorbereitung Funktionalitäten des npa 2 Ausbau der Inhalte offen generiert durch Nutzungsverhalten. Realisierung von Tracking- Inhalten. abgeschlossen am Seite 9 von 109

14 3 Umsetzung der offen In Vorbereitung Konzeptempfehlungen zum Einsatz der Funktionalitäten des npa. 9. Gesamtwürdigung des Projektverlaufs unter Berücksichtigung der Meilensteine 10. Projektstatus (bitte ankreuzen) a) Wertung b) Stand grün X läuft X gelb rot abgeschlossen am Seite 10 von 109

15 Senatsverwaltung für Inneres und Sport Grunddaten Berichtsblatt zuletzt geändert von: (bitte Namen eintragen) Frau Gaedtke am: (bitte Datum eintragen) Projektname Kurzbezeichnung Projekt-Nr. Pilotierung von Bürgerzentren ProBüZ 11 Behörde (kurz) 2. Projektleiterin Telefon SenInnSport Frau Gaedtke Projektbeginn Projektende (geplant) 4. Projektkostenträger 19. September 2012 I. Quartal 2014 Interner Gemeinkostenträger in den Pilotbezirken 5. Projektzielsetzung (beabsichtigte fachliche Wirkung) / kurze Projektbeschreibung Angestrebtes Ziel und erreichter Stand zum Der Gedanke der kundenorientierten Bereitstellung von Verwaltungsleistungen, wie sie mit der Schaffung der Berliner Bürgerämter eingeleitet wurden, soll qualitativ weiterentwickelt werden bei gleichzeitiger Reduzierung von Frontoffice-Bereichen. Dafür sind als Organisationsform für Frontoffices Bürgerzentren zu definieren und pilothaft in den Bezirken Marzahn-Hellersdorf und Tempelhof-Schöneberg in Betrieb zu nehmen. Die Bürgerzentren sollen für Bürgerinnen und Bürger und Wirtschaftskunden als persönlicher Servicepartner vor Ort für deutlich mehr Dienstleistungen als gegenwärtig zur Verfügung stehen. Die Bündelung des Services für den persönlichen Zugang zu Dienstleistungen bezieht sich gleichermaßen auf Dienstleistungen in Zuständigkeit von Hauptverwaltung und Bezirksverwaltungen. Die Dienstleistungen der Berliner Verwaltung sind erhoben worden. Bei der Erfassung wurden alle Geschäftsprozesse berücksichtigt, die allein aufgrund der Nachfragesituation in den bisherigen Dienststellen (Fallzahl) potentiell geeignet erscheinen, in ein Bürgerzentrum verlagert zu werden. Mithilfe eines noch zu erstellenden Kriterienkatalogs werden die Dienstleistungen weiter analysiert. 6. Zielerreichungs- und Wirkungsanalyse jeweils, sofern zutreffend: angestrebtes Ziel und erreichter Stand zum Strategische Ziele der ServiceStadt Berlin Bürger-/Wirtschaftsnähe: Die Bürgerzentren bieten Bürgerinnen und Bürgern und Wirtschaftskunden eine breite Palette häufig nachgefragter Dienstleistungen aus einer Hand. Das Aufsuchen verschiedener Fachämter an unterschiedlichen Orten entfällt für die Kundinnen und Kunden. Transparenz: Das Wissen der Kundinnen und Kunden um Zuständigkeiten ist durch eine konsequente Frontoffice- Struktur vorhanden. Das Aufsuchen verschiedener Fachämter an unterschiedlichen Orten entfällt. Seite 11 von 109

16 Partizipation: Die Bürgerzentren können die Wahrnehmung partizipativer Möglichkeiten durch die Bürgerinnen und Bürger gewährleisten / erleichtern. So könnten etwa entsprechende Ansprechpartner in den Bürgerzentren beratend tätig werden oder Informationen und Räumlichkeiten zur Förderung einer Bürgerbeteiligung an politisch-administrativen Prozessen zur Verfügung stehen. Effizienz: Eine Trennung von Frontoffice- und Backoffice-Bereichen der Verwaltung wird mit den Bürgerzentren konsequent umgesetzt. Eine solche arbeitsteilige Organisationsstruktur ist die Grundlage effizienter Prozesse in der Vorgangskoordination und bearbeitung. Eine adäquate IT- Unterstützung der Arbeit der Bürgerzentren (z. B. Dienstleistungsdatenbank, elektronische Akte, Kundenfallmanagement) wird die Effizienz in den Frontoffice-Bereichen zudem erhöhen. IT-/E-Government-Projekte Elektronische Verfahrensabwicklung Bündelung und Vereinheitlichung des elektronischen Zugangswegs Unterstützung der konventionellen Zugangswege Digitalisierung der Verwaltungsprozesse Unterstützung des Konzepts Open Government Ist das Projekt in der IT-BePla erfasst? Liegt Geschäfts- und Finanzierungsmodell zur Übernahme in die Linienverantwortung vor? Falls nicht: bis wann soll das Modell entwickelt werden? Balanced Scorecard und ressortübergreifender Ansatz Mitarbeiterorientierung: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bürgerzentren werden zur Wahrnehmung von Aufgaben der Verfahrenskoordination umfassend qualifiziert. Es wird ein Personalentwicklungskonzept, das die erforderlichen Anforderungsprofile sowie Schulungs- und Qualifizierungsmodule beinhaltet, erarbeitet und vereinbart. Die Beschäftigten in den Fachämtern (Backoffices) können sich auf die Fallbearbeitung konzentrieren, da die Sammlung sämtlicher Informationen / Antragsdokumente, die Fristenkontrolle und die Kommunikation mit den Kundinnen und Kunden vom Bürgerzentrum übernommen wird. Durch Standardisierung (IT-Arbeitsplatz, bauliche und gestalterische Anpassungen der Arbeits-, Sozial- und Kundenbereiche) in den Pilotbezirken sollen die Bedingungen beispielhaft verbessert werden. Prozessorientierung: Die Analyse von Prozessen ist bei der Pilotierung der Bürgerzentren von zentraler Bedeutung. Durch eine eigens zu diesem Zweck eingerichtete Arbeitsgruppe sollen die für den Frontoffice-Bereich bündelbaren Dienstleistungen identifiziert werden. Wirtschaftlichkeit: Durch die Einrichtung von Bürgerzentren sind unter Beachtung der entwickelten und vereinbarten Standards Effizienzsteigerungen zu erwarten. Die Übertragbarkeit der Projektergebnisse im Hinblick auf den erforderlichen Mitteleinsatz im Verhältnis zum Nutzen landesweiter Einführung wird geprüft. Ressortübergreifender Ansatz: Die Bündelung des Services für den persönlichen Zugang zu Dienstleistungen bezieht sich gleichermaßen auf Dienstleistungen in Zuständigkeit von Hauptverwaltung und Bezirksverwaltungen. Der ressortübergreifende Ansatz wird gewährleistet. Seite 12 von 109

17 Nutzen/Wirkungen: Finanzen/Wirtschaftlichkeit 7. Mittelaufwendungen für das Projekt in Sachmittel aus Ressort Mittel der ServiceStadt Berlin SUMME Zugewiesen Ist per Nicht verbraucht Vom StS-Ausschuss am zugestimmter Bedarf Erläuterungen zum bisherigen Verlauf des Projektes (erreichte Projektmeilensteine) und geplanter weiterer Projektverlauf, insbes. Meilensteine oder Veränderungen (alle Angaben mit Terminen!) lfd. Nr. SOLL fertig bis IST (Sachstand) 1 Vorschlag zur Auswahl der Die Dienstleistungen der prioritär in die Bürgerzentren Hauptverwaltung, der zu verlagernden nachgeordneten Behörden Geschäftsprozesse und der Bezirksverwaltungen werden erhoben und 2 Erarbeitung des Realisierungsdesigns, u. a. Personalbedarfe und Organisationskonzept 3 Schaffung der rechtlichen, funktionalen und organisatorischer Voraussetzungen für die Prozessumsetzung 4 Erarbeitung Anforderungsprofile und Grobkonzept Qualifizierung 5 Vorbereitung der Qualifizierung, z. B. mit VAK / IVM 6 Qualifizierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Pilotbezirken 7 Erarbeitung der Anforderungen an Hard- und Software 8 Erarbeitung organisatorischer und baulicher Anforderungen, Investitionsaufwand 9 Schaffung technischer und baulicher Voraussetzungen für die Umsetzung 10 Erprobungsphase in den Pilotbezirken Beginn der Pilotierungsphase April 2014 gesammelt. abgeschlossen am Seite 13 von 109

18 9. Gesamtwürdigung des Projektverlaufs unter Berücksichtigung der Meilensteine Die Bewertung anhand eines Kriterienkatalogs und die Priorisierung der Dienstleistungen, die sich für eine Bündelung im Sinne von Kompetenz unter einem Dach eignen, erfordern einen hohen Arbeitsund Zeitaufwand. Für den Erfolg des Gesamtprojektes ist der Vorschlag zur Auswahl der prioritären Geschäftsprozesse von entscheidender Bedeutung. 10. Projektstatus (bitte ankreuzen) a) Wertung b) Stand 1 X grün X läuft gelb rot abgeschlossen am Seite 14 von 109

19 Grunddaten Berichtsblatt zuletzt geändert von: (bitte Namen eintragen) Karen Laßmann am: (bitte Datum eintragen) Projektname Kurzbezeichnung Projekt-Nr. Umsetzungskonzept für die landesweite Einführung von Pro eakte elektronischen Akten Behörde (kurz) 2. Projektleiter Telefon Dr. Ludwig Bohrer e SenInnSport 3. Projektbeginn Projektende (geplant) 4. Projektkostenträger 1. Mai Projektzielsetzung (beabsichtigte fachliche Wirkung) / kurze Projektbeschreibung Angestrebtes Ziel und erreichter Stand zum Mit dem Umsetzungskonzept für die landesweite Einführung der elektronischen Akten sollte beschrieben werden, wie das Ziel bis 2016 auf 50% der IT-Arbeitsplätze des Landes mit der elektronischen Akte auszustatten erreicht werden kann (siehe auch Senatsbeschluss vom ). Dabei sollte neben den Anforderungsspezifikationen an ein System auch ausgeführt werden, wie dieses Ziel zu erreichen ist und welche finanziellen und personellen Aufwände dabei entstehen. Alle geplanten Arbeiten konnten abgeschlossen werden. Der Staatssekretärsausschuss zur Verwaltungsmodernisierung hat als Entscheidungsinstanz in seiner Sitzung am das Umsetzungskonzept zur Einführung von elektronischen Akten in der Berliner Verwaltung abgenommen und die darin beschrieben Vorgehensweise als geeignet und angemessen angesehen. Er hat ferner SenInnSport gebeten, auf der Basis des Umsetzungskonzeptes einen Senatsbeschluss zur Einführung des Basisdienstes zur elektronischen Aktenführung unter Beteiligung des Rates der Bürgermeister herbeizuführen. 6. Zielerreichungs- und Wirkungsanalyse jeweils, sofern zutreffend: angestrebtes Ziel und erreichter Stand zum Strategische Ziele der ServiceStadt Berlin Bürger-/Wirtschaftsnähe: Die elektronische Akte ist die organisatorische und technische Basis für die konsequente Digitalisierung von Verwaltungsleistungen. Damit lassen sich Ziele wie mehr Transaktionsprozesse oder ortsunabhängige Bearbeitung leichter und effizienter erreichen. Diese wiederum sind wichtige Bausteine für eine größeren Bürger- und Wirtschaftsnähe. Transparenz: Die landesweite Einführung der eakte wird das Verwaltungshandeln dadurch transparenter machen, dass einerseits die zusammengehörigen Informationen konsequenter gebündelt und dadurch für Dritte leichter nachvollziehbar werden und andererseits im Rahmen des Projektes die Rahmenbedingungen einer elektronischen Einsichtsnahme geklärt werden sollen. Partizipation: nicht betroffen Seite 15 von 109

20 Effizienz: Eines der wichtigen Ziele des Projektes ist die wesentliche Reduzierung von Einführungsund Betriebskosten von elektronischen Akten in der Berliner Verwaltung. Mit der Einführung von elektronischen Akten und Vorgangsbearbeitung ist es unter anderem möglich, die Bearbeitungs-, Durchlauf- und Suchzeiten von Geschäftsprozessen und Dokumenten wesentlich zu reduzieren, eine ordnungsgemäße Aktenführung zu erleichtern und damit die Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. IT-/E-Government-Projekte Elektronische Verfahrensabwicklung Ist zentraler Bestandteil des Projektes Bündelung und Vereinheitlichung des elektronischen Zugangswegs Im Rahmen des Projektes werden auch Aspekte wie digitaler Posteingang, Scannen konventioneller Post oder sicherere elektronische Kommunikation behandelt. Unterstützung der konventionellen Zugangswege Die konventionellen Zugangswege bleiben erhalten, die Digitalisierung der Dokumente erfolgt nach dem Eingang (das Wie und Wo wird im Projekt geprüft). Digitalisierung der Verwaltungsprozesse Ist zentraler Bestandteil des Projektes. Die elektronische Akte bildet die Basis, um in einem Folgeschritt auch eine elektronische Vorgangsbearbeitung einführen zu können. Unterstützung des Konzepts Open Government Das Projekt fördert die Umsetzung der Ziele 10, 11,12 und 13 der BEGS, die wichtige Elemente des Open Government darstellen. Ist das Projekt in der IT-BePla erfasst? Da es sich zunächst um ein Umsetzungskonzept handelt, ist eine Erfassung in der IT-BePla nicht angezeigt. Liegt Geschäfts- und Finanzierungsmodell zur Übernahme in die Linienverantwortung vor? Falls nicht: bis wann soll das Modell entwickelt werden? Nicht erforderlich Balanced Scorecard und ressortübergreifender Ansatz Mitarbeiterorientierung: Arbeitspakete im Umsetzungskonzept befassen sich mit den Themen Schulung der Mitarbeiter und Veränderungs- und Akzeptanzmanagement. Die Nutzerfreundlichkeit der Werkzeuge wird ein wesentliches Auswahlkriterium sein.. Prozessorientierung: Die Einführung der elektronischen Akte ist ohne Prozessorientierung nicht möglich bzw. sinnvoll. Wirtschaftlichkeit: Das Umsetzungskonzept enthält eine Kosten- und Aufwandsschätzung für die Einführung der elektronischen Akte. Nutzenpotentiale wurden ebenfalls aufgrund von Erfahrungswerten geschätzt. Ressortübergreifender Ansatz: Bereits in die Erarbeitung des Konzeptes waren verschiedene Senats- und Bezirksverwaltungen sowie einige nachgeordnete Behörden eingebunden. Bei der folgenden Einführung der eakte handelt es sich um ein landesweites Projekt. Nutzen/Wirkungen: Finanzen/Wirtschaftlichkeit 7. Mittelaufwendungen für das Projekt in Sachmittel aus Ressort Zugewiesen Ist per Nicht verbraucht Vom StS-Ausschuss am zugestimmtem Bedarf Mittel der ServiceStadt Seite 16 von 109

21 Berlin SUMME Projekte der Verwaltungsmodernisierung 8. Erläuterungen zum bisherigen Verlauf des Projektes (erreichte Projektmeilensteine) und geplanter weiterer Projektverlauf, insbes. Meilensteine oder Veränderungen (alle Angaben mit Terminen!) lfd. Nr. SOLL fertig bis IST (Sachstand) abgeschlossen am 1 Projekt-Kick-Off 04/2012 erledigt 05/2012 (förmlicher Projektstart) 2 Regelmäßige Treffen der 09/2012 erledigt 09/2012 Projektgruppen (nach Abstimmung der Feinplanung mit externem Auftragnehmer) 3 Regelmäßiger Austausch 09/2012 erledigt 10/2012 mit externem Partner (nach Abstimmung der Feinplanung) 4 Umsetzungskonzept 9/2012 erledigt 10/2012 erstellt 5 Abnahme der erledigt 10/2012 Projektergebnisse durch AI 6 Abnahme der Projektergebnisse durch EI erledigt 10/ Gesamtwürdigung des Projektverlaufs unter Berücksichtigung der Meilensteine Das Projekt Umsetzungskonzept zur Einführung der elektronischen Aktenführung im Land Berlin hat alle gestellten Aufgaben im geplanten Zeitrahmen, im geplanten Budget und in der geplanten Qualität abgeschlossen. 10. Projektstatus (bitte ankreuzen) a) Wertung b) Stand x grün läuft gelb x abgeschlossen am rot Seite 17 von 109

22 Grunddaten Berichtsblatt zuletzt geändert von: O. Franke am: (bitte Namen eintragen) (bitte Datum eintragen).. Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. 1. Projektname Kurzbezeichnung Projekt-Nr. Bürgerterminals BüT Behörde (kurz) 2. Projektleiter Telefon SenInnSport O. Franke Projektbeginn Projektende (geplant) 4. Projektkostenträger (Vorklärung) III / Projektzielsetzung (beabsichtigte fachliche Wirkung) / kurze Projektbeschreibung Angestrebtes Ziel und erreichter Stand zum Bürgerterminals sollen zukünftig als Bestandteil des persönlichen Zugangs- bzw. Vertriebsweg im Rahmen des Multikanalansatzes One-Stop-City an ausgewählten Standorten (in bestehenden Bürgerämtern, zukünftigen Bürgerzentren oder perspektivisch auch in Bibliotheken oder sonstigen öffentlichen Einrichtungen) positioniert werden. An diesen Bürgerterminals können Informationen zu verwaltungsbezogenen Verfahren abgerufen werden und Verwaltungsverfahren angestoßen bzw. abgewickelt werden. Bürger/innen können somit unabhängig von den Möglichkeiten der persönlichen Kontaktaufnahme oder zu deren Vorbereitung mittels Bürgerterminals an die Berliner Verwaltung herantreten. Dieses Angebot ist damit vorwiegend für Kunden/innen gedacht, die keine Möglichkeit besitzen, auf privatem Wege den internetgestützten Kontakt zur Verwaltung über das Portal herzustellen. Auch Wartezeiten, die in Teilen nicht komplett vermieden werden können, können kundenseitig für die Einleitung des gewünschten Verwaltungsverfahrens genutzt werden (z.b. Ausfüllen und Absenden eines elektronischen Formulars). Seit Mai 2011 steht jeweils ein Prototyp eines Bürgerterminals in den vier Bürgerämtern des Bezirks Marzahn-Hellersdorf für die Nutzung durch die Bürgerinnen und Bürger bereit. Der Prototyp wird wöchentlich von durchschnittlich 500 Kundinnen und Kunden der Bürgerämter in seiner Funktionalität in Anspruch genommen und insbesondere für den angebotenen Terminservice genutzt. Die mit diesen Prototypen gesammelten Erfahrungen fließen direkt in das Projekt ein. 6. Zielerreichungs- und Wirkungsanalyse jeweils, sofern zutreffend: angestrebtes Ziel und erreichter Stand zum Strategische Ziele der ServiceStadt Berlin Seite 18 von 109

23 Bürger-/Wirtschaftsnähe: Die für die Online-Bereitstellung geeigneten und am meisten nachgefragten Dienstleistungen stehen in von allen Zielgruppen nutzbarer elektronischer Form zur Verfügung. Die Bürgerterminals ermöglichen auch Bürgerinnen und Bürgern ohne eigenen Internetanschluss den elektronischen Zugang zu diesen Dienstleistungen. Der Selbstbedienungscharakter des Bürgerterminals ermöglicht eine verbesserte zeitliche und örtliche Flexibilität Ein neuer Zugangsweg zu den Dienstleistungen der Verwaltung steht den Bürgerinnen und Bürgern zur Verfügung und ermöglicht unter anderem eine Reduzierung von Wartezeiten. Transparenz: Partizipation: Effizienz: IT-/E-Government-Projekte Elektronische Verfahrensabwicklung Im Rahmen der Weiterentwicklung der Bürgerterminals werden einzubindende vorhandene IT-Dienste betrachtet. Die identifizierten Dienstleistungen werden u.a. auf die Nutzungsmöglichkeiten oder erfordernisse von angebotenen IT-Diensten wie z.b Payment-Dienst, Formularmanagement-Service, Terminservice, Outputmanagement, eid geprüft und die Schnittstellenerfordernisse definiert und umgesetzt. Bündelung und Vereinheitlichung des elektronischen Zugangswegs Unterstützung der konventionellen Zugangswege Digitalisierung der Verwaltungsprozesse Unterstützung des Konzepts Open Government Ist das Projekt in der IT-BePla erfasst? Liegt Geschäfts- und Finanzierungsmodell zur Übernahme in die Linienverantwortung vor? Falls nicht: bis wann soll das Modell entwickelt werden? Balanced Scorecard und ressortübergreifender Ansatz Mitarbeiterorientierung: Die Bereitstellung der Dienstleistungen über das Bürgerterminal führt durch eine Minderung von Routinetätigkeiten zu einer Entlastung der Beschäftigten und der Verringerung von Wartezeiten mit einhergehender Absenkung des Konfliktpotenzials. Die Berücksichtigung der Interessen der Beschäftigten ist durch die Einbindung der Beschäftigtenvertretungen gewährleistet. Prozessorientierung: Seite 19 von 109

24 Wirtschaftlichkeit: Folgende wesentliche Indikatoren für die Wirtschaftlichkeit werden gemäß WiBe 4.1 im Rahmen des Projektes betrachtet und den zu erwartenden Aufwänden gegenüber gestellt: Entlastung von Routinetätigkeiten Optimierung der Geschäftsprozesse Zeitersparnis für die Verwaltungskunden Vereinheitlichung der IT-Infrastruktur und der IT-Verfahrenslandschaft Unterstützung der strategischen Ausrichtung One-Stop-City. Ressortübergreifender Ansatz: Die konkret zu berücksichtigenden Schnittstellen und die erforderlichen Maßnahmen zur Anbindung von IT-Diensten oder IT-Verfahren werden im Projektverlauf festgelegt. Inhaltlich zu berücksichtigende aktuelle Projekte des Landes Berlin und thematisch passende Kooperationsmöglichkeiten mit externen Partnern werden im Projektverlauf betrachtet und ggf. in die Entwicklungsmaßnahmen integriert Nutzen/Wirkungen: Finanzen/Wirtschaftlichkeit 7. Mittelaufwendungen für das Projekt in Zugewiesen Ist per Nicht verbraucht Vom StS-Ausschuss am zugestimmter Bedarf Sachmittel aus Ressort Mittel der ServiceStadt Berlin SUMME 8. Erläuterungen zum bisherigen Verlauf des Projektes (erreichte Projektmeilensteine) und geplanter weiterer Projektverlauf, insbes. Meilensteine oder Veränderungen (alle Angaben mit Terminen!) lfd. Nr. SOLL fertig bis IST (Sachstand) 1 Erfassung der Arbeit mit den Auswertung ist erfolgt. Prototypen 2 Durchführung eines Workshops zur Überarbeitung des Projektauftrages zur Weiterentwicklung der Bürgerterminals Angebotsabfrage ITDZ ist erfolgt. abgeschlossen am Seite 20 von 109

25 9. Gesamtwürdigung des Projektverlaufs unter Berücksichtigung der Meilensteine 10. Projektstatus (bitte ankreuzen) a) Wertung b) Stand x grün x läuft gelb rot abgeschlossen am Seite 21 von 109

26 Grunddaten Berichtsblatt zuletzt geändert von: (bitte Namen eintragen) O. Franke am: (bitte Datum eintragen) Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. 1. Projektname Kurzbezeichnung Projekt-Nr. Erarbeitung eines Umsetzungsvorschlages zur Einführung von D in der Berliner Verwaltung Behörde (kurz) 2. Projektleiter Telefon SenInnSport N.N Projektbeginn Projektende (geplant) 4. Projektkostenträger Projektzielsetzung (beabsichtigte fachliche Wirkung) / kurze Projektbeschreibung Angestrebtes Ziel und erreichter Stand zum Es ist zu prüfen, ob und wie die Berliner Verwaltung die D Funktionen wirtschaftlich nutzen kann. Weiterhin sind Fragen der organisatorischen Anpassung der Arbeitsprozesse und der technischen Anpassung der Verfahren zu klären. Außerdem sind verschiedene Umsetzungsvarianten zu prüfen. Der zentrale IT- Dienstleister des Landes ist dabei einzubeziehen. Es war zunächst vom BMI geplant, ein landesweites Steuerungsprojekt zur Prüfung einer zentralen Gateway-Lösung für Deutschland zu initiieren. An diesem Projekt wollte sich Berlin beteiligen. Die Initiierung des Projektes ist jedoch von einigen Bundesländern zunächst verhindert worden. Eine erneute Entscheidung über einen Projektstart ist auf das 1.Halbjahr 2013 verschoben. Unter Zugrundelegung der Rahmendaten aus der Machbarkeitsstudie des BMI hat eine gemeinsame Prüfung von ITDZ und SenInnSport ergeben, dass sich in Berlin die Aufwände für die D -Einführung und den Betrieb vermutlich nicht durch die geringeren Portokosten der D tragen werden. So müssten in einem Zeitintervall von 5 Jahren etwa 18 Mio. Briefe per D versand werden, um die voraussichtlichen Ausgaben zu amortisieren. Das erscheint nicht realistisch. Deshalb geht ZS C derzeit davon aus, dass der Aufbau einer eigenen Infrastruktur (D - Seite 22 von 109

27 Gateway) für die Berliner Verwaltung nicht wirtschaftlich ist und keinen Mehrwert im Vergleich zu den am Markt befindlichen Lösungen bietet. Diese Provider bieten nicht nur Bürgern und Unternehmen D -Dienste an, sondern auch Behörden. Die Innenverwaltung wird das ITDZ Berlin beauftragen zu prüfen, wie die Berliner Verwaltung die Leistungen von privaten Dienstleistern nutzen kann. Vor einer Verabschiedung des E-Government-Gesetzes des Bundes im Hinblick auf die Schriftformersetzung durch D sollte keine Entscheidung über den landesweiten Einsatz von D in der Berliner Verwaltung erfolgen. 6. Zielerreichungs- und Wirkungsanalyse jeweils, sofern zutreffend: angestrebtes Ziel und erreichter Stand zum Strategische Ziele der ServiceStadt Berlin Bürger-/Wirtschaftsnähe: Transparenz: Partizipation: Dem Entwurf des E-Government-Gesetzes des Bundes wurde vom Bundesrat im November 2012 nicht zugestimmt. Insofern ist noch offen, ob durch die Verwendung der D die Schriftformerfordernis gemäß Verwaltungsverfahrensgesetz erfüllt ist. Effizienz: Der Aufbau einer eigenen Infrastruktur im Land Berlin zur Nutzung von De- Mail-Funktionen für die Berliner Verwaltung ist unwirtschaftlich IT-/E-Government-Projekte Elektronische Verfahrensabwicklung noch keine Erkenntnisse Bündelung und Vereinheitlichung des elektronischen Zugangswegs noch keine Erkenntnisse Unterstützung der konventionellen Zugangswege Digitalisierung der Verwaltungsprozesse noch keine Erkenntnisse Seite 23 von 109

28 Unterstützung des Konzepts Open Government noch keine Erkenntnisse Ist das Projekt in der IT-BePla erfasst? entfällt Liegt Geschäfts- und Finanzierungsmodell zur Übernahme in die Linienverantwortung vor? Falls nicht: bis wann soll das Modell entwickelt werden? Noch nicht Balanced Scorecard und ressortübergreifender Ansatz Mitarbeiterorientierung: noch keine Erkenntnisse Prozessorientierung: noch keine Erkenntnisse Wirtschaftlichkeit: eigene Lösung ist unwirtschaftlich Ressortübergreifender Ansatz: noch keine Erkenntnisse Nutzen/Wirkungen: Finanzen/Wirtschaftlichkeit 7. Mittelaufwendungen für das Projekt in Zugewiesen Ist per Nicht verbraucht Vom StS-Ausschuss am zugestimmtem Bedarf Sachmittel aus Ressort Mittel der ServiceStadt Berlin SUMME 8. Erläuterungen zum bisherigen Verlauf des Projektes (erreichte Projektmeilensteine) und geplanter weiterer Projektverlauf, insbes. Meilensteine oder Veränderungen (alle Angaben mit Terminen!) Seite 24 von 109

29 lfd. Nr. SOLL fertig bis IST (Sachstand) 1 Projektbeginn abgeschlossen am 2 Initiierung eines bundesweiten Projektes für ein zentrales Gateway 3 Kursorische Prüfung der Wirtschaftlichkeit einer eigenen Lösung 4 Prüfung der Rahmenbedingungen einer Nutzung von privaten Providern 5 Gemeinsame Entscheidung mit ITDZ zum landesweiten D -Angebot auf Basis der Vorschläge des ITDZ Berlin 4/2013 6/2013 Vorläufiges Aussetzen wg Entscheidung des IT-PLR Gesamtwürdigung des Projektverlaufs unter Berücksichtigung der Meilensteine 10. Projektstatus (bitte ankreuzen) a) Wertung b) Stand x grün x läuft gelb rot abgeschlossen am Seite 25 von 109

30 Grunddaten Berichtsblatt zuletzt geändert von: (bitte Namen eintragen) Joachim Eckert am: (bitte Datum eintragen) Projektname Kurzbezeichnung Projekt-Nr. Landesweites elektronisches Bewerbungs- und E-Rec Einstellungsmanagement (E-Recruiting) Behörde (kurz) 2. Projektleiter Telefon SenInnSport Joachim Eckert Projektbeginn Projektende (geplant) 4. Projektkostenträger (aktualisiert) 5. Projektzielsetzung (beabsichtigte fachliche Wirkung) / kurze Projektbeschreibung Angestrebtes Ziel und erreichter Stand zum Ziele: IT-unterstützte, medienbruchfreie Geschäftsprozesse im Bereich der Personalbeschaffung; Fokus liegt auf vier Hauptprozessen: Bedarfsplanung, Ausschreibung, Auswahlverfahren und Eignungsdiagnostik, Auswahlentscheidung Stärkung der Arbeitgebermarke Land Berlin (Employer Branding) durch Aufbau eines zentralen Karriereportals (Infos über Berufswege in der Berliner Verwaltung mit Online- Bewerbungsmöglichkeit) Zweistufiges Vorgehen: Stufe : - Einführung einer Übergangslösung für E-Recruitin ( Interamt ) zur Realisierung kurzfristiger Optimierungseffekte - Pilotierung IT-gestüzte Eignungsdiagnostik Stufe ff.: - Aufbau zentrales Karriereportal - Implementierung einer dauerhaften E-Recruiting-Lösung (vollständige Workflow-Unterstützung) und landesweiter Rollout in drei Wellen (2014, 2015, 2016) - Zentrales eignungsdiagnostisches Verfahren für Azubi-Bewerbungen im Bereich der allgemeinen Verwaltung Status : Stufe 1 wurde erreicht: acht Bezirke (CW, Mi, TS, Pa sind nicht beteiligt) und zwei Senatsverwaltungen (SenInnSport und SenFin) nutzen Interamt als Übergangslösung; ein Online-Vortest für Azubi-Bewerbungen wird vom BA Neukölln und von SenInnSport erprobt Zeitplanung für Stufe 2 wurde angepasst; Rollout-Planung wurde auf drei Jahre ausgedehnt; Plan- und Build-Phase (2012/2013) werden aus zentralen Mitteln des Programms ServiceStadt Berlin finanziert; für die Run-Phase (Rollout ab 2014) wurden Mittel im Einzelplan 05 angemeldet. Seite 26 von 109

31 6. Zielerreichungs- und Wirkungsanalyse jeweils, sofern zutreffend: angestrebtes Ziel und erreichter Stand zum Strategische Ziele der ServiceStadt Berlin Bürger-/Wirtschaftsnähe: Fokus Bewerber/innen (Nachwuchskräfte): Zeitgemäßes Online-Bewerbungsverfahren wird angeboten Transparenz: Beschäftigungsperspektiven im Land Berlin werden an zentraler Stelle (Karriereportal) übersichtlich dargestellt Partizipation: Effizienz: Fokus Verwaltung: Reduzierung der Papierbewerbungen durch Umstellung auf elektronisches Verfahren; Prozessoptimierung in der Vorgangsbearbeitung IT-/E-Government-Projekte Elektronische Verfahrensabwicklung Ja Bündelung und Vereinheitlichung des elektronischen Zugangswegs wird angestrebt Unterstützung der konventionellen Zugangswege (-) Digitalisierung der Verwaltungsprozesse s. o. Unterstützung des Konzepts Open Government (-) Ist das Projekt in der IT-BePla erfasst? Ja (Phase Plan ) Liegt Geschäfts- und Finanzierungsmodell zur Übernahme in die Linienverantwortung vor? Ja Balanced Scorecard und ressortübergreifender Ansatz Mitarbeiterorientierung: Hoch durch partizipativen und prozessorientierten Projektansatz Prozessorientierung: Hoch durch systematische tool-gestützte Modellierung und Optimierung von Geschäftsprozessen Wirtschaftlichkeit: Hoch, wird durch Prozessoptimierung erreicht Ressortübergreifender Ansatz: Hoch, landesweite Projektorganisation Nutzen/Wirkungen: Finanzen/Wirtschaftlichkeit 7. Mittelaufwendungen für das Projekt in Sachmittel aus Ressort Mittel der ServiceStadt Berlin Zugewiesen Ist per Nicht verbraucht Vom StS-Ausschuss am zugestimmtem Bedarf Seite 27 von 109

32 SUMME Projekte der Verwaltungsmodernisierung 8. Erläuterungen zum bisherigen Verlauf des Projektes (erreichte Projektmeilensteine) und geplanter weiterer Projektverlauf, insbes. Meilensteine oder Veränderungen (alle Angaben mit Terminen!) lfd. Nr. SOLL fertig bis IST (Sachstand) 1 Projektverfügung durch StS Statzkowski abgeschlossen am Projekt Kick-off Info-Rundschreiben zum Projekt (Bildung der Abstimminstanz) 4 Projekt stimmt Vorgehensstrategie ab (2stufen Modell) und spricht sich für Übergangslösung ( Interamt ) aus. 5 Einbindung der Ausbildungsbehörden (Azubis) in das Projekt => Info über Übergangslösung 6 Senat beschließt Programm "ServiceStadt Berlin 2016"; Zuweisung Projektmittel 7 Einführung der Go-Live Übergangslösung Interamt ; Pilotierung des Online-Tests für Azubi-Bewerbungen 8 Konstituierung der Abstimminstanz (AI) Sitzung der AI Sitzung der AI Abstimmung einer Beschlussvorlage für StS- Ausschuss VM bzw. Senat mit RdB-Beteiligung 11 bis Beschlussfassung der politischen Gremien zu Handlungsempfehlung der AI Weiteres Vorgehen bei Einführung des IT-Verfahrens abhängig von politischer Richtungsentscheidung 12 Go-Live zentrales Karriereportal Seite 28 von 109

33 9. Gesamtwürdigung des Projektverlaufs unter Berücksichtigung der Meilensteine Die Initialisierungsphase für das Projekt betrug vier Monate. Der offizielle Kick-off fand am statt. Danach ist es in nur zwei Monaten gelungen, eine Vorgehensstrategie (Zweistufen-Modell) im Projekt abzustimmen. Die haushaltsmäßige Handlungsgrundlage für das Projekt wurde erst durch die Mittelzuweisung am geschaffen. Anschließend ist es dann in nur drei Monaten gelungen, die Übergangslösung Interamt einzuführen. SenInnSport, SenFin sowie 8 von 12 Bezirken nutzen seit Ende Oktober 2012 das Verfahren für die Entgegennahme und Bearbeitung von Online-Bewerbungen (der Schwerpunkt liegt zurzeit auf dem Einstellungsverfahren für Azubis). Die Zusammenarbeit im Projektkernteam (SenBJW, SenInnSport, SenFin, SenJust, SenWTF, BA Neukölln, BA Lichtenberg, Polizei) ist sehr engagiert. In kurzer Zeit konnten gute Zwischenergebnisse erzielt werden. Das Vorgehen bei der Einführung einer dauerhaften E-Recruiting-Lösung ist abhängig von einer politischen Richtungsentscheidung. Zurzeit wird vom Projekt geprüft unter welchen Voraussetzungen E-Recruiting-Lösungen von SAP auf Basis bestehender Verträge mit SAP zu IPV genutzt werden können. Für eine Nutzung von SAP spricht, dass das E-Recruiting-Verfahren als Teil einer homogenen Systemwelt realisiert werden kann und somit die Schnittstellenproblematik zu Fremdverfahren entschärft wird. Zudem bietet das im Land Berlin vorhandene SAP- HCM-System (Basis für IPV) die strategische Option, Personalverwaltung, Personalentwicklung, Nachfolgeplanung und Personalbeschaffung aus einem Guss zu realisieren. Alternativ zu SAP käme ein spezialisiertes Non-SAP- Verfahren für E-Recruting in Frage. 10. Projektstatus (bitte ankreuzen) a) Wertung b) Stand x grün x läuft gelb rot abgeschlossen am Seite 29 von 109

34 Grunddaten Berichtsblatt zuletzt geändert von: (bitte Namen eintragen) Martin Piper am: (bitte Datum eintragen) Projektname Kurzbezeichnung Projekt-Nr. Evaluierung und Ausbau IT-gestützter mobiler Dienste in Mobile Dienste I C 19 der Berliner Verwaltung Behörde (kurz) 2. Projektleiter Telefon SenInnSport Fr. Meunier, ZS C Marlies.Meunier@seninnsport.berlin.de Projektbeginn Projektende 4. Projektkostenträger IV/2009 IV. Quartal Projektzielsetzung (beabsichtigte fachliche Wirkung) / kurze Projektbeschreibung Die seitens des Deutschen Instituts für Urbanistik (Difu) im Februar 2009 erstellte Studie ServiceStadt Berlin Anforderungen an die zukünftige Ausgestaltung der Leistungs- und Serviceangebote im Land Berlin unter sich verändernden Rahmenbedingungen hat als eine wesentliche Perspektive das Handlungsfeld der Aufsuchenden Verwaltung genannt. Hierunter ist zu verstehen, dass zunehmend Aktivitäten entwickelt und ausgebaut werden, bei denen nicht der Adressat zur Verwaltung kommt, sondern die Verwaltung aktiv auf die Bürgerschaft und die Unternehmen zugeht. Im Zusammenhang mit dem Ziel und dem Erfordernis, perspektivisch vermehrt auf aufsuchende Verwaltungsleistungen zu setzen und die Sichtbarkeit und Wahrnehmung von Stadt und Verwaltung direkt vor Ort zu stärken, führt das Zukunftsmodell der Arbeitsplatzgestaltung weg von starren, ortsgebundenen Formen hin zu flexiblen und Endgeräte-unabhängigen Konzepten. Ausgehend von einer Beschreibung der bereits vorhandenen Ansätze einer aufsuchenden Verwaltung (Standortbestimmung) mittels mobiler IT-Unterstützung im Land Berlin sollen weitere Tätigkeitsfelder identifiziert werden, für die eine zukünftige Erweiterung sinnvoll und notwendig ist. Hierbei sollen insbesondere die Ergebnisse und Erkenntnisse des Projektes ProGA Projekt Machbarkeitsstudie zur Entwicklung gemeinsamer Anlaufstellen in der Berliner Verwaltung Berücksichtigung finden. Das Projekt befasste sich mit der Identifizierung und Konzeption, wie gemeinsame Anlaufstellen für Kundinnen und Kunden der Berliner Verwaltung unabhängig von der materiell-rechtlichen Zuständigkeit der verschiedenen Behörden Seite 30 von 109

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