SAP Policy Management in einer integrierten Corporate-GRC-Initiative Maxim Chuprunov i.a. von Pierre Romanens, Leiter Risikomanagement / Controlling

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1 SAP Policy Management in einer integrierten Corporate-GRC-Initiative Maxim Chuprunov i.a. von Pierre Romanens, Leiter Risikomanagement / Controlling RMCO / RPI / 27/04/2016 Page 0

2 Agenda BCF Facts & figures GRC Bedarf & das Implementierungsprojekt Kurzübersicht der integrierte IKS und ORM Prozess Richtlinienmanagement bei BCF Lessons Learned RMCO / RPI / 27/04/2016 Page 1

3 Die FRKB Die Freiburger Kantonalbank wurde im Jahr 1892 gegründet. Rechtsform: juristische Person des öffentlichen Rechts. Die Bank verfügt über die volle Staatsgarantie des Kantons Freiburg. Die BCF ist eine klassische Universalbank. Die BCF hat 449 Mitarbeitende. RMCO / RPI / 27/04/2016 Page 2

4 Die FRKB Kennzahlen der Bilanz 2015 (in Millionen Franken) Bilanzsumme 20'623 Kreditausleihungen Kundengelder 12'462 Eigenmittel 1'680 Kennzahlen Erfolgsrechnung 2015 (in Millionen Franken) Total Ertrag Total Geschäftsaufwand 91.5 Geschäftserfolg Steuern 19.0 Jahresgewinn RMCO / RPI / 27/04/2016 Page 3

5 Die FRKB Auszeichnungen Awards Wirtschaftsmagazin Bilan 2012 Arbeitgeber Kategorie Banken und Versicherungen Rangliste Schweiz. Kantonalbanken 1 Rang 1 Rang Vorreiter in Sachen Effizienz: «Cost / income ratio» ist mit 32% die tiefste in Schweizer Retail Bankindustrie. RMCO / RPI / 27/04/2016 Page 4

6 Philosophie Risiken gehören zum Beruf des Bankiers! Risikoaversion Wir machen nur was wir beherrschen Konservativ RMCO / RPI / 27/04/2016 Page 5

7 Regulierung Anforderungen FINMA Verordnung über die Eigenmittel Rundschreiben IKS 2008/24 Rundschreiben Oprisk 2008/21 Die Aufgabe der Technologie in diesem Umfeld ist: Prozesse so einfach und Intuitiv wie möglich zu gestalten (usability), Entscheidungsvorlagen so zeitnah wie möglich zur Verfügung zu stellen (realtime), Erweiterbarkeit der Funktionen und des Datenmodells zu gewährleisten (scalability) Formelle Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit, Security, Change Management etc. zu erfüllen (compliant IT) RMCO / RPI / 27/04/2016 Page 6

8 Nutzen Der Bedarf Eigenentwickelte Lösung - Anwendung: funktionale Grenzen überwinden FINMA, Basel III: Weiterhin FINMA-Anforderungen erfüllen. Verlustmanagement: weg vom «paper-based» - Prozess, Integration mit IKS/RM. Integrationsgrad erhöhen, Ausbaufähigkeit in Richtung Policy Management gewährleisten. Reporting verbessern. Realtime Ansatz bei GRC Daten überall erreichen «Effizienz-Vorreiter in Schweizer Bankindustrie»: den Status behalten. RMCO / RPI / 27/04/2016 Page 7

9 SAP GRC Roadmap Projektansatz & Ablauf: In der Blueprintingphase wurden Best Practice GRC Szenarien verwendet. Altdaten: sämtliche Daten aus dem Altsystem wurden übernommen. Pilot GoLive mit 5 Units, 1 Monat Später ( ) alle 64 Units sind live. Projektdauer: 9 Monate Alle damaligen 444 BCF Mitarbeiter arbeiten mit SAP GRC im Intranet (SAP Portal Integration). Setup Best Practice Szenarien SAP GRC Umsetzung, Tests. Enhancements Laufende Verbesserung Workshops Support, Upgrades Datenübernahme Process Inventory, Blueprinting Implementierung Pilot Policy Management GoLive Plan GoLive Build Run & Extend RMCO / RPI / 27/04/2016 Page 8

10 Integrierter RM & IKS Ansatz Internes Kontrollsystem (SAP PC) Live seit Anfang 2013 Risikomanagement (SAP RM) Verlustmanagement (SAP RM ORM) Richtlinienverwaltung (SAP PC) Live seit Anfang 2014 Projektscope: Die Kombination aus 2 SAP GRC Modulen, SAP PC - Process Control (mit Policy Management Funktionalität) und SAP RM Risk Management (mit dem OpRisk Add-On für Verlustmanagement Workflows) erlaubt einen ineinandergreifenden IKS-, Risiko- und Verlustmanagementprozess. RMCO / RPI / 27/04/2016 Page 9

11 Prozesse Inventur der wichtigsten Funktionalitäten Process Control (PC): Kontrolldokumentation; Antrags- und Genehmigungsverfahren für Änderungen im IKS Framework; Zuweisung der Verantwortlichkeiten; Kontrollbewertungen und Genehmigungen; Berichterstattung, Integration mit Risikomanagement. Richtlinienmanagement: Erstellung und Pflege der benötigten Richtlinien. Verteilung aller Richtlinien mit Adobe Interactive Forms. Tägliche Benutzung der Richtlinien durch Mitarbeitende. Risk Management (RM): Dokumentation und Analyse der Risiken; AdHoc Antrags & Genehmigungsverfahren für neue Risiken; Risikomitigation, Reporting. Loss Management: ORM (Operational Risk Management) add-on ist im Einsatz. Workflowbasiertes Antrags- und Genehmigungsverfahren für Verlusterfassung; Integration mit Risikomanagement; Berichterstattung. RMCO / RPI / 27/04/2016 Page 10

12 SAP GRC bei BCF RMCO, Assistenz GRC Administration Risikoanalyse & Mitigation Reporting Genehmigung von Richtlinien und Schwachstellen, Reporting CEO Überprüfung von Richtlinien Genehmigung von Änderungen im GRC Framework, Risikovorschläge DIVISIONSLEITER TEAMLEITER Überarbeitung & Anforderung von Richtlinien Verlustbearbeitung Überprüfung Kontrollbewertungen. Verwendung von Richtlinien und Bestätigung der Einhaltung, Verlusterfassung, Bestätigung Kontrolldurchführung MITARBEITER RMCO / RPI / 27/04/2016 Page 11

13 Look & Feel - Oberfläche RMCO / RPI / 27/04/2016 Page 12

14 Look & Feel - Berichte RMCO / RPI / 27/04/2016 Page 13

15 Look & Feel - Heatmap RMCO / RPI / 27/04/2016 Page 14

16 Look & Feel - Ergebnisse RMCO / RPI / 27/04/2016 Page 15

17 Look & Feel - Verlusterfassung RMCO / RPI / 27/04/2016 Page 16

18 Look & Feel Verlusterfassung: Workflow, Dokumentation RMCO / RPI / 27/04/2016 Page 17

19 Look & Feel Verlusterfassung: Standard vs. Enhancement RMCO / RPI / 27/04/2016 Page 18

20 Look & Feel - Verluste RMCO / RPI / 27/04/2016 Page 19

21 Look & Feel - Verluste RMCO / RPI / 27/04/2016 Page 20

22 SAP GRC Richtlinienmanagement der Prozess Überwachen & Follow-Up Erstellung & Überprüfung Kenntnisnahme & Antwort Policy Management Genehmigung & Veröffentlichung Verteilung an Mitarbeiter Aktualisierung Verantwortlichkeiten Der komplette Lebenszyklus einer Richtlinie wird in SAP GRC unterstützt. Erstellung, Aktualisierung, Genehmigung und Archivierung abgelaufener Richtlinien. Verteilung an Mitarbeiter, Überwachung der Rückläufe. RMCO / RPI / 27/04/

23 Use Case BCF: Richtlinienmanagement 1. Anfrage Via oder im System TEAMLEITER 2. Erstellung Prüfung Anfrage Erstellung neu/ neue Version RICHTLINIEN ADMINISTRATOR 3. Überprüfung Inhaltsprüfung DIVISIONSLEITER 4. Genehmigung Richtliniengenehmigung Verwerfen der Richtlinien Zurücksenden zur Nachbesserung CEO 5. Verteilung Richtlinienumfrage OWP RICHTLINIEN ADMINISTRATOR 6. Kenntnisnahme Umfrage beantworten Richtlinien lesen und anwenden MITARBEITER Ständiger Richtlinienzugriff über Bericht Richtlinienversion Andere Berichte für das Management Ergebnis der Richtlinienumfrage RMCO / RPI / 27/04/

24 Use Case BCF: Richtlinienmanagement Erstellung & Überprüfung RMCO / RPI / 27/04/

25 Use Case BCF: Richtlinienmanagement Erstellung & Überprüfung -Benachrichtigungen werden gesendet sobald neue Überprüfungskommentare hinzugefügt wurden. Der - Text enthält alle Kommentare und einen direkten Link zum Öffnen der Richtlinie RMCO / RPI / 27/04/

26 Use Case BCF: Richtlinienmanagement Genehmigung & Veröffentlichung RMCO / RPI / 27/04/

27 Use Case BCF: Richtlinienmanagement Aktualisierung Verantwortlichkeiten RMCO / RPI / 27/04/

28 Use Case BCF: Richtlinienmanagement Verteilung an Mitarbeiter RMCO / RPI / 27/04/

29 Use Case BCF: Richtlinienmanagement Richtliniendokumente werden zusammen mit der Adobe Interactive Form ( Umfrage oder Bestätigung) gesendet Kenntnisnahme & Antwort RMCO / RPI / 27/04/

30 Use Case BCF: Richtlinienmanagement Überwachen & Follow-Up Detaillierte Statusüberwachung Hyperlinks zum direkten Öffnen der Richtlinie RMCO / RPI / 27/04/

31 Use Case BCF: Richtlinienmanagement Überwachen & Follow-Up Benutzer sehen alle für sie autorisierten Richtlinien RMCO / RPI / 27/04/

32 Use Case BCF: Richtlinienmanagement Überwachung Überwachen & FollowUp Policy Management Verwendete Standardberichte: Richtlinienprofil Richtlinienversionen Ergebnis der Richtlinienumfrage RMCO / RPI / 27/04/

33 Use Case BCF: Richtlinienmanagement Überwachung Überwachen & Follow-Up RMCO / RPI / 27/04/

34 Use Case BCF: Richtlinienmanagement Überwachung Überwachen & Follow-Up RMCO / RPI / 27/04/

35 Erfahrungen und Learnings Gemeisterte Abweichungen vom Standard & aktuelle Projektherausforderungen 2012: IKS, Risiko und Verlust Management: Verlustmanagement: sehr granulares Berechtigungskonzept; Standard wurde angepasst. PDF Druck für einzelne Verluste implementiert. Zusätzliche Dokumentationsanforderungen und als Folge Anpassung der Standardberichte. Kundeneigene Benutzeroberfläche / UI. 2013: Richtlinien Management: Reviewprozess für Richtlinien: - Benachrichtigung für neue Kommentare- WIP. Um insbesondere von der neuen Benutzeroberfläche und den Reportingmöglichkeiten Gebrauch zu machen, wird der Upgrade SAP Portal (übergreifendes Thema), SAP GRC Suite von v.10 auf auf SAP GRC 10.x evaluiert. RMCO / RPI / 27/04/2016 Page 34

36 Erfahrungen und Learnings Intuitive Workflow - basierte Aufgaben in SAP GRC, sehr gute Akzeptanz im Business. Verlustmanagement: der Papier-basierte Ansatz ist abgelöst, die Dokumentationszeit ist wesentlich verkürzt. Realtime-Einsicht in den Stand der IKS-Compliance und Verlusterfassung. Wesentlich verbesserte Berichterstattung: BO Dashboards. Verbesserte Integration zwischen IKS und Risikomanagement. Neu: Integration von Verlustmanagement mit IKS und Risikomanagement. Optimiert: Richtlinienmanagement Neu: Integration von IKS & Risikomanagement mit Policy Management. SAP GRC war flexibel genug, alle relevanten Altdaten aus dem Legacy- System übernehmen zu können. Höhere Effizienz bei den administrativen GRC-Aufgaben. RMCO / RPI / 27/04/2016 Page 35

37 Vielen Dank!

38 Fragen RMCO / RPI / 27/04/2016 Page 37

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