QM-Compliance- Lösung auf Basis von SharePoint

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1 QM-Compliance- Lösung auf Basis von SharePoint Andree Teusch Linz

2 Agenda Dokumentenzentrierte Mitarbeiterschulung auf Basis der QM-Compliance-Lösung Kurze persönliche Vorstellung Compliance im Rahmen der QM-Gesamtlösung Compliance Aufgaben, Funktionen und Architektur Compliance System-Demo

3 Kontakt Andree Teusch Consulting, Produktentwicklung Compliance Avanade Deutschland GmbH Campus Kronberg 7 D Kronberg Mobile

4 Compliance-Lösung Einordnung in die QM-Gesamtlösung 4

5 QM Gesamtsicht Strategie Strategie, Vision, Mission Strategie Stakeholder QM Handbuch Gelenkte Dokumente Prozesse Strategie, Vision, Mission Organisation Organigramm, Stellen Organisation Ideenmanagement Organisationsideen, KVP Non Conformities Abweichungsmanagement Reklamationen Klassisches REKLA Betrieb Investoren Normen/Gesetze Maßnahmen Zentrales Aufgabenmanagement, CAPA, Wirksamkeitsprüfung, Freigaben, Lieferanten Audit Management Planung, Fragenkataloge, Bewertung Risiko Risikobewertung CIRS Critical Incident Reporting Compliance Einhaltung Kunden Mitarbeiter

6 Modulkonzept der QM-Lösung Die QM Lösungen von Avanade basieren auf einem Set von Bausteinen, aus welchen die Lösung zusammengefügt und angepasst wird. Die Umsetzung erfolgt mit Standardmechanismen und folgt einer No Code Strategie. Damit ist die Weiterentwicklung und Anpassung auf standardnaher Basis möglich. Diese Vorgehensweise hat sich in vielen Projekten als eine sehr effiziente erwiesen und läuft mittlerweile über mehrere SharePoint Versionen. Prüfungen Prozess Landkarte Auditplanung Auditdokumentation Auditaufgaben Audit Manage ment QM Handbuch KVP Compliance Aufgaben Klassisches Vorgabemanagement Prozesse Freigaben Information Dokumentenzentrierte Schulungen Online-Kurs-Abwicklung Classroom-Verwaltung Verbesserungswesen Ideenmanagement Innovationsmanage ment MA Einbindung Ideen Management Projektakte REKLA CAPA

7 Modul QM-Handbuch (Dokumentenlenkung) Die Lösung QM Handbuch von Avanade ermöglicht das strukturierte Lenken und Bereitstellen von QM-Dokumenten in einer komplexen Organisationslandschaft, angepasst an die QM Prozesse Ihres Unternehmens. Features Strukturierte Dokumentenbereitstellung Freigabeprozesse Versionierung Mitgeltende Dokumente Gültigkeitsdauer und -bereiche Mehrsprachigkeit mit länderweisen Freigaben Automatisches PDF generieren Vorlagewesen Prozesse Freigabeprozess Verständigungsprozess Bestätigte Kenntnisnahme Prozess Wiedervorlageprozess Übersetzungsprozess Berechtigungsprozess

8 Compliance-Lösung Aufgaben, Funktionen und Architektur 8

9 Mitarbeiter-Schulungen im QM Das Sicherstellen, dass Mitarbeiter auf Themen geschult bzw. auf Verfahrensanweisungen unterwiesen sind, kann eine umfassende Aufgabe im QM sein. Wenn die Unterweisungen nachweispflichtig für den Audit Prozess sind, kommt eine weitere Herausforderung dazu. Die Optimierung dieses Ausbildungssystems mit der entsprechenden Nachweisführung bzw. einem Unterweisungsvorschlagswesen kann bei dieser Aufgabenstellung unterstützen. Features Schulungsplanung Kursbuchung Unterweisungsnachweise Unterweisungsvorschläge Verwaltung der Mitarbeiterausbildungen Kursreihen Einbindung in QM Programme Cockpits.

10 Der Lösungsansatz von Avanade Rollen/Funktionen QM Handbuch Ersthelfer Wachdienst Logistiker SharePoint Consultant QM-Dokumente Verwaltung von Rollen und Funktionen Prüfungsfragen Schulungszuordnungen Mitarbeiter Mitarbeiter A Mitarbeiter B Mitarbeiter C Mitarbeiter D Zuordnungen Mitarbeiter A NINTEX Kurstermine NINTEX NINTEX Sicherheitstraining 1.11 Hygiene Kalkulation SP Kurse Kurs A Kurs B NINTEX SharePoint O365 Kalkulation schulungsrelevanten Mitarbeitern Kursen und Kursterminen Prüfungen und -abschlüsse Classroom-Trainings. Unterstützung von automatisierter Schulungslenkung Prüfungsfragen Anmeldungen Erfolgte Schulungen automatisierten Schulungszuordnungen schulungsrelevanten Dokumentenupdates MA A Dok A V1 ( ) MA A Dok B V3 ( ) MA C Dok A V1 ( ) Auffrischungsprüfungen Schulungen ohne Dokumentenbezug PDF- und -Reports.

11 Compliance-Lösung System-Demo 11

12 Beispiel: QM-Dokumentenfreigabe (Rolle: QM-Dokumentenverantwortlicher) 1. Schulungsrelevantes Dokument anlegen oder in neuer Version aktualisieren 2. Prüfungsfragen zu Dokument erstellen oder aktualsieren 3. Dokumentenfreigabe beantragen

13 Beispiel: Stammdatenverwaltung (Rolle: Content Manager)

14 Beispiel: Zuordnungen von Dokumenten zu Mitarbeitern (Rolle: Content Manager)

15 Beispiel: Automatische Kursdurchführung (Rolle: Mitarbeiter) Benachrichtigung über erfolgte Kursanmeldung 2. Ggf. Erinnerungs-E- Mail 3. Selbststudium des Dokuments und Prüfungsteilnahme 4. Ergebnisauswertung und benachrichtigung per

16 Beispiel: Bereich Meine Schulungen des Mitarbeiters (Rolle: Mitarbeiter)

17 Beispiel: Classroom-Kursverwaltung (Rollen: Content-Manager, Kursleiter)

18 Verwaltung der Kursabschlüsse (Rollen: Content Manager, ggf. Vorgesetzte)

19 Aktualisierungslauf (Dokumenten-Update) (Automatisierter Workflow, Batchlauf) 1. Rollen/Funktionen-, Dokumenten- und Prüfungsfragenabgleich zu QM 2. Verlinkungsabgleich zu QM 3. Aktualisierung der Dokumentenzuordnungen 4. ggf. Erstellung von Onlinekursen, Kursplanungen und - anmeldungen

20 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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