Anleitung zur VHS-Registrierung im KJP-Onlinesystem

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1 Anleitung zur VHS-Registrierung im KJP-Onlinesystem Handbuch für die Mitarbeiter an Volkshochschulen Version: 1.0 Erstelldatum: 15. November 2011 Verfasser tops.net GmbH & Co. KG Tamás Lányi Holtorferstr Bonn Tel.: Fax.: tops.net GmbH & Co. KG, Holtorferstr. 35, Bonn

2 Inhaltsverzeichnis 1. Inhaltsverzeichnis 1. Inhaltsverzeichnis Legende Fließtext Schritt-für-Schritt-Anleitung Hervorgehobener wichtiger Hinweis Platz für Ihre Notizen Systemvoraussetzungen Betriebssystem Internet-Browser JavaScript und Ajax Aufrufen des KJP-Onlinesystems Die Seitenaufteilung des KJP-Onlinesystems Menübereich Arbeitsbereich Hilfebereich Hotline VHS registrieren Daten zur VHS Daten zur Leitung der VHS Bankverbindung Benutzerkonto Übersicht Version 1.0 Seite 2 von 12

3 Legende 2. Legende 2.1. Fließtext Normaler Fließtext beschreibt Funktionen und Abläufe und leitet in ein Kapitel und Funktionen ein. Fließtext ist in Calibri, Schriftgröße 12 verfasst. Der Zeilenabstand ist 1,5 zeilig. Fette oder unterstrichene Textpassagen müssen Sie mit besonderer Aufmerksamkeit berücksichtigen Schritt-für-Schritt-Anleitung Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung muss zur Erreichung eines Ziels genau in der angegebenen Reihenfolge durchgeführt werden. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung ist durch das Aufzählungszeichen gekennzeichnet. Lesen Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen zunächst vollständig durch. Führen Sie Schritt-für-Schritt-Anweisungen anschließend immer in der angegebenen Reihenfolge aus! 2.3. Hervorgehobener wichtiger Hinweis Einen hervorgehobenen wichtigen Hinweis erkennen Sie am hellblau hinterlegten Kasten, der ihn umgibt und am größeren Text. Er beschreibt entweder eine wichtige Regel oder eine Hintergrundinformation, die Sie unbedingt berücksichtigen müssen. Wichtig! Wenn ein Absatz einen hervorgehobenen Hinweis enthält, lesen Sie ihn immer durch, bevor Sie eine Funktion gemäß dem Handbuch ausprobieren, wenn Sie eine Funktion nachschlagen oder wenn Sie unsicher sind, wie etwas funktioniert! 2.4. Platz für Ihre Notizen Platz für Ihre Notizen finden Sie am Ende jedes Kapitels. Das sind mehrere Linien, wo Sie selbst weitere Informationen, z. B. aus dem Workshop zur Bedienung des KJP-Onlinesystems, verfassen können. Version 1.0 Seite 3 von 12

4 Systemvoraussetzungen 3. Systemvoraussetzungen 3.1. Betriebssystem Das KJP-Onlinesystem ist als Betriebssystem-unabhängige komfortable Webanwendung programmiert und wird mit einem Internet-Browser bedient. Getestet wurde es mit Linux und Windows als Desktop-Betriebssystem Internet-Browser Empfohlen wird die Benutzung eines aktuellen Browsers. Unterstützt werden alle gängigen aktuellen Browser wie z. B. Internet Explorer ab 7.x, Firefox ab 7.x und Safari. Wir empfehlen die Verwendung von Firefox 7.0 oder 8.0 oder dem jeweils aktuellsten Internet Explorer ab Version 7.0. Ältere Browser werden nicht unterstützt JavaScript und Ajax Für das KJP-Onlinesystem muss JavaScript zwingend aktiviert sein. Ist es deaktiviert, können Sie die Startseite nicht aufrufen und das System nicht bedienen. Sollte in Ihrem Browser JavaScript deaktiviert sein, aktivieren Sie es oder rufen Sie Ihren Administrator, um Ihnen die Einstellung zu aktivieren. JavaScript ist eine Programmiersprache, die häufig auf Webseiten verwendet wird. Das KJP-Onlinesystem verwendet, damit das System komfortabel und schnell bedient werden kann, intensiv Ajax-Techniken. Ajax (Asynchronous JavaScript and XML) ist ein Konzept, um sicherzustellen, dass möglichst wenige Daten zwischen Server und Client zwischen den einzelnen Arbeitsschritten übertragen werden müssen. Das vermeidet Unterbrechungen durch Übertragungszeiten zwischen einzelnen Arbeitsschritten und ermöglicht ein fließendes Arbeiten. Version 1.0 Seite 4 von 12

5 Aufrufen des KJP-Onlinesystems 4. Aufrufen des KJP-Onlinesystems Rufen Sie das KJP-Onlinesystem durch Eingabe der Internet-Adresse in Ihrem Browser auf. Starten Sie Ihren Internet-Browser Geben Sie in die Adresszeile https://antrag.dvv-vhs.de ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Taste. Achtung! Beachten Sie bei der Eingabe der Adresse, dass die Adresse mit https beginnt, da Ihre Eingaben aus Sicherheitsgründen mit SSL verschlüsselt werden. Die Einstiegsseite wird angezeigt: Version 1.0 Seite 5 von 12

6 Die Seitenaufteilung des KJP-Onlinesystems 5. Die Seitenaufteilung des KJP-Onlinesystems Für jemanden, der es nicht gewohnt ist, mit einer Webanwendung zu arbeiten, ist es vielleicht verwirrend, innerhalb des Browsers zu arbeiten. Um Ihnen die Orientierung innerhalb des KJP-Onlinesystems und das Verständnis dieser Dokumentation zu erleichtern, stellen wir Ihnen das KJP-Onlinesystem kurz anhand der Seitenaufteilung vor. Die wichtigen Bereiche für die Bedienung sind hier rot umrahmt und entsprechend beschriftet (nicht aber in der Anwendung) Menübereich Der Menübereich enthält die übergeordneten Befehle des KJP-Onlinesystems. Das Menü verändert sich, je nachdem, ob Sie schon angemeldet sind oder noch nicht. Das Bild oben zeigt das Menü vor der Anmeldung an das System und Sie können sehen, dass Sie unangemeldet lediglich zwei Auswahlpunkte haben, nämlich Ihre VHS zu registrieren oder, wenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben, Hilfe anzufordern. Alle anderen Funktionen setzen eine Anmeldung voraus Arbeitsbereich Im Arbeitsbereich sind die untergeordneten Befehle und Formularfelder des Programms. Auf der Hauptseite ist das die Benutzeranmeldung an das System mit Ihrer -Adresse und Ihrem Kennwort, dass Sie bei der Registrierung der VHS für sich festgelegt haben Hilfebereich Im Hilfebereich werden Hilfetexte angezeigt, die Ihnen helfen, Ihren Antrag zu stellen Hotline Die Rufnummer der Hotline, die Sie bei Problemen anrufen können, steht links unten. Version 1.0 Seite 6 von 12

7 VHS registrieren 6. VHS registrieren Falls Sie Ihre Volkshochschule nicht schon im Vorfeld registriert haben, können Sie das nun nachholen. Um Ihre Volkshochschule für das KJP-Onlinesystem zu registrieren, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie im Menübereich links auf. Es erscheint das folgende Fenster: 1. Daten zur VHS Die VHS-Registrierung besteht aus fünf Schritten, die Sie am oberen Rand des Formulars erkennen können: 1. Daten zur VHS 2. Daten zur Leitung 3. Bankverbindung 4. Benutzerkonto 5. Überprüfung Version 1.0 Seite 7 von 12

8 VHS registrieren Bitte füllen Sie das Formular vollständig aus. Mit einem * gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder. Klicken Sie auf um zum nächsten Formular zu gelangen. 2. Daten zur Leitung der VHS Tragen Sie nun die Daten zur Leitung der VHS ein. Bitte füllen Sie das Formular vollständig aus. Mit einem * gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder. Klicken Sie auf um zum nächsten Formular zu gelangen. Achtung! Was Sie hier ins Feld Titel eingeben, erscheint nachher vor dem Vornamen und Namen der Leitung Ihrer VHS im Unterschriftsfeld des gedruckten Antrags. Hier sollten Sie daher möglichst nur offizielle Titel wie Dr. oder Dipl. Ing. eintragen, die vor dem Namen erscheinen müssen. Ein Feld für Namenszusätze wie z.b. M.A. ist nicht vorhanden. Version 1.0 Seite 8 von 12

9 VHS registrieren 3. Bankverbindung Tragen Sie nun die Bankverbindung Ihrer VHS ein. Bitte füllen Sie das Formular vollständig aus. Mit einem * gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder. Klicken Sie auf um zum nächsten Formular zu gelangen. Die Daten werden übrigens zwischen Ihrem Browser und dem Server mit SSL verschlüsselt. Version 1.0 Seite 9 von 12

10 VHS registrieren 4. Benutzerkonto Legen Sie sich nun ein Benutzerkonto an, mit dem Sie sich künftig am KJP- Onlinesystem anmelden. Geben Sie hier bitte Ihre dienstlichen Kontaktdaten ein! Da die Kommunikation zwischen dem KJP-Onlinesystem und Ihnen meist über abläuft, müssen Sie hier Ihre dienstliche adresse eingeben. Bitte füllen Sie das Formular vollständig aus. Mit einem * gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder. Klicken Sie auf um zur Übersicht zu gelangen. Merken Sie sich unbedingt Ihr Passwort. Es wird anschließend nicht mehr angezeigt! Version 1.0 Seite 10 von 12

11 VHS registrieren 5. Übersicht Sie sehen nun eine Übersicht Ihrer Eingaben. An dieser Stelle im Handbuch werden selbstverständlich nur Testdaten angezeigt. Überprüfen Sie bitte gründlich Ihre Eingaben! Prüfen Sie nun gründlich insbesondere die Anreden. Prüfen Sie besonders gründlich ihre -Adresse, diese ist wichtig für die Rückmeldungen des Systems an Sie. Falls Sie etwas ändern möchten, können Sie durch einen Klick in der Übersicht der Schritte, zu einem vorherigen Formular zurückkehren und Korrekturen vornehmen. Klicken Sie anschließend im Formular auf zurückzukehren., um wieder zur Übersicht Version 1.0 Seite 11 von 12

12 VHS registrieren Prüfen Sie nun erneut vollständig Ihre Eingaben! Klicken Sie nun auf abzuschließen., um die Registrierung der VHS Achtung! Die VHS wird erst registriert, wenn Sie auf geklickt haben. Sie sehen die folgende Bestätigungsseite: Sobald der DVV Ihre Eingaben geprüft und bestätigt hat, erhalten Sie eine mit der Bestätigung. Erst danach können Sie sich anmelden, Anträge stellen oder Daten Ihrer VHS ändern. Version 1.0 Seite 12 von 12

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