ID Umzug Demo-Client Umzugsnachverfolgung und Sterbedatei Deutschland/Österreich

Transkript

1 ID Umzug Demo-Client Umzugsnachverfolgung und Sterbedatei IntelliData GmbH 2004

2 1. Einführung Allgemein Was ist ID Umzug Anleitung Anmeldung Server auswählen SSL-Verbindung Kennung Verbindung Einstellungen Kunde/ Auftrag Parameter Nutzungsart Test Einmalige Nutzung Permanente Nutzung Umzugszeitraum Dateieinstellungen Dateipfad Satzaufbau Adressausgabe Optionen Anredekennzeichen Satzaufbau Der Satzaufbau Felder Einzelabfrage Gesuchte Adresse Ausgabe Menüleiste Datei Verbindung Umzug Icons

3 ID Umzug Demo-Client 1. Einführung 1.1 Allgemein Vielen Dank, dass Sie sich den Demo-Client von ID Umzug heruntergeladen haben. Die folgende Anleitung wird Ihnen alle Funktionen des Clients erklären und Ihnen helfen sich in der Umgebung zurechtzufinden. Da Sie mit dem Gastzugang leider nur ein eingeschränkten Zugang besitzen, stehen Ihnen nicht alle Funktionen zur Verfügung. Diese Funktionen werden im laufenden Text mit einem! gekennzeichnet. Nach der Registrierung bei Intellidata erhalten Sie natürlich einen Zugang mit vollem Funktionsumfang. 1.2 Was ist ID Umzug Mit ID Umzug steht Ihnen eine leistungsfähige Datenbanklösung bereit. Mit Hilfe der Software kann eine automatische Umzugsnachverfolgung in den Nachsendeanträgen der deutschen und österreichischen Post Adress durchgeführt werden. Die Erkennung von Verstorbenen ist zur Zeit nur für Deutschland durchführbar. Dank des universellen Datenbankmodells von ID Umzug ist eine Anpassung an neue Datenbestände jederzeit in kurzer Frist möglich. -2-

4 2. Anleitung 2.1 Anmeldung Um eine Umzugsnachverfolgung durchzuführen, müssen Sie sich zu unserem Server verbinden Server auswählen Unter Server wählen Sie den Punkt Selber angeben aus. Als Host geben Sie umzug.intellidata.de ein. Ihr Port ist die

5 1.2.1 SSL-Verbindung Da Ihr Datenaustausch über das Internet läuft, benötigen Sie die SSL- Verbindung, damit ist die Datenübertragung sicher. Setzen Sie bei der SSL-Verbindung ein Häkchen, ansonsten erhalten Sie keine Verbindung zum Server. -4-

6 2.1.3 Kennung Unter Login geben Sie als Name bitte gast ein. Auch beim Kennwort geben Sie bitte gast ein. Achten Sie auf die Kleinschreibung der Wörter, da sonst die Anmeldung fehlschlägt. Als Gast haben Sie einen eingeschränkten Zugriff mit Ihrem Client. Sie können hiermit kostenlos Testdurchläufe mit Ihren Adressen vollziehen. Diese zeigen Ihnen an, wie viele von Ihren Adressbeständen veraltet sind, das heißt, Sie bekommen eine Auflistung, wie viele Ihrer Kunden umgezogen oder verstorben sind. Damit sehen Sie, ob sich eine Umzugsnachverfolgung für Sie lohnen würde. -5-

7 2.1.4 Verbindung Um sich mit dem Server zu verbinden, drücken Sie bitte den entsprechenden Button. -6-

8 2.3 Einstellungen Nach der Anmeldung wird ein neues Fenster angezeigt. Ob Ihre Anmeldung erfolgreich war, sehen Sie unten links im Fenster. Steht dort connected, dann war der Login erfolgreich. Falls Sie nicht zum Server verbunden sein sollten, sehen Sie unter Punkt nach. -7-

9 2.3.1 Kunde/ Auftrag Nehmen Sie nun Ihre gewünschten Einstellungen vor. In die ersten beiden Felder, geben Sie Ihren, bzw. den Namen Ihres Kunden und die Auftragsbezeichnung ein. Der Kunde wird automatisch gespeichert, so dass Sie ihn bei der nächsten Nutzung direkt aus einer Liste auswählen können Parameter Als nächstes sollten Sie bestimmen, ob es sich bei Ihren Adressen um Firmen oder Personen handelt. Wenn Sie ganze Haushalte, also Familien überprüfen wollen, wählen Sie Haushalt. Es werden dann die Vornamen nicht berücksichtigt, sondern nur der Familienname. -8-

10 2.3.3 Nutzungsart Es gibt drei mögliche Nutzungsmöglichkeiten. Ihr Client kann zwar alle drei Möglichkeiten auswählen, führt aber als Gast jedes Mal den Test aus Test Hier erhält man eine PDF-Protokoll, worin vermerkt wird, wie viele Nachsendeanträge in Deutschland, in Österreich und wie viele Sterbedaten in Deutschland es geben würde. Man erfährt jedoch nicht, welche Adressen gefunden wurden, geschweige denn, wie die neue Adresse heißt. Man sieht jedoch, ob sich ein richtiger Durchlauf lohnen würde. -9-

11 Einmalige Nutzung! Hier wird eine reelle Umzugsnachverfolgung vollzogen. Man kann nun noch zusätzlich auswählen, ob man die Umzugsnachverfolgung für die Nachsendeanträge in Deutschland und/oder Österreich machen möchte und ob man zusätzlich die Sterbedaten herausfiltern möchte. Am Ende erhält man 10 Dateien. Diese Dateien werden an dem Ort gespeichert, wo die Originaldatei geladen wird (siehe Punkt 2.4.1) Inhalt Endung Einstellungen des Projektes, zum Beispiel.proj Kundenname und Parameter Alle Datensätze außer den Verstorbenen und.umzges den ins Ausland Umgezogenen. Die neue Adresse der innerhalb Deutschlands Umgezogenen wurde je nach Einstellung eingefügt oder angehangen. Auflistung der Umzüge in Dublettenblockform:.umzLst erste Datensatz in einem Block ist die Referenzadresse zweiter Datensatz ist die Referenzadresse aus der Postadress-Datenbank, zu der der Originaldatensatz getroffen hat dritter Datensatz beinhaltet die neu ermittelte Adresse Neue Adresse der Inlandsumzüge.umzTrefferNeu Neue Adresse, der ins Ausland Umgezogenen.umzTrefferNeuAusland Adressen der Verstorbenen.umzTrefferNeuVerstorben Originaladresse der Inlandsumzüge.umzTrefferOrg Originaladresse der ins Ausland Umgezogenen.umzTrefferOrgAusland Adressen der Verstorbenen.umzTrefferOrgVerstorben Protokoll.pdf Im Protokoll finden Sie nicht nur die Treffer aufgelistet, sondern auch eine Kostenauflistung, die an die PostAdress Deutschland und Österreich gezahlt werden muss. -10-

12 Permanente Nutzung! Auch hier werden die selben 10 Dateien erstellt wie unter der einmaligen Nutzung. Der Unterschied liegt nur im Protokoll, bzw. in den Preisen. Die PostAdress Deutschland und Österreich verlangt unterschiedliche Preise für die einmalige Nutzung und die dauerhafte Nutzung Umzugszeitraum Wenn Sie wollen können Sie hier den Zeitraum der Suche in den Umzügen beschränken. Die Beschränkung für Nachsendeanträge aus Deutschland liegt, aus Datenschutzgründen automatisch bei 24 Monaten. Dies gilt jedoch nur für Nachsendeanträge aus Deutschland (in Österreich gibt es diese Regelung nicht) und auch nur zurückliegende Umzüge. Nachsendeanträge, die in der Zukunft gültig sind, besitzen keine Zeitbegrenzung. Gleiches gilt für die Sterbedaten. -11-

13 2.4 Dateieinstellungen Zu den Dateieinstellungen gelangen Sie, indem Sie links auf das Ordnersymbol mit dem Häkchen klicken. -12-

14 2.4.1 Dateipfad Hier wird der Pfad der Datei angegeben, in denen die zu prüfenden Adressen enthalten sind. Durch das drücken auf die drei Punkte [...], kann man auch über ein Explorerfenster die Datei und somit den Pfad auswählen Satzaufbau Hier müssen Sie den passenden Satzaufbau auswählen. Zum Beispiel BtoB (Business to Business), falls Sie Firmen vergleichen wollen. Privat, wenn Sie Personen vergleichen wollen. Dieses sind jedoch nur Satzaufbauten zur Demonstration, es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie diese Satzaufbauten noch anpassen müssen oder komplett neue Satzaufbauten erstellen müssen (Punkt 2.5). -13-

15 2.4.3 Adressausgabe! Hier bestimmen Sie, wie die Rückgabedatei (.umzges (Punkt )) später aussehen soll. In Datensatz einspielen heißt, dass die alten Adressen durch die aktuellen Adressen ersetzt werden und die Verstorben automatisch entfernt werden. An Datensatz anhängen heißt, dass die neuen Adressen als Zusatz an die Originaldatei angehängt werden. Zusätzlich können Sie hier noch eine Liste von Referenzadressen anhängen. Eine Referenzadresse ist die Adresse aus der Datenbank, die für den jeweiligen Umzug herangezogen wurde. Wählen Sie den Punkt UmzGes incl. Sterbe/Unzust/Ausl, werden die gesamten Datensätze angehängt, die Sie unter dem Punkt ausgewählt haben. Das heißt die Sterbedaten und/oder die Unzustellbaren und /oder die Umzuge ins Ausland. -14-

16 2.4.4 Optionen Vornamensprüfung Um eine strenge Vornamensprüfung (nur bei Personen) zusätzlich vorzunehmen, machen Sie ein Häkchen unter Strenge VN-prüfung. Dies ist in kritischen Fällen von Nöten, wenn seltene Vornamen nicht in der IDUmzug-Vornamenstabelle enthalten sind, so können diese ohne strenge Vornamensprüfung nicht abgeglichen werden, bzw. das Ergebnis würde nicht zufriedenstellend sein. Benutzen Sie jedoch den Parameter Haushalt, sollten Sie diese Kontrolle unterlassen, da die Vornamen in diesem Fall unwichtig sind und somit das Ergebnis verfälscht werden kann. Verarbeitung in ANSI Standardmäßig werden die Dateien in ASCII verarbeitet. Wollen Sie eine Verarbeitung in ANSI, so müssen Sie hier ein Häkchen setzen Anredekennzeichen Standardmäßig werden die Anredekennzeichen wie folgt vergeben: Männlich = 1, Weiblich = 2 Im Falle dass Sie andere Anredekennzeichen benutzen, können Sie diese hier eintragen. -15-

17 2.5 Satzaufbau Zu den Satzaufbauten gelangen Sie, indem Sie links auf das Symbol mit der Lupe klicken. -16-

18 2.5.1 Der Satzaufbau Als Name des Satzaufbaus erscheint automatisch der von Ihnen unter Punkt ausgewählte Satzaufbau. Sie können hier auch einen neuen auswählen. Hier können Sie einen neuen Satzaufbau erstellen. Beim nächsten Projekt können Sie ihn dann wieder benutzen. Hier können Sie die Änderungen des aktuellen Satzaufbaus speichern. Hier können Sie den aktuellen Satzaufbau löschen. -17-

19 2.5.2 Felder Hier sehen Sie die Felder des aktuellen Satzaufbaus. Markierte Felder können durch den entsprechenden Button gelöscht werden. Indem Sie auf den Button Neues Feld drücken, fügen Sie ein neues Feld ein. Dieses müssen Sie nun nur noch ausfüllen. Achten Sie bitte darauf, dass sich zwei Felder nicht überschneiden. TIP: Unten sehen Sie einen Ausschnitt Ihrer Datei, wenn Sie dort einen Abschnitt markieren, indem Sie die linke Maustaste gedrückt halten und dann noch zusätzlich die rechte Maustaste drücken, fügt Ihnen ID Umzug automatisch ein neues Feld ein und gibt ebenfalls automatisch den Anfang und die Länge des Feldes mit an. WICHTIG: - Alle Felder müssen ausgefüllt sein - Für den Typ gibt es fest definierte Kennzeichnungen, diese bestimmen Sie, indem Sie über die rechte Maustaste eine Bezeichnung aus der Liste auswählen - Der Typ Anredekennzeichen ist fest, das heißt 1=Herr und 2=Frau -18-

20 2.6 Einzelabfrage Zu der Einzelabfrage gelangen Sie, indem Sie links auf das Ordnersymbol mit dem Pfeil auf grünen Hintergrund und der roten eins klicken. -19-

21 2.6.1 Gesuchte Adresse Hier können Sie eine spezielle Adresse eingeben, welche Sie auf Umzug überprüfen wollen. Geben Sie einfach die Adressendaten ein und drücken Sie auf den Button Umzüge prüfen. Daraufhin prüft ID Umzug, ob die angegebene Adresse in der Umzugsdatenbank vorhanden ist. -20-

22 2.6.2 Ausgabe Wurde Ihre angegebene Adresse in der Umzugsdatenbank gefunden, wird die alte Adresse, wie Sie gefunden wurde im Feld Gefundene Adresse (Alt) ausgegeben. Sie können nun selber entscheiden, ob dieses der Adresse entspricht, die Sie auch eingegeben haben. Wenn Sie der Meinung sind, dass die Adressen nicht übereinstimmen, können Sie den Button Ablehnen drücken. Falls Sie jedoch die zugehörige neue Adresse sehen wollen, müssen Sie den Button Übernehmen drücken. Mit dem Drücken des Buttons haben Sie automatisch die Information der neuen Adresse gekauft. Sie sehen nun im Ausgabefeld Gefundene Adresse (Neu), die aktuelle Adresse. Unten wird Ihnen noch zusätzlich angezeigt, aus welcher Datenbank die Adresse gefunden wurde. Zum Ausdruck betätigen Sie den Button Drucken. -21-

23 2.7 Menüleiste Oben links finden Sie die Menüleiste. Mit den Menüpunkten Datei, Verbindung und Umzug Datei Projekt öffnen: Sie können ein neues Projekt öffnen, das Sie vorher gespeichert hatten. Projekt speichern: Sie können Ihr aktuelles Projekt speichern und später wieder öffnen. So müssen Sie Ihre Einstellungen nicht erneut vornehmen. Optionen: Hier können Sie zwei Optionen einstellen. Das Übertragungsprotokoll zwischen Client und Server nutzt ein platzsparendes Verfahren, ähnlich einer CSV-Datei. Es gibt somit keine feste Übermittlungspaketlänge. Eine Abfrage ist in der Regel ca. 50 Byte groß. Der Server kann mehrere Abfragen gleichzeitig verarbeiten. Um die maximale Netzwerkpaketlänge optimal zu Nutzen, nähert sich der Client immer wieder dem hier eingestellten Wert an. Hier: 1500 Byte/ 50 Byte pro Adresse = 30 Adressen. Dies ist natürlich nur ein ungefährer Wert. BtoB-Adressen sind meistens größer 50 Byte und Privatadressen sind in der Regel kleiner. Die aktuelle Query-Load sieht man unter Punkt Beenden: Hiermit beenden Sie das Programm. -22-

24 2.7.2 Verbindung Mit Server verbinden: Nur möglich, wenn keine Verbindung besteht. Sie gelangen dann wieder zur Anmeldung. Verbindung lösen: Nur bei bestehender Verbindung möglich. Ist die Verbindung gelöst kann der Abgleich nur erfolgen wenn, man sich wieder mit dem Server verbindet. -23-

25 2.7.3 Umzug Umzüge prüfen: Dies ist quasi die wichtigste Funktion, denn sie startet die Umzugsnachverfolgung. Nur bei bestehender Serververbindung möglich. Auch müssen die vorherigen Einstellungen stehen. Ohne ausgewählte Datei, Satzaufbau etc. können keine Umzüge geprüft werden. Beim Testdurchlauf steht immer unter Treffer Aktuell und Vorhersage 0. Das Ergebnis sehen Sie erst am Ende im Protokoll. Außerdem wird im Bereich unter den Buttons der aktuelle Query- Load (Punkt 2.6.1) angezeigt. In diesem Fall liegt der Query-Load bei 19, das heißt es werden gerade 19 Adressen gleichzeitig bearbeitet. -24-

26 2.7.4 Icons Siehe Datei Projekt öffnen Siehe Datei Projekt speichern Siehe Umzug Umzüge prüfen -25-