Wechsel vom Käfer-Kontenplan zum KMU-Kontenplan

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1 Wechsel vom Käfer-Kontenplan zum KMU-Kontenplan Dieses Dokument erklärt, wie der Wechsel zum KMU-Kontenplan bei AdmiCash-Anwendern durchgeführt werden kann. Als Umstellungszeitpunkt vom Käfer- auf den KMU-Kontenplan ist der Beginn des neuen Geschäftsjahres empfehlenswert. Varianten für den Kontenplanwechsel Alle Geschäftsjahre archivieren Alle Daten, inklusive des aktuellen Kontenplanes, werden ins Archiv verschoben. Im Archiv können alle Buchungen eingesehen und Auswertungen erstellt werden. Das Erfassen oder Ändern von Daten ist jedoch nicht mehr möglich. Diese Variante ist für die Versionen AdmiCash - Kredi und AdmiCash - Debi besonders geeignet. Sie hat den Nachteil, dass in den archivierten Daten keine Änderungen mehr vorgenommen werden können. Das Wiederholen der Datenübergabe und das Erstellen von Auswertungen sind jedoch weiterhin möglich. Die Umstellung muss bei dieser Variante in einem Arbeitsgang durchgeführt werden. Vorbereitungsarbeiten wie bei der nachfolgend beschriebenen Variante Neue Firma anlegen sind nicht möglich. Neue Firma anlegen Bei dieser Variante wird eine neue Firma angelegt. Es kann danach in beiden Firmen gebucht werden. Diese Variante eignet sich, wenn die Buchführung in AdmiCash nicht tagesaktuell ist und noch Erfassungsarbeiten oder Ergänzungen mit dem Käfer-Kontenplan erforderlich sind. Diese Variante hat den Nachteil, dass die aktuelle Firma geschlossen werden muss, wenn die Daten in der anderen Firma eingesehen werden möchten. Diese Variante hat den Vorteil, dass in beiden Firmen die Daten weiter bearbeitet werden können. Die Firma mit dem KMU-Kontenplan kann während des aktuellen Geschäftsjahres eingerichtet und vorbereitet werden. Zu Beginn des neuen Geschäftsjahres kann sofort in der neuen Firma weitergearbeitet werden. In der bestehenden Firma können die Abschlussarbeiten sowie die Datenübergabe an die Treuhandstelle zu einem späteren Zeitpunkt ausgeführt werden. Diese Variante eignet sich nicht für AdmiCash - Kredi und AdmiCash - Debi. Kreditor- Zahlungen und Dokumente der Auftragsbearbeitung (Rechnungen, Mahnungen) müssen in beiden Firmen erfasst werden, wenn diese die Geschäftsjahre überschneiden. Nachfolgend finden Sie für beide Varianten die entsprechende Detail-Beschreibung. AdmiCash GmbH 3902 Glis 1

2 Archivieren Diese Variante setzt voraus, dass das aktuelle Geschäftsjahr vollständig gebucht ist und alle Saldi der Geschäftsbücher mit den Post- und Bankkonto-Auszügen übereinstimmen. Nach dem Archivieren können keine Änderungen oder Ergänzungen am Datenbestand vorgenommen werden. Das Archivieren kann zudem nicht rückgängig gemacht werden. Besondere Hinweise für Kredi und Debi Kredi: Zahlungen, welche im neuen Geschäftsjahr mit dem KMU-Kontenplan ausgeführt werden, unbedingt nach der Kontenplan-Umstellung erfassen. Beim Verbuchen der Zahlungsaufträge werden sonst die alten Konten nach Käfer-Kontenplan verbucht und müssen manuell korrigiert werden. Debi: Rechnungen soweit möglich erst nach der Kontenplan-Umstellung erstellen. Die Zahlungseingänge müssen nach dem Verbuchen kontrolliert und sofern erforderlich die Ertragskonten richtiggestellt werden. 1. Vorbereitung Folgende Vorbereitungen sind vor dem Kontenplanwechsel zu treffen: Alle Geschäftsbücher fertig buchen und kontrollieren. Alle Zahlungsaufträge verbuchen (Menu Zahlungen Zahlungsaufträge). Liste der offenen Zahlungen drucken (Menu Zahlungen Zahlungen bearbeiten Ansicht - Druckansicht Ansicht Listenauswahl). Alle offenen Zahlungseingänge verarbeiten (Menu Auftragsbearbeitung Dokumente ESR-Datei einlesen ). Abschlusskontrolle (Post- und Banksaldi überprüfen). Erstellen der Datenübergabe und Weitergabe an das Treuhandbüro. Erstellen einer Datensicherung (Menu Datenpflege Datensicherung). AdmiCash GmbH 3902 Glis 2

3 2. Archivierung Nach dem die oben aufgeführten Schritte ausgeführt sind, kann die Firma archiviert werden. Das Menu Buchungen Archivieren wählen. Der Dialog für das Archivieren wird angezeigt. Das Datum Archivieren bis eingeben. Das Datum Archivieren von kann nicht geändert werden. Sofern erforderlich, das Archivieren für jedes Geschäftsjahr wiederholen, bis das letzte Geschäftsjahr archiviert ist. Das Archiv wird jetzt an die Firma angehängt. Die Geschäftsbücher sind nun leer. Die Stammdaten wie Kontenplan, Buchungstexte, MWSt-Code, Zahlungsstamm, Kundenstamm, Artikelstamm und Dokumente sind unverändert im aktuellen Datenbestand vorhanden. AdmiCash GmbH 3902 Glis 3

4 3. Umstellung auf KMU-Kontenplan Zuerst muss der neue Kontenplan eingelesen werden. Wählen Sie dazu Stammdaten Kontenplan. Wählen Sie das Menu Extras Daten einlesen. Wählen Sie den Dateityp, in welchem die Kontenplan-Datei vorliegt. Wählen Sie die Kontenplan-Datei aus und klicken Sie auf [Öffnen], um den Kontenplan anzuzeigen. Wählen Sie die Option Daten einlesen und bestehender Datenbestand ersetzen. Klicken Sie auf [Daten einlesen], um den Kontenplan einzulesen. Steht keine Datei mit dem KMU-Kontenplan zur Verfügung, muss der Kontenplan manuell mit den neuen Kontonummern erfasst werden. Als nächstes müssen alle Stammdaten überprüft und eventuell hinterlegte Konten angepasst werden. Idealerweise führen Sie diese Anpassungen in der unten aufgeführten Reihenfolge durch: MWSt-Code: Einträge in der Spalte MWSt-Konto prüfen und korrigieren. Zusätzlich kann eine Bereinigung erfolgen, indem nicht mehr benötigte Steuersätze gelöscht werden (z.b. Einträge mit 2.50% oder 8.00%). AdmiCash GmbH 3902 Glis 4

5 Kontenplan: Den Konten die entsprechenden MWSt-Code und MWSt-Option hinterlegen. Buchungstexte: Einträge in der Spalte Konto überprüfen und korrigieren. Bei Detail- Buchungen auf die Seite Detail-Buchungen wechseln. Mit einem Doppelklick auf eine Detailzeile wird diese in die Eingabefelder übertragen. Die Angaben ändern und mit einem Klick auf Speichern aktualisieren. AdmiCash GmbH 3902 Glis 5

6 Zahlungsstamm: Alle Einträge aufrufen (Doppelklick) und auf der Seite Detail- Buchungen die Einträge prüfen und korrigieren. Schliessen Sie den Dialog unbedingt mit [OK], um die Aenderungen zu übernehmen. Daueraufträge: Jeden Dauerauftrag mit einem Doppelklick zum Bearbeiten aufrufen. Auf die Seite Zahlungen wechseln. Jede Zahlung, wie unter Zahlungsstamm beschrieben ist, prüfen und korrigieren. Schliessen Sie den Dialog unbedingt mit [OK], um die Aenderungen zu übernehmen. Artikelstamm: Jeden Artikel mit einem Doppelklick zum Bearbeiten aufrufen. Im Feld Ertragskonto den Eintrag anpassen. AdmiCash GmbH 3902 Glis 6

7 Konditionen und Mahnspesen: Bei den Zahlungskonditionen und Mahnspesen die Konten überprüfen und anpassen. Schliessen Sie den Dialog unbedingt mit [OK], um die Änderungen zu übernehmen. Nachdem diese Schritte ausgeführt sind, ist die Umstellung auf den KMU-Kontenplan beendet und Sie können wie gewohnt weiter buchen. Zahlungen und Rechnungen wurden möglicherweise noch mit dem Käfer-Kontenplan erfasst. Wenn Sie offene Zahlungsaufträge verbuchen, überprüfen Sie deshalb im Geschäftsbuch die Buchungen auf die korrekte Kontierung mit dem neuen KMU-Kontenplan. Dasselbe gilt für die Zahlungseingänge. AdmiCash GmbH 3902 Glis 7

8 Neue Firma anlegen Diese Variante sollte nur bei der AdmiCash - Basisversion eingesetzt werden. Bei den Versionen Kredi und Debi können die offenen Zahlungen und Zahlungsaufträge sowie Dokumente (Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen) nicht in die neue Firma übernommen werden. Zahlungen und Dokumente, welche das Geschäftsjahr überschreiten, müssten daher in der neuen Firma ebenfalls neu erfasst werden. 1.Vorbereitung Bevor Sie mit dem eigentlichen Kontenplanwechsel beginnen, sind folgende Vorbereitungen zu treffen: Starten Sie AdmiCash und wählen Sie das Menu Firma Firma einrichten Firma bearbeiten. Die Firma mit einem Klick markieren. Die Tastenkombination [Ctrl] + [D] drücken. Damit wird die Firma dupliziert und im Eingabedialog angezeigt. Geben Sie eine eindeutige Firmenbezeichnung ein, die sich von der bestehenden Bezeichnung unterscheidet. Geben Sie den Beginn und das Ende des Geschäftsjahres ein. Wechseln Sie dann auf die Karteikarte Einstellungen. AdmiCash GmbH 3902 Glis 8

9 Kontrollieren Sie die Angaben und ergänzen Sie diese, sofern erforderlich. Wechseln Sie danach auf die Karteikarte . Kontrollieren Sie die Angaben und ergänzen Sie diese, sofern erforderlich. Klicken Sie dann auf [OK], um die neue Firma anzulegen. Die neue Firma ist jetzt angelegt. Schliessen Sie die Datenansicht, um mit dem Einrichten der Firma zu beginnen. Wählen Sie als nächstes das Menu Firma - Firma einrichten - Stammdaten kopieren. Der Auswahldialog für das Kopieren der Stammdaten wird angezeigt. Wählen Sie unter Firmenauswahl die Quelle und das Ziel für das Kopieren der Stammdaten. Wählen Sie die Stammdaten mit Ausnahme des Kontenplanes, welche kopiert werden sollen. Klicken Sie auf [Kopieren], um den Kopiervorgang zu starten. AdmiCash GmbH 3902 Glis 9

10 2. Einrichten der Firma Öffnen Sie nun die Firma. Zuerst muss der neue Kontenplan eingelesen werden. Wählen Sie dazu Stammdaten Kontenplan. Wählen Sie das Menu Extras Daten einlesen. Wählen Sie den Dateityp, in welchem die Kontenplan-Datei vorliegt. Wählen Sie die Kontenplan-Datei aus und klicken Sie auf Öffnen. Der Kontenplan wird jetzt angezeigt. Wählen Sie die Option Daten einlesen und bestehenden Datenbestand ersetzen. Klicken Sie auf [Daten einlesen], um den Kontenplan einzulesen. Steht keine Datei mit dem KMU-Kontenplan zur Verfügung, muss der Kontenplan manuell mit den neuen Kontonummern erfasst werden. Wählen Sie nun Buchungen Neues Geschäftsbuch. Der Eingabedialog für das Anlegen der Geschäftsbücher wird angezeigt. AdmiCash GmbH 3902 Glis 10

11 Erfassen Sie nun alle Geschäftsbücher. Der Eröffnungssaldo muss nicht eingegeben werden, falls dieser noch nicht bekannt ist. Der Eröffnungssaldo kann nachträglich aktualisiert werden, wenn die Firma - Käfer vollständig nachgebucht ist und die Abschlusssaldi bekannt sind. Als nächstes müssen alle Stammdaten überprüft und eventuell hinterlegte Konten angepasst werden. Idealerweise führen Sie diese Anpassungen in der unten aufgeführten Reihenfolge durch: MWSt-Code: Einträge in der Spalte MWSt-Konto prüfen und korrigieren. Zusätzlich kann eine Bereinigung erfolgen, indem nicht mehr benötigte Steuersätze gelöscht werden (z.b. Einträge mit 2.50% oder 8.00%). Kontenplan: Den Konten die entsprechenden MWSt-Code und MWSt-Option hinterlegen. AdmiCash GmbH 3902 Glis 11

12 Buchungstexte: Einträge in der Spalte Konto überprüfen und korrigieren. Bei Detail- Buchungen auf die Seite Detail-Buchungen wechseln. Mit einem Doppelklick auf eine Detailzeile wird diese in die Eingabefelder übertragen. Die Angaben ändern und mit einem Klick auf Speichern aktualisieren. Nachdem diese Schritte ausfgeführt sind, ist die Umstellung auf den KMU-Kontenplan beendet. Sie können nun in der Firma mit dem Käfer-Kontenplan weiterbuchen und die Datenübergabe an das Treuhandbüro ausführen. In der neuen Firma mit dem KMU-Kontenplan können Sie unter Buchungen - Einrichten noch die Eröffnungssaldi aktualisieren, wenn diese bekannt sind und dann mit dem Buchen beginnen. Die Eröffnungssaldi können auch zu einem späteren Zeitpunkt eingegeben werden. Die Tagessaldi der bereits erfassten Buchungen sowie die Saldovorträge werden automatisch neu berechnet. AdmiCash GmbH 3902 Glis 12

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