XQueue GmbH Datenschutzkonzept XQ:AddressCheck (BatchCheck)

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1 XQueue GmbH Datenschutzkonzept XQ:AddressCheck (BatchCheck) XQueue GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Diese Dokumentation darf ohne vorherige schriftliche Genehmigung durch die XQueue GmbH weder teilweise noch ganz reproduziert, in Datenbanken gespeichert oder in irgendeiner Form übertragen werden. Der Inhalt dieser Dokumentation dient ausschließlich zu Informationszwecken, kann jederzeit geändert werden und stellt keine Verpflichtung seitens der XQueue GmbH dar. Für Fehler der in dieser Dokumentation enthaltenen Informationen wird keine Haftung übernommen. XQueue GmbH, Christian-Pleß-Str , Offenbach am Main Bearbeitungsstand: September 2014

2 I. Einleitung Das Datenschutzkonzept hat die Aufgabe intern die getroffenen Maßnahmen zum Datenschutz zu dokumentieren. Es kann auch als Grundlage für datenschutzrechtliche Prüfungen im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung genutzt werden. II. Rahmenbedingungen Personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, soweit die gesetzlichen Vorschriften dies zulassen oder der Betroffene ausdrücklich zugestimmt hat. Für die Dienstleistungen der XQueue GmbH als datenverarbeitende nicht-öffentliche Stelle und als Telekommunikationsdiensteanbieter haben dabei insbesondere die Vorschriften der 27 ff. des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der 91 ff des Telekommunikationsgesetzes (TKG) datenschutzrechtliche Relevanz. Die Verarbeitung und Speicherung von Daten erfolgt im Rahmen der Erbringung der Dienstleistungen in dem Rechenzentrum der Firma Claranet GmbH (Hanauer Landstraße 196, Frankfurt am Main). Zusätzlich erfolgt Verarbeitung noch über Server, die von der Firma Hetzner Online AG (Stuttgarter Str. 1, Gunzenhausen) betrieben werden. In beiden Fällen wird lediglich Housing betrieben. Mitarbeiter der Firma Claranet GmbH und der Firma Hetzner Online AG haben keinen Zugang zu den datenverarbeitenden Anlagen. Der XQueue GmbH liegt ein vollständiges Datenschutzkonzept mit technischen und organisatorischen Maßnahmen der Firma Claranet GmbH vor, sowie ein Audit-Zertifikat dieser Maßnahmen und das Prüfprotokoll. Letzteres ist nicht öffentlich einsehbar. Sollte dies benötigt werden, so schließen die XQueue GmbH und der Interessent eine Geheimhaltungserklärung. Wir prüfen regelmäßig im laufenden Betrieb, ob die im Datenschutzkonzept zugesicherten technischen und organisatorischen Maßnahmen, insbesondere im Rahmen der Zutrittskontrolle eingehalten werden. Die Regelmäßigkeit wird hierbei durch die Besuche unseres Administrationsteams im Rechenzentrum bestimmt, was ungefähr einmal im Monat der Fall ist. Gemäß 11 Abs. 1 BDSG ist im Falle der Auftragsdatenverarbeitung grundsätzlich der Auftraggeber der XQueue GmbH für die Einhaltung des Datenschutzes gesamtverantwortlich. III. Betrieblicher Datenschutzbeauftragter Der Datenschutzbeauftragter der Firma XQueue nach 4f BDSG ist Herr Boris Budeck Christian Pleß Str.11-13, Offenbach am Main. IV. Erläuterung der Funktionsweise Der XQ:AddressCheck (BatchCheck) wird derzeit nur von XQueue Mitarbeitern im Rahmen eines geschlossenen Auftragsdatenverarbeitungsvertrags (Kundenauftrag) durchgeführt, er steht nicht als Webservice zur Verfügung. Hierfür ist es erforderlich, dass der Auftraggeber der Firma XQueue GmbH die zu prüfenden Adressdaten auf sicherem Wege übermittelt. Die Firma XQueue GmbH prüft die Adressen gemäß den Vereinbarungen im Auftragsdatenverarbeitungsvertrag und folgt dabei stets den Anweisungen des Auftraggebers. Nach erfolgter Datenverarbeitung übermittelt die XQueue GmbH die Daten auf sicherem Weg zurück zum Auftraggeber oder spielt sie nach Anweisung in das Kundenkonto des Auftraggebers zur weiteren Verwendung ein XQueue GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 2 von 5

3 XQ:AddressCheck BatchChecks werden auf XQueue eigenen Servern durchgeführt, die bei der Claranet GmbH sowie der Hetzner Online AG betrieben werden. Die Übermittlung der Daten erfolgt immer verschlüsselt. Nach Abschluss der Prüfung werden sämtliche personenbezogenen Daten auf den XQ:AddressCheck Botservern gelöscht. Es erfolgt ein anonymes Logging zu Abrechnungszwecken. Das Büro der XQueue GmbH ist per VPN an die datenverarbeitenden Anlagen bei Claranet angebunden. Ein Zugriff auf personenbezogene Daten im laufenden Betrieb ist nicht möglich. V. Technische und organisatorische Maßnahmen nach 9 BDSG und Anlage XQueue GmbH verarbeitet personenbezogene Daten in Form von Adressen. Die Xqueue GmbH reichert diese Daten im Rahmen des Produktes XQ:AddressCheck um zusätzliche Informationen an. Im Folgenden werden die unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten relevanten Maßnahmen vorgestellt, die in Bezug auf die Betriebsleistungen der XQueue GmbH eingesetzt werden: 1. Zutrittskontrolle a) Zutrittskontrolle XQueue GmbH Der Zugang zum Büro ist verschlossen. Personalisierte elektronische Schlüssel haben die Mitarbeiter der Firma XQueue GmbH. Ein Auslesen der Protokolle des Schlosses ist möglich, sofern ein berechtigtes Interesse vorliegt. Unternehmensfremde Personen werden kontrolliert, wenn sie das Büro betreten möchten. Das Büro verfügt über eine Alarmanlage. b) Zutrittskontrolle Claranet Der Zutritt zu den Räumlichkeiten der Claranet für Dritte ist nur nach Klingeln und anschließender Anmeldung möglich. Besucher werden von einer Mitarbeiterin oder Mitarbeiter des Vertriebsinnendienstes persönlich abgeholt und müssen sich dann anmelden. Sie erhalten anschließend einen Besucherausweis der offen zu tragen ist. Dieser ist beim Verlassen der Büroräumlichkeiten wieder abzugeben. Die Vergabe und Abgabe des Ausweises wird protokolliert. Der Zutritt zu den Rechenzentren, in denen sich sämtliche datenverarbeitenden Systeme und Speichersysteme befinden, ist physisch besonders gesichert. Das Rechenzentrum und die Zugänge zur Bürofläche werden videoüberwacht. Der Service Desk verfügt über Monitore für die Videokameras und ist rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr besetzt. Der Notausgang des Rechenzentrums ist alarmgesichert. Zutritt zum Rechenzentrum wird nur autorisierten Personen gegeben. Autorisierte Personen sind in diesem Zusammenhang die Rechenzentrumsbetreuer der Claranet sowie die zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses definierten Ansprechpartner von Kunden, die Claranet als Anbieter von Rechenzentrumsdienstleistungen nutzen, letztere aber nur in Bezug auf ihre eigenen Systeme. Der Zutritt zu anderen Systemen ist nicht erlaubt und wird überwacht. Claranet verfügt für Mitarbeiter der XQueue GmbH über ein elektronisches Zutrittssystem für das Rechenzentrum, separierte Bereiche des Rechenzentrums sowie die Büroräumlichkeiten. Die Zutrittsrechte werden auf den jeweiligen Zutrittskarten oder Tokens der Mitarbeiter gespeichert und sind zeitlich begrenzt. Der Prozess zur Zuteilung der Rechte zum Rechenzentrumszutritt auf dem jeweiligen Zutrittskarten oder Token ist in der Checkliste Mitarbeiter-LifeCycle dokumentiert. Lieferanten, Kunden und sonstigen Dienstleistern wird nur nach Anmeldung, Identifikation und Registrierung sowie in Begleitung der Zutritt zum Rechenzentrum gewährt. Alle Serversysteme befinden sich in abgeschlossenen Schränken (Racks). Nur die Mitarbeiter, die zum 2014 XQueue GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 3 von 5

4 Zutritt ins Rechenzentrum berechtigt sind, haben auch Zugriff auf die Schlüssel zu den Schränken. Die Systeme, für die Claranet Dienstleistungen im Sinne der Auftragsdatenverarbeitung erbringt, befinden sich in einem separierten Abschnitt des Rechenzentrums. Kunden erhalten keinen Zutritt zu diesem Abschnitt. 2. Zugangskontrolle Allen Passwörtern liegt die interne Passwortrichtlinie der Xqueue GmbH zugrunde, die Komplexität, Wechselturnus, etc. festlegt. a) XQueue GmbH Der Zugang zu den Rechnern im Büro ist mit Passwörtern gängiger Komplexität (mind. 8stellig, Zahlen, Groß- & Kleinbuchstaben, Wechselturnus 6 Monate) geschützt. Rechner müssen beim Verlassen des Arbeitsplatz gesperrt. Das Büro verfügt über ein WLAN, welches aber keinen Zugriff zum lokalen Netz, sondern nur zum Internet gewährt. Das WLAN ist WPA2 gesichert. b) Claranet GmbH Der Zugang zu den DV Anlagen ist mit einem Serverpasswort (mind. 12stellig, Zahlen, Groß- & Kleinbuchstaben, Sonderzeichen, Satzzeichen, Wechselturnus 3 Monate) geschützt. Dieses Passwort kennen nur die Mitarbeiter unseres Plattform Operations Teams. Der Server loggt jeden Zugriff mit Herkunft-IP. 3. Zugriffskontrolle Für das Produkt XQ:AddressCheck (BatchCheck) sind die personenbezogenen Daten innerhalb der datenverarbeitenden Anlagen nur für Mitarbeiter der Firma XQueue GmbH zugänglich, die gemäß 5 BDSG auf das Datengeheimnis verpflichtet sind. 4. Weitergabekontrolle Die Verarbeitung findet zwischen der Anmeldeseite, dem XQ:AddressCheck Server und dem Botserver statt (siehe unten). Die Kommunikation zwischen der Anmeldeseite des Kunden und dem XQ:AddressCheck Server findet mit einer 2048bit SSL Verschlüsselung statt. Eine separate Systemkomponente ist das parallelisierte Subsystem für den SMTP-Mailbox Check (sog. Botserver). Dieser Check führt aus Gründen höherer Performance und besserer Akzeptanz (parallel genutzte IP-Adressen) den SMTP Check auf Mailbox-Existenz durch, d.h. das Subsystem erhält die betroffene Adresse (ebenfalls über eine 2048bit SSL Verschlüsselung) und fragt beim Mailserver der entsprechenden Domain nach, ob es diese Mailbox existiert oder nicht, und gibt das Mailserver-Feedback zurück. Diese Daten werden wieder per SSL an die Hauptkomponente von AddressCheck übermittelt. Die Server für den SMTP-Mailbox Check Subsystem sind bei der Firma Hetzner Online AG gehoused. Es werden keine personenbezogenen Daten im Subsystem gespeichert. Die Verbindung zwischen Büro und Claranet ist über einen VPN Tunnel hergestellt. Der VPN Tunnel wird über UDP aufgebaut: Verschlüsselung: AES-256-CBC Packet Signierung: 160 Bit HMAC (SHA1) Diffie-Hellman: 2048 Bit KeySize: 2048 Gültig: ca. 1 ½ Jahre 5. Eingabekontrolle Sämtliche Anfragen werden anonymisiert geloggt. Personenbezogene Daten werden nicht gespeichert XQueue GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 4 von 5

5 6. Auftragskontrolle Mitarbeiter der Firma XQueue GmbH dürfen keine Datenverarbeitung vornehmen, ohne schriftlichen konkreten Auftrag des Auftragsgebers. 7. Verfügbarkeitskontrolle Die XQ:AdressCheck Server werden in zyklischen Abständen auf Datenträgern, die im selben Rechenzentrum sich im Rack befinden gesichert. Festplattensysteme an Servern werden RAID- Mechanismen eingesetzt, die die Ausfallsicherheit erhöhen. Alle Systeme werden über USV in den Rechenzentren abgesichert. Über diese Systemeinrichtungen gewährleistet die XQueue GmbH, dass Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind. 8. Trennungskontrolle Es gibt zwei separate Produkte innerhalb von XQ:AddressCheck (Batchcheck und Webservice). Diese sind vollständig voneinander getrennt (keine gemeinsamen Komponenten). Daten, die zu verschiedenen Zwecken erhoben werden (bspw. Abrechnungsdaten und Log Daten) werden logisch voneinander getrennt gespeichert. Diese logische Trennung wird durch separate Datenbanken auf demselben Server erreicht. VI. Abschluss Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit spiegelt das Datenschutzkonzept den derzeitigen Stand der Technik wieder. Die XQueue GmbH wird weitere adäquate Maßnahmen umsetzen und in weiteren Versionen dieses Konzeptes dokumentieren. Dabei darf das jeweils zuvor gültige Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. August 2014 XQueue GmbH Frank Strzyzewski (Geschäftsführer) XQueue GmbH Boris Budeck (Datenschutzbeauftragter) 2014 XQueue GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Seite 5 von 5

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