Herausforderungen und Lösungen beim Einsatz und Betrieb von Sharepoint als eakte System

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1 Herausforderungen und Lösungen beim Einsatz und Betrieb von Sharepoint als eakte System für Bundesbehörden Atos IT Solutions and Services GmbH 10/07/2012

2 Atos ist erfahrener IT-Dienstleister für öffentliche Auftraggeber Atos seit 01. Juli 2011 Nachfolgerin der Siemens IT Solutions and Services Integration von Siemens IT Solutions and Services und Atos Origin Etablierung einer weltweiten strategischen Partnerschaft mit der Siemens AG Atos als Europäischer IT Dienstleister Umfangreiches Portfolio in Beratung, Systemintegration und Outsourcing-Services 8,5 Mrd. Euro Jahresumsatz (2011) Mehr als Business Technologists in 42 Ländern Weltweiter IT-Partner der Olympischen Spiele Deutschlandgeschäft mit ca. 1,6 Mrd. Euro Umsatz, Mitarbeitern und über 40 Jahren Erfahrung im Bereich öffentl. Auftraggeber 2

3 Agenda eakte Treiber eakte Integration eakte Framework eakte Betrieb Zusammenfassung 3

4 Die Verwaltungsarbeit besteht aus strukturierten Fachprozessen und kollaborativer Zusammenarbeit Kollaborative Zusammenarbeit Prozessorientierte Arbeitsweise Antrag Prüfung. E-Akte E-Akte Entschei -dung Begutachtung E-Akte Bescheid E-Akte Zu den Akten 4

5 Aktuelle Herausforderungen an die eakte Die Öffentliche Verwaltung ist zur Aktenführung verpflichtet Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns Treiber der eakte Unterstützung des Übergangs von Teamarbeit zur Aktenführung innerhalb einer Behörde Behördenübergreifende Zusammenarbeit über den rechtsverbindlicher Aktenaustausch oder gemeinsame eakte Integration der Fachverfahren und der elektronischen Aktenführung Akzeptanz durch einfache Bedienoberflächen zu Prozessen und eakten Sicherer Zugriff und Schutz der eakte Aufbrechen von monolithischen Anwendungen Vielfältige serviceorientierte Architekturen Ganzheitliches Prozessmanagement Neues Organisationskonzept des BMI 5

6 Agenda eakte Treiber eakte Integration eakte Framework eakte Betrieb Zusammenfassung 6

7 Bestehendes in Neues integrieren Revisionssichere eakte Collaboration Content Management Interoperability Services Social Networks Schriftgutverwaltung Vorgangsbearbeitung Communities 7

8 Content Management Interoperability Services (CMIS) CMIS ist ein Standard des OASIS Gremiums. An dem Standard sind viele namenhafte ECM-Hersteller beteiligt. Ziel des Standards CMIS ist die Spezifikation eines einheitlichen Zugriffs auf Content Repositorys unterschiedlicher Hersteller zu besseren Integration. Organization for the Advancement of Structured Information Standards 8

9 CMIS Szenario Beschaffungsantrag MS SharePoint CMIS DOMEA BA erstellen Sachbearbeiter zuweisen BA prüfen 1. Version 2. Version eakte BA freigeben 3. Version 4. Version DOMEA CMIS Consumer Webpart Akteneinsicht 9

10 Agenda eakte Treiber eakte Integration eakte Framework eakte Betrieb Zusammenfassung 10

11 eakte Framework - Komponenten für die eakte Verzeichnis Repository Berechtigungen 11

12 eakte Framework - Dienste und Funktionen für die eakte SP-Webbrowser MS Office Fachanwendung Weitere SharePoint 2010 Konnektor Fachanwendung Konnektor Anwendungen Konnektor Weitere Service Agents eakte Business Prozessdienste eakte Basisdienste und -funktionen Administration SharePoint API MS SQL Datenbanken 12

13 eakte Framework Abbildung von Aktenobjekten auf SP-Objekte SP-Liste Aktenverzeichnis Datenbank Site Collection Site Dokumenten -bibliothek Ordner SiteCollection 1 SiteCollection N Site1... SiteNN Site1... SiteNN Akte GZxxxxx Akte GZxxxxx Akte GZxxxxx Akte GZxxxxx Vorgang A Vorgang B Vorgang A Vorgang B Vorgang X Vorgang Y Vorgang X Vorgang Y Verzeichnis C Verzeichnis C Verzeichnis D 13

14 eakte Framework - Ablagestrategie Referatsbezogene Ablage SP-Liste Aktenverzeichnis Datenbank Site Collection Site Dokumenten -bibliothek Ordner Aktenablage Abteilung I Aktenablage Abteilung II Referat I A... Referat I N Referat II X... Referat II Z RefIA_GZ12300 RefIA_GZ2301 RefIIX_GZ45700 RefIIX_GZ45720 Vorgang A Vorgang B Vorgang A Vorgang B Vorgang X Vorgang Y Vorgang X Vorgang Y Verzeichnis C Verzeichnis C Verzeichnis D 14

15 eakte Framework - Ablagestrategie Freie Ablage SP-Liste Aktenverzeichnis Datenbank Site Collection Site Dokumenten -bibliothek Ordner SiteCollection 1 SiteCollection N Site1... SiteNN Site1... SiteNN Akte GZ12300 Akte GZ67890 Akte GZ77777 Akte GZ23232 Vorgang A Vorgang B Vorgang A Vorgang B Vorgang X Vorgang Y Vorgang X Vorgang Y Verzeichnis C Verzeichnis C Verzeichnis D 15

16 eakte Framework Unterschiedliche Ablagestrategien Referat I A Aktenablage Abteilung III Referat I A Aktenablage... Abteilung II RefIA_GZ12300 Referat I A Referat I N Aktenablage... Abteilung I... Referat I N RefIA_GZ2301 Referat I N Referat I A Referat I A RefIA_GZ12300 Site I SiteCollection N SiteCollection... II Referat I N SiteCollection... I... Referat I N RefIA_GZ2301 Site III RefIA_GZ12300 RefIA_GZ2301 RefIA_GZ12300 RefIA_GZ2301 RefIA_GZ12300 RefIA_GZ2301 RefI_GZ12300 RefZ_GZ73737 Jedes Referat hat eine Webseitensammlung Datenbestand ca. 200GB pro Webseitensammlung pro Referat Organisationsänderungen aufwändig Navigierbare Abbildung des Aktenbestandes im Standard-SP Gleichmäßige Verteilung der Akten in N unstrukturierten Webseitensammlungen Dynamische Erweiterung der Anzahl der Webseitensammlungen Einfache Organisationsänderung Gleichverteilung der Site-Auslastung Navigation im separaten WebPart 16

17 eakte Framework -Umgang mit Rollen und Rechten sind eine Herausforderung Herausforderungen bei Gruppen, Rollen und Berechtigungskonzepten Definition von Gruppen, Rollen und Rechten meist unklar bzw. sehr aufwändig Gruppen, Rollen und Rechte in einer Organisation ändern sich Ereignisgetrieben entstehen kurzfristige Sonderrechte Umstrukturierungen von Zuständigkeiten und Organisationseinheiten Nachteile der herkömmlichen, statischen Berechtigungssysteme Manuelles Pflegen der Gruppen, Rollen und Berechtigungen Kurzfristige Änderungen nur schwer möglich Aufwändig, wenn Berechtigungsstrategie sich ändert Inkonsistent und unübersichtlich Nutzung einer regelbasierten Berechtigungssteuerung 17

18 eakte Framework - Regelbasierte Berechtigungssteuerung Flexibel Dynamisch Performant -> Regelbasierte Berechtigungssteuerung -> Statt manuellem Setzen von Berechtigungen, automatisierte Eintragungen der Berechtigungen -> Nutzung der Gruppen im Active Directory und der SharePoint- Standardberechtigungen Regelliste Aktenobjekte mit Steuerinformationen Berechtigungssteuerung Berechtigungen im Aktenverzeichnis und Aktenablage 18

19 eakte FrameWork Berechtigungssteuerung Nr Title Objekt Regel Gruppen Recht 1 Referatsberechtigung Akte Gast- 2 berechtigung Akte Zugriff 3 Sperren Akte 4 Sonderrecht Akte Regelliste Sperre!= True $(OE) Vollzugriff Sperre!= True $(OE)_Gast Lesen Sperre== $(OE)_ True Sperrberechtigte Ändern Sperre!= True $(Weitere_Ref.) Ändern Metadaten der Aktenobjekte GZ Type OE Weitere_Ref. Sperre XY Akte Referat1 False XY Akte Referat1 Referat2_Ltg True YZ Akte Referat2 False YZ Vorg Referat2 MaxMuster False YZ Dok Referat2 MaxMuster False Berechtigungssteuerung Berechtigungen im Aktenverzeichnis und Aktenablage 19

20 eakte Benutzeroberfläche mit dem Office Business Gateway (OBG) 20

21 Agenda eakte Treiber eakte Integration eakte Framework eakte Betrieb Zusammenfassung 21

22 Atos SharePoint Services Unser Profil Betrieb von geschäftskritischen SharePoint Lösungen Collaboration, Document Management, Social Media Web Content Management Applikationen (z.b. Project Management, Workflow Lösungen) Erfahrung Team von internationalen SharePoint Spezialisten > 7 Jahre SharePoint Expertise Microsoft Consultants fest in Betriebsteam eingebunden Services 7x24 Stunden Betrieb Verfügbarkeiten 99,9% bis zu Zero Down (im Internet Umfeld) SelfServices für Kunden Auswahl unserer Kunden 22

23 Atos SharePoint Services Weltweite Verteilung Heute betreiben wir SharePoint in 6 large scale Rechenzentren und 36 small sites (dezentral) Das umfaßt 118 SharePoint Farmen mit 251 Web Applications 23

24 Atos SharePoint Services Volumen SiteCollections weltweit beinhalten Sites und 67 TBytes Datenvolumen 24

25 Atos SharePoint Services Portfolio: Service Varianten Atos Managed SharePoint Services + Atos 365 SharePoint Service in der Cloud (public or private cloud SaaS) Shared Infrastruktur für SharePoint 2010 Standard Produkt plus vorkonfigurierte Atos Extensions public clouds SharePoint Cluster private clouds DB Cluster Dedicated hosting Dedizierte Server Infrastruktur im Datencenter ( on premise ) Kundenspezifische Erweiterungen möglich Verschiedene Service Levels möglich Remote operations Servers werden in der Umgebung vom/beim Kunden gehostet Beste Integration in die Kundeninfrastruktur Verwendung unserer SharePoint Expertise und Atos Extensions 25

26 Agenda eakte Treiber eakte Integration eakte Framework eakte Betrieb Zusammenfassung 26

27 Wir sind der richtige Partner: - Verschiedene Wege zur eakte Unser eakte Framework als Erweiterung des SharePoint Systems bildet die Basis für den Einsatz in der Verwaltung Erweitert Mit Hilfe des Office Business Gateways wird dem Anwender eine in den Office Desktop integrierte Benutzeroberfläche bereitgestellt. Ergonomisch Mit CMIS können fremde eakte-systeme in SharePoint integriert werden Integriert Langjährige Erfahrungen Beim Betrieb von SharePoint Farmen Standardisierte Betriebsprozesse sichern die stabile, performante und durchgängige Verfügbarkeit der eakte-systeme Hochverfügbar 27

28 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Public Sector, Healthcare & Transport Siemensdamm Berlin T +49 (0211) M +49 (0163) Michael.komm@atos.net 28