Fachaufsatz Buchungssatzanalyse mit PIVOT.

Transkript

1 Fachaufsatz Buchungssatzanalyse mit PIVOT Buchungssatzanalyse mit PIVOT Mit Pivottabellen sortieren Sie auf die Schnelle Ihre Buchungssätze, setzen Filter, erzeugen Teilergebnisse und gliedern in Spalten. Die Daten bringen Sie mit dem Ziehen der Maus in die gewünschte Reihenfolge. PIVOT bewältigt auch große Datenmengen, z.b. aus der GDPdU-Schnittstelle. Um zu verhindern, dass Sie falsche Ergebnisse liefern, sollten Sie stets mit Kontrollsummen arbeiten, so dass Sie die Plausibilität vor der Weitergabe der Auswertung prüfen. Die Beschreibung basiert auf Excel 2010 und kann gegenüber anderen Excel-Versionen (z.b bzw. 2013) leicht abweichen. Der Fachaufsatz soll an einem "Einstiegs-Beispiel" dem "PIVOT-Anfänger" die Wirkungsweise der PIVOT-Tabelle erläutern. Inhaltsübersicht I. Buchungssatzausgabe aus der Finanzbuchhaltung II. PIVOT-Analyse in Excel I. Buchungssatzausgabe aus der Finanzbuchhaltung Aus der Exportschnittstelle Ihres Finanzbuchhaltungssystems erhalten Sie die Buchungssätze zur Weiterverarbeitung mit MS-Excel. Alternativ können Sie auch die GDPdU-Schnittstelle nutzen. Eine weitere Möglichkeit der Datensatzausgabe bietet der ODBC-Zugriff aus der Datenbank. ODBC ist die Abkürzung von "Open Database Connectivity" und ist eine standardisierte Schnittstellenausgabe. Unabhängig davon, welche Schnittstelle Sie nutzen, müssen in der ersten Zeile die Feldnamen angegeben sein. Beispiel des Aufbaus einer Buchungssatzdatei: Feldname Beschreibung FNr Firmennummer SA Satzart des Kontos (0=Sachkonto / 1=Debitor / 2=Kreditor) KtoNr Kontonummer KtoBez Kontobezeichnung AbrDat Abrechnungsdatum-Buchungsperiode (TT.MM.JJJJ) AbrMon Abrechnungsmonat (JJJJMM) BelDat Belegdatum (TT.MM.JJJJ) BelNr1 Belegnummer 1 BelNr2 Belegnummer 2 (z.b. Rechnungsnummer des Lieferanten) BilPos_Akt Bilanzposition-Aktiva (bez. Konto, wenn Satzart=0) BilPos_Pas Bilanzposition-Passiva (bez. Konto, wenn Satzart=0) GuVPos GuV-Position (bez. Konto, wenn Satzart=0) BWA1 BWA 1 (bez. Konto, wenn Satzart=0) BWA2 BWA 2 (bez. Konto, wenn Satzart=0) SYM Buchungssymbol: 1

2 Betrag KStNr KTrNr UStKz JourNr GKtoSA GKtoNr GKtoBez Text Text2 Text3 VORT = Vortrag RECH = Rechnung GUTS = Gutschrift STOR = Storno ZAHL = Zahlung SKTO = Skontoabzug BUCH = Sachkontenbuchung Betrag (+ = Soll / - = Haben) Kostenstellennummer Kostenträgernummer Umsatzsteuerkennzeichen Journalnummer Gegenkonto: Satzart (0=Sachkonto / 1=Debitor / 2=Kreditor) Gegenkonto: Kontonummer Gegenkonto: Kontobezeichnung Hauptbuchungstext 1. Zusatztext 2. Zusatztext II. PIVOT-Analyse in Excel Die Buchungssätze aus Ihrer Schnittstellendatei können Sie mit PIVOT beliebig sortieren, anordnen und gliedern. Weitere Excel-Beispiele aus der Fallsammlung ( 1. Anlagen-Zugänge und Nebenkosten nach Kriterien zusammenfassen 2. Umsatzanalyse nach Konten, Kunden, Monaten und Kostenstellen 3. Kundenskonto nach Kunden, Konten und Monaten 4. Materialkosten und bezogene Leistungen nach Kreditoren, Konten, Kostenstellen und Monaten 5. Sonstige betriebliche Aufwendungen nach GuV-Posten, Konten und Monaten 6. GuV vor und nach Abschlussbuchungen PIVOT-Handling am Beispiel der Umsatzanalyse: Aus der Finanzbuchhaltungsschnittstelle selektieren Sie zunächst die Buchungssätze der Umsatzkonten. Im vorliegenden Fall handelt es sich um die Konten: Montageumsatz Ausland Montageumsatz 19% Montageumsatz 13b UStG Es empfiehlt sich, die Summe dieser Konten z.b. im Rahmen einer Print-Saldenliste auszugeben um die Gesamtabstimmsumme mit der Excel-Auswertung später vergleichen zu können (Kontrollsumme!). 2

3 Sodann öffnen Sie die Datei in Excel und markieren die Gesamtdatei. Zu diesem Zweck klicken Sie zunächst auf die Zelle A1 und markieren die Gesamtdatei mit der Tastenkombination "Strg-Taste + Umschalt-Taste + Ende-Taste" (als eine von mehreren Möglichkeiten). Wichtig für die PIVOT-Analyse ist, dass sich die Feldbezeichnungen in der ersten Zeile befinden und keine Leerspalten oder Leerzeilen zwischen den Datensätzen befinden. Über die Menüreihenfolge "Einfügen" -> "PivotTable" -> "PivotTable" rufen Sie die Funktion "PIVOT" auf. 3

4 Das Menü "PivotTable erstellen" bestätigen Sie mit OK. Sodann sehen Sie die Feldliste Ihrer Buchungssatzdatei und können die gewünschten Felder in die Zeilen- und Spaltenbeschriftungen sowie den Wertebereich ziehen. Im vorliegenden Fall soll die Zeilenbeschriftung zunächst nur die Sachkontonummern enthalten. Das Feld "Betrag" ziehen Sie in den Wertebereich. 4

5 Sie möchten den Wertebereich formatieren, so dass Beträge im "#.##0,00"-Format erscheinen. Zu diesem Zweck klicken Sie auf eine Zahl im Wertebereich (hier: Zelle B4) und betätigen die rechte Maustaste. Ein Kontextmenü öffnet sich. Mit der linken Maustaste klicken Sie auf "Zahlenformat ". Im Folgemenü stellen Sie unter "Zahl" Ihre Formatierung ein. 5

6 Als nächstes möchten Sie die Spalten nach Monaten gliedern. Zu diesem Zweck ziehen Sie das Feld "AbrMon" in den Bereich Spaltenbeschriftungen. Sodann vertauschen Sie die Felder "KtoNr" und "AbrMon", da Sie die Monate im Zeilenbeschriftungs- und die Konten im Spalten-Bereich anordnen wollen. 6

7 Zum Schluss möchten Sie die Kunden (Gegenkontobezeichnung) im Zeilenbeschriftungs- Bereich und die Monate im Spalten-Bereich sehen. Zu diesem Zweck schieben Sie zunächst das Feld "KtoNr" zurück in den Feldbereich. Sodann ziehen Sie das Feld "AbrMon" vom Zeilenbeschriftungs-Bereich in den Spalten-Bereich. Nun müssen Sie das Feld "GKtoBez" aus dem Feldbereich in den Zeilenbeschriftungs-Bereich ziehen. Wenn Sie im Zeilenbeschriftungs-Bereich neben dem Kundennamen auch die Gegenkontonummer anzeigen wollen, ziehen Sie zunächst das Feld "GKtoNr" in den Zeilenbereich. 7

8 Störend ist zunächst, dass die Gegenkontonummer in der nächsten Zeile erscheint. Dies können Sie korrigieren, indem Sie das vorherige Feld "GKtoBez" anklicken und sodann in einem weiteren Menü "Feldeinstellungen " wählen. Im Folgemenü klicken Sie unter Teilergebnisse die Option "Keine" an. 8

9 Unter der Registerkarte "Layout & Drucken" müssen Sie noch die Option "Elementnamen im Tabellenformat anzeigen" wählen. In Zelle A1 können Sie einen Überschriftstext eingeben "Umsätze 1-9/2012". Im Menü "Seitenlayout" nehmen Sie weitere Einstellungen vor, z.b. Druck auf einer Seite, Pfadangabe und Dateibezeichnung in der Fußzeile usw. Fazit Pivot bietet unendliche Möglichkeiten der Sortierung und Gliederung Ihres Datenbestandes. Mit zunehmenden Aufgaben können PIVOT-Auswertungen auch komplexer gestaltet werden, so dass Sie eine Vielzahl der in der Praxis gewünschten Anforderungen abdecken. Siehe auch: Reinhold Weiß, Diplom-Finanzwirt, Bad Doberan 9