(Software-) Projektmanagement aus der Praxis

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1 (Software-) Projektmanagement aus der Praxis Wolfgang Schnober Neue Herausforderungen neue Bedarfe für Projektmanagement Vergl. Umfragergebn. Innovationsmgmt Customizing / 1:1 Marketing Globalization Globale Märkte Shareholder Value Change Supply Chain Management/ Global Sourcing Neue Wettbewerber Durchlaufzeiten Planung Time to Market Sychrononous Engineering Neue Vertriebskanäle

2 Das Problem... Nur 8% aller Applikations-Großprojekte (zwischen 5-10 M$) enden erfolgreich Nur 16% aller IT Entwicklungsprojekte enden mit noch akzeptablen Abweichungen in Bezug auf Kosten, Zeit und Qualität Kostenüberschreitungen von % sind typisch Der Gesamtwert der Kostenüberschreitungen für IT-Projekte in den USA wird nach verschiedenen Studien auf Milliarden $ geschätzt IT Mitarbeiter verbrauchen 34 % ihrer Zeit mit Bugfixing (Zitiert aus: Outlook 2000, Nr.1, Hugh W.Ryan, Partner Andersen Consulting) Vergl. Bspe.: LKW Maut, Denver Intern. Airport, SDH NMS, MM Stahlwerk Gesamtüberblick Vorlesung Projektmanagement Einführung Das Problem Neue Herausforderungen Was ist ein Projekt? / Brainstorming + DIN Projekttypen Projektmanagement / Projektplanung Themenkarte / Zusammenfassung Das Ziel Projektziele / Projektumfeld Strategische Zielfindungsmethoden / Wirtschaftlichkeitsrechnung Phasenmodell Qualifikation > Analyse > Design > Implementation > Test/Inbetriebnahme > Betrieb Die Projektstrukturierung und PM-Werkzeuge PSP: Projektstrukturierung Netzplan / Termin- / Kapazitätsplanung Projektorganisation Organisationsmodelle: Projekte und Linie Proj.Org.: Struktur,Aufgaben,Verantwortung Projektteambildung / Team + Motivation Projektcontrolling Vorkalkulation / Schätzmethoden / Verträge / Claims / Rechtsfragen Änderungsmanagement Mitlaufendes Projectcontrolling: Arbeitswertmethode(Earned Value) Kostentrend-/Meilensteintrendanalysen Wie macht man Projekte erfolgreich? Problemanalyse / Risikomanagement Kreative Problemlösungstechniken Qualitätsmanagement Zusammenfassung

3 Software Projektmanagement? Projektmanagement + Software: Auch für Software-Projekte gelten die allgemeinen Regeln für Projektmanagement > Plus die Ingenieurskompetenz für Softwareentwicklung Software ist an (fast) jedem Projekt beteiligt: Softwareentwicklungsprojekt: Fokus auf Entwicklungs- Ergebnis der Software Software als Bestandteil des Gesamtprojekts (auch bei Organisations-/Reengineeringprojekten): Fokus auf Gesamtergebnis Software als PM Tool: Untergeordnete Bedeutung Die Methode: Learning by cases Ich höre und ich vergesse Ich sehe und ich erinnere Ich tue und ich verstehe (chinesisches Sprichwort) Schüler behalten 10-20% von dem, was gelesen oder gehört haben 80 % was sie persönlich erlebt haben 90% was sie selbst getan und mit eigenen Worten erklärt haben (Robert Glaser, Learning Research Center, Uni Pittsburgh) Deshalb: > weniger Vorlesung > mehr Übung (ausgehend von realen Beispielen - daraus lernend)

4 Definitionen Projektmanagement Projekt + Management = Projektmanagement Projekt Management Projektmanagement

5 Was ist ein Projekt? Ein Projekt ist ein Vorhaben, dass: klar definiert und gegen andere Vorhaben abgegrenzt ist (eindeutige Zielvorgabe) sich zeitlich (Anfangs- und Endtermin) und personell abgrenzen lässt bei dem sich die Kosten berechnen und abschätzen lassen einmalig ist und sich in dieser Form nicht mehr wiederholt lösbar sein muss und sich aufgrund seiner Komplexität nicht durch bereits vorhandene Betriebsinstanzen lösen lässt. Was ist ein Projekt? Ein Projekt ist ein Vorhaben, dass: eine rechtliche und organisatorische Zuordnung besitzt. sich durch interdisziplinäres Arbeiten auszeichnet. außergewöhnlich ist.

6 Was ist ein Projekt? Definition: Ein Projekt ist ein einmaliges und zeitlich begrenztes Vorhaben für die Durchführung einer speziellen Aufgabe. Vergl. DIN Projektarten Projekte lassen sich unterscheiden nach: dem Projektinhalt: Investitionen, F&E, (Re-)Organisation der Stellung des Auftraggebers: externe/interne Projekte dem Grad der Wiederholung: Pionier- vs. Routineprojekt der beteiligten Organisationseinheiten: abteilungsinterne und abteilungsübergreifende Projekte dem zu erstellenden Objekt: Investitionsprojekt (Bau- oder Anlagenbauprojekt), Softwareentwicklungsprojekt, Organisationsprojekt der (sozialen) Komplexität/Kompliziertheit: Anzahl und Vernetztheit der beteiligten Elemente

7 Projektarten - Unterteilungskriterien extern intern Auftraggeber Inhalt Forschungs-/Entw.proj Innovationsprojekt Auftragsproj. Organisationsprojekt Einteilungs- Kriterien Pionierprojekt Routineprojekt Neuigkeitsgrad Abteilungsintern Beteiligte Abteilungsübergreifend Siehe weitere Beispiele Projekttypen Beteiligte Elemente > Prozessorentwicklung Airbus A380 Komplexitaet Umzug 1-FH-Haus Neues Fahrzeugdesign Abteilungsumstrukt. Organisationsprojekt Konzernweite ERP- Einführung Flughafenumzug Neuigkeitsgrad > Kompliziertheit

8 Was ist Management? Planerische Funktion: Vorgaben umsetzen, Ziele setzen, Planen und Entscheidungen treffen. Lenkende / realisierende Funktion: Organisieren, Anleiten / Führen, Einwirken und ggf. auch selbst Ausführen. Kontrollierend / überwachende Funktion: Ist-Ermitteln, Soll-Ist- Vergleichen, Abweichungen analysieren und Berichten. Entwickelnde Funktion: Personen (einschließlich sich selbst) weiterentwickeln. Was ist Projektmanagement? Unternehmen(sleitung) Projekt Mitarbeiter Projekt(leitung)

9 Projektmanagement aus Unternehmenssicht...der Unternehmenserfolg steht im Vordergrund... Typische Fragen: Wie können die Entwicklungszeiten für ein neues Produkt verkürzt werden? Wie lässt sich die Qualität neuer Produkte erhöhen? Wie kann die Basis für strategische Entscheidungen verbessert werden?... Projektmanagement aus Unternehmenssicht Kernthemen: Projektauswahl und Priorisierung Integration der Projektorganisation in die Unternehmensorganisation Auswahl von Projektleitern und Projektmitarbeitern Berichtswesen und Erfahrungssicherung Projektende und Projektabbruch

10 Projektmanagement aus Projektleitersicht...Erfüllung des konkreten Auftrags steht im Vordergrund... Typische Fragen: Wie kann ich meiner Verantwortung als Projektleiter gerecht werden? Wie schaffe ich es ein Projekt im Griff zu halten? Wie behalte ich den Überblick über alle projektrelevanten Daten? Wie setze ich mein Projekt und die entstehenden Forderungen durch?... Projektmanagement aus Projektleitersicht Kernthemen: Realistische Projektplanung Projektsteuerung Einhaltung des Termin- und Budgetrahmens Teamsteuerung und Mitarbeitermotivation Transparente und schnelle Entscheidungswege

11 Projektmanagement aus Mitarbeitersicht...Auswirkungen der Projektarbeit, eigenes Fortkommen und Sicherung von Arbeitsplatz bzw. Position stehen im Vordergrund... Typische Fragen: Welche Anforderungen stellt das PM an mich als Mitarbeiter? Was bedeutet die Mitarbeit an diesem Projekt für meine Karriere? Was geschieht nach Projektende mit mir?... Projektmanagement aus Mitarbeitersicht Kernthemen: Definierte Anforderungen an die MA-Qualifikation Transparente Leistungsbeurteilung Beeinflussung der Karriere durch Projektarbeit

12 Was ist Projektmanagement? Definition: Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und - mittel für die Abwicklung eines Projektes. Übersicht Projektmanagement - Inhalte Grundlagenkompetenz Soziale Kompetenz Methodenkompetenz Organisationskompetenz Management Soziale Wahrnehmung Projektstrukturierung Unternehmens- und Projektorganisation Projekt und Projektmanagement Kommunikation Ablauf- und Terminmanagement Qualitätsmanagement Projektumfeld und Stakeholder Motivation Einsatzmittelmanagement Vertragsinhalte und Vertragsmanagement Systemdenken und Projektmanagement Soziale Strukturen, Gruppen und Team Kostenmanagement Konfigurations- und Änderungsmanagement Projektmanagement Einführung Lernende Organisation Finanzmittelmanagement Dokumentationsmanagement Projektziele Selbstmanagement Leistungsbewertung und Projektfortschritt Projektstart Projekterfolgs- und Misserfolgskriterien Führung Integrierte Projektsteuerung Risikomanagement Projektphasen und Projektlebenszyklus Konfliktmanagement Mehrprojektmanagement Informations- und Berichtswesen Normen und Richtlinien Spezielle Kommunikationssituationen Kreativitätstechniken EDV-Unterstützung im Projekt Methoden zur Problemlösung Projektabschluss und Projektauswertung Personalwirtschaft und Projektmanagement

13 Aufgabe Referat für eine fiktive Geschäftsleitung: Geben Sie bitte einen Überblick darüber, was ein Projekt ist und was Projektmanagement bedeutet und beinhaltet. Stellen Sie bitte Nutzen, Vorteile und Einsatzmöglichkeiten für das Unternehmen vor. Vortragszeit: ca. 10 Minuten Projektmanagement- Technik Zielfindung Planung Werkzeuge

14 Das Magische Dreieck des Projektmanagements Umfang/ Qualität Projektspezifische Balance zwischen den drei Dimensionen Zeit Kosten Generelles Vorgehen Zielplanung Zielfindungsmethoden Kreativitätstechniken Schätzmethoden Projektstrukturierung Projektorganisation Projektstrukturplan Änderungsmanagement Trendanalysen Risikomanagement Fortschrittskontrolle Claimmanagement Projektplanung Projektsteuerung Projektabschluss Phasenplan Ablaufplan (Netzplan) Terminplan (Balkenplan) Einsatzmittelplan Kostenplan Inbetriebnahme Reviewmeeting Nachfolgeprojekte Start Betriebsphase

15 Grundlagen erfolgreicher Großprojekte Eine klare Vision: wie ist der angestrebte Zustand Senior Management Support (Top + nächste Ebene) Erfahrene und innovationsbereite Projektmitarbeiter Stabile Architektur Phasen-/schrittweiser Freigabeprozess > Enge Einbindung durch frühzeitige (Teil-)Abnahme durch Enduser Phasenweise Möglichkeit zur Kurskorrektur einbauen Engineering Management Multiprojekt-, Multiteilprojekt-, Testmanagement Meilenstein - Liefer - Management: was wird wann wie zur Verfügung stehen Verteiltes Risiko - Management (Ergebnis von Großprojekt-Reviews, zitiert nach: Outlook 2000, Nr.1, Hugh W. Ryan) Fragen die im Vorfeld eines Projekts zu beantworten sind: Was ist der Sinn/Grund des Projekts wirtschaftliche Gründe Marktgründe Kundenwünsche technologische Gründe gesetzliche Gründe soziale Notwendigkeiten Generell: Projekte werden durchgeführt um entweder Probleme zu lösen, Möglichkeiten zu eröffnen oder auf wirtschaftliche Veränderungen zu reagieren!

16 Klare Zieldefinition... Zieldefinition...als einzig sichere Planungsgrundlage zur Förderung ergebnisorientierter Arbeit...zur Korrektur falscher Erwartungen z.b. beim Auftraggeber...als Basis für ein gut funktionierendes, systematisches Projektcontrolling...als Gradmesser für den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts S Spezifisch M Messbar A Anspruchsvoll R Realistisch T Terminiert Ziele müssen präzise und unmissverständlich formuliert sein qualitative und quantitative Messbarkeit Ziele sollen Herausforderungen darstellen Ziele müssen innerhalb der Gesamtplanung erreichbar sein setzen Sie Anfangs- u. Enddaten und Meilensteine Hausrenovierung: Aufgabe... Beschreiben Sie ein fiktives Hausrenovierungsprojekt (Sinn/ Grund des Projektes). Rufen Sie sich dabei bitte die Fragen im Vorfeld eines Projektes in Erinnerung. Definieren Sie Ihre Ziele SMART. Erstellen Sie einen Phasenplan für Ihr Projekt. Vortragszeit: ca. 15 Minuten Gruppenarbeit Präsentation

17 Grundlagen der Projektplanung Phasenmodelle Projektphasen Definition (DIN ): Projektphasen sind zeitliche Abschnitte des Projektablaufs, die sachlich gegenüber anderen Abschnitten getrennt sind. Phasengliederung ist abhängig von: Art des Projekts Komplexität Kritik an den Phasenmodellen: Phasenmodelle sind Modelle und damit Idealisierungen der (Projekt)Realität Bei der Durchführung gibt es immer wieder Rücksprünge in frühere Phasen In der Praxis werden oft Aktivitäten der einzelnen Phasen zeitlich parallel durchgeführt

18 Phaseneinteilung ist abhängig von der Art des Projekts Allgemeines Schema Bauprojekt Poduktentwicklung EDV-Projekt Investitionsprojekt Entwicklungsprojekt Organisationsprojekt 1. Vorbereitung 1. Grundlagenermittlung 1. Problemanalyse 1. Problemanalyse 2. Vorplanung 2. Konzeptfindung 2. Systemplanung 2. Planung 3. Entwurfsplanung 3. Produktdefinition 3. Detailorganisation 4. Genehmigungsplanung 4. Produktentwicklung 4. Umsetzung 3. Durchführung 5. Ausführungsplanung 5. Realisierung 5. Installation 6. Ausschreibung/Vergabe 6. Produktion 6. Abnahme 4. Kontrolle 7. Bauausführung 7. Außerdienststellung 7. Pflege 8. Abnahme Vergl. Weitere Phasenmodelle Projektphasen in der Realität: 1. Begeisterung 2. Verwirrung 3. Ernüchterung 4. Suche nach den Schuldigen 5. Bestrafung der Unschuldigen 6. Auszeichnung der Nichtbeteiligten Das Phasenmodell und die Realität Ist Plan Vorphase > Analyse > Design > Implementierung > Tests/Abnahme/ > Betrieb (Qualifikation) (Realisisierung) Inbetriebnahme Vergl. Bsp. Fehlerents./-behebung

19 Generelles Phasenmodell 0. Qualifikation 1. Analyse 2. Design 3. Realisierung 4. Inbetriebnahme 5. Betrieb Generelles Phasenmodell 0. Qualifikation ( Vorphase ) 0. Qualifikation 1. Analyse 2. Design 3. Realisierung 4. Inbetriebnahme 5. Betrieb Voraussetzung: Vorliegen einer Anfrage / Ausschreibung / Zielsetzung Tätigkeiten: Klärung der Möglichkeiten (z.b. für ein Angebot) Risikoanalyse / Chancenbewertung / Erfolgsaussichten Erstellen einer groben (Angebots-)Übersicht Erstellen eines Angebotes bei positiver Entscheidung Ergebnis: Qualifikationsbericht ( Offer-Screening ) Evtl.: vorl. Projektplan; Angebot Abschlusskriterien: Entscheidung über Go/NoGo (z.b.: Angebotserstellung)

20 Projektumfeld BEHÖRDEN POLITIK(ER) MEDIEN WETTBEWERBER Projekt BETROFFENE BÜRGER INTERESSENVERBÄNDE SWOT - Analyse Innen > Strengths Stärken einsetzen, um Gefahren zu meistern Stärken einsetzen, um die Chancen zu nutzen Opportunities Weaknesses An Schwächen arbeiten, um Gefahren zu meistern An den Schwächen arbeiten, um Chancen zu nutzen Threats Außen>

21 Projektportfolio: Priorisierungskriterien Strategischer Nutzen > Imagegewinn Marktanteile Innovation Neue GF Motivation Kundenbeziehungen Wirtschaftlichkeit > Generelles Phasenmodell 1. Analysephase 0. Qualifikation 1. Analyse 2. Design 3. Realisierung 4. Inbetriebnahme 5. Betrieb Voraussetzung: Vorliegen einer Qualifikationsberichtes / vorl. Projektplan Angebot > Vertrag Analysephase Tätigkeit: Erstellen Grobkonzept Erstellen Istanalyse, Sollkonzept, funktionale Spezifikation Grober Projektplan Ergebnis: Vorliegen der o.a. Dokumente Abschlusskriterien: Abnahme der o.a. Dokumente Freigabe Designphase

22 Generelles Phasenmodell 2. Designphase 0. Qualifikation 1. Analyse 2. Design 3. Realisierung 4. Inbetriebnahme 5. Betrieb Voraussetzung: Vorliegen einer funkt. Spezifikation / Grobkonzept Angebot > Vertrag Designphase Tätigkeit: Erstellen Feinkonzept Erstellen Entwurfs-Spezifikation / Programmbeschr. o.ä. Detaillierter Umsetzungs-Projektplan Test-/Abnahmespezifikationen Ergebnis: Vorliegen der o.a. Dokumente Abschlusskriterien: Abnahme der o.a. Dokumente Freigabe Realisierung Generelles Phasenmodell 3. Realisierungsphase 0. Qualifikation 1. Analyse 2. Design 3. Realisierung 4. Inbetriebnahme 5. Betrieb Voraussetzung: Vorliegen eines Feinkonzepts / Entwurfs / Konstruktion... Angebot > Vertrag Realisierungsphase Abnahmebedingungen Tätigkeit: Erstellen / Programmieren / Bauen des Systems Realisieren aller Schnittstellen Realisieren der Testpläne / Testcases Erarbeiten der Systemdokumentation / Manuals... Ergebnis: Vorliegen eines lauffähigen / nutzbaren Systems Vorliegen der o.a. Dokumente Abschlusskriterien: Abnahmefähiges System Durchführung Einzeltests Freigabe der o.a. Dokumente

23 Generelles Phasenmodell 4. Inbetriebnahmephase 0. Qualifikation 1. Analyse 2. Design 3. Realisierung 4. Inbetriebnahme 5. Betrieb Voraussetzung: Vorliegen eines abnahmefähigen getesteten Systems Vorliegen der Abnahmespezifikationen / Testpläne Tätigkeit: Installation des Systems / Systemtest Integration der Produktionsumgebung / Integrationstest Enduserschulung / Tests durch Enduser Ergebnis: Vorliegen eines nutzbaren / getesteten Systems Beginn des Produktionsbetriebs möglich Abschlusskriterien: System ist abgenommen/keine betriebsver(be-)hindernden Fehler Enduser sind geschult User-/System-Unterstützung ist eingerichtet Generelles Phasenmodell 5. Betriebsphase 0. Qualifikation 1. Analyse 2. Design 3. Realisierung 4. Inbetriebnahme 5. Betrieb Voraussetzung: Betriebsbereites, abgenommenes System Tätigkeit: Produktionsaufnahme / Produktion Gewährleistungsmaßnahmen Nachbesserungen / Anpassungen / Fehlerbeseitigungen Ergebnis: Vorliegen eines optimierten Systems Produktionsbetrieb Abschlusskriterien: Neues System...

24 Projektmanagementwerkzeuge: Planung, Projekt Struktur Plan, Netzplan, Kapazitätsplan... Vergl. Weitere Überblicksbilder Planung Planung ist die gedankliche Vorbereitung des zukünftigen Handelns, um sinnvoll, zielorientiert, wirtschaftlich und effektiv zu gestalten. Ziel der Projektplanung ist es, die meist vorgegebenen Zielwerte des Magischen Dreiecks daraufhin zu untersuchen, ob sie realistisch machbar sind. Ein guter Projektplan ist die Basis für... AP 01 AP 02 AP 03 AP 04 AP 05 AP 06 Sichere Termin- und Kostenaussagen Bestmögliche Projektabwicklung Rechtzeitige Kapazitätsbereitstellung Koordination aller Aktivitäten Vermeiden von Blindarbeit Transparenz und Glaubwürdigkeit Begrenzung der Risiken...das Erreichen der Projektziele!

25 Ablauf der Planung Nur eine nach klaren Regeln schrittweise und systematisch aufgebaute Projektplanung ergibt realistische Planwerte. Ziele Produktstruktur Hilfsmittel Projektstruktur Meilensteine AP-Liste Ablaufplan Terminplan Aufwandsschätzung Risikomanagement Abteilungskapazität Kapazitätsplan Kostenplan Dreigroschenoper... Das Lied von der Unzulänglichkeit Menschlichen Strebens... Ja, mach nur einen Plan Sei nur ein großes Licht! Und dann mach noch `nen zweiten Plan Gehen tun sie beide nicht peachum: Ihr Plan, Brown, war Genial, aber undurchführbar.

26 Das Werkzeug Werkzeuge /Ergebnisse der Projektplanung 1 Es ist bekannt, welche APe im Projekt abgearbeitet werden müssen. 3 Der Ablauf des Projektes ist vorausgeplant. 5 Der Kapazitätsbedarf des Projektes in allen betroffenen Abteilungen ist abgedeckt. 2 Jedes Arbeitspaket ist klar beschrieben. 4 Die Termine der APe sind realistisch errechnet. Risiken sind bekannt. 6 Die Kosten des Projekts sind bekannt. Projekt AP 01 Ergebnis Voraussetzung Aktivität Verantwortliche AP 02 AP 03 AP 04 AP 05 AP 06 Aufwand Termine

27 Projektstrukturplan Das Ziel eines Projektstrukturplans ist es, die vollständige Erfassung aller Arbeiten zu gewährleisten Die Projektstruktur ist hierarchisch gegliedert Die Projektstruktur ist Grundlage für: die Aufwandsschätzung die Erstellung eines Netzplans die Identifikation der kritischen Arbeitspakete und die Risikoanalyse Projektstrukturplan Überblick 1- Strukturplan verschiedene Formen: Objektorient. Strukturplan PKW Funktionsorientierter PSP Objektorientierter PSP Gemischter PSP Chassis Antrieb Fahrgestell Motor Getriebe Differential Gehäuse fertigen Kurbeltrieb zus.bauen Nebenaggr.einbauen Funktionsorientierter Strukturplan PKW Entwurf Fertigung Konstruktion Vorbereitungt Bau Prototyp Serienproduktion Montage Fertigung Probebetrieb

28 Projektstrukturplan Überblick 2- Strukturplan verschiedene Formen: Gemischter Strukturplan PKW Funktionsorientierter PSP Objektorientierter PSP Gemischter PSP Chassis Antrieb Fahrgestell Motor Getriebe Differential Motorkonstruktion Motorfertigung Motortest Gehäuse konstruieren Einspritzanl. konstr. Zylinder konstr. Entwurfszeichnung anf. Detailzeichn. anf. Zus.stell.zeichn. anf. Erstellung eines Projektstrukturplans 1. Zieldefinition 2. Liefer- und Leistungsumfang erarbeiten Produktkomponenten sammeln Produktkomponenten gliedern Produktstruktur überprüfen 3. Hilfsmittelstruktur erarbeiten Hilfsmittel sammeln Hilfsmittel gliedern Hilfsmittelstruktur überprüfen 4. Projektstrukturplan erarbeiten Definition der obersten Strukturebene Untergliederung in Arbeitspakete und Aktivitäten Durchführung eines Qualität-Checks

29 Erstellen eines Projektstrukturplans 1. Zielklärung: Zielsetzung: Klären Sie die Ziele und das Lösungskonzept ab. Sind die Ziele wirklich klar? Hinterfragen Sie, was mit dem Projekt erreicht werden soll und welche Überlegungen bisher zum Lösungskonzept angestellt worden sind. Neue Gardine im Wohnzimmer, die besser zur Zimmer-Einrichtung passt. Die Gardine wird manuell betätigt. Die Gardine geht bis zum Boden. Lösungskonzept: Nehmen Sie dabei und für alle weiteren Arbeitsschritte die Sicht des Auftraggebers ein! Erstellen eines Projektstrukturplans 2. Produktkomponenten sammeln: Sammeln Sie induktiv (Brainstorming) alle Komponenten des zuliefernden Produktes (Liefer-/Leistungsumfang). Werden Sie sich darüber klar, was am Ende des Projektes geliefert werden soll: Komponenten, Produkt, System, Beratung, Dienstleistung. Durch das induktive Vorgehen wird Freiraum für Kreativität geschaffen. Das ist besonders bei innovativen Vorhaben wichtig. Gardinenstange Gardine Halter Gardinenstange Gleiter (Ring) Schrauben Befestigun g Gleiter Dübel Gurt

30 Erstellen eines Projektstrukturplans 3. Produktkomponenten gliedern: Strukturieren Sie die Produktkomponenten in einer Baumstruktur im Sinne einer Stückliste. Lieferungs- und Leistungsumfang Durch das Gliedern in systematische Strukturen erhält man einen guten Überblick über das zu liefernde Produkt. Stellen Sie dazu die Struktur graphisch dar. Gestalten Sie die Gliederung nach sach-inhaltlichen Gesichtspunkten- - Gardine Schrauben Schrauben Gleiter (Ring) Dübel Beachte: Alle in Arbeitsschritt 2 gefundene Komponenten finden Sie auf der untersten Ebene wieder. Für die jeweils darüber liegenden Ebenen werden Oberbegriffe gebildet. Schrauben Befestigun g Gleiter Schrauben Befestigun g Gleiter Dübel Gurt Erstellen eines Projektstrukturplans 4. Produktstruktur überprüfen: Überprüfen Sie die Vollständigkeit der Produktstruktur top-down mit den Fragen: - "Besteht aus?" Lieferungs- und Leistungsumfang Beim überprüfen zusätzlich gefunden - "Was gehört noch dazu?". Auf jeder Ebene der Gliederung muss das gesamte Produkt abgebildet sein. Gardine Gleiter (Ring) Durch das deduktive Vorgehen wird der systematische Einsatz von Checklisten (auch geistige!) möglich und die beim induktiven Vorgehen vergessenen Elemente aufgespürt. Stellen Sie sich dazu das Produkt möglichst plastisch vor. Machen Sie Skizzen. Nehmen Sie ähnliche Produkte zum Vergleich. Schrauben Schrauben Befestigun g Gleiter Schrauben Schrauben Stangenabschluß Befestigun g Gleiter Dübel Dübel Gurt Wandrosett e

31 Erstellen eines Projektstrukturplans 5. Hilfsmittel sammeln: Sammeln Sie induktiv für das Projekt und jede Produktkomponente, welche Hilfsmittel, Zwischenergebnisse etc. Bohrmaschine Einkaufslist e Metermaß Bleistift Sie für ihre Erstellung benötigen. Fragen Sie sich für jede Komponente der Produktstruktur, welche Hilfsmittel Sie zu deren Bearbeitung brauchen. Staubsaug er Planskizze Leiter Schraubenzieher Die Schritte zur Hilfsmittelstruktur dürfen Sie auf keinen Fall auslassen. In FuE-Projekten ist der Aufwandsanteil der Hilfsmittel größer als 50%! Erstellen eines Projektstrukturplans 6. Hilfsmittel gliedern: Strukturieren Sie die Hilfsmittel in eine Baumstruktur mit der Gliederung: Hilfsmittelstruktur Notwendige Zwischenergebnisse (vorgesehene Meilensteine) Generelle Untersuchungen/ Genehmigungen Erstellungs -hilfsmittel Zwischenergebnisse Test- und Prüf- Hilfsmittel Erstellungshilfsmittel Test- und Prüf-Hilfsmittel Planungen und Berichte. Bohr maschine Planskizze Metermaß Wenn keine Hilfsmittel zu einem dieser Gliederungspunkte benötigt werden, lassen Sie diesen weg. Und Sie können natürlich auch eine eigene Gliederungsstruktur verwenden. Gehen Sie aber die oben aufgeführten Gliederungspunkte im Sinne einer Checkliste trotzdem durch. Leiter Staubsaug er Bleistift Schraubenzieher Einkaufsliste

32 Erstellen eines Projektstrukturplans 7. Hilfsmittelstruktur überprüfen: Überprüfen Sie die Vollständigkeit der Hilfsmittelstruktur top-down mit den Fragen: Hilfsmittelstruktur - "Besteht aus?" - "Was gehört noch dazu?". Jede Ebene der Gliederung muss vollständig sein. Stellen Sie sich dazu den Prozess zur Erstellung der Komponenten bzw. zur Bearbeitung des Projektes möglichst plastisch vor. Erstellungs -hilfsmittel Bohr maschine Bohrer Einkaufsliste Zwischenergebnisse Planskizze Test- und Prüf- Hilfsmittel Metermaß Farbmuster Sitzgarnitur Leiter Staubsaug er Einkaufschei n (Prozente) Wasserwaage Bleistift Schraubenzieher Beim Überprüfen zusätzlich gefunden Die Arbeitspaket-Technik Im Zentrum der effektiven Projektabwicklung steht das Arbeitspaket Was ist vom Projekt alles zu liefern? Welche weiteren Leistungen sind zu erbringen Welche Hilfsmittel müssen bereitgestellt werden? Welche Arbeiten zur Projektabwicklung sind durchzuführen Arbeitspaket Projekt-Planung Was passiert ohne AP-Bildung? Steuerung Aufwandsermittlg. Risikoabschätzung Terminplan Kapazitätsplan Kostenplan Ungenaue Aufwandsschätzung Unklare Aufgabenstellung Pauschale Risiken Unrealistische Einschätzung Unrealistische Termine Unkoordinierte Reaktionen Überlastung der Mitarbeiter Das Wesentliche nicht erkannt Unabgestimmte Kosten Auftragsvergabe Feststellen Ist- Stand Steuerungs- Maßnahmen Berichtswesen

33 Vorteile der Arbeitspaket-Technik Regeln für Arbeitspakete Nutzen durch Arbeitspakete Alle Arbeiten des Projekts erfasst Überschneidungsfrei Definierte Ergebnisse Ein Verantwortlicher Beherrschbare Größe Sinnvolle Schnittstellen Klare Ergebnisse Keine ungeplanten Arbeiten Realistische Aufwandsschätzung Risiken erkennbar und minimierbar Optimierter, realistischer Projektplan Klare Vereinbarungen mit Dritten Realistische Zielabsprachen Motivation der Bearbeiter Tatsächlicher Projektstatus erkennbar Rechtzeitige Reaktion bei Abweichungen Vergl. AP-Vereinbarung Sachkritische Arbeitspakete Werden durch die eindeutige Arbeitspaket-Definition und die Unsicherheitsanalyse erkannt Die Zahl dieser Arbeitspakete ist nicht sehr hoch, sie beeinflussen den Projekterfolg besonders stark Kritische Arbeitspakete Zeitkritische Arbeitspakete Werden aus der Netzplan-Analyse der Kapazitätsanalyse und der Know-how-Analyse erkannt. Die Zahl dieser Arbeitspakete wird von der Parallelität der Arbeiten im Projekt bestimmt. Sie kann bei sequentiellen Projekten hoch sein sachkritisch wenig stark Vorziehen, bestes Know- How Laufen lassen Frühwarn -system Randbedingungen absichern Die Aufmerksamkeit des Projektleiters liegt insbesondere bei den kritischen Arbeitspaketen. Arbeitspakete, die sowohl sachkritisch als auch zeitkritisch sind, bestimmen ganz besonders den Projekterfolg. wenig stark zeitkritisch

34 Name des Arbeitspaketes AP-Nummer Der Vorgangskasten Verantwortlicher 4.2 Herr Führer Gardinenstange incl. Gleiter, Halter, Stangenabschluss kaufen Je Vorgang werden die wichtigsten Planungsinforma tionen im Vorgangskasten festgehalten Frühester Anfang Tage Frühestes Ende Spätester Anfang Tag Spätester Ende Dauer Puffer Die wichtigsten projektspezifischen Informationen Die wichtigsten errechneten Termindaten Erstellen eines Projektstrukturplans 8. Arbeitspakete sammeln: Ermitteln Sie die abzuarbeitenden Arbeitspakete (Aktivitäten). Fragen Sie zu jeder Produktkomponente: "Was ist zu tun, um sie zu erhalten?" Fragen Sie zu jeder Hilfsmittel Komponente: "Liegt das bereits vor? Was muss zur Bereitstellung getan werden?" "Wie muss sie angewendet werden? Die Arbeitspakete sind so zu formulieren, dass sie einer einzelnen Person zur Bearbeitung übertragen werden können. Der Umfang der einzelnen Arbeitspakete kann dabei unterschiedlich groß ausfallen (siehe Seite 1 ). Dabei können einzelne Arbeitspakete, die sich aus der Hilfsmittelstruktur und dem Liefer- und Leistungsumfang ergeben, auch in einem Arbeitspaket integriert werden. In diesem Beispiel sind die Arbeitspakete sehr klein ausgefallen. Planskizze erstellen Öffnungszeiten Einrichtungshaus abchecken Schraubenzieher und Leiter aus dem Keller holen Metermaß und Bleistift und Staubsauger von Sohn zurückgeben lassen Staubsaugen nach erledigter Arbeit Gardinenstoff auswählen (Ehefrau) Befestigung Gardine an Gleiter kaufen Farbmuster Sitzgarnitur besorgen Löcher bohren, Halter, Stange und Rosette befestigen Maße für Gardinenstange und stoff nehmen (Einkaufsliste) Gardinenstange, incl. Gleiter. Halter Stangenabschluß kaufen Einkaufschein vom Arbeitgeber ausstellen lassen Gardine aufhängen, Gardinengurt anbringen Gardinenstoff incl. Gurtstoff kaufen Wandrosette, Schrauben und Dübel kaufen Bohrmaschine incl. Bohrer, Wasserwaage von Nachbarn ausleihen Alte Gardine entsorgen

35 9. Erstellen eines Projektstrukturplans Arbeitspakete gliedern: Strukturieren Sie die Arbeitspakete nach eindeutigen Strukturregeln: Produktkomponenten Phasen Funktionen (Abteilung, ev. Ort). Von Ebene zu Ebene wird die Strukturregel wechseln. Bei kleinen Projekten hat sich auf der 1. Ebene die Strukturierung nach Phasen bewährt (siehe Ergebnis). Ein Beispiel für die Strukturierung der 1. Ebene nach Funktionen wäre: Ehefrau, Ehemann, Freund Fritz. Beachte: Jede Ebene sollte nicht mehr als 7 Elemente umfassen. Ansonsten muß weiter aufgegliedert werden. Vorbereitun g Planskizze erstellen Farbmuster Sitzgarnitur besorgen Gardinenstoff auswählen (Ehefrau) Einkaufschein vom Arbeitgeber ausstellen lassen Öffnungszeiten Einrichtungshaus abchecken Maße für Gardinenstange und stoff nehmen (Einkaufsliste) Beschaffun g Gardinenstoff incl. Gurtstoff kaufen Gardinenstange, incl. Gleiter. Halter Stangenabschluß kaufen Befestigung Gardine an Gleiter kaufen Wandrosette, Schrauben und Dübel kaufen Bohrmaschine incl. Bohrer, Wasserwaage von Nachbarn ausleihen Metermaß und Bleistift und Staubsauger von Sohn zurückgeben lassen P S P Schraubenzieher und Leiter aus dem Keller holen Montage Löcher bohren, Halter, Stange und Rosette befestigen Gardine aufhängen, Gardinengurt anbringen Nacharbeit Staubsaugen nach erledigter Arbeit Alte Gardine entsorgen 10. Übergeordnete Arbeitspakete: Überprüfen Sie, welche übergeordnete Arbeitspakete zu erledigen sind. Erstellen eines Projektstrukturplans Es sind Arbeitspakete, die nicht unmittelbar aus der Strukturierung der 1. Ebene abgeleitet werden können und deshalb leicht übersehen werden. Projekt- Management Integration und Test / Change Management

36 11. Erstellen eines Projektstrukturplans Projektstrukturplan überprüfen: Überprüfen Sie den Projektstrukturplan top-down auf Vollständigkeit mit den Fragen: - "Besteht aus?" - "Was gehört noch dazu?". Auf jeder Ebene der Gliederung muss der Plan vollständig sein. Stellen Sie auf jeden Fall sicher; dass der von Ihnen erarbeitete Projekt- strukturplan alle für den Projekte/folg notwendigen Arbeitspakete umfasst. Fehlende bzw. vergessene Arbeitspakete sind die Hauptursache für Zeitund Kostenüberschreitungen in Projekten. Vorbereitun g Planskizze erstellen Farbmuster Sitzgarnitur besorgen Gardinenstoff auswählen (Ehefrau) Einkaufschein vom Arbeitgeber ausstellen lassen Öffnungszeiten Einrichtungshaus abchecken Maße für Gardinenstange und stoff nehmen (Einkaufsliste) Beschaffun g Gardinenstoff incl. Gurtstoff kaufen Gardinenstange, incl. Gleiter. Halter Stangenabschluß kaufen Befestigung Gardine an Gleiter kaufen Wandrosette, Schrauben und Dübel kaufen Bohrmaschine incl. Bohrer, Wasserwaage von Nachbarn ausleihen Metermaß und Bleistift und Staubsauger von Sohn zurückgeben lassen P S P Schraubenzieher und Leiter aus dem Keller holen Montage Alte Gardine abbauen Löcher bohren, Halter, Stange und Rosette befestigen Gardine aufhängen, Gardinengurt anbringen Nacharbeit Staubsaugen nach erledigter Arbeit Alte Gardine entsorgen Zurückgeben der ausgeliehenen Sachen I/T/Change Management Beim Überprüfen zusätzlich gefunden Produktstruktur Die Produktstruktur zeigt den Umfang (Leistungsumfang) des Projektes, aufgeteilt in einzelne, physische Produktkomponenten. Gardine Produkt - struktur Wandbefestigung Aufhängung... Die Produktstruktur ist hierarchisch gegliedert nach Produktkomponenten Die Produktstruktur richtet sich nach der Funktionsstruktur, nach Strategien der Modellierung und nach technischen Gesichtspunkten Die Produktstruktur ist Grundlage für: Gurt Projektmanagement Gardinenstoff Gardinenstange Absprachen mit dem Auftraggeber den Projektstrukturplan den Konfigurationsplan den Qualitätssicherungsplan

37 Hilfsmittelstruktur Die Projektstruktur zeigt alle im Laufe des Projektes zu erarbeitenden Hilfsund Zwischenergebnisse. Hilfsmittelstruktur Die Hilfsmittelstruktur ist hierarchisch gegliedert. Die Hilfsmittelstruktur enthält: Erstellungshilfsmittel Leiter Zwischenergebnisse Planskizze Test- + Prüf- Hilfsmittel Metermaß alle Entwurfsdokumente alle Zwischenergebnisse notwendige Untersuchungen verwendete Hilfsmittel die Testergebnisse und -hilfsmittel Staubsauger Bleistift Einkaufsliste Planung und Berichte Die Hilfsmittelstruktur ist Grundlage für: den Projektstrukturplan den Konfigurationsplan den Qualitätssicherungsplan Projektstrukturplan Die Projektstruktur zeigt alle Arbeitspakete, die im Projektverlauf zu erledigen sind. Sie enthält das gesamte Arbeitsvolumen des Projektes. Projektstruktur Vorbereitung Beschaffung Montage Das Ziel des Projektstrukturplans ist es, die vollständige Erfassung aller Arbeiten zu gewährleisten Der Projektstrukturplan ist hierarchisch gegliedert Planskizz e entwerfen Stoff kaufen Löcher bohren Die Projektstruktur ist Grundlage für: die Aufwandsermittlung Farbmuster besorgen Stoff auswählen Schraubenzieher besorgen Befestigun g kaufen Gardine aufhänge n... die Erstellung des Netzplans die Identifikation der kritischen Arbeitspakete die Risikoanalyse die Erteilung von Unteraufträgen.

38 Aufwands- und Dauerabschätzung Die Aufwands- und Dauerabschätzung in Projekten anhand des Projektstrukturplans bringt die besten Ergebnisse. Planskizz e entwerfen Farbmuster besorgen Stoff auswählen Stoff kaufen Projektstruktur Vorbereitung Beschaffung Schraubenzieher besorgen Befestigun g kaufen Montage Löcher bohren Gardine aufhänge n... Der Aufwand bzw. die Dauer wird für jedes Arbeitspaket abgeschätzt. Da das Arbeitspaket klar definiert ist, ist der Schätzfehler geringer, als bei pauschaler Schätzung Fehlschätzungen gleichen sich wegen der Anzahl der Arbeitspakete tendenziell aus. Die Schätzung wird von dem vorgesehen Bearbeiter abgegeben. Falls der Bearbeiter noch nicht bekannt ist, schätzt der Projektleiter. Bei Fremdvergabe werden Aufwand und Dauer mit dem Auftragnehmer verhandelt. Die optimistischen Schätzungen müssen hinterfragt werden. Aufwand Motivation Arbeitspaket-Dauer Die Dauer von Arbeitspaketen, die von personeller Kapazität abhängen, ist variabel. Ziel Motivation Aufwand für AP Dauer Eine Aufgabe dauert so lange, wie Zeit für Sie zur Verfügung steht. N. Parkinson Bei ungefähr gleichem Aufwand kann die Dauer eines Arbeitspaketes sehr unterschiedlich sein. Mit sinnvollem Druck kann die Dauer des Arbeitspaketes ohne Einbußen reduziert werden. Zu starker Druck erzeugt starke Demotivation und Leistungsabfall. Schnelle Bearbeitung erzeugt Motivation - Richtiger Druck ist also positiv. Steigende Motivation ermöglicht wiederum eine schnellere Bearbeitung.

39 Auswahl der Planungstechnik für den Ablaufplan Netzplanung mit Tool Manuelle Balkenplanung Mo Di Mi Do Fr Sa SoMo Di Mi Do Fr Sa SoMo Di Mi Do AP 01 AP 02 AP 03 AP 04 AP 05 AP 06 + Automatische Terminrechnung + Kritischer Weg (Pfad) + Kapazitätsanalyse + Flexible Auswertungen + Simulation und Optimierung + Leichte Aktualisierung Welche Stärken? + Aufwandsarm + Flexibel änderbar + Gewohnte Darstellung + Soll/Ist-Vergleich Große komplexe Projekte Viele Abhängigkeiten Hohe Dynamik Zeitkritische Projekte Kapazitätsengpässe Wann anwenden? Standard-Projektabwicklung Einfachere Projekte Einstieg in Planungstechniken Geringe Vernetzung Aktivitäten P S P Vorbereitung Beschaffung Montage Nacharbeit Planskizze erstellen Gardinenstoff incl. Gurtstoff kaufen Alte Gardine abbauen Staubsaugen nach erledigter Arbeit Farbmuster Sitzgarnitur besorgen Gardinenstange, incl. Gleiter. Halter Stangenabschluß kaufen Löcher bohren, Halter, Stange und Rosette befestigen Alte Gardine entsorgen Gardinenstoff auswählen (Ehefrau) Befestigung Gardine an Gleiter kaufen Gardine aufhängen, Gardinengurt anbringen Zurückgeben der ausgeliehenen Sachen Öffnungszeiten Einrichtungshaus abchecken Wandrosette, Schrauben und Dübel kaufen Projektmanagement Maße für Gardinenstange und stoff nehmen (Einkaufsliste) Bohrmaschine incl. Bohrer, Wasserwaage von Nachbarn ausleihen I/T/Change Management Metermaß und Bleistift und Staubsauger von Sohn zurückgeben lassen Schraubenzieher und Leiter aus dem Keller holen

40 Aktivitäten-Dauer P S P Vorbereitun g Planskizze erstellen Daue r 0,5h Beschaffun g Gardinenstoff incl. Gurtstoff kaufen Daue r 2h Montage Alte Gardine abbauen Daue r 2h Nacharbeit Staubsaugen nach erledigter Arbeit Daue r 0,5h Farbmuster Sitzgarnitur besorgen 2h Gardinenstange, incl. Gleiter. Halter Stangenabschluß kaufen 0,5h Löcher bohren, Halter, Stange und Rosette befestigen 0,5h Alte Gardine entsorgen 0,5h Gardinenstoff auswählen (Ehefrau) 1h Befestigung Gardine an Gleiter kaufen 0,5h Gardine aufhängen, Gardinengurt anbringen 0,5h Zurückgeben der ausgeliehenen Sachen 2h Öffnungszeiten Einrichtungshaus abchecken 1,5h Wandrosette, Schrauben und Dübel kaufen 2h Projektmanagement Maße für Gardinenstange und stoff nehmen (Einkaufsliste) 0,5h Bohrmaschine incl. Bohrer, Wasserwaage von Nachbarn ausleihen 3h I/T/Change Management Metermaß und Bleistift und Staubsauger von Sohn zurückgeben lassen Schraubenzieher und Leiter aus dem Keller holen 1h 0,5h Arbeitszeit ist von: 08:00 Uhr 21:00 Uhr Der Ablaufplan (Netzplan: Vorgangsknotennetzplan) Schraubenzieher und Leiter aus dem Keller holen Öffnungszeiten Einrichtungshaus abchecken 08:0 0 08:0 0 Farbmuster Sitzgarnitur besorgen Gardinenstoff auswählen (Ehefrau) Metermaß und Bleistift und Staubsauger von Sohn zurückgeben lassen 1 Start Maße für Gardinenstange und stoff nehmen (Einkaufsliste) Planskizze erstellen Bohrmaschine incl. Bohrer, Wasserwaage von Nachbarn ausleihen Gardinenstoff incl. Gurtstoff kaufen Gardinenstange, incl. Gleiter. Halter Stangenabschluß kaufen Befestigung Gardine an Gleiter kaufen 2 Wandrosette, Schrauben und Dübel kaufen

41 Der Ablaufplan (2) 1 Alte Gardine abbauen Zurückgeben der ausgeliehenen Sachen 2 Löcher bohren, Halter, Stange und Rosette befestigen Gardine aufhängen, Gardinengurt anbringen Staubsaugen nach erledigter Arbeit End e Alte Gardine entsorgen Kapazitäts-Diagramm Das Kapazitäts-Diagramm zeigt für einzelne Zeitperioden die zur Verfügung stehende Kapazität und die auf Grund der Projektplanung erforderliche Kapazität. 8- Verfügbare Kapazität 7- Mann-Monate Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dez 2. Quartal 3. Quartal 4. Quartal 1. Quartal 2. Quartal 3. Quartal 4. Quartal

42 Kapazität des Mitarbeiters für Projekte Für die Projektarbeit steht im allgemeinen weniger Zeit zur Verfügung, als gedacht Kalendertage Samstage/Sonntage Feiertage Anwesenheit Allgemeine Arbeiten Verfügbare Arbeitszeit Tagesarbeit (z.b. 50%) Zahlenbeispiel 365 T 104 T 11 T Arbeitstage 250 T Urlaub 30 T Krankheitstage (statistisch) 10 T Pass. Weiterbildung 10 T 200 T 20 T 180 T 90 T Sonderaufgaben (z.b. 10%) 18 T Projektarbeitszeit 72 T 1500 h 150 h 1350 h 675 h 135 h % 10% 90% 45% 9% 36% Diese Rechnung muß jedes Jahr für Abteilungen und Schlüsselpersonen in Projekten aufgestellt werden. Die allgemeinen Arbeiten betreffen Planungen, Abteilungsbesprechungen, Betriebsversammlungen, etc.. Die Festlegung des Anteils der Projektarbeit an der verfügbaren Arbeitszeit ist eine strategische Entscheidung. Die Höhe ist stark abhängig von der Aufgabe der jeweiligen Abteilung Nur die tatsächlich für die Projektarbeit verfügbare Zeit darf für Projekte verplant werden. Je erfahrener ein Mitarbeiter ist, um so mehr Tagesarbeit und Altlasten hat er. Überstunden sind nicht berücksichtigt. Kostenzuordnung im Projekt Die Projektkosten werden ja Arbeitspaket behandelt und nach der Kontenstruktur kumuliert. Kontenebene 1 Projekt Projekt (285 T ) Kontenebene 2 Teilprojekt TP 1 (75 T ) TP 2 (170 T ) Integration (45 T ) Kontenebene 3 AP 1 AP 2 AP 3 AP 4 AP 5 Arbeitspaket (50 T ) (25 T ) (60 T ) (80 T ) (30 T ) Materialkosten Personalkosten Fremdkosten Kalk. Kosten Sonst. Kosten

43 Planoptimierung Nach der ersten Planung muss die Planung hinsichtlich der Ziele optimiert werden. Ziele, Liefer- und Leistungsumfang Hilfsmittelstruktur E E Müssen die Ziele und der Liefer- und Leistungsumfang angepasst werden? Können effizientere Hilfsmittel eingesetzt werden? Projektstruktur E Kann das Risiko anders gesehen werden Ablaufplan E Kann der Ablauf geändert werden? Aufwands-Plan Projektplan Werden Sachziel Termin Kosten wie gewünscht erreicht? Ressourcen E Kann/Muss die Kapazität anders eingesetzt werden? Schritt für Schritt zum Projektplan (1) Nr. Schritt Ergebnis Wer Zu beachten 1. Bestimmen des Liefer- und Leistungsumfangs Vollständige Gliederung der Ergebnisse des Projektes, die an den Auftraggeber übergeben werden. PT, AG Aus den Zielen ableiten und mit dem Auftraggeber intensiv abstimmen. 2. Systemstruktur ermitteln 3. Hilfsmittel erarbeiten Die technische Struktur der Projektergebnisse liegt vor. Sie ist die Basis für die Ermittlung der Hilfsmittel und Arbeitspakete. Alle für die Projektabwicklung notwendigen Hilfsmittel sind ermittelt und für deren Verfügbarkeit ist gesorgt. PT, FA PT, MA Meist kann eine gute Planung auch auf Grund einer groben Systemstruktur erstellt werden. In vielen Projekten liegt ein wesentlicher Anteil des Aufwandes bei der Bereitstellung der Hilfsmittel 4. Sammlung der Arbeitspakete 5. Erstellung Arbeitspakete-Liste Ein vollständiger Projektstrukturplan mit allen im Projekt zu bearbeitenden Arbeitspaketen. Eine geordnete Aufstellung der Arbeitspakete des Projektes. PT, MA PT Vergleich mit anderen Planungen; beachten, dass keine AP vergessen werden, insbesondere nicht AP, deren Verantwortung derzeit unklar ist. Versuchen Sie nicht, die AP in eine strenge zeitliche Ordnung zu bringen, das wird erst später gemacht.

44 Schritt für Schritt zum Projektplan (2) Nr. Schritt Ergebnis Wer Zu beachten 6. Detaillierte Risikoanalyse 7. Bestimmung der Abhängigkeiten der Arbeitspakete Für jedes AP sind die wesentlichen Risiken identifiziert; Vorbeugungsmaßnahmen sind dokumentiert. Für jedes Arbeitspaket sind die unmittelbaren Vorgänger ermittelt. PT MA, PT Fragen Sie bei jeden AP: Was könnte hier schiefgehen, was ist bei ähnlichen AP schon schiefgegangen? Fragen Sie sich: Was muß fertig sein, damit dieses AP begonnen werden kann? 8. Ermitteln des Mengengerüsts je Arbeitspaket Je Arbeitspaket ist klar, welche Mengeneinheit betrachtet werden und deren Werte liegen fest. PT, MA Vergleichswerte aus abgelaufenen Projekten, Trendentwicklungen. 9. Bestimmen der Verantwortlichen Für jedes Arbeitspaket ist ein Verantwortlicher nominiert. Er hat das Arbeitspaket übernommen. PT Das Einverständnis des Betroffenen ist Voraussetzung. 10. Schätzen des Aufwandes je Arbeitspaket Schätzwerte für Aufwand, Kosten und Dauer liegen für jedes Arbeitspaket vor. MA, PT Benutzen Sie andere Planungen zur Hilfe. Fragen Sie sich wie viele eigene Mitarbeiter werden an dem Arbeitspaket arbeiten? Schritt für Schritt zum Projektplan (3) Nr. Schritt Ergebnis Wer Zu beachten 11. Erstellen des Netzoder Balkenplanes Ein kompletter Netz-/Balkenplan mit Terminen liegt vor, für die erste Phase auf der Ebene AP. PT Dieser Vorgang hängt stark von der verwendeten Planungsmethodik ab. 12. Optimierung der Planung 13. Ressourcen planung 14. Regelmäßige Revision der Planung Die Planungsergebnisse sind auf Plausibilität und Akzeptanz geprüft und gegebenenfalls optimiert Der Ressourcenbedarf des Projektes je Abteilung und Zeitabschnitt liegt vor. Alle zum gegenwärtigen Zeitpunkt bekannten relevanten Fakten sind im Plan zu berücksichtigen. PT, PL PT, MA PL, PT Prüfen Sie zuerst fixe, externe Termine, dann die restliche Planung. Stellen Sie sicher, daß Sie alle Zeiten soweit möglich reduziert haben. Die LV werden vom Mitarbeiter darüber informiert, wann welche Kapazitäten in seiner Abteilung beansprucht wird, dieser Bedarf wird abgestimmt. Ein Plan der nicht aktuell ist, ist wertlos und wird nicht respektiert. Legende: AG = Auftraggeber FA = Fachabteilung MA = Mitarbeiter PT = Projektteam AP = Arbeitspaket LV = Linienvorgesetzter PL = Projektleiter

45 Meilensteine Definition: Meilensteine sind Ereignisse / Ergebnisse besonderer Bedeutung im Projektablauf. Sie können am Beginn oder am Ende einer Projektphase stehen. Meilensteine Initializing Preparation Kick-Off Meeting March April May June July August Sept st Phase Realizing Database Current Conditions Renegotiated Proposal for Standardization 2 nd Phase Decision New Global Contracts Decision Standardization product Families Project Management Communication Management Kick Off Conditions Renegotiate d Proposal for Standardization DB realized

46 Projektorganisation, Teambildung, Motivation... Formen der Einbindung von Projekten in die Organisation: Reine Projektorganisation Matrix - Projektorganisation Stab-Linie-Projektorganisation Reine Projektorganisation Projektleiter: - hat disziplinarische Kompetenzen über die Projektmitarbeiter; - hat fachliche Kompetenz über die zu erfüllenden Aufgaben; - trägt fachliche- wie auch Führungsverantwortung Mitarbeiter: - werden zu 100% für die Projektarbeit eingesetzt

47 Matrix - Projektorganisation zeitlich befristetes Mehrliniensystem durch Überlagerung einer bestehenden Organisation durch projektbezogene Linie ; Mischform aus reiner - und Stab-Linien Projektorganisation; Voraussetzung: fachlich kompetente und führungsstarke Projektleitung, da Kompetenzüberlappung: gesamtheitliche Entscheide werden von funktionellem Leiter und Projektleiter gemeinsam gefällt; häufig eingesetzte Organisationsform, insbesondere bei routinemäßig abzuwickelnden Projekten, Mitarbeiter: verbleiben in der Linienorganisation, arbeiten anteilsmäßig mit. Stab- Linien Projektorganisation Projektleiter: - Leitung als Koordinationsaufgabe, ohne formale Weisungsrechte; Projektkoordinator ; - ist für den sachlichen und terminlichen Ablauf mitverantwortlich; - ist verantwortlich für: Empfehlungen und Berichte; Informationsfluss; Qualität der Vorschläge,... Projektmitarbeiter: - sind lediglich funktionell beteiligt; - bleiben in ihren Linienstellen und unterstehen ihren Linienvorgesetzten;

48 Vorteile/Nachteile einer reinen Projektorganisation Vorteile: + die volle Konzentration der Mitarbeiter auf das Projekt steigert deren Leistung und die Effizienz des Vorhabens; + klare Kompetenzzuteilung einer ganzheitlichen Führung; + klare Verantwortlichkeiten sind festgelegt; + auf veränderte Situationen kann sofort reagiert werden; Nachteile: - zeitweilige Überkapazitäten durch 100% Zuteilung möglich; - hohe Umstellungskosten durch neue Institutionalisierung; - Teammitglieder müssen aus der Firmenhierarchie aus- und wieder eingegliedert werden: Umstellungsschwierigkeiten; Vorteile/Nachteile einer Matrix-Projektorganisation Vorteile: + optimale Kapazitätsauslastung durch Ressourcenverteilung auf Linien- und Projekttätigkeit; + keine Loslösung der Mitarbeiter aus Linie; + geringe Umstellungskosten; Nachteile: - erhöhte Konfliktanfälligkeit durch Mehrliniensystem; - die Doppelunterstellung erfordert von den Mitarbeitern hohe Selbständigkeit und gute Nerven; - hohe Anforderungen an Teamgeist und Fairness von Mitarbeitern und Vorgesetzten.

49 Vorteile/Nachteile einer Stab-Linien- Projektorganisation Vorteile: + geringe organisatorische Umstellungen, da Mitarbeiter in ihren Stamm-Einheiten bleiben; kostengünstig; + fachspezifische Konzentration auf Problematik; + große Einsatzflexibilität, da Mitarbeiter auch für mehrere Projekte/Aufgaben tätig sein können; Nachteile: - Interessenskonflikte zwischen Mitarbeitern und Abteilungsleitern möglich, da Projekt über keine eigenen Sachmittel verfügt; Kompetenzschwierigkeiten; - umständliche, ggf. langwierige Entscheidungsfindung; - das Gesamtrisiko vergrößert sich aufgrund der Dezentralisierung markant; starke Kontrollinstanz ist erforderlich. Projektorganisation - Auswahlkriterien Kriterien bei der Wahl einer klassischen Projektorganisationsform

50 Aufbauorganisation im Projekt Die Gestaltung der Projektorganisation geht von den Aufgaben aus, die im Projekt wahrzunehmen sind. Projektziele Die Aufgaben leiten sich aus dem Projektstrukturplan ab. Sie können nach Projektfunktionen (Aufgabenträger) gegliedert werden. Projektorganisation V V Aufgaben Aufgabenträger Linienorganisation R R Die Aufgabenträger können Personen, Organisationsstellen, externe Auftragnehmer oder spezielle Projektstellen sein. Verantwortung, Aufgaben und Rechte (VAR) der Aufgabenträger müssen mit dem VAR der Linie abgestimmt sein. The human factor Kompetenz Profile Persönlichkeitsstrukturen Teambildung Motivation

51 Kompetenz-Profil Modell Funktionale oder Fachkompetenz Wissen und Können Intrapersonelle oder Selbstentwicklungskompetenz Grundmuster oder Identität der Persönlichkeit Methoden oder Prozeßkompetenz methodische oder prozeßtechnische Fertigkeiten Soziale oder Verhaltenskompetenz kommunikative oder kooperative Fähigkeiten Kompetenz-Profil Modell (mit Kompetenzkatalogauszug) Intrapersonelle oder Selbstentwicklungskompetenz Grundmuster oder Identität der Persönlichkeit Abstraktionsvermögen Belastbarkeit Eigeninitiative Engagement Entscheidungsstärke Flexibilität Innovationsfähigkeit Kreativität Lernfähigkeit Mobilität Persönliche Motivation Pflichtbewußtsein Risikobereitschaft Selbständigkeit Branchenwissen Fachwissen Produktwissen Wettbewerbskenntnisse Anwendungswissen Fremdsprachen Marktwissen Funktionale oder Fachkompetenz Wissen und Können Soziale oder Verhaltenskompetenz kommunikative oder kooperative Fähigkeiten Analysemethoden Arbeitsmethodik Delegation Eskalation Organisation Didaktik Information Steuerung Tätigkeitstechniken z.b. Verkaufen, Beraten, SW-Entwicklung, etc Methoden oder Prozeßkompetenz methodische oder prozeßtechnische Fertigkeiten Aktives Zuhören Erscheinungsbild Einfühlungsvermögen Kontaktfähigkeit Konfliktbewältigungsfähigkeit Kooperationsvermögen Motivationsfähigkeit Streßtoleranz Schriftl./Rhetor. Fähigkeiten Überzeugungsstärke