Neuerungen im Zahlungsverkehr für Deutschland und Europa Herausforderung & Chance. Informationen für Vereine

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1 Neuerungen im Zahlungsverkehr für Deutschland und Europa Herausforderung & Chance Informationen für Vereine 1

2 Agenda Allgemeine Informationen & aktueller Stand SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriften SEPA-Basis-Lastschriften Umgang in der Praxis / Handlungsempfehlungen 2

3 Was ist SEPA? SEPA steht für Single Euro Payments Area Verschmelzung des Inlands-Zahlungsverkehrs und des EU- Zahlungsverkehrs SEPA löst die nationalen Verfahren ab SEPA betrifft alle! Betrifft Überweisungen, Lastschriften, Kartenzahlungen 3

4 Gültigkeitsbereich der SEPA 32 Staaten Alle 17 Euro-Staaten 10 EU-Mitglieder (ohne Euro-Bargeld) Kroatien Norwegen, Island, Liechtenstein, Monaco* & Schweiz* * Teilnahme an SEPA aber keine Umsetzung der einheitlichen ZV- Richtlinie 4

5 SEPA-Zeitplan Januar 2008 Einführung SEPA-Überweisung November 2009 Einführung SEPA-Lastschrift November 2010 Alle Banken der -Zone müssen SEPA-Basis-Lastschriften akzeptieren 09. Juli 2012 Umdeutungsmöglichkeit für Einzugsermächtigungen 1. Februar 2014 Ablösung der nationalen Verfahren 5

6 Generelle Vorteile Vereinheitlichung und Verkürzung von Fristen Europaweit transparente Preise Einheitlicher europäischer Rechtsrahmen (Ausnahme: Schweiz, Monaco) Effektiveres Liquiditätsmanagement möglich 6

7 Agenda Allgemeine Informationen & aktueller Stand SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriften SEPA-Basis-Lastschriften Umgang in der Praxis / Handlungsempfehlungen 7

8 SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer, SCT) Einführung Januar 2008 Beleghafte und beleglose Einreichung möglich Ausführungsfrist max. 1 Bankarbeitstag (seit ) + 1 Tag bei Belegen Keine Betragsgrenze Grundsätzlich kein Widerspruch möglich IBAN & BIC ersetzen Konto-Nr. & BLZ (Übergangsfrist für Verbraucher bis zum ) siehe nächste Seite- IBAN only im nationalen Zahlungsverkehr (ab national) 8

9 IBAN und BIC * IBAN: DE ISO-Ländercode (2) Prüfziffer (2) Bankleitzahl (8) Kontonummer (10) BIC: GENO DE XX D1 KMP XXX = Volksbank Überall eg Volksbank Kempen-Grefrath eg Der Kontoauszug Ihrer VR-Bank enthält schon seit geraumer Zeit diese Angaben Auf jeder VR-BankCard (der Girokarte ) stehen diese Angaben auf der Rückseite zwischen dem Magnetstreifen und dem Unterschriftsfeld * IBAN = International Bank Account Number / BIC = Business Identifier Code 9

10 Agenda Allgemeine Informationen & aktueller Stand SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriften SEPA-Basis-Lastschriften SEPA-Firmen-Lastschriften Umgang in der Praxis / Handlungsempfehlungen 10

11 SEPA-Lastschriftverfahren (SEPA Direct Debit) SEPA-Basis-Lastschrift (CORE) statt Einzugsermächtigung SEPA-Firmen-Lastschrift (B2B) statt Abbuchungsauftrag Jeder Zahlungsempfänger benötigt eine Gläubiger-ID Einreichung nur noch beleglos möglich, auch nicht mit Disketten, USB-Sticks oder anderen Datenträgern 11

12 Agenda Allgemeine Informationen & aktueller Stand SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriften SEPA-Basis-Lastschriften Umgang in der Praxis / Handlungsempfehlungen 12

13 Gläubiger-Identifikationsnummer Jeder Einreicher (Verein) von Lastschriften benötigt eine Gläubiger-ID Vergabe in Deutschland durch die Deutsche Bundesbank unter https://extranet.bundesbank.de/scp/ Bitte reichen Sie die Gläubiger-ID bei der Volksbank ein Aufbau der Gläubiger-Identifikationsnummer ISO-Ländercode DE 78 ZZZ Prüfziffer Geschäftsbereichskennung (Individuell nutzbar z.b. VOL = Volleyballabteilung FUS = Fußballabteilung) Nationales Identifikationsmerkmal 13

14 SEPA-Lastschriften (CORE) Zahlungspflichtiger 1. Mandatseinholung 2. Mandat 3. Vorabinformation Zahlungsempfänger 6. Belastungsbuchung 4. transaktions- & mandatsbezogene Daten Bank des Zahlungspflichtigen Clearing & Verrechnung 5. Weiterleitung aller Daten Bank des Zahlungsempfängers 14

15 Zahlungs-Software Kann die Gläubiger-Identifikations-Nummer über die VR-Netword-Software beantragt werden? Antwort: JA Direkte Verlinkung der Internetseite für die Beantragung einer Gläubiger-ID ist gegeben 15

16 SEPA-Lastschriften (CORE) Muster-Mandat (SDD CORE) Muster GmbH, Musterstr. 1, Bonn Gläubiger-ID DE99ZZZ Mandatsreferenz CB 2 SEPA-Lastschriftmandat Ich ermächtige die Muster GmbH, Zahlungen von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von der Muster GmbH auf mein Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, Die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. 1. Daten des Gläubigers 2. Eindeutige Bezeichnung 3. Vorgegebener Mandatstext zweifache Weisung Name & Anschrift Kreditinstitut (Name und BIC) IBAN: DE BIC: Datum, Ort und Unterschrift 4. Daten des Zahlungspflichtigen 16

17 Muster eines SEPA-Basis- Lastschriftmandats integriert in ein Beitrittsformular eines Vereins 17

18 Neue Mitglieder Bis zum von Ihnen festgelegten Umdeutungstermin sollten Sie sich auch von neuen Mitgliedern eine Einzugsermächtigung (EZE) erteilen lassen. Die anstehende Umdeutung ist dann für alle EZE s in einem Arbeitsschritt zu erledigen. Die VR-NetWorld-Software unterstützt Sie auch hier mit integrierten Musteranschreiben etc. 18

19 Zahlungs-Software Ist eine automatische Generierung von Mandaten in der VR-NetWorld-Software möglich? Antwort: JA Zu Inlandsaufträgen können Mandate automatisch erzeugt werden, ohne dass der Auftrag konvertiert werden muss z.b. für den Druck/Versand der Mandate an den Schuldner zum Einholen eines Mandats den Druck/Versand der Mandatsinformationen im Rahmen der Umdeutung einer Einzugsermächtigung 19

20 SEPA-Lastschriften (SDD CORE) Umdeutungslösung Zielsetzung: Nutzung der vorhandenen, schriftlich vorliegenden Einzugsermächtigung als SEPA-Basis-Lastschriftmandat Anstelle der Einholung eines separaten Mandats hat ein Verein die Möglichkeit, Vereinsmitglieder schriftlich über den Schwenk von Einzugsermächtigungslastschriften auf SEPA-Basis-Lastschriften zu informieren unter Nennung von Gläubiger-ID, Mandatsreferenz und Umstellungstermin Umdeutung in das SEPA-Mandat ist erfolgt, wenn der Zahlungspflichtige nicht widerspricht Es ist keine explizite Zustimmung des Zahlungspflichtigen erforderlich Die Inkasso-Vereinbarung mit Ihrer Bank muss die SEPA-Lastschrift-Verfahren (CORE) beinhalten! 20

21 SEPA-Lastschrift (SDD Core) Wichtig ist, dass man nur gültige Einzugsermächtigungen (EZE) in SEPA-Mandate umwandeln kann, daher bietet sich Umdeutungslösung hier die Chance, den Datenbestand an EZE s zu überprüfen und zu aktualisieren (gültig ist eine EZE nur in Schriftform Zielsetzung: Nutzung mit der Unterschrift vorhandenen, des Bezogenen). schriftlich vorliegenden Einzugsermächtigung als SEPA-Basis-Lastschriftmandat Anstelle der Einholung eines separaten Mandats hat ein Verein die Möglichkeit, Vereinsmitglieder schriftlich über den Schwenk von Einzugsermächtigungslastschriften auf SEPA-Basis-Lastschriften zu informieren unter Nennung von Gläubiger-ID, Mandatsreferenz und Umstellungstermin Umdeutung in das SEPA-Mandat ist erfolgt, wenn der Zahlungspflichtige nicht widerspricht Es ist keine explizite Zustimmung des Zahlungspflichtigen erforderlich Die Inkasso-Vereinbarung mit Ihrer Bank muss die SEPA-Lastschrift-Verfahren (CORE) beinhalten! 21

22 Wie nutzt man die Möglichkeit der Umdeutung sinnvoll und richtig? Alle Mitglieder, von denen eine gültige EZE vorliegt, werden in geeigneter Form z. B.: in der Einladung zur Jahreshauptversammlung, über eine Mitteilung in der Vereinszeitschrift, per Newsletter per etc. informiert, dass ab einem bestimmten Termin der Einzug von Lastschriften auf das SEPA-Verfahren umgestellt wird von der Umdeutungslösung Gebrauch gemacht wird die Gläubiger-Identifikationsnummer des Vereins wie folgt lautet die Mandatsreferenz wie folgt lautet (z. B. Mitglieds-Nummer) Das Anschreiben für die Umdeutung kann - wenn Mitgliedsbeiträge in regelmäßigen Abständen in gleicher Höhe eingezogen werden sollen - gleichzeitig als erste Vorabinformation (Pre-Notification gem. SEPA-Rules) genutzt werden 22

23 Zahlungs-Software Ist eine automatische Generierung von Mandats-Referenznummern in der VR-Netword-Software möglich? Antwort: JA Ein automatische Vergabe von Mandats-Referenznummern ist nach individueller Vorgabe möglich 23

24 Vorabankündigung (Pre-Notification) Verpflichtende Information des Einreichers an den Zahlungspflichtigen über die anstehende Lastschrift Der Zahlungspflichtige kann so für ausreichende Kontodeckung sorgen Frist 14 Kalendertage vor Fälligkeit, wenn nichts anderes vereinbart Bei wiederkehrenden Lastschriften mit gleichen Beträgen reicht eine einmalige Information z.b. im Antrag auf Mitgliedschaft aus (Betragsänderungen sind als neue Vorabankündigung zu formulieren) Inhalt der Vorabankündigung: Belastungsbetrag Belastungstermine Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenznummer Keine Formvorgabe, möglich sind z. B. Brief, Aufnahmeantrag , Fax, Mitglieder-Zeitschrift, Schaukasten Einladung zur Jahreshauptversammlung. 24

25 SEPA-Basis-Lastschrift (SDD Core) Die SEPA-Basis-Lastschrift (SDD CORE) ist europaweit einsetzbar Vorgegebene Vorlagefristen : 6 bzw. 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit - Einreichung der Lastschrift-Datei bei der Volksbank Einer SEPA-Basis-Lastschrift kann innerhalb von 8 Wochen nach Kontobelastung widersprochen werden, so dass der Belastungsbetrag wieder gutgeschrieben wird. Bei einer nicht autorisierten Zahlung, d. h. Einzug ohne gültiges SEPA- Mandat, kann der Zahlungspflichtige innerhalb von 13 Monaten nach Belastung die Erstattung des Lastschriftbetrages verlangen. Zahlungspflichtiger ist spätestens 14 Tage vor Fälligkeit über Betrag und Termin zu informieren ( Pre-Notification ), wenn nicht anderes vereinbart

26 Einreichungsbeispiel: SEPA-Basis-Lastschrift (CORE) fällig per 7. eines Monats TARGET-Tage: 365 Tage im Jahr mit den Ausnahmen: Samstag, Sonntag sowie Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, 1.Mai, 25. und 26. Dezember

27 Zahlungs-Software Ist eine Konvertierung von Zahlungsdaten in das SEPA-Format möglich? Antwort: JA Automatische Konvertierung von DTA- und freien Formaten o Hinzufügung bzw. Ermittlung von IBAN und BIC o Zusteuerung von vorhandenen Mandatsinformationen o Fehlende Mandate werden automatisch erzeugt nach Konvertierung 27 DTA-Lastschrift SEPA-Lastschrift

28 Achtung bitte beachten aufgrund der elektronischen Einlieferungspflicht: Prüfen Sie die Satzung Ihres Vereins, ob Bankaktivitäten (Zahlungen / Einzüge) nur von zwei Personen gemeinsam durchgeführt werden dürfen (z. B. durch zwei Unterschriften auf dem Datenträger-Begleitzettel), Verschiedene Software-Produkte bieten das 4-Augen-Prinzip für die Verarbeitung von Zahlungsaufträgen nicht an (z. B. VR-NetWorld-Software). Lösung 1: Nutzung von Profi cash mit HBCI Lösung 2 Satzungsänderung bei der nächsten Hauptversammlung 28

29 Agenda Allgemeine Informationen & aktueller Stand SEPA-Überweisung SEPA-Lastschriften SEPA-Basis-Lastschriften Umgang in der Praxis / Handlungsempfehlungen 29

30 Praktischer Umgang mit Mandaten Erstellung eines Mandatsvordrucks (integriert im Aufnahmeantrag) o Unterschrift des Vereinsmitgliedes ist verpflichtend Verbleib des Mandats: o Original ist von Ihnen zu archivieren o Eine Kopie für Ihr Mitglied Mandatsdaten: o Erfassung in Vereins- bzw. Zahlungssoftware Beachtung der Mandatsgültigkeit o 36 Monate nach letztem Lastschrifteinzug (Achtung bei etwaiger Beitragsbefreiung) Aufbewahrungspflicht des Original-Mandats o mind. 14 Monate nach letztem Einzug (Archivierung organisieren) 30

31 Eine Checkliste liegt aus! Was ist zu tun? SEPA-Verantwortliche(n) bestimmen (z. B. Finanzvorstand) Prüfen und Anpassen der technischen Voraussetzungen Vorhandensein der Einzugsermächtigungen auf Vollständigkeit prüfen Beantragung der Gläubiger-ID IBAN & BIC des Vereins in die Vereinskommunikation integrieren IBAN & BIC von Ihren Vereinsmitgliedern einholen Festlegung einer Mandatsreferenz (z. B. Mitgliedsnummer) 31

32 Eine Checkliste liegt aus! Was ist zu tun? Vereinbarungen mit Bank aktualisieren (Lastschriftinkassovereinbarung, DFÜ-Vereinbarung) Vorhandensein der Einzugsermächtigungen auf Vollständigkeit prüfen Nach Festlegung des Umstellungstermins: o Vereinsmitglieder über die Umdeutung informieren o Künftig nur noch SEPA-Mandate einholen Mandatsverwaltung organisieren Organisation, dass die Lastschriftdaten rechtzeitig an die Bank geliefert werden Sicherstellung der Archivierung der Original-Mandate 32

33 Wir machen den Weg frei!

34 Sollten Sie im Tagesgeschäft Fragen haben, sprechen Sie uns bitte direkt an: Ihre Volksbank Kempen-Grefrath eg Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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