KIS basierte multidimensionale Ressourcenplanung in der Praxis

Transkript

1 KIS basierte multidimensionale Ressourcenplanung in der Praxis Mike Kraus Productmanagement Tieto, Healthcare

2 Inhalt Einleitung und Motivation Hintergrund Ressourcenplanung Grenzen und Schwierigkeiten Kosten und Nutzen Ressourcenplanung in imedone

3 Abstract (NICHT Teil des Vortrages) Kurzbeschreibung (Teaser) Der Beitrag wird darstellen, wie heute eine durchgehende integrierte Fallplanung unter Berücksichtigung multidimensionaler Ressourcenabhängigkeiten durch eine moderne Krankenhaus Standardsoftware-Lösung abgebildet wird. Ein Fallbeispiel zeigt die Planung der gesamten Prozesskette, vom Erstkontakt über Belegungs- und Bettenmanagement und Operation bis zur poststationären Physiotherapie unter Berücksichtigung unterschiedlichster Berufsgruppen und Einrichtungen. Dabei werden die folgenden Bereiche beleuchtet: Erklärung der Paradigmen der multidimensionalen Ressourcenplanung in imedone Anwendung in der Industrie etablierten Verfahrens des Operations Research (OR) zur Steuerung und Optimierung komplexer Planungsszenarien im Krankenhaus Erfahrungen aus Projekteinführung und im späteren Routinebetrieb Grenzen und Schwierigkeiten für IT gestütztes Ressourcenmanagement bei Einführung und der Anwendung Voraussetzungen für eine wirtschaftliche Einführung und Nutzung Mehrwert für Krankenhaus, Personal und Patienten Einleitung, Motivation und Fragestellung Vor dem Hintergrund der wirtschaftlichen Rahmenbedingungen im Gesundheitswesen erscheint Krankenhäusern die Termin- und Ressourcenplanung als einer der Bereiche mit großem Optimierungspotential. So zeigt schon das Beispiel OP mit seinem komplexen Zusammenspiel unterschiedlichster Ressourcen sehr deutlich, wie auch kleine Verzögerungen zu hohen Kosten führen. Die Menge der bei der Planung zu berücksichtigenden Daten lässt sich nur mit geeigneter moderner IT verarbeiten. Es ist jedoch ein Irrglaube, dass mit dem Einsatz einer solchen Softwarelösung ohne große organisatorische Anstrengungen das erwähnte Potential zu heben wäre. Material, Methoden und Werkzeuge Der Vortrag erklärt Paradigmen der multidimensionalen Ressourcenplanung in imedone. Dabei werden in der Industrie etablierte Verfahren des Operations Research (OR) zur Steuerung und Optimierung komplexer Planungsszenarien im Krankenhaus verwendet. Anhand eines umfassenden Fallbeispiels wird die Softwarelösung vorgestellt. Mittels der Erfahrungen aus Projekteinführung und Routinebetrieb werden neben den Grenzen und Schwierigkeiten in der Einführung und der Anwendung auch die generellen Grenzen von IT-gestütztem Ressourcenmanagement aufgezeigt. Weiterhin beleuchtet der Vortrag die Voraussetzungen für eine wirtschaftliche Einführung und Nutzung, sowie den Mehrwert für Krankenhaus, Personal und Patienten. Beschreibung der Lösung (Anwendungssoftware / Applikation oder Umsetzungskonzept) Das in das KIS imedone nahtlos integrierte Globale Ressourcen-Management-System (GRM) ermöglicht die Vernetzung aller relevanten Entitäten im Krankenhaus für eine integrierte multidimensionale Ressourcenplanung. Diskussion und Ausblick Die Ressourcenplanung ist und wird immer stärker eine zentrale Aufgabe von IT im Krankenhaus. Bedingt durch die hohen Anforderungen an eine tiefe Integration des Ressourcenmanagementsystems in das KIS erscheint das Ressourcenmanagement zu einer zentralen KIS-Aufgabe zu werden, die sich über Schnittstellen nur unzureichend lösen lässt.

4 Ausschreibung des Vortrages (nicht Teil des Vortages!!!) Unter dem steigenden Kostendruck im Gesundheitswesen ist eine optimale Auslastung der Kapazitäten in Krankenhäusern und Kliniken unabdingbar, um wirtschaftlich bestehen zu können. Dazu ist ein umfassendes und ineinandergreifendes mehrdimensionales Ressourcenmanagement für die Planung und Steuerung klinischer Abläufe erforderlich, insbesondere da es sich bei der Patientenversorgung meist um hochkomplexe Abläufe handelt. Dieses muss alle für die vielschichtigen Behandlungsprozesse benötigten Ressourcen (Raumkapazitäten, Therapeuten, OP-Team, Geräte, Material) sowie individuelle Operations- und Patientenspezifika berücksichtigen. Das Ressourcenmanagement hat dabei folgende Ausprägungen aufzuweisen: Klinikübergreifender Patiententerminkalender, Belegungs- und Bettenmanagement, Planung und Steuerung von Untersuchungen, Eingriffen und Maßnahmen. Nicht nur innerhalb der Einrichtung, sondern darüber hinausgehend auch im Verbund mit Zuweisern, Nachversorgern und Behandlern. Während 2-dimensionale Planungen, die neben dem Patienten nur eine weitere Ressource berücksichtigen, noch relativ einfach zu realisieren sind, stellen vor allem mehrdimensionale Planungen die Informatik vor große Herausforderungen - auch was die Visualisierung und Softwareergonomie der Lösungen anbelangt. Doch wo finden sich die hierfür benötigten Konzepte, Lösungen und IT-Werkzeuge? Wo sind die Ansätze zur Übertragung von Methoden der Steuerung und Optimierung komplexer Systeme aus Industrie, Verkehrswesen und Forschung in das Gesundheitswesen? Liegt der Mangel an übergreifenden Lösungen an der üblichen 5-Jahresverzögerung beim Einsatz moderner IT im Gesundheitswesen? Am mangelnden Interesse der Hersteller aufgrund der vermeintlichen Begrenztheit des Marktes? Oder sind die Ursachen für dieses von der IT noch weitgehend unerschlossene Feld in nicht vorhandenen Standards und Schnittstellen bzw. in der zu großen Komplexität der Abläufe der Patientenversorgung begründet? In dieser Session sollen konkrete Lösungen vorgestellt werden, die sich im Klinik- bzw. Krankenhausalltag bewährt haben, einen effizienten Ressourceneinsatz ermöglichen und zu einer Verbesserung der Versorgungsqualität beitragen. Darüber hinaus sollen aber auch Impulse zum gemeinsamen Nachdenken und zum Eröffnen neuer Entwicklungshorizonte gegeben werden.

5 Einleitung, Motivation und Fragestellung Wirtschaftliche Rahmenbedingung, Kostendruck Wo gibt es noch Optimierungspotenzial? Termin- und Ressourcenplanung ist eines der großen Themen im Krankenhaus Einsatz von Software als Allheilmittel ist Irrglaube

6 Multidimensionalen Ressourcenplanung Ressourcen (Patient, Räume, Betten, Therapeuten, OP- Team, Geräte etc.) Zweidimensional (Bsp. Patient, Therapeut) Multidimensional (alle notwendigen Ressourcen) Unterschiedliche Qualifikationen Buchung auf Qualifikationsebene möglich und üblich

7 Buchungsengine Das System prüft relevante Rahmenbedingungen, z.b.: Verfügbarkeit aller Ressourcen Rechte (wer darf wann welche Ressourcen für welches Planungsobjekt buchen) hart Konflikte, Kapazitäten, Dienstzeiten weich (der Benutzer darf sich darüber hinwegsetzen) Terminsuche mit Hilfe von Verfahren des Operations Research (OR) später im Vortrag

8 Fallplanung Vorstat. Besuch Stat. Aufnahme Chirurg. OP Physiotherapie

9 Fallplanung Aufnahme Bettenplanung

10 Fallplanung Operation

11 Fallplanung Physiotherapie

12 Grenzen und Schwierigkeiten Erfahrungen aus Projekteinführung und im späteren Routinebetrieb

13 Schwierigkeiten von Planung Planung ist prinzipiell Aufwand und kein Selbstzweck Konzentration auf die wesentlichen Flaschenhälfte ist unabdingbar Komplexität (Planungsszenarien und Handlungsalternativen) Vereinfachungen genügen in der Realität Herausforderung: Abbildung der Komplexität und gleichzeitiges Verstecken der selbigen vor dem Anwender

14 Technische Schwierigkeiten Heterogene IT-Landschaft Integriertes System fehlende Standards Niedergelassene: Standards, Schulung, zu teuer Herausforderung Performance

15 Organisatorische Schwierigkeiten Keine IT-Unterstützung ohne organisatorische Veränderungen Multidimensionale Ressourcenplanung muss das ganze Haus einbeziehen mangelndes Know-how und/oder mangelnde Ressourcen im Krankenhaus Autorität der handelnden Personen Kein Geld für notwendige Beratungsleistung Fehlende Bereitschaft zur Erstellung von Standards

16 Schulung der Mitarbeiter Ausbildungsprofil von Krankenhaus-Mitarbeitern Fluktuation Geld für Schulungen Informationsverluste bei Multiplikatorenschulungen Bereitschaft der Mitarbeiter

17 Voraussetzungen für die Einführung Fachlich fundierte Unterstützung Finanzielles Commitment Organisatorisches Commitment Technisch tragfähige Lösung

18 Mehrwert für den Kunden Patientenzentrierung: Geringere Wartezeiten kürzere Durchlaufzeiten Erlebnis von guter Struktur und Organisation Mitarbeiterorientierung: Reduktion von Belastungsspitzen Dem Patientenstrom angepasste Personalplanung Höhere Mitarbeiterzufriedenheit Kostenoptimierung: Optimierter Ressourceneinsatz, weniger Leerlauf u. weniger Überstunden Integration in das KIS Optimiert den Ressourceneinsatz über alle Bereiche hinweg Volle Integration in die Dokumentation

19 Kritische Betrachtung Problematische Warnmeldungen Meldungen sind lästig, werden nicht gelesen und weggeklickt Komplexität der Planung in der Software Lösung isolv

20 Terminsuche mit isolv: Professionelle Planungsunterstützung Herausforderung: Ressourcenoptimierung in komplexem Umfeld Z.B. Komplextherapien Lösung: Verwendung etablierter Verfahren aus der Industrie Operations Research: Constraint Programming Spezifika: Kundenspezifische Optimierungsszenarien Anpassung der Regeln im Projekt Sehr performante Umsetzung

21 Mehrdimensional Planung im Hintergrund Anwender sieht nur Patientenressource (bei Bedarf beliebig) System berücksichtigt alle Ressourcen im Hintergrund und bietet freie Slots an Übersichtlichkeit in der Darstellung

22 Beispiel Physio Anzeige Verordnungen Disposition per Drag & Drop Anzeige freier Zeitslots

23 Planungskriterien Kundenspezifische Regeln Auswahl aktiver Regeln Auslieferung von Standardregeln plus Kundenspezifika, Abstimmung im Projekt

24 Mike Kraus Productmanagement Tieto, Healthcare