Drittmittelprojekte erfolgreich managen mit MACH InformationManager

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1 Workshop Prozesse, Magdeburg, 25. Mai 2011 Drittmittelprojekte erfolgreich managen mit MACH InformationManager Patrick Spahn Vertriebsberater Segment Bund 1

2 Eine Akte in der Papierwelt 2

3 Wer hat hier wann was bearbeitet? 3

4 Integrierte Software und ganzheitliche Dienstleistungen: eine überzeugende Philosophie Personal Finanzen Planung Budgetübersicht Belege Mitarbeiterverträge Stellen Prozesse MACH Workflow Ressourcen-/ Terminmanagement Software und Beratung für öffentliche Verwaltungen und Non-Profit-Organisationen 4

5 Verwaltungsaufgaben effizient und Prozess-orientiert erledigen Verwaltungsprozesse Antragsverfahren Projektakte Vertragsmanagement MACH Information- Manager Projektcontrolling MACH Business Intelligence Budgetübersichten Rechnungsbearbeitung Projektmanagement Ressourcenmanagement Terminmanagement Revisionssichere Dokumentation 5

6 Vom Dokumenten- zum Workflowmanagement Ein Vorgang... besteht aus einer Folge von Aktionen, deren Inhalt und Reihenfolge den Prozess abbilden wird von Mitarbeitern vorangetrieben, die diese Aktionen ausführen und abschließen und hat ggf. weitere Beteiligte strukturiert und verwaltet Informationen 6

7 Verwaltung aller Dokumentformate in einem System MS Office Formate OpenOffice Formate s (z.b. MS Outlook, Lotus Notes, ) html-dateien Grafiken im TIFF-, JPG- oder PDF-Format Dokumente Verweise auf andere elektr. Daten Verweise auf Papier- oder Hybriddaten elektronische Formular-Daten elektronische Notizen 7

8 Projektanträge Vorgangskopf - Vorgangstyp - Betreff ( Name ) und Nummer - Beschreibung - Beteiligte Partner - Position im Aktenplan - Zusatzfelder Vorgangsaktionen Laufweg - Aufträge - Bearbeiter - (Zwischen)Ergebnisse - Termine und Bearbeitungsstatus - Importierte Dokumente - Im Vorgang erstellte Dokumente 8

9 Die zentrale Projektakte Wissenschaftler Geldgeber Verwaltung Beteiligte Unterlagen Abläufe Projektakte Finanzbuchhaltung, Haushalt, KLR, Anlagenbuchhaltung 9

10 Systempräsentation 10

11 Zentrales Cockpit: MACH Drittmittelprojektmanagement Eingehende Dokumente - Daten importieren, scannen - Informationen sammeln - Mitzeichnen, Versionieren Ausgehende Dokumente - individuelle Dok. erstellen - Mitzeichnen, Versionieren - s versenden Zentrale Projektakte Finanzmanagement Informations management Ressourcen- und Terminmanagement Archivierung - Budgetcontrolling - Belegprüfung - Rahmenverträge - Recherche - Reporting - Prüfung - Fristenkontrolle - Auslastungscheck - Planung - Zeitgesteuerte Aussonderung - Archivübergabe 11

12 Ihre Vorteile: Komfort und Transparenz Abbildung aller Aktivitäten eines Drittmittelprojekts Nutzung bereits vorhandener Systemgrunddaten (Partner, Kostenstellen, Berechtigungen...) Einfache Organisation von Vertretungen Aktive Nachrichtenfunktion bei Terminüberschreitungen 12

13 MACH Ausblick auf Integration weiterer Komponenten Planung in der Kosten- und Leistungsrechnung Budget und -änderungen direkt an der Projektakte planen Zeiten auf Projekte erfassen Rechnungen zu einem Projekt erfassen Buchung automatisch nach Durchlauf eines Zeichnungsverfahrens Anzeige von Belegen aus Finanzwesen in der Projektakte Angebote, Bestellungen Auftragsbestätigungen, Aufträge Ein- und Ausgangsrechnungen Integration mit Personalmodul Übersicht über Stellen und Personalkosten 13

14 Workshop Prozesse, Magdeburg, 25. Mai 2011 MACH InformationManager für eine moderne hochintegrierte Projektverwaltung 14

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