Einstieg in Exact Online CRM Customer Relationship Management. Stand 05/2014

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1 Einstieg in Exact Online CRM Customer Relationship Management Stand 05/2014

2 CRM - aktivieren... 2 CRM einrichten und anpassen... 3 Stammdaten erstellen... 4 Einstellungen... 4 Quellen... 4 Status Verkaufsgelegenheit... 5 Verkäufer... 5 Gründe... 6 Kategorien Verkaufsgelegenheit... 7 Klassifizierungen... 7 Verkaufsgelegenheit... 9 Erstellen... 9 Nachverfolgung Grafische Auswertung Angebot Anzeige anpassen und Inhalt Angebote drucken Angebote Verarbeiten Angebot Annehmen Kampagnen Marketinglisten Mit Mailchimp verbinden

3 CRM - aktivieren Die Kundenverwaltung in Exact Online ist zu Beginn ausgeschaltet, wenn Sie also diese Funktionalität verwenden wollen müssen Sie in den Einstellungen das CRM aktivieren. Sie finden die Einstellungen im Menü mit Ihrem Mandantennamen. Aktivieren Sie die Option CRM und speichern Sie die Einstellungen ab. 2

4 CRM einrichten und anpassen Das CRM einzurichten und anzupassen geht am besten über die Einstiegshilfe für das CRM. Sie können die Einstiegshilfe für das CRM über die allgemeine Einstiegshilfe, welche standardmäßig Ihre Startseite ist aufrufen. Klicken Sie dazu auf das Symbol für CRM. Sie sehen nun die Einstiegshilfe für CRM. 3

5 Stammdaten erstellen Einstellungen Im ersten Punkt Einstellungen legen Sie folgende Werte fest. Angebotsnummer dies ist die Startnummer der automatisch fortgeführten Angebotsnummern, sie kann nur numerisch definiert werden. Sie können eine Standard-Gültigkeitsdauer für Ihre Angebote definieren, diese wird auf dem Angebotsdokument ausgewiesen. Sobald Sie einem Interessenten ein Angebot zuschicken wird der Status einer etwaigen Verkaufsgelegenheit (sog. Opportunity) auf die hier gewählte Einstellung gesetzt und die Erfolgs-Wahrscheinlichkeit der Verkaufsgelegenheit mit einem bestimmten Prozentsatz bewertet. Quellen Mit den Quellen können Sie zum Zwecke der späteren Auswertung hinterlegen wie ein Interessent auf Ihr Geschäft aufmerksam geworden ist. Voreingestellt sind bereits eine Reihe von möglichen Quellen. Sie können eigene Quellen z.b. für Messen hinterlegen um später den Erfolg eines Messebesuchs messbar zu machen. 4

6 Status Verkaufsgelegenheit Eine Verkaufsgelegenheit oder Opportunity ist eine konkrete Verkaufschance bei einem Kunden oder Interessenten. In Exact Online werden die Erfolgsaussichten in verschiedenen Stadien dargestellt. Sie haben auch die Möglichkeit eigene Stadien fest zu legen um die Auswertung zu verfeinern. Verkäufer Hier haben Sie die Möglichkeit Ihre Verkäufer und Kundenbetreuer zu hinterlegen um bei jeden Kunden einen festen Ansprechpartner Ihrerseits zu hinterlegen. 5

7 Sie finden diese Information später im Kundendatenblatt unter Kundenbetreuer. Gründe Hier können Sie zu Auswertungszwecken Gründe hinterlegen warum sich ein Kunde dafür oder dagegen entschieden hat, mit Ihnen ein Geschäft abzuschließen. Selbstverständlich können Sie auch hier eigene Gründe einpflegen. 6

8 Kategorien Verkaufsgelegenheit Die Kategorisierung ermöglicht es Ihnen u.a. festzustellen wie viel Neugeschäft Sie generiert haben, oder wie erfolgreich Sie in diesen Bereich waren. Klassifizierungen Die Option dient dazu eine eigene Kategorie zum Zwecke der Auswertung einzuführen. So kann zum Beispiel eine Einteilung der Kunden in Kategorien erfolgen. Sie können die Klassifizierung auch als Suchkriterium in der Kontaktverwaltung nutzen. 7

9 Dort wird die Klassifizierung als Filter angezeigt. Zuvor müssen Sie jedoch über die Anpassen-Funktion den Filter sichtbar schalten. 8

10 Verkaufsgelegenheit Die Verkaufsgelegenheiten in Exact Online bieten Ihnen die Möglichkeit über sämtliche laufenden Prozesse in Ihren Unternehmen auf dem Laufenden zu bleiben, welche das Ziel haben aus potenziellen Käufern oder Interessenten tatsächliche Käufer oder Besteller zu machen. Erstellen Es gibt zwei Möglichkeiten wie Sie Verkaufsgelegenheiten in Exact Online anlegen können. Wenn Sie ein Angebot erstellen, werden Sie bei Abschluss des Vorgangs gefragt ob Sie eine Verkaufsgelegenheit anlegen möchten. 9

11 Sie können auch Verkaufsgelegenheiten manuell anlegen, in dem Sie im Menü CRM/Verkaufsgelegenheiten den Punkt Anlegen auswählen. Nachverfolgung Exact Online bietet mehrere Werkzeuge an um die Verkaufsgelegenheiten nachzuverfolgen. Der Menüpunkt Alle Verkaufsgelegenheiten bietet eine tabellarische Übersicht aller Verkaufsgelegenheiten. Hier haben Sie die Möglichkeit mittels Filter die nur für Sie relevanten Ergebnisse anzeigen zu lassen. Grafische Auswertung In vielen Unternehmen wir es gewünscht, das Berichtswesen mit Grafiken aufzuwerten. Exact unterstützt dies mit mehreren Optionen. Die Dashboards zu den Verkaufsgelegenheiten bieten einen schnellen Überblick über diese. 10

12 Mein Dashboard Verkaufsgelegenheiten zeigt graphisch den Satus der Verkaufsgelegenheiten des Nutzers. Das Dashboard alle Verkaufsgelegenheiten zeigt dieselben Informationen bezogen auf das gesamte Unternehmen. Weitere Grafiken und Auswertungsmöglichkeiten finden sich im Menü CRM\Verkaufsgelegenheiten\Alles anzeigen 11

13 Hier finden Sie den Punkt Verkaufsgelegenheiten (Übersichten), der Ihnen 5 Graphen und eine Tabelle zur Auswertung bietet. Die dort aufrufbaren Grafiken können mit Filtern, zum Beispiel für den Datumsbereich angepasst werden. 12

14 Angebot Sie haben in Exact Online die Möglichkeit für Kunden ein Angebot zu erstellen und für den Fall dass der Kunde dieses annimmt, aus dem Angebot eine Rechnung zu generieren. Das Layout der Angebote kann so hinterlegt werden, dass hier unterschriftsreife Verträge für Ihre potentielle Kunden hinterlegt sind. Klicken Sie dazu auf CRM, Angebote anlegen. Die Eingabemaske ist identisch mit der Maske für Ausgansrechnungen. Ebenso verhält es sich mit der Funktion für den Probedruck und endgültigen Druck. Die Maske sieht in der Grundeinstellung wie folgt aus: Anzeige anpassen und Inhalt Sollten Sie bestimmte Felder vermissen welche Sie für Ihre individuellen Angebote benötigen, so können Sie mit einem Klick auf die Werkzeuge anpassen. die Anzeige 13

15 Sollten Sie Freitextfelder in Ihren Angeboten benötigen, können Sie über Kommentare ein Freitextfeld für die gesamte Rechnung nutzen, ober mittels Notizen zu jeden Artikel ein Textfeld verwenden. Sie können jedes Feld manuell ausfüllen und dann dabei auf Vorschläge des Systems zugreifen. 14

16 Sie haben aber auch die Möglichkeit in ein Feld hinein zu klicken und dann mittels F2 eine Suche zu starten. Für die Suche öffnet sich ein Pop-Up und Sie können die vordefinierten Inhalte des jeweiligen Feldes durchsuchen. 15

17 Angebote drucken Wenn Sie das Angebot erstellt haben, können Sie das Angebot ausdrucken (es wird im Hintergrund nichts gebucht). Vor dem endgültigen Druck können Sie das Angebotsdatum verändern und die Ausgabe Methode wählen. Basierend auf Kontakt die im CRM für den speziellen Kunden hinterlegte Methode für den Rechnungsversand wird verwendet. Dokument es wird ein PDF erzeugt welches im CRM für den Kunden hinterlegt wird. 16

18 Angebote Verarbeiten Endgültig gedruckte und dem Kunden zugesendete Angebote finden Sie im Menü Angebote Verarbeiten Ein Klick auf die Angebotsnummer bringt Sie direkt zum Angebot um dieses weiter zu bearbeiten. 17

19 Bei der Bearbeitung der Angebote stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zu Verfügung: Angebot Kopieren Sie können eine Kopie eines Angebots erstellen um es zum Beispiel einem anderen Kunden zu präsentieren. Angebotskopie drucken Ihr Kunde benötigt das Angebot erneut zur Ansicht 18

20 Wiederanschauen Der Kunde möchte, dass Sie ihm das Angebot erneut vorlegen, gegebenenfalls mit Anpassungen. Das System versieht das Angebot nun mit einer Versionsnummer, diese ermöglicht es Ihnen bezüglich des Angebotsprozesses auf dem Laufenden zu bleiben: Weiterhin können Sie festlegen ob Sie für das Angebot die Preise aus der Artikelverwaltung erneut abrufen wollen, oder die Preise beibehalten möchten. Die erste Funktion ist sinnvoll, wenn Sie allgemein die Preise angepasst haben. Die zweite Funktion übernimmt auch manuell angepasste Preise mit in das neue Angebot. Wenn Sie nun auf Wieder anschauen klicken gelangen Sie erneut zur Angebotseingabe. Die Eingabemaske ist hier die gleiche wie bei der ursprünglichen Angebotseingabe, nur der Zähler für die Versionsnummer wurde um eins erhöht. Angebot Annehmen Sie können einen Grund (s.o.) angeben warum sich der Kunde für Ihr Angebot entschieden hat und eine entsprechende Rechnung generieren. 19

21 Kampagnen Mittels Kampagnen haben Sie die Möglichkeit einen vorher definierten Kreis von Kunden und Interessenten mittels Massen- s anzusprechen. Die Auswahl der Empfänger erfolgt mittels sog. Marketinglisten. Hier können Sie anhand bestimmter Kriterien definieren wer die Mailing-Kampagne erhalten soll (s.u.). Die Versendung findet über Mailchimp (http://mailchimp.com/) statt. Bitte beachten Sie solange Sie weniger als 2000 Empfänger über Mailchimp verwalten ist dieser Service kostenlos. Neben dem Namen der Kampagne können Sie diese mittels der Art in Kategorien einordnen Marketinglisten Beim Erstellen der Marketinglisten können Sie zunächst auswählen ob sich die Liste nur an die Haupt-Ansprechpartner wendet oder an alle Kontakte innerhalb einer Firma. 20

22 Nun haben Sie über zahlreiche Filter die Möglichkeit die Marketingliste Ihren Bedürfnissen anzupassen und so nur die Adressaten anzusprechen die Sie möchten. 21

23 Mit Mailchimp verbinden In der Übersicht Ihrer Kampagne müssen Sie nun die Verbindung zu Mailchimp herstellen in dem Sie eine Mail-Chimp Kampagne auswählen. Zuvor ist es notwendig, dass Sie sich ein Mailchimp-Konto einrichten (http://www.mailchimp.com). Mailchimp ist ein gratis Service, sofern Sie innerhalb der vorgegebenen Mengenbegrenzung bleiben. Es öffnet sich ein Pop-Up und Sie werden aufgefordert sich bei Mailchimp einzuloggen. In Mailchimp selbst müssen Sie eine Liste erstellen und diese dann mit der Marketingliste aus Exact online verknüpfen. Dadurch werden die Kontaktdaten ausgetauscht und synchronisiert. 22

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