Swisscom Spesen-App FlexPense Die Mobilisierung von Geschäftsprozessen

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1 Swisscom Spesen-App FlexPense Die Mobilisierung von Geschäftsprozessen Adrian Bisaz Head of Mobile Swisscom Marco Magnaguagno Projektmanager Flexpense Swisscom Mobile Forum, 17. April 2013

2 Agenda Herausforderungen des Mobilisierens von Geschäftsprozessen Mobile App Service von Swisscom Treiber einer Standardlösung wie Spesenapplikation Herausforderungen einer Implementation Demo 2013 AG or an affiliate company. All rights reserved. 2

3 Herausforderungen der Mobilisierung im Geschäftsumfeld

4 Die Herausforderungen in der mobilen Welt Wie mobilisiere ich mein Business? 2013 AG or an affiliate company. All rights reserved. 4

5 MAS Mobile App Services Wie mobilisiere ich mein Business? AG or an affiliate company. All rights reserved. 5

6 App Management Herausforderungen Wie mobilisiere ich mein Business? 2013 AG or an affiliate company. All rights reserved. 6

7 Swisscom Angebot im Bereich der Mobilisierung von Geschäftsprozessen

8 Swisscom - Unser Mobility Portfolio Mobilität aus einer Hand Devices Managed Services Apps Consulting Devices Smartphones Tablets ipads im Mietmodell Device Optionen SIM Karten Datenabos Mobile ID Hardware Dienstleistungen Lifecycle Management Repairservice Staging Mobile ID Secure Zugang VPN Mobile Device Management Managed Service aus der (public/ private) Cloud mit Sybase Afaria On premise Installationen mit Sybase Afaria und MobileIron Managed App Services Mobile Integrationsplattformen Sybase Unwired Plattform und Antenna aus der Cloud (public/private) und on premise Storebox Corporate Dropbox nach Banking Standard aus der Schweiz App Entwicklung Entwicklung von Apps gemäss Kundenanforderungen mit unterschiedlichen Technologien für verschiedene Devicetypen Integration von Daten aus Backendsystemen Standard Apps Standard Apps der Swisscom Integration von Standard Apps auf MEAP Plattform App Testing Center Automatisiertes App Testing Beratung Mobile Strategieberatung Prozessberatung App Beratung Workshops Mobiler Strategieworkshop Mobiler Visioning Workshop Proof of concept Secure Apps App Sicherheitsprüfung mit Zertifikat 2013 AG or an affiliate company. All rights reserved. 8

9 Mobile Applikationen von HR Employee Lookup HR Approvals Sales Interview Assistant Learning Assistant Leave Request CRM Sales Information technology Customer and Contacts Custome r Briefing Manager Insight Timeshe et Replication Manager Customer Financial Fact Sheet* Travel Expense Approval* Travel Expense Report* TDMS Manager ERP Order Status Material Availabilit y Travel Receipt Capture* Sales Order Notificatio n Service CRM Service Manager * Work Manager * Strategy Managem ent Business Objects Mobile LOB, industry and analytic s apps Business Objects Explorer Cart Rounds Approval Manager Sanctione d-party List Transport Notificatio n and Status Transport Tenderin g Travel Receipt Capture* Travel Expense Report* ERP Customer Order Entry Visual Enterpris e Viewer Supply chain and procurement Analytics Travel Expense Approval* Retail Executio n Polic y- holde r Look up Work Manager * RealSpen d In- Store Produc t Looku p Inventory Manager Payme nt Approv als Retail Store Ops Manag er Service Manager* GRC Policy Survey Clinica l Task Tracke r EHS Safety Issue GRC Access Approver* Citize n Conn ect ERP Quality Issue Customer Financial Fact Sheet* EMR Unwire d Finance Industry Manufacturing 2013 AG or an affiliate company. All rights reserved. 9

10 Flexpense Mobilisierung des Spesenprozesses

11 Flexpense: Herausforderungen und Ausgangslage Hohe Prozess- und Tool- Kosten für Spesenauslagen > Kreditorenprozess > Sammeln, Versenden und Ablegen von Papierbelegen > manueller Kreditkartenprozess Fehlende Transparenz über Spesen- und Reiseauslagen > Policies werden ungenügend eingehalten > fehlende systembasierte Kontrollen > Hohe Reiseauslagen Mio Mitarbeitende Mio MA Mio MA Mio MA Schlechte Nutzung der Reisekonditionen > schlechte Nutzung des internen Flug- & Hotel-Buchungsportals Vier Prozesse zu Spesen und Reisen Vier unterschiedliche Abwicklungen Fehlende Transparenz für Mitarbeitende und Vorgesetzte Spesen-Transaktionen von rund Mitarbeitenden führen zu CHF 118 Mio / Jahr 2013 AG or an affiliate company. All rights reserved. 11

12 Einstieg in den neuen Spesenprozess Animationsfilm 2013 AG or an affiliate company. All rights reserved. 12

13 Daten Spesen- u. Reiseportal Prozess Use Case: Abwicklung Spesenauslagen Der MA wickelt seine Spesen von der Organisation der Reise bis zur Abrechnung in einem Portal ab Beantragen Bewilligen Organisieren Buchen Reisen/Spesen Zahlen Abrechnen Kontrollieren Verbuchen Auszahlen E R P Reise-Bewilligungs- Workflow Spesen App + Mitarbeiter Kreditkarte Abrechnungs- Workflow Auswerten Budgetieren Analysieren Kreditkarten- Transaktionen Reisebüro HRG Online Portal weitere externe Daten Alle Ausgaben im Zusammenhang mit Spesen und Reisen werden im Portal konsolidiert. -> Ermöglicht Abgleich mit den Policies -> Förderung der Kostensensibilisierung jedes einzelnen Mitarbeitenden 2013 AG or an affiliate company. All rights reserved. 13

14 System Architektur Big Picture 2013 AG or an affiliate company. All rights reserved. 14

15 Online Spesenabwicklung von unterwegs 1. Geschäftskreditkarte Die SC-Mitarbeiter können einen Grossteil ihrer Spesenauslagen mit Kreditkarte begleichen. Dadurch entfallt der Vorschuss der Spesenauslagen und führt zu weniger Kreditorenrechnungen und Mahnungen. 3. Spesen- und Reiseportal In der gewohnten Umgebung und mit den damit verbundenen Funktionalitäten (Stellvertretung, Berechtigungen, Benutzerverwaltung etc.) werden die Spesen-Transaktionen mit den entsprechenden Quittungen zusammengelegt. Damit wird eine einfache und zentrale Administration der Spesen ermöglicht 2. Spesen App Noch während der Reise, können Belege mit sämtlichen dafür relevanten Informationen erfasst und direkt via Swisscom-App an die monatliche Spesenperiode angehängt werden. MA ohne Geschäftskreditkarte können die Spesen App auch nutzen, damit die Rückforderung der Spesen effizient innert Kürze erfolgen kann AG or an affiliate company. All rights reserved. 15

16 Einführung neuer Spesenprozess (1) Konsolidierung und Digitalisierung der Prozesse Konsolidierung und Optimierung der Spesen- und Reiseprozesse Neues Spesenportal auf Basis ESS und MSS Neben den bisherigen Spesenauslagen werden neu auch sämtliche Kreditkarten, SBB, Airplus (Flüge) und Fleet-Auslagen aufgeführt Digitalisierung und Automatisierung des Prozesses durch die Verwendung von Firmenkreditkarten und Spesen-App Neu können die Spesenauslagen realtime mittels Spesen-App erfasst werden (z.b. direkt bei der Bezahlung im Restaurant/Hotel etc.) Spesenquittungen werden neu mittels Spesen-App oder Spesentool direkt elektronisch der Spesenabrechnung hinzugefügt und müssen nicht mehr physisch eingesendet und abgelegt werden Mitarbeitende, welche regelmässig Spesen abwickeln, erhalten neu eine Geschäftskreditkarte und müssen für einen Grossteil der Spesenauslagen nicht mehr in Vorleistung gehen Benefit: - Effiziente Abwicklung von Spesen und Reise-Auslagen Reduktion der Administration für Mitarbeitende und Vorgesetzte (papierloser Prozess) - Mitarbeitende mit Swisscom Kreditkarte müssen Spesen- und Reiseauslagen nicht mehr privat vorleisten - Senkung System- und Prozesskosten bei Finance und HR 2013 AG or an affiliate company. All rights reserved. 16

17 Einführung neuer Spesenprozess (2) Kostensensibilisierung durch Transparenz Verifikation zwischen abgerechneten Spesen und Vorgaben (Spesenreglement etc.) Die erfassten Auslagen werden neu automatisch mit dem Spesenreglement abgestimmt und geben Mitarbeitenden und Vorgesetzten Hinweise, wo das Reglement nicht eingehalten wird Hinweise muss der Mitarbeitende zwingend begründen oder die Auslage entsprechend kürzen, damit die Spesenabrechnung zum Vorgesetzten weitergeleitet werden kann Förderung der Kostensensibilisierung durch Transparenz Sämtliche Auslagen müssen monatlich durch die Mitarbeitenden und ihre Vorgesetzten freigegeben werden Zusätzlich werden den Mitarbeitenden sämtliche Spesenauslagen im «Mycost» Reporting und den Vorgesetzten im Kostenstellen-Reporting ausgewiesen Zentrale Reporting-Optionen zur Analyse der Spesen- und Reiseauslagen Eindeutige Prüfspur über die Freigabe bis hin zu den Spesenquittungen Benefit: - Volle Transparenz über Spesen- und Reise-Auslagen für Mitarbeitende und Vorgesetzte - Reduzierung Reglementverstösse durch automatische Sensibilisierung von Mitarbeitenden und Vorgesetzten - Nutzung der vereinbarten Konditionen mit Reisepartnern 2013 AG or an affiliate company. All rights reserved. 17

18 Projektablauf Sommerferien Paket 1 Fachkonzept PGH Patch Im Fachkonzept werden die funktionalen Anforderungen an die Digitalisierung der Spesenbelege und an das Spesentool verfeinert Im Business Blueprint wird das technische Konzept zur Umsetzung des Fachkonzepts spezifiziert Paket 2 Frozen Zone/ Jahresabschluss/ Weihnachstferien Das Reporting wird im Paket 2 realisiert. Abnahmen Fachkonzept /Business Blueprint Business Blueprint Realisierung Spesen App/ Integration Realisierung Spesentool Realisierung Auswertungen UT = Unit Test IT = Integrationstest UAT = User Accept. Test UT Tests IT UA T Produktionsvorbereitung Testabnahme GoLive & Support Definition Grundlagen Regelwerke* Umsetzung notwendiger Regelwerke* Projekt- und Integrationsmanagement 07/12 08/12 09/12 10/12 11/12 12/12 01/13 02/13 03/13 04/13 Version AG or an affiliate company. All rights reserved. 18

19 Live-Demo 2013 AG or an affiliate company. All rights reserved. 19

20 Thank you Contact information: Adrian Bisaz Head of mobile Swisscom ITS Marco Magnaguagno Projektmanager Flexpense Swisscom-GBS AG or an affiliate company. All rights reserved.

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