Bedarfsqualifizierung

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1 Bedarfsqualifizierung Checkliste für die Lösungsunterstützung eines Vertragsmanagement Systems Ihre Ansprechpartner The Quality Group GmbH Konrad-Zuse-Platz Böblingen Telefon: Web:

2 SIND IHRE ANFORDERUNGEN KLAR UND UMFASSEND BESCHRIE- BEN? 20 FRAGEN ZU VERTRAGSMANAGEMENT - BASIS FÜR IHRE SICHERE UNTERNEHMENSENTWICK- LUNG! oder Wir haben für Sie in wenigen Fragen einen strukturierten Katalog zusammengestellt, in dem Ihre Anforderungen übersichtlich gesammelt dargestellt werden und Sie damit eine unabhängige Bedarfs- und Auswahlanalyse erstellen können. Bitte füllen Sie die Formularfelder aus und schicken den ausgefüllten Fragebogen an The Quality Group per an zurück! Gern stehen wir mit unserem Beratungsteam, bestehend aus erfahrenen Mitarbeitern im Bereich Vertragsmanagement Prozessberatung/Expertisen, für die begleitenden Informationen kostenlos zur Verfügung. Sprechen Sie uns direkt dazu an. Vielen Dank! Bitte geben Sie uns zunächst Ihre Kontaktdaten: Name: Position/ Abteilung: Firma: Anzahl Mitarbeiter: Umsatz im Vorjahr: Bedarfsqualifizierung Vertragsmanagement Seite 2 von 8

3 1 ALLGEMEINE VORGABEN 1. Was sind Ihre wesentlichen Gründe und Zielsetzungen für den Einsatz eines Vertragsmanagement-Systems (Stichworte)? 2. Gibt es bereits eine Grundsatzentscheidung/Projekt für ein Vertragsmanagement-System?, das Projekt soll ab starten., aber wir haben noch keinen Starttermin für das Projekt. Wenn ja, ist bereits ein Budget vorgesehen? 3. Welche Abteilungen/Organisationseinheiten/Tochterunternehmen planen bei der Einführung eines Vertragsmanagement-Systems teilzunehmen? An welchen Standorten befinden sich diese Abteilungen etc.? 4. Wie viele Mitarbeiter werden die Vertragsverwaltung voraussichtlich nutzen (Schätzung)? 5. Welche Sprachen soll die Software unterstützen? Deutsch Englisch Französisch Bedarfsqualifizierung Vertragsmanagement Seite 3 von 8

4 2 FACHLICHE ANFORDERUNGEN 6. Von welchen Organisationseinheiten geht der Wunsch für ein Vertragsmanagement-System aus? Intern Management Aufsichtsrat Einkauf Recht Vertrieb Finanzen Controlling Revision Extern Wirtschaftsprüfer Berater 7. Welche Funktionalitätskomponenten sind für Sie wichtig? (Bitte Priorität angeben: 1=hohe Priorität, 2=mittlere Priorität, 3=niedrigere Priorität) Priorität Komponente Vertragscontrolling (Analyse, Reporting) Vertragsmanagement Vertragsarchivierung/ Dokumentenverwaltung Akten- und Vorgangsverwaltung (Matter Management) Andere: 8. Welche funktionalen, bzw. abteilungsspezifischen Anforderungen an eine Vertragsverwaltung haben Sie? Anforderungen Rechtsabteilung Überwachung spezieller Vertragsklauseln z.b. Change of Control, negative Pledge, Rating Trigger Anbindung einer Prozessdatenbank Anbindung einer Rechtsdatenbank Anbindung einer Kanzleisoftware Pflegen einer Vertragsprüfliste Anforderungen Controlling Einhaltung und Reporting von Compliance relevanten Sachverhalten (SOX, Corporate Governance, KonTraG, etc.) Risikobewertung/ Risikomanagement Anforderungen Einkauf Materialgruppenmanagement Materialgruppenbewertung Bedarfsqualifizierung Vertragsmanagement Seite 4 von 8

5 Spend Management Abwicklung von Beschaffungsprojekten SRM Supplier Relationship Management Lieferantenselbstauskunft / Lieferantenqualifizierung ( Online) Lieferantenklassifizierung / Lieferantenbewertung Lieferantenentwicklung / (Maßnahmenplanung / Controlling) Lieferanteninformationen (Akte) Unterstützung des Strategischen Einkaufs ( Reporting/Controlling/Diagramme) Bedarfsmanagement Spend Analysis Anforderungen IT Software-Lizenzmanagement Verwaltung/ Management von Service Level Agreements Weitere abteilungsspezifische Anforderungen Standort- und Netzwerkplanung Real Estate Immobilien- und Liegenschaften Facility Management Patent- / Lizenzmanagement Beteiligungsmanagement 9. Welche Geschäftsprozesse, die beim Vertragsmanagement entstehen, möchten Sie softwaregestützt durchführen? Genehmigungsprozesse Kündigungsprozesse Eskalationsprozesse 10. Wie viele Verträge möchten Sie verwalten (Schätzung)? Wie viele neue Verträge kommen pro Jahr hinzu? Wie viele laufen im gleichen Zeitraum aus? Wie viele dieser Verträge (in %) sind Standardverträge (also "einfache" Verträge mit ähnlichem Inhalt)? Wie viele Verträge liegen bereits in digitaler Form vor? Bedarfsqualifizierung Vertragsmanagement Seite 5 von 8

6 11. Welche Vertragsarten möchten Sie verwalten? Einzel- und Rahmenverträge Wartungs- und Supportverträge Handelsverträge Rahmen-Lieferverträge Volumen- und Zeitverträge Werkverträge Versicherungsverträge Dienstleistungsvertrag Darlehensverträge Mietverträge Pachtverträge Lizenzverträge Arbeitsverträge Gesellschafterverträge Beraterverträge 12. Möchten Sie Verträge, bzw. Dokumente zu Verträgen vollautomatisiert oder systemgestützt erstellen (Beispiele: Nachträge in großen Stückzahlen, "Juristisch geprüfter Vertrags-Baukasten")? 13. Möchten Sie die Zahlungsbewegungen zu den jeweiligen Verträgen auch in der Vertragsverwaltung sehen? Bedarfsqualifizierung Vertragsmanagement Seite 6 von 8

7 3 SYSTEME/TECHNIK/INTERPRETATIONEN 14. Werden die Verträge in einem Archiv revisionssicher aufbewahrt? 15. Sind strukturierte Vertragsdaten bereits in Datenbank(en) erfasst? Wenn ja: In welcher Form und wie schätzen Sie die Datenqualität ein? U Um welche Datenbank handelt es sich? Oracle Microsoft Wenn nein: Welche Datenbank wird gewünscht? 16. Ist im Unternehmen bereits ein Dokumentenmanagement-System im Einsatz? Wenn ja: Welches? Und wird es auch für Verträge genutzt? 17. Ist eine Microsoft Office Integration wichtig? 18. Welche ERP Software nutzen Sie (z.b. SAP R/3)? 19. Welches system nutzen Sie? Lotus Notes MS Outlook Anderes: Bedarfsqualifizierung Vertragsmanagement Seite 7 von 8

8 4 ZIELSETZUNG 20. Ihre Ziele sind es vom Papierstapel zum organisierten Dokumenten-/Vertragsmanagement zu gelangen? übergreifende Informationen zu erhalten, verwalten und auszuwerten, die sich mit Ihrer Organisation weiterentwickeln? mit wenig Aufwand Ihre Akten, Dokumente und Verträge einfach und strukturiert abzulegen? die Compliance im Unternehmen durch den ESAI-Prozess (Erfassen, Steuern, Auswerten, Informieren) nachhaltig zu verbessern? eine Lösung für das Vertragsmanagement zu finden, die den Namen auch verdient? Lieferanten im strategischen Einkaufsprozess zu entwickeln, in dem in einem System Stammdaten, Ausschreibungen, Dokumente, Ratings und Auswertungen vorhanden sind? sicherzustellen, dass Sie jährliche Lizenzen oder Wartungsgebühren nur im benötigten Umfang bezahlen? volle Transparenz auf Vertragsklauseln und sowie Vertragsabweichungen zu gewinnen und alle damit verbundenen Risiken im Blick zu haben? Ergänzungen/ Bemerkungen: Bedarfsqualifizierung Vertragsmanagement Seite 8 von 8

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