Informationen und Änderungen zum Ablauf der Einbringung von e-rechnungen für Schulbuchhändler mit gültigem Vertrag

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1 Informationen und Änderungen zum Ablauf der Einbringung von e-rechnungen für Schulbuchhändler mit gültigem Vertrag Mit Wirkung ab 01. Jänner 2014 sind alle Vertragspartner von Bundesdienststellen im Waren- und Dienstleistungsverkehr zur Ausstellung und Übermittlung von e- Rechnungen verpflichtet. Ab diesem Zeitpunkt dürfen nur noch strukturierte elektronisch eingebrachte Rechnungen (e-rechnungen) über ein vom Bundesministerium für Finanzen zur Verfügung gestelltes Portal eingebracht werden. Erst nach erfolgter Authentifizierung im Unternehmensportal des Bundes ( ist es möglich e-rechnungen an den Bund zu stellen. Auf der Internetseite sind nähere Details zur Einbringung der e-rechnung an den Bund dargestellt. Grundsätzlich stehen 3 Möglichkeiten zur Einbringung einer e-rechnung zur Verfügung: Über ein auf der Seite eingerichtetes 1) Formular, 2) Upload oder über 3) Webservice. Wichtige Änderung für Schulbuchhändler Künftig werden alle einlangenden Rechnungen für Unterrichtsmittel eigener Wahl nur noch auf das für jeden Schulbuchhändler laut Vertrag Buchhandel (Punkt 8.1.) verpflichtende Abrechnungskonto bei der ÖPSK ausbezahlt. Es ist daher darauf zu achten, dass bei allen Schulbuch- und Medienhändlern, die einen gültigen Vertrag mit dem Bundesministerium für Wirtschaft, Familie und Jugend haben, ab sofort bei e-rechnungen für Unterrichtsmittel eigener Wahl bei der Bankverbindung das "Schulbuchkonto" angeführt wird. E-Rechnungen ohne Angabe des "Schulbuchkontos" können keiner Erledigung zugeführt werden und bedürfen einer Neuausstellung durch den Händler.

2 Übermittlung der e-rechnung - wichtige Vorgaben: Zur Vereinheitlichung müssen künftig alle e-rechnungen für Unterrichtsmittel eigener Wahl direkt an die dafür zuständigen Kundenteams der Finanzämter eingereicht werden. Die Kundenteams sind ab sofort auch als Rechnungsempfänger zu führen. Der Schule ist bei Lieferung der Unterrichtsmittel ein Lieferschein oder eine Kopie der Rechnung (auf dem/der die Beschreibung der Ware, deren Menge und deren Preis hervorgehen muss) vorzulegen. Die Schule hat nach erfolgter Prüfung der Richtigkeit der Lieferung auf dem Lieferschein oder der Kopie der Rechnung den Erhalt der Ware zu bestätigen und mit Schulstempel zu unterfertigen. Diese Bestätigung ist dem Schulbuchhändler umgehend zu übermitteln, da e-rechnung für Unterrichtsmittel eigener Wahl künftig nur gemeinsam mit dem bestätigten Lieferschein bzw. der Kopie der Rechnung im Anhang eingereicht bzw. übermittelt werden sollten. 1 Eine Bearbeitung der e-rechnung ohne Bestätigung der Schule darf nicht erfolgen. Sobald die e-rechnung mit dem im Anhang befindlichen, bestätigten Lieferschein bzw. der Rechnungskopie beim jeweiligen Kundenteam eingelangt ist, wird dem Schulbuchhändler automatisch per eine Dokumentennummer übermittelt. Diese Dokumentennummer ist die Bearbeitungsnummer der e-rechnung im jeweiligen Kundenteam. Sollte eine gemeinsame Übermittlung (e-rechnung und bestätigter Lieferschein/Rechnungskopie) aus technischen Gründen nicht möglich sein, kann in Ausnahmefällen der bestätigte Lieferschein/Rechnungskopie unter Angabe der Dokumentennummer nachgereicht werden. Ohne Angabe dieser Nummer kann die Nachreichung nicht zugeordnet werden. 1 Bestätigter Lieferschein/Rechnungskopie einscannen und als PDF der e-rechnung anhängen.

3 Notwendige Daten zur Einreichung Einkäufergruppe der Kundenteams Kreditorennummer, Banktyp UID-Nummer Kundenteams Auftragsreferenz Die den Schulbuchhändlern zugeteilten Kreditorennummern wurden bereits in der Fachabteilung II/8 (Schulbuch) des Bundesministerium für Wirtschaft, Familie und Jugend für Schulbuchhändler und Eigenverleger angelegt. Die entsprechende Kreditorennummer wird über den Fachverband der Buch- und Medienwirtschaft (Verein Schulbuch) weitergegeben. Bei nicht vorhandener oder bekannter Kreditorennummer hat sich der Schulbuchhändler mit der Fachabteilung II/8 des Bundesministeriums für Wirtschaft, Familie und Jugend in Verbindung zu setzen, damit entsprechende Vorkehrungen getroffen werden können. Die Auftragsreferenz ergibt sich aus der Einkäufergruppe des jeweiligen Kundenteams der Finanzämter, dem Kürzel für Unterrichtsmittel eigener Wahl entweder für Profan oder Religion, der Schulkennzahl und eventuell einer Kurzbezeichnung der Schule. Nach der Einkäufergruppe ist immer ein Doppelpunkt zu setzen und ohne Abstand weiterzuschreiben! z.b.: Volksschule in Wien, SKZ , Lieferung für Religion Auftragsreferenz: H11:UEW-R, SKZ Die Einkäufergruppen und UID Nummern der Kundenteams lauten: FLAG FA WIEN 4/5/10 EKG H11 ATU FLAG FA KLAGENFURT EKG H12 ATU FLAG FA GRAZ-STADT EKG H13 ATU FLAG FA LINZ EKG H14 ATU FLAG FA SALZBURG-STADT EKG H15 ATU FLAG FA FELDKIRCH EKG H16 ATU FLAG FA INNSBRUCK EKG H17 ATU

4 Getrennte Rechnung : PROFAN und RELIGION Getrennte Rechnung: Unterrichtsmittel MIT oder OHNE Schulbuchnummer Grundsätzlich sind Rechnungen nach Bestellungen für die Schulform (Profan) oder Religion zu trennen. WICHTIG: Künftig müssen Rechnungen jedoch auch getrennt nach Unterrichtsmittel MIT (ohne Abzug 8 % Rabatt) und Unterrichtsmittel OHNE Schulbuchnummer (8 % Rabatt müssen abgezogen werden) gestellt werden. Für in Rechnung gestellte Unterrichtsmittel eigener Wahl OHNE Schulbuchnummer, die nicht in den Schulbuchlisten des aktuellen Schuljahres enthalten sind, muss seitens des Rechnungsstellers der 8%ige Rabatt - gemäß den Verträgen und den Teilnahmebedingungen - beim Rechnungsbetrag abgezogen werden, d. h. der mittels e-rechnung notierte Rechnungsbetrag muss bereits abzüglich des 8 %igen Rabattes notiert werden. Das ist sehr wichtig, da der auf der e-rechnung notierte Rechnungsbetrag nicht veränderbar ist! Sobald der tatsächliche von den Kundenteams der Finanzämter errechnete Auszahlungsbetrag vom Rechnungsbetrag abweicht (z.b. aufgrund nicht Berücksichtigung der 8%igen Rabattierung, Lieferung von Unterrichtsmittel die nicht den Richtlinien entsprechen oder bei zu geringem Budget der Schule) muss die e-rechnung von den Kundenteams der Finanzämter gelöscht werden. In so einem Fall wird der Händler schriftlich davon in Kenntnis gesetzt und folglich um Korrektur und Neuausstellung der e-rechnung ersucht. Bei sofortigem Abzug seitens des Händlers können im Vorfeld Löschungen und dadurch bedingte Mehraufwendungen vermieden werden.

5 Achtung bei einer neuerlichen Übermittlung einer zuvor korrigierten Rechnung ist unbedingt die gleiche Rechnungsnummer zu verwenden, da die Rechnungsnummer mit der am dazugehörigen Lieferschein bzw. auf der Rechnungskopie notierten, übereinstimmen muss. Das Bundesministerium für Wirtschaft, Familie und Jugend, Abteilung II/8 übermittelt auch an Schulen entsprechende Informationen und wird explizit auf die UEW-Richtlinien hinweisen. Firma KÖBU-DATA GmbH Alle Schulbuchhändler die zur Abwicklung der Schulbuchaktion unterstützend ein Programm der Firma KÖBU-DATA GmbH verwenden, werden ersucht, sich entweder mit Herrn Andreas Gruber oder Herrn Andreas Gausterer in Verbindung zu setzen, da das Fakturierungsprogramm der Firma KÖBU-DATA GmbH an die Vorgaben der e-rechnung - in Zusammenarbeit mit dem Bundesministerium für Wirtschaft, Familie und Jugend, Abteilung II/8 - adaptiert wurde. Kontaktdaten: KÖBU DATA GmbH Andreas Gruber Tel: Andreas Gausterer Tel: