SEPA-Mandate an Spender übermitteln

Transkript

1 SEPA-Mandate an Spender übermitteln Sie haben verschiedene Möglichkeiten die Übermittlung der SEPA-Mandat-Daten zu handhaben. Für Online-Spenden können Sie diesen Prozess automatisieren, um sich Arbeit zu ersparen. Beachten Sie dazu bitte unseren separaten Artikel. Sie können die Übermittlung aber natürlich auch manuell ausführen, z.b. nach der SEPA-Migration oder für manuell angelegte Mandate. Wir empfehlen die Aktivierung einer -Erweiterung, um die Daten per verschicken zu können, was Ihnen die manuelle Arbeit erleichert. Anwendungsfall 1: SEPA-Mandate per -Versand übermitteln 1.1 Versand Gehen Sie unter Spenden > SEPA-Mandate und nutzen Sie die Suche, um z.b. noch nicht übermittelte SEPA-Mandate zu finden. Wählen Sie in der Suche bei "Person hat" den Eintrag " -Adresse" aus, so dass sichergestellt ist, dass ein Versand per funktioniert. Wählen Sie alle gefundenen Mandate aus und klicken Sie auf die Listenoperation " schreiben" womit sich der Webmailer öffnet. Anders als beim -Versand an eine einzelne Person können Sie beim Massenversand mit Parametern im Nachrichten-Feld arbeiten. Wenn Sie rechts ein passendes Template auswählen, bleiben die Parameter ebenfalls im Text erhalten. Die Parameter werden erst beim Versand an die jeweiligen Personen ersetzt. Nach dem Versand erhalten Sie eine Bestätigung per . Es gibt jetzt zwei Möglichkeiten, was Sie übermitteln: Möglichkeit 1 Eine reine Informations- bzgl. der Umstellung auf SEPA, ohne das eine physikalische Unterschrift eingeholt wird. Dann wäre zum Beispiel folgendes -Template dafür geeignet: {{formal_greeting_de}} am stellen wir auf das europaweit einheitliche SEPA-Basis-Lastschriftverfahren um. Die von Ihnen bereits erteilte Einzugsermächtigung wird dabei als SEPA-Lastschriftmandat weiter

2 genutzt. Dieses Lastschriftmandat wird gekennzeichnet durch: - Ihre Mandatsreferenz: {{sepa_mandate_reference_id}} - Unsere Gläubiger-Identifikationsnummer: {{sepa_creditor_id}} Diese Informationen werden von uns bei allen Lastschrifteinzügen angegeben. Da diese Umstellung durch uns erfolgt, brauchen Sie nichts weiter unternehmen. Lastschriften werden weiterhin von Ihrem Konto eingezogen. Im Rahmen der Umstellung haben wir Ihre Bankdaten in IBAN / BIC konvertiert und teilen Ihnen diese nachfolgend mit. Selbstverständlich bleibt Ihr Recht, das SEPA-Lastschriftmandat jederzeit zu widerrufen, hiervon unberührt. Bitte prüfen Sie zur Sicherheit die hinterlegten Angaben: - Ihre IBAN: {{sepa_mandate_iban}} - Ihre BIC: {{sepa_mandate_bic}} Sollten diese Angaben nicht mehr aktuell sein, bitten wir Sie um Nachricht. Ihre IBAN und den BIC finden Sie z. B. auch auf Ihrem Kontoauszug. Sofern Sie Fragen zu dieser Nachricht haben, kontaktieren Sie uns gerne. -- Mit freundlichen Grüßen Ihr Spenden-Service-Team support@meineorganisation.de Möglichkeit 2: Eine SEPA- inklusive des dazugehörigen SEPA-Mandats zum Download. Dieses muss der Spender dann ausdrucken, unterschreiben und an Sie zurückschicken. Das Beispiel zeigt, wie Sie dazu den Parameter {{sepa_mandate_link}} nutzen können, um einen Download-Link in die automatisch einzufügen.

3 Natürlich ist auch ein Einzelversand möglich: gehen Sie mit der Maus über das gewünschte Mandat und klicken Sie auf das -Symbol. Es öffnet sich wieder der Webmailer und Sie können Ihre Nachricht eintragen. Oder Sie wählen ein Template aus, wobei diesmal die Parameter sofort ersetzt werden.

4 Um das PDF eines einzelnen SEPA-Mandats zu erhalten, gehen Sie mit der Maus über den gewünschten Eintrag und klicken Sie auf das PDF-Icon Versand protokollieren Nachdem Sie die s verschickt haben, wählen Sie die gleiche Liste erneut aus und klicken Sie auf die Option "Als übermittelt markieren". Dort können Sie das Datum eingeben und "per " auswählen. Wichtiger Hinweis: setzen Sie das Übermittelt-Datum erst, wenn der -Versand wirklich abgeschlossen ist. Wenn Sie also einen -Massenversand für alle noch nicht verschickten Mandate beauftragt haben, dann müssen Sie auf die Benachrichtigung per warten (in der Regel nach paar Minuten), dass die s erfolgreich versandt wurden. Ansonsten könnte es passieren, dass keine E-

5 Mails mehr verschickt werden, da zu den gespeicherten Such-Parametern (alle nicht verschickten Mandate) keine Treffer mehr gefunden werden. Anwendungsfall 2: SEPA-Mandate per Post-Versand übermitteln Natürlich kann der Fall eintreten, dass Sie nicht von allen Ihren Spendern eine Adresse haben. Sie können diese entweder erfragen und nachpflegen und dann den Anwendungs-Fall 1 wiederholen oder dem Spender das Mandat per Post übermitteln. Dieser Fall wird im Folgenden beschrieben. 2.1 Mandat-CSV für Serien-Brief erzeugen Als nächstes suchen Sie nach Mandaten, deren Person "NUR Adresse" hat. Da hier kein - Versand möglich ist, wählen Sie alle aus und klicken auf "Exportieren". Damit erhalten Sie eine CSV- Datei mit allen notwendigen Mandat-Informationen, um einen Serien-Brief zu erstellen. Ob Sie den Brief selber erzeugen oder durch einen Dienstleister übermitteln, entscheiden natürlich Sie Mandat-PDF für Serienbrief erzeugen (optional) Auch hier haben Sie wieder die Möglichkeit, einen reinen Informations-Brief mit allen Mandats- Informationen zu versenden oder auch das eigentliche Mandat-Dokument anzufügen, um die physikalische Unterschrift einzuholen. In diesem Falle klicken Sie bitte auf "In einem PDF herunterladen". Damit erhalten Sie alle Mandate innerhalb einer PDF zur Weiterverarbeitung. Um eine leichte Zuordung zu gewährleisten, ist die Mandat-

6 Reihenfolge in der CSV und in der PDF identisch. 2.3 Post Versand protokollieren Nachdem Sie die Briefe verschickt haben, wählen Sie wieder die Liste aus und markieren die Mandate als übermittelt per Post.

7 Powered by TCPDF ( Anwendungsfall 3: Keine Mandatsübermittlung möglich Zuletzt können Sie noch nach Mandaten suchen, deren Person "weder noch Adresse" haben, ggf. Nachforschungen anstellen, die nötigen Angaben nachtragen und den Prozess wiederholen. Online URL: