Projektablauf für Lieferanten

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1 Projektablauf für Lieferanten Projektablauf Lieferant.doc Seite 1 von 11

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Erläuterung der verwendeten Begriffe Voraussetzungen für den Projektstart Prüfung der Datenübertragung Registrierung beim Kunden Projektabläufe Projektablauf Web Rechnung Projektablauf Druckertreiber Projektablauf Standard-Format Formaterzeugung Das PDF Datenübertragung Projektablauf Individuelles Format Formatkonvertierung Das PDF Datenübertragung Produktivsetzung Archivierung... 9 Projektablauf Lieferant.doc Seite 2 von 11

3 1 Einführung Dieses Dokument beschreibt den Projektablauf für Lieferanten (Datensender). Sollten Sie Lieferant im Gutschriftsverfahren sein, so laden Sie sich bitte die Ablaufbeschreibung für Datenempfänger herunter. Wenn Sie elektronische Rechnungen an Ihren Kunden senden möchten ist zu beachten, dass die Kunden über crossinx immer strukturierte Daten für Ihre ERP- bzw. Warenwirtschaftssysteme erhalten. Das bedeutet, dass ein signiertes PDF alleine nicht ausreicht. 2 Erläuterung der verwendeten Begriffe Im Folgenden sind einige Begriffe erläutert. Da diese Begriffe für das Verständnis des Dokuments von Bedeutung sind, erfolgt diese Erläuterung bereits zu Beginn und nicht erst im Anhang. crossinx: Dienstleister Ihres Kunden Crossnet: Plattform die crossinx betreibt, um elektronische Dokumente auszutauschen Strukturierte Daten: Wird eine Rechnung elektronisch übertragen, dann kann das entweder als Bild (z.b.: PDF, TIFF, JPG) geschehen oder in Form von strukturierten Daten. Bilddateien haben den entscheidenden Nachteil, dass diese kaum automatisiert ausgelesen werden können, es sei denn man nutzt OCR- Software. In diesem Fall liegt die Erkennungsrate allerdings deutlich unter 100%. Strukturierte Daten stellen Informationen in fest definierten Strukturen dar. Sind dem Empfänger diese Strukturen bekannt, dann kann er die Daten gezielt und sicher aus diesen Strukturen auslesen. Bekannte Formate für strukturierte Daten sind beispielsweise EDIFACT, XML oder SAP-IDOCs. Elektronische Signatur: In den meisten Fällen wird für elektronische Daten eine elektronische Signatur erwartet, welche gegenüber dem Finanzamt sicherstellt (ähnlich einer manuellen Unterschrift), dass es sich um einen Originalbeleg handelt. Prüfprotokoll: Wird auch als validation log bezeichnet. Das Prüfprotokoll wird von den meisten Signaturanbietern erstellt, wenn ein Benutzer eine elektronische Signatur zur Echtheitsprüfung an den Signaturanbieter sendet. Das Prüfprotokoll sagt praktisch aus, wann eine elektronische Signatur geprüft wurde und ob sie zum Prüfungszeitpunkt gültig war. 3 Voraussetzungen für den Projektstart Sie haben von Ihrem Kunden die Aufforderung erhalten, elektronische Rechnungen über crossinx zu senden. Loggen Sie sich mit dem User und Passwort ein und laden Sie sich alle interessanten Dokumente herunter. Projektablauf Lieferant.doc Seite 3 von 11

4 Registrieren Sie sich. Die Registrierung ist kostenlos und mit keinen weiteren Verpflichtungen verbunden. crossinx kann aber nun, falls Sie Fragen haben und mit dem Helpdesk kommunizieren, diese Kommunikation dokumentieren und später wieder darauf zurückgreifen. Melden Sie sich aber erst dann beim Kunden an, wenn Sie entschieden haben, wie die Rechnungsdaten übertragen werden sollen. 3.1 Prüfung der Datenübertragung Prüfen Sie, auf welche Art und Weise Sie Daten zur Verfügung stellen wollen: 3.2 Registrierung beim Kunden 4 Projektabläufe Web Formular: Sie haben nur wenige Dokumente und möchten diese manuell im Internet in ein Web Formular eingeben. Halbautomatisierte Übertragung Druckertreiber: Sie haben zu viele Rechnungen um sie noch im Web Formular einzugeben, können aber keine elektronischen Daten direkt aus Ihrem System erzeugen. In diesem Fall ist es sinnvoll den virtuellen Druckertreiber einzusetzen. Dieser wird auf einem Windows-Rechner installiert. Automatisierte Übertragung Standardformat: Sie können aus Ihrem Warenwirtschaftssystem / ERP-System strukturierte Daten in einem der dokumentierten Standardformate bereitstellen. Automatisierte Übertragung individuelles Format: Sie können aus Ihrem Warenwirtschaftssystem / ERP-System strukturierte Daten bereitstellen, können aber das Standardformat nicht liefern. Diese Option ist bei crossinx i.d.r. mit zusätzlichen Kosten verbunden für die Ihnen wir Ihnen gerne ein Angebot erstellen. Diese zusätzlichen Kosten sind erfahrungsgemäß aber niedriger als die internen Kosten für die Erzeugung des Standardformates. Bevor man sein Systemhaus beauftragt, eines der Standardformate zu programmieren, sollte man deshalb prüfen, ob crossinx das Format schneller und günstiger realisieren kann. Wenn Sie sich in Crossnet noch nicht beim Kunden registriert haben, so holen Sie das jetzt bitte nach. Wählen Sie je nach Übertragungsart die Optionen WebRechnung, Druckertreiber oder andere aus. Wenn der Kunde mehrere Niederlassungen hat, welche in crossnet separat verarbeitet werden, so müssen Sie sich für jede Niederlassung anmelden, an welche Sie Rechnungen stellen. Je nachdem für welches Verfahren Sie sich entschieden und registriert haben, unterscheiden sich die Projektabläufe. Projektablauf Lieferant.doc Seite 4 von 11

5 4.1 Projektablauf Web Rechnung Nach der Registrierung beim Kunden hat der Kunde die Möglichkeit, Ihre Registrierung anzunehmen oder abzulehnen. Lehnt er sie ab, weil z.b. eine falsche Ust-ID gesendet wurde oder andere Identifikationsdaten fehlen, können Sie diese Daten im crossnet Portal nachpflegen und die Registrierung erneut versenden. Nimmt der Kunde die Registrierung an, werden im Hintergrund alle benötigten Prozesse automatisch konfiguriert. Sie können ab sofort Web Rechnungen versenden. Einzig offener Punkt ist nun die Archivierung (siehe Punkt Archivierung) 4.2 Projektablauf Druckertreiber Registrieren Sie sich für die Druckertreiberlösung, so erhält crossinx automatisch einen Hinweis. Ein Mitarbeiter von crossinx wird Sie kontaktieren. Sie erhalten Testsoftware mit Testlizenzen sowie eine gesonderte Projektablaufbeschreibung für Nutzer des Druckertreibers. 4.3 Projektablauf Standard-Format Sofern Sie bei der Registrierung andere Übertragung ausgewählt haben, meldet sich ein Mitarbeiter von crossinx bei Ihnen, der während des Projektes Ihr Ansprechpartner sein wird. Um die Prozesse automatisiert einzurichten müssen Sie folgendes entscheiden: Welches Standardformat soll genutzt werden? Wird ein PDF intern erzeugt oder wird die PDF-Erstellung von crossinx übernommen? Wie werden die Daten an crossinx übertragen? Wie wird archiviert (wird nur benötigt, wenn crossinx in Ihrem Namen die elektronische Rechnung signiert)? Für jeden dieser Punkte benötigen Sie einen Ansprechpartner in Ihrer Firma, der das Thema mit crossinx abstimmt, einrichtet und testet. Ihr Ansprechpartner bei crossinx übernimmt i.d.r. all diese Aufgaben auf der Seite von crossinx, so dass Sie nur einen Ansprechpartner zur Umsetzung benötigen. Laden Sie zunächst die neuesten Versionen folgender Dokumente herunter: Aktuelle Formatbeschreibung zum von Ihnen gewählten Format Pflichtfelder Datenübertragung Sie finden die Dokumente unter Danach sind folgende Schritte durchzuführen. Projektablauf Lieferant.doc Seite 5 von 11

6 4.3.1 Formaterzeugung Erstellen Sie das Standardformat und senden Sie Testdaten an crossinx. Dies kann über eine eigens eingerichtete Verbindung zum Test geschehen oder während der Testphase per direkt an Ihren Ansprechpartner. Wenn Sie das PDF selbst erstellen empfiehlt es sich, bereits in der Testphase mit automatisierter Übertragung zu arbeiten. Beim Erstellen der Testdaten ist auf folgendes zu achten: Die formelle Syntax des Standardformates muss eingehalten werden. Die vom Kunden angeforderten Pflichtfelder müssen in jedem Dokument vollständig übergeben werden. Manche Formate ermöglichen es, die Pflichtfelder theoretisch in unterschiedlichen Feldern zu übergeben (z.b. EDIFACT). Anhand der Pflichtfeld-Codes aus dem Dokument Pflichtfelder...pdf können Sie in der Dokumentation des Standardformates die zu füllenden Felder finden. Es ist wichtig, dass die Pflichtfelder dort gefüllt werden, wo das Standardformat dies vorschreibt, da die Daten nur dann gefunden werden. Erzeugen Sie Testdaten für alle Geschäftsvorfälle, welche Sie später nutzen wollen (Rechnung, Gutschrift, Abschlagsrechnung, etc.). crossinx testet die Daten auf Syntaxfehler, prüft, ob alle Pflichtfelder gefüllt sind, und meldet Ihnen die Fehler zurück Das PDF Praktisch alle Kunden erwarten zu den strukturierten Rechnungsdaten eine PDF-Datei. Diese dient zum einen als elektronische Rechnung, d.h. sie erhält die elektronische Signatur. Zum anderen wird sie von Kunden zur Ansicht benötigt, wenn beispielsweise eine Rechnung nicht bearbeitet werden kann, weil die Bestellnummer nicht korrekt ist. Der Mitarbeiter des Kunden kann dann auf der PDF-Ansicht ggf. einen Ansprechpartner, detaillierte Artikelbeschreibungen o.ä. finden. Sofern Sie das PDF zur Rechnung selbst erstellen, müssen Sie auf folgende Punkte achten: Das PDF stellt die elektronische Rechnung dar. Es muss alle rechtlichen Anforderungen an eine vorsteuerabzugsberechtigte Rechnung erfüllen. I.d.R. wird das PDF embedded signiert. Stellen Sie daher sicher, dass es nicht schreibgeschützt ist Sofern PDF und strukturierte Daten gemeinsam in einer ZIP-Datei / Rechnung gesendet werden, sind die Dateinamen irrelevant. Das System erkennt strukturierte Datei und PDF an der jeweiligen Dateiendung. Wenn PDF und strukturierte Daten asynchron oder mehrere Rechnungen in einer ZIP-Datei übertragen werden, müssen die Dateinamen der strukturierten Rechnung und der PDF-Datei identisch sein, z.b. Projektablauf Lieferant.doc Seite 6 von 11

7 o <rechnung1>.xml o <rechnung1>.pdf. Wenn zusätzlich zum PDF weitere Anhänge versendet werden müssen (z.b. Stundennachweise o.ä.), müssen diese ebenfalls als PDF übergeben werden. Da in diesem Fall die Anzahl der Anhänge i.d.r. variiert, müssen die Rechnungen gezippt übertragen werden. Sie werden synchron verarbeitet. Das Rechnungs-PDF muss dann im Dateinamen immer auf _MAIN enden (z.b. <rechnung1>_main.pdf), auch wenn teilweise keine zusätzlichen Anhänge übertragen werden. Die Dokumente werden dann vor dem Signieren zusammenkopiert, so dass der Empfänger nur ein einziges, größeres PDF erhält. Der Wert _MAIN im Dateinamen des Rechnungs-PDFs führt dazu, dass dieses PDF beim Zusammenkopieren an erster Stelle gesetzt wird. Alle anderen PDFs finden sich darunter, so dass der Kunde beim Öffnen der Datei zuerst die Rechnung sieht. Achtung: nicht alle Kunden akzeptieren bzw. ermöglichen das Versenden von zusätzlichen Anhängen. Wenn es in Ihrem Fall von Bedeutung ist, informieren Sie bitte Ihren Ansprechpartner bei crossinx. Werden zusätzliche Anhänge zum von crossinx erzeugten PDF benötigt, können diese ebenfalls gezippt mit der strukturierten Rechnungsdatei übertragen werden. Wenn es keine Möglichkeit gibt, die Dateinamen zu manipulieren, die Dateinamen der PDF-Anhänge aber in den strukturierten Daten abgebildet sind, gibt es die Möglichkeit, über eine Vorkonvertierung diese Namen zu extrahieren und den strukturierten Daten zuzuordnen. Diese zusätzlichen Aufwände werden separat abgerechnet, d.h. sie sind nicht im Preis von Standardformatanbindung oder individuellem Format berücksichtigt Datenübertragung Klären Sie anhand des Dokumentes Datenübertragung.pdf, wie die Daten an crossinx übertragen werden können. Danach können Sie crossinx Ihre Wahl mitteilen bzw. das weitere Vorgehen besprechen. 4.4 Projektablauf Individuelles Format Sofern Sie bei der Registrierung andere Übertragung ausgewählt haben, meldet sich ein Mitarbeiter von crossinx bei Ihnen, der während des Projektes Ihr Ansprechpartner sein wird. Wenn die Nutzung der Standardformate bei Ihnen nicht in Frage kommt, Sie aber ein eigenes strukturiertes Format liefern können, kann crossinx eine individuelle Konvertierung für dieses Format für Sie entwickeln. Der Projektablauf ist größtenteils identisch mit dem Ablauf für Standard-Format-Nutzer. Der Unterschied besteht nur im strukturierten Format - PDF, Datenübertragung und Archivierung sind identisch (siehe bitte Projektablauf Standard-Format). Projektablauf Lieferant.doc Seite 7 von 11

8 4.4.1 Formatkonvertierung Damit crossinx Ihr Format konvertieren kann, benötigen wir: Eine aktuelle und ausführliche Formatbeschreibung aus der hervorgeht, wo genau welche Art von Daten gefunden wird o Im Fall von XML-Formaten ein XML-Schema (XSD) oder eine DTD, gegen die man Ihre Daten validieren kann o Im Fall von ASCII-Daten eine Liste der Satzarten mit Feldlängen und Datentypen o Im Fall von CSV-Daten eine Satzartenliste mit Feldern und Datentypen, sowie Trennzeichen und Zeilenumbruch o Im Fall von EDIFACT eine Beschreibung der verwendeten Segmente und Qualifier. Einen Hinweis auf den Zeichensatz (Codepage) der Daten, z.b. UTF-8, ASCII, ISO etc. Testdaten für alle Geschäftsvorfälle (Rechnung / Gutschrift) Ihr eigenes Format kann natürlich nur dann in das Zielformat konvertiert werden, wenn alle im Zielformat benötigten Daten auch darin enthalten sind. Um sicherzustellen, dass Sie über alle Informationen verfügen laden Sie sich bitte unter die aktuellen Pflichtfelder des Kunden herunter. Denken Sie daran, dass crossinx ein Netzwerk ist: Sie können auch weitere Kunden über das Netzwerk mit Rechnungen versorgen. Da es sein kann, dass der nächste Kunde andere Pflichtfelder benötigt, empfiehlt es sich, möglichst viele Daten zu einer Rechnung zu senden. Wenn crossinx die Daten konvertiert hat, erhalten Sie von uns eine Mitteilung, ob alle Pflichtfelder gefüllt sind. Wenn nicht, müssen Sie die vom Kunden erwarteten Informationen noch in Ihr Format einfügen. crossinx wird die Daten dann extrahieren. Dieser Prozess wird solange durchgeführt, bis alle Testdaten vorhanden sind Das PDF Siehe identischer Punkt im Projektablauf Standard-Format Datenübertragung Klären Sie anhand des Dokumentes Datenübertragung.pdf, wie die Daten an crossinx übertragen werden können. Danach können Sie crossinx Ihre Wahl mitteilen bzw. das weitere Vorgehen besprechen Produktivsetzung Wenn das Format stimmt sowie PDF, Datenübertragung und Archivierung geklärt und getestet sind, wird der Produktivtermin zwischen crossinx und dem Datensender Projektablauf Lieferant.doc Seite 8 von 11

9 4.5 Archivierung vereinbart. In seltenen Fällen muss diese Abstimmung auch mit dem Datenempfänger erfolgen. crossinx richtet das System dann ein, so dass der Lieferant jederzeit mit dem elektronischen Rechnungsversand beginnen kann. Es liegt in der Verantwortung des Lieferanten sicherzustellen, dass kein paralleler Versand von signierten elektronischen Rechnungen und Papierrechnungen erfolgt. Sofern die Daten signiert werden, ist der Versender verpflichtet, die signierten Daten zu archivieren (Stand Januar 2011 in Deutschland gewerblich für 10 Jahre, bitte beachten Sie nationale Regelungen). Sollte ein Steuerprüfer die Original-Rechnung prüfen wollen, wäre es das signierte PDF, das vorgelegt werden muss. Eine Archivierung elektronischer Daten auf Papier ist zurzeit nicht erlaubt, d.h. Ausdrucken und Ablegen ist nicht ausreichend! Für die Archivierung stehen dem Versender unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung: 1. Der Versender lädt die Daten manuell innerhalb von 3 Monaten vom crossinx Portal (crossnet) herunter. Diese Option ist kostenfrei. Nach Ablauf von 3 Monaten werden die Daten automatisch bei crossinx gelöscht. Sie stehen dann nicht länger zur Verfügung und können von crossinx auch nicht mehr erstellt werden. 2. Der Versender lädt die Daten manuell innerhalb von 12 Monaten von crossnet herunter. Die Verlängerung der Datenspeicherung auf 12 Monate ist kostenpflichtig. Nach Ablauf von 12 Monaten werden die Daten automatisch bei crossinx gelöscht. Sie stehen dann nicht länger zur Verfügung und können von crossinx auch nicht mehr erstellt werden. 3. crossinx sendet Ihnen zum Jahresbeginn die Rechnungsdaten des Vorjahres auf CD-ROM. Zu diesem Zweck werden die Daten bis zum Brennen auf CD archiviert, mindestens aber 12 Monate. Sie erhalten einmal jährlich 2 identische CDs mit den signierten Daten. Auf die CDs werden nur Dokumente mit Rechnungsdatum Vorjahr oder älter gebrannt. Wenn beispielsweise Anfang Januar noch Rechnungen mit Rechnungsdatum im Vorjahr übertragen werden, so erscheinen diese ebenfalls auf der CD. Werden nach CD-Erstellung noch Rechnungen aus dem Vorjahr übertragen, so erhalten Sie diese erst im darauf folgenden Jahr auf CD. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Sie alle Dokumente erhalten. Um dem Versender etwas Zeit zum Nacharbeiten zu lassen, werden die CDs i.d.r. erst im Februar erstellt. Rechnungen des laufenden Jahres, für die sie noch keine Archivierungs-CD erhalten haben, die aber trotzdem z.b. vom Steuerprüfer eingesehen werden Projektablauf Lieferant.doc Seite 9 von 11

10 müssen, können jederzeit online im crossinx Portal (crossnet) eingesehen und heruntergeladen werden. Bei Nutzung dieser Archivierungsart fallen sowohl Kosten für die Verlängerung der Standard-Archivzeit auf 12 Monate, als auch Kosten für das Brennen der Daten auf CD an. 4. Langzeitarchivierung online ist die bequemste Art Ihre Daten zu archivieren. Sie können die Dokumente für 10 Jahre in crossnet belassen. Ihre Mitarbeiter haben dann jederzeit Zugriff auf die Daten. 5. Automatischer Rückversand der signierten Daten an den Versender. In diesem Fall werden die signierten Daten nach der Auslieferung an den Kunden automatisch an Sie zurück übertragen. Die Möglichkeiten der Datenübertragung entnehmen Sie bitte dem Dokument Datenübertragung.pdf. Für das Einrichten des Rückversandes wird pro Übertragungsweg eine einmalige Pauschale erhoben. Die Preise für die Archivierung oder Einrichtung der Datenübertragung entnehmen Sie bitte Ihrem Vertrag bzw. der aktuellen Tarifliste. Projektablauf Lieferant.doc Seite 10 von 11

11 Versionsverfolgung: Datum Version Autor(en) Erfolgte Änderungen Herbert Angermann Erstellung Peter Heß Überprüfung, redaktionelle Änderungen Marcus Laube Überprüfung, redaktionelle Änderungen Projektablauf Lieferant.doc Seite 11 von 11