für Administratoren Storebox Handbuch für Administratoren Swisscom (Schweiz) AG

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1 Storebox Handbuch Swisscom (Schweiz) AG 1/42

2 Inhaltsverzeichnis 1 Über dieses Dokument Einleitung Was ist Storebox? Das Rollenmodell bei Storebox Die Verzeichnisstruktur bei Storebox Das Lizenzmodell User-Lizenzen User-Lizenzen inklusive Backup Server-Lizenzen NAS-Gateway-Lizenzen Grundlagen für Storebox-Administratoren Das Dashboard Devices verwalten Einladungen verwalten Projekte verwalten Reports Benutzerverwaltung User Details Groups Provisioning Advanced Details Devices Projects Folder Groups Rollen Gruppen Pläne Directory Services Verzeichnisse Home-Folders Backup-Folders Folder Groups Erweiterte Einstellungen Virtual Portal Settings Skins Configuration Templates Notifications Logs & Alerts Event Log System Local Backup obere Tabelle Local Backup untere Tabelle Cloud Backup obere Tabelle Cloud Backup untere Tabelle Cloud Sync Access Audit Agents Alerts Glossar Abbildungsverzeichnis Tabellenverzeichnis /42

3 1 Über dieses Dokument Diese Anleitung richtet sich an Administratoren des Services Storebox von Swisscom. Eine Anleitung für Endbenutzer ist separat verfügbar. Weitere nützliche Informationen und Anleitungen finden Sie via: Sollte in der Dokumentation etwas fehlen, unklar oder zu wenig detailliert beschrieben sein, konsultieren Sie bitte zuerst die Hilfeseiten und «Frequently Asked Questions» (FAQ) via obigen Link, bevor Sie sich an den Support von Swisscom wenden. Die Menuführung und die Screenshots in diesem Dokument sind der Einfachheit halber grundsätzlich in Englisch gehalten. Wenn Sie eine andere Sprache ausgewählt haben, können Sie ganz einfach via Benutzer- Administration bei Ihrem eigenen Admin-Konto die Sprache auf Englisch setzen, damit Sie dieselbe Sicht haben (siehe Kapitel 4 Benutzerverwaltung). 2 Einleitung Was ist Storebox? Storebox ist der sichere Business-Speicher in der Cloud, besonders geeignet für den Austausch und die Sicherung von Geschäftsdaten. Storebox zeichnet sich insbesondere durch die umfangreichen Administrationsmöglichkeiten und die selbständige Benutzerverwaltung aus. Der Service läuft in Rechenzentren von Swisscom in der Schweiz. Storebox ist von von 1 Benutzer bis ca Benutzer pro Ablage skalierbar. Der Speicher (Storage) kann unbegrenzt von Swisscom bezogen werden. Speicher Alle Daten befinden sich in der Cloud von Swisscom. Dies garantiert eine hohe Verfügbarkeit. Der Zugriff auf die Daten ist immer klar geregelt. Er lässt sich bis auf die Stufe der einzelnen Anwender definieren und wird vom Storebox Administrator Ihrer Firma verwaltet. Innerhalb der Firma ermöglichen spezifische Ordner die Zusammenarbeit in Teams. Externe Mitarbeitende können bequem via Link zum Lesen oder Bearbeiten eines Dokuments eingeladen werden. Synchronisation Die Daten in der Cloud von Swisscom sind immer und überall verfügbar, unabhängig vom Endgerät und von dessen Betriebssystem. Mit dem Storebox-Client können Sie die Daten in der Cloud mit Ihrem lokalen Gerät synchron halten und daran arbeiten, selbst wenn Sie keine gerade Internetverbindung haben. Sogar aus Apps von Drittanbietern lässt sich dank einer standardisierten Schnittstelle auf die in Storebox gespeicherten Daten zugreifen. Sicherheit Swisscom steht für höchste Sicherheit und für Datenhaltung in der Schweiz. Ihre Geschäftsdaten lagern verschlüsselt in Swisscom Rechenzentren in der Schweiz und sind georedundant auf mehrere Standorte verteilt. Die Daten in Storebox werden regelmässig automatisch gesichert, und als Kunde/Kundin haben Sie die Möglichkeit, die Daten selbstständig wiederherzustellen. Backup Mit dem Storebox-Client können Sie lokal gespeicherte Daten in die Cloud von Swisscom sichern. Sie bestimmen selber, welche Verzeichnisse, Dateien oder sogar Applikationen (nur für Server) Sie in Storebox gesichert haben wollen. 3/42

4 2.1 Das Rollenmodell bei Storebox Der Service Storebox basiert auf einem vordefinierten Rollenmodell. Auf d e r Seite der Kunden gibt es grundsätzlich 2 Rollen: den Storebox Administrator und die Endbenutzer. Der Storebox Administrator ist für die Benutzerverwaltung Ihrer Storebox zuständig und leistet auch den Support für die Endbenutzer. Wichtig: Aufgrund der vielfältigen Einstellungsmöglichkeiten, die dem Storebox Administrator in Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehen, bietet Swisscom für Storebox keinen direkten Support für die Endbenutzer. Die Endbenutzer wenden sich bei Problemen an den Storebox Administrator. Dieser wiederum wendet sich dann an Swisscom, sollte er ein Problem nicht selbst lösen können. Auch bei den kleinsten Paketen von Storebox (1 User inkl.) haben Sie aufgrund der Produktstruktur, der umfangreichen Verwaltungsmöglichkeiten und der Option weitere Benutzer hinzuzufügen, ein Administrator-Konto. Um Storebox zu verwalten, benutzen Sie das Administrator-Konto. Um Storebox zu nutzen, verwenden Sie das Enduser-Konto. Aus Sicherheitsgründen empfiehlt Swisscom immer die Trennung zwischen Administration und Nutzung von Storebox mittels dieser vordefinierten Rollen. Abbildung 1: Rollenmodell 2.2 Die Verzeichnisstruktur bei Storebox Storebox bietet Ihren Benutzern 3 vordefinierte Verzeichnisse: > «myfiles»: Dies ist der persönliche Ordner, separat für jeden einzelnen Benutzer. Nur der jeweilige Benutzer kann auf diesen Ordner zugreifen (Schreibrechte). Sollten Sie wünschen, Ihren Benutzern diesen Ordner nicht zur Verfügung zu stellen, wenden Sie sich bitte an den Support mit der Bitte, 4/42

5 d i e entsprechende Einstellung unter Settings / Virtual Portal Settings vorzunehmen (siehe 6.1, Virtual Portal Settings). > «public»: Dieser Ordner ist die gemeinsame Ablage für alle Benutzer Ihrer Storebox. Alle Benutzer Ihrer Storebox haben Schreibrechte auf diesen Ordner. Dies entspricht typischerweise einem firmeninternen Share. Der Ordner «public» ist im Prinzip ein Projekt (siehe nächster Punkt) mit Schreibrechten für alle User. Möchten Sie Ihren Benutzern oder Teilen davon diesen Ordner nicht zur Verfügung stellen, können Sie dies einfach unter Folders / Projects entsprechend einstellen oder löschen (siehe 3.4, Projekte verwalten). > «projects»: Dieser Ordner beinhaltet die Projektfunktionalität von Storebox. Projektablagen werden als Verzeichnisse unter diesem Ordner angezeigt (sofern der Benutzer für das jeweilige Projekt hinzugefügt wurde). Sollten Sie die Projektfunktionalität Ihren Benutzern oder Teilen davon nicht erlauben wollen, können Sie dies unter Folders / Projects / Settings entsprechend einstellen (siehe 3.4, Projekte verwalten). Bei all diesen Verzeichnissen können die Benutzer Einladungen für Externe erstellen. Nebst den 3 sichtbaren Verzeichnissen bietet Storebox ausserdem noch 2 System-Verzeichnisse an, welche über das Webinterface von Storebox nicht direkt sichtbar sind (nur via Protokoll WebDAV): > «Previous Versions»: Dieser Ordner wird in jedem Verzeichnis abgelegt. Er beinhaltet die jeweiligen älteren Wiederherstellungskopien des entsprechenden Verzeichnisses. So können auf einfache Art und Weise einzelne Dateien innerhalb von Storebox wiederhergestellt werden. Storebox ist so konfiguriert, dass ältere Kopien bis 30 Tage zurück gespeichert bleiben. Auf diese Versionen kann im Webinterface via das Feld «Latest Versions» zugegriffen werden. Abbildung 2: Latest Versions > «Backups»: Dieser Ordner beinhaltet die Backup-Dateien der Geräte des entsprechenden Benutzers. Auf die Backups kann im Webinterface via den Tab «Backups» zugegriffen werden. Abbildung 3: Backups 5/42

6 Abbildung 4: Verzeichnisstruktur 2.3 Das Lizenzmodell Um Storebox nutzen zu können, benötigen Sie von Swisscom entsprechende Lizenzen User-Lizenzen Pro Benutzer, welchem Sie das Recht geben, Daten in Storebox abzulegen, zu verwalten und mit dem Storebox-Client zu synchronisieren, benötigen Sie eine (1) solche Lizenz. Pro zusätzliche Installation eines Storebox-Client mit demselben User-Account brauchen Sie auch eine (1) weitere Lizenz. Entspricht der Angabe «Cloud Drive» im Dashboard des Administrators (siehe unten) User-Lizenzen inklusive Backup Pro Benutzer, welchem Sie das Recht geben, mittels Storebox-Client lokale Daten mit der Backup- Funktionalität in Storebox zu sichern, benötigen Sie eine (1) solche Lizenz. Pro zusätzliche Installation eines Storebox-Client mit demselben User-Account brauchen Sie auch eine (1) weitere Cloud- Drive- Lizenz. Entspricht der Angabe «Workstation-Backup Lizenzen» im Dashboard des Administrators (siehe unten). 6/42

7 Pro solche Lizenz wird Ihnen auch eine (1) Cloud-Drive-Lizenz zur Verfügung gestellt Server-Lizenzen Pro Installation des Storebox-Client auf einem Server (Windows, Linux, Mac) benötigen Sie eine (1) Server- Lizenz NAS-Gateway-Lizenzen Pro NAS-Gateway, welches Sie mit Ihrer Storebox verbinden wollen, benötigen Sie eine (1) NAS- Gateway- und eine (1) User-Lizenz, mit welcher das NAS-Gateway konfiguriert wird. 3 Grundlagen für Storebox-Administratoren Die Administration von Storebox geschieht ausschliesslich via Browser über das Storebox Portal. Um Storebox zu nutzen, müssen Sie sich somit als Erstes als Storebox Administrator via einen gängigen Browser in Ihrer Storebox anmelden (siehe unten). Das Webportal ist von Swisscom in Englisch voreingestellt. Um die Sprache des Webportales für die Administratoren zu ändern, gehen Sie bitte genau gleich vor wie für die einzelnen Benutzer (siehe 4.1, User Details). Sobald Sie für einen Storebox Account registriert sind, erhalten Sie eine automatisch generierte E- Mail. In dieser finden Sie den Hyperlink zum Storebox Portal (1) sowie die Zugangsdaten (2), die Sie für den Log-in benötigen: Abbildung 5: mit Zugangsdaten 7/42

8 Klicken Sie auf den Link in der (1), gelangen Sie auf die Log-in-Seite von Storebox. Tragen Sie dort Ihren Benutzernamen (1) und das Passwort (2), welches Sie in der erhalten haben, in die entsprechenden Felder ein. Danach klicken Sie auf den «Log In»-Button (3), um Storebox zum ersten Mal zu benutzen: Abbildung 6: Log-in-Seite Nach dem erfolgreichen Log-in steht Ihnen auf der linken Seite die Menustruktur zur Administration von Storebox zur Verfügung: 8/42

9 Abbildung 7: Menustruktur 3.1 Das Dashboard Direkt nach dem Log-in landen Sie als Erstes im Dashboard. Darin erhalten Sie einen Überblick über Ihr Portal. Unter anderem ist hier aufgelistet, wie viele User in Ihrer Storebox aktiv sind, über wie viele Lizenzen und Speicherkapazität Sie verfügen (Limit) und wie viele aktuell tatsächlich genutzt werden (In Use). Mehr zum Lizenzmodell von Storebox finden Sie unter 2.3, Das Lizenzmodell. Abbildung 8: Dashboard 9/42

10 User: Grundsätzlich können Sie so viele User (auch Administratoren) erstellen, wie Sie möchten. Diese beziehen erst Lizenzen (wie oben beschrieben), wenn Sie ihnen die entsprechenden Rechte zugewiesen haben (mittels Plänen, siehe 4.4, Pläne). 3.2 Devices verwalten Unter Main/Devices sehen Sie eine Übersicht über sämtliche mit Ihrer Storebox verbundenen Geräte. Geräte beinhalten sämtliche Workstations und Server, welche den Storebox-Client installiert haben, NAS-Gateways und mobile Geräte (zurzeit nur via App von CTera unter «Devices» ersichtlich). Achtung: Die Storebox Client Software nutzt für die Kommunikation mit Storebox aus Sicherheits- und Optmierungsgründen den TCP Port 995. Stellen Sie bitte sicher, dass in Ihrem Firmennetzwerk dieser Port geöffnet ist. Abbildung 9: Devices Sie können Ihre eingesetzten Geräte direkt verwalten («Edit Device» oder Mausklick auf den Namen des Gerätes): 10/42

11 Abbildung 10: Edit Device Mittels «Access Device» können Sie direkt auf die Einstellungen dieses Gerätes zugreifen. Bedingung ist: > Dass «Remote Administration» auf dem Gerät eingeschaltet ist. > Dass Sie den entsprechenden lokalen User-Account auf diesem Gerät kennen. Mittels «Backup» können Sie den aktuellen Backup-Status auf diesem Gerät einsehen und so zum Beispiel mittels «Backup Now» auch gleich den Backup-Job auf diesem Gerät anstossen: 11/42

12 Abbildung 11: Device Backup Unter «Settings» können Sie weitere Einstellungen einsehen und anpassen. Unter anderem können Sie hier den Backup-Folder (auf Storebox) und den Namen des Gerätes bestimmen oder ihm ein neues Template zuweisen (mehr zu Configuration Templates siehe 6.3, Configuration Templates): Abbildung 12: Device Settings Mittels «Delete Device» können Sie die Verbindung eines Gerätes zur Storebox trennen. Dies gibt auch die entsprechende Lizenz in Ihrer Storebox frei. Bitte beachten Sie, dass unter Umständen auch alle Backup-Daten dieses Gerätes gelöscht werden (Sie werden in einem Popup gefragt). 12/42

13 3.3 Einladungen verwalten Unter Settings / Invitations können Sie als Administrator jederzeit sämtliche von Ihren Benutzern erstellten Einladungen an Externe einsehen. Mittels «Delete» lassen sich diese Einladungen per sofort löschen, womit der externe Zugang geschlossen wird. Sie sehen, welcher Ihrer Benutzer (Spalte User) Einladungen erstellt hat, bis wann diese gültig sind (Expires on), auf welches Verzeichnis (Path), mit welchen Rechten (Access) und mit welchem Sicherheitslevel (Protection Level) sie verweisen und (falls kein Public Link) an wen Einladungen versandt wurden. Abbildung 13: Invitations «Settings» erlaubt Ihnen, für Ihre Benutzer die Grundeinstellungen für Einladungen zu definieren. Sie können den initialen Standardwert für die Dauer von Einladungen definieren und einstellen, welche Sicherheitslevels erlaubt sind: > «Public Link»: Dies erstellt einen öffentlichen Link, ohne weitere Sicherheit. Der Link kann von Dritten (sie den Link zugesandt erhalten haben) ohne Weiteres weitergegeben werden. > «Verify with »: Bei diesen Einladungen muss der Empfänger (d.h. dessen -Adresse) definiert werden. Jedes Öffnen dieses Links generiert ein neues One-Time-Passwort, welches mittels separater an den Empfänger geschickt wird. > «Registered Users»: Einladungen können nur von anderen Storebox Benutzern derselben Storebox (d.h. gleiches Teamportal) geöffnet werden (sie benötigen Username und Passwort). 13/42

14 Abbildung 14: Invitations Settings 3.4 Projekte verwalten Unter Folders/Projects können Sie als Administrator jederzeit sämtliche von Ihren Benutzern erstellten Projektablagen einsehen. In der Tabelle sehen Sie den Namen der Ablage (Name), wer der Ersteller ist (Owner), welcher Verzeichnis-Gruppe das Projekt angehört (Group), wie viel Speicher das Projekt belegt (Size), wie viele Dateien darin enthalten sind (Total Files), den Status (State) und die Beschreibung (Description) des jeweiligen Projektes: Abbildung 15: Projects Mittels «Delete» können Sie die ausgewählten Projekte löschen (Achtung: Dies löscht alle darin enthaltenen Daten). «New» erlaubt es Ihnen, auch als Administrator Projektablagen zu erstellen. «View Files» ist von Swisscom aus Sicherheitsgründen ausgeschaltet, weshalb Sie eine Fehlermeldung angezeigt erhalten (wie Sie als Administrator diese Berechtigung erlangen können, lesen Sie unter 4.2, Rollen). Unter «Settings» können Sie einstellen, welche Ihrer Storebox Benutzer oder -Gruppen Projektablagen 14/42

15 erstellen dürfen. Dies ist standardmässig für alle Benutzer freigegeben: 15/42

16 Abbildung 16: Projects Settings 3.5 Reports Unter Main/Reports können Sie auf Sie zugeschnittene, individuelle Reports über Ihre Storebox generieren lassen. Es stehen folgende Reports zur Verfügung: > Folders Dieser Report gibt Ihnen eine Gesamtübersicht über sämtliche Ordner (Projekte, Backups und Home- Folders der Benutzer). > Folder Groups Dieser Report gibt Ihnen eine Gesamtübersicht über sämtliche Verzeichnisgruppen. Per Default hat Swisscom keine Gruppen definiert, weshalb dieser Report initial leer sein dürfte. Mehr Informationen zu Verzeichnisgruppen finden Sie unter 5.3, Folder Groups. > Devices Dieser Report gibt Ihnen eine Gesamtübersicht über sämtliche Gerätetypen, welche mit Ihrer Storebox verbunden sind. > Plans Dieser Report gibt Ihnen eine Gesamtübersicht über sämtliche Pläne in Ihrer Storebox. Mehr Informationen zu Plänen finden Sie unter 4.4, Pläne. Abbildung 17: Reports 16/42

17 4 Benutzerverwaltung Die wohl wichtigste Aufgabe des Storebox Administrators ist die Benutzerverwaltung. Hierfür stehen Ihnen vielfältige Funktionen zur Verfügung. Die grundlegende Benutzerverwaltung geschieht via Users/Users. In der Tabelle sehen Sie zu jedem Benutzer jeweils den Usernamen, den vollen Namen, die zugewiesene Rolle, die -Adresse, die Firma, den zugewiesenen Plan, die Speicherbelegung (gesamt, inkl. Backups), den Status und die benutzte Anzahl der jeweiligen Lizenzen: Abbildung 18: Users Mittels «Edit» oder Mausklick auf den Usernamen können Sie nun die Einstellungen eines jeden einzelnen Benutzers anpassen. 4.1 User Details Profile Unter Profile in den User Details geben Sie die entsprechenden notwendigen Informationen wie Username und Passwort des Benutzers ein. Sie können hier die Sprache («Language») des Webportals für den spezifischen User vordefinieren. Mittels «Force password change» können Sie z.b. festlegen, dass der Benutzer direkt nach dem ersten Log-in sein Passwort ändern muss, indem Sie dort einfach das heutige Datum einsetzen. Wenn Sie ein «Expiration date» setzen, wird dieser Benutzer zusammen mit seinen Daten zum eingestellten Datum gelöscht so können Sie zum Beispiel Benutzer für ein Projekt aufnehmen, welche nach Projektabschluss keinen Zugriff mehr haben sollen. Wichtig: Wird ein Endbenutzer vom Administrator gelöscht, werden ebenfalls die von diesem Endbenutzer erstellten Projekte inkl. deren Inhalte gelöscht! Ausahme: Option «delete user only». Abbildung 19: User löschen 17/42

18 Abbildung 20: User Details Groups Unter «Groups» können Sie einstellen, welchen Benutzergruppen dieser User zugewiesen werden soll. Mehr zu Benutzergruppen finden Sie unter 4.3, Gruppen Provisioning Unter «Provisioning» weisen Sie dem Benutzer den entsprechenden Plan zu. Mehr zu Plänen finden Sie unter 4.4, Pläne Advanced Unter «Advanced» können Sie die Speicheroptimierung (Deduplication) dieses Benutzers einstellen. Sie können jeweils für Cloud Drive- und Backup- Dateien auswählen, ob die Speicheroptimierung über sämtliche Daten dieses Benutzers, über einzelne Verzeichnisse oder über das gesamte Portal, also alle Benutzer, geschehen soll. Die beste Optimierung erreichen Sie, wenn Sie hier «Portal» auswählen, was auch der Voreinstellung entspricht. Die Einstellung «Cloud Files Folder» erlaubt es Ihnen, das Verzeichnis 18/42

19 für das Home-Verzeichnis («myfiles») dieses Benutzers zu definieren. So können Sie hiermit zum Beispiel ein gemeinsames Home-Verzeichnis von mehreren Benutzern definieren (indem Sie hier dasselbe Verzeichnis bei allen Benutzern auswählen) Details Unter «Details» sehen Sie eine Übersicht dieses Benutzers in Bezug auf Speicher- und Lizenzbelegung. Sie sehen ebenfalls, wann dieser Benutzer erstellt wurde und wann er sich zuletzt in Storebox eingewählt hat. Sie können einen benutzerspezifischen PDF-Report generieren lassen Devices Unter «Devices» können Sie sämtliche Geräte dieses Benutzers, welche mit Ihrer Storebox verbunden sind, einsehen und verwalten. Mehr zu Geräte finden Sie unter 3.2, Devices verwalten Projects Unter «Projects» gelangen Sie in die Projektverwaltung wie unter 3.4, Projekte verwalten, beschrieben Folder Groups Unter «Folder Groups» können Sie die Folder-Groups dieses Benutzers verwalten wie in 5.3, Folder Groups, beschrieben. 4.2 Rollen In Storebox werden Ihnen 3 vordefinierte Rollen zur Verfügung gestellt. Sie können die Rollen nicht verändern, da Swisscom aus Sicherheitsgründen vorgibt, dass ein Administrator die Endbenutzerdaten nicht einsehen darf (ein Administrator könnte sich sonst einfach über diese Einstellung dieses Recht zuweisen). Sollten Sie diese Einsichtmöglichkeit oder eine andere Änderung an den Rollen wünschen, wenden Sie sich bitte schriftlich mit dieser expliziten Bitte an unseren technischen Support. > Read/Write Administrator Diese Rolle kann sämtliche Benutzer-Einstellungen verändern. Hat jedoch keine Super-User Rechte (diese sind Swisscom vorbehalten), keinen Zugriff auf Benutzerdaten, kann die Portal- Einstellungen nicht verändern (dies ist Swisscom vorbehalten), kann die Rollen nicht verändern und kann auch Single-Sign On auf Geräte nicht erlauben. > Read Only Administrator Diese Rolle kriegt die Gesamtview eines Administrators, kann aber keine Einstellungen vornehmen. > Support Diese Rolle kann nur die Benutzer-Einstellungen verändern, also z.b. ein Passwort neu setzen. 4.3 Gruppen Benutzergruppen erlauben es, einzelne Benutzer in einer Gruppe zusammenzufassen. Damit kann die Rechtevergabe deutlich vereinfacht werden (z.b. bei der Projektfunktion). Sie können hier neue Gruppen erstellen, diese editieren und die Benutzer der Gruppe definieren. 4.4 Pläne Unter Provisioning/Plans können Sie Ihre individuellen Pläne für Ihre Benutzer verwalten. Pläne 19/42

20 erlauben es Ihnen, Ihren Benutzern individuelle Rechte in Bezug auf Speicher und Lizenzen (also auf einzelne Funktionen) der Storebox zu geben. Es sind 2 Pläne von Swisscom vordefiniert: > Default Standardplan für Ihre Benutzer, erlaubt unlimitierten Speicher- und Lizenzenbezug. > storeboxadmin Plan für Ihre Administratoren, damit diese keine weiteren Lizenzen belegen. Abbildung 21: Plans Hier können Sie neue, eigene Pläne erstellen («New Plan»), die bestehenden verändern («Edit Plan») oder löschen («Delete Plan»). Sie können ausserdem festlegen, welcher Plan der Standardplan bei der Erstellung neuer Benutzer sein soll («Set Default» und «Remove Default»). «Apply Provisioning Changes» erlaubt Ihnen, die hier vorgenommenen Änderungen auf alle Ihre Benutzer anzuwenden Pläne erstellen/editieren Wenn Sie einen neuen Plan erstellen oder einen existierenden Plan verändern möchten, werden Sie mittels eines Guides durch die Schritte geleitet. Als Erstes können Sie definieren, welche Funktionalitäten in diesem Plan erlaubt sind: 20/42

21 Abbildung 22: Plan Details 1 > Cloud Backup Service Dies erlaubt die Nutzung der Backup-Funktionalität > Seeding Supported Erlaubt das initiale, manuelle Einspielen von Backups. Dies ist standardmässig deaktiviert > Remote Access Dies erlaubt den Zugriff auf die entsprechenden Geräte (Devices) via das Storebox Portal > Cloud Drive Dies erlaubt die Nutzung von Storebox als Datenablage (Folderstruktur) und die Nutzung des Storebox Client für die Synchronisation > Allow Invitations Dies erlaubt die Nutzung der Einladungsfunktionalität Im nächsten Schritt können Sie definieren, wie viele Snapshots, also Datenkopien, gespeichert bleiben sollen (Previous Versions). Bitte beachten Sie, dass dies massiven Einfluss auf Ihre Speichernutzung haben kann. Swisscom empfiehlt, hier die Voreinstellung von 7 täglichen Kopien und 4 wöchentlichen Kopien zu belassen: 21/42

22 Abbildung 23: Plan Details 2 22/42

23 Danach können Sie dem Plan einen Namen geben und allenfalls eine Beschreibung hinzufügen: Abbildung 24: Plan Details 3 Als Nächstes können Sie eine Speicherbegrenzung (Storage Quota) und Lizenzenbegrenzungen festlegen. Wünschen Sie keine Begrenzung, lassen Sie einfach das entsprechende Feld leer. Achtung: Es können nur Lizenzen vergeben werden, welche Ihnen auch zur Verfügung stehen (d.h. welche Sie auch bestellt haben). Sollten Sie zum Beispiel einen Plan mit «Appliance Licenses»- Lizenzen erstellen, haben jedoch global keine NAS-Gateway-Lizenzen bestellt, wird dies eine Auswirkung auf alle Benutzer mit dem erstellten Plan haben (Fehlermeldung: Nicht lizenziert). 23/42

24 Abbildung 25: Plan Details 4 Zum Schluss klicken Sie auf «Finish», um den Plan anzuwenden oder erstellen zu lassen. 4.5 Directory Services Die Anbindung von Active-Directory oder LDAP an Storebox ist nicht Bestandteil des Standardangebotes und wird im Rahmen eines Projektes umgesetzt. Setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung, falls Sie daran interessiert sind. Eine Integration von Directory Services in Storebox birgt mögliche Herausforderungen: So müssen Sie sich bewusst sein, dass Sie z.b. Ihr Active Directory gegenüber Swisscom öffnen müssen und dass Regeln wie regelmässiges Passwortändern entsprechend zu Support-Fällen auf Ihrer Seite führen können (da Storebox auf beliebigen Geräten und beliebigen Apps integriert werden kann). 24/42

25 5 Verzeichnisse 5.1 Home-Folders Unter Folders/Home Folders können Sie die «myfiles»-verzeichnisse Ihrer Benutzer verwalten. In der Tabelle sehen Sie, wie viel Speicherplatz (Spalte «Size») von wie vielen Dateien (Spalte «Total Files») vom jeweiligen Benutzer in seinem «myfiles»-verzeichnis benutzt werden. Sie können neue Home-Folder erstellen («New»), diese editieren («Edit») und löschen («Delete Folder» Vorsicht, dies löscht sämtliche Daten innerhalb des jeweiligen «myfiles»-folders!). Wenn Sie als Administrator die Daten der Benutzer einsehen wollen («View Files»), müssen Sie das jeweilige Benutzer-Passwort eingeben. Swisscom gibt vor, dass Administratoren nicht direkt (d.h. ohne das Passwort des entsprechenden Benutzers zu kennen) auf die Benutzerdaten zugreifen können. Abbildung 26: Home Folders 5.2 Backup-Folders Werden mittels Storebox-Client oder NAS-Gateway Backups in Storebox gesichert, wird automatisch pro Client oder Gateway ein separater Backup-Folder erstellt. Diesen können Sie unter Folders/BackupFolders verwalten. Der Tabelle entnehmen Sie unter anderem, wie gross das Backup ist (Spalte «Size»), wie viele Dateien es beinhaltet (Spalte «Total Files»), zu welchem Gerät es gehört (Spalte «Device») und ob dieses Gerät gerade online ist (Spalte «State»). Die Spalte «Is Seeding» würde angeben, ob gerade ein Verzeichnis oder eine Datei separat zum Backup-Prozess eingelesen wird. Diese Funktion wird jedoch standardmässig nicht unterstützt und kann daher ignoriert werden. 25/42

26 Abbildung 27: Backup-Folders Sie können nun auch manuell neue Backup-Folder erstellen («New»), diese editieren («Edit») und löschen («Delete Folder» Vorsicht, dies löscht sämtliche Daten innerhalb des jeweiligen Backups!). Wenn Sie als Administrator die Daten des Backups einsehen wollen («View Files»), müssen Sie das jeweilige Benutzer-Passwort eingeben. Swisscom gibt vor, dass Administratoren nicht direkt (d.h. ohne das Passwort des entsprechenden Benutzers zu kennen) auf die Benutzerdaten zugreifen können. 5.3 Folder Groups In Storebox wird automatisch die sogenannte kooperative Datendeduplikation angewendet. Das bedeutet, dass standardmässig eine einzelne Folder-Gruppe für alle Benutzer eingestellt ist. Eine Folder- Gruppe wirkt somit als Deduplikations-Bereich über die gesamte Ablage eines Storebox Portals. Deduplikation erlaubt es Ihnen, die Speicherbelegung innerhalb Storebox, insbesondere für Backups, zu reduzieren, da gleiche Daten innerhalb eines Deduplikations-Bereiches nur einmal gespeichert werden. Aus diesem Grund empfiehlt Swisscom, hier keine Änderungen vorzunehmen. Sollten Sie trotzdem die Deduplikations-Bereiche zwischen Benutzern respektive Verzeichnissen trennen wollen, so können Sie das über Folders/Folder Groups einstellen: 26/42

27 Abbildung 28: Folder Groups Sie können manuell eine neue Folder-Gruppe erstellen («New»), eine bestehende editieren («Edit») oder löschen («Delete»). Achtung: Alle Verzeichnisse innerhalb einer Folder-Gruppe müssen dasselbe Passwort für die Backups verwenden. Aus diesem Grund werden automatisch neue Folder-Gruppen erstellt, sobald ein Benutzer ein eigenes Passwort für seine Backups verwendet. Aufgrund der Vorgabe von Swisscom, dass Administratoren die Benutzerdaten nicht einsehen dürfen, können sie die Passwörter nicht ändern. Sollten Sie wünschen, dass Administratoren Passwörter ändern können, wenden Sie sich bitte an den Support bei Swisscom. 6 Erweiterte Einstellungen 6.1 Virtual Portal Settings Unter Settings/Virtual Portal Settings können erweiterte Einstellungen für Ihre Storebox vorgenommen werden. Achtung: Aufgrund der Vorgabe von Swisscom, dass Passwörter mindestens 7 Zeichen beinhalten müssen, können Sie die in diesem Kapitel erklärten Einstellungen nicht selber vornehmen (Voreinstellung: «Use global Settings»), sondern müssen Änderungen explizit beantragen. Sollten Sie dies wünschen, wenden Sie sich bitte direkt an den Support von Swisscom. 27/42

28 Abbildung 29: Virtual Portal Settings Hier können folgende Anpassungen vorgenommen werden: > Minimum Password Length: Minimallänge der Benutzerpasswörter. > Require password change every: Benutzer zu regelmässigem Ändern der Passwörter zwingen. > Support Absender-Adresse der System- s (benötigt einen zugänglichen SMTP- Server). > Support URL: Link, welcher im Portal der Benutzer unten rechts angezeigt wird. > Sender s Name: Name, welcher in den System-Mails angezeigt wird kann nur in Verbindung mit eigenem SMTP-Server geändert werden. > Delete files of zero quota users after: Wenn Sie die Speicherbegrenzung eines Benutzers unter den Wert reduzieren, welchen er belegt, werden seine Daten nach diesem Wert gelöscht. > Enable Home Folders: Hiermit kann das Verzeichnis «myfiles» ausgeschaltet werden. > Enable Projects: Hiermit kann die Projektfunktionalität von Storebox ausgeschaltet werden. > Use encryption: Verschlüsselungsaktivierung für neue Folder-Gruppen. > Use compression: Komprimierungseinstellung für Folder-Gruppen. > Block Size & Map File Size: Einstellungen für Folder-Gruppen. > Default Settings for New Users: Standardeinstellungen, wenn neue Benutzer erstellt werden. Kann während des Erstellens neuer Benutzer überschrieben werden. > Remote Access Redirection: Einstellung der Umleitung durch Web-Zugriffe auf Geräte. 28/42

29 Public IP Redirect: Web-Zugriffe werden auf die öffentliche IP des Geräts umgeleitet. Private IP Redirect: Web-Zugriffe werden auf die private IP des Geräts umgeleitet. No Redirect: Web-Zugriffe werden nicht umgeleitet, sämtliche Zugriffe nur via Storebox Portal. > Use HTTPS for remote access: Beschränkung auf verschlüsselte Übertragung bei Zugriffen auf Geräte. 6.2 Skins Mit der Skinning-Funktionalität von Storebox können Sie das Aussehen Ihrer Storebox Ihren Bedürfnissen anpassen. So können Sie Ihr eigenes Logo, Ihr Farbschema, Ihre Schriftart oder eine individuelle Log-in- Seite definieren. Es kann zurzeit nur das Benutzerportal angepasst werden. Für Administratoren gibt es keine Möglichkeit, ein alternatives Skin zu definieren. Achtung: Die selbständige Anpassung des Skins erfordert vertiefte HTML- und CSS-Kenntnisse. Die Änderungen am Skin sind nicht Bestandteil des Services von Swisscom und müssen von Ihnen selber durchgeführt werden. Sollten Sie Hilfe von Swisscom bei der Umsetzung wünschen, kann dies als separates Projekt offeriert werden. Swisscom übernimmt keine Gewähr für fehlerhaft umgesetzte Änderungen. Sollte Ihre Storebox nach den Änderungen am Skin nicht mehr erreichbar sein, können Sie sich an den Support von Swisscom wenden, damit Ihre Storebox zurückgesetzt wird. Um das Storebox Web-GUI Ihren Bedürfnissen anzupassen, müssen Sie das Skin der Storebox bearbeiten. Dafür benötigen Sie das initiale Skin von Swisscom. Wenden Sie sich bitte an den Support von Swisscom, um dieses zu erhalten. Es wird grundsätzlich zwischen Anpassungen der Log-in-Seite und dem Benutzerportal unterschieden. Um die Log-in-Seite anzupassen, müssen Sie die im Skin enthaltene Login.html-Datei entsprechend Ihren Bedürfnissen anpassen. Um das Benutzerportal anzupassen, müssen Sie die im Skin enthaltenen CSS- Dateien anpassen. Das Skin enthält folgende, anpassbare Dateien: > css/login.css CSS-Datei für die Log-in-Seite > css/skins.css CSS-Datei für das Benutzerportal > img/ Die Grafiken der Log-in-Seite und des Benutzerportals > login.html Die HTML-Datei der Log-in-Seite Achtung: Das Laden einer fehlerhaften Skin-Datei kann dazu führen, dass Ihre Storebox nicht mehr geladen werden kann. Daher empfiehlt Swisscom, 2 Sessions zu Storebox mit 2 unterschiedlichen Browsern offen zu halten, damit im Notfall das Basis-Skin wieder geladen werden kann. Gehen Sie nun wie folgt vor: 1 Entpacken Sie die von Swisscom erhaltene ZIP-Datei. 2 Passen Sie die HTML- und CSS-Dateien gemäss Ihren Wünschen an. 3 Falls gewünscht, ersetzen Sie die entsprechenden Grafikdateien (z.b. das Logo). 4 Packen Sie die geänderten Dateien wieder in eine ZIP-Datei. 5 Ändern Sie die Endung der ZIP-Datei in «.skin» 6 Gehen Sie in Storebox zu Settings/Skins und klicken Sie auf «Upload». 7 Im anschliessenden «Skin Upload Wizard» wählen Sie Ihre «.skin»-datei aus und laden diese hoch. 29/42

30 8 Wenn Ihr Skin erfolgreich geladen wurde, wird nun eine Erfolgsmeldung («successfully completed») angezeigt. Wenn Sie die Log-in-Seite (login.html) anpassen wollen, gilt es, folgende Punkte zu berücksichtigen: > Die HTML-Elemente sollten nicht in der Grösse verändert oder versteckt ( hide ) werden. > Die login.html-datei muss das folgende Tag beinhalten: <div class="signuppanel"> > Die login.html-datei muss die in der folgenden Tabelle gelisteten Elemente (controls) enthalten: Control ID Erlaubte Tags Kommentar btn_signup frm_login div, img, button form div_login_username div Muss in der login.html Datei zwingend enthalten sein div_login_password div Muss in der login.html Datei zwingend enthalten sein btn_login div, img, button Muss in der login.html Datei zwingend enthalten sein btn_forgotpassword div, img, button Tabelle 1: Skinning Login.html Tags 6.3 Configuration Templates Mittels Configuration Templates können Sie die Einstellung Ihrer Geräte (Clients und Gateways) auf einfache Art und Weise zentral verwalten. Jedem Gerät wird ein solches Configuration Template zugewiesen (Standard-Template falls nichts spezifisch ausgewählt oder definiert). Wenn einem Gerät ein Template zugewiesen wird, erbt es von diesem Template folgende Einstellungen: > Backup-Einstellungen > Backup Applikationen (nur bei Storebox-Clients für Server) > Backup Zeitplan > Backup Datendurchsatz (Bandbreitenbegrenzung) > Voreinstellung für Synchronisation (Cloud Drive) > Version des installierten Storebox Client und der Firmware der Gateways > Automatische Firmware-Updates Die Einstellungen des Templates können von den Einstellungen des Gerätes überschrieben werden. Templates können den Geräten auf zwei Arten zugewiesen werden: 1 Manuell, mittels Geräte-Einstellungen (siehe 3.2, Devices verwalten). 2 Automatisch via «Auto Assign», indem Regeln definiert werden (z.b. «If OS = Windows then») 30/42

31 Abbildung 30: Configuration Templates 6.4 Notifications Das System von Storebox kann bei spezifischen Ereignissen automatisch s an Benutzer und Administratoren schicken. Diese s können Sie unter Settings/ Notifications entsprechend einschalten und anpassen. Folgende Notifikationen stehen zur Verfügung: > Benutzer ist über seiner Speicherlimite (User is over storage quota). > Benutzer ist über seiner Storebox-Client-Limite (User is over agent quota). > Gesamtspeicher hat einen bestimmten Level (in Prozent) erreicht (Quota is ). > Gerät hat sich seit X Tagen nicht verbunden (Device not connected ). > Passwort-Wiederherstellung (Password Recovery). > Initiales , wenn ein neuer Benutzer erstellt wurde (New User Notification). > Bestätigung einer -Änderung ( Change Notification). > Projekt-Zugriff gewährt (Project access granted). 31/42

32 Abbildung 31: Notifications Zudem können Sie sich mittels «Send monthly report on day» monatliche Reports Ihrer Storebox zusenden lassen (nur ). Sämtliche solchen -Notifikationen können Sie mittels «Customize» oder via Settings/ Templates gemäss Ihren Wünschen anpassen. Hierfür benötigen Sie jedoch HTML-Kentnisse und wir empfehlen das Bearbeiten in einem externen HTML-Editor. Abbildung 32: Template Achtung: Swisscom kann keine Gewähr für die Richtigkeit der Funktionalität der -Notifikationen mehr übernehmen, sollten Sie diese Inhalte ändern. Bei Fehlern im HTML-Code werden global für das ganze Portal keine -Notifikationen mehr versendet! 7 Logs & Alerts Storebox bietet Ihnen eine sehr umfangreiche Übersicht über Ihre Storebox, so auch eine detaillierte Protokollierung (Logs) und basierend auf definierbaren Protokollierungseinträgen die Möglichkeit der 32/42

33 Alarmierung via . Die Logs in Storebox werden bis 14 Tage zurück direkt in Ihrem Portal zur Verfügung gestellt. Sollten Sie ältere Protokolleinträge benötigen, können Sie sich an den Support von Swisscom wenden. 7.1 Event Log Folgende Protokollierungs-Typen (via Dropdown «Select Topic») basierend auf «Events» stehen Ihnen zur Verfügung: > System System Logs beinhalten sämtliche Events, welche nicht in eine andere Kategorie passen. 33/42

34 > Local Backup Events bezüglich Synchronisation von Verzeichnissen zwischen Gateways und Storebox. > Cloud Backup Events bezüglich Backup oder Restore. > Cloud Sync Events bezüglich Synchronisation (Cloud Drive) von Storebox-Clients. > Access Events bezüglich Zugriffen auf das Storebox-Portal. > Audit Änderungen am Storebox Portal. > Agents Events bezüglich der Storebox Clients. Abbildung 33: Event Logs Zudem stehen Ihnen jeweils folgende Protokollierungs-Stufen (via Dropdown «Minimum Severity») zur Verfügung: > Debug > Info > Warning > Error Hierbei weist «Debug» den höchsten und «Error» den niedrigsten Detaillierungsgrad auf. Nachfolgend werden die Felder der einzelnen Protokollierungstypen erläutert. 34/42

35 7.1.1 System Spalte Type Origin Type Origin Date Portal User Device User Details More Info Beschreibung Protokollierungs-Stufe Ersteller-Typ des Events (z.b. Portal oder Device) Ersteller des Events (z.b. Name des Devices) Datum und Zeit des Events Der Benutzer oder Administrator des Portals, welcher den Event ausgelöst hat Der Benutzer des Gerätes, welcher den Event ausgelöst hat Beschreibung des Events Zusätzliche Informationen zum Event. Tabelle 2: System Logs Local Backup obere Tabelle Spalte Type Origin Type Origin Start Time Name Mode Type Level Duration Result Files Size Transferred Files Transferred Size More Info Beschreibung Protokollierungs-Stufe Ersteller-Typ des Events (z.b. Portal oder Device) Ersteller des Events (z.b. Name des Devices) Datum und Zeit des Beginns der Synchronisation Name der Synchronisations-Regel (sync rule) Der Modus (Backup oder Restore) Typ der Synchronisation (manual oder scheduled) Synchronisations-Level (Files oder Sync) Zeitdauer der gesamten Synchronisations-Operation Resultat der Synchronisation-Operation Anzahl Dateien in der Synchronisations-Quelle Gesamtgrösse (in MB) der Synchronisations-Quelle Anzahl Dateien, welche zum Zielordner transferiert wurden. Gesamtgrösse (in MB) der Daten, welche zum Zielordner transferiert wurden. Zusätzliche Informationen zum Event. Tabelle 3: Local Backup Logs obere Tabelle 35/42

36 7.1.3 Local Backup untere Tabelle Spalte Type File Name Path Result More Info Beschreibung Zeigt ein Icon, wenn während der Synchronisation ein Fehler aufgetreten ist. Name der Datei bei welcher ein Fehler aufgetreten ist Der Pfad zu der fehlerhaften Datei Das Resultat der Synchronisation Zusätzliche Informationen zum Event. Tabelle 4: Local Backup Logs untere Tabelle Cloud Backup obere Tabelle Spalte Type Origin Type Origin Start Time Mode Type Duration Result Files Size Transferred Files Transferred Size Changed Files Changed Size More Info Beschreibung Protokollierungs-Stufe Ersteller-Typ des Events (z.b. Portal oder Device) Ersteller des Events (z.b. Name des Devices) Datum und Zeit des Beginns des Backups oder Restores Der Modus (Backup oder Restore) Typ des Backups (manual oder scheduled) Zeitdauer der gesamten Backup-Operation Resultat der Backup-Operation Anzahl Dateien in der Backup-Quelle Gesamtgrösse (in MB) der Backup-Quelle Anzahl Dateien, welche zur Storebox transferiert wurden. Gesamtgrösse (in MB) der Daten, welche zur Storebox transferiert wurden. Anzahl Dateien, welche sich seit dem letzten Backup verändert haben. Gesamtgrösse (in MB) der Daten, welche seit dem letzten Backup verändert wurden. Zusätzliche Informationen zum Event. Tabelle 5: Cloud Backup Log obere Tabelle 36/42

37 7.1.5 Cloud Backup untere Tabelle Spalte Type File Name Path Duration Size Transferred Size Dedup Ratio Result More Info Beschreibung Zeigt ein Icon ob das Backup erfolgreich war oder nicht. Name der zu sichernden Datei Pfad zu der zu sichernden Datei Zeitdauer, welche es brauchte um die Datei zu sichern Grösse der Datei Grösse der transferierten Änderungen Deduplikations-Faktor der Datei Das Resultat des Backups. Zusätzliche Informationen zum Event. Tabelle 6: Cloud Backup Log untere Tabelle Cloud Sync Spalte Type Origin Type Origin Operation Direction File Name Path Start Time Duration Size Transferred Size Dedup Ratio Result More Info Beschreibung Protokollierungs-Stufe Ersteller-Typ des Events (z.b. Portal oder Device) Ersteller des Events (z.b. Name des Devices) Die Synchronisation welche durchgeführt wurde: > New: Eine neue Datei wurde erstellt. > Updated: Eine bestehende Datei oder ein bestehendes Verzeichnis wurde aktualisiert. Die Richtung der Synchronisation: > In: Von Storebox zum lokalen Verzeichnis > Out: Vom lokalen Verzeichnis zur Storebox Der Name der Datei, welche synchronisiert wurde Der Pfad zu der Datei Datum und Zeit als die Synchronisation gestartet wurde. Zeitdauer der gesamten Synchronisation Die Grösse der aktualisierten Datei Die Gesamtgrösse aller aktualisierten Daten Deduplikations-Faktor der Datei Resultat der Synchronisation Zusätzliche Informationen zum Event. Tabelle 7: Cloud Sync Log 37/42

38 7.1.7 Access Spalte Type Origin Type Origin Date Portal User Device User Protocol Details Target Client IP More Info Beschreibung Protokollierungs-Stufe Ersteller-Typ des Events (z.b. Portal oder Device) Ersteller des Events (z.b. Name des Devices) Datum und Zeit des Zugriffs Der Benutzer oder Administrator des Portals, welcher den Event ausgelöst hat Der Benutzer des Gerätes, welcher den Event ausgelöst hat Das Protocol, welches benutzt wurde. Mögliche Werte sind: > GUI (Zugriff auf Web-Portal) > CIFS > AFP > FTP > NFS > RSync > CTera Agent (Zugriff via Storebox-Client) > WebDAV Eine Beschreibung des Events Das vom Event betroffene Objekt. Wenn zum Beispiel der Benuter Joe gelöscht wurde, steht hier: Joe Die IP-Adresse von wo aus der Event ausgelöst wurde Zusätzliche Informationen zum Event. Tabelle 8: Access Log 38/42

39 7.1.8 Audit Spalte Action Origin Type Origin Date Portal User Device User Type Target More Info Beschreibung Typ der Aktion (siehe unten) Ersteller-Typ des Events (z.b. Portal oder Device) Ersteller des Events (z.b. Name des Devices) Datum und Zeit des Events Der Benutzer oder Administrator des Portals, welcher den Event ausgelöst hat Der Benutzer des Gerätes, welcher den Event ausgelöst hat Die Einstellung des Portals, welche vom Event betroffen ist. Wenn zum Beispiel der Administrator Joe gelöscht wurde, wird hier angezeigt: PortalAdmin. Das vom Event betroffene Objekt. Wenn zum Beispiel der Benuter Joe gelöscht wurde, steht hier: Joe Zusätzliche Informationen zum Event. Tabelle 9: Audit Log Action Types Tabelle 10: Action Types 39/42

40 7.1.9 Agents Spalte Type Origin Type Origin Date Source Details More Info Beschreibung Protokollierungs-Stufe Ersteller-Typ des Events (z.b. Portal oder Device) Ersteller des Events (z.b. Name des Devices) Datum und Zeit des Zugriffs Der Name der Workstation oder des Servers, welcher den Storebox-Client installiert hat und den Event hervorgerufen hat. Eine Beschreibung des Events Zusätzliche Informationen zum Event. Tabelle 11: Agent Logs 7.2 Alerts Sie können via Logs & Alerts/ Alerts basierend auf bestimmbaren Protokollierungseinträgen E- Mail-Alarme definieren. Diese Alarme werden an sämtliche in Ihrer Storebox definierten Administratoren versendet. Abbildung 34: Alerts 40/42