Endlich Bewegung am Gebrauchtsoftware-Markt?

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1 Ausgabe Jahrgang Nr. 3/2012 Endlich Bewegung am Gebrauchtsoftware-Markt? Mit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs im Fall Oracle gegen UsedSoft scheint nun Bewegung in den Markt für Gebrauchtsoftware zu kommen. So wurde der Weiterverkauf von Software, die ursprünglich nicht mit einem physikalischen Datenträger gekauft wurde, erlaubt. Volumenlizenzen dürfen jedoch weiterhin nicht aufgeteilt und in Tranchen veräußert werden. Für Unternehmen stellen sich heute zwei wichtige Fragen: 1. Wird sich ein signifikanter Markt für gebrauchte SW entwickeln, auf dem auch umfangreichere Bedarfe gedeckt werden können? 2. Wie kann unter den aktuellen Rahmenbedingungen die rechtssichere Veräußerung bzw. der rechtssichere Erwerb von gebrauchter Software sichergestellt werden? Das Thema Gebrauchtsoftware nimmt also wieder Fahrt auf. Wir werden dieses Thema in einem der nächsten Newsletter detaillierter beleuchten. Herzlichst Ihr Dirk Michael Ockel für die Geschäftsführung und das gesamte Team IN DIESER AUSGABE: PERSPECTIVE SAM-Qualifikationsaufbau im Unternehmen PRACTICE Implementierung einer CMDB zur zentralen Unterstützung von End-to-End Geschäftsprozessen PEOPLE Mitarbeiterporträt Alexander Ullmann PREVIEW Geplante Themen der nächsten Newsletter Impressum LICETUS GmbH & Co. KG, Theodor-Heuss-Str. 1, Leipheim Geschäftsführer: Dirk M. Ockel, Gerd Kalkhoff, Jörg Rieker, Registergericht Günzburg HRA Persönlich haftende Gesellschafterin: LICETUS Verwaltungs GmbH Sitz Leipheim, Amtsgericht Günzburg, HRB Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE

2 PERSPECTIVE SAM-QUALIFIKATIONSAUFBAU IM UNTERNEHMEN Unternehmen investieren heute häufig signifikant in den Aufbau eines Software Asset Managements (SAM). Hierbei bildet der Wissensaufbau zum rechtssicheren und wirtschaftlichen Einsatz von Software einen wichtigen Bestandteil der Konzeptions- und Implementierungsphasen. Eine effektive und zielgruppenorientierte SAM-Ausbildung ist erforderlich, um diese Investitionen zu sichern und das SAM-Know-how im Unternehmen zu verankern. Hierbei kann auch auf externe Partner zurückgegriffen werden, die allgemeine oder unternehmensspezifische SAM-Trainings anbieten. Anforderungen an die SAM-Ausbildung initial erheben Prinzipien für das SAM- Curriculum definieren Schrittweise Umsetzung in mehreren Phasen Überlegungen zum Aufbau einer SAM-Ausbildung sollten bereits frühzeitig angestellt werden. Die konkreten Anforderungen an einen SAM- Schulungsplan sind hierzu zunächst unternehmensintern aufzunehmen. Die Abfrage der Erwartungshaltung und Schulungsbedarfe sollte dabei organisatorisch so breit wie möglich erfolgen und alle involvierten Rollen innerhalb der bestehenden bzw. künftigen SAM-Organisation berücksichtigen. Hierüber können dann alle relevanten operativen, als auch strategischen Themen - von herstellerspezifischer Lizenzierung bis hin zu Prozesstrainings - für die zukünftige SAM-Ausbildung identifiziert werden. Für den Erfolg eines SAM-Curriculums sollten Prinzipien definiert werden, die als Leitlinien für die nachfolgende Ausgestaltung dienen. Folgende Punkte haben sich in der Praxis als sinnvoll erwiesen: Das Trainingscurriculum ist modular aufgebaut, um individuelle Kompetenz-Reifegrade und verschiedene SAM-Rolleninhaber zielgerichtet zu adressieren. Ein toolbezogenes SAM-Training (z.b. Anwenderschulung für ein SAM-Tool) soll in der eigenen Systemumgebung stattfinden (in einem auf die jeweiligen Unternehmensbedürfnisse zugeschnittenen Schulungs- oder Testsystem) und nicht in einem neutralen Demosystem. Jedes Training innerhalb eines SAM-Curriculums muss nachhaltig einen inhaltlichen und persönlichen Mehrwert für die tägliche operative Tätigkeit liefern. Auf Basis dieser Prinzipien erfolgt anschließend die Umsetzung des SAM-Curriculums. Dies sollte schrittweise in mehreren Phasen erfolgen, um so eine gegebenenfalls erforderliche Korrektur und Priorisierung der inhaltlichen Ausgestaltung zu ermöglichen. Folgende Schritte sind hierbei typischerweise erforderlich: Seite 2

3 Definition der Trainingsarchitektur des SAM-Curriculums Konzeption der Trainingsinhalte Definition der Trainingsorganisation Erstellung der Trainingsdokumentation (inkl. Regieanweisung) Go-Live -Prozess Durchführung von Pilot-Trainings Übergabe an die reguläre Trainingsorganisation SAM-Trainingsarchitektur als Bezugsrahmen für die weitere Ausgestaltung Die Trainingsarchitektur visualisiert die definierten Anforderungen, beschreibt die Lernziele einzelner Trainingsmodule und skizziert die Trainingsinhalte des künftigen SAM-Curriculums. Diese Inhalte können dabei beispielsweise in SAM-Prozesstrainings, herstellerspezifische Lizenztrainings und technische SAM-Trainings (z.b. SAM-Tool-Anwendertrainings) unterschieden werden. Im Rahmen dieses Entwicklungsschrittes sollte bereits die Entscheidung fallen, welche Trainingsmodule intern aufgebaut und durchgeführt werden und welche Trainingsmodule durch einen externen Dienstleister übernommen werden. Das folgende Schaubild zeigt beispielhaft die Architektur eines möglichen SAM-Trainingscurriculums: Quelle: SAM Basic Training / European SAM Academy Trainingsinhalte der Module aufeinander abstimmen Basierend auf den in der SAM-Trainingsarchitektur definierten Lernzielen wird die Agenda jeder einzelnen Trainingsmaßnahme erarbeitet, sowie der dazugehörige Teilnehmerkreis (i.d.r. SAM-Rollen-bezogen) festgelegt. Grundsätzlich ist zu beachten, dass eine Person häufig verschiedene SAM-Rollen vereint. Seite 3

4 Darüber hinaus kann es hilfreich sein, die bestehende Dokumentation aus dem SAM-Einführungsprojekt zur Orientierung heranzuziehen. Anschließend wird das Trainingscurriculum hinsichtlich der Trainingsdauer, des Trainingszyklus und der Trainingsform konkretisiert. Quelle: SAM Basic Training / European SAM Academy Präsenztraining vs. webbasiertes Training Typischerweise setzt sich ein SAM-Curriculum aus Präsenzveranstaltungen und web-basierten Trainings zusammen. In der Praxis hat sich bewährt, SAM-Grundlagen als web-basierte Inhalte zur Verfügung zu stellen. Für vertiefende Trainings ist häufig ein Vor-Ort-Training sinnvoller, da hier beispielsweise besser auf individuelle Schulungsbedarfe eingegangen werden kann. Quelle: SAM Basic Training / European SAM Academy Anforderungen an SAM- Trainer definieren Neben der Trainingsform sind auch die Anforderungen an den oder die SAM-Trainer zu beschreiben. Persönlichkeit und fachliches Know-how des künftigen SAM-Trainers ist dabei mitentscheidend für den späteren Trainingserfolg. Der falsche Trainer führt zwangsläufig zu einem Scheitern des SAM-Curriculums. Bei der Auswahl sind folgende Kernfragen zu beantworten: Seite 4

5 Welchen Trainings-Skill muss der künftige SAM-Trainer haben? Soll der künftige SAM-Trainer aus der internen Organisation stammen oder extern zugekauft werden? Aufwand für die Erstellung der Trainingsdokumentation nicht unterschätzen Regieanweisungen erhöhen die Trainingsqualität Die Erstellung der eigentlichen Trainingsdokumentation stellt hinsichtlich des zeitlichen Umfangs die große Herausforderung bei der Umsetzung des SAM-Curriculums dar. Zwar können durchaus bestehende Dokumente aus dem SAM-Einführungsprojekt für die Trainingsdokumentation verwendet werden, dennoch sind häufig ergänzende und neue Trainingsunterlagen notwendig. Diese müssen dann angepasst oder aktualisiert und gegebenenfalls auch noch in verschiedene Sprachen übersetzt werden. Während Struktur und Inhalte der SAM-Trainings durch entsprechende Fachleute beigesteuert werden müssen, können graphische und sprachliche Gestaltung auch durch zusätzliche, nicht SAM-Fachkräfte geeignet unterstützt werden. Darüber hinaus sollte mit jeder SAM-Trainingsdokumentation eine Regieanweisung erstellt werden. Anhand dieses Dokuments wird ein gleichbleibender Qualitätsstandard innerhalb des definierten Trainingszyklus (Trainingswiederholungen) der einzelnen Trainingsmodule sichergestellt und gewährleistet, so dass sich neue SAM-Trainer effektiv in ein SAM-Training einarbeiten und in kurzer Zeit das jeweilige Training entsprechend der CI-Vorgaben durchführen können. Beispiel Regieanweisung: Quelle: Regieanweisung SAM Basic Training / European SAM Academy Teilnehmerfeedback vorsehen Pilot-Trainings durchführen Um den inhaltlichen und persönlichen Erfolg der Trainingsmaßnahme zu ermitteln, ist eine Erfolgsabfrage nach dem Training (z.b. durch Testfragen) und Feedback-Abfragen zwingend notwendig. Die Ergebnisse sind regelmäßig auszuwerten und zu analysieren, um darauf aufbauend einen Verbesserungsprozess anzustoßen. Innerhalb eines Testzeitraumes sollten durch die benannten SAM- Trainer erste Pilot-Trainings durchgeführt werden. Diese Trainings werden durch das Projektteam hinsichtlich Trainingsorganisation und -durchführung begleitet. Dabei sollten prozessuale (z.b. im Rahmen der Trainingsorganisation) und inhaltliche Trainingslücken aufgedeckt und anschließend geschlossen werden. Der Pilotumfang sollte modulspezifisch festgelegt werden. Seite 5

6 Erfahrungsgemäß sind jedoch zwei Test-Trainings ausreichend. Erst im Anschluss an die erfolgreiche Pilotierung erfolgt dann die offizielle Übergabe in den Regelbetrieb in der Regel an die SAM-Organisation oder den Personalbereich. Zusammenarbeit mit externen SAM- Schulungsanbietern prüfen Die obigen Ausführungen verdeutlichen, dass eine professionelle SAM- Ausbildung umfangreichen Vorbereitungs- und Durchführungsaufwand erfordert. Oft wird der Bereich Training in SAM-Projekten jedoch nur am Rande oder im Nachgang betrachtet. Eine effiziente Alternative für Unternehmen stellt die teilweise oder vollständige Auslagerung von Trainings an einen externen Partner dar. Spezialisierte SAM-Schulungsanbieter wie die European SAM Academy bieten ihren Kunden sowohl allgemeine SAM-Schulungen, als auch auf unternehmensspezifische Anforderungen ausgerichtete Inhouse-Trainings an. Gerade bei Themen, die nur selten im Unternehmen relevant sind, kann ein externer Partner das erforderliche Wissen deutlich kostengünstiger bereitstellen. Ob mit oder ohne externen Partner gilt jedoch: Eine frühzeitige Planung der SAM-Ausbildung trägt entscheidend für den nachhaltigen Erfolg eines unternehmensweiten Software Asset Management bei. (WS) PRACTICE Implementierung einer CMDB zur zentralen Unterstützung von End-to-End Geschäftsprozessen Die CMDB (Configuration Management Database) hat sich in nach ITIL (IT Infrastructure Library) ausgerichteten IT-Organisationen etabliert. Sie stellt dort als zentrales Repository alle Informationen über die IT- Assets, deren Abhängigkeiten untereinander sowie deren Konfigurationen für den Betrieb der IT zur Verfügung. Im Rahmen eines Business-Transformation-Projektes bei einem internationalen Anlagenhersteller von Telekommunikationslösungen wurde durch LICETUS nun erstmals ein völlig neuer Weg beschritten, um die neuen Anforderungen eines geänderten Geschäfts- und Wertschöpfungsmodells für Endkunden zu erfüllen. Die CMDB war hierzu als tragende Säule in die zentralen Wertschöpfungsprozesse zu integrieren. Ausgangslage für das CMDB-Projekt war, dass sich das Klientenunternehmen - bedingt durch geänderte Marktanforderungen - von einem reinen Produzenten von Hardware-basierten Unternehmenskommunikationslösungen hin zu einem Full-Service-Dienstleister und Betreiber von Kommunikationssystemen transformieren wollte. Um seinen Endkunden zukünftig umfassendere und standardisierte Kommunikationsprodukte und darauf aufbauende Dienstleistungen anzubieten, muss das Unternehmen in jeder Phase des Produktions- und Dienstleistungsprozesses einen detaillierten Kenntnisstand über die Konfigurationen und die dazu gehörigen Services aller Kommunikationssysteme der Kunden haben. Seite 6

7 Dazu wurde für das Unternehmen ein neues, umfassendes Prozessmodell für die Geschäftsabwicklung implementiert. Integraler Bestandteil des End-to-End (e2e) Prozessmodells ist dabei die unternehmensweite CMDB, welche eine bestmögliche Unterstützung für eine prozess- und funktionsübergreifende Zusammenarbeit im Rahmen des neuen Geschäftsmodells bietet. Die neue CMDB, für welche von den LICETUS-Experten ein auf den e2e- Prozess zugeschnittenes neues Datenmodell entwickelt wurde, unterstützt dabei die Generierung von geschäftsrelevanten Information über den kompletten Wertschöpfungsprozess hinweg. Dabei profitieren vor allem die Bereiche Marketing, Sales, Produktentwicklung sowie Service von dem neuen Informationsmodell. So können zum Beispiel Marketing-Kampagnen zielgerichteter durchgeführt werden, da aktuelle, detaillierte Informationen über Konfigurationen und Services bei bestehenden Kunden verfügbar sind. Damit die benötigten Informationen jederzeit in aktueller Form bereitstehen, wurde für die Befüllung und Anreicherung der CMDB die Idee der Fertigungsstraße aus dem Automobilbereich aufgegriffen: am Anfang des e2e-prozesses steht das Erfassen und Dokumentieren der allgemeinen Design-Anforderungen an eine Kommunikationslösung eines potenziellen Kunden. Diese Struktur wird, verknüpft mit Salesrelevanten Informationen, in der CMDB abgelegt. Sobald die Grundstruktur der Lösung mit dem Kunden festgelegt ist, wird diese durch die CMDB dem Design-Prozess zur Verfügung gestellt. Dort werden die technischen Details der neuen Anlage spezifiziert und planerisch konfiguriert. Die so angereicherten Daten dienen nun als Basis für ein detailliertes Angebot. Sobald die vertragliche Einigung mit dem Endkunden vorliegt, werden die Konfigurationsdetails aus der CMDB an die Fertigung übergeben, wo die einzelnen Komponenten der Telekommunikations-Anlage zusammengestellt und, basierend auf den Konfigurationsinformationen aus dem Design-Prozess, automatisch konfiguriert werden. Darüber hinaus werden in diesem Schritt alle Hardwarespezifischen Informationen sowie alle Service-Optionen in der CMDB abgelegt. Nachdem die Kommunikationslösung beim Kunden installiert und produktiv gesetzt wurde, übernimmt der Service-Bereich als letzter Block im e2e-prozess die Verantwortung für die Konfigurationsdaten. Darauf aufbauend stellt er u.a. die mit den jeweiligen Kunden abgestimmten Service-Angebote zur Verfügung. Die so erweiterte, ITIL-basierende CMDB befähigt das Klientenunternehmen, die künftigen Anforderungen des Geschäfts optimal zu erfüllen. Durch den Rückgriff auf Standardlösungen im Bereich der Prozessmodelle (ITIL) als auch bei den Tools (Standard-CMDB eines der größten Hersteller von ITIL-orientierten Systemen) verfügt das Unternehmen nun über ein effizientes und funktionales, jederzeit modular erweiterbares Produktionsmodell, welches dadurch fortlaufend adaptierbar bleibt und somit seinen Geschäftserfolg langfristig sicherstellt. (NK) Seite 7

8 PEOPLE Mitarbeiterporträt Alexander Ullmann Alexander Ullmann (33) ist seit Juli 2011 als Consultant bei LICETUS tätig. Im Jahr 2002 schloss Alexander die Sibirische staatliche Universität für Luft- und Raumfahrt (Krasnoyarsk, Russische Föderation) als Systemanalytiker ab und startete als Berater bei einem regionalen Großhandelsunternehmen für IT- und Telekommunikationslösungen ins Berufsleben. Sein Tätigkeitsumfeld umfasste Projekte in den Bereichen Business Development und Restrukturierung. Zu diesen zählten die Entwicklung eines neuen Geschäftsmodells, die Konzeption und Implementierung der Wachstumsstrategie sowie die Optimierung von Geschäftsprozessen und die Neugestaltung der IT-Landschaft (IT- Infrastruktur, ERP- und CRM-System). Alexander begann 2005 an der Universität Ulm sein zweiten Masterabschluss in Wirtschaftswissenschaften (Schwerpunkte: strategische Unternehmensführung und Finanzwirtschaft, Technologie- und Prozessmanagement). Gleichzeitig sammelte er weitere Berufserfahrung bei einem zweijährigen F&E-Projekt bei Daimler AG (Entwicklung von Sprachdialogsystemen) und im Bereich Corporate Finance M&A bei der KPMG (M&A-Transaktionen im Technologie-Media-Telekommunikation Umfeld). PREVIEW Geplante Themen der nächsten Newsletter Folgende Themen sind aktuell für die kommenden Ausgaben geplant: Gebraucht-Software - die aktuelle Rechtslage Software-Kostenverrechnung Mergers & Acquisitions - eine Herausforderung auch für das Lizenzmanagement Haben Sie Themen, die Sie besonders interessieren? Schreiben Sie uns, welche aktuellen Themen und Fragestellungen Sie im Bereich Software Asset Management besonders beschäftigen. Wir werden Ihre Vorschläge und Anregungen gerne aufnehmen und nach Möglichkeit in einem unserer nächsten Impact-Ausgaben verwenden. Seite 8