Handlungshilfe für internes Audit, Prüfung und Anerkennung eines betrieblichen Gesundheitsmanagementsystems

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1 Ganzheitliches betriebliches Gesundheitsmanagementsystem (GABEGS) Handlungshilfe für internes Audit, Prüfung und Anerkennung eines betrieblichen Gesundheitsmanagementsystems 1. überarbeitete Auflage Stand: 05/2013

2 Inhaltsverzeichnis: Einführung 3 Eingangsvoraussetzung für eine GABEGS-Anerkennung 3 Durchführung des Anerkennungsverfahrens Selbstbewertung des betrieblichen Gesundheitsmanagementsystems durch ein internes Audit Bericht zum internen Audit Systemprüfung und Anerkennung des betrieblichen Gesundheitsmanagementsystems 6 Anlage 1: Antrag auf behördliche Anerkennung des ganzheitlichen betrieblichen Gesundheitsmanagementsystems 8 Anlage 2: Vorgaben für die Verwendung des GABEGS-Logos 9 Anmerkung: Rein zur besseren Lesbarkeit wird vom Gendern bestimmter Personenbezeichnungen abgesehen, weshalb auf ein Ausschreiben der weiblichen Form verzichtet wurde. Selbstverständlich sind in diesen Fällen Frauen und Männer gleichermaßen gemeint. Seite 2 von 10

3 1. Einführung Gesunde, aktive und motivierte Beschäftigte sind der Schlüssel zum Erfolg eines Unternehmens. Das Ganzheitliche betriebliche Gesundheitsmanagementsystem (GABEGS) ist ein Instrument, das Unternehmen hilft, die Gesundheit ihrer Beschäftigten nachhaltig zu schützen und weiter zu fördern. In diesem Sinne stellt es eine Ergänzung und Unterstützung des herkömmlichen Arbeits- und Gesundheitsschutzes dar und leitet an, wie in systematisierter Form alle Aktivitäten zu Gesundheitsschutz und Gesundheitsförderung aufeinander bezogen und zielgerichtet im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses weiter entwickelt werden können. Entwickelt wurde GABEGS von der Bayerischen Staatsregierung in Zusammenarbeit mit der Wirtschaft und den arbeitsmedizinischen Lehrstühlen in Bayern. Sämtliche Informationen, das GABEGS-Konzept und alle weiteren Hilfsmittel stehen kostenlos als Download, zum Teil auch in gedruckter Form, unter zur Verfügung. Bayerische Unternehmen, die sich in den Bereichen Gesunderhaltung und Gesundheitsförderung besonders für ihre Beschäftigten engagieren wollen, können ein betriebliches Gesundheitsmanagementsystem auf der Grundlage von GABEGS einführen oder nach dem GABEGS- Konzept anpassen. Auf Wunsch des Unternehmens kann das im Unternehmen angewandte betriebliche Gesundheitsmanagementsystem kostenlos vom zuständigen Gewerbeaufsichtsamt überprüft werden. Nach erfolgreicher Systemprüfung erhält das Unternehmen eine Anerkennung (Zertifikat), die die Erfüllung der Anforderungen von GABEGS durch das im Unternehmen angewendete betriebliche Gesundheitsmanagementsystem bestätigt. Unternehmen mit nach GABEGS anerkannten betrieblichen Gesundheitsmanagementsystemen werden im Bayerischen Anerkennungsregister GABEGS geführt, das im Internet veröffentlicht ist. Auf diese Weise können Unternehmen ihr besonderes Engagement für Gesundheit und Wohlbefinden ihrer Beschäftigten der Öffentlichkeit kundtun und ihr Image verbessern. Für eine freiwillige Evaluierung eines betrieblichen Gesundheitsmanagementsystems anhand von GABEGS bis hin zur Anerkennung (Zertifikat) durch die Gewerbeaufsichtsamt bei der Regierung sind die im Weiteren geschilderten Voraussetzungen erforderlich. 2. Eingangsvoraussetzung für eine GABEGS-Anerkennung Hat sich ein Unternehmen für die behördliche Überprüfung und Anerkennung seines betrieblichen Gesundheitsmanagementsystems auf der Grundlage von GABEGS entschieden und verfügt nicht bereits über eine Anerkennung eines betrieblichen Arbeitsschutzmanagementsystems auf der Grundlage von OHRIS, so führt das Gewerbeaufsichtsamt im Vorfeld eine behördliche Systemkontrolle nach den Grundsätzen der Veröffentlichung des Länderausschusses für Arbeitsschutz und Sicherheitstechnik (LASI) Grundsätze der behördlichen Systemkontrolle (LV 54) durch (Download: Zusätzlich zu den dabei überprüften Kernelementen der behördlichen Systemkontrolle wird auch die Einhaltung der Anforderungen aus der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge überprüft. Hierzu wird das Zusatzelement Nr. 8 Arbeitsmedizinische Vorsorge des LV 54 mit einbezogen. Ziel dieser behördlichen Systemkontrolle ist es, das Vorhandensein und das Funktionieren einer systematischen Arbeitsschutzorganisation hinsichtlich ihrer Eignung im Sinne des 3 ArbSchG zu überprüfen. Werden Defizite festgestellt, wirkt die zuständige Arbeitsschutzbehörde auf eine Seite 3 von 10

4 geeignete betriebliche Organisation hin. Eine Überprüfung des betrieblichen Gesundheitsmanagementsystems im Hinblick auf die Erfüllung der Anforderungen von GABEGS ist erst möglich, wenn das Unternehmen ggf. erst nach der Umsetzung von Maßnahmen, die aufgrund der (Erst-)Durchführung der behördlichen Systemkontrolle veranlasst wurden in der abschließenden Gesamtbewertung der Arbeitsschutzorganisation als geeignet (in Ausnahmefällen mit "teilweise geeignet, sofern die Tendenz zu geeignet gegeben ist) bewertet wurde. 3. Durchführung des Anerkennungsverfahrens 3.1 Selbstbewertung eines betrieblichen Gesundheitsmanagementsystems durch ein internes Audit GABEGS sieht vor, dass die Unternehmen Audits in der Regel als interne Audits selbst durchführen. Audits durch externe Stellen werden von GABEGS nicht gefordert, sind jedoch auch nicht ausgeschlossen, wenn dies vom Unternehmen gewünscht ist, dieses selbst nicht in der Lage ist, geeignete interne Audits durchzuführen oder dies aus anderen Gründen erforderlich ist. Vor der Systemprüfung und Anerkennung durch das zuständige Gewerbeaufsichtsamt führt das jeweilige Unternehmen zunächst eine Selbstbewertung des im Unternehmen angewandten betrieblichen Gesundheitsmanagementsystems in Form eines internen Audits durch. Diese internen Audits sollen auf der Grundlage von Fragenkatalogen durchgeführt werden, die den erforderlichen Prüfumfang abdecken und aufgrund ihres formalisierten Aufbaus eine einheitliche Grundlage für die Durchführung der internen Audits und deren reproduzierbare Bewertung sicherstellen. Dafür wurde vom Bayerischen Staatsministerium für Arbeit und Sozialordnung, Familie und Frauen (StMAS) ein einfaches EDV-Tool Internes Audit zum GABEBS-Konzept entwickelt, mit dessen Hilfe der erreichte Erfüllungsgrad der Anforderungen von GABEGS überprüft bzw. festgestellt werden kann. Die internen Audits umfassen einen Systemteil (Fragen mit S codiert) und einen Complianceteil (Fragen mit C codiert); letzterer kann auch betriebsteilbezogen durchgeführt werden. Es wird empfohlen, die Prüfung des System- und Complianceteils gemeinsam durchzuführen. Während der Systemteil systematisch die Eignung, den Umfang und die Leistung eines Managementsystems oder eines Management-Teilsystems überprüft, dient der Complianceteil zur systematisierten Überprüfung der Übereinstimmung des betrieblichen Ist-Zustandes mit dem Soll-Zustand im Hinblick auf die Einhaltung der festgelegten Verpflichtungen. Im für das GABEGS-Konzept entwickelten EDV-Tool Internes Audit sind zur Überprüfung der Anforderungen von GABEGS sechzehn Prüfbereiche festgelegt; sieben Prüfbereiche zum Systemteil und neun Prüfbereiche zum Complianceteil. Jeder Prüfbereich mit den dazugehörigen Fragen (Prüfkriterien) ist auf einem eigenen Tabellenblatt des EDV-Tools konzipiert. Die einzelnen Prüfbereiche sind: Seite 4 von 10

5 Systemteil: Unternehmenspolitik, Leitlinien, Ziele; Zuständigkeiten, Aufgaben, Pflichten; Bereitstellung der Mittel; Mitwirkung und Mitbestimmung; Rechte, Pflichten und Schulung der Beschäftigten; Dokumentation; Prüfung und Bewertung; Complianceteil: Verpflichtungen; Gesundheitsförderliches Führungsverhalten; Gesundheitsbezogene Maßnahmen und Angebote; Suchtprävention; Ergonomie; Psychische Belastungen; Alters- und alternsgerechte Arbeitsgestaltung; Fehlzeiten- und Eingliederungsmanagement; Work-Life-Balance. Diese Prüfbereiche und die dazugehörigen Prüfkriterien müssen im Rahmen des internen Audits und unter Zuhilfenahme des EDV-Tools Internes Audit durch ein betriebsinternes Auditteam bewertet werden. Das Auditteam sollte aus Personen bestehen, die möglichst unabhängig von dem im Audit betrachteten Betriebsteil sind. Der Auditleiter soll über angemessene Ausbildung zum und über Erfahrungen als Auditor verfügen. Die Unternehmensleitung oder der Beauftragte für das im Unternehmen angewandten betrieblichen Gesundheitsmanagementsystem verpflichtet die Auditleitung, bei Bedarf kompetente bzw. zuständige Personen wie Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit zu beteiligen. Der Arbeitnehmervertretung (Betriebs- bzw. Personalrat) ist Gelegenheit zu geben, an diesen internen Audits teilzunehmen. In kleineren Unternehmen wird sich der Umfang auf Grund der betrieblichen Gegebenheiten entsprechend reduzieren. Es ist aber unbedingt darauf zu achten, dass auch hier die Mitarbeiter entsprechend im Auditteam vertreten sind. Das Auditteam führt die Selbstbewertung durch, indem es jedes einzelne Prüfkriterium beurteilt Die zu den Prüfbereichen gehörigen Fragen (Prüfkriterien) können mit A0 bis A3 (A0 = nicht relevant, A1 = überdurchschnittlich erfüllt, A2 = erfüllt/ja oder A3 = nicht erfüllt/nein) beantwortet werden. Die Beurteilungen müssen, soweit möglich, auf der Grundlage schriftlicher Nachweise und Unternehmensdokumente nachvollzogen werden können. Die jeweilige Beurteilung der Prüfkriterien ist im EDV-Tool Internes Audit zu dokumentieren, indem ein Vermerkzeichen in Form eines kleinen x bei einer der vier Beurteilungskategorien eingegeben wird. Zusätzlich sind Seite 5 von 10

6 im Feld Anmerkungen Erläuterungen zur jeweiligen Bewertung möglich. Die Einzelergebnisse der Prüfbereiche und das Gesamtergebnis werden automatisch berechnet und erscheinen im EDV-Tool Internes Audit auf dem Tabellenblatt "Auditergebnisse. Um eine Anerkennung des betrieblichen Gesundheitsmanagementsystems durch das zuständige Gewerbeaufsichtsamt beantragen zu können, muss ein Gesamtergebnis von mehr als 70 % erreicht werden. 3.2 Bericht zum internen Audit Nach dem Abschluss des internen Audits ist ein Auditbericht zu erstellen, aus dem hervorgehen soll, ob durch das im Unternehmen angewandte betriebliche Gesundheitsmanagementsystem die Politik und Strategie für Gesundheitsschutz und Gesundheitsförderung umgesetzt wird und die gesteckten Ziele der Organisation erreicht sind; die Beschäftigten sich aktiv an Gesundheitsschutz und Gesundheitsförderung beteiligen; die Ergebnisse der letzten Bewertung des im Unternehmen angewandten betrieblichen Gesundheitsmanagementsystems anhand des zuletzt durchgeführten internen Audits und die Ergebnisse früherer interner Audits einbezogen wurden; die Organisation die festgelegten Verpflichtungen für Gesundheitsschutz und Gesundheitsförderung einhält; die Verbesserungen erkennbar oder messbar sind. Die Zeiträume für interne Audits sind in Abhängigkeit des Auditergebnisses festzulegen. Der Zeitraum bis zum Folgeaudit sollte drei Jahre nicht überschreiten. 3.3 Systemprüfung und Anerkennung eines betrieblichen Gesundheitsmanagementsystems Auf Wunsch des Unternehmens wird das Ergebnis des internen Audits im Rahmen einer Systemprüfung durch die zuständige Behörde kontrolliert. Die Systemprüfung besteht aus einer Plausibilitätsprüfung anhand der eingereichten Unterlagen zum betrieblichen Gesundheitsmanagementsystem und einer stichprobenartigen Verfahrensprüfung im Unternehmen selbst. Seite 6 von 10

7 Wird bei der Systemprüfung bestätigt, dass der Erfüllungsgrad der Anforderungen von GA- BEGS durch das im Unternehmen angewandte betriebliche Gesundheitsmanagementsystem auf Grund des Ergebnisses des internen Audits mehr als 70 % beträgt, kann das Unternehmen eine behördliche Anerkennung seines betrieblichen Gesundheitsmanagementsystems in Form eines Zertifikats erhalten. Die Entscheidung dazu trifft das zuständige Gewerbeaufsichtsamt im pflichtgemäßen Ermessen, dabei kann es bei Nichterfüllung relevanter Einzelkriterien trotz Erreichung eines Erfüllungsgrades von über 70 % zu einer Verweigerung der Anerkennung kommen (z. B. gravierende Mängel im Prüfbereich S 1 Unternehmenspolitik, Leitlinien, Ziele ). Die Anerkennung erfolgt unternehmens- und standortbezogen. Damit können auch einzelne Standorte eines Unternehmens anerkannt werden. Zu diesem Zweck sind dem zuständigen Gewerbeaufsichtsamt der schriftliche Antrag (siehe Anlage 1) sowie eine Kopie des Auditprotokolls, des ausgefüllten EDV-Tools Internes Audit (Ausdruck der gesamten Arbeitsmappe) und schriftliche Nachweise (z. B. Handbücher, Verfahrensanweisungen, Betriebsvereinbarungen, Prozessbeschreibungen, Ablaufschemata, Ablauf- /Zeitpläne, Berichte, Dokumente, Aufgabenzuweisungen, Besprechungsprotokolle) zuzuleiten. Die im Rahmen der Systemprüfung bei der Regierung übermittelten betrieblichen Unterlagen werden vertraulich behandelt. Anhand der eingereichten Unterlagen führt das zuständige Gewerbeaufsichtsamt eine Plausibilitätsprüfung des im Unternehmen angewandten betrieblichen Gesundheitsmanagementsystems durch und legt eine zielgerichtete Vorgehensweise zur stichprobenartigen Vor-Ort- Überprüfung des betrieblichen Gesundheitsmanagementsystems fest. Anschließend findet am betreffenden Standort, an einem zuvor vereinbarten Termin, eine stichprobenartige Überprüfung der Übereinstimmung der realen betrieblichen Gegebenheiten mit den in den Unterlagen erklärten Sachverhalten statt. Sobald die Prüfung der eingereichten Unterlagen und die Vor-Ort-Überprüfung erfolgreich abgeschlossen sind, wird dem Unternehmen mit einem Zertifikat die Anwendung eines betrieblichen Gesundheitsmanagementsystems bescheinigt, das die Anforderungen von GABEGS erfüllt. Das Unternehmen wird auf der Internetseite des Bayerischen Staatsministeriums für Arbeit und Sozialordnung, Familie und Frauen (StMAS) öffentlich im Bayerischen Anerkennungsregister GABEGS der anerkannten Unternehmen gelistet. Das Zertifikat wird vom zuständigen Gewerbeaufsichtsamt ausgestellt und vom Leiter des Gewerbeaufsichtsamtes oder dem Regierungspräsidenten unterzeichnet. Die Zertifikatsaushändigung erfolgt durch das Gewerbeaufsichtsamt. Auf Anfrage kann auch eine Zertifikatsübergabe durch den Regierungspräsidenten oder die Hausspitze des StMAS erfolgen. Für den Zeitraum der Gültigkeit der Anerkennung ist das Unternehmen berechtigt, standortbezogen auf das anerkannte betriebliche Gesundheitsmanagementsystem hinzuweisen. Dies kann beispielsweise durch die Verwendung des GABEGS-Logos (vgl. Anlage 2) geschehen. Das Zertifikat wird mit einer Gültigkeitsdauer von drei Jahren ausgestellt. Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer darf das Unternehmen das Zertifikat und das GABEGS-Logo nicht mehr verwenden bzw. veröffentlichen. Sofern eine Verlängerung der Anerkennung angestrebt wird, ist das interne Audit vor Ablauf der drei Jahre zu wiederholen (Re-Auditierung) und eine Verlängerung der Anerkennung (Re-Zertifizierung) in Verbindung mit einer erneuten Systemprüfung unter Vorlage der entsprechenden Unterlagen beim zuständigen Gewerbeaufsichtsamt zu beantragen. Seite 7 von 10

8 Anlage 1: Antrag auf behördliche Anerkennung eines betrieblichen Gesundheitsmanagementsystems Briefkopf des Unternehmens Adresse des zuständigen Gewerbeaufsichtsamts bei der Regierung von/der Antrag auf behördliche Anerkennung eines betrieblichen Gesundheitsmanagementsystems auf der Grundlage von GABEGS Sehr geehrte Damen und Herren, wir haben am.. ein internes Audit zur Selbstbewertung unseres betrieblichen Gesundheitsmanagementsystems, das auf der Grundlage der Anforderungen des Ganzheitlichen betrieblichen Gesundheitsmanagementsystem-Konzepts (GABEGS-Konzept) eingeführt oder daran angepasst wurde, durchgeführt. Dabei haben wir das zum GABEGS angebotene EDV- Tool Internes Audit verwendet und ein Gesamtergebnis von Prozent erreicht. Wir beantragen hiermit die Prüfung der erfolgreichen Anwendung unseres betrieblichen Gesundheitsmanagementsystems. Prüfkriterien sind die in GABEGS festgelegten Anforderungen an ein betriebliches Gesundheitsmanagementsystem. Falls die Prüfung erfolgreich verläuft, wünschen wir eine schriftliche Anerkennung, ein Zertifikat sowie die Eintragung in das Bayerische Anerkennungsregister GABEGS. Zusätzlich möchten wir das GABEGS-Logo verwenden und bitten im Anschluss an die Prüfung um Übermittlung der dazu erforderlichen Dateien. Folgende Unterlagen werden zur Systemprüfung übermittelt: Ausdruck der gesamten Arbeitsmappe des zu GABEGS entwickelten Excel-Tools Internes Audit Unterschriebener Auditbericht gemäß Nr. 2.2 der Handlungshilfe für internes Audit, Prüfung und Anerkennung eines betrieblichen Gesundheitsmanagementsystems, die zum Ganzheitlichen betrieblichen Gesundheitsmanagementsystem (GABEGS) entwickelt wurde Schriftliche Nachweise für die Beurteilung der Audit-Kriterien (z. B. Verfahrensanweisungen, Betriebsvereinbarungen, Prozessbeschreibungen, Berichte). Mit freundlichen Grüßen Unterschrift der Unternehmensleitung Seite 8 von 10

9 Anlage 2: Vorgaben für die Verwendung des GABEGS-Logos Die Vorgaben für die Verwendung des GABEGS-Logos sind für eine neutrale Vervielfältigung zur Weitergabe an die Unternehmen auf der nachfolgenden Seite abgedruckt! Seite 9 von 10

10 Verwendung des GABEGS-Logos A B Streifen: 30 % schwarz Schrift: 80 % schwarz Farbfläche: Sonderfarbe HKS 66k Die Verwendung des abgebildeten GABEGS-Logos muss unter Einhaltung folgender Kriterien erfolgen: Größe: Proportionale Wiedergabe (A : B = 1 : 1), Empfohlene Größen sind A = 15 mm, A = 10 mm (kleinste zu verwendende Kantenlänge) Farbe: Farbwiedergabe nach obigem Muster Schwarz-Weiß-Wiedergabe durch entsprechende Rasterung der farbigen Fläche Das Logo steht als Datei in folgenden Dateitypen zur Verfügung: GABEGS-Logo 01.cdr (CorelDraw 11.0) GABEGS-Logo 01.bmp (Windows-Bitmap) GABEGS-Logo 01.jpg (JPEG-Dateiformat) GABEGS-Logo 01.eps (Vektor-Grafik) Seite 10 von 10