Richtlinien des Deutschen Franchise-Verbandes e.v. Beiräte in Franchise-Systemen
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- Josef Boer
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1 Richtlinien des Deutschen Franchise-Verbandes e.v. Beiräte in Franchise-Systemen Zielsetzung Die Bereitschaft des Franchise-Gebers zur Wahrung der Interessen und Belange der Franchise-Partner durch ihre Einbindung bei Fragen von grundsätzlicher Bedeutung und bei wichtigen Sachentscheidungen stellt ein wesentliches Element einer gelebten Partnerschaft dar. Es gilt "Betroffene zu Beteiligten zu machen". Diese Aufgabenstellung kann am besten durch die Etablierung eines Franchise-Nehmer-Beirates verwirklicht werden. Den Mitgliedern sowie Anwärtern des Deutschen Franchise-Verbandes e.v. wird empfohlen, dabei die vorliegenden Richtlinien anzuwenden. Leitsätze 1. Der Partnerbeirat berät die Systemzentrale bei allen wichtigen systemrelevanten Entscheidungen, in Fachfragen und hinsichtlich der Marketingpolitik. Er beteiligt sich aktiv an der Weiterentwicklung des Systems und der Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen. Schließlich steht er allen Franchise-Nehmern als Ansprechpartner zur Verfügung. 2. Der Beirat stellt ein Organ des jeweiligen Franchise-Systems dar. Er ist ein Beratergremium, kein Betriebsrat, kein Sprachrohr aller Franchise-Nehmer, weder Aufsichtsrat noch Schlichtungsstelle. 3. Vertreter der Systemzentrale müssen stets die Möglichkeit haben, bei den Sitzungen des Beirats anwesend zu sein. Sie sind in die Beschlüsse des Beirates involviert. 4. Die Einrichtung von Beiräten der Franchise-Nehmer innerhalb von Franchise-Systemen ist nach Auffassung des Bundeskartellamts wettbewerbsrechtlich grundsätzlich zulässig, solange die Beiräte nicht tatsächlich die Geschäftspolitik der Franchise-Nehmer bzw. des Systems bestimmen. Sogenannte Mittelstandempfehlungen für die Franchise-Nehmer können Beiräte nur im Rahmen der sehr engen gesetzlichen Bestimmungen aussprechen. 5. Die Aufgaben und die Funktionsweise des Beirates werden schriftlich in einer von der Systemzentrale vorgeschlagenen Beiratssatzung niedergelegt. Die Systemzentrale muss der Beiratssatzung zustimmen. 6. Im Franchise-Vertrag ist zumindest die Aufgabenstellung des Beirates niedergeschrieben.
2 7. Der Beirat wird über die Ergebnisse anderer Gremien (z.b. Arbeitskreise, Fachausschüsse, Werbebeirat) informiert, sofern er daran nicht selbst beteiligt ist. 8. Alle Franchise-Nehmer sind mindestens einmal im Jahr über die Ergebnisse der Arbeit des Beirates zu informieren. Gestaltungsrahmen einer Beiratssatzung Aufgaben - Siehe Leitsatz 1 - Weitere konkrete Aufgabenstellungen Zusammensetzung Amtsperiode Vorsitz Tagesordnung Beschlussfassung Sitzungen Satzungsänderung - Nur gewählte Franchise-Nehmer - Gewählte Franchise-Nehmer und Vertreter der Systemzentrale - Von der Systemzentrale ernannte Franchise-Nehmer - Wiederwahl für weitere Amtsperioden möglich - Wiederwahl nur für eine weitere Amtsperiode zulässig - Wiederwahl nicht möglich - Wiederwahl nur für einen Teil der Beiratsmitglieder möglich - Ausschluss unter bestimmten Voraussetzungen möglich - Ausscheiden vor Ablauf nur aus wichtigem Grund oder bei Verlassen des Franchise-Systems - Beiratsvorsitzender - Stellvertretender Beiratsvorsitzender - Nur Beiratsmitglieder haben Vorschlagsrecht - Auch Systemzentrale hat Vorschlagsrecht - Abstimmung mit Systemzentrale - Einstimmig - 2/3 Mehrheit - Absolute Mehrheit - Protokollführung - Ordentliche Sitzung regelmäßig, mehrmals im Jahr - Außerordentliche Sitzung falls erforderlich - Einladung durch Beiratsvorsitzenden - Einladung durch Systemzentrale - Beirat mit Zustimmung der Systemzentrale
3 Deutscher Franchise-Verband e.v. Beiratssitzung (Formulierungshilfe; Alternativen kursiv gedruckt) 1 Aufgaben des Beirats Der regelmäßige Austausch von Informationen zwischen Franchise-Zentrale und Franchise-Nehmern gehört zum Wesen eines funktionierenden Franchise-Systems. Die Bereitschaft zur Wahrung der Interessen und Belange der Franchise-Partner durch die ihre Einbindung bei Fragen von grundsätzlicher Bedeutung und bei wichtigen Sachentscheidungen stellt ein wesentliches Element einer gelebten Partnerschaft dar. Der (Name des Systems)-Partnerbeirat berät die Systemzentrale bei allen wichtigen systempolitischen Entscheidungen, in Fachfragen und hinsichtlich der Marketingpolitik. Er beteiligt sich aktiv an der Weiterentwicklung des Systems und der Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen. Insbesondere beschäftigt sich der (Name des Systems)-Beirat mit Der Beirat steht allen Partnern als Ansprechpartner zu Verfügung. 2 Zusammensetzung Der Beirat besteht aus... Franchise-Nehmern, die von allen (Name des Systems)- Franchise-Nehmern gewählt werden und... Vertreten der Geschäftsführung der Systemzentrale. Erhöht sich die Gesamtzahl der Partner um jeweils..., wird der Beirat für die folgenden Amtsperiode um ein weiteres Mitglied erweitert. Der Beirat setzt sich aus höchstens... Franchise-Partner zusammen. Der Franchise-Geber ernennt Franchise-Nehmer zu Beiratsmitgliedern.... Vertreter der Geschäftsführung der Systemzentrale sind nicht stimmberechtigt/stimmberechtigte Mitglieder des Beirats. Beim Ausscheiden eines Beiratsmitglieds aus den Reihen der Franchise-Nehmer vor Ablauf der Amtsperiode kann der Beirat bis zum Ende der jeweiligen Amtsperiode ein neues Beiratsmitglied ernennen. Die Beiratsmitglieder bestimmen einen Franchise-Nehmer aus ihrer Mitte zum Beiratsvorsitzenden und benennen einen Stellvertreter.
4 Die Beiratsmitglieder aus den Reihen der Franchise-Nehmer können das Amt nur persönlich ausüben. Die Tätigkeit im Beirat ist ehrenamtlich. Der Ersatz von Aufwendungen bzw. die Erstattung von Reisekosten aus Anlass dieser Tätigkeit ist möglich 3 Amtsperiode Der Beirat wird für die Dauer von... Jahren gewählt. Die Wiederwahl der einzelnen Beiratsmitglieder st für eine weitere Amtsperiode zulässig/unzulässig. Es können... Beiratsmitglieder nach Ablauf einer Amtsperiode erneut für den Beirat kandidieren. 4 Ende der Mitgliedschaft Der Austritt eines Beiratsmitglieds kann nur durch schriftliche Mitteilung an die Geschäftsführung der Systemzentrale und bei Vorliegen wichtiger Gründe erfolgen. Mit dem Ausscheiden aus dem Franchise-System endet die Mitgliedschaft im Beirat automatisch. Der Ausschluss eines Beiratsmitgliedes kann nur aus wichtigen Grund und Einstimmung ohne die Stimme des Betroffenen erfolgen 5 Rechte und Pflichten der Mitglieder Alle Beiratsmitglieder haben ein Vorschlagsrecht für die Tagesordnung der Beiratssitzung. Jeder Franchise-Partner / jedes Mitglied hat eine Stimme. Bei Verhinderung der Teilnehmer an der Sitzung kann ein Beiratsmitglied sein Stimmrecht mit schriftlicher Vollmacht auf ein anderes Mitglied übertragen. Die Beiratsmitglieder werden die vereinbarte Vertraulichkeit auch über die Amtsperiode hinaus wahren. Alle Franchise-Nehmer sind mindestens einmal im Jahr über die Ergebnisse der Arbeit des Beirats zu informieren
5 6 Sitzungen Der Beirat hält mindestens... mal im Jahr eine ordentliche Sitzung ab. Die Sitzung findet an einem vom Beiratsvorsitzenden zu bestimmenden Ort/am Geschäftssitz des Franchise-Gebers statt. Die Sitzungen werden unter Bekanntgabe der Tagesordnung vom Beiratsvorsitzenden einberufen. Die Einladung zu den ordentlichen Sitzungen hat durch den Franchise- Geber schriftlich mindestens... Wochen vor dem Sitzungstermin zu erfolgen. Die Tagesordnung ist mit einem Vertreter der Geschäftsführung der Systemzentrale abzustimmen. Nur in der jeweiligen Tagesordnung aufgeführte Punkte können in der Sitzung behandelt werden. Hält der Beiratvorsitzende/die Geschäftsleitung der Systemzentrale/halten... Beiratsmitglieder dies für erforderlich, ist eine außerordentliche Beiratsitzung einzuberufen. 7 Beschlussfassung Beschlüsse des Beirats müssen einstimmig/mit mindestens... Stimmen der anwesenden/und vertretenen Beiratsmitglieder gefasst werden. Die Vertreter der Geschäftsführung der Systemzentrale haben kein Stimmrecht/(jeweils) eine Stimme. Die Beschlüsse des Beirats werden in einem Protokoll niedergelegt, das von einem Beiratsmitglied innerhalb von... Wochen zu erstellen, vom Beiratsvorsitzenden bzw. seinem Stellvertreter zu unterzeichnen und an alle Beiratsmitglieder zu versenden ist. 8 Satzungsänderung Die vorliegende Satzung wurde am... in... von allen Franchise-Nehmern beschlossen und tritt mit der Zustimmung der Systemzentrale vom... in Kraft. Änderungen und/oder Ergänzungen dieser Beiratssitzung können einstimmig mit Zustimmung der Systemzentrale vom Beirat beschlossen werden
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