TechNote. Produkt: TWINFAX 7.0 (ab CD_24), TWINFAX 6.0 Modul: SMTP, T611, R3 Kurzbeschreibung: Briefpapier- und Mailbodyunterstützung

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1 Produkt: TWINFAX 7.0 (ab CD_24), TWINFAX 6.0 Modul: SMTP, T611, R3 Kurzbeschreibung: Briefpapier- und Mailbodyunterstützung Diese Anleitung hilft Ihnen, das nachfolgend geschilderte Problem zu beheben. Dazu sollten Sie über gute bis sehr gute Kenntnisse im Betriebssystem Windows verfügen. Im Zweifelsfall empfehlen wir, einen Spezialisten hinzuzuziehen. com2 GmbH gibt keine Funktionsgarantie und übernimmt keine Haftung für Schäden oder Verlust an Hard- oder Software und/oder Datenbeständen, die durch Anwendung dieser Anleitung entstehen könnten. 1. Briefpapierunterstützung Die Briefpapierunterstützung ermöglicht die Kombination ausgehender Faxdokumente mit einem zentral bereitgestellten Briefpapier. Hierbei wird zwischen der einfachen und der erweiterten Briefpapierunterstützung unterschieden. Bei TWINFAX 6.0 konnte nur ein Briefpapier hinterlegt werden, dass standardmäßig beim Versand von Faxen verwendet wurde. Die erweiterte Briefpapierunterstützung ermöglicht die Verwendung von bis zu 10 verschiedenen Briefpapiervorlagen. Es kann jeweils für die erste und zweite Seite (und alle folgenden Seiten) eine Vorlage hinterlegt werden. Hinweis: Da bei den Modulen keine Abwärtskompatibilität besteht, muss nach einem Update, von TWINFAX 6.0 auf die Version 7.0, die Syntax der erweiterten Briefpapier-unterstützung verwendet werden. TWINFAX 6.0 unterstützt nur die einfache Briefpapierunterstützung. 1.1 Erzeugung der Briefpapierdatei(en) Als Briefpapier werden einseitige Tiff-Dateien benötigt, so wie sie der TWINFAX-Plus- Druckertreiber erzeugt. Solche Dateien kann man leicht über den TWINFAX-PlusClient bzw. über das Hilfsprogramm doc2sff gewinnen. Um eine solche TIFF-Datei über den TWINFAX-PlusClient zu bekommen, drucken Sie das gewünschte Briefpapier mit dem TWINFAX-PlusClient und senden Sie es an Ihre eigene Mailadresse. Bitte beachten Sie hierbei bei den TWINFAX-SMTP-Einstellungen am Server, dass für diesen Schritt das Dateiformat TIFF eingestellt sein muss. Andernfalls haben Sie noch die Möglichkeit, das benötigte Tiff-Dokument ohne den Versand erzeugen zu lassen. Sobald der Sendedialog erscheint, lassen Sie diesen geöffnet. Öffnen Sie dann den Explorer und wechseln in das Verzeichnis des aktuellen Windows-Benutzers. Dort finden Sie den Ordner com2prndrv, mit dem Unterordner Twinfax, indem sich dann Ihr Dokument im benötigten TIFF-Format befindet. Kopieren Sie sich das Dokument ~fax00000.tif. Damit haben Sie die benötigte Tiff-Datei und können das Versenden des Dokuments abbrechen. Geändert am Seite 1 von 6

2 Um eine solche Tiff-Datei direkt über das Hilfsprogramm doc2sff zu bekommen, speichern Sie das Dokument als Datei ab (z.b. als c:\docs\briefkopf.doc). Führen Sie dann in einer Eingabeaufforderung am Faxserver folgendes Kommando aus: c:\programme\com2-net\twinfax\bin\doc2sff c:\docs\briefkopf.doc c:\docs\briefkopf.tif Danach sollte die Tiff-Datei unter dem Namen c:\docs\briefkopf.tif existieren. 1.2 Einrichtung der Briefpapierunterstützung am Server Die Aktivierung der Briefpapierunterstützung geschieht durch folgende (gleichlautende) Einträge in der Konfigurationsdatei des jeweiligen Connectors: Connector-Typ Konfigurationsdatei Dienst(e) TWINFAX SMTP <TWINFAX>\sys\tfsmtp.ini SMTP-Gateway, APPLI/COM TWINFAX T.611 <TWINFAX>\sys\mpst611.ini T611 TWINFAX R3 <TWINFAX>\sys\saplicom.ini R/3 Hinweis: Für den R3-Connector kann nur ein Standardbriefpapier bzw. Mailbody hinterlegt werden, da beim Versand aus SAP nicht mit der GUI gearbeitet wird und aus SAP heraus keine Steuerzeichen an TWINFAX übermittelt werden können. Geändert am Seite 2 von 6

3 Folgende Einträge müssen vorgenommen werden: Einrichtung der einfachen Briefpapierunterstützung [STATIONERY] FIRST_PAGE=C:\Programme\com2-net\TWINFAX\sys\briefkopf-s1.tif OTHER_PAGES=C:\Programme\com2-net\TWINFAX\sys\briefkopf-s2.tif Einrichtung der erweiterten Briefpapierunterstützung [STATIONERY] DEFAULT_ID=STAT1 ID_1=STAT1 NAME_1=Standard-Briefpapier FIRST_PAGE_1=C:\Programme\com2-net\TWINFAX\SYS\briefkopf-std-s1.tif OTHER_PAGES_1=C:\Programme\com2-net\TWINFAX\SYS\briefkopf-std-s2ff.tif ID_2=STAT2 NAME_2=Briefpapier für Angebote FIRST_PAGE_2=C:\Programme\com2-net\TWINFAX\SYS\briefkopf-ang-s1.tif OTHER_PAGES_2=C:\Programme\com2-net\TWINFAX\SYS\briefkopf-ang-s2ff.tif Hinweis: Nach der Konfiguration des Briefpapiers müssen die Dienste des entsprechenden Connectors neu gestartet werden. 1.3 Aktivierung der erweiterten Briefpapierunterstützung am TWINFAX PlusClient Um dem Client die Auswahl der serverseitig hinterlegten Briefpapiere zur Verfügung zu stellen, müssen die IDs und Namen dieser in der TFUserConfig.ini eingetragen werden. Diese finden Sie im Verzeichnis %APPDATA%\com2-net\TF5Client. [STATIONERY] USE_STATIONERY=1 DEFAULT=STAT1 ID_1=STAT1 NAME_1=Standard-Briefpapier ID_2=STAT2 NAME_2=Briefpapier für Angebote Geändert am Seite 3 von 6

4 1.4 Anwenden der Briefpapierauswahl Anschließend kann beim Versand über die GUI des PlusClients das gewünschte Briefpapier ausgewählt werden: Ebenso kann über das Steuerzeichen F das zu verwendende Briefpapier festgelegt werden. Hierzu wird die ID für das am Server hinterlegte Briefpapier übergeben: <T > <F STAT1> <NTest mit Briefpapier> Geändert am Seite 4 von 6

5 2. Mailbodies Die Konfiguration von serverseitig hinterlegten Mailbodies geschieht analog zur Implementierung des Briefpapiers. Bei TWINFAX 6.0 wird nur ein Standardmailbody in Form einer Textdatei unterstützt. Die erweiterte Mailbodyunterstützung erlaubt die Konfiguration von bis zu 10 verschiedenen Mailbodies im HTML, MHTML oder Textformat. 2.1 Erzeugung von MHT-Dateien Das MHTML Format ist wie eine MIME- aufgebaut. MHTML wird beispielsweise bei HTML- s zum Einbetten von Bildern in der verwendet. Durch diesen Standard müssen die Grafiken von HTML-Seiten nicht mehr separat gespeichert werden. Um solche MHT-Dateien erstellen zu können, hat die com2 GmbH ein einfaches Tool entwickelt. Dieses können Sie unter folgender Adresse herunterladen: Einrichtung der Mailbodies am Server Hierzu müssen in der Datei <TWINFAX>\sys\smtpqueue.ini folgende Einträge geschrieben werden: Einfache Mailbodyunterstützung [SMTPQUEUE] STD_BODY=C:\Programme\com2-net\TWINFAX\sys\std_body.txt Erweiterte Mailbodyunterstützung [MAILBODIES] DEFAULT_NAME=Standard-Body Huber NAME_1=Standard-Body Huber BODY_1=C:\Programme\com2-net\TWINFAX\sys\std-body-huber.txt BODY_MHTML_1=C:\Programme\com2-net\TWINFAX\sys\std-body-huber.mht NAME_2=Angebot-Body Huber BODY_2=C:\Programme\com2-net\TWINFAX\sys\ang-body-huber.txt BODY_HTML_2=C:\Programme\com2-net\TWINFAX\sys\ang-body-huber.html Neben den beiden beschriebenen Einträgen BODY_n und BODY_MHTML_n wird noch ein weiterer Eintrag BODY_HTML_n unterstützt. Dieser sollte nur dann verwendet werden, wenn der HTML-Body keine eingebetteten Grafiken enthält. Außerdem sollte dann kein MHTML-Body angegeben sein. Die maximale Anzahl konfigurierbarer Mailbodies ist 10. Hinweis: Nach der Konfiguration der Mailbodies müssen die Dienste des entsprechenden Connectors neu gestartet werden. Geändert am Seite 5 von 6

6 2.3 Aktivierung am TWINFAX PlusClient Um die erweiterte Mailbodyunterstützung nutzen zu können, müssen die serverseitig hinterlegten Mailbodies wie folgt in der lokalen TFUserConfig.ini gespeichert werden: [MAILBODY] USE_MAILBODY=1 DEFAULT=Standard-Body Huber NAME=Standard-Body Huber NAME=Angebot-Body Huber 2.4 Anwenden der Mailbodyauswahl Nach dem Hinterlegen der Mailbodies können diese in der GUI des TWINFAX PlusClients zur Verwendung ausgewählt werden: Für automatisierte Abläufe, ohne GUI, kann der Mailbody über Steuerzeichen ausgewählt werden. Dazu wird dem Steuerzeichen Y der Name des gewünschten Mailbodys übergeben: <Tsupport@com2.de> <Y Standard-Body Huber> <NTest mit Mailbody> Geändert am Seite 6 von 6