Schnelleinstieg. = perfekte E- Mailangebote. node Systemlösungen e.k. Kantstr Berlin

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1 Schnelleinstieg EXPOSÉ PDF- Mailer = perfekte E- Mailangebote node Systemlösungen e.k. Kantstr Berlin Tel: Fax: Mail: info@node.de

2 Inhaltsverzeichnis 1. Inhaltsverzeichnis 2 2. Vorwort 3 3. Grundlegendes 3 4. Modulbeschreibung 4 5. Installation des PDF- Mailers 5 6. Welche Outlook- Versionen werden unterstützt 6 7. Einrichtung des PDF- Mailers 8 8. Mailtext und andere Einstellungen 9 9. Farbige Firmenlogos im PDF- Exposé PDF- Briefbogen als Layout E- Mailtext für Ihre Exposés Design- hinterlegen (HTML- Mail) Gestaltung / Entwurf einer Design- E- Mail Logo- Datei in Design- einbinden AGB s für E- Mailexposés hinterlegen Benutzereinstellungen für den PDF- Mailer Besonderheiten des PDF- Mailers Wo ist der PDF- Mailer verwendbar? Umwandeln externer Dokumente (z.b. MS Word, MS Excel) E- Mailversand über MS Outlook Versendung einer Mail über MS Outlook 31 Seite 2 von 34

3 Vorwort Dieser Schnelleinstieg dient zur Unterstützung bei Ihren ersten Gehversuchen mit dem für EXPOSÉ und EXPOSÉ commercial. Die nachfolgend beschriebenen Funktionalitäten dienen der Beschreibung der Möglichkeiten, welche die Kommunikationsanbindung leistet. Mögliche Abweichungen zu den hier beschriebenen Funktionalitäten bzw. Änderungen des Erscheinungsbildes der Schnittstelle dienen der Verbesserung des Moduls und sind der node GmbH vorbehalten. Wir sind für Anmerkungen, Anregungen und Verbesserungsvorschläge dankbar, denn schlussendlich wollen wir zufriedene Anwender! Grundlegendes Damit direkt aus EXPOSÉ bzw. EXPOSÉ commercial Dokumente im PDF- Format hochauflösend und in Farbe ohne Zubehörsoftwarelösungen versendet werden können, steht das ab sofort für Sie bereit! Wir informieren Sie auch gerne telefonisch zu unserem unter: 030 / , sowie per E- Mail unter info@node.de Seite 3 von 34

4 Modulbeschreibung EXPOSÉ PDF- Mailer Mit Hilfe dieses PlugIns können Briefe und Exposétexte in PDF- Dokumente umgewandelt (Hochauflösende Farb- PDF- Datei, mit Hinterlegung Ihres Briefkopfes) und als E- Mail versendet werden. Lizenzkosten für einen PDF- Drucker fallen nicht an. Sie benötigen für die beschriebenen Funktionalitäten einen zugang zu Ihrem Mailprovider. Als AddOn können Sie mit dem auch externe Dokumente (z.b. MS Word, MS Excel) aus EXPOSÉ bzw. EXPOSÉ commercial heraus in PDF- Dokumente umwandeln. (Einrichtung des Mailzuganges direkt in EXPOSÉ bzw. EXPOSÉ commercial, ähnlich der Einrichtung des Mailversandes über MS Outlook) Zusätzliche Softwareprodukte werden nicht benötigt! Unter der Telefon- Nr. 030 / erreichen Sie während der üblichen Geschäftszeiten immer einen Ansprechpartner, der Sie bei Ihrem Anliegen rund um das unterstützt. Seite 4 von 34

5 Installation des PDF- Mailers Sie erhalten für den PDF- Mailer eine Installationsdatei welche separat auf jedem Arbeitsplatz ausgeführt werden muss, welcher mit EXPOSÉ bzw. EXPOSÉ commercial ausgestattet ist. Führen Sie die Installation nach den Anweisungen (Installationsdialog) aus und starten Sie ggf. Ihren Rechner nach erfolgreicher PlugIn- Installation neu! Die Funktion(en) des Moduls sind nach Einrichtung der nötigen Einstellungen innerhalb von EXPOSÉ bzw. EXPOSÉ commercial sofort verfügbar. Einige Versionen der EXPOSÉ - Softwareprodukte benötigen zur Freischaltung des PDF- Mailers einen separaten Freischaltcode. Achtung! Für die Installation des PlugIns, sowie die Einrichtung der nötigen Einstellungen innerhalb der Anwendung(en) EXPOSÉ bzw. EXPOSÉ commercial, benötigen Sie auf Windows- Ebene und für unsere Produkte Administratorrechte! Seite 5 von 34

6 Welche Outlook- Versionen werden unterstützt Folgende Versionen von MS Outlook werden unterstützt: 1. MS Outlook 2000 > = Service Pack 3 2. MS Outlook 2002 > = Service Pack 3 3. MS Outlook 2003 > = Service Pack 2 Beachten Sie bitte, dass es für eine einwandfreie Funktion des PDF- Mailers unbedingt erforderlich ist, die aktuellen Service Packs von Microsoft für die von Ihnen verwendete MS Outlook- Version zu installieren. Achtung, Outlook Express wird nicht unterstützt! Woran erkenne ich meine Version? Welche Version Sie von MS Outlook einsetzen, bzw. welches Service- Pack Sie installiert haben, erkennen Sie durch Klick auf das Fragezeichensymbol in MS Outlook! Hier ist zu erkennen, dass MS Outlook 2003 ohne Service Pack im Einsatz ist! Seite 6 von 34

7 Damit die PDF Mailer- Funktionen einwandfrei arbeiten, ist es notwendig, das (die) aktuelle(n) Service- Pack(s) zu installieren. Nach erfolgter Installation werden auf der Info- Seite auch die Service- Pack Versionen angezeigt! (Siehe nachstehendes Bild!) Seite 7 von 34

8 Einrichtung des PDF- Mailers Über den Bereich Einstellungen, AGB und PDF- Einstellungen nehmen Sie die allgemeinen Konfigurationen für den PDF- Mailer vor! Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche AGB und PDF Einstellungen! Sie werden auf eine 2- seitige Eingabemaske geleitet, wo Sie alle nötigen Einstellungen für das Modul im Bereich PDF farbig und PDF- Mailer sowie AGB für Fax oder Mail vornehmen! Seite 8 von 34

9 Mailtext und andere Einstellungen Farbige Firmenlogos im PDF- Exposé In diesen beiden Eingabefeldern können Sie die Pfadangabe (Speicherort) Ihrer Firmen- Logos hinterlegen! Die hinterlegten Firmenlogos werden in das zu erstellende PDF- Dokument eingebettet Die Logo- Dateien sollten im Netzwerkbetrieb auf Ihrem DMS- Server abgelegt sein! (Bitte nicht lokal auf einer Arbeitsstation speichern und in unseren Anwendungen hinterlegen! Sollte dieser Rechner nämlich ausgeschaltet werden, können die Logos nicht mehr eingefügt werden!) Seite 9 von 34

10 Ausrichtung der Logos Mit diesen Schaltflächen können Sie für das Logo der ersten und der Folgeseite (wenn vorhanden) die gewünschte Platzierung im PDF- Dokument wählen! Hier im Beispiel: Logo erste Seite oben rechts; Logo der Folgeseiten oben zentriert Größe der Logos In diesen Feldern können Sie die Größe der Logo- Einblendung im PDF- Dokument festlegen. Die eingetragenen Werte stellen die maximale Größe dar! Hinterlegen Sie Ihre Logo- Dateien und erstellen Sie ein Test- PDF Passen Sie bei Bedarf die Größenangaben (Breite & Höhe) der Logo- Dateien auf Ihre Bedürfnisse an! Hinweis! Achten Sie bitte auf die proportionale Größenänderung, da es sonst zu Verzerrungen kommen kann, wie z.b. Stauchungen bzw. Dehnungen! Beispiel: Ursprungsgröße Ihres Logos ist 120 x 60 Pixel, für die halbe Größe stellen Sie bitte 60 x 30 Pixel ein. Aktivierung der Logos Wählen Sie mit einem Häkchen, ob die Logos verwendet werden sollen! Wenn Sie den Haken herausnehmen, werden die Logos ab sofort nicht mehr in den PDF- Dateien eingebettet! Seite 10 von 34

11 PDF- Briefbogen als Layout Ab Version bei EXPOSÉ 7 und Version bei EXPOSÉ commercial ist es möglich, als Briefbogen (Logo) auch eine PDF Seite zu verwenden. Anstelle der Logo- Dateien können Sie ab den genannten Versionen an dieser Stelle PDF- Dokumente verknüpfen! (1 Seitig!) Komplexe Gestaltungen einer Briefseite können somit mittels der Hinterlegung einer PDF Datei für die zu erstellenden PDF Dokumente verwendet werden. Wichtig: Bitte beachten Sie hierbei, dass Ihre PDF- Dateien eine möglichst kleine Größe (geringer Speicherbedarf) haben, da ansonsten Ihre Briefe oder auch Exposés, welche als PDF versendet werden, sehr groß werden können. Seite 11 von 34

12 Bildqualität bei Exposés Mit Hilfe dieser Schaltfläche können Sie die Bildqualität der im Exposé eingebetteten Bilder anpassen. Schon bei ca % der Originalqualität der Bilder werden exzellente PDF- Dateien erzeugt, bei sehr geringer Dateigröße! E- Mailtext für Ihre Exposés Sie können Ihren Text im herkömmlichen Textformat hinterlegen Der hier eingetragene Text ist der Text, welcher als Standard bei jedem E- Mailexposé versendet wird. Wenn Sie bei E- Mailexposés alternative Texte verwenden möchten, können Sie im Druckdialog einen Alternativtext wählen! (Bringt nur dann Sinn, wenn Sie einige Mails versenden- Bei Serienmails bitte hier einen anderen Text einsetzen!) Innerhalb dieses Textfensters können Sie einen individuellen Anschreibetext für Ihre E- Mailexposés hinterlegen Mit Hilfe der Schaltfläche Variablen können Informationen aus der Datenbank automatisch im Text eingefügt werden Z.B. Absenderdaten, Mitarbeiterdaten, Empfängeranschrift, etc Seite 12 von 34

13 Das Menü der Variablen sieht folgendermaßen aus: Wählen Sie die gewünschten Variablen aus und platzieren Sie diese in Ihrem Text der E- Mail (Anschrift des Interessenten, Absenderdaten Ihrer Firma, etc) Die in der Datenbank eingetragenen Feldinformationen werden bei Erstellung einer neuen Mail automatisch an der Stelle der jeweiligen Variable in Ihrem Text eingefügt Der hier hinterlegte Text wird dann verwendet, wenn Sie Briefe bzw. Exposéangebote per Mausklick als Mail versenden! Sie kennen das Menü Variablen sicherlich aus der Textverarbeitung von EXPOSÉ bzw. EXPOSÉ commercial Seite 13 von 34

14 Design- hinterlegen (HTML- Mail) Wir zeigen auf den nächsten 2 Bildern, wo Sie einen HTML- Körper (die Design- E- Mail) innerhalb von EXPOSÉ 7 hinterlegen können. Gehen Sie bitte in den Einstellungen zu AGB und PDF Mailer Einstellungen. Hier können Sie Ihr erstelltes HTML- Layout einfügen! Seite 14 von 34

15 Für die Verwendung bzw. Darstellung der Mail im HTML- Format muss die Funktion Text als HTML senden aktiviert werden Das Einbinden von Bildern (Logos) im HTML- Körper ist auch möglich. Auf den folgenden Seiten zeigen wir auch diese Funktion anhand der bereits in EXPOSÉ hinterlegten Testmail im HTML- Format! Seite 15 von 34

16 Gestaltung / Entwurf einer Design- E- Mail In den meisten Fällen ist die Formatierung eines HTML- Textes oder einer Design- E- Mail nur mit Hilfe von Profis wie WEB Designern möglich. Erstellen Sie die gewünschte Design- E- Mail in einem von Ihnen verwendeten HTML- Editor, z.b. Microsoft FrontPage oder aber Macromedia DreamWeaver. Gestalten Sie nach Ihren Vorstellungen eine HTML- Mail, diese kann z.b. so aussehen, wie im Bild! (Ansicht aus MS Frontpage) Das dargestellte Layout hat eine Spalte links, wo auch im weißen großen Bereich der Text der E- Mail erscheinen soll. Darüber wurde ein blauer Balken eingefügt! Der hierfür benötigte Datenbankbefehl lautet: ###mailtext###! Wenn Sie diesen Eintrag (wie gezeigt!) im Feld einsetzen, wird an dieser Stelle der Text aus EXPOSÉ eingeblendet. (Siehe Seite 9, Mailtext) Im rechten Bereich der Mail ist eine blaue Spalte erstellt worden, welche mit einem grauen Balken darüber versehen worden ist. In der rechten, blauen Spalte befinden sich Platzhalter, welche Ihre Firmendaten sowie die individuellen Benutzerdaten einblenden, wenn ein Benutzer die E- Mailvorlage verwendet. (z.b. Telefon des Benutzers, Ansprechpartner- Name, Mail des Benutzers, etc.) Seite 16 von 34

17 So sieht diese Design- im HTML- Format aus: An dieser Stelle sehen Sie übrigens, wo der Text aus Ihrer normalen Mail eingesetzt wird! (Mailfenster text) Das ist die Variable, welche den Text in den HTML- Körper einsetzt Seite 17 von 34

18 So sieht diese Mail bei Ihren Empfängern aus: Seite 18 von 34

19 Logo- Datei in Design- einbinden Im Mailkörper der HTML- Mail sind Informationen zu Bildern hinterlegt, welche dann an der entsprechenden Stelle eingeblendet werden! (orangefarben markiert) Bitte fügen Sie Ihre Logo Datei Z.B. mit diesem Befehl ein: <img src= c:\logos\logo_firma.jpg > Beachten Sie bitte, dass der Pfad zur Bilddatei c:\logos\logo_firma.jpg ein Demo- Eintrag ist. Sie müssen selbstverständlich IHREN Pfad eintragen, von wo Ihr Logo dann eingebunden werden soll! Seite 19 von 34

20 AGB s für E- Mailexposés hinterlegen An dieser Stelle werden die AGB s Ihres Unternehmens hinterlegt Sofern es gewünscht ist, können die AGB s bei Fax- bzw. E- Mailangeboten automatisch mit versendet werden. Aktiviert wird die automatische Versendung durch setzen eines Häkchens an dieser Stelle: Seite 20 von 34

21 Benutzereinstellungen für den PDF- Mailer Alle notwendigen Einstellungen für den Betrieb des PDF- Mailers nehmen Sie bitte Innerhalb von EXPOSÉ bzw. EXPOSÉ commercial im Bereich der Benutzereinstellungen vor. Durch Klick auf dieses Symbol gelangen Sie in die Benutzereinstellungen! E- Mail über smtp- Provider (Benutzereinstellungen) Für die Versendung Ihrer Mails über den PDF- Mailer (via smtp) geben Sie bitte folgendes ein: Ihre E- Mailadresse (Die des Mitarbeiters für den das PlugIn eingerichtet wird) Reply- Adresse (geben unsere Anwendungen automatisch ein) smtp- Name des Servers Ihres Mailproviders (z.b. smtp.web.de) Name der Benutzeranmeldung Kennwort Ihres Benutzerzuganges Sind alle Daten richtig eingetragen, können (ähnlich zu MS Outlook) alle Mails direkt über smtp versendet werden! Seite 21 von 34

22 Einstellungen für MS Outlook / Tobit David Der PDF- Mailer ist mit 2 weiteren Versandoptionen einsetzbar. Verwendung mit MS Outlook Verwendung mit Tobit David Seite 22 von 34

23 Besonderheiten des PDF- Mailers Wenn Sie sich für den Einsatz des Moduls PDF- Mailer entschieden haben, sollten Sie folgende Hinweise bitte beachten: Technisch bedingt kann es bei Erstellung der PDF- gewandelten Dokumente zu leichten Zeitverzögerungen bei der Ausführung der Druckprozesse kommen Warten Sie bitte, bis das (die) Dokument(e) bzw. die PDF- gewandelten E- Mails erstellt worden sind Öffnen Sie bitte keine anderen Programme, während der Druckauftrag / die Druckaufträge bearbeitet werden. Dies gilt vor allem bei der Erstellung von Serienexposés per PDF Wenn externe Dokumente über EXPOSÉ bzw. EXPOSÉ commercial in ein PDF gewandelt werden, warten Sie bitte, bis die Erstellung und Speicherung des PDF- Dokumentes abgeschlossen ist Seite 23 von 34

24 Wo ist der PDF- Mailer verwendbar? Bei der Versendung von Exposés Es wird bei der Versendung von Exposéangeboten kein Dialog angezeigt, die Angebote werden mit den möglichen Voreinstellungen direkt versendet! Seite 24 von 34

25 Bei der Versendung von Exposés aus dem Druckspooler Seite 25 von 34

26 Bei der Versendung von Briefen, im Bereich Interessenten oder Adressen Bei den Briefen an Adressen bzw. Interessenten haben Sie 2 Nutzen welche das bietet: 1. Speichern des Dokumentes als PDF- Datei (gelbe Markierung) 2. Versendung des Dokumentes als Mail im PDF- Format (rote Markierung) Gleichermaßen steht Ihnen natürlich die Speichern als PDF - Funktion auch bei den Exposétexten der Objekte zur Verfügung! Seite 26 von 34

27 Umwandeln externer Dokumente (z.b. MS Word, MS Excel) Wenn Sie Dokumente, welche nicht mit EXPOSÉ bzw. EXPOSÉ commercial erstellt worden sind, in ein PDF umwandeln möchten, gehen Sie bitte in das Menü Bereich, PDF Konvertierer! Wählen Sie hier bitte den Eintrag PDF Konvertierer aus! Seite 27 von 34

28 Sie gelangen in den Dialog, in welchem Sie das umzuwandelnde Dokument auswählen können: Nach Klick auf das blaue PLUS- Zeichen können Sie das Dokument, welches in ein PDF konvertiert werden soll, auswählen! Sie können alternativ auch ein PDF aus mehreren Dokumenten erstellen! o Führen Sie hierzu einfach den bereits beschriebenen Auswahlvorgang mehrfach aus! Seite 28 von 34

29 Nach Wahl des Speicherortes, durch Klick auf PDF sichern, ist die Umwandlung abgeschlossen! Seite 29 von 34

30 E- Mailversand über MS Outlook Bitte stellen Sie das Versenden von Mails je Benutzer auf MS Outlook ein! Geben Sie bei SMTP- Server Account Kennwort jeweils outlook ein! Seite 30 von 34

31 Versendung einer Mail über MS Outlook Zunächst klicken wir auf das symbol bei einer Adresse, hier im Beispiel ist es unsere eigene Adresse (node GmbH) Wir erstellen eine Mail mit dem Betreff Test für Outlook und einem beliebigen Text. Wir senden diese Testmail durch Klick auf senden. Seite 31 von 34

32 Was passiert mit der Mail aus EXPOSÉ? In MS Outlook werden die s aus EXPOSÉ in den Ordner Entwürfe eingetragen. Sie haben hier die Möglichkeit, sich die Mail in Ruhe vor der Versendung zur Korrektur anzusehen. Klicken Sie hierfür die Mail bitte doppelt an! Sie haben die Möglichkeit, Sonderoptionen einzugeben (z.b. Lesebestätigung anfordern) Seite 32 von 34

33 So sieht eine Mail aus EXPOSÉ in MS Outlook aus Seite 33 von 34

34 Vorteile durch Einsatz des PDF- Mailers Kleinstmögliche Reaktionszeiten zum Markt Perfekte E- Mailexposés Hohe Qualität der Dokumente Direkte Versendung von Dokumenten durch den Mitarbeiter Keine unnötigen Deligierungen (Einsparungen im Backoffice) Serienmailings mit wenigen Mausklicks erstellen Zeitersparnis Kostenreduzierung Einfaches Handling Seite 34 von 34