Ausfertigung des Lohnausweises ab 1. Januar Deklaration des Anteils Aussendienst bei Mitarbeitenden mit Geschäftsfahrzeug

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1 Ausfertigung des Lohnausweises ab 1. Januar Deklaration des Anteils Aussendienst bei Mitarbeitenden mit Geschäftsfahrzeug Im nachfolgenden Beitrag werden wir Ausführungen zur ergänzenden Mitteilung vom 15. Juli 2016 der Eidg. Steuerverwaltung ESTV (002-D-2016-d) zur Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises ab 1. Januar 2016 darlegen. Am 9. Februar 2014 haben Volk und Stände den Bundesbeschluss über die Finanzierung und den Ausbau der Eisenbahninfrastruktur FABI angenommen. Damit wird ein neuer, unbefristeter Bahninfrastrukturfonds geschaffen und sichergestellt, dass genug Geld in Unterhalt, Betrieb und Ausbau des Bahnnetzes investiert werden kann. Um die dafür benötigten Mittel zu generieren, sind vielfältige Massnahmen vorgesehen, eine davon ist die Beschränkung der steuerlichen Abzugsfähigkeit der Fahrkosten (Pendlerkosten) auf CHF im Jahr bei der direkten Bundessteuer. Da auch die Kantone ihren Beitrag an die Kosten von voraussichtlich rund 6.4 Mia. CHF leisten müssen, hat man Ihnen ebenfalls die Möglichkeit eröffnet, die steuerliche Abzugsfähigkeit der Pendlerkosten zu beschränken. Diverse Kantone haben bereits Gebrauch gemacht. Andere Kantone haben bislang noch keine Beschränkung eingeführt, wobei die laufenden Diskussionen darauf hindeuten, dass dies vielerorts noch eingeführt wird. Seit klar wurde, wie die Beschränkung des Abzugs umgesetzt wird, gab es einen gewissen Unmut hinsichtlich der Neuerung, und Stimmen wurden laut, welche die Verfassungsmässigkeit der Beschränkung bezweifeln. Andere Exponenten vertreten die Argumentation, dass mit der Pauschale (0.8% Privatanteil pro Monat) der Arbeitsweg ja wohl auch steuerlich erfasst und eine weitere Aufrechnung stossend sei. Offene Fragen: Der Gesetzestext lässt viele Fragen offen, wie die genaue Handhabung im Bereich FABI- Neuerungen sein soll. Auch die angepasste Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises (nachfolgend WML genannt) bzw. der Rentenbescheinigung half nur beschränkt weiter. Im Gegenteil, insbesondere als unbefriedigend wurde empfunden, dass letztlich die Verantwortlichen für den Lohnausweis (Personal, Lohnverantwortliche, Treuhänder u. a.) über die neue Randziffer 70 WML in die Pflicht genommen werden. Dies entgegen den ursprünglichen Bemühungen, die gesamte Neuerung ausschliesslich über die private Steuererklärung der Pflichtigen zu handhaben.

2 Auszug Randziffer 70 WML: Geschäftsfahrzeug: Besitzt ein Arbeitnehmer einen Geschäftswagen und arbeitet er vollständig oder teilweise im Aussendienst (bspw. Handelsreisende, Kundenberater, Monteure, bei regelmässiger Erwerbstätigkeit auf Baustellen und Projekte), muss der Arbeitgeber unter Ziffer 15 den prozentmässigen Anteil Aussendienst bescheinigen (vgl. Randziffer 9). Die Fragen oder Bedenken rund um die FABI-Neuerungen sind aus unserer Sicht folgende: Wie funktioniert die Aufrechnung bei Selbständigerwerbenden? Wie ist FABI bei Quellenbesteuerten (ohne nachträglich ordentliche Veranlagung) umzusetzen? Wie funktioniert die Aufrechnung bei Grenzgängern? Wie ist es mit den Spezialfällen (Poollfahrzeuge, Servicewagen, welche die Mitarbeitenden über Nacht auch heimnehmen können)? Müssen Spesenreglemente wegen FABI überarbeitet werden? Wie wird berücksichtigt, wenn dem Mitarbeitenden für das Geschäftsfahrzeug etwas belastet wird (Lohnabzug)? Was passiert mit den Mitarbeitenden, welche vom Arbeitgeber ein Generalabonnement erhalten? Wie wird der Aussendienst genau definiert? Gerne erläutern wir, ob die obigen Fragen mit der Mitteilung der ESTV geklärt werden konnten. Selbständigerwerbende: Die Selbständigerwerbenden sind von der FABI-Beschränkung nicht betroffen. Dies geht aus dem Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer Artikel 26 hervor Unselbständige Erwerbstätigkeit Quellensteuer: Bis heute gibt es keine praktikable Lösung, wie die Fahrkostenbeschränkung für Quellenbesteuerte umgesetzt werden könnte. Aufgrund dessen blieb dies bei der Erfassung der Quellensteuer aussen vor. Aktuell haben noch keine Kantone die Quellensteuertarife explizit aus diesem Grund angepasst. Auch bei den Grenzgänger hat sich damit nichts geändert. Spezialfälle: Spezialfälle ergeben sich vor allem im Zusammenhang mit dem Aussendienst. Hier stützen wir uns auf Randziffer 24 der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises. In Fällen, in denen der Privatgebrauch erheblich eingeschränkt ist, z. B. durch fest installierte Vorrichtungen für den Transport von Werkzeugen sowie in Fällen, in denen der Geschäftswagen

3 nur für den Arbeitsweg, nicht aber für andere Privatfahren verwendet werden darf, ist keine Aufrechnung für den Privatanteil des Geschäftswagens vorzunehmen. Gemäss diesen Ausführungen ist grundsätzlich keine Aufrechnung für den Arbeitsweg in Ziffer 5.4 der Steuererklärung vorzunehmen. Im Gegenzug entfällt ein Abzug für den Arbeitsweg bei den Berufsauslagen. Führt ein vertragliches Verbot der Privatnutzung zum selben Ergebnis? Aus unserer Sicht ist dies eher zu verneinen. In der Mitteilung der ESTV steht dazu nichts. Der Privatgebrauch ist bei Servicefahrzeugen unmöglich oder zumindest erheblich eingeschränkt. Deshalb werden auch keine 9.6% Privatanteil pro Jahr berücksichtigt. Selbstverständlich kann der Arbeitsweg aber auch mit diesen Fahrzeugen gratis absolviert werden, weshalb diese Fahrzeuge gemäss Bund von der FABI-Regelung betroffen sind. Zu beachten ist, dass bei Verwendung eines Servicefahrzeugs für den Arbeitsweg im Feld F beim Lohnausweisformular ein Kreuz anzubringen ist. Spesenreglement: Spesenreglemente regeln die Entschädigungen für Kosten, die im Rahmen eines dienstlichen Auftrags während der Arbeitszeit entstehen. Aufgrund dessen sind Spesenreglemente aus unserer Ansicht nicht anzupassen. Belastung des Privatanteils beim Mitarbeitenden: In vielen Fällen belasten Unternehmen ihren Mitarbeitenden (teilweise) den Privatanteil, was zu einer Reduktion des in Ziffer 2.2 Lohnausweis zu deklarierenden geldwerten Vorteils führt. Wird der Privatanteil über das Kontokorrent des Aktionärs belastet ist dies dasselbe. In diesen Fällen, selbst wenn dem Mitarbeitenden mehr belastet wurde als der rechnerische Privatanteil, war und ist Feld F des Lohnausweise anzukreuzen, womit die Möglichkeit für die Steuerbehörde besteht, eine FABI-Aufrechnung vorzunehmen. Auch hier muss wiederum beachten werden, was in der ganzen Diskussion um die FABI-Beschränkungen wichtig ist: Wir haben es, was die Behandlung im Lohnausweis angeht, bei klassischen gemischt genutzten Geschäftsfahrzeugen mit zwei komplett unterschiedlichen Komponenten zu tun; Der Privatanteil, der betragsmässig als Fringe Benefit in Ziffer 2.2 Lohnausweis erfasst wird, und welcher der Mehrwertsteuer und der Sozialversicherung unterliegt, quantifiziert den geldwerten Vorteil, der daraus resultiert, dass der Arbeitgeber für den Mitarbeitenden die Autokosten z. B. für den Skiausflug am Wochenende oder die Fahrt zum Einkaufen am Feierabend übernimmt (da hierfür das Geschäftsfahrzeug verwendet wird) also den klassischen Privatgebrauch. Feld F im Lohnausweis illustriert nur und ausschliesslich, dass es dem Arbeitnehmenden (zusätzlich) möglich ist, den Arbeitsweg kostenfrei zu halten (weil er für den Arbeitsweg auch das Firmenfahrzeug benutzen kann). Generalabonnement: Bei Abgabe eines Generalabonnements bleibt alles beim Alten. Wenn es ausgeschäftlichen Gründen abgegeben wird, ist Feld F anzukreuzen, aber es erfolgen keine weiteren Korrekturen wegen FABI. Wird das Generalabonnement ohne geschäftliche Notwendigkeit abgegeben, ist es als Gehaltsnebenleistung in Ziffer 2.3 Lohnausweis zu erfassen. Feld F ist in diesem Fall nicht

4 anzukreuzen. Der Mitarbeitenden kann den Fahrkostenabzug nur noch im Umfang der FABI- Beschränkung geltend machen. Inhalt der Mitteilung der ESTV: Die Mitteilung zielt im Kerngehalt auf die Behandlung der Randziffer 70 zur Wegleitung Lohnausweises ab. Dies macht Sinn, denn immerhin geht es darum, die Urkunde Lohnausweis korrekt zu erstellen, und, wie obenstehend ausgeführt, bestanden vor allem rund um das Thema Aussendienst die grössten Fragezeichen: Was zählt überhaupt als Aussendiensttag? Wie muss man diesen erfassen? Bestehen irgendwelche Aufbewahrungspflichten zu den Unterlagen? Welche Fristen gelten für die Aufbewahrung? Was muss man bei Teilzeitangestellten machen? Kann man Pauschalen verwenden? Kann man mit den Steuerbehörden bezüglich Aussendienst etwas verbindlich regeln? Was sind die Konsequenzen, wenn der Arbeitgeber einfach nicht macht? Was ist, wenn die Arbeitnehmer sich weigern Ihren Arbeitsweg irgendwie zu erfassen? Wie sind Poolfahrzeuge zu behandeln? Muss ich einen Mitarbeitenden straffen, wenn er statt mit dem Auto jeden Tag mit der ÖV zur Arbeit kommt? Wie gehe ich damit um, dass es 27 Systeme gibt? Diese Liste an offenen Fragen würde sich noch beliebig verlängern lassen. Der Mitteilung der ESTV vom 15. Juli 2016 lassen sich nun folgende Informationen entnehmen: Als Aussendiensttage gelten diejenigen Tage, an welchen der Mitarbeitende mit seinem Geschäftsfahrzeug direkt vom Wohnort aus zum Kunden und vom Kunden wieder direkt an seinen Wohnort fährt. Falls nur einer der beiden Arbeitswege direkt zum Kunden oder direkt vom Kunden nach Haus erfolgt, qualifiziert dies al halber Aussendiensttag. Regelmässige Home-Office-Tätigkeiten qualifizieren als Aussendienst Aussendiensttage sind in Prozenten von 220 Arbeitstagen anzugeben, wobei Ferien, einzelne Krankheitstage usw. bereits berücksichtigt sind. Bei Teilzeitarbeit berechnet sich der Anteil Aussendienst in Prozenten des Beschäftigungsgrades. Aussendiensttage können auch mittels einer Pauschale deklariert werden. Es muss unter Ziffer 15 im Lohnausweis aufgeführt werden, ob die Deklaration effektiv oder pauschal erfolgt. Wird die Pauschale verwendet, steht es dem Mitarbeitenden zu, im Veranlagungsverfahren einen höheren effektiven Anteil Aussendienst geltend zu machen. Mitfahrer im Geschäftsfahrzeugen sind von den Regelungen ausgeschlossen Können Poolfahrzeuge privat benutzt werden, sind die privaten Fahrten mit 0.70 CHF pro Kilometer in Rechnung zu stellen.

5 Es steht die Möglichkeit offen, mit den Steuerverwaltungen Rulings in dieser Angelegenheit zu vereinbaren. Es ist festzuhalten, dass die Mitteilung einige, aber bei Weitem nicht alle Fragen rund um FABI regelt. Die Lücken sind entsprechend zu schliessen, gleichzeitig sind die von der ESTV getroffenen Regelungen kritisch zu hinterfragen. Empfehlung: Weiterhin bestehen Unsicherheiten. Es kann schlicht nicht alle Eventualitäten abgedeckt werden. Aufgrund dessen ist eine verbindliche Regelung mit dem Sitzkanton sicher der beste Weg. Es steht den Unternehmen offen, geeignetes Datenmaterial zu beschaffen. Mit entsprechendem Datenmaterial sollte es schliesslich möglich sein, an die Steuerverwaltungen des Sitzkantons heranzutreten und Pauschen für 2016 und den Folgejahren per Ruling zu vereinbaren. Mit einer offenen und dokumentierten Kommunikation gegenüber den Steuerverwaltungen werden diese entlastet. Fazit: Die Entwicklung geht in die richtige Richtung. Die ESTV klärt weitere offene Fragestellungen und schafft zudem die Möglichkeit, Pauschalen anzuwenden oder Ruling zu vereinbaren. Wir sind der festen Überzeugung, sobald die ersten von der FABI-Beschränkung Betroffenen veranlagt werden, wir die eine oder andere Ungerechtigkeit bemerkt werden. Es ist auch damit zu rechnen, dass gewisse Steuerpflichtige kreative Lösungen finden werden, um FABI schadlos zu überstehen. Dieses Thema wird uns noch länger beschäftigen. Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Freundlich Grüsse Bochsler Treuhand GmbH Anhang: Beispiel für Arbeitnehmer mit Geschäftsfahrzeug

6 Anhang zu den Ausführungen bei der Ausfertigung des Lohnausweises ab 01. Januar 2016 Beispiel Auswirkung von FABI für Kanton Zürich Arbeitnehmer mit Geschäftsfahrzeug: Bis am konnten Steuerpflichtige, die ein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung haben, keine Fahrkoten zwischen dem Wohn- und Arbeitsort geltend machen. Für die private Nutzung wird ein Privatanteil als Lohnbestandteil der Einkommenssteuer aufgerechnet (9.6% pro Jahr vom Anschaffungswert des Fahrzeuges). Diese Aufrechnung unterliegt den Sozialversicherungen und der Mehrwertsteuer. Ab dem gilt für die Bundessteuer das bei Benutzung von Geschäftsfahrzeugen ab ebenfalls eine Korrektur aus steuerlicher Sicht erfolgen muss. Der aufgerechnete Privatanteil deckt lediglich die privaten Fahrten, jedoch nicht den Arbeitsweg ab. Der Arbeitgeber, welcher das Geschäftsfahrzeug zur Verfügung stellt, trägt den ganzen Aufwand und somit auch die Kosten für den Arbeitsweg. Da mit FABI eine Begrenzung der Fahrkosten festgelegt wurde, muss hier ein Ausgleich geschehen. Ansonsten ist dies eine Ungleichbehandlung zu jenen Steuerpflichtigen ohne Geschäftsfahrzeug. Beispiel Kanton Zürich: Gemäss Medienmitteilung Im Lohnausweis ist im Feld F ein Hinweis (Kreuz) angebracht. In Ziffer 2.2 des Lohnausweises ist sodann der Privatanteil in der Höhe von CHF deklariert. Schliesslich ist in Ziffer 15 des Lohnausweises (Bemerkungen) folgender Hinweis angebracht: 60% im Aussendienst Beispiel in Zahlen: Arbeitsweg: Kanton Zürich Zug = 40 km Arbeitswegkosten: 2 mal 40 km mal 0.70 Rappen mal 240 Tage = CHF Anteil Arbeitstage mit Arbeitsweg:: 96 Tage mal 2 Fahrten mal 40 km mal 0.70 = CHF Bisher: keine Aufrechnung für den Arbeitsweg. Kosten gehen zulasten des Arbeitgebers. Dafür auch kein Abzug in der privaten Steuererklärung. Neu gemäss FABI: In Ziffer 5.4 der Steuererklärung (der natürlichen Person) zu deklarierendes Einkommen 96 Arbeitstage x 2 Fahrten pro Tag x 40 Kilometer x CHF 0.70 = Im Formular Berufsauslagen abzugsfähige Fahrkosten Bei den Staats- und Gemeindesteuern sowie bei der direkten Bundessteuern kann in Ziffer 1.3 des Formulars Berufsauslagen lediglich der Maximalabzug von CHF geltend gemacht werden. Somit hat in diesem Beispiel der Steuerpflichtige ein höheres steuerbares Einkommen zu versteuern von CHF bei der Staats- und Gemeindesteuern sowie bei der direkten Bundesteuern.