Materialen und Informationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort mit SAP APO

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1 Expert Paper Supply Chain Planung Materialen und Informationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort mit SAP APO Dr. Sebastian Getfert Dr. Sebastian Getfert ist seit 2012 für die itelligence AG als SAP-Berater, mit dem Fokus Supply Chain Planung, tätig. Seitdem bringt er in diversen SAP-Implementierungs- und Optimierungsprojekten seine Kenntnisse im Bereich Supply Chain Management ein. Sein Tätigkeitsschwerpunkt liegt im Bereich der Analyse, Konzeption und Realisierung von Supply-Chain-Planungsprozessen mittels SAP APO und Integrated Business Planning (SAP IBP). Kontakt: Werksübergreifende Planung und durchgängige Prozesse Ein durchgängiger Planungsprozess bietet gerade Unternehmen mit mehreren Werken und Verteilzentren, sowohl in der operativen als auch in der strategischen Planung, Vorteile im internationalen Wettbewerb. So können interne Umlagerungsprozesse werksübergreifend optimiert und dadurch die vorhandenen Ressourcen bestmöglich genutzt werden, so dass Bestände reduziert, Kapazitäten von Spezialmaschinen gleichmäßig hoch ausgelastet und teure Produktionsalternativen vermieden werden können. Speziell bei der langfristigen Planung besteht die Möglichkeit, dass bessere Konditionen mit externen Lieferanten ausgehandelt werden. Um diese Ziele zu erreichen, ist ein Planungsprozess nötig, der weit vor der Produktionsfeinplanung ansetzt und eine im hohen Maße integrierte Absatz-, interne und externe Beschaffungsplanung, Lagerbestandsplanung sowie eine Planung der Produktionskapazitäten unter strategischen und operativen Gesichtspunkten beinhaltet. Wesentliche Fragestellungen im Umfeld eines solchen Planungsprozesses haben wir in unserem Expert Paper Supply Chain Planung Herausforderungen auf dem Weg zu werksübergreifend durchgängigen Planungsprozessen bereits diskutiert. Lesen Sie im Folgenden, welche Möglichkeiten sich Ihnen mit SAP APO bieten, um Ihre Planungsprozesse mit IT effizient zu unterstützen. Anforderungen an eine IT-Lösung Eine praktikable und zeitgemäße IT- Lösung für den im vorherigen Abschnitt beschriebenen Planungsprozess muss sämtliche Planungsaktivitäten abdecken und hochgradig integriert mit dem operativen ERP-System arbeiten. Insbesondere spielen folgende Aspekte eine Rolle, die im späteren Verlauf näher beschrieben werden: Konsistente Datenhaltung und definierte Datenflüsse Einheitliche Datenbasis Bedienbarkeit (Handling, Automatismen) und Transparenz der Prozesse Rollenbasierte Zugriffsrechte auf Planungsdaten Einheitliche technische Basis und zentraler Support 1

2 Ein optimal integriertes Planungstool Konsistente Datenhaltung An dem Planungsprozess ist neben dem Vertrieb, dem Einkauf und der Produktion oftmals auch das Controlling beteiligt und externe Lieferanten und Kunden sind im Rahmen der Supply Chain Planung direkt in die Erfassung ihrer voraussichtlichen Liefer- bzw. Abnahmemengen einbezogen. Es müssen folglich verschiedene Fachabteilungen und Akteure auf die Planungsdaten zugreifen und dann diese unter unterschiedlichen Gesichtspunkten analysieren und anpassen können. Die Auswirkungen der von einer Abteilung vorgenommenen Planänderung sollten unmittelbar für die anderen Bereiche ersichtlich sein. Dieses setzt voraus, dass die Planungsdaten konsistent gehalten werden und zentral, ohne oder mit möglichst wenigen Redundanzen abgelegt werden. Die Datenflüsse müssen klar definiert sein und die Planungsdaten direkt in die operative Planung übernommen werden können. Einheitliche Datenbasis Für die Durchführung der Planung ist eine zuverlässige und einheitliche Datenbasis (Input) nötig. Die Absatzplanung beruht dabei zum Beispiel auf Historiendaten, die aus den Verkaufsbelegen (Aufträge, Fakturen) oder Warenbewegungen des operativen Geschäfts ermittelt werden müssen. Für die Durchführung der Beschaffungs- und Produktionsplanung müssen die aktuellen Lagerbestände und bestätigte Zugänge aus Einkauf, Umlagerung und Produktion herangezogen werden und für die Produktionsund Feinplanung werden Stammdaten in Form von Arbeitsplänen und Stücklisten sowie Informationen zu Verfügbarkeiten, Leistungswerten und Nutzungsgraden von Arbeitsplatzkapazitäten benötigt. Diese Daten sollten zentral, ohne Redundanzen gepflegt werden können, so dass die langfristige strategische Planung auf derselben Datenbasis wie die operative (kurzfristige) Planung stattfindet. Bedienbarkeit und Transparenz der Prozesse Für die tägliche Arbeit der Planer in den einzelnen Fachabteilungen ist das Handling des Planungs-Tools von großer Bedeutung. Hier ist es zum einen wichtig, dass das Planungstool die Planungssituation übersichtlich darstellt und verschiedene Sichtweisen auf diese unterstützt (z.b. in Form möglichst frei gestaltbarer grafischer und tabellarischer Plantafeln). Zum anderen müssen Automatismen zur Verfügung stehen, die nachdem sie einmal unter Zuhilfenahme der Erfahrungen der Planer eingerichtet sind die standardisierbaren Planungsschritte automatisiert durchführen können und Vorschläge nach mathematischen Verfahren errechnen. Diese können die Planer im Rahmen einer ausnahmebasierten Planung überprüfen und durch manuelle Anpassungen gezielt überarbeiten. Je nach Planungsschritt (siehe unten) sind diese Aspekte unterschiedlich ausgeprägt. Im folgenden Absatz greifen wir einige entscheidende Punkte heraus. Einleitung organisatorischer und technologischer Maßnahmen Abgleich Produktionskapazitäten Beschaffungsplanung (intern und extern) Planung des externen Absatzes Bei der Absatzplanung ist es für viele Unternehmen in der Praxis von entscheidender Bedeutung, dass die Planzahlen auf Ermittlung der Halbfabrikats- und Rohstoffbedarfe verschiedenen Aggregationsebenen (z. B. Kunden, Kundengruppen, Artikel, Artikelgruppen) interne Nachschubplanung Sicherheitsbestandplanung Schritte einer integrierten Absatz- und Beschaffungsplanung: Für eine detaillierte Diskussion des Prozesses verweisen wir auf unser Expert Paper Supply Chain Planung Herausforderungen auf dem Weg zu werksübergreifend durchgängigen Planungsprozessen. erfasst und analysiert werden können und ein Wechsel zwischen diesen Ebenen schnell und intuitiv möglich ist. Ein flexibler Aufbau des Planungstableaus und eine kundenindividuelle Festlegung der automatisch durch Makros in diesem Tableau ablaufenden Berechnungen 2

3 müssen hier möglich sein. Neben diesen Funktionen ergeben sich in der Praxis Anforderungen, die die Unterstützung bei der Erstellung einer statistischen Prognose und die Lebenszyklus-Planung von Produkten (Planung des Ein- und Auslaufens sowie der Produktersetzung) betreffen. Bei der Produktionsfeinplanung ist es für die Planer in der Regel nicht möglich, machbare Produktionspläne in einer angemessenen Zeit rein manuell zu erstellen, die alle Randbedingungen und Restriktionen an die Vorgangstermine und abfolgen beachten und gleichzeitig möglichst Rüstkosten-optimal sind. Hier muss ein modernes Planungstool verschiedene leistungsfähige und individuell an die konkreten Anforderungen anpassbare Verfahren bereitstellen, die Vorschläge für die Vorgangstermine mit mathematischen Verfahren errechnen, bei denen möglichst alle für die Planung relevanten Restriktionen berücksichtigt sind und die von den Planern nur noch überprüft und durch manuelle Anpassungen überarbeitet werden müssen. Letzteres setzt voraus, dass das Planungstool eine hohe Transparenz der Prozesse gewährleistet und verschiedene Sichtweisen auf die Planungssituation unterstützt (z.b. in Form grafischer und tabellarischer Plantafeln). Des Weiteren ist es hier entscheidend, dass mögliche Probleme in der Planung aufgrund einer Verletzung der oben genannten Restriktionen schnell identifizierbar sind und zum Beispiel durch Warn- und Fehlermeldungen aufgezeigt werden. Rollenbasierte Zugriffsrechte auf Planungsdaten Wie weiter oben beschrieben, sind verschiedene Fachabteilungen und eventuell sogar externe Akteure an der Planung beteiligt. Natürlich darf nicht jeder von diesen sämtliche Daten einsehen oder gar verändern. Das IT- Tool muss es folglich ermöglich, für jeden dieser Beteiligten festzulegen, welche Daten er einsehen, verändern oder freigeben darf. Einheitliche technische Basis und zentraler Support Um den Wartungsaufwand für die IT-Lösungen möglichst gering zu halten und eine hohe technische Verfügbarkeit der Lösung zu gewährleisten, sollte die IT-Landschaft aus möglichst wenigen Einzellösungen mit möglichst der gleichen technischen Basis und wenigen Schnittstellen bestehen. So ist es auch in mittelständischen Unternehmen mit kleineren IT-Abteilungen möglich, das nötige Know-how zum Betrieb der Lösungen aufzubauen. Ein zentraler Support für diese Lösungen hilft im Falle doch einmal auftretender Probleme, diese schnell zu beheben. Planung mit SAP APO Die skizzierten Anforderungen an eine IT- Lösung zur werksübergreifenden, durchgängigen Planung werden durch das hochgradig integrierte Zusammenspiel der Lösungen SAP ERP und SAP APO (Advanced Planning and Optimization) abgedeckt. Das ERP-System selbst stellt dabei zwar bereits einige grundlegende Funktionen für die oben skizzierten Schritte der Absatz-, Beschaffungsund Produktionsplanung bereit, wobei die einzelnen Unternehmensstandorte planerisch aber als mehr oder weniger abgeschlossene Einheiten angesehen werden und Funktionen für eine echte werksübergreifende Planung nur ansatzweise zur Verfügung stehen. Diese wird erst mit dem Einsatz von SAP APO ermöglicht, das die ERP-Installation gleichzeitig durch seine leistungsfähigen Planungsfunktionen aufwertet und durch seine flexibel gestaltbaren Plantafeln und tableaus einen optimalen Überblick über die Planungssituation auch über die Werksgrenzen hinaus ermöglicht. SAP APO wird klassisch als Bestandteil des SAP SCM-Systems (Supply Chain Management) ausgeliefert, das sämtliche Funktionen für die Planung und Überwachung des Supply Chain Netzwerkes bereitstellt. Neben dieser klassischen Auslieferungsvariante besteht auch die Möglichkeit, die hier relevanten Funktionen des APOs als Add-On auf dem ERP-System zu installieren. 3

4 Funktionsbereiche des APOs: Absatzplanung (Demand Planning DP), werksübergreifende (Grob-) Planung und Deployment (Supply Network Planning SNP), Produktions- und Feinplanung (Production Planning und Detailed Scheduling PP/DS). Die Funktionsbereiche Globale Verfügbarkeitsprüfung (global Available-to-Promise gatp), Transport- und Fahrzeugplanung (Transport Planning Vehicle Scheduling TP/VS) sowie Ersatzteilplanung (Service Parts Planning SPP) stehen nicht im Fokus dieses Papers. SPP TP/VS DP APO Advanced Planner and Optimizer SNP PP/DS gatp SAP APO ist in verschiedene Module unterteilt. Der durchgängige und werksübergreifende Planungsprozess wird im APO durch die Module APO DP (Demand Planning), APO SNP (Supply Network Planning) und APO PP/DS (Production Planning and Detailed Scheduling) abgedeckt. Dabei findet die langfristige Absatzplanung im Modul APO DP statt. Die Beschaffungsund strategische Produktionsplanung, bei der insbesondere auch der interne Nachschub geplant wird, um Kapazitäten und Bestände im gesamten Unternehmensnetzwerk und damit über die Grenzen eines einzelnen Werkes hinaus optimal zu nutzen, wird durch das Modul APO SNP ermöglicht. APO PP/DS deckt die werksinterne Bedarfs- und Produktionsfeinplanung ab. Module für jede betriebswirtschaftliche Funktion Entscheidend ist es hierbei, dass es sich bei den Modulen nicht um eigenständige, individuelle Softwarelösungen für die einzelnen Planungsfunktionen handelt, die jeweils eine eigene Datenbasis haben und einzeln über Schnittstellen an das eigentlich datenführende ERP-System angebunden sind. Die Unterteilung des APOs in die einzelnen Module erfolgt vielmehr mit Bezug zu deren betriebswirtschaftlicher Funktion. Somit können diese Funktionen hochgradig integriert genutzt werden und ermöglichen es den Planern sämtliche Planungsschritte in einem einzigen Planungstool durchzuführen, die Planungssituation transparent darzustellen und diese auch werksübergreifend von allen Seiten zu beleuchten. 4

5 Dagegen wird ein Sammelsurium von Einzellösungen für diese Schritte, die im vorherigen Abschnitt aufgezählten Anforderungen an eine IT-Lösung insbesondere in Bezug zu einer einheitlichen und konsistenten Datenhaltung, zur Transparenz der Prozesse und der technischen Wartbarkeit in der Regel nicht zufriedenstellend erfüllen können. Erwähnenswert ist weiterhin, dass die meisten Unternehmen nicht sämtliche der in Abbildung 3 gezeigten Module des APOs nutzen. Auch wenn, wie hier dargestellt, die Funktionen APO DP, SNP und PP/DS optimal aufeinander abgestimmt sind und eine durchgängige Planung ermöglichen, ist es insbesondere in Fällen, in denen einige der Planungsschritte nur eine geringe Komplexität haben oder in denen nur für einen einzelnen Standort geplant wird, nicht unüblich, dass nur eine dieser Funktionen eingesetzt wird. Neuerungen im APO Wie SAP ERP hat auch SAP APO ständig Verbesserungen und Erweiterungen erfahren. Einige der von der SAP in der letzten Zeit freigegebenen Änderungen haben dabei für die Benutzer zu einer nochmals deutlichen Verbesserung der Bedienerfreundlichkeit geführt, insbesondere im Rahmen des oben beschriebenen Planungsprozesses. Zwei besonders interessante aktuelle Neuerungen stellen wir im Folgenden etwas ausführlicher vor. Ein drittes Beispiel stellt die oben bereits erwähnte neue Installationsoption des APOs dar, die zu einer Senkung der Betriebskosten und des Wartungsaufwands führt. Die SAP bietet mit dem Supply Chain InfoCenter ein neues Reporting-Tool für die Planungsdaten aus der Absatz- und der werksübergreifenden Beschaffungs- und Produktionsplanung an. Das Supply Chain InfoCenter arbeitet komplett integriert mit SAP APO und setzt technologisch auf SAP HANA, der neuen Datenbanktechnologie der SAP, auf. Diese ermöglicht es, riesige Datenmengen, die heutzutage in allen möglichen Unternehmensbereichen anfallen, sehr schnell zu analysieren und aufzubereiten und damit für das Unternehmen gewinnbringend nutzbar zu machen. Während bei klassischen BI-basierten Reporting-Tools oftmals die Ladezeit der Planungsdaten in die Applikation der wesentliche Engpass ist und untertägige Planungs- bzw. Reporting-Zyklen deshalb nicht möglich sind, ermöglicht das Supply Chain InfoCenter durch das In-Memory-Computing mit SAP HANA ein Reporting in nahezu Echtzeit. Grafisch ansprechende, vordefinierte Dashboards ermöglichen eine einfache und schnelle Analyse der Planzahlen. So können die Prognosegenauigkeit der Absatzplanung für verschiedene Szenarien und auf unterschiedlichen Aggregationsstufen ausgewertet, Planungsobjekte mit großen Prognosefehlern identifiziert und die Gründe für die schlechte Vorhersagequalität aufgedeckt werden. Im Bereich der Beschaffungsund Produktionsplanung ermöglicht das Supply Chain InfoCenter eine Analyse des Beschaffungsplans durch vordefinierte KPIs für Lieferbereitschaft und Bestandsentwicklung und eine Vorhersage künftiger Service-Level. Die Kapazitätsbelastung der Ressourcen wird unter unterschiedlichen Gesichtspunkten ausgewertet und grafisch ansprechend aufbereitet. Aus dem Supply Chain InfoCenter kann direkt in die einzelnen APO Anwendungen abgesprungen werden, was es den Planern ermöglicht, die Planung schnell und gezielt anzupassen. Dieses führt zu einer signifikanten Steigerung der Transparenz des Planungsprozesses, vereinfacht die Entscheidungsfindung und trägt damit, wie in den vorherigen Abschnitten beschrieben, zu einer erfolgreichen Durchführung einer integrierten und durchgängigen Planung bei. 5

6 Unser zweites Beispiel ist das Demand Planning Add-In für Microsoft Excel. Dieses bietet die Möglichkeit, Excel als Frontend für die Absatzplanung in SAP APO zu verwenden. Dabei können Daten über eine vordefinierte Verbindung direkt aus dem Backend SAP APO in Microsoft Excel geladen, analysiert, aufbereitet und bearbeitet und schließlich an SAP APO zurückübertragen werden. Hierbei können die Absatzplaner in ihrer gewohnten Umgebung auch offline arbeiten und die intuitiven Excel- Funktionalitäten nutzen, um die Planzahlen grafisch aufzubereiten und Berechnungen in zusätzlichen Zeilen oder Spalten durchzuführen. Eine direkte Anmeldung an SAP APO ist nicht nötig. In dieser Konstellation können die jeweiligen Stärken von Microsoft Excel und SAP APO optimal kombiniert werden. Dabei können z.b. die leistungsfähigen Funktionen von SAP APO im Bereich der Absatzprognose und der Lebenszyklusplanung verwendet werden, während die interaktive Kontrolle und Überarbeitung des Plans in Excel erfolgen. SAP APO ist weiterhin das Daten-führende System. So sind die Anforderungen an eine konsistente Datenhaltung stets gewährleistet. Nach der Rückübertragung an SAP APO steht der aktualisierte Absatzplan sofort für alle weiteren Planungsschritte zur Verfügung und ist für alle anderen an der Planung beteiligten Benutzer sofort einsehbar. Gerade in Unternehmen, in denen eine große Anzahl von Vertriebsmitarbeitern an der Absatzplanung beteiligt ist, bietet die Verwendung des Absatzplanungs-Add-Ins den Vorteil, dass der Schulungsaufwand für die Mitarbeiter deutlich reduziert werden kann. und des Wartungsaufwands führt. Mit Ausnahme weniger Spezialfunktionen sind dabei sämtliche Funktionen der Bereiche DP, SNP, PP/DS und gatp (siehe Abbildung auf Seite 4) verfügbar. Für die Anwender ergibt sich darüber hinaus der angenehme Nebeneffekt, dass sämtliche Planungsfunktionen ins ERP integriert sind und direkt aus diesem aufgerufen werden können. Mit den neuesten Enhancement-Packages für SAP ERP und SAP APO als ERP-Add-On steht für auf SAP HANA basierende Installationen die Option zur Verfügung, die Stammdaten für die Produktionsplanung nahtlos in der PP/DS- Feinplanung zu nutzen. Durch das Setzen eines Kennzeichens im Materialstamm kann somit die erweiterte Feinplanung des PP/DS sehr einfach aktiviert werden. Die Anlage, Aktivierung und Pflege von Integrationsmodellen für das Core Interface (CIF) entfällt in dieser Option. Für Unternehmen, die bereits S/4HANA Enterprise Management nutzen, sind durch die von der SAP angekündigte Integration der PP/DS- Funktionen direkt in den Kern der S/4HANA- Lösung zahlreiche weitere Vereinfachungen und Erweiterungen zu erwarten. Das Portfolio der itelligence AG bietet Ihnen attraktive Lösungen zu allen Aspekten der Supply Chain Planung, vom klassischen ERP und APO, bis hin zu den neuen Lösungen in S/4HANA Enterprise Management und Integrated Business Planning. Das dritte Beispiel ist die oben bereits erwähnte Add-On Installation des APOs auf dem ERP System. Hierbei wird, anders als in der klassischen Installationsvariante als Teil des SAP SCM Systems, für den Betrieb des APOs kein eigenständiger Server benötigt, was zu einer signifikanten Reduzierung der Betriebskosten Erfahren Sie mehr über SAP APO und andere aktuelle Themen für den Mittelstand unter:» Headquarter: itelligence AG Königsbreede Bielefeld Germany info@itelligence.de 05/2016