Apian Software. Gesetzliche Anforderungen und Effizienz im Gleichgewicht. Ihre Prozesse. Ihre Sprache.

Transkript

1 Gesetzliche Anforderungen und Effizienz im Gleichgewicht. Ihre Prozesse. Ihre Sprache.

2 management mit Apian.»Mit Apian haben wir für die Steuerung des einsatzes eine Lösung geschaffen, die nicht nur eine übersichtliche Darstellung und Dokumentation aller Aufgaben bietet, sondern genauso spürbare Effizienzgewinne in der Prozessabwicklung für unsere Kunden realisiert.«magnus Wilde, Produktmanager Aus verbands- und aufsichtsrechtlichen Auflagen resultiert für Sparkassen die Pflicht, vor der Nutzung eines Programms den Schutzbedarf zu bewerten und ggf. ein ordentliches Freigabeverfahren durchzuführen. An diesem Verfahren sind zahlreiche Personen mit unterschiedlichen Aufgaben (Datenschutz, Personalrat, Notfallplanung, IT-Sicherheit etc.) beteiligt. Die effiziente Abwicklung dieses Prozesses und der nachfolgenden fortlaufenden Aktualisierung der Daten im Inventar sowie die vollständige Dokumentation der Entscheidungen stellen eine anspruchsvolle Herausforderung dar. SOFTWARE SICHER UND EFFIZIENT STEUERN. Mit»Apian«bieten wir Sparkassen eine Lösung, die das Programmeinsatzverfahren der OPDV vollständig unterstützt und dabei sparkassenindividuelle Anforderungen lückenlos berücksichtigt. So verschafft»apian«sämtlichen Prozessbeteiligten mehr Transparenz zum Stand der Einführung und der offenen Aufgaben. Im Resultat wird die Bearbeitungszeit

3 Gesetzliche Anforderungen und Effizienz im Gleichgewicht. einer Programmfreigabe deutlich reduziert. Dies führt zu sicheren, effizienten, papierlosen Prozessen, lückenloser Inventarisierung, einer schnelleren Inbetriebnahme neuer Anwendungen und damit zu einer Verbesserung der Wertschöpfung.»Apian«nutzt die im Einführungsprozess erfassten Informationen zum Aufbau eines Inventars. Durch die Möglichkeit, die Anwendungen im Inventar periodisch durch die Fachabteilung bewerten zu lassen, erhalten Sie einen stets aktuellen Überblick über die, die in Ihrer Sparkasse wirklich im Einsatz ist. Dabei macht»apian«auch vor trägerbasierten Anwendungen auf Basis von MS Excel und MS Access nicht halt (siehe Organisationsrundschreiben 47/2014 der Finanz Informatik). Sämtliche Kompetenzträger sollen im Prozess berücksichtigt werden und frühzeitig von der Einführung erfahren? Sie möchten Ihre Arbeitsabläufe exakt abbilden oder gezielt reorganisieren? Kritische Excel-Dateien sollen ebenso inventarisiert werden wie Server- oder Internetanwendungen?»Apian«passt sich Ihren Anforderungen an und sorgt für einen gesteuerten, papierlosen und damit sicheren Prozessablauf. TRANSPARENTE ABWICKLUNG UND DOKUMENTATION DER PROZESSE. Die Aufgabenträger werden via informiert und durch Hinweistexte an der Oberfläche unterstützt. Eine Erinnerungsfunktion fördert die zeitnahe Bearbeitung einzelner Prozessschritte. Rückfragen der Kompetenzträger an den zukünftigen Fachanwender oder die Organisationsabteilung und deren Antworten werden direkt in einem Gesprächsprotokoll dokumentiert. Dabei werden sämtliche Daten archiviert, so dass Entscheidungen auch rückwirkend nachvollzogen werden können. Effizienz neuer und bestehender Anwendungen bewerten Effektiven Einsatz von Anwendungen durch regelmäßiges Anwenderfeedback fördern BEWERTEN EINSETZEN Lizenzen Schutzbedarf Versionshistorie inventar MS Excel und Access Kosten OPTIMIEREN BEREITSTELLEN Identifizierte Handlungsempfehlungen umsetzen inventar durch OPDV-konforme Prozesse pflegen

4 Ihre Vorteile mit Apian. STEUERUNGSKOMPETENZ AUSBAUEN. Ständige Statusübersicht über alle laufenden Prozesse und Aufgaben Erstellung hausindividueller, zielgruppenspezifischer Vorlagen für die Entscheidungsträger (inklusive Vorstand) Schutzbedarfsabhängige Prozessgestaltung inklusive individualisierbarer Einbindung der Revision Frühzeitige Information aller Prozessbeteiligten Frei definierbare Eskalationsstufen PROZESSKOSTEN SENKEN. Vereinfachung der Aufgabenbearbeitung durch ein schlankes Ticketsystem Clevere Berücksichtigung von Excel- und Access-Dateien Vermeidung von Redundanzen und Doppelerfassungen durch die nahtlose Integration in die»apian«-produktlinie Papierloses, unmittelbar auswertbares Anwenderfeedback Vollständige Abbildung des Prozesses und damit lückenlose Einbindung von Prozessbeteiligten zur Vermeidung nachgelagerter Prozesse Nacherfassung für bereits freigegebene Papierlose, medienbruchfreie Abwicklung mit Parallelisierung von Arbeitsschritten -gestütztes Erinnerungssystem Erstellung von Freigabedokumenten auf Knopfdruck ERTRÄGE STEIGERN. Ermittlung der Gesamtkosten aus einmaligen Kosten sowie laufenden Kosten für Wartung und Betrieb Unterstützung der Budgetplanung für zukünftige Wartungskosten Aufspüren von Einsparpotenzialen bei den laufenden Kosten (Wartung, Server, Festplattenspeicher etc.) AUFSICHTSRECHTLICHE ANFORDERUNGEN ERFÜLLEN. Übersicht über die Schutzbedarfsbewertungen der Sparkasse auf Knopfdruck Protokollierung jeder erledigten Aufgabe mit Bearbeiter und Zeitstempel Nachvollziehbare Protokollierung sämtlicher Entscheidungen Rollenbasierter Zugriff auf den aktuellen Status und alle entscheidungsrelevanten Informationen Checklisten zur Unterstützung der Aufgabenabwicklung

5 Wir stärken Ihre digitale Fitness. Unsere Motivation ist es, für jeden Kunden umfangreiche Potenziale zur Ertragssteigerung und Prozesskostensenkung durch klugen einsatz zu realisieren. Unsere Leidenschaft ist es, durch engen, persönlichen Kontakt auch Details herauszuarbeiten und so nicht nur Prozesse zu optimieren, sondern den Menschen hinter den Prozessen das Leben immer wieder ein Stückchen leichter zu machen. Sprechen wir über die Möglichkeiten! Organisationsrundschreiben 47/2014 Die Finanz Informatik bestätigt Apian die Eignung für die Steuerung trägerbasierter Anwendungen.

6 IHR ANSPRECHPARTNER Magnus Wilde Produktmanager Fon: BANKSTEUERUNG MARKTSERVICE ORGANISATION PERSONAL REVISION VERTRIEB GuideCom GmbH Hafenweg Münster Website: