Universität Potsdam. Leitfaden für das Publizieren im Universitätsverlag. Universitätsverlag Potsdam

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1 Universität Potsdam Leitfaden für das Publizieren im Universitätsverlag Universitätsverlag Potsdam

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3 Leitfaden für das Publizieren im Universitätsverlag Potsdam Stand: Universitätsverlag Potsdam

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5 Publizieren im Universitätsverlag Potsdam Der Universitätsverlag Potsdam ist der Eigenverlag der Universität. Er steht für die uneingeschränkte Zugänglichkeit zu wissenschaftlicher Information durch die Herstellung kostengünstiger Printpublikationen und die parallele Onlineveröffentlichung. Den Autoren werden für die Veröffentlichung einer Publikation im Universitätsverlag die reinen Druckkosten für die Startauflage plus eine Verlagspauschale von 30 Euro in Rechnung gestellt. Die Startauflage errechnet sich aus der Anzahl der von den Autoren / Herausgebern gewünschten Exemplare plus 20 Verlagsexemplaren. Von den 20 Exemplaren gibt der Universitätsverlag 7 Pflichtexemplare an die Deutsche Nationalbibliothek und andere Bibliotheken ab. Der Verkaufspreis wird so kalkuliert, dass aus dem Verkauf der verbleibenden 13 Exemplare erforderliche Nachdrucke vom Universitätsverlag finanziert werden können. Ein Gewinn entsteht nicht. 1

6 Der Service des Verlages umfasst folgende Leistungen: Gestaltung von Titelblättern, Impressums und Umschlages im Corporate Design der Universität Ausstattung mit ISBN und ggf. ISSN Betreuung der technischen Herstellung / Kontakt mit der Druckerei Meldung an das Verzeichnis lieferbarer Bücher und Amazon Verzeichnung in einschlägigen bibliothekarischen Datenbanken Vertrieb der Pflichtexemplare Abgabe der vereinbarten Anzahl von Freiexemplaren an Autor / Lehrstuhl Lieferung von Rezensionsexemplaren an Fachzeitschriften auf Anforderung Lagerung, Verwaltung und Vertrieb der Verlagsexemplare Gewährleistung der Lieferbarkeit im Buchhandel Archivierung und Veröffentlichung der elektronischen Version auf dem Publikationsserver der Universität (DINI zertifizierter Dokumentenserver mit OAI Schnittstelle etc.) Einstellen des Volltextes in Google Books ggf. Herstellung von Werbemitteln ggf. Nachdrucke auf Kosten des Universitätsverlages Der Universitätsverlag Potsdam versteht sich als Open Access Verlag. Sie übertragen dem Verlag ein einfaches Nutzungsrecht die für die Veröffentlichung. So können Sie Ihr Werk jederzeit auch anderweitig verwerten. Die Vergabe einer freien Creative Commons Lizenz ist möglich. Bitte beachten Sie bei Ihren Planungen, dass für die Bearbeitung Ihres Buchprojektes von der Abgabe des druckfertigen Manuskripts bis zur Auslieferung der fertigen Bände ca. 12 Wochen erforderlich sind. 2

7 1 Hinweise zur Manuskripterstellung 1.1 Seitenformate Die Druckvorlage sollte immer das Endformat des Buches haben, z.b. DIN A5. Egal ob Sie in Word, LaTeX oder einem anderen Programm schreiben, Sie sollten für das finale Layout als erstes das Seitenendformat einstellen. Wählen Sie zwischen folgenden Seitenformaten: 21,0 x 29,7 cm (DIN A4) 17,0 x 24,0 cm 15,5 x 22,0 cm 14,8 x 21,0 cm (DIN A5) 12,0 x 18,5 cm Hinweis: Für eine Veröffentlichung im Format DIN A5 kann ausnahmsweise eine Vorlage in DIN A4 erstellt werden. Dabei ist jedoch zu beachten, dass die Größe für Normaltext mindestens 14 pt betragen sollte und der Zeilenabstand auf mindestens 17 pt erhöht wird, da der Text sonst beim Skalieren des Formats zu klein wird. Bitte überarbeiten und formatieren Sie den Text ggf. entsprechend. Beim Skalieren können jedoch Informationen verloren gehen und die Druckqualität kann deutlich sinken. Das zeigt sich z.b. bei der Verwendung zu feiner Haarlinien in Tabellen und Diagrammen, die ab einer gewissen Punktgröße nicht mehr gedruckt werden können. 1.2 Satzspiegel und Schrift Manuskriptgestaltung Für die Formatierung der Seitenränder empfehlen wir folgende Einstellungen: Oben 2 cm; Unten 2 cm; Innen min. 2,5 cm; Außen min. 2 cm. Für Fließtexte eignen sich Serifenschriften (Times, Times New Roman, Palatino, Cambria, Constantia, Gentium). Auch ergibt die mit MS Office 2007 und seit Windows Vista mit dem Betriebssystem Windows ausgelieferte Serifenlose Calibri ein harmonisches Schriftbild. Achten Sie bei der Wahl der Schriftart auch darauf, ob der Font den von Ihnen benötigten Zeichenvorrat unterstützt (Griechisch, Kyrillisch, mathematisch naturwissenschaftliche Sonderzeichen, IPA Zeichen). Für den Satz von IPA Glyphen ist die freie, unicode basierte Schriftart Gentium besonders geeignet. Für Überschriften kann im Gegensatz zum Fließtext eine serifenlose Schriftart gewählt werden (z. B. Arial, Verdana, Helvetica, Tahoma, Calibri). 3

8 Um eine leseergonomische Schriftgröße zu wählen, achten Sie bitte darauf, dass die Anzahl der Wörter 7 bis 11 pro Zeile nicht überschreitet. Ihr Manuskript sollte mit der Seitenzahl 5 beginnen, da vom Verlag noch Titelseiten und Impressum vorangestellt werden. 1.3 Welche Satzsoftware? Der Satz in Adobe InDesign ist optimal und besonders professionell. Die Bedienung des Programms fordert jedoch einige Vorkenntnisse, so dass empfohlen wird, den Satz eher von einem externen Gestalter übernehmen zu lassen. LaTeX erfordert enorme Einarbeitungszeit und funktioniert fast wie eine Programmiersprache (zumindest ist es kein What you see is what you get System). Die Software ermöglicht die Erstellung typographisch hochwertiger Druckvorlagen. Allerdings sind mit LaTeX erzeugte Druckvorlagen, d.h. die kompilierten PDF Dokumente, aufgrund ihrer mangelhaften technischen Qualität meistens nur unzureichend für den Digitaldruck geeignet. Microsoft Word oder OpenOffice Writer als die üblichen Textverarbeitungssysteme sind auch geeignet. Wie bei den beiden vorgenannten Systemen benötigt man jedoch gewisses Anwenderwissen (Umgang mit Formatvorlagen, mikround makrotypographische Kenntnisse), um ein gutes und stabiles Layout (bevorzugt mir einer logischen Auszeichnung) herzustellen und die eingebundenen Inhalts, Abbildungs und Tabellenverzeichnisse möglichst automatisch zu erzeugen. Weiterführende Informationen zur Manuskriptgestaltung finden Sie hier: potsdam.de/publika/manuskr.htm Bitte wenden Sie sich an den Verlag, wenn Sie genauere Informationen benötigen: Kontakt: verlag@uni potsdam.de Besondere Beachtung sollte Sie in jedem Fall den verwendeten Tabellen und Graphiken schenken, da deren Druckausgabequalität entscheidend von den Parametern bei der Erzeugung abhängen. Eine Druckausgabe von mindestens 300 dpi muss möglich sein. 4

9 1.4 Erstellung der Druckvorlage Anleitung zur Erstellung der PDF-Datei Als Druckvorlage dient ein druckfähiges PDF. Nicht jede PDF Datei ist per se für den Druck geeignet. Es werden grundsätzlich nur PDF Dateien angenommen, die konform mit dem Archivformat PDF/A (ISO :2005) oder den Druckstandardformaten PDF/X 3 bzw. PDF/X 4 sind. Seit 2005 ist PDF/A ein stabiler, international akzeptierter ISO Standard für die Langzeitarchivierung. Ein PDF/A konformes Dokument muss den Inhalt auf verschiedenen Computern mit unterschiedlichen Betriebssystemen und unter verschiedenen Druckumgebungen visuell gleich reproduzieren können. Deshalb müssen z.b. alle Schriften und Farbprofilinformationen in das Dokument eingebettet sein. Für die Erzeugung, Verarbeitung und Validierung von PDF/A und PDF/Xkonformen Dateien sind freie und proprietäre Werkzeuge erhältlich. Sie lassen sich z.b. mit Adobe Acrobat Professional oder dem kostenlosen PDF T Maker/Ghostscript erstellen. Auch bieten viele Satzprogramme bereits einen direkten Export in diese Formate an, so z.b. OpenOffice, Adobe InDesign oder das AddIn für Office Hier kurze Anleitungen für die Erstellung der PDF Dateien mit verschiedenenen Werkzeugen: A) PDF-Erstellung unter Nutzung von MS Word und Adobe Acrobat Professional Verwenden Sie zur Erstellung einer PDF/A Datei folgende Adobe Acrobat Einstellungen: a) PDF/A /PDF/X Konvertierung mit dem Adobe Acrobat PDF Maker Word Navigationsleiste: Adobe PDF Konvertierungseinstellungen ändern PDF Maker Einstellungen umstellen von Standard auf PDF/X 3:2002 (für Druck optimiertes PDF) oder PDF/A 1b:2005 (RGB) (für Onlinepublikation optimiertes PDF) b) PDF/A /PDF/X Konvertierung mit dem Adobe Acrobat Distiller Bearbeiten Grundeinstellungen Kategorie: in PDF konvertieren Button Einstellungen bearbeiten: Adobe PDF Einstellungen: PDF/X 3:2002 (für Druck optimiertes PDF) oder PDF/A 1b:2005 (RGB) (für die Onlinepublikation optimiertes PDF). 5

10 B) PDF-Erstellung unter Nutzung von MS Word und dem Tool PDFCreator Als Alternative zum kostenpflichtigen Adobe Acrobat wird die unter einer freien Lizenz veröffentlichte Software PDFCreator empfohlen. Download unter Die PDF Erstellung erfolgt über einen Druckertreiber. In Word unter Datei: Drucken auswählen und im Dialog den Drucker PDFCreator auswählen Im Dialog des PDFCreators Speichern Formatauswahl: PDF/X (für Druck optimiertes PDF) oder PDF/A (für die Onlinepublikation optimiertes PDF). C) PDF-Erstellung unter Nutzung von MS Word 2007 Mit MS Word ab Version 2007 haben Sie die Möglichkeit, Worddokumente als PDFs mit PDF/A Einstellungen zu exportieren. Dazu ist die Installation von Servicepack 2 oder des Add Ins Speichern unter PDF oder XPS erforderlich, erhältlich u. a. unter: in fuer Office 2007 Speichern unter PDFoder XPS_ html In der Schaltfläche Office (links oben) Speichern unter wählen Als XPS oder PDF veröffentlichen Optionen: bei PDF Optionen ISO kompatibel (PDF/A) auswählen D) PDF-Erstellung unter Nutzung von Open Office Ab Open Office 3.0 können Sie direkt aus der Anwendung PDFs mit PDF/A Einstellungen exportieren. Datei Exportieren als PDF... unter Allgemein: PDF/A 1 ankreuzen (Graphikoptionen: optimiert für JPEG Komprimierung, Qualität: min. 90 %, Auflösung nicht unter 300 dpi) E) PDF-Erstellung unter Nutzung von LaTeX a) pdftex Bei der Verwendung von pdflatex werden automatisch alle für den Druck notwendigen Schriftinformationen des TeX Quellcodes eingebettet. ACHTUNG!!! Bei Bildern werden die für den Druck nötigen Informationen nur dann integriert, wenn bereits die Abbildungen alle Informationen enthalten. Achten Sie deshalb bei der Erstellung von Graphiken auf die Einbettung aller Schriften. b) Kompilierungskette dvi ps pdf 6

11 Dem Konvertierer ps2pdf von Ghostscript folgende Parameter übergeben: dsubsetfonts=true dembedallfonts=true und/oder dpdfsettings=/prepress Die Verwendung dieser Parameter bewirkt die Inklusion aller Schriftinformationen in das PDF. Beispielparameter für ein Dokument im Seitenformat A4 in TeXnicCenter: spapersize=a4 dsafer dbatch dnopause sdevice=pdfwrite dpdfsettings=/prepress dmaxsubsetpct=100 dsubsetfonts=true dembedallfonts=true soutputfile=ʺ%bm.pdfʺ c save pop f ʺ%bm.psʺ Die obige Befehlszeile eingeben unter Ausgabe Ausgabeprofil definieren LaTeX > PS > PDF (Nachbearbeitung) dort Ghostscript (ps2pdf) wählen und das Kommando in das Feld Argument einfügen mit dem geänderten Ausgabeprofil das PDF neu kompilieren Weitere Hinweise zur Erstellung einer druckfähigen Vorlage finden Sie unter: Farbmanagement Für die Optimierung der Farbausgabe ist neben der Einhaltung von Standards bei der PDF Erstellung die Nutzung der Möglichkeiten des Color Managements zu empfehlen. Dann werden die Farben beim Druck genauso ausgegeben, wie sie z.b. an einem kalibrierten Monitor definiert wurden. Verwenden Sie für das Farbmanagement bitte folgende Profile der European Color Initiative (ECI): medienneutrales Farbprofil: ecirgb_v2 CMYK Profil für den Druck: ISOcoated_v2_eci Die icc Profile können unter heruntergeladen werden. 7

12 2 Übertragung der Dokumente 2.1 Übertragung der Druckdateien Die Übertragung der Dokumente und der bibliographischen Angaben erfolgt üblicherweise über das Upload Formular des Publikationsservers: Im Zuge der Registrierung füllen Sie bitte die Felder mit den bibliographischen Angaben zu Ihrer Arbeit aus und laden anschließend die PDF Datei hoch. Sollten die PDF Dateien eine Größe von 50 MB überschreiten, können Sie die Dateien wie folgt als tar.gz oder zip Containerdatei gepackt per FTP schicken (Anleitung siehe unten). 2.2 Übertragung der Originaldateien Übertragen Sie nun (per Mail, per CD, per FTP) Ihre Originaldatei(en), aus denen die PDF Datei entstand. Die Originaldateien werden im Hintergrund für eine langfristig evtl. erforderliche Neukonvertierung Ihrer Arbeit archiviert. Dazu benötiget der Verlag die Dateien in dem Format, in dem Sie die Arbeit geschrieben haben, also z.b. die Word oder OpenOffice Datei oder, wenn Sie die Arbeit in LaTeX verfasst haben, alle Dateien, die zur Kompilierung eines neuen Ausgabeformates notwendig sind, insbesondere die Grafik Dateien, alle tex und bibtex Files und gegebenenfalls zusätzliche sty Dateien (in diesem Fall zusammengefasst in einem zip oder tar.gz komprimierten Ordner). Die Originaldateien können Sie auf CD, per Mail (bis ca. 5 MB Dateigröße) oder als tar.gz oder zip Containerdatei gepackt per FTP schicken. Übertragungsweg FTP Fügen Sie in die Adresszeile Ihres Dateimanagers folgende Adresse ein: ftp://ftp.uni potsdam.de/incoming/ (Wenn Sie unter MS Windows arbeiten, können Sie den Windows Explorer (Arbeitsplatz) verwenden, unter MacOS den Finder, unter Linux, z.b. den Konquerer, Dolphin, Nautilus oder Krusader bzw. ein FTP Programm, z.b. FileZilla oder das FireFTP Addon für Mozilla Firefox) Entertaste drücken Datei in den incoming Ordner kopieren per Mail an <verlag@uni potsdam.de> den genauen Dateinamen mitteilen. (Der Dateiname wird benötigt, weil das System als Black Box funktioniert, d.h. der Verlag hat nur Zugang zu Ihren Daten, wenn der genauen Dateinamen bekannt ist.) 8

13 3 Herstellung Der Verlag prüft die Dateien, führt ein Formallektorat durch und fügt dem Manuskript die Titelblätter, den Umschlag, das Impressum etc. Die Publikationen erhalten einen farbigen Softcover Umschlag im Corporate Design der Universität. Link zu Musterumschlagseiten: potsdam.de/verlag/aktuell.php Im nächsten Schritt wird Ihnen zur Druckfreigabe das vollständige Dokument mit der Bitte um sorgfältige Durchsicht noch einmal zugeschickt. Die Herstellung erfolgt in fast allen Fällen im Digitaldruck in einer externen professionellen Druckerei mit der der Verlag sehr gut zusammenarbeitet, die zuverlässige Qualität liefert und günstige Konditionen einräumt. Gedruckt wird in der Regel im DIN A5 Format (möglich ist auch DIN A4 und sämtliche Zwischenformate, z.b. 17 x 24 cm oder 15,5 x 22 cm). Gern werden auch komfortablere Ausstattungen hergestellt (Hardcover, englische Broschur, besondere Papierqualität etc.). Nach etwa zwei Wochen erhalten Sie ein Andruckexemplar zur endgültigen Druckfreigabe. Der Andruck dient jedoch nicht mehr der Fehlersuche im Text, sondern der Überprüfung des Druckbildes und der Farben. 9

14 4 Kalkulation 4.1 Druckkosten Die Druckkosten sind abhängig von der Auflage, der Gesamtanzahl der Seiten, der Anzahl der Farbseiten und von der Papiersorte. Die Startauflage ergibt sich aus der Anzahl der Autorenexemplare zzgl. 20 Verlagsexemplaren (inkl. Pflichtexemplare). Nach dem Verkauf der 20 Verlagsexemplare druckt der Verlag auf eigene Kosten nach. Beispiele für eine A5 Publikation 20 Autorenex Verlagsex. / Seitenzahl: 200 Seiten, Papier Soporset, schwarz/weiss: 116,00 Euro brutto + Versandkosten + 30 Euro Verlagspauschale 20 Autorenex Verlagsex. / Seitenzahl: 200 Seiten, Papier Munken, schwarz/weiss: 125,00 Euro netto + Versandkosten + 30 Euro Verlagspauschale Gern teilen wir Ihnen den zu erwartenden Verkaufspreis im Vorhinein mit. 4.2 Link zu einem Mustervertrag potsdam.de/publika/vertrag_muster_mono.pdf 10

15 5 Checkliste zum Publikationsprozess Hier nun noch einmal Schritt für Schritt der genaue Ablauf des Publikation vom Abschluss des Verlagsvertrages bis zur Druckfreigabe. Wir möchten Sie bitten, wie folgt vorzugehen: 1. Publikationsvoranfrage: Bitte geben Sie uns die Basisinformationen zu Ihrem Vorhaben. Das Formular finden Sie unter: potsdam.de/publika/voranfrage.htm 2. Vertragsabschluss: Wir schicken Ihnen einen Entwurf des Veröffentlichungsvertrages per E Mail zu. Den Veröffentlichungsvertrag bitten wir Sie sofern Sie mit den Bedingungen einverstanden sind 2x auszudrucken und zu unterschreiben. Senden Sie uns bitte beide Exemplare des Vertrages zu. Wir schicken Ihnen dann ein auch von uns unterschriebenes Exemplar zurück. 3. Erstellung der Druckvorlage: Stellen Sie von Ihrer Publikation bitte ein für die dauerhafte Archivierung und den Druck geeignetes PDF/A oder PDF/Xkonformes Dokument her (siehe 1.4 Erstellung der Druckvorlage). 4. Übertragung der Metadaten und der Druckdatei: Bitte melden Sie Ihre Publikation in unserem Publikationssystem zur Veröffentlichung an: potsdam.de Publizieren Anmelden eines Dokumentes Tragen Sie bitte, soweit möglich, die Metadaten (inkl. Schlagworte, Abstract etc.) zu Ihrer Publikation ein und laden Sie Ihr Dokument im PDF/A oder PDF/X Format hoch. 5. Übertragung der Originaldateien: Schicken Sie uns nun (per Mail, per CD, per FTP) Ihre Originaldatei(en), aus denen die PDF Datei entstand. (siehe 1.4 Übertragung der Dokumente) 6. Druckfreigabe: Wir prüfen die Dateien, fügen dem Manuskript die Titelblätter, den Umschlag, das Impressum etc. zu und senden Ihnen das vollständige Dokument zur Druckfreigabe noch einmal zu. Nach etwa zwei Wochen erhalten Sie ein Andruckexemplar zur endgültigen Druckfreigabe. Der Andruck dient jedoch nicht mehr der Fehlersuche im Text, sondern der Überprüfung des Druckbildes und der Farben. 11

16 Wenn unser Angebot Ihr Interesse findet, würden wir uns freuen, Sie durch den Publikationsprozess zu begleiten. Bitte geben Sie uns in diesem Fall möglichst frühzeitig Bescheid. Bitte beachten Sie bei Ihren Planungen, dass für die Bearbeitung Ihres Buchprojektes von der Abgabe des druckfertigen Manuskripts bis zur Auslieferung der fertigen Bände 8 bis 12 Wochen erforderlich sind. Kontakt Dagmar Schobert Universitätsverlag Potsdam Universitätsbibliothek Potsdam, Abt. Publikationen Am Neuen Palais 10, Potsdam verlag@uni potsdam.de Besucheradresse: Park Babelsberg, Haus 6, Zi Tel. 0331/ Fax: 0331/ potsdam.de/verlag.htm potsdam.de 12