EIN SÄCHSISCHER STAATSBETRIEB STELLT SICH DEM WANDELPROZESS ZUM ENTERPRISE 2.0

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1 Verwaltung 2.0 kollaborative Werkzeuge und Arbeitsweisen einsetzen: EIN SÄCHSISCHER STAATSBETRIEB STELLT SICH DEM WANDELPROZESS ZUM ENTERPRISE 2.0 Organisation & Kultur IT/ Technologie Prozesse Enterprise 2011: Unternehmenswissen als Erfolgsfaktor mobilisieren!

2 Kurzvorstellung Anke Knaak Leiterin Stabsstelle DV-Steuerung SIB - Staatsbetrieb Sächsisches Immobilien- und Baumanagement, Dresden steuert gesamten Lebenszyklus der Immobilien im Eigentum des Freistaates Sachsen optimiert den Bestand und die Nutzungsstruktur der staatlichen Liegenschaften Aufträge zum Baumanagement für den Bund und Dritte einer Zentrale und sieben Niederlassungen 2 9. September 2011 Anke Knaak

3 Kurzvorstellung Anja Wittenberger Business Consultant (Zusammenarbeit & Kommunikation) TwentyOne AG (gegründet 2003) Dresden, Berlin, Stuttgart 40 Mitarbeiter Kompetenzfelder Strategische Beratung & Change Management u.a. Kollaboration, Enterprise 2.0/ Intranet 2.0, Arbeitsprozesse Technische Umsetzung Portal (IBM WebSphere Portal) Groupware (IBM Lotus Notes) Enterprise Asset Management (IBM Maximo) Software-Entwicklung Lotus Notes Anwendungsentwicklung Java Wie kann ich schon heute social arbeiten? 3

4 Quelle: kollaborative Werkzeuge und Arbeitsweisen ERSTE SCHRITTE MIT SOCIAL SOFTWARE

5 Ausgangssituation IM SIB

6 Kundensituation aus Beratersicht ABLEITUNG DER AUFGABENSTELLUNG

7 Beratungsansatz STRATEGIE- BERATUNG CHANGE MANAGEMENT WISSENS- VERMITTLUNG

8 Methodik PROJEKTPHASEN IM BERATUNGSPROJEKT Phase 1 Wissensvermittlung & Bedarfsanalyse Phase 2 Zusammenstellung des crossfunktionalen Projektteams Phase 3 Inhaltliche Konzeption der Piloten Phase 4 Technologieauswahl für Pilotierung Phase 5 Einführungsstrategie & Change Management Phase 6 Konzeption und Umsetzung der virtuellen Teamräume Phase 7 Initiale Qualifizierung

9 Phase 1 Wissensvermittlung & Bedarfsanalyse SITUATION? Status Quo Intranet? Möglichkeiten? Was tun Andere? Chancen vs. Risiken? Nutzen des Wandels?

10 Quelle: Methodik WISSEN DIALOG LERNEN LÖSUNG

11 Ergebnis VERSTÄNDNIS MOTIVATION PILOTIDEEN

12

13 Methodik PROJEKTPHASEN IM DETAIL Phase 1 Wissensvermittlung & Bedarfsanalyse Phase 2 Zusammenstellung des crossfunktionalen Projektteams Phase 3 Inhaltliche Konzeption der Piloten Phase 4 Technologieauswahl für Pilotierung Phase 5 Einführungsstrategie & Change Management Phase 6 Konzeption und Umsetzung der virtuellen Teamräume Phase 7 Initiale Qualifizierung

14 Phase 5 Einführungsstrategie & Change Management SITUATION? Welche Auswirkungen auf Organisation und Arbeitsprozesse gibt es? Wie bereite ich die Mitarbeiter auf die Veränderung vor? Welche Schritte zur Einführung sind notwendig?

15 Methodik CHANGE MANAGEMENT

16 Ergebnis CHANGE & KOMMUNIKATIONSMASSNAHMEN

17 Ergebnis - Regularien NETIKETTE IM SIB

18 Phase 6 Konzeption und Umsetzung der virtuellen Teamräume SITUATION LAYOUT? NUTZUNGSOFFENHEIT? PERSONALISIERTE STARTSEITE? STRUKTUR?? INHALTE? ROLLOUT?

19 Methodik FRAGEN ADAPTIEREN VISUALISIEREN

20 Ergebnis ANTWORTEN, VERLAUFSSKIZZEN & LAYOUTS

21 aktuellen Strategieprozess im Teamraum abbilden

22 Phase 7 Initiale Qualifizierung SITUATION Bedienung der Werkzeuge? Wann wofür und wie nutzen?? Wer darf was? Benutzerrechte?

23 Methodik LERNEN & ARBEITEN ALS GEMEINSAMES ERLEBNIS Schulung der Werkzeuge Grundlagenschulung Sharepoint Foundation Benutzerverwaltung & Aufbau des Teamraumes Übungen zur Bedienung der Werkzeuge LIVEtraining aktuelle Aufgaben im Projekt gemeinsam umsetzen Adaption des Gelernten auf den täglichen Arbeitsprozess gegenseitige Hilfe bei Aufgabenrealisierung Qualifizierung

24 Ergebnis KOMPETENZAUFBAU & ARBEITSERGEBNIS exemplarische Durchführung für 2 Teamräume Teamraum KiSS Teamraum Gesundheitsmanagement (GM) intensive Wissensvermittlung für das Projektteam (Train-the-Trainer) individuelle Qualifizierungsmaßnahmen selbstständig weitergeführt Stakeholder-Analysen der einzelnen Piloten im Wiki umgesetzt virtuelle Arbeit des Projektteams GM initiiert Recherche mittels Wiki Ideenmanagement mittels Forum und Blog

25 laufendes Projekt KiSS STATUS QUO

26 Startseite vom Teamraum KiSS

27 Blog Zeitgeschehen im Teamraum KiSS

28 Neiderlassungsübergreifende Zusammenarbeit >>> Startseite im Teamraum VergabeForum

29 Dialog-Medium der Geschäftsleitung >>> Startseite StrategieWiki

30 Regelmäßige Reflexionen des Projektes REVIEW & RETROSPEKTIVE Ziele vs. Ergebnis Was haben wir gut gemacht? Was haben wir gelernt? Was sollten wir anders machen? Was gibt uns immer noch Rätsel auf?

31 wichtige Erkenntnisse & weitere Maßnahmen FÜR DEN PROJEKTERFOLG

32 GUT GEMACHT Entscheidungsträger wollen das Projekt Vorurteile und Widerstände überwunden internes crossfunktionales Projektteam Ziele vs. Ergebnis konkrete Anwenderszenarien formuliert Was haben wir gut gemacht? Was haben wir gelernt? Was sollten wir anders machen? Was gibt uns immer noch Rätsel auf? Projektmarketing & Kommunikation im Unternehmen Investition in Change Management Einbindung externer Experten konsequente Projektumsetzung (u.a. Termineinhaltung)

33 Regelmäßige Reflexionen des Projektes REVIEW LESSONS & LEARNED RETROSPEKTIVE Web 2.0 ist NICHT gleich Enterprise 2.0 Bereitstellung von Technik reicht NICHT aus Einführung ist KEIN "Selbstläufer Ziele vs. Ergebnis ausreichend Ressourcen und Zeit einplanen Was haben wir gut gemacht? Was haben wir gelernt? Was sollten wir anders machen? Was gibt uns immer noch Rätsel auf? Startereignis für Einführung notwendig alte "Austausch-Kanäle konsequent ablösen alten Arbeitsprozess AKTIV in neuen Arbeitprozess überführen Es erfolgt KEIN Missbrauch der Werkzeuge

34 AUSBLICK Projektabschluss Pilotierung Review der einzelnen Piloten Review des Gesamtprojektes Entscheidung zur unternehmensweiten Einführung Zielbild entwickeln Intranet SIB Projektskizze zu zwei Einführungsstrategien inkl. Kosten-Nutzen-Betrachtung

35 Enterprise 2.0-Briefing Vorbereitung Roadshow

36 DANKE!

37 So erreichen Sie mich

38 So erreichen Sie mich Anke Knaak Sächsischer Staatsbetrieb für Immobilien- und Baumanagement Wilhelm-Buck-Straße Dresden Tel.: September 2011 Anke Knaak

39 BACKUP

40 Methodik PROJEKTPHASEN IM ZEITVERLAUF Phase 1 Wissensvermittlung & Bedarfsanalyse Phase 2 Zusammenstellung des crossfunktionalen Projektteams Phase 3 inhaltliche Konzeption der Piloten Phase 4 Technologieauswahl für Pilotierung Phase 5 Einführungsstrategie & Change Management Phase 6 Konzeption und Umsetzung der virtuellen Teamräume Phase 7 Initiale Qualifizierung

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