Microsoft Outlook 2013: Externe - Verschlüsselung

Transkript

1 Microsoft Outlook 2013: Externe - Verschlüsselung Inhalt 1 Einleitung Funktionen für interne Benutzer Verschlüsseln einer Verschlüsseln durch Eintrag in der Betreffzeile... 3

2 2.2 Benachrichtigungen... 4 Successful Encryption... 4 One Time Password (OTP)... 4 Empfang von signierten oder verschlüsselten s Funktionen für externe Benutzer Registrierungsmail... 5 Zertifikate an EEGW senden Registrieren als Webmail Benutzer Übersicht Neue Nachricht Posteingang Entwürfe Gesendete Nachrichten Gelöschte Objekte Einstellungen Benutzer Passwort ändern Zertifikate Allgemeine Informationen für WebMail Benutzer 12 Postfachgröße Inaktivität Benachrichtigungen bei Nichtregistrierung Verzeichnisse Abbildungsverzeichnis von 13

3 1 Einleitung Dieses Dokument beschreibt die Funktionen, die internen und externen Benutzern des Encryption Gateways (EEGW) zur Verfügung stehen. EEGW ist eine Erweiterung für eine bestehende Mailinfrastruktur, die für sichere Kommunikation mit externen Kommunikationspartnern sorgt. Vertrauliche s werden auf diesem Wege sicher übertragen. Das EEGW bietet dem Empfänger drei Möglichkeiten vertrauliche/verschlüsselte E- Mails zu empfangen: als S/MIME Benutzer, indem sein S/MIME Zertifikat auf dem EEGW gespeichert wird als PGP Benutzer, indem sein PGP Zertifikat auf dem EEGW gespeichert wird oder als Webmail Benutzer Alle Mitarbeiter der Merck können mit Hilfe vom EEGW s verschlüsseln und zu jeder beliebigen externen -Adresse senden oder von dort eine verschlüsselte empfangen und entschlüsseln. Verschlüsselte s können darüber hinaus von allen beteiligten Kommunikationspartnern weitergeleitet und verschlüsselt beantwortet werden. Falls ein externer Kommunikationspartner noch nicht über die S/MIME- bzw. PGP- Technologie verfügt, um s zu ver- bzw. zu entschlüsseln, so werden ihm die verschlüsselten s in einer SSL-abgesicherten Webanwendung, die im Folgenden WebMail genannt wird, zur Verfügung gestellt. Über die Zustellung einer verschlüsselten wird der externe Kommunikationspartner durch eine automatisiert generierte Benachrichtigung per informiert. Mit Hilfe von WebMail kann er nach erfolgreicher Registrierung und nachfolgender Authentifizierung alle ihm zugestellten verschlüsselten s lesen. 2 Funktionen für interne Benutzer 2.1 Verschlüsseln einer Dem Benutzer steht die folgende Möglichkeit zur Verfügung, um eine vertrauliche/verschlüsselte zu senden: Verschlüsseln durch Eintrag in der Betreffzeile Die wird verschlüsselt, wenn der Eintrag in Betreff mit # (Raute) beginnt. 3 von 13

4 Abbildung 1: Fenster [Unbenannt] Nachricht mit Verschlüsselungseintrag im Betreff-Feld 2.2 Benachrichtigungen Successful Encryption Der Absender erhält eine mit dem Inhalt Your Message to [recipient] was successfully encrypted, wenn das EEGW eine verschlüsselt zustellen bzw. auf dem WebMail speichern konnte. One Time Password (OTP) Bei erstmaliger Registrierung eines externen Empfängers einer verschlüsselten Mail, erhält der Absender ein One Time Passwort per zugestellt. Dieses muss der Absender dem Empfänger nicht per , sondern per Telefon mitteilen. Empfang von signierten oder verschlüsselten s Beim Empfang von signierten oder verschlüsselten s, wird vom EEGW ein Vermerk am Anfang der Betreffzeile hinzugefügt: ***Signed_Message*** (Die wurde vom Absender signiert.) ***CAUTION_Invalid_Signature*** (Die Signatur des Absenders wurde vom EEGW als ungültig eingestuft.) ***Encrypted_Message*** (Die war verschlüsselt.) ***Signed_And_Encrypted_Message*** (Die war signiert und verschlüsselt.) ***CAUTION_Encrypted_Message_With_Invalid_Signature (Die war verschlüsselt, aber die Signatur wurde vom EEGW als ungültig eingestuft.) Die Datei TrustMail_Info.html als Anhang enthält Informationen vom EEGW zum Zertifikat oder der Signatur. 4 von 13

5 3 Funktionen für externe Benutzer 3.1 Registrierungsmail Abbildung 2: Registrierungsmail (Ausschnitt) Eine Registrierungsmail erhält der externe Benutzer, wenn ihm ein Merck Mitarbeiter eine vertrauliche/verschlüsselte gesendet hat. Nach Auswählen des Links Register wird die Registrierungsseite angezeigt. Zertifikate an EEGW senden Alternativ kann eine signiert mit dem S/MIME-Zertifikat, sofern vorhanden, als Antwort an gesendet werden. Der Benutzer wird dann als S/MIME-Benutzer registriert und fortan werden alle vertraulichen/verschlüsselten s von Merck Mitarbeitern damit verschlüsselt an ihn gesendet. Sollte ein PGP-Zertifikat vorhanden sein und eine PGP-Verschlüsselung als Verschlüsselungsmethode gewünscht sein, kann der öffentliche PGP-Schlüssel als Anhang an eine Antwortmail an angehängt oder der öffentliche PGP-Schlüssel kann als Text in die Antwortmail an eingefügt werden. Der Benutzer wird dann als PGP-Benutzer registriert und fortan werden alle vertraulichen/verschlüsselten s von Merck Mitarbeitern damit verschlüsselt an ihn gesendet. Um ein Zertifikat manuell hochzuladen, folgen Sie Abschnitt Zertifikate auf Seite von 13

6 3.2 Registrieren als Webmail Benutzer Der Benutzername ist die -Adresse und das Passwort und ist vom internen Sender (Merck) zu erfragen, der dieses per erhalten hat. Abbildung 3: Secure WebMail, Anmeldung (Ausschnitt) Sollte eine Registrierung als Webmail Benutzer gewünscht sein, ist hier der Button Fortfahren auszuwählen. 3.3 Übersicht Hier ist die Anzahl der s in den Postfachordnern zu sehen. Abbildung 4: Secure WebMail, Übersicht 6 von 13

7 3.4 Neue Nachricht Über den Menüeintrag Neue Nachricht kann eine sicher an einen Merck Mitarbeiter verfasst und gesendet werden. Abbildung 5: Secure Webmail, Neue Nachricht (Ausschnitt) 3.5 Posteingang Hier werden alle s im Posteingang angezeigt. Abbildung 6: Secure WebMail, Posteingang (Ausschnitt) 7 von 13

8 Durch Anklicken der entsprechenden stehen die dargestellten Optionen zur Verfügung. Wird nun der Button Antworten gewählt, kann von Webmail aus sicher geantwortet werden. Abbildung 7: Secure WebMail, Mail von (Ausschnitt) Abbildung 8: Secure WebMail, Antwort (Ausschnitt) 8 von 13

9 3.6 Entwürfe Eine wird im Ordner Entwurf abgelegt, wenn sie bei dem Verfassen einer neuen Nachricht gespeichert wurde. Dann kann der Entwurf bearbeitet und ggf. gesendet werden. Abbildung 9: Secure WebMail, Entwürfe 3.7 Gesendete Nachrichten Im Ordner Gesendete Objekte sind die zuletzt gesendeten s gespeichert. Abbildung 10: Secure WebMail, Gesendete Nachrichten (Ausschnitt) 3.8 Gelöschte Objekte Im Ordner Gelöschte Objekte sind die zuletzt gelöschten s gespeichert. 9 von 13

10 Abbildung 11: Secure WebMail, Gelöschte Nachrichten (Ausschnitt) 3.9 Einstellungen Benutzer Abbildung 12: Secure WebMail, Benutzereinstellungen (Ausschnitt) In den Einstellungen für den Benutzer kann der Sicherheitstyp z.b. auf S/MIME umgestellt werden, nachdem ein S/MIME-Zertifikat auf dem EEGW gespeichert/hochgeladen wurde. Als Sprache kann Deutsch, Englisch, Italienisch oder Französisch gewählt werden und es kann gewählt werden, ob die gesendeten Nachrichten gespeichert werden. Passwort ändern Hier kann ein neues Passwort gesetzt werden. 10 von 13

11 Abbildung 13: Secure WebMail, Passwort ändern (Ausschnitt) Zertifikate Abbildung 14: Secure WebMail, Meine Zertifikate (Ausschnitt) Es besteht die Möglichkeit S/MIME oder PGP-Zertifikate zu importieren, wobei zu beachten ist, dass ein Benutzer diese nicht löschen kann. Wird ein S/MIME oder PGP-Zertifikat erfolgreich importiert, kann der Sicherheitstyp dementsprechend umgestellt werden, so dass die vertraulichen/verschlüsselten s mit diesem Zertifikat verschlüsselt zugestellt werden ohne Webmail zu benutzen. 11 von 13

12 3.10 Allgemeine Informationen für WebMail Benutzer Postfachgröße Das Postfach in Webmail hat eine Größe von 20 MB. Daraus folgt, dass es nicht zum Speichern oder Aufbewahren von vertraulichen/verschlüsselten s gedacht ist, sondern nur die Möglichkeit bietet, diese sicher zu empfangen. Die E- Mails sollten daher möglichst zeitnah wieder aus den Webmailordnern gelöscht werden, Bei Erreichen der Postfachspeichergrenze erhält der Sender eine Nachricht, dass die maximale Postfachgröße überschritten wurde und die somit nicht zugestellt werden konnte. Das gilt auch für s, die einen Anhang haben, der größer als 20 MB ist. Inaktivität Nach 90 Tagen Inaktivität wird der externe Benutzer auf dem EEGW gelöscht. Sobald er dann wieder eine vertrauliche/verschlüsselte von einem Merck Mitarbeiter bekommt, wird er neu angelegt und bekommt damit auch eine neue Registrierungsmail. Benachrichtigungen bei Nichtregistrierung Der Sender bekommt eine Nachricht, wenn der Empfänger sich nach 5 Tagen nicht registriert und die somit noch nicht gelesen hat. Der Empfänger bekommt nach 3 Tagen eine Nachricht, wenn er sich bis dahin nicht registriert hat. Dazu bekommt er die Registrierungsmail erneut zugesendet. 4 Verzeichnisse 4.1 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Fenster [Unbenannt] Nachricht mit Verschlüsselungseintrag im Betreff-Feld... 4 Abbildung 2: Registrierungsmail (Ausschnitt)... 5 Abbildung 3: Secure WebMail, Anmeldung (Ausschnitt)... 6 Abbildung 4: Secure WebMail, Übersicht... 6 Abbildung 5: Secure Webmail, Neue Nachricht (Ausschnitt)... 7 Abbildung 6: Secure WebMail, Posteingang (Ausschnitt)... 7 Abbildung 7: Secure WebMail, Mail von (Ausschnitt)... 8 Abbildung 8: Secure WebMail, Antwort (Ausschnitt)... 8 Abbildung 9: Secure WebMail, Entwürfe... 9 Abbildung 10: Secure WebMail, Gesendete Nachrichten (Ausschnitt)... 9 Abbildung 11: Secure WebMail, Gelöschte Nachrichten (Ausschnitt) Abbildung 12: Secure WebMail, Benutzereinstellungen (Ausschnitt) Abbildung 13: Secure WebMail, Passwort ändern (Ausschnitt) von 13

13 Abbildung 14: Secure WebMail, Meine Zertifikate (Ausschnitt) von 13