Dienst- und Firmenwagen Wie Arbeitnehmer weniger Steuern zahlen

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1 Dienst- und Firmenwagen Wie Arbeitnehmer weniger Steuern zahlen Pauschalmethode: So funktioniert die 1 %-Regelung Fahrtenbuch führen: Wie mache ich es richtig? Kann ich Betriebskosten und andere Zuzahlungen steuerlich absetzen?

2 Spezial Nr by Akademische Arbeitsgemeinschaft Verlag Wolters Kluwer Deutschland GmbH Postfach Mannheim Telefon 0621/ Telefax 0621/ überarbeitete Auflage Stand: August 2009 Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig. Das gilt insbesondere für die Vervielfältigung, Übersetzung, Mikroverfilmung sowie Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Alle Angaben im Handbuch wurden nach genauen Recherchen sorgfältig verfasst; eine Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben ist jedoch ausgeschlossen. Redaktion: Thomas Frank Herstellung: Birgit Berkemeier Verlagsleitung: Peter Schmitz

3 Dienst- oder Firmenwagen Inhaltsübersicht Seite I Inhaltsübersicht A. Bedeutung fuè r Gehaltsabrechnung und SteuererklaÈrung... 1 B. Die Pauschalmethode: 1 %-Regelung... 2 I. So wird der Nutzungswert fuè r Privatfahrten ermittelt Die HoÈ he der Steuer bestimmt der Listenpreis Ihres Dienstwagens... 2 a)so wird der maûgebliche Listenpreis berechnet... 2 b)beim Ansatz des Listenpreises kennt das Finanzamt kein Pardon Was alles ist mit der 1 %-Regelung abgegolten?... 5 II. Nutzungswert fuè r Fahrten zwischen Wohnung und ArbeitsstaÈ tte Der Nutzungswert wird von Ihnen normal versteuert Der Nutzungswert wird vom Arbeitgeber pauschal versteuert... 8 a)wann ist die Pauschalversteuerung sinnvoll?... 9 b)behinderte Menschen mit Firmenwagen Voller Nutzungswert auch bei wenig Fahrten um die ArbeitsstaÈ tte? Firmenwagennutzung nur fuè r eine Teilstrecke (Park and ride) III. Nutzungswert bei doppelter HaushaltsfuÈhrung IV. Fahrten bei beruflicher AuswaÈrtstaÈ tigkeit V. Wann faèllt keine Steuer an? Wenn Sie den Firmenwagen uè berhaupt nicht fuè r Privatfahrten nutzen.. 14 a)der Arbeitgeber verbietet die Privatnutzung b)kein steuerpflichtiger Nutzungswert fuè r Transportfahrzeuge? Wenn das Fahrzeug aus betrieblichem Grund uè berlassen wird Wenn Sie den Firmenwagen nur gelegentlich oder laè ngere Zeit gar nicht privat nutzen VI. Besonderheiten Kollegen nutzen Ihren Firmenwagen Der Firmenwagen wird durch einen neuen ersetzt Wenn der Arbeitgeber die Kosten fuè r Ihr eigenes Fahrzeug erstattet Wenn der pauschale Nutzungswert hoèher ist als die tatsaè chlichen Kosten (sog.»kosten-deckelung«) C. Die Nachweismethode: Fahrtenbuch und Kostenbelege I. So ermitteln Sie die Gesamtkosten II. Daran fuèhrt leider kein Weg vorbei: das Fahrtenbuch Welchen Zweck hat das Fahrtenbuch? Wie muè ssen Sie das Fahrtenbuch fuè hren? a)so fuè hren Sie das Fahrtenbuch ordnungsgemaèû b)elektronische FahrtenbuÈcher... 25

4 Seite II Dienst- oder Firmenwagen Inhaltsübersicht c)wer sich nicht an die Spielregeln haè lt, bekommt die Rote Karte III. Wie erfolgt die Versteuerung bei der Nachweismethode? D. Was ist guè nstiger: Pauschal- oder Nachweismethode? I. Wann lohnt sich die MuÈ he, ein Fahrtenbuch zu fuèhren? II. So korrigieren Sie den Nutzungswert in der SteuererklaÈ rung E. Wenn Ihnen Kosten fuè r den Dienstwagen entstehen I. Sie zahlen an Ihren Arbeitgeber eine NutzungsverguÈtung II. Sie tragen Betriebskosten ganz oder teilweise selbst III. Sie zahlen einen Zuschuss zu den Anschaffungskosten IV. Firmenwagen durch Gehaltsumwandlung F. Besonderheiten I. FuÈ r den Nutzungswert sind auch Sozialabgaben faèllig II. Wenn der Arbeitgeber Unfallkosten uè bernimmt III. Nutzungswert fuè r Leasingfahrzeuge IV. Sie nutzen den Firmenwagen zur Erzielung anderer EinkuÈnfte V. Sie erhalten von Ihrem Arbeitgeber Garagengeld VI. Sie kaufen den Firmenwagen vom Arbeitgeber VII. Sie haben zwei Wohnungen oder zwei ArbeitsstaÈtten... 39

5 Bedeutung für Gehaltsabrechnung und Steuererklärung Seite 1 A. Bedeutung fuèr Gehaltsabrechnung und SteuererklaÈrung FuÈr Manager eine SelbstverstaÈndlichkeit, fuèr leitende Angestellte ein beliebtes Statussymbol, fuèr Auûendienstmitarbeiter gang und gaèbe, fuèr qualifizierte Fachleute ein interessantes Extra zum Gehalt und fuèr immer mehr besser verdienende Angestellte eine Alternative zur GehaltserhoÈhung: der Dienst- oder Firmenwagen. Nutzen Sie das Firmenauto kostenlos fuèr Fahrten im Rahmen beruflicher AuswaÈrtstaÈtigkeit, spielt das steuerlich fuèr Sie keine Rolle: Sie brauchen nichts zu versteuern und koènnen hierfuèr auch keine Fahrtkosten als Werbungskosten in der SteuererklaÈrung geltend machen. Meist aber wird der Firmenwagen nicht nur fuèr dienstliche Fahrten zur VerfuÈgung gestellt, sondern er darf auch fuèr private Fahrten sowie fuèr Fahrten zwischen Wohnung und ArbeitsstaÈtte genutzt werden. DafuÈr muèssen Sie dann einen geldwerten Vorteil als Arbeitslohn versteuern, den sogenannten Nutzungswert. Die Ermittlung des steuerpflichtigen Nutzungswertes istnachzweimethoden moèglich: nach der Pauschalmethode, auch 1 %-Regelung genannt oder nach der Nachweismethode. Voraussetzung fuèr dieses Verfahren ist, dass Sie ein Fahrtenbuch fuèhren. Welche Methode der Arbeitgeber in der monatlichen Lohnabrechnung anwendet, muss er in Abstimmung mit Ihnen fuèr jedes Kalenderjahr festlegen (R 8.1 Abs.9Nr.3LStR2008).WaÈhrend des Jahres darf bei demselben Wagen die Methode nicht gewechselt werden. Unser Tipp: Ist die vom Arbeitgeber angewandte Methode zur Ermittlung des Nutzungswertes fuèr Sie steuerlich nachteilig, koènnen Sie selbst in Ihrer SteuererklaÈrungzur guènstigeren Methode wechseln und dadurch Ihren steuerpflichtigen Bruttoarbeitslohn verringern? Seite 29. Viele Arbeitnehmer muèssen fuèr den Firmenwagen Zahlungen an den Arbeitgeber leisten oder Kosten selbst tragen: Achten Sie dann darauf, dass der Nutzungswert entsprechend gekuèrzt wird? Seite 30 ff.

6 Die Pauschalmethode: 1%±Regelung Seite 2 So wird der Nutzungswert für Privatfahrten ermittelt B. Die Pauschalmethode: 1 %-Regelung Die einfachere Methode ist gewiss die 1 %-Regelung, bei der weder Sie Ihre Privatfahrten nachweisen muèssen, noch Ihr Arbeitgeber die Gesamtkosten belegen muss ( 8Abs.2Satz2und3EStGi.V.m. 6Abs.1Nr.4Satz2EStG). Der Nutzungswert nach der Pauschalmethode betraègt fuèr Privatfahrten: monatlich 1 % des Listenpreises zuzuèglich fuèr Fahrten zwischen Wohnung und ArbeitsstaÈtte: monatlich 0,03 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer. I. So wird der Nutzungswert für Privatfahrten ermittelt Der Nutzungswert fuè r Privatfahrten wird monatlich versteuert und betraègt jeweils 1 % des Listenpreises. Aufs Jahr gerechnet versteuern Sie also 12 % des Listenpreises. Das Hauptproblem bei dieser Rechnung ist weniger mathematischer Art als vielmehr die KlaÈrung des sogenannten»listenpreises«. 1. Die HoÈhe der Steuer bestimmt der Listenpreis Ihres Dienstwagens a) So wird der maûgebliche Listenpreis berechnet Der»Listenpreis«ist die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers fuèr das Fahrzeug im Zeitpunkt seiner Erstzulassung. Maûgebend ist der inlaèndische Listenpreis, die Preisempfehlung des Automobilherstellers fuèr den deutschen Markt. Dieser Brutto-Listenpreis umfasst die Umsatzsteuer sowie die Kosten fuèr ± auch nachtraèglich eingebaute ± Sonderausstattungen (Autoradio, Klimaanlage, Sonderlackierung, ABS u. AÈ.). Dazu zaèhlen nach Auffassung der Finanzverwaltung auch Diebstahlsicherungssysteme und NavigationsgeraÈte (R8.1 Abs.9 Nr.1 Satz 6 LStR 2008). FuÈr ein werkseitig eingebautes NavigationsgeraÈt hat der Bundesfinanzhof dem Finanzamt Recht gegeben und die Kosten hierfuèr in den Listenpreis einbezogen, weil es sich nicht um ein eigenstaèndiges Wirtschaftsgut handelt (BFH-Urteil vom , Az. VI R 37 /04, BStBl II S. 563). Was aber gilt fuèrmobile

7 Die Pauschalmethode: 1%±Regelung So wird der Nutzungswert für Privatfahrten ermittelt Seite 3 NavigationsgeraÈte, die zum Beispiel lose an die Windschutzscheibe geklemmt werden? Bei diesen GeraÈten ist derzeit noch strittig, ob die private Nutzung nach 3 Nr. 45 EStG steuerfrei ist. Unseres Erachtens sind die Kosten fuèr ein tragbares Navigationssystem nicht dem Listenpreis zuzurechnen. Der ermittelte Listenpreis wird auf volle 5 100, -- abgerundet. Wird eine Sonderausstattung nachtraèglich eingebaut, erhoèht sich der Listenpreis entsprechend ab dem Monat des Einbaus. Nicht zum Listenpreis gehoèren die Kosten fuèr UÈ berfuèhrung und Zulassung des Fahrzeugs, der Wert eines weiteren Satzes Reifen einschlieûlich Felgen, Kosten fuèr ein Autotelefon einschlieûlich Freisprecheinrichtung, Mehrkosten fuèr eine Panzerung aus SicherheitsgruÈnden sowie die Kosten fuèr nur betrieblich nutzbare Sonderausstattungen, wie zum Beispiel der zweite Pedalsatz eines Fahrschulfahrzeugs (BMF-Schreiben vom , BStBl I S. 562). UNSER TIPP Hat Ihr Firmenwagen ein Autotelefon, sind nicht nur die beruflichen, sondern auch die privaten GespraÈche steuerfrei gemaèû 3 Nr. 45 EStG. Das gilt selbst dann, wenn Sie ausschlieûlich privat damit telefonieren (VerfuÈgung der OFD Frankfurt vom , DStZ 2003 S. 510). b) Beim Ansatz des Listenpreises kennt das Finanzamt kein Pardon Der Brutto-Listenpreis fuèr ein Neufahrzeug wird unweigerlich auch dann angesetzt und nicht etwa vermindert, wenn der tatsaèchliche Kaufpreis wegen Preisnachlass (HaÈndlerrabatt etc.), einer Investitionszulage oder aufgrund von Preisvorteilen bei Kauf im Ausland niedriger ist als der Listenpreis (BFH-Urteil vom , Az. VI R 146/88, BStBl II S. 700); der PKW ein Gebrauchtwagen ist und somit die Anschaffungskosten tatsaèchlich viel niedriger waren (BFH-Urteil vom , Az. IV R 27/00, BStBl II S. 403). Auch in diesen FaÈllen muss also der urspruèngliche Listenpreis im Zeitpunkt der Erstzulassung einschlieûlich Umsatzsteuer fuèr die Ermittlung des Nutzungswertes zugrunde gelegt werden;

8 Die Pauschalmethode: 1%±Regelung Seite 4 So wird der Nutzungswert für Privatfahrten ermittelt es sich um ein reimportiertes oder importiertes Fahrzeug handelt. ZusaÈtzliche Sonderausstattungen gegenuèber einem vergleichbaren Inlandsfahrzeug erhoèhen den Listenpreis. Ist der Wagen geringwertiger ausgestattet, vermindert sich entsprechend der Listenpreis (BMF-Schreiben vom , BStBl I S. 654). Gibt es keinen inlaèndischen Listenpreis, ist dieser zu schaètzen (BMF-Schreiben vom , BStBl I S. 148); es sich um ein Leasingfahrzeug handelt, fuèr das der Arbeitgeber nur monatliche Leasingraten zahlt. Das gilt ausnahmsweise selbst dann, wenn der Arbeitnehmer auf Veranlassung des Arbeitgebers das Kfz least, der Arbeitgeber aber alle Kosten traègt und die Nutzung des Fahrzeugs bestimmt (BFH-Urteil vom , Az. VI R 62 /96, BStBl II S. 370); es sich um einen schweren GelaÈndewagen (BFH-Urteil vom , Az.XR23/01,BStBl.2003IIS.472)odergarumeinCampingfahrzeug handelt (BFH-Urteil vom , Az. VI R 62 /96, BStBl II S. 370); Sie einen Teil des Kaufpreises selbst zahlen, zum Beispiel fuèr Sonderausstattungen oder fuèr ein leistungsstaèrkeres Modell; der PKW bereits abgeschrieben oder mit Werbung beschriftet ist; Sie einen Zweitwagen haben und deshalb den Dienstwagen nur in geringem Umfang fuè r Privatfahrten nutzen; Sie Benzinkosten und andere Betriebskosten selbst tragen; der Arbeitgeber Urlaubsfahrten in das Ausland mit dem PKW nicht zulaèsst. BEISPIEL Der Brutto-Listenpreis des PKW betraègt Q , --.DerHaÈndler gewaèhrt dem Arbeitgeber einen Rabatt von 10 %. Hinzu kommen Sonderausstattungen zum Preis von Q 3 000, --, die Sie bezahlen. Der Kaufpreis des PKW betraègt: Q , -- + Q 3 000, -- = Q , --, vermindert um 10 % Rabatt ergibt das Q , --. Davon zahlen Sie einen Betrag von Q 3 000, --, sodass die tatsaèchlichen Anschaffungskosten fuèr den Arbeitgeber lediglich Q 35772, ± betragen. Bemessungsgrundlage fuèr die Pauschalmethode aber ist der Listenpreis von Q , --, abgerundet auf volle Q 100, -- immerhin Q , --. Wichtig: Ihre Zuzahlung mindert zwar nicht den maûgebenden Listenpreis, sie mindert aber den steuerpflichtigen Nutzungswert? Seite 32.